如何在新形勢下做好綜合辦公室工作

　　綜合辦公室作為一個綜合、全面的辦事部門，是項目的重要職能部門，處于機構(gòu)運轉(zhuǎn)的中樞，起著承上啟下、聯(lián)系各方的作用，工作涉及文秘、檔案、值班、信息、督查，甚至人事、宣傳、保衛(wèi)等繁雜的工作。近年來，在中國經(jīng)濟的有力帶動下，不少企業(yè)的發(fā)展步伐越跨越大，對辦公室行政管理工作也提出了新的要求，辦公室工作的好壞，直接關(guān)系到整個政策的落實、制度的執(zhí)行、工作的開展和成效的取得，對于一個項目的管理方式和管理效率具有不可估量的決定性作用。

　　一、充分認識到辦公室工作的重要

　　一是發(fā)揮參謀助手作用，增強主動性。發(fā)揮好辦公室的參謀助手作用，是實現(xiàn)決策民主化、科學化的重要環(huán)節(jié)和前提。主要體現(xiàn)在四個方面：為各部門及時、準確、全面地提供信息；

　　圍繞項目的施工生產(chǎn)組織調(diào)查研究；

　　根據(jù)領(lǐng)導的意圖做好重要文稿的起草工作；

　　就重大的處理提出對策性建議。

　　二是發(fā)揮督促檢查作用，注重實效性。督促檢查是推動決策落實的重要手段，也是辦公室工作的一項重要職能。辦公室的督促檢查作用，主要體現(xiàn)在協(xié)助各部門確保項目決策的貫徹執(zhí)行。主要任務有三項，即圖繞項目的重大決策、重要工作部署重點查辦；

　　對領(lǐng)導同志批示和交辦事項專項查辦；

　　抓住職工反映較多、較強烈的問題主動查辦。

　　三是發(fā)揮協(xié)調(diào)綜合作用，把握全局性。協(xié)調(diào)是辦公室的一項基本職能，也是保證上下兩級工作正常運轉(zhuǎn)的客觀要求，是貫穿辦公室工作各方面的一項重要任務。辦公室處在溝通上下、聯(lián)系左右的樞紐位置，通過辦公室這個運轉(zhuǎn)樞紐，切實做好全局性的協(xié)調(diào)工作，促使上上下下圍繞中心、方方面面形成合力，同向運轉(zhuǎn)，協(xié)力推進。要通過辦文、辦會、辦事等日常工作的高效運行，及時向基層和部門傳達企業(yè)的工作意圖，使企業(yè)的決策部署得以迅速貫徹落實，搞好協(xié)調(diào)綜合工作，對于辦公室職能的有效發(fā)揮起著非常重要的作用。

　　總之，辦公室工作作用發(fā)揮的好與壞，直接關(guān)系到領(lǐng)導和項目的辦公運行，關(guān)系到項目決策的部署和落實，要充分認識到辦公室工作的重要性和艱巨性，高標準、嚴要求，提效率、促成效，推動項目管理水平的不斷提高。

　　二、明確認清辦公室工作的短板

　　作為一名辦公室工作者，要想真正做好辦公室工作，就要不斷更新思想方式方法，不斷學習借鑒好的工作形式，不斷充實自身的業(yè)務素質(zhì)能力，要明確工作目標，清醒的認識到自身的責任和定位，培養(yǎng)工作的激情與活力。現(xiàn)在，就多年的辦公室工作經(jīng)驗，就部分辦公室工作人員工作中存在的問題淺談幾點不足，希望對從事辦公室工作的同事有所驚醒和幫助。

　　一是工作目標不明確。部分辦公室人員對辦公室整體工作缺乏總體目標和規(guī)劃，不清楚辦公室工作應該做到什么程度、什么樣子，以及向一個什么方向發(fā)展。對個人而言，對自己的崗位也缺乏正確定位，上級安排一件事就做一件事，缺乏自己工作規(guī)劃和目標，不會積極主動去恩考，規(guī)劃以后的工作，工作中處于被動狀態(tài)，缺乏主動意識。

　　二是服務對象不清楚。部分辦公室人員服務對象不僅僅是上級領(lǐng)導，還有基層職工。部分人很多時候都是認為只要領(lǐng)導交辦的眼前事情做完做好就行，對基層職工的需求不急、不管、不問，欠缺工作重心與責任心。

