《國家行政機關公文處理辦法》講座（下）

第四講　　行文規(guī)則

行文規(guī)則，是制發(fā)、辦理公文中必須遵循的基本準則。《國家行政機關公文處理辦法》（以下簡稱《辦法》）第四章規(guī)定的“行文規(guī)則”，共 11條。主要是從行文原則、行文方向和行文要求三個方面確立了國家行政機關公文的行文規(guī)則。我們在實際工作中必須嚴格遵守和執(zhí)行這些規(guī)則，以利提高行文效用，把握行文權限，規(guī)范行文體式。

一、堅持行文原則，提高行文效用

“行文應當確有必要，注重效用。”（《辦法》第十三條）這是行文的基本原則，也是行文的出發(fā)點。確定行文一定要首先明確行文的目的和作用，要有的放矢，有針對性，使發(fā)出的公文產生預期的效用。堅持這一點，就能有效地控制公文總量，從源頭上治理多年困擾我們的“文山”問題，使領導機關和領導同志有更多的時間深入基層，議大事，抓落實。要注意糾正“發(fā)文越多、文件的規(guī)格越高，工作就越重視”的誤區(qū)，根據實際需要確定是否行文。行文的必要性是上行文、平行文、下行文都必須遵循的原則。上行文中，如果要制發(fā)請求解決問題的文件，要研究問題的本身是不是屬于上級應當解決的；還要研究解決這個問題的可行性。筆者曾看到這樣一份“請示”，要求上級政府為其解決幾十萬元農業(yè)救災款，來文單位是一個綜合經濟實力較強，農業(yè)生產條件很好，農業(yè)人口比例很低的市。盡管他那里確實有幾個農村遭受了風災，導致農產品減產，造成了一些經濟損失。但依這個市的經濟實力，完全有能力靠自身解決這一問題。上級當然也不會考慮的。對于向上級的“報告”也要注意研究所報告的事情有無必要。有些單位，搞了一次機關職工文體活動也要給上級行一份‘服告”，似乎是想說明他們機關工作搞得好，關心職工。豈不知這樣的文件到上級機關，文秘部門就有責任按“廢紙”處理，根本到不了領導同志手中。行這種文件可以說沒有任何意義，有時還會帶來副作用。制發(fā)平行文件，要注意明確職權，防止推倭扯皮，搞公文旅行。對下行文，一定要符合實際，有針對性。這一方面，容易出現的問題是，照抄照轉上級文件，以文件貫徹文件，要注意糾正。

二、明確行文方向，把握行文權限

行文方向和行文權限主要從以下四個方面掌握：

（一）明確隸屬關系和職權范圍。

《辦法》第十四條規(guī)定：“行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定，一般不得越級請示和報告。”隸屬關系，主要是指行政隸屬關系。要向某一個機關行文，必須搞清楚和行文機關是上下級關系、下上級關系、平行關系。對于業(yè)務性強的行政系統(tǒng)，也要注意業(yè)務指導關系。明確了這一點就便于確定文種。下級機關向上級機關行文，一般用“請示”、“報告”、“意見”等；不相隸屬機關之間互相行文，一般用“函”。對需要周知或共同執(zhí)行的事項，也可以使用“通告”、‘通知”、“通報”、‘意見”等；上級機關向下級機關行文，一般用“命令（令）”、“決定”、“通告”、“通知”、“通報”、“批復”、“意見”等。

職權范圍。就是文件內容、事項是不是行文機關和授文機關職權和職責內的事宜�！掇k法》依據行文的隸屬關系和職權范圍，對行文的方向和權限做出了明確規(guī)定。

（二）嚴格遵守限制條件。

1．政府各部門“除以函的形式商洽工作、詢問和答復問題、審批事項外，一般不得向下一級政府正式行文。”（《辦法》第十五條）

2．“部門內設機構除辦公廳（室）外不得對外正式行文。”（《辦法》第十五條）

（三）按照劃定的范圍行文。

1．“政府各部門依據部門職權可以相互行文和向下一級政府的相關業(yè)務部門行文。”（《辦法》第十五條）

2．“屬于部門職權范圍內的事務，應當由部門自行行文或聯合行文。聯合行文應當明確主辦部門。須經政府審批的事項，經政府同意也可以由部門行文，文中應當注明經政府同意。”（《辦法》第十七條）

3．“屬于主管部門職權范圍內的具體問題，應當直接報送主管部門處理。”（《辦法》第十八條）。

4．“向下級機關或者本系統(tǒng)的重要行文，應當同時抄送直接上級機關。”（《辦法》第二十條）

（四）掌握聯合行文的要求。

“同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下一級政府可以聯合行文；政府與同級黨委和軍隊機關可以聯合行文；政府部門與相應的黨組織和軍隊機關可以聯合行文；政府部門與同級人民團體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯合行文。”（《辦法》第十六條）。

三、嚴格行文要求，規(guī)范行文體式

《辦法》在“行文規(guī)則”中，對行文從行文紀律到行文體式都做出了明確規(guī)定。特別是對上行文做出了嚴格的規(guī)定。

（一）“部門之間對有關問題未經協(xié)商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上級機關應當責令糾正或撤銷。”（《辦法》第十九條）；這些規(guī)定主要是解決和防止政出多門的問題．“除上級機關負責人直接交辦的事項外，不得以機關名義向上級機關負責人報送‘請示’、‘意見’和‘報告’。”（《辦法》第二十二條）。這一條含義深刻，不僅是公文處理中的紀律，而且對于保證領導機關決策的科學化、民主化具有重要意義。也能夠保證領導同志抓大事，抓主要問題。

（二）對上行文的體式要從嚴把關。主要是向上級行“請示”、“報告”、“意見”時，“‘請示’應當一文一事；一般只寫一個主送機關，需要同時送其他機關的，應當用抄送形式，但不得抄送其下級機關。

