公文是一個(gè)集合概念，它是由若干具體種類組成的。由于這些種類的性質(zhì)不同、作用有別，即為每一具體的公文種類分別賦予一個(gè)具體的名稱，諸如“通知”“意見”“報(bào)告”“請(qǐng)示”“總結(jié)”“計(jì)劃”等，這就是公文的文種。

一、準(zhǔn)確選擇和使用文種是公文寫作的首要環(huán)節(jié)

作為公文起草者，我們?cè)谑茴I(lǐng)了領(lǐng)導(dǎo)交辦的一項(xiàng)擬文任務(wù)之后，首先應(yīng)當(dāng)做的倒不是趕緊去搜集材料，考慮謀篇布局，琢磨運(yùn)用語(yǔ)言等等，而是必須將文種確定準(zhǔn)確。因?yàn)楣�文不同于一般文章，也不同于學(xué)藝作品，公文不是用來(lái)供人欣賞的，也不是用來(lái)傳遞一般性信息的，更不是用來(lái)處理個(gè)人私務(wù)的，而是黨和國(guó)家機(jī)關(guān)以及企事業(yè)單位用來(lái)傳遞策令、指揮工作、溝通信息、交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具，既是一個(gè)實(shí)實(shí)在在的處理公務(wù)的“工具”，又是一個(gè)具有極強(qiáng)的“法定效力”與十分嚴(yán)格的“規(guī)范體式”的文書，因此，即便你的文件寫得再“精美”，如果文種選用錯(cuò)誤，例如本來(lái)應(yīng)選用“通知”，卻使用了“通報(bào)”，本來(lái)應(yīng)當(dāng)選用“請(qǐng)示”卻使用了“報(bào)告”，本來(lái)應(yīng)當(dāng)選用“函”卻使用了“請(qǐng)示”，本來(lái)應(yīng)當(dāng)選用“決議”卻使用了“紀(jì)要”，本來(lái)應(yīng)當(dāng)選用“廣告”“啟事”卻使用了“公告”“通告”等等，由于錯(cuò)用了文種，就會(huì)“一錯(cuò)百錯(cuò)”，雖“精美”但卻無(wú)濟(jì)于事，它直接關(guān)系到行文的目的能否得以順利實(shí)現(xiàn)，影響到公文的質(zhì)量和效用的發(fā)揮，因此，公文起草者必須將文種的選擇和使用擺到突出位置，切實(shí)加以重視。

二、公文文種選用的基本依據(jù)

那么，在公文寫作中應(yīng)當(dāng)如何準(zhǔn)確選擇文種呢？依筆者之見，應(yīng)主要考慮如下幾個(gè)方面因素：

（一）依據(jù)現(xiàn)行公文法規(guī)規(guī)定。即《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》，其中對(duì)所列舉的15個(gè)主要公文文種的用法均作出了明確規(guī)定，公文撰寫者對(duì)此必須熟練掌握并認(rèn)真遵照?qǐng)?zhí)行。這15個(gè)文種名稱，按規(guī)定要求只能單獨(dú)行文，而且要采用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的公文格式，因此，不能隨意對(duì)不同的文種名稱隨意縮減或者合并使用。實(shí)踐中有時(shí)見到的諸如“申請(qǐng)報(bào)告”“請(qǐng)示報(bào)告”“意見報(bào)告”“總結(jié)報(bào)告”“告示”之類的復(fù)合文種，就是將兩個(gè)具有不同功能的文種隨意合并或者縮減使用，而這顯然是不嚴(yán)肅的，也是不合規(guī)范的。

