如何組織好部門例會

很多部門每周基本上都有例會，那為什么要開例會呢？總結有一下幾點：

一是總結之前的工作和布置近期任務;

二是創(chuàng)造成員之間交流的機會，增進彼此的感情，進而有利于形成整個部門的凝聚力，增強部門的戰(zhàn)斗力；

三是所有的人在一起交流思想，一起學習，從而促進部門成員的共同進步以及組織的健康向上發(fā)展；

四是討論決定部門重大事情。

如此有意義的一件事卻經常讓我們看到一些這樣的現象：一是遲到早退現象嚴重，請假人數眾多；

二是會議過程紀律不容樂觀交頭接耳、嘻嘻哈哈，不尊重講話人員;電話鈴聲響起，甚至在所有人的面前接聽電話；

三是有些人悶著頭只做自己的事，當問及布置了什么任務，領導傳達了什么指示，都一問三不知；

四是很多成員沒有養(yǎng)成一些如帶紙和筆的習慣，帶筆記本參加會議也是保證接下去工作能夠順利結束的一個很重要的環(huán)節(jié)；

五是很多部門甚至一個學期連一次例會也沒有。出現這些現象的原因可能是：

一、部門沒有真正走入正軌，整個組織沒有積極向上的勢頭，活動很少，很多部門沒有自己的特色、沒有自己的品牌；

二、部門沒有向心力，大家對部門沒有什么感情，例會在他們的生活中并不占什么位置,當例會與他們自己的事情發(fā)生沖突時，他們寧愿選擇那些其實并不重要的；

三、安排的例會時間確實不合理，有時是大家的上課時間，不可能為了開例會而放棄課堂學習；

四、例會本身確實不怎么樣，讓人覺得參加例會只是浪費時間，一個星期沒有活動，那總結工作和布置任務這個環(huán)節(jié)就可以省略，那例會內容就可以比較隨意了。很多部門沒有組織一些大家喜歡的形式的交流，有些人會議結束后一句話也沒說，甚至還不知道整個例會的內容。例會是部門成員交流的最好的平臺，每個部門都要好好把握利用。

五、部長的統(tǒng)籌協調能力，一個例會如果有一個好的主持人，整個的效果會提高很多，比如他談工作時的果斷與威嚴以及如何調動整個交流的氣氛；

六、個別成員當學生干部比較功利性，有些人只是為了能夠拿到學分而加入部門，沒有想要為部門的建設付出任何東西，所以參不參加例會在他們看來似乎并不重要，同時又由于部門的考核制度不夠完善，給那些同學提供了很多空子。

一個部門的建設需要一個好的例會制度、需要一個大家都喜歡的例會，當例會成了所有人生活的一部分時就可以很好地增強部門的凝聚力，增強部門的戰(zhàn)斗力，我們可以從一下幾個方面去努力：

一、部長在例會之前一定要有充分的準備,可以先定好主題，這樣整個例會才有重心也比較有效率。當然每個部門可以根據自己部門的特點在例會上進行一些小培訓，采取靈活的形式，比如宣傳類的、文字類的，大家可以在例會上進行交流，這樣不僅可以促進大家共同進步，也增進了大家的感情；

二、部門例會時間盡量避免上課時間，選擇較為合理的時間，這樣大家聚在一起的機會會更多；

三、形成好的匯報制度，鼓勵每個人都要開口匯報工作，如果不有工作也要匯報自己本周的收獲；

四、所有成員要認真對待。所有的工作都一樣，只要你用心，你肯定會有收獲，如果自己很隨意，那浪費的是自己的時間。在例會上學會發(fā)言、表態(tài)、提出建議等都是很好的鍛煉自己的機會，那怕是學會聆聽也是在提高自己的修養(yǎng)。

五、要制定起碼的規(guī)章制度，如開會不能接聽手機，不能隨意走動、要做好筆記等等，沒有規(guī)矩無以成方圓。

六、要以人為本，不要每個例會都是一布置完任務就結束，而應該多關心、幫助成員的學習、生活等，增強成員的歸屬感。

說到底，一個例會的成功與否完全取決于這個部門的負責人，因為“關鍵在人”，負責人的責任真的是比較大。也正因為他的責任大，要考慮負責的工作多，成長才能夠迅速...