“報告”不得夾帶請示事項。”（《辦法》）第二十一條）

“報告”與“請示”兩個文種混用、“報告”中夾雜“請示”事項的問題是目前公文制發(fā)中最常出現的問題，有的還編造了“請示報告”這樣一個文種�！掇k法》在第二章“公文文種”中明確規(guī)定了“請示”與“報告”的作用。“報告”：適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問。“請示”：適用于向上級機關請求指示、批準，在制發(fā)文件中要根據行文目的確定。概括地講“報告”與“請示”的不同主要表現在三個方面：一是發(fā)文機關對上級機關的要求不同。“報告”是為了讓上級知道情況，而“請示”是為了讓上級對下級機關的請求做出答復或批準。二是發(fā)文的時間不同。“報告”一般是在事后，即在某項工作任務完成之后，或上級機關明確要求答復有關問題時制發(fā)。而“請示”則多在事前或事中制發(fā)。三是正文中的結束語不同“報告”一般使用“特此報告，請閱知。”或“專此報告，請周知。”等語。而“請示”則多用“特此請示，望予批準。”或“專此請示，請予指示。”等語。這次《辦法》還增加了“意見”這個新的文種，適用于對重要問題提出見解和處理辦法。從行文關系上看，這是一個通用文種，在用作上行文時要注意和“報告”、“請示”相區(qū)別。上級機關在收到不同文種的上行文時，辦理的方式也不同。對下級機關的“請示”應當答復，而對“報告”可不答復，對“意見”根據內容確定是否批轉、印發(fā)。下級政府向上一級政府的“請示”、“意見”，由上一級政府答復，也可以授權其辦公廳（室）或者主管部門答復。政府各部門向本級政府的“請示”、“意見”，由本級政府答復，也可授權其辦公廳（室）或者主管部門答復。“意見”作為下行文，發(fā)文機關應當明確下級機關是否遵照執(zhí)行和參照執(zhí)行；作為平行文，一般用于提出意見供對方參考。

行文規(guī)則對于文件的質量和高效運轉，保證行政公文發(fā)揮作用至關重要。在擬制文稿中要嚴格遵守，文秘部門在核稿中要從嚴掌握，領導同志要帶頭執(zhí)行。

第五講　　發(fā)文辦理

發(fā)文辦理是各級行政機關辦公廳（室）工作的重要組成部分，是貫徹執(zhí)行黨和國家的方針政策，具體實現領導和開展工作的重要方式之一。發(fā)文辦理工作做得如何，直接影響機關的工作作風、工作效率和工作水平。

國務院新發(fā)布的《國家行政機關公文處理辦理》（以下簡稱《公文處理辦法》），將原國務院辦公廳發(fā)布的《公文處理辦法》第五章“公文辦理”分為發(fā)文辦理和收文辦理兩章表述。修改和增加的主要內容有：第二條明確了“發(fā)文辦理是指以

本機關名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復核、用印、登記、分發(fā)等程序”；第二十五條規(guī)定了草擬公文的要求，并增加了（三）、（四）兩款內容；第二十八條明確了簽發(fā)要求；第二十九條增加了公文正式印制前應當進行復核的要求。

國務院辦公廳在修訂《公文處理辦法》過程中，曾先后兩次征求了各省市區(qū)政府辦公廳的意見。從上述新增加的條款內容看，有利于解決過去在發(fā)文辦理中存在的一些普遍性問題，比原《公文處理辦法》更具體、更規(guī)范、更具操作性。為了貫徹實施好《公文處理辦法》，提高發(fā)文辦理工作的水平和質量，下面就發(fā)文辦理各個環(huán)節(jié)中需要特別注意的問題及有關程序性工作，作些介紹，供參考。

一、草擬公文。公文處理辦法》第二十五條關于草擬公文應當做到的方面歸納了九款內容，不再—一贅述。在省政府辦公廳辦理上行文和平行文的過程中，我們發(fā)現草擬公文方面主要存在這樣幾個問題。一是使用文種不當；二是行文目的不夠明確，原因不夠充足，依據的政策不夠全面或不準確。比如，一些已經停止執(zhí)行的文件或政策有時還作為行文依據；三是引文、結構層次序數、計量單位和數字應用等不夠規(guī)范等。

針對上述幾個方面的問題。在草擬公文過程中，應該注意以下幾點：

（一）要認真學習與研究有關的政策法規(guī)，準確把握政策界限。

機關文秘人員在接受一項具體的寫作任務后，首先應該翻閱上級的有關文件，學習黨和國家有關的方針、政策，深入理解其精神實質和政策界限。并根據本地區(qū)、本系統(tǒng)、本部門的實際情況有效地貫徹上級精神，正確地提出執(zhí)行的具體措

施和辦法，確保草擬的公文“符合國家法律、法規(guī)及其他有關規(guī)定”�！豆�文處理辦法》還特別強調“如提出新的政策、規(guī)定等，要切實可行并加以說明”。這就要求我們在草擬公文時，要充分闡述提出“新政策、規(guī)定”的目的、原因以及所依據的政策、法規(guī)，做到有理有據，又符合實際。

（二）要認真領會機關領導的意圖。

公文是為解決具體問題而制發(fā)的。機關領導決定撰寫某一文稿或是制定某一制度，目的就是為了根據本單位的實際情況貫徹執(zhí)行黨和國家的方針政策，執(zhí)行上級的要求，提出解決具體問題的措施和辦法。因此，公文草擬者要結合本機關、本單位的實際，將上級某項政策、精神加以具體化，十分重要的途徑就是要認真領會領導的意圖。領會領導意圖，具體說來，就是要搞清楚以下幾個問題：

1．機關領導布置這個寫作任務的目的、背景是什么？

2．機關領導要求在文稿中提出什么問題，解決什么問題？

3．機關領導對文稿的內容提出了什么要求？

4．機關領導對文稿的文種有什么要求？

5．受文對象是誰？

6．受文對象曾提出過什么問題？發(fā)文者的態(tài)度和意見是什么？

如果在動筆之前，能夠把這些問題準確地理解和掌握，那么，我們所撰寫的文稿就有可能較好地體現機關領導的寫作意圖。

對領導意圖，凡屬正確的要堅決執(zhí)行，不完善的要補或誠懇地提出自己的不同看法，努力做到既是秘書，又是參謀。但是，要注意把握好角色，從屬性、服務性是機關文秘工作者的本份，若有異議，只能提出建議，不能擅作決定，也不能以自己的看法代替領導意圖。

（三）要正確使用文種。

《公文處理辦法》第二十五條三款規(guī)定：“公文的文種應當根據行文目的、發(fā)文機關的職權和與主送機關的行文關系確定”，各級政府辦公部門，特別是草擬公文的同志都應當認真貫徹執(zhí)行。關于公文文種的適用范圍、特點、要求已在第二講“公文種類’中作了介紹，不再重述。

（四）引文、結構層次序數、計量單位、數字、緊急程度等一定要規(guī)范。

《公文處理辦法》對這些方面均有明確的規(guī)范要求，但實際執(zhí)行中也還存在不少問題。比如：公文中只引文號，不引標題，或標題文號倒引；層次序數混亂，不知是哪一條哪一款；計量單位習慣于用“斤”，而不用“公斤”；數字應用前后不一，或該用阿拉伯數碼的卻用漢字；公文的緊急程度隨意等等。這些都是草擬公文中的最基本、最常識性的問題，只要認真學習《公文處理辦法》和《甘肅省實施＜國家行政機關公文處理辦法＞細則（試行）》（以下簡稱《細則》）都可以解決。希望各級政府系統(tǒng)的文秘工作者認真學習，認真對待，以提高公文的質量，保持公文的嚴肅性。