（二）依據(jù)制文機(jī)關(guān)的職權(quán)范圍。有些公文文種，在使用權(quán)限上有明確的或約定俗成的規(guī)定，制發(fā)公文時(shí)切莫亂用。例如命令（令），根據(jù)有關(guān)規(guī)定只有國(guó)務(wù)院及其各工作部門以及地方各級(jí)政府有權(quán)制發(fā)，至少是縣級(jí)以上的人民政府才有權(quán)制發(fā)命令（令），而各級(jí)地方政府的工作部門就無(wú)權(quán)使用。因此，國(guó)務(wù)院各部委可用公布令發(fā)布部門行政規(guī)章，而各級(jí)地方政府的工作部門發(fā)布內(nèi)容類似的規(guī)范性文件只能用發(fā)布性通知。再如公告，法規(guī)中規(guī)定其適用于向國(guó)內(nèi)外宣布重大事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)，而且它的制文機(jī)關(guān)的級(jí)別很高。但從實(shí)踐來(lái)看，對(duì)公告的使用相當(dāng)混亂，有人以為公告就是“公開告知”，純屬望文生義。需知公告的“公”與“公安”“公文”等詞語(yǔ)的“公”含義相同，所代表的是黨和國(guó)家，也就是說(shuō)，只有黨和國(guó)家的高級(jí)管理機(jī)關(guān)才有權(quán)制發(fā)公告，一般機(jī)關(guān)尤其是基層的企事業(yè)單位無(wú)權(quán)制發(fā)公告。但在實(shí)踐中，不僅黨和國(guó)家的高級(jí)管理機(jī)關(guān)使用，一般的企事業(yè)單位也在用；所涉及的內(nèi)容事項(xiàng)既有法規(guī)中所規(guī)定的“重要事項(xiàng)”和“法定事項(xiàng)”，而且也有一般性事項(xiàng)，甚至有的單位還用“公告”來(lái)規(guī)定門衛(wèi)制度，顯得很不嚴(yán)肅。由此可見，公告文種只能由高層國(guó)家機(jī)關(guān)及被授權(quán)的特定機(jī)構(gòu)用來(lái)發(fā)布重大事項(xiàng)和法定事項(xiàng)，基層機(jī)關(guān)和一般單位則沒(méi)有資格使用這一文種�；鶎诱�府的職能部門如欲在本轄區(qū)發(fā)布職能業(yè)務(wù)方面的事項(xiàng)，應(yīng)該使用通告。再如議案，沒(méi)有議案提出權(quán)的機(jī)關(guān)是根本無(wú)權(quán)寫作的。

（三）依據(jù)發(fā)文機(jī)關(guān)與受文機(jī)關(guān)之間的組織關(guān)系。對(duì)于公文文種的選擇和使用，還要依據(jù)不同的行文關(guān)系進(jìn)行，要考慮到與受文單位之間的組織關(guān)系。如果受文單位是自己的上級(jí)機(jī)關(guān)，則可選用的文種只能是“請(qǐng)示”“報(bào)告”“意見”“議案”；如果受文單位系自己的下級(jí)機(jī)關(guān)，則可選用的文種較多，主要有“決定”“命令（令）”“決議”“通知”“通報(bào)”“批復(fù)”“意見”等等；如果受文單位是與自己沒(méi)有隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān)，則所選用的文種一般用“函”。例如某省衛(wèi)生廳擬行文請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)，主送機(jī)關(guān)若是本省人民政府，就應(yīng)該使用上行文種請(qǐng)示；若主送給本省人事廳，則應(yīng)使用屬于平行文種的請(qǐng)求批準(zhǔn)函。

（四）依據(jù)發(fā)文機(jī)關(guān)的行文目的。這就是說(shuō)，文種的選擇和使用還要受到不同的行文目的的制約。如果發(fā)文機(jī)關(guān)已經(jīng)明確了文件的主送機(jī)關(guān)，即確定了行文關(guān)系，那么選用何文種主要看行文目的。例如某省教育廳擬向本省人民政府行文，行文目的若是匯報(bào)工作、反映情況或答復(fù)詢問(wèn)，就應(yīng)使用報(bào)告；若是為了請(qǐng)求指示或批準(zhǔn)，就必須使用請(qǐng)示；若是就某一重要問(wèn)題提出見解和處理方法，就應(yīng)使用意見。

（五）依據(jù)約定俗成的文種使用習(xí)慣和經(jīng)驗(yàn)。有些時(shí)候，運(yùn)用以上幾點(diǎn)依據(jù)還不能夠最后確定文種，那么這條依據(jù)就顯得尤為必要了。例如，某行政機(jī)關(guān)擬獎(jiǎng)勵(lì)某些人員，依照《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作》的規(guī)定，命令、決定和通報(bào)這3個(gè)文種均有表彰獎(jiǎng)勵(lì)的職能，那么如何取舍?在這種情況下，則應(yīng)著眼于獎(jiǎng)勵(lì)的性質(zhì)、種類、級(jí)別以及公示范圍等具體情況，同時(shí)結(jié)合長(zhǎng)期以來(lái)本系統(tǒng)、本機(jī)關(guān)文種使用的習(xí)慣，方能恰當(dāng)選用相應(yīng)文種。再如，一些黨政機(jī)關(guān)向下級(jí)布置工作，也必須依據(jù)使用習(xí)慣和經(jīng)驗(yàn)在決定、意見和指示性通知等幾個(gè)文種中做出選擇。

