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一個稱職文秘必備哪些素質(zhì)

網(wǎng)站:公文素材庫 | 時間:2019-05-05 14:56:32 | 移動端:一個稱職文秘必備哪些素質(zhì)

一個稱職文秘必備哪些素質(zhì) 本文簡介:

這篇文章由小編整理提供給文秘人員的,教導文秘專業(yè)一個稱職文秘必備哪些素質(zhì),希望對你有幫助。  文秘以輔助決策,綜合協(xié)調(diào),溝通信息,辦文、辦會、辦事等為主要職能,是領(lǐng)導者、主事者的參謀和助手。文秘工作的重要性、工作的特征以及其工作的繁雜程度,決定了做一名合格的文秘需要具備許多的素質(zhì)! ∥拿厝藛T的工作

一個稱職文秘必備哪些素質(zhì) 本文內(nèi)容:

  這篇文章由小編整理提供給文秘人員的,教導文秘專業(yè)一個稱職文秘必備哪些素質(zhì),希望對你有幫助。

  文秘以輔助決策,綜合協(xié)調(diào),溝通信息,辦文、辦會、辦事等為主要職能,是領(lǐng)導者、主事者的參謀和助手。文秘工作的重要性、工作的特征以及其工作的繁雜程度,決定了做一名合格的文秘需要具備許多的素質(zhì)。

  文秘人員的工作十分重要,文秘人員既是業(yè)務人員,也是管理人員,因而秘書所處的位置十分重要,甚至可以說秘書人員的素質(zhì)及其工作效率,直接影響到整個單位的形象及其在市場經(jīng)濟環(huán)境中的競爭力。秘書的工作具有中介性、直接性、全面性、服務性、被動性、潛隱性、機密性等七個特征。秘書的工作可謂又多又雜,包括日常事務管理、接待事務、會議事務、行政事務、信訪事務、查研究事務、文書檔案事務、寫作事務、協(xié)調(diào)工作、督察工作以及其他領(lǐng)導臨時交辦的任務等十多項內(nèi)容。這些因素就決定著秘書永遠要比別人“多一顆心”,同時也決定了,要成為一名合格的文秘,就必須具備許多素質(zhì)。

  一、合格秘書必備素質(zhì)之一 ——基本素質(zhì)

  1、身體素質(zhì):健康的身體應該是做好任何工作的一個重要前提。要有一個健康的體魄。身體狀況不佳的人是不能勝任秘書工作的。

  2、 心理素質(zhì):要時刻保持良好的心態(tài),心理狀態(tài)要正常,不要被情緒所左右。每一天都應以平和的心態(tài)從事自己的工作。一個有著心理障礙的人,一個對社會充滿仇恨的人,一個喜怒無常的人是不可能做好秘書工作的。

  3、思想素質(zhì):這是更高的一項要求,作為現(xiàn)代社會的高級管理人員,在一個國際知名的機構(gòu)里工作,應當具有愛崗敬業(yè)精神、實事求是精神和開拓創(chuàng)新精神,此外,還應具備博大的胸懷、寬廣的視野和高度的社會責任感。

  二、合格秘書必備素質(zhì)之二——業(yè)務素質(zhì)

  1、理論知識:必須認識到理論學習的重要性,一方面要掌握扎實的基礎(chǔ)知識,包括法律、外語、經(jīng)貿(mào)以及對業(yè)務工作有幫助的其它知識。

  另一方面也注意收集新的信息,關(guān)注的法學領(lǐng)域的新的發(fā)展動態(tài)。

  2、實踐經(jīng)驗:要注意總結(jié)工作中好的經(jīng)驗,盡量避免走彎路,要經(jīng)常進行經(jīng)驗交流,要多向有經(jīng)驗的人學習。

  3、辦事能力:秘書工作繁雜、瑣碎,這就要求我們必須具備較高的辦事能力,無論是辦案,辦會,還是處理日常事務,都要注意鍛煉自己的辦事能力,提高辦事效率并應掌握一定的辦事方法與技巧。

  三、合格秘書必備素質(zhì)之三——文化素質(zhì)