二、公文涉及內容的協(xié)調

《公文處理辦法》第二十六條對擬制公文過程中，對涉及其他部門職權范圍內的事項提出了協(xié)商要求。提出“取得一致意見后方可行文”。這在發(fā)文辦理中是一個非常重要的問題，必須高度重視。

從我們辦理公文中發(fā)現，有的涉及其他部門職權范圍事項的公文雖然進行了協(xié)商，也經過會簽，但還不成熟。或會簽部門本身就沒有達成統(tǒng)一認識，或會簽人不是主要負責人，會簽意見不能代表部門的意見。致使在討論決定地區(qū)或部門報送省政府的有些事項時，部門間出現新的分歧、新的意見，各唱各的調，難以決斷。或發(fā)出的公文不能夠順利地執(zhí)行。為了解決這一問題，在擬制公文中應該注意以下幾點：

（一）凡涉及其他部門的事項，擬文部門要主動與有關部門協(xié)商，待取得一致意見后再行文，決不能擅自行文。

（二）如有分歧意見，擬文主辦部門的主要負責人要出面協(xié)調，確保協(xié)調結果能代表部門的意見。

（三）經過協(xié)調仍無法取得一致時，主辦部門要實事求是地列明各方理據,并經各方的主要負責人會簽后，報請上級機關協(xié)調或裁決。

（四）主管部門及有關部門要以大局為重，不能只顧部門利益。如上級機關一旦裁定，就要堅決服從，認真執(zhí)行，自覺維護公文的權威性，保證公文的執(zhí)行效用。

三、公交審核

公文送負責人簽發(fā)前，需經辦公廳（室）進行審核。負責核稿的人員，必依據《公文處理辦法》和《細則》，堅持實事求是、執(zhí)行政策、精減、高效、精益求精的原則，及時審核，嚴格把關。審核的重點是：

（一）行文。是否確需行文，行文方式是否恰當。

（二）政策。是否符合黨和國家的方針、政策；是否符合行文規(guī)則和發(fā)文辦理的有關要求；新出臺的政策規(guī)定有無依據、有無說明，是否切實可行；與本部門和有關部門的相關規(guī)定有無矛盾；涉及其他部門職權范圍的事項，是否經過協(xié)商，分歧意見是否一致，會簽單位是否齊全，是否符合擬制公文的有關要求等。

（三）格式。是否符合《公文處理辦法》和《細則》的有關規(guī)定，文種是否恰當；文稿結構是否符合公文寫作要求。

（四）文字。表述是否規(guī)范，包括字、詞、標點、語句和邏輯結構是否準確、合理；計量單位是否符合國家標準；行文、數字、層次、序數、用筆用墨是否規(guī)范。

公文審核一般有初核、核核、審核、復審、審簽5個程序。草擬公文單位的負責人進行初核；辦公廳（室）秘書部門進行校核，辦公廳（室）負責公文處理的領導進行審核；與公文涉及工作有關的領導和分管副秘書長（副主任）進行復審。同時，辦公廳（室）的行文應經辦公廳（室）主任復審，政府的行文，應經政府秘書長復審，最后，送有簽發(fā)權限的負責人審簽。

四、公文簽發(fā)

關于公文的簽發(fā)權限，《公文處理辦法》第二十八條和《細則》第三十一條、第三十二條作了以下規(guī)定：“以本機關名義制發(fā)的上行文，由主要負責人或者主持工作的負責人簽發(fā)；以本機關名義制發(fā)的下行文或平行文，由主要負責人或者由主要負責人授權的其他負責人簽發(fā)”。“簽發(fā)公文，簽批人應當明確簽署意見，并簽署姓名和時間”。“部門不應將代擬稿直接送本級政府負責人簽批。未經發(fā)文機關文秘部門審核的文稿，負責人原則上不予受理簽發(fā)。”

公文已經負責人簽發(fā)，即意味著正式生效。因此，各級行政機關及部門一定要嚴格按照《公文處理辦法》和《細則》所規(guī)定的權限進行審簽，不能隨意簽發(fā)，要保證公文的嚴肅性、權威性和法律效力。

五、公文復核、登記

（一）公文復核是公文正式印制前文秘部門進行的最后一次復審。新的《公文處理辦法》第二十九條專門增加一條關于復核的內容，目的是為了防止遺漏和疏乎大意，確保成文的質量。這是非常重要的一個環(huán)節(jié)。在以往的發(fā)文辦理中，習慣上總認為已經負責人簽發(fā)的公文就不會有錯，或者即使發(fā)現了欠妥之處，也習慣于以最后簽發(fā)稿為準，不認真去思考，或請求復核，造成個別發(fā)出的公文不盡完美。因此，在發(fā)文辦理中一定要重視復核環(huán)節(jié)。復核的重點是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備；附件材料（在辦理過程中是否有遺失或缺頁）齊全；格式是否統(tǒng)一、規(guī)范，是否有錯別字、漏字等等。

《公文處理辦法》要求“經復核需要對文稿進行實質性修改的，應按程序復審”。負責公文復核的文秘人員應該認真履行職責，把好最后一關。

（二）發(fā)文登記就是把文件的基本信息在印制前登記下來，以便于查閱利用。發(fā)文登記也是公文復核工作的有益補充。

發(fā)文登記的主要內容有：發(fā)文單位、文種、發(fā)文編號、簽發(fā)人、擬稿單位、擬稿人、成文時間、轉辦時間、秘級、緊急程度、發(fā)文份數、文件分類、文件標題、發(fā)文范圍、主題詞等。

發(fā)文登記工作，要注意以下幾點：一是對收到的文稿，登記前要仔細檢查領導是否簽發(fā)，發(fā)放范圍是否明確，主、附件是否齊全。沒有領導簽發(fā)的不予登記，有不清楚的要及時弄清。二是發(fā)文編號必須體現出文號的“三要素”：“發(fā)文機關”、“發(fā)文時間”、“文件號”。如國務院201*年發(fā)的第1號文件，就寫作國發(fā)［201*］1號等�！豆�文處理辦法》第三章四款“公文格式”中，關于發(fā)文文號有明確規(guī)定，請遵照執(zhí)行。·三是要認真填寫登記項目，字跡清晰，內容完整，不要隨意漏項或草率行事。四是登記要分類，不要把不同種類的文件混合登記在一起。五是公文主題詞要參照《國務院公文主題詞表》標注。

六、發(fā)文的用印

機關印章是代表機關職權的一種憑證和標志。公文加蓋了印章，才能產生相應的效力。具體用印規(guī)則，請參照GB／T9704—1999《國家行政機關公文格式》執(zhí)行。并要注意以下兩點：

