如何在新形勢下做好綜合辦公室工作

　　綜合辦公室作為一個(gè)綜合、全面的辦事部門，是項(xiàng)目的重要職能部門，處于機(jī)構(gòu)運(yùn)轉(zhuǎn)的中樞，起著承上啟下、聯(lián)系各方的作用，工作涉及文秘、檔案、值班、信息、督查，甚至人事、宣傳、保衛(wèi)等繁雜的工作。近年來，在中國經(jīng)濟(jì)的有力帶動(dòng)下，不少企業(yè)的發(fā)展步伐越跨越大，對(duì)辦公室行政管理工作也提出了新的要求，辦公室工作的好壞，直接關(guān)系到整個(gè)政策的落實(shí)、制度的執(zhí)行、工作的開展和成效的取得，對(duì)于一個(gè)項(xiàng)目的管理方式和管理效率具有不可估量的決定性作用。

　　一、充分認(rèn)識(shí)到辦公室工作的重要

　　一是發(fā)揮參謀助手作用，增強(qiáng)主動(dòng)性。發(fā)揮好辦公室的參謀助手作用，是實(shí)現(xiàn)決策民主化、科學(xué)化的重要環(huán)節(jié)和前提。主要體現(xiàn)在四個(gè)方面：為各部門及時(shí)、準(zhǔn)確、全面地提供信息；

　　圍繞項(xiàng)目的施工生產(chǎn)組織調(diào)查研究；

　　根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意圖做好重要文稿的起草工作；

　　就重大的處理提出對(duì)策性建議。

　　二是發(fā)揮督促檢查作用，注重實(shí)效性。督促檢查是推動(dòng)決策落實(shí)的重要手段，也是辦公室工作的一項(xiàng)重要職能。辦公室的督促檢查作用，主要體現(xiàn)在協(xié)助各部門確保項(xiàng)目決策的貫徹執(zhí)行。主要任務(wù)有三項(xiàng)，即圖繞項(xiàng)目的重大決策、重要工作部署重點(diǎn)查辦；

　　對(duì)領(lǐng)導(dǎo)同志批示和交辦事項(xiàng)專項(xiàng)查辦；

　　抓住職工反映較多、較強(qiáng)烈的問題主動(dòng)查辦。

　　三是發(fā)揮協(xié)調(diào)綜合作用，把握全局性。協(xié)調(diào)是辦公室的一項(xiàng)基本職能，也是保證上下兩級(jí)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的客觀要求，是貫穿辦公室工作各方面的一項(xiàng)重要任務(wù)。辦公室處在溝通上下、聯(lián)系左右的樞紐位置，通過辦公室這個(gè)運(yùn)轉(zhuǎn)樞紐，切實(shí)做好全局性的協(xié)調(diào)工作，促使上上下下圍繞中心、方方面面形成合力，同向運(yùn)轉(zhuǎn)，協(xié)力推進(jìn)。要通過辦文、辦會(huì)、辦事等日常工作的高效運(yùn)行，及時(shí)向基層和部門傳達(dá)企業(yè)的工作意圖，使企業(yè)的決策部署得以迅速貫徹落實(shí)，搞好協(xié)調(diào)綜合工作，對(duì)于辦公室職能的有效發(fā)揮起著非常重要的作用。

　　總之，辦公室工作作用發(fā)揮的好與壞，直接關(guān)系到領(lǐng)導(dǎo)和項(xiàng)目的辦公運(yùn)行，關(guān)系到項(xiàng)目決策的部署和落實(shí)，要充分認(rèn)識(shí)到辦公室工作的重要性和艱巨性，高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，提效率、促成效，推動(dòng)項(xiàng)目管理水平的不斷提高。

　　二、明確認(rèn)清辦公室工作的短板

　　作為一名辦公室工作者，要想真正做好辦公室工作，就要不斷更新思想方式方法，不斷學(xué)習(xí)借鑒好的工作形式，不斷充實(shí)自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)能力，要明確工作目標(biāo)，清醒的認(rèn)識(shí)到自身的責(zé)任和定位，培養(yǎng)工作的激情與活力�，F(xiàn)在，就多年的辦公室工作經(jīng)驗(yàn)，就部分辦公室工作人員工作中存在的問題淺談幾點(diǎn)不足，希望對(duì)從事辦公室工作的同事有所驚醒和幫助。

　　一是工作目標(biāo)不明確。部分辦公室人員對(duì)辦公室整體工作缺乏總體目標(biāo)和規(guī)劃，不清楚辦公室工作應(yīng)該做到什么程度、什么樣子，以及向一個(gè)什么方向發(fā)展。對(duì)個(gè)人而言，對(duì)自己的崗位也缺乏正確定位，上級(jí)安排一件事就做一件事，缺乏自己工作規(guī)劃和目標(biāo)，不會(huì)積極主動(dòng)去恩考，規(guī)劃以后的工作，工作中處于被動(dòng)狀態(tài)，缺乏主動(dòng)意識(shí)。

　　二是服務(wù)對(duì)象不清楚。部分辦公室人員服務(wù)對(duì)象不僅僅是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，還有基層職工。部分人很多時(shí)候都是認(rèn)為只要領(lǐng)導(dǎo)交辦的眼前事情做完做好就行，對(duì)基層職工的需求不急、不管、不問，欠缺工作重心與責(zé)任心。