近日，仔細學習了劉總的培訓課件，我認為我們的會議管理存在不小差距。我們的例會存在準備工作不充分，主題不鮮明，時間性不強等問題。那么怎樣開好周例會呢？

首先，要清楚召開周例會的目的。為什么要召開周例會，周例會對我們實際工作有哪些指導作用，解決了哪些實際問題等，我想這才是周例會組織與參與者的所思所想，也是周例會的主要目的所在。周例會的目的就在于通過例會的形式，給本部門人員創(chuàng)造一個交流與協調的工作平臺，通過交流更好地發(fā)現問題，解決問題，總結工作，安排下步工作要點，更好地推進本部門的全面工作。

其次，要注重例會的實效性。例會也是會議的一種，是會議就應講究會議要求，幾點鐘開始，場地在哪里，由誰主持，主要內容有哪些等，這些都應事先計劃好、周密安排好才對，不可象趕集市一樣，愿來的就來，不來的也沒規(guī)定，我想這是絕對不行的。看似小事，卻體現一個團隊凝聚力如何的重要表現。例如：本部門突出問題出在哪里？主要原因是什么？有幾個問題是目前急需解決的，又有哪些是通過協調可以解決的。另外會議決定的事，由誰負責落實，誰去督促驗證，時間為多長等，這些都是有力提升會議實效性的關鍵環(huán)節(jié)。

其三，要把握好周例會的中心點、難點，來召開例會。所謂中心點就是講周會議主要議題是什么？會議內容有哪些？要解決哪些實際問題。這些都是開展好周例會的中心軸，不可偏離，更不可把工作會議開成埋怨會，發(fā)牢騷會，馬拉松會，否則只能進一步把與會者帶進死胡同里，使大家思想偏離主線，圍繞偏離主題的問題爭論不休，不利于周例會的有效開展。

最后，要注重會后溝通與協調。召開周例會就是進一步發(fā)揮大家的聰明才智，針對本部門存在的問題，一起想辦法，定措施，為本部門工作把脈；對于本部門自身能整改的，工作上要及時整改到位，需要其它部門協調的，及時按要求填寫好工作聯絡單，并傳遞給其它職能部門（注意分管領導審批），力求既好又快的工作，達到既定的工作效果（目標）。

擴展閱讀：如何組織好會議

我們從以下的五個方面交流：一、無效會議的危害二、高質量會議的好處

三、如何組織一場高質量的會議四、如何衡量是高質量的會議五、參會者會議禮儀

會議是我們工作中不可或缺的一種工作方式。可是經常會聽到人們這樣的抱怨：又要開會煩死了；天天開會，天天不會；開會簡直是浪費我的時間，一聽開會頭疼，不去又不行等等這樣的牢騷。為什么會出現這樣的情況呢？主要是因為公司會議的效率太低，無數次重復同樣的內容始終沒有結果，使人們對會議很反感，卻又不得不做，無效會議的危害產生了。一、無效會議的危害：

(1)目標沒有辦法實現，會議成了抱怨的載體。

會議涉及到營銷目標的制定、，人事、薪資調整等，一定要前期做充分的準備，否則就會成為抱怨會。比如：會議本來是想告訴大家目標制定的情況，卻成了抱怨會。宣布了脫離現實的目標就會出現“這樣的目標簡直是不可能實現的，”“真是站得說話不腰疼，目標拍腦袋就定了，也不看看現在的市場是什么樣的”“這么高的目標我不做了”等等的抱怨，這樣會議就成為了抱怨的載體了。

(2)時間成本、場地費用、資料成本等損失巨大。

時間是看不見的內耗，如果會議沒有結果，其時間成本、場地費用、資料成本等損失是無法量化的。無效的會議造成企業(yè)巨大的浪費，有些是有形的，有些是無形的，有型的指：會議資料、場地費用、銷售的影響等等，無型的指：時間、機會等等，而這樣的成本浪費往往沒有引起企業(yè)足夠的注意和重視。

(3)與會者對會議不滿，會降低士氣，對團隊工作沒有任何幫助。

由于對會議沒有足夠的認識，就使例會成為一種形式。比如：有一家餐飲公司，例會內容只有一項：把店內的問題講出來。會議的氣氛就開始緊張了。而且最要命的每次幾乎就是那幾個問題：員工士氣不好、衛(wèi)生不達標、員工服務不好。這些問題都是管理層面的問題，不是一天兩天就可以解決的，然而就是次次說，次次沒有解決方法。這樣的會議由什么意義呢？對團隊工作沒有任何幫助。

天天開會，天天不會，長此以往，會議失去了應有的價值。

(4)形成巨大的公司內耗。把大量的時間用在無效的會議上，停滯和阻礙工作的有效進行。

這主要體現在時間成本、溝通成本等等方面，這些屬于公司看不見的內耗，而這些內耗嚴重停滯和阻礙工作的有效進行。二、高質量會議的好處

(1)開會是一種群體決策的方式，可以避免結論的片面性。避免出現閉門造車、紙上談兵、一葉障目、亂作決定的現象出現。

就像有些公司的主管，比較大男子注意，所有覺得就得我說了算，這樣就不好了，偏激的決定既影響內部的和諧，影響決策的執(zhí)行情況、員工士氣等。應該讓大家都有發(fā)言權，群策群力，這樣朝著一種良性的狀態(tài)發(fā)展。