1.首先檢查原稿上有無領導人簽字。有領導人簽字并確認符合規(guī)定的，才能在制成的公文上加蓋機關印章。

2.加蓋印章的公文份數要與原稿標明印刷份數相同。

七、發(fā)文的分道

分送是指從發(fā)文機關到收文機關的運行過程。一般可分為內送和外送兩部分。內送是由秘書人員直接分送給機關領導和有關部門；外投是由機要通信人員送出。

投送文件既要快又要確保安全。無論內送外送都要建立投送登記手續(xù)，特別是送給領導同志的文件，更要嚴格履行登記手續(xù)。在較大機關，由于發(fā)往的機關、部門較多，一般應建立“文件分送登記”、“機要信投遞登記”、“掛號信投遞登記”手續(xù)制度。在一般機關，可以利用發(fā)文登記簿履行交接手續(xù)，不必另行登記。有的地區(qū)和部門將上行文直接交由本機關以外的人向上級機關報送或催辦，顯得極不嚴肅，一定要嚴格按照發(fā)文程序運轉，不能隨意。

第六講　　收文辦理

收文辦理是公文處理工作的一項重要內容，也是機關秘書工作的重要組成部分。按照國務院發(fā)布的《國家行政機關公文處理辦法》（以下簡稱國務院《辦法》）和甘肅省政府發(fā)布的《甘肅省實施＜國家行政機關公文處理辦法＞細則（試行）》，收文辦理是指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦、反饋等。

一、簽收、登記是收文辦理的基礎工作

嚴格程序是保證收文準確、規(guī)范、高效辦理的基礎。任何機關辦理收文的工作，一般都有簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦和反饋等程序。簽收是收文辦理的開始，因此，要做好清點和分類工作，注意檢查來件是否是發(fā)給本機關、本單位的，封皮編號是否與記載相符；信件有無破損、散包、被拆現象；清點收件總數與清單是否一致；通知單或回執(zhí)單標明的文題、編號、數量是否符合要求；文件是否完全完整，如有無缺附件、缺頁、白頁、未具落款、未蓋公章；是否符合國務院《辦法》的規(guī)定；閱后按頁清退的絕密文件要逐頁清點，注意有無缺頁.對于不符合要求的要及時退回，這樣既可以體現公文的嚴肅性，也可以科學、規(guī)范地處理收文，提高辦理效率。

簽收的公文要根據文件的秘密程度、文件的性質、實際工作需要、文件數量等進行登記。文件的登記范圍沒有統(tǒng)一的界限，但是，上級機關文件、下級機關文件、重要的帶有密級的刊物、資料、其他機關商洽問題和需要答復的文件、上級機關如開會印發(fā)的會議文件材料等必須登記。登記填項一般包括收文號（或順序號）、收文日期、來文機關、文件標題（內容）、密級、文件號、份數等。登記方法主要有兩種：（1）流水式登記法。就是將收到文件按照時間順序不分種類依次登記，同時將文件辦理過程和轉送手續(xù)簡要記載在同一登記簿上。（2）分類式登記法。就是根據本單位確定的文件分類標準分類進行登記。如，可分為中共中央文件、國務院文件、省委文件、省政府文件、省直機關各部門文件、下級機關文件等。

收文登記是文件處理的重要依據，也是秘書人員一項經常性的工作，要嚴格按照登記項目逐項登記，不得漏項，不得出現重號和跳號現象。

二、審核工作是收文辦理的關鍵

《國家行政機關公文處理辦法》第三十一條規(guī)定：“收到下級機關上報的需要辦理的公文，文秘部門應當進行審核。審核的重點是：是否應由本機關辦理；是否符合行文規(guī)則；內容是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關規(guī)定；涉及其他部門或地區(qū)職權的事項是否已協(xié)商、會簽；文種使用、公文格式是否規(guī)范。”做好審核把關工作既有利于糾正來文機關行文的錯誤，嚴格公文的有關處理辦法，體現公文的嚴肅性和規(guī)范性，也有利于收文的及時、有效辦理。在實際工作中，我們常常會碰到這樣的情況，有的下級來文是請求批復的，但是由于把“請示”文種錯用為“報告”，致使請示事項得不到及時答復。因為“請示”是要求上級機關答復的，而“報告”可不答復；有的文件由于沒有與有關部門和單位協(xié)商、會簽，而延誤了發(fā)揮效用的時間，甚至出現了相互矛盾的文件；有的文件由于行文格式不規(guī)范，而不能得到及時辦理。因此，加強審核是從源頭上保證收文辦理的重要環(huán)節(jié)。特別是去年國務院公文處理辦法發(fā)布后，收文的審核工作除了內容是否符合國家法律、規(guī)范和其他有關規(guī)定外，更需注意以下幾點：

1．公文用紙。國務院《辦法》規(guī)定：“公文用紙一般采用國際標準 A4型（210mm× 297mm），左側裝訂。”而原國務院辦公廳的《辦法》規(guī)定，公文用紙一般為16開型。這是兩者的一個明顯區(qū)別。因此，在收文時要嚴格把握，按照國務院《辦法》執(zhí)行。

2．公文要素。原國務院辦公廳的《辦法》規(guī)定，公文一般由發(fā)文機關、秘密等級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件、印章、成文時間、附注、主題詞、抄送機關、印發(fā)機關和時間等部分組成。而國務院《辦法》增加了“保密期限”。如果收文是涉密文件而沒有保密期限，應按不規(guī)范文件退回送文單位。同時，“請示”文種要在附注處注明聯系人及聯系電話，這也是收文中應該注意的事項。另外，在簽發(fā)、用印等方面也有不同，收文時都要一并注意。

此外，還要注意審查公文文種是否正確，行文是否符合規(guī)則，需協(xié)商、會簽的公文是否履行必須的手續(xù)。如果收文不符合行文規(guī)則，格式不規(guī)范，用紙不符合標準，要及時退回文件呈報部門并說明理由。

“經審核，對符合本辦法規(guī)定的公文，文秘部門應當及時提出擬辦意見送負責人批示或者交有關部門辦理，需要兩個以上部門辦理的應當明確主辦部門。緊急公文，應當明確辦理時限。”（《國家行政機關公文處理辦法》第三十二條）

擬辦是指秘書人員對來文應由那位領導審批，那一部門承辦，以及承辦過程中可能涉及到的事項提出初步處理意見，供領導同志批辦時參考的工作程序。需要擬辦的文件主要有三種：上級機關主送本機關并需要貫徹落實的文件；本機關所屬部門或下級機關主送本機關的請示性文件；平行機關或不相隸屬機關主送本機關需要答復的文件。對于擬辦的公文，辦公廳（室）應當及時提出擬辦意見。對重要公文應當先送機關分管業(yè)務負責人批示，再按批示意見辦理。一般性公文，可經辦公廳（室）負責人批示后，交有關部門辦理，需要兩個以上部門辦理的應當明確主辦部門。緊急公文，應當明確辦理時限。國務院《辦法》還規(guī)定，“原則上不辦理越級上報的公文”，這一點在收文辦理中要注意。另外，有些重要的機密性較強的資料、刊物以及所屬部門和下級機關主送本機關的情況報告雖然不需要辦理，但也要提出分發(fā)意見，征得主管領導同意后方可分發(fā)。擬辦的公文，需送負責人批示，即履行批辦手續(xù)后，才可以辦理。