　　三是自身職責(zé)定位不準(zhǔn)。部分辦公室人員沒有明白辦公室工作就是服務(wù)的基本職責(zé)，認(rèn)為辦公室是中樞，是指揮機(jī)構(gòu)，什么都做單方面決定，而不是先向領(lǐng)導(dǎo)與基層職工征求工作意見和建議，造成制定的許多辦法和措施得不到領(lǐng)導(dǎo)的肯定和職工心悅誠服的執(zhí)行。

　　四是工作措施創(chuàng)新不夠。目前，辦公室的工作措施基本上是延續(xù)老一輩工作者工作經(jīng)驗(yàn)，照葫蘆畫瓢，其管理方式也基本是按照崗位職責(zé)上面規(guī)定的主要事項(xiàng)而進(jìn)行。辦公室沒有根據(jù)時(shí)間、地點(diǎn)、人員、機(jī)構(gòu)、工作要求和社會(huì)形勢等客觀環(huán)境的變化而完善相關(guān)措施，更沒有提出新穎的創(chuàng)新舉措來提高工作效率。

　　五是部分人員缺乏激情與活力。工作不緊不慢，不講速度，人員精神面貌萎靡不振，沒有進(jìn)取之心，對(duì)待來人來客不熱情，協(xié)助工作不熱心，不積極主動(dòng)為領(lǐng)導(dǎo)建言獻(xiàn)策，對(duì)待工作遇事拖沓、辦事推諉。甚至有部分人覺得工作創(chuàng)新思路提得越多就是給自己增加更多麻煩。

　　三、多舉措提升辦公室工作的能力

　　辦公室是項(xiàng)目部的一個(gè)很重要的形象窗口，是溝通和聯(lián)系其他部門的紐帶，也是為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)、為其他各部門服務(wù)的綜合性部門，對(duì)于如何提高辦公室工作能力，筆者有幾點(diǎn)建議。

　　一是平時(shí)的工作應(yīng)緊緊圍繞階段性重點(diǎn)工作來做，圍繞每一階段的重點(diǎn)工作的完成情況進(jìn)行布置和安排，實(shí)時(shí)了解公司當(dāng)前的工作中心任務(wù)和存在的主要問題，不斷提高認(rèn)識(shí)水平和判斷能力。辦公室有許多比較緊急的事和雜事，還有些比較復(fù)雜難完成的工作，所以必須集中精力從主要到次要，合理安排人員搭配，處理好完成重要工作和次要工作的關(guān)系，使大家在遵守原則的基礎(chǔ)上又不顯得呆板。

　　二是綜合辦公室有一個(gè)最大的工作特征，就是有許多服務(wù)性的工作，其主要也就是兩個(gè)方面，第一就是“政務(wù)”，主要是上傳下達(dá)、綜合協(xié)調(diào)、督促檢查等工作，在這一方面，辦公室人員需要做到的就是能幫領(lǐng)導(dǎo)出好主意，或是想辦法給領(lǐng)導(dǎo)好的建議，把領(lǐng)導(dǎo)交代的事情辦好，能迅速準(zhǔn)確的貫徹領(lǐng)導(dǎo)的意圖；

　　第二個(gè)就是“事務(wù)”，主要是輔助性、手段性和事務(wù)性的工作，在這一方面，辦公室人員要做好的就是讓其他部門“滿意”，再麻煩的事情也要任勞任怨，學(xué)會(huì)埋頭苦干但又要經(jīng)常總結(jié)，做到任何工作都有布置、有檢查、有督促、有落實(shí)，同時(shí)，在做好服務(wù)性的工作方面還需要有寬闊的胸襟、良好的心態(tài)，有甘愿為大家服務(wù)的熱情。

　　三是綜合辦公室現(xiàn)在的工作也是復(fù)雜多變的，這就要求辦公室人員要有一定的創(chuàng)新意識(shí)。首先應(yīng)該做到的就是創(chuàng)新觀念，必須要適應(yīng)形勢的變化和發(fā)展，開拓思維，勇于在各項(xiàng)工作中實(shí)踐新方法；

　　其次還應(yīng)該具備的就是創(chuàng)新管理，時(shí)代在不斷進(jìn)步，必然衍生很多新生事物、新手段，辦公室人員要緊跟時(shí)代潮流，結(jié)合實(shí)際工作及時(shí)將新生事物、新手段加以推廣應(yīng)用，不斷改進(jìn)工作中的管理方式和手段，并不斷總結(jié)、改進(jìn)，這樣才能將管理水平推向一個(gè)更高的高度。

　　四是立足本職、提高素質(zhì)。辦公室工作多而雜，要經(jīng)常性地進(jìn)行梳理、總結(jié)、歸納，做到心中有數(shù)，按部就班推動(dòng)各項(xiàng)工作�；�于施工企業(yè)辦公室人員缺少專業(yè)型的人才，有許多工作都是在邊學(xué)習(xí)、邊實(shí)踐、邊總結(jié)中逐漸推進(jìn)，所以這就要求辦公室人員平時(shí)要從細(xì)節(jié)方面嚴(yán)格要求自已，平時(shí)多看相關(guān)書籍、資料、文件，有機(jī)會(huì)多練筆、勤動(dòng)手，不斷提高自己公文寫作的能力；

　　在溝通協(xié)調(diào)性的工作方面多觀察、善動(dòng)腦，虛心聽取別人的建議，不斷完善自己。

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