　　三是自身職責定位不準。部分辦公室人員沒有明白辦公室工作就是服務的基本職責，認為辦公室是中樞，是指揮機構(gòu)，什么都做單方面決定，而不是先向領(lǐng)導與基層職工征求工作意見和建議，造成制定的許多辦法和措施得不到領(lǐng)導的肯定和職工心悅誠服的執(zhí)行。

　　四是工作措施創(chuàng)新不夠。目前，辦公室的工作措施基本上是延續(xù)老一輩工作者工作經(jīng)驗，照葫蘆畫瓢，其管理方式也基本是按照崗位職責上面規(guī)定的主要事項而進行。辦公室沒有根據(jù)時間、地點、人員、機構(gòu)、工作要求和社會形勢等客觀環(huán)境的變化而完善相關(guān)措施，更沒有提出新穎的創(chuàng)新舉措來提高工作效率。

　　五是部分人員缺乏激情與活力。工作不緊不慢，不講速度，人員精神面貌萎靡不振，沒有進取之心，對待來人來客不熱情，協(xié)助工作不熱心，不積極主動為領(lǐng)導建言獻策，對待工作遇事拖沓、辦事推諉。甚至有部分人覺得工作創(chuàng)新思路提得越多就是給自己增加更多麻煩。

　　三、多舉措提升辦公室工作的能力

　　辦公室是項目部的一個很重要的形象窗口，是溝通和聯(lián)系其他部門的紐帶，也是為領(lǐng)導決策服務、為其他各部門服務的綜合性部門，對于如何提高辦公室工作能力，筆者有幾點建議。

　　一是平時的工作應緊緊圍繞階段性重點工作來做，圍繞每一階段的重點工作的完成情況進行布置和安排，實時了解公司當前的工作中心任務和存在的主要問題，不斷提高認識水平和判斷能力。辦公室有許多比較緊急的事和雜事，還有些比較復雜難完成的工作，所以必須集中精力從主要到次要，合理安排人員搭配，處理好完成重要工作和次要工作的關(guān)系，使大家在遵守原則的基礎上又不顯得呆板。

　　二是綜合辦公室有一個最大的工作特征，就是有許多服務性的工作，其主要也就是兩個方面，第一就是“政務”，主要是上傳下達、綜合協(xié)調(diào)、督促檢查等工作，在這一方面，辦公室人員需要做到的就是能幫領(lǐng)導出好主意，或是想辦法給領(lǐng)導好的建議，把領(lǐng)導交代的事情辦好，能迅速準確的貫徹領(lǐng)導的意圖；

　　第二個就是“事務”，主要是輔助性、手段性和事務性的工作，在這一方面，辦公室人員要做好的就是讓其他部門“滿意”，再麻煩的事情也要任勞任怨，學會埋頭苦干但又要經(jīng)常總結(jié)，做到任何工作都有布置、有檢查、有督促、有落實，同時，在做好服務性的工作方面還需要有寬闊的胸襟、良好的心態(tài)，有甘愿為大家服務的熱情。

　　三是綜合辦公室現(xiàn)在的工作也是復雜多變的，這就要求辦公室人員要有一定的創(chuàng)新意識。首先應該做到的就是創(chuàng)新觀念，必須要適應形勢的變化和發(fā)展，開拓思維，勇于在各項工作中實踐新方法；

　　其次還應該具備的就是創(chuàng)新管理，時代在不斷進步，必然衍生很多新生事物、新手段，辦公室人員要緊跟時代潮流，結(jié)合實際工作及時將新生事物、新手段加以推廣應用，不斷改進工作中的管理方式和手段，并不斷總結(jié)、改進，這樣才能將管理水平推向一個更高的高度。

　　四是立足本職、提高素質(zhì)。辦公室工作多而雜，要經(jīng)常性地進行梳理、總結(jié)、歸納，做到心中有數(shù)，按部就班推動各項工作�；�于施工企業(yè)辦公室人員缺少專業(yè)型的人才，有許多工作都是在邊學習、邊實踐、邊總結(jié)中逐漸推進，所以這就要求辦公室人員平時要從細節(jié)方面嚴格要求自已，平時多看相關(guān)書籍、資料、文件，有機會多練筆、勤動手，不斷提高自己公文寫作的能力；

　　在溝通協(xié)調(diào)性的工作方面多觀察、善動腦，虛心聽取別人的建議，不斷完善自己。

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