三、承辦是收文辦理的重點

承辦是指機關有關部門或有關人員對應辦復的文件根據領導批辦意見進行具體辦理的工作，是文件處理工作中的關鍵環(huán)節(jié)，也是具體解決問題的階段。承辦工作質量的高低，直接反映一個機關的工作質量和工作效率。因此，承辦工作是很重要的，秘書部門要重視這項工作，承辦部門要做好這項工作。

首先，要認真研究文件內容和批辦意見，弄清是否屬于自己主管業(yè)務范圍。其次，要弄清文件處理的時間要求，然后再按照輕重緩急進行落實。承辦部門收到交辦的公文后應當及時辦理，不得延誤、推倭。緊急公文應當按時限要求辦理，確有困難的，應當及時予以說明。對不屬于本單位職權范圍或者不宜由本單位辦理的，應當及時返回交辦的文秘部門并說明理由。公文辦理過程中，遇有涉及其他部門職權的事項，主辦部門應當主動與有關部門協(xié)商；如有分歧，主辦部門主要負責人要出面協(xié)調，如仍不能取得一致，可以報請上級機關協(xié)調或裁定。這一點與原公文處理辦法有所不同，原公文處理辦法只是規(guī)定，“凡涉及其他部門或者地區(qū)的問題，主辦機關應當主動與有關部門或者地區(qū)協(xié)商、會簽。上報的公文，如有關方面意見不一致，應當如實反映。”兩國務院辦法明確規(guī)定，分歧意見如協(xié)商后不能取得～致，可以報請上級機關協(xié)調或裁定。第三，在仔細研究來文內容、要求和領導批辦意見的基礎上，認真辦理。凡屬自己承辦范圍內的文件，如有領導批示意見，可以根據領導批辦意見辦理。未經領導批辦的公文，可以遵循有關的方針、政策的精神、有關規(guī)定或慣例等進行辦理。凡領導批辦意見中明確提出由某部門牽頭承辦的，牽頭部門要先準備好處理意見，邀請協(xié)辦部門會商會簽，再由牽頭部門負責將有關部門提出的意見歸納整理，報領導審批。如有分歧，應報送領導裁決，或接領導意見再次會商，取得處理結果。承辦人員提出處理意見，要做到及時、認真、審慎、負責，并須報請一定層次的領導人審核同意后才能答復送文機關或來文機關。需要說明的是，處理意見或處理結果是代表一定的機關和部門的，決不能以個人名義答復問題。

另外，為了加快文件處理速度，提高機關工作效率，對于送負責人批示或交有關部門辦理的公文，文秘部門要負責催辦。催辦工作一般由負責文件處理工作的秘書人員承擔，也可以配備專職的催辦人員。同時，要建立健全催辦工作制度，落實責任制，從制度上保證催辦工作的順利進行，做到逐級負責，事事有人管，件件有人辦，使催辦工作落到實處。其范圍主要是：上級機關主送本機關并需要具體實施、貫徹執(zhí)行的文件；所屬部門及下級機關主進本機關的請示及其他需要辦理的文件；平行或不相隸屬機關發(fā)來商洽、征詢事務需辦理或答復的函件。文件催辦方法主要是電話催辦、發(fā)函催辦、登門催辦、請承辦部門來人匯報等。

最后需要指出的是，按照《甘肅省實施（國家行政機關公文處理辦法）》，收文辦理中，除周知性公文外，承辦部門要及時向發(fā)文機關反饋辦理結果。反饋通常由秘書部門承擔，但有些承辦件也可依據領導同志的指示或經秘書部門同意后直接反饋。

第七講　　公文歸檔

新發(fā)布的《國家行政機關公文處理辦法》（以下簡稱《辦法》）第七章，專門就公文歸檔問題作了規(guī)定。《辦法》第七章共六條，分別就及時立卷、歸檔、保證歸檔公文齊全、完整，便于保管利用；聯合辦理公文的歸檔；兼職過程中形成的公文的歸檔；確定保管期限；公文用紙和字跡材料六個方面作了原則性規(guī)定。新《辦法》與 1993年頒布的《辦法》第六章相比，內容上除了把公文銷毀內容歸入第八章“公文管理”而外，其他方面并無大的改變。為了便于大家在工作中更好地把握《辦法》的要求，進一步做好公文歸檔工作，下面就公文歸檔方面的幾個主要問題作一些說明。

一、公文立卷歸檔的范圍

公文立卷歸檔的范圍是指需要立卷歸檔的公文類型。按照有關規(guī)定和實際情況，公文立卷歸檔的范圍是：

（1）本機關發(fā)文。本機關對外的正式發(fā)文，如命令、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要等。

（2）本機關收文。包括上級機關發(fā)來的與本機關主管業(yè)務有關的各類公文；下級機關報送的各種報告、請示等；同級機關和非隸屬機關頒發(fā)的非本機關主管業(yè)務但需要貫徹執(zhí)行的文件。

在準確掌握公文立卷歸檔的范圍的同時，還要準確把握不歸檔的公文范圍，這樣既有助于保證檔案的精確性，又便于檔案的有效管理，提高工作效率。按照國家檔案局有關規(guī)定，不應當立卷歸檔的公文材料包括：（1）重份文件。同一份文件，除特別重要的文件可保留多份外，其它的只需保留一份。（2）無查考利用價值的事務性，臨時性文件。（3）未成文的草稿和一般性文件的修改稿。（4）與本機關業(yè)務無關的文件材料。（5）內容被其它文件包括了的文件材料。對于不需要立卷的文件資料應及時銷毀或移交印發(fā)機關。

二、歸檔公文的保管期限

歸檔公文的保管期限有永久、長期、短期三種，永久保存就是無限期地保存下去，長期保存一般須保存16年至50年左右，短期一般保存15年以下。劃分方法具體如下：

(1)凡是反映本機關主要職能活動基本歷史原貌的文件，應永久保存。這其中主要包括：本機關在工作活動中形成的重要文件，如指示、命令、決議、決定，上級機關頒發(fā)的屬于本機關主管業(yè)務并需要貫徹執(zhí)行的重要文件，如命令、決定、批復、通知等；下級機關報送的有關重要問題的請示、報告等。