總之，選用文種應(yīng)該慎重行事，切不可隨意而為。公文撰寫者只有把發(fā)文機(jī)關(guān)的行文目的、職責(zé)權(quán)限、與受文機(jī)關(guān)之間的行文關(guān)系及所選用文種的使用規(guī)定、使用習(xí)慣諸種因素綜合起來(lái)考慮，才能準(zhǔn)確無(wú)誤地選擇使用公文的文種。

三、公文文種使用中應(yīng)當(dāng)注意的問(wèn)題

當(dāng)前，對(duì)于公文文種的選擇和使用，應(yīng)當(dāng)特別注意以下幾點(diǎn)：

（一）要完整準(zhǔn)確地學(xué)習(xí)領(lǐng)會(huì)《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》中有關(guān)文種使用方面的規(guī)定。例如，對(duì)“通知”的適用范圍刪去了原有“發(fā)布規(guī)章”的內(nèi)容表述，為此，有的人就提出“不能再使用‘通知’來(lái)發(fā)布規(guī)章，而應(yīng)采用‘公布令’”。這種講法是不準(zhǔn)確的，也是不符合實(shí)際的。我們?nèi)f萬(wàn)不可如此“摳字眼”式的簡(jiǎn)單機(jī)械地理解公文法規(guī)的任何一個(gè)條文。例如《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》在正式印發(fā)時(shí)使用的就是“通知”，恰恰沒(méi)有使用“公布令”，道理很簡(jiǎn)單，就是因?yàn)椤稐l例》的發(fā)布是在各級(jí)黨政機(jī)關(guān)內(nèi)部行文，不是公布于全社會(huì)。假如認(rèn)為《條例》關(guān)于“通知”的適用范圍規(guī)定中刪去了“發(fā)布規(guī)章”的內(nèi)容，就再也不能用“通知”來(lái)發(fā)布規(guī)章，只能使用“公布令”，那么數(shù)以千萬(wàn)計(jì)的地（市）級(jí)以下的政府、部門以及國(guó)有企業(yè)、事業(yè)單位制訂的“類規(guī)章性文件”又用什么來(lái)發(fā)布呢？難道也用“公布令”嗎？（“令”的使用不但在法律上而且特別是在習(xí)慣上都是有嚴(yán)格限定的）。當(dāng)然不行，還是采用“通知”為宜。對(duì)于“報(bào)告”文種的使用也是如此，《條例》中仍未就有關(guān)“提出意見或建議”的內(nèi)容作出規(guī)定表述，據(jù)此，有的人就認(rèn)為“建議報(bào)告”也不能再用，而統(tǒng)由“意見”取而代之。這也是一種偏面之見。上行的“意見”不同于“建議報(bào)告”，前者所面對(duì)的必須是“新、大、難”的問(wèn)題，而后者所面對(duì)的范圍要遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于前者，可能是重大問(wèn)題、難點(diǎn)問(wèn)題或者一般問(wèn)題，但不一定就是新的問(wèn)題�？傊�，我們必須從鮮活且又紛繁復(fù)雜的公文工作實(shí)際去考慮文種的使用問(wèn)題，做到完整準(zhǔn)確地理解黨政公文法規(guī)的每一條規(guī)定精神。