  1、社會科學 學好專業(yè)知識應是起碼的要求,而懂得一點文史哲,具備一定的文化素養(yǎng),也很有必要,可陶冶人生情趣,亦可對工作有所裨益。

  2、自然科學:仲裁、調(diào)解案件五花八門,常常要涉及自然科學的有關(guān)知識,如機械設備,建筑工程,醫(yī)藥化學等。一方面,我們平時要注意積累;另一方面,在辦理這方面的案子過程中,也要從中學一學這方面的知識(本文來自)。

  3、外語:秘書在辦理的案件中,涉外案件占有很大的比例,經(jīng)常涉及外國當事人,對外交往中,無論是書面的,還是口頭的,都要經(jīng)常運用外語。要使自己成為既懂業(yè)務又懂外語的,“兩條腿走路”的人才。

  四、合格秘書必備素質(zhì)之四—— 掌握一定的工作原則、方法和藝術(shù)

  作為現(xiàn)代社會的秘書人員或管理人員,我們應該學會:堅持工作原則,運用工作方法,講究工作藝術(shù)。為此,我們要做到以下幾點:

  1、要協(xié)調(diào)好各種關(guān)系:

  包括與本部門的領(lǐng)導之間,同事之間;與仲裁員/調(diào)解員之間的關(guān)系;與當事人的關(guān)系,與律師的關(guān)系;與有關(guān)部門的關(guān)系等。在協(xié)調(diào)與本部門領(lǐng)導的關(guān)系時,要作到尊重領(lǐng)導,維護領(lǐng)導的威信,適應領(lǐng)導的工作習慣、工作方法、工作風格以及工作特點。對待當事人要熱情周到,莊重大方,言行得體,不卑不亢,樹立良好的部門形象。不要擺出官僚衙門的作風,也不要沾染市儈的習氣。此外,要注意與有關(guān)部門建立和保持良好的工作關(guān)系,如外貿(mào)部門,商檢機構(gòu),會計師事務所等。這對于我們搞好工作也是大有好處的。

  2、要掌握理事藝術(shù)

  (1)工作要有計劃 ;(2)養(yǎng)成良好的工作習慣:今日事今日畢,能馬上辦的決不要等一會兒再辦,一件事情要一抓到底,不要半途而廢。

  目標明確,有始有終;始終把握工作的中心:工作安排要主次分明,不能“眉毛胡子一把抓”,重要的事先辦,急事先辦,及時處理;對大事要高度重視,一抓到底,而相對來說不太重要的事則可以放后緩辦。

  3、要有較高的說、寫能力, 即語言表達能力和文字寫作功夫, 這也是做好秘書工作必須具備的。

  在實際工作中,都體會到,秘書工作涉及到的關(guān)系方方面面,既有人,又有事,千頭萬緒,林林總總。然俗語到:“千條線,一根針”,我們就是這根“針(美文讀網(wǎng) meiWen.com.Cn)”,運用得好,你會有條不紊,游刃有余;運用不好,你會手忙腳亂,焦頭爛額。

  五、合格秘書必備素質(zhì)之五——良好的心態(tài)

  文秘是個讓人歡喜讓人憂的職位,雖然有風光的時候,但更多的是受苦受累。有人形象地將秘書崗位比喻為人體的胃,每天要容納各種酸甜苦辣的食物,并根據(jù)人體所需的營養(yǎng)成分,將經(jīng)過消化過濾后的精華輸送到需要的地方,同時還要排除其糟粕。因此有人說,秘書決不是什么人都能干的,真可謂當秘書難,當稱職的秘書更難。

  因而,做一名合格的秘書,除了要具備以上的素質(zhì)之外,更重要的是要擺正自己的心態(tài)。古曰“天降大任于斯人也,必先苦其心志,勞其筋骨,餓其體膚,空乏其身,行拂亂其所為,增益其所不能。” 遇到挫折時應進行冷靜分析,從客觀、主觀、目標、環(huán)境、條件等方面,找出受挫的原因,采取有效的補救措施。樹立一個辯證的挫折觀,經(jīng)常保持自信和樂觀的態(tài)度,要認識到正是挫折和教訓才使我們變得聰明和成熟,正是失敗本身才最終造就了成功。學會自我寬慰,能容忍挫折。要心懷坦蕩,情緒樂觀,發(fā)奮圖強。善于化壓力為動力,改變內(nèi)心的壓抑狀態(tài),以求身心的輕松,從而讓目光面向未來。

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