（2）凡是在相當長的時間內機關需要查考的文件材料，應長期保存。主要包括：本機關工作中形成的、在相當長的時間內需查考的文件材料，上級機關頒發(fā)的非本機關主管業(yè)務范圍內的重要文件和下級機關報送的較重要的文件材料等。

（3）凡是在較短時間內本機關需查考的材料，應短期保存。如上級機關或同級機關頒發(fā)的非本機關主管業(yè)務，但需執(zhí)行的決定、通知等。

三、公文立卷的方法

公文立卷的具體方法主要有：按作者立卷、按問題立卷、按名稱立卷、按時間立卷、按地區(qū)立卷、按收發(fā)機關立卷等。下面介紹較常用的四種立卷方法。

（1）按作者立卷。作者是指制發(fā)文件的機關或個人。按作者立卷，就是把同一作者的文件組成案卷，這種立卷方法特征明顯，便于查找利用。按作者立卷可以將上級機關、平級機關、下級機關有關文件分別立卷，但同時要注意問題之間的聯系，不能由此而導致案卷不全。

（2）按問題立卷。就是把內容有共同點的文件組合在一起立卷。按問題立卷是一種較為常見的立卷方法，由于機關的工作活動都是圍繞貫徹執(zhí)行有關的方針、政策，解決處理各種問題，完成各項工作任務的，因而在解決問題的過程中會形成許多文件材料，每一個文件的形成都反映了這一問題的處理過程。按問題立卷，對于工作考查、研究問題、總結工作經驗教訓，了解某一問題的全面情況提供了便利條件，滿足了查找方便的要求，從而達到了立卷的目的。按問題立卷的關鍵是對問題的判斷理解要準確，對于同時涉及到幾個問題的，要根據主要問題立卷，不能拆開立卷。

（3）按名稱立卷。按名稱立卷是把相同的文件組合在一起立卷。通常將命令、決定、通知、報告、函等文件按文件名稱立卷。

（4）按時間立卷。按時間立卷是指把屬于同一時間階段內的文件組合成案卷。文件的時間特征指文件的形成時間和內容所指時間兩個方面，同一年度的文件集中在一起，便于反映本年度機關工作的全貌，歷年的文件依次排列下去，可以反映機關工作的延續(xù)性，便于分階段地考查機關工作的發(fā)展變化。

選擇公文立卷方法，要注意以下幾點：首先，要注意各種方法結合使用。要充分考慮案卷之間的整體聯系，不能把每個方法割裂或孤立地使用，也不能固定套用一種方法。其次，應選擇最適合本單位的立卷方法。立卷應服從于案卷的保管和利用，要從本單位的實際出發(fā)。第三，要加強立卷工作的標準化和規(guī)范化。公文的立卷工作是檔案工作的基礎，要實現檔案管理的科學化、現代化，就要實現立卷工作的標準化、規(guī)范化。

四、公文立卷歸檔的步驟

公文立卷歸檔的步驟分準備、立卷、歸檔三個階段。

(1)準備。

首先，要編制歸卷類目。歸卷類目是為了方便公文的立卷而設置的一種文件分類目錄。歸卷類目是由類目和條款兩部分組成的。類的設置有按問題分類、按機關內部組織機構分類兩種方法。在設立了類目之后，就要設立條款并進行編號，條款是案卷類目的主要組成部分，是案卷要反映的內容。編制歸卷類目應注意類目的設置要適當、靈活，要根據本機關的文件多少來設置類目，既不能太粗，又不能太細。案卷類目的名稱和概念要清楚準確，不能籠統(tǒng)、含糊。類和類之間、條款和條款之間，不能相互包括、相互交叉、相互重復。類的設置標準要前后一致，不能中途變換。在確定歸卷類目時，應考慮到文件的保管價值，要準確地注明每個條款里文件的保管期限。

其次，收集文件。立卷材料的收集工作是檔案工作的基礎，公文立卷人員要注意平時對文件的收集，將本機關需要立卷的文件材料及時集中到一起，以免散失。本機關的發(fā)文要有專人負責將原稿、印本及附件等收集齊全、完整，以便隨時向立卷部門集中。同時，要建立收文制度，將收文及時、完整地向檔案部門移交。

第三，鑒別與歸卷。在對文件進行了收集之后，就要及時進行整理、鑒別和歸卷，并進行分類。不同保管期限的文件，要按本機關保管期限表的要求將永久、長期、短期保管的文件初步分開。

（2）立卷。

首先，檢查與調整卷內文件。要檢查文件是否齊全、完整；是否符合歸檔范圍的要求；是否保持了文件之間的歷史聯系，與歸卷類目是否吻合，運用特征是否準確；卷內文件的保存價值是否一致；卷內文件數量是否過多或過少。

其次，排列卷內文件順序。卷內文件一般按照時間、問題、作者、地區(qū)、名稱、重要程度、程序或階段、文件往來機關順序排列。排列時要注意按問題特征立卷，不能混排。

第三，編排頁碼。排列案卷順序之后，要拆除文件上的金屬裝訂物，以免金屬物日久氧化銹蝕文件。同時要對文件進行修補，凡在裝訂線左側有文字的文件材料，要在左邊加邊取齊，右邊疊起；尺寸不足規(guī)定尺寸的要加紙裱糊襯托；破損的要進行修補。修補完畢要以卷為單位，用阿拉伯數字編寫張?zhí)�，張�(zhí)枒�編在文件材料的右上角，一張只編一個號，背面不編。

第四，填寫卷內文件目錄及備考表。每個案卷都應填寫卷內文件目錄，用來介紹本卷內文件的內容，便于文件檢索查閱。卷內文件目錄包括順序號、文件作者、文件標題、文號、文件日期、所在張?zhí)�、備注。案卷的備考表是案卷的最后一頁，主要用來記述卷內文件的實有張數、立卷日期、立卷人姓名，并留出空白以備說明本卷文件保管使用的有關情況、卷內文件的變動情況。

第五，擬寫案卷標題。案卷的標題是對案卷內文件名稱的概括，其作用在于準確地揭示案卷的內容，為卷內文件查找提供可資檢索的渠道。案卷標題應簡明、樸實、概括，具有政治上的嚴肅性、結構上的完整性、文字上的準確性、邏輯上的合法性。

第六，填寫案卷封皮并進行裝訂。案卷的封皮是案卷的外表，填寫好案卷封皮，可使立成的案卷美觀整齊，便于編制案卷目錄和查找利用。案卷封皮上應填寫的項目一般包括；機關名稱、機關內部組織機構名稱、案卷名、機密等級、卷內文件的起止日期、文件頁數、保管期限及全宗號、目錄號、案卷號等。為了便于對案卷的保護，要對案卷進行裝訂或裝盒，在對卷內文件進行檢查后，用白線將案卷封皮和卷內文件訂在一起。