（二）要準(zhǔn)確把握“公布令”的使用限度。“公布令”的制發(fā)者，必須是具有制定、發(fā)布行政法規(guī)、規(guī)章權(quán)的國(guó)家機(jī)關(guān)。如國(guó)家行政法規(guī)的制發(fā)主體是國(guó)務(wù)院，“部門規(guī)章”由國(guó)務(wù)院各部門制發(fā)；“政府規(guī)章”即地方人民政府制發(fā)的規(guī)章，由省、自治區(qū)、直轄市以及省、自治區(qū)人民政府所在地的市和經(jīng)國(guó)務(wù)院批準(zhǔn)的較大的城市、計(jì)劃單列市的人民政府根據(jù)法律、行政法規(guī)和地方性法規(guī)而制定。以上行政法規(guī)和規(guī)章均可使用“令”來(lái)發(fā)布。除上述以外，一些地區(qū)、部門根據(jù)行政法規(guī)、地方法規(guī)、規(guī)章而制定的不屬于法規(guī)、規(guī)章的“類規(guī)章性文件”，不得使用“公布令”，而應(yīng)當(dāng)用“通知”予以發(fā)布。在實(shí)踐中我們見到某一直轄市的經(jīng)濟(jì)技術(shù)開發(fā)區(qū)管委會(huì)，對(duì)自己制定的“規(guī)定”使用“令”在媒體上進(jìn)行發(fā)布，顯然值得商榷。

（三）不要把“函”遺忘，偏愛(ài)“請(qǐng)示”�！饵h政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》中明確規(guī)定：“函”適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。按這一規(guī)定精神，凡向與自己無(wú)領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)與被指導(dǎo)關(guān)系的主管部門請(qǐng)求審批事項(xiàng)，均應(yīng)使用“函”這個(gè)文種。切不可因?yàn)樽约河袡?quán)審批某一事項(xiàng)（如經(jīng)商辦企業(yè)、貸款、用地、房產(chǎn)、減免稅、辦學(xué)及要經(jīng)費(fèi)、要物資、要機(jī)構(gòu)、要編制、要人員、要政策優(yōu)惠等），不問(wèn)是否有無(wú)隸屬關(guān)系，一律要對(duì)方寫出“請(qǐng)示”，然后自己對(duì)其也以“批復(fù)”相待之。這與《條例》的規(guī)定顯然是格格不入的，要知文種本身體現(xiàn)著嚴(yán)格的權(quán)限。例如：（1）某市科委給市財(cái)政局寫了一份請(qǐng)示，申請(qǐng)追加3%的農(nóng)業(yè)科研基金，以適應(yīng)“菜籃子工程”的需要；（2）中國(guó)重工船舶總公司所屬一個(gè)造船廠給駐地的市土地規(guī)劃局（縣處級(jí)）寫請(qǐng)示，申請(qǐng)劃撥“海晶大廈”的建設(shè)用地；（3）某市海濱墾區(qū)政府向市文教局寫了一份請(qǐng)示，申請(qǐng)?jiān)跒I湖墾區(qū)增建一所小學(xué)。（4）××市公安局?jǐn)M購(gòu)置50輛福特全順牌商務(wù)用車，向市財(cái)政局行文，將標(biāo)題擬為《關(guān)于擬購(gòu)置50輛福特“全順”牌轎車的請(qǐng)示》。這些都是拿著“請(qǐng)示”當(dāng)“函”用。按照新《條例》的規(guī)定精神，向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)應(yīng)當(dāng)使用“函”。財(cái)政局、土地規(guī)劃局、文教局、財(cái)政局等都是地方行政主管部門。市科委與市財(cái)政局是平級(jí)單位；造船廠與市土地規(guī)劃局相互之間無(wú)隸屬關(guān)系；區(qū)政府是一級(jí)行政機(jī)關(guān)，市文教局是市政府下屬的一個(gè)專業(yè)主管部門，市公安局和市財(cái)政局都是市政府領(lǐng)導(dǎo)下的平級(jí)單位。它們之間都不是上下級(jí)領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，也不存在上下級(jí)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系，因此，根本不存在使用請(qǐng)示的問(wèn)題（請(qǐng)示是“向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)”時(shí)使用的文種）。

為什么會(huì)出現(xiàn)上述情況？有的是出于對(duì)“函”與“請(qǐng)示”的使用規(guī)范掌握不準(zhǔn)造成的，但也有的是明知不對(duì)，不得已而為之。因?yàn)檫@樣有利于申請(qǐng)事項(xiàng)獲得“綠燈”，完全是出于無(wú)奈。比如，前述幾例，對(duì)方回復(fù)時(shí)都使用的是“答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng)”的“批復(fù)”，由此可見對(duì)方是如何偏愛(ài)“請(qǐng)示”了。在實(shí)踐中，確有不少類似事項(xiàng)因?yàn)槭褂昧?ldquo;函”而被收文單位“退回”的現(xiàn)象，而一旦改用了“請(qǐng)示”，就會(huì)馬上得到對(duì)方的“恩準(zhǔn)”。由此可見，請(qǐng)示與函文種使用的規(guī)范化問(wèn)題，任重而道遠(yuǎn)。

