【摘要】秘書接待禮儀在秘書工作中占據(jù)重要地位,為此,需要掌握好接待工作的各個流程中的禮儀工作,以便秘書更好履行職責(zé),為公司樹立良好形象。
【關(guān)鍵詞】接待 秘書 禮儀
一、 接待前的準(zhǔn)備工作
(一) 接待環(huán)境布置
1、環(huán)境布置
接待環(huán)境應(yīng)該清潔、整齊、明亮、美觀,沒有異味。前臺或會客室可擺放花束、綠色植物,表現(xiàn)出“歡迎您”的氣氛,會使對方產(chǎn)生好感。辦公桌上的文件、文具、電話等物要各歸其位、擺放整齊。不常用的東西和私人物品,應(yīng)該放在抽屜里固定的地方,以便用時馬上能找到。
2、辦公用品準(zhǔn)備
(1)前廳。
應(yīng)為客人準(zhǔn)備座椅,讓客人站著等候是不恭敬的。座椅樣式應(yīng)該線條簡潔、色彩明快。還應(yīng)配有茶幾。
(2)會客室。
桌椅應(yīng)擺放整齊,桌面保持清潔沒有水漬、污漬。墻上可掛與環(huán)境協(xié)調(diào)的畫。掛公司領(lǐng)導(dǎo)或國家領(lǐng)導(dǎo)的合影,或某次成功的大型公關(guān)活動的照片,可提高公司的可行度。桌上可放介紹公司情況的資料。另外,茶具、茶葉、飲料要準(zhǔn)備齊全。接待一般客人可用一次性紙杯,接待重要客人還是用正規(guī)茶具為好。會客室應(yīng)具良好照明及空調(diào)設(shè)備。要配備一部電話,復(fù)印機、傳真機等即便不放在會客室內(nèi),也不要離得太遠。
客人走后,要及時清理會客室,清洗茶具、煙灰缸,換空氣,然后關(guān)好門。否則,會使下一批客人感到不受重視。
(二) 前臺值班
在前臺值班室,當(dāng)沒有客人時,秘書應(yīng)做好:
1、布置接待室
2、了解上次活動安排
3、填寫公司職員出入登記表
4、填寫客人預(yù)約登記簿
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