第七，編制案卷目錄。把本年度的案卷經過分類、排列，再進行編號、登記、造冊，就形成了本年度的案卷目錄。案卷目錄包括案卷號、案卷標題、卷內文件的起止日期、卷內文件份數和張數、保管期限、備注等。

（3）案卷的歸檔。

案卷的歸檔是把一年中立成的案卷移交檔案室集中保管，以保證機關檔案的完整，便于查找利用。在移交之前，所移交的案卷的質量要經過檔案部門檢查驗收。檢查驗收的內容包括歸檔文件是否齊全完整，有無重復；是否遵循文書立卷的原則進行立卷；文件和電報是否保持內容聯系，合并整理，統(tǒng)一立卷；絕密文件是否在卷皮上蓋有絕密字樣專用章；保管期限是否準確；永久、長期、短期保管的文件是否分開立卷等。另外，對歸檔文件的數量和移交目錄也應檢查驗收。歸檔工作一般應在次年的3月份完成，最遲也不能超過6月份。完成了歸檔工作，文件材料就正式轉化為檔案。

第八講　　公文管理

國務院新頒布的《國家行政機關公文處理辦法》（以下簡稱《辦法》）中專門增設了一章，即“第八章公文管理”，對公文管理的職責、程序和基本要求等作了詳盡、系統(tǒng)的規(guī)定，為做好公文管理工作提供了有力的政策依據。在公文處理工作中，必須嚴格按照公文管理的有關規(guī)定，切實加強公文管理工作。

一、加強公文管理工作的重大意義

公文管理是指對公文的公開發(fā)布、撤銷、廢止以及本機關所有收文、發(fā)文的存放、復制、清退等工作的科學管理。公文的特殊地位和作用決定了做好公文管理工作的重要意義：

（一）公文管理是公文處理的重要內容。一般來說，公文處理包括三大環(huán)節(jié)：即公文的形成；公文的處理；公文的管理。這三個環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣，缺一不可。在公文形成—公文處理—公文管理的整個流程中，公文管理是公文處理工作的重要環(huán)節(jié)，也是行政機關日常管理工作中不可缺少的重要內容

（二）公文管理是機關機要工作的重要組成部分。公文具有很強的政治性、法規(guī)性、機要性和實用性。公文中有相當一部分是機密文件，有的涉及到黨和國家的秘密，有的雖然不涉及黨和國家的秘密，但涉及本單位、本部門的機密。文秘部門在處理公文的過程中，會接觸大量系統(tǒng)的、較為完整的機密文件。所以，文件管理的好壞，事關黨和國家的機密。必須慎之又慎，不能有絲毫的麻痹大意。

（三）做好公文管理工作是提高公文運轉效率、提高公文質量的重要環(huán)節(jié)。公文管理與公文運轉密不可分。一個單位、一個部門公文管理水平的高低，直接關系到公文辦理的效率和效果。因此，公文管理人員一定要充分認識公文管理工作的重要性，了解和掌握公文管理的規(guī)律和方法，認真細致地

做好每個環(huán)節(jié)的工作，確保萬無一失。

二、公文管理的基本原則

公文管理是文秘部門的一項經常性工作，文秘人員除了要按照《辦法》中要求的“堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全”以外，從管理的角度講，公文管理還必須遵循以下原則：

（一）統(tǒng)一渠道，集中管理�！掇k法》第四十四條規(guī)定：“公文由文秘部門或專職人員統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。”這就是說，公文應該由文秘部門實行集中統(tǒng)一管理。一個單位、一個部門接收的公文來自各個方面，下發(fā)的公文又

往往由所屬各部門起草、承辦，這樣就自然形成公文運行的多種渠道。如缺乏集中統(tǒng)一管理，就會造成公文運轉混亂，經辦人員不清，處理效率緩慢，有時還會造成公文旅行，影響工作。因此，文秘部門要對公文實行集中統(tǒng)一管理。具體包括：

（l）統(tǒng)一接收。凡寄給本機關的公文，除領導同志親啟件外，一律由文秘人員統(tǒng)一接收、拆封、登記和分發(fā)處理，其他部門和人員不得隨意接收、處理。（2）凡以本機關名義上報、下發(fā)的公文，無論哪個部門承辦，均應送文秘部門統(tǒng)一登記、編號、發(fā)放，各承辦部門不得自行發(fā)放。（3）本機關接收和發(fā)出的所有文件，均由文秘部門集中保管。機關各部門承辦的文件，承辦完畢后必須交回，不得長期保存在各個部門，特別是不得長期保存在個人手里。只有切實做到“統(tǒng)一渠道，集中管理”，才能使公文管理工作井井有條，運行有序。

（二）建章立制，科學管理。公文管理工作具有很強的科學性、藝術性。管理得好，就會有條不紊，一目了然；管理得不好，則顯得亂七八糟，一塌糊涂，既不便查找使用，又容易造成文件散失或泄密。因此，文秘人員要學會科學地管理文件。管理文件的方法很多，一般來說，將文件分門別類管理是一個好的辦法，如可以按照“上來文”、“下來文”、“本級發(fā)文”分門別類管理。當然文秘人員也可以根據本機關的實際情況制定科學合理的管理方法。

在公文運轉過程中，各級行政機關對公文處理都有嚴格的規(guī)定和要求，既有程序性的規(guī)定，又涉及《保密法》等方面的法規(guī)，這就要求公文管理的每一個環(huán)節(jié)都要遵循既定的規(guī)程和要求，不能隨心所欲，各行其是。但與此同時，也要力求做到科學管理，管而不死，既要認真細致，一絲不茍，又要靈活實用，方便工作。

（三）加強協(xié)調，多方配合。公文管理工作是為機關的領導工作和業(yè)務部門的工作服務的，從領導機關的領導到各個職能部門都會在不同范圍、不同環(huán)節(jié)上參與公文處理工作，因此，文秘部門和專職、兼職的公文管理人員，都必須與機關

領導和業(yè)務部門密切聯系，爭取機關領導和業(yè)務部門承辦人員的支持與協(xié)作。

（四）嚴格保密，確保安全。公文特別是高級領導機關制發(fā)的文件，有許多涉及黨和國家的重大決策，涉及到黨和國家的重要秘密。因此，保守秘密，也就成為公文管理的一項重要內容。如果文件管理不善造成泄密，就會對黨和國家的事業(yè)造成危害和損失。這一點，文秘人員一定要有清醒的認識，提高警惕，嚴格遵守各項規(guī)章制度，做到存放、清退、銷毀等各個環(huán)節(jié)都有章可循，手續(xù)清楚，責任明確，嚴防公文丟失和泄密。