（四）要全面理解“意見”文種的多重功用。“意見”這一文種對(duì)我們廣大公文工作者來(lái)講并不陌生。人們對(duì)它的使用，過(guò)去主要是向上級(jí)機(jī)關(guān)反映自己管轄范圍內(nèi)有關(guān)工作的意見，要求上級(jí)加以支持或批轉(zhuǎn)，現(xiàn)在，“意見”也可用于向下級(jí)機(jī)關(guān)指導(dǎo)工作，即對(duì)重要問(wèn)題提出見解和處理辦法，要求下級(jí)貫徹辦理。還可以用于向不相隸屬的機(jī)關(guān)單位行文，就辦理和解決某一問(wèn)題或事項(xiàng)提出見解和處理辦法。這就是說(shuō)，意見文種在行文方向上具有不確定性，對(duì)上、對(duì)下以及對(duì)不相隸屬的單位均可使用，這是意見文種的一個(gè)突出特征。

（五 ）請(qǐng)示與報(bào)告必須嚴(yán)格分開。二者雖同屬上行文，但相互之間卻有著嚴(yán)格的區(qū)別。比如，“報(bào)告”對(duì)上級(jí)沒(méi)有肯定性的批復(fù)要求，而“請(qǐng)示”則相反；在行文時(shí)間上，“報(bào)告”是事前、事中或事后皆可行文，而“請(qǐng)示”只能是事前行文；上級(jí)對(duì)下級(jí)報(bào)送的“報(bào)告”，可做批示也可以不做批示，一切全由上級(jí)酌情處理；而“請(qǐng)示”則不然，不論上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)所請(qǐng)示的事項(xiàng)同意與否，都應(yīng)及時(shí)做出回復(fù)，但回復(fù)時(shí)所使用的文種是“批復(fù)”而不是“批示”。

（六）要注意區(qū)別正式文種非正式文種的使用界限

所謂正式文種，也叫主要文種，是指《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》所規(guī)定使用的15個(gè)文種名稱；除此之外，在機(jī)關(guān)單位的公文寫作實(shí)踐中所使用的大量事務(wù)性文書包括計(jì)劃體公文，如規(guī)劃、綱要、規(guī)程、方案、安排、打算、設(shè)想、預(yù)案等等；總結(jié)體公文，如工作總結(jié)、述職報(bào)告、述廉報(bào)告、典型材料、調(diào)查報(bào)告；禮儀體公文，如歡迎詞、答謝詞、歡送詞、賀詞、唁電；書信體公文，如感謝信、慰問(wèn)信、表?yè)P(yáng)信、倡議書、公開信；憑證特公文，如組織鑒定、干部人事考察材料、大事記、協(xié)議書等等；會(huì)議體公文，如開幕詞、大會(huì)工作報(bào)告、閉幕詞、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、領(lǐng)導(dǎo)講話等等。種類繁多，素?zé)o定目。正式文種與非正式文種，由于法律地位的不同，決定了非正式文種在行文時(shí)，不能使用黨和國(guó)家公文法規(guī)中正式規(guī)定的行文格式，也不具有獨(dú)立行文的資格。按照人們的普遍做法，非正式文種要上報(bào)或下發(fā)時(shí)，應(yīng)從正式文種中尋求一個(gè)文種做它的載體，采用復(fù)體行文的方式，載運(yùn)著它行文，我們通常稱這一載體為“文件頭”。“文件頭”大都由命令（令）、“通知”（下行時(shí)）或“報(bào)告”（上行時(shí)）來(lái)?yè)?dān)任。

假若非正式文種在行文時(shí)不按上述做法，而是使用正式文種的行文格式，并“天馬行空，獨(dú)來(lái)獨(dú)往”，那就犯了拿著非正式文種當(dāng)正式文種使用的錯(cuò)誤，如下例文：

1.

××石化總廠煉油分廠

201*年工作總結(jié)

××石化總廠：

……（正文略）

××石化總廠煉油分廠（蓋章）

201*年1月7日

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