三、公文管理的基本職責和要求

公文管理主要包括公文的公開發(fā)布、撤銷、廢止以及翻印、復印、清退、銷毀等環(huán)節(jié)。文秘人員必須嚴格按照公文管理的崗位職責要求，以高度負責的精神，嚴肅認真地做好公文管理工作。

（一）翻印。根據工作需要，下級機關可按規(guī)定翻印上級機關下發(fā)的文件�！掇k法》第四十六條規(guī)定：“上級機關的公文，除絕密級和注明不準翻印的以外，下一級機關經負責人或者辦公廳（室）主任批準，可以翻印。翻印時，應當注明翻印機關、日期、份數和印發(fā)范圍。”翻印的公文應當嚴格登記，和正本公文一樣管理。翻印公文的只能是“下一級機關”，而不能越級翻印。如縣級機關就不能直接翻印省級機關的文件。

（二）公開發(fā)布。公開發(fā)布行政機關公文，必須經發(fā)文機關批準。公開發(fā)公文應當堅持“誰發(fā)文、誰批準”的原則，非發(fā)文機關無權批準公開發(fā)布公文。經批準公開發(fā)布的公文，同發(fā)文機關正式印發(fā)的公文具有同等效力，應認真貫徹執(zhí)行。

（三）復印。根據工作需要，非秘密級以上公文可以復印，但不能作為正式公文使用。在特殊情況下，確需以公文復印件作為正式公文使用時，必須加蓋復印機關證明章。否則，可視為無效。

（四）撤銷。公文被撤銷時，視作自始不產生效力。只有發(fā)文機關及其上級機關有權宣布撤銷公文。

（五）廢止。與現行政策、法規(guī)不符的公文，應及時宣布廢止。公文被廢止，視作自廢止之日起不產生效力。

（六）清退。就是按照規(guī)定，定期對收到的上級公文和本級下發(fā)的公文進行清理和回收。清退文件的范圍一般包括：

1．絕密文件。凡絕密文件，一般都要在閱完辦畢后及時收回，由秘書人員集中保存，以防泄密。對上級機關要求退回的文件，要在規(guī)定的時間內退回。

2．有重大錯情的文件。凡本級機關發(fā)出的文件，如發(fā)現有重大錯情，要立即全部收回，重新印發(fā)。對上級機關要求收回的有重大錯情的文件，文秘部門要盡快退回，不能以任何借口不退或借故拖延留存。

3．傳閱文件。對份數少，需要送領導和有關部門傳閱的文件，要規(guī)定傳閱時間，及時收回。

4. 征求意見和送審文件。對需要送幾個部門征求意見、會簽或送請領導同志審閱批示的文件，文科人員要及時催退收回。

5．會議文件。各種會議印發(fā)的文件、材料，一般在會議結束時應予收回。會議主持機關準許與會人員帶走的會議文件，與會人員返回單位后應將全套會議文件交由所在單位文秘部門登記，統(tǒng)一保管。

6．承辦件。對文秘部門轉出的承辦件，承辦部門要盡快辦理，并在辦理完畢后及時將文件退回。文秘人員也要主動催退收繳。

7．未經本人審閱的領導同志講話。有時為了便于工作而印發(fā)的未經本人審閱的領導同志講話，在傳達結束后要及時收繳。

8．離職人員文件。對工作調動、長期離職學習或休養(yǎng)的人員。離職前要徹底清理個人手中的文件。文秘人員應主動督促，協(xié)助清理。管理文件的同志調動工作時，必須詳細開具文件目錄或者按文件登記簿，向接替的同志移交，并履行簽字手續(xù)。

（七）銷毀。不具備歸檔和存查價值的公文，經過認真鑒別并經辦公廳（室）負責人批準，可以銷毀。銷毀文件的范圍一般包括：上級下發(fā)的不需立卷歸檔的文件；上級下發(fā)的需要歸檔立卷的重份文件；本機關制發(fā)的歸檔立卷后的余份文件；下級機關抄送本機關的無存檔價值的文件；上級機關指定銷毀的文件等。

銷毀文件可以采取碎紙機粉碎或者送往指定印刷廠化紙漿的方式。在銷毀公文之前，首先要對銷毀公文進行清點。把經過鑒別確無存檔、保存價值的公文清理出來，逐件登記后，報請辦公廳（室）負責人簽批，然后送往指定地點和單位

（如印刷廠），并派兩名以上人員監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。一切單位或個人均不得私自銷售或銷毀公文。

（八）合并機關的公文管理。機關合并時，全部公文應當隨之合并管理。機關撤銷時，需要歸檔的公文整理（立卷）后按有關規(guī)定移交檔案部門。

四、公文的管理保密

公文的保密管理是公文管理的重點。《辦法》第五條規(guī)定：“公文處理必須嚴格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和其他有關規(guī)定，確保國家秘密的安全。”這里講的文件的保密管理，著重指機要文件的管理。機要文件或稱密件從擬搞、打印、復制、收發(fā)、傳遞、保管、清退、歸檔、銷毀等環(huán)節(jié)都要必須注意保密。

（一）擬稿。機要文件在擬議、擬槁、修改過程中要注意保密，不得外傳，文件付印前要標明密級。

（二）繕校。繕校過程中要有嚴格的保密制度和措施。一切密件的譽印、打印都要確定專人，印刷機要文件要到指定印刷廠。密件文印人員工作時要嚴格遵守保密紀律。

（三）復制。復印、翻印密件要有嚴格的控制措施，絕密件或注明不得翻印的公文，任何機關不準翻印、復印。

（四）遞送。送往外地的密件應由機要通信部門遞送，不得使用普通郵政。市內遞送時，應由機要交通部門派專人直接送達。機關內部傳遞，要機要秘書直接辦理，不能私自委托別人代送。

（五）收發(fā)登記。密件和普通文件要分別處理，機要秘書對收進和發(fā)出的密件，都要登記、編號，嚴格履行交接手續(xù)。發(fā)現文件封口未封或有其它異樣時，應及時查處。發(fā)出的密件要牢固包裝密封，并標明密級。

（六）閱辦。在傳閱辦理密件過程中，不允許橫傳，不得隨意抽走。機要秘書在傳遞密件時要堅持登記制度，要清點簽字，隨時掛號、銷號。

（七）保管。密件要集中保管，特別是機要文件要存放在有保密設施的文件柜內，專室專人管理。調閱密件，要經主管單位負責人批準，并當日交回。

（八）清退。由于工作需要暫使用密件的要進行登記，并及時清退，杜絕密件缺損、丟失現象的發(fā)生。

（九）歸檔。歸檔要劃分密級，建立查閱審批制度。檔案材料未經有關部門批準，不許公開，不準復制。

（十）銷毀。要銷毀的密件，應先登記造冊，經辦公廳（室）負責人批準才能銷毀。銷毀時至少應派兩人以上在指定的造紙廠監(jiān)銷。

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