(2)會議讓大家面對面地溝通和交流，可以彌合工作中的一些裂痕。溝通可以解決一切問題。當然溝通也是有講究的，高效溝通會起到事半功倍效果，如果有機會我們在交流一下關于溝通質量的話題。

開會就是公司內部溝通最有效的方法之一，可以批發(fā)領導的思想，短時間發(fā)現、分析、制定、解決公司問題。

(3)會議比簡單地發(fā)一個文件更有效，因為會議是通過互動把某些觀點提升、提煉、進行有效加工的過程。

比如：有些公司老總很重視開晨會，然而把文件下發(fā)下去之后發(fā)現執(zhí)行不了，。有些人覺得早會無所謂，開不開都行；有些人在開，卻流于形式；有些人開了，落實不了；有些人開幾天可以，卻堅持不了等等的問題。如果通過討論讓大家意識到早會有多重要，在配合合理的績效，這比簡單的下發(fā)一個開晨會的文件要有效的多。如果“意識”沒有改變，“行為”就不會有好的結果。

(4)會議能夠讓與會者參與決策，更容易執(zhí)行會議所定的目標和任務。

要知道會議的內容是需要員工去執(zhí)行的，如果員工對所執(zhí)行的內容有看法、不想執(zhí)行，其會議決策落實打折扣了。

比如：目標、制度、方案等執(zhí)行層面的內容就會出現執(zhí)行難的問題。(5)會議也是一種有效的培訓，是進行信息交流和培訓的很好方式。

有句話說：最好的培訓是分享。因為在會議中通過交流會有很多的經驗和思想撞擊出來，有心人會發(fā)現，這樣的交流可以學到的很多知識。三、如何組織一場高質量的會議

前段時間有個向日葵說，為什么一件簡簡單單的會議組織我都做不好呢？呵呵，看似簡單，其實并不簡單，它也是一項龐大的系統(tǒng)工程啊。怎樣才能組織好一場會議呢？從四個方面來交流：A、確定會議的性質B會前準備C會中注意D會后注意

先說第一個方面：確定會議的性質

首先你要對會議的性質有所了解。一般按照參會人員來分：1、外部會議

公司外部會議，可以分成產品發(fā)布會、研討會、座談會、招商會等。2、內部會議

內部會議包括定期的工作周例會、月例會、年終的總結會、表彰會，以及計劃會等等。

每次開會前總是手忙腳亂，好像有一堆事情需要確定，但卻總是等到最后一分鐘才定下來，還經常漏掉一些事項。我們將會議分成會議前、會議中、會議后三大塊。第二個方面：會前準備

會前的準備工作根據角色的不同包括二個方面：1、組織者準備的內容

時間，你要告訴所有的參會人員，會議開始的時間和要進行多長時間。這樣能夠讓參加會議的人員很好地安排自己的工作。

地點，是指會議在什么地點進行，要注意會議室的布局是不是適合這個會議的進行。人物，以公司內部會議為例，會議有哪些部門來參加，會議有哪些人物來參加？主持人？會議記錄？會議內容整理？會議決策下發(fā)？拍照？攝像？等等相關崗位人員的確定。會議的主題

會議需要做什么決定？決定前找誰商議？誰會贊成或否定這一決定？這次會議希望有什么效果？會議組織者對這次會議的期望值實現了多少？會議議程是什么？會后如何跟進？

與會人員是否明白會議議題、任務？是否拿到了會議議程？是否有備而來？是否明白會議結果向誰傳達、怎樣傳達、如何貫徹？

物品準備：就是根據這次會議的類型、目的，需要哪些物品。

一般來講：紙、筆、筆記本、投影儀、照相機、DV、咖啡、小點心、條幅、會議議程、會議紀律、座次排列等。2、參會者準備的內容

根據收到的會議通知精神，從主題出發(fā)，準備相關的工作資料�！胺彩骂A則立，不預則廢”，會議組織者恰恰是制造員工行為效果的決定因素。

第三個方面：會中注意

在會議進行過程中，大家總是沒有重點，東拉西扯，該解決的問題沒有解決，無關緊要的話反倒扯了一堆，最后搞得大家筋疲力盡，不了了之。這就需要一個會議主持人作為議程管理的核心了。一個有經驗的會議主持人應該起到以下作用：介紹參會人員控制會議進程避免跑題或議而不決控制會議時間

當然會議之前的溝通也很重要，讓大家對議題充分熟悉和準備，有的放矢，不做空談，能夠就重要事項達成共識，這就是一個高效會議的訣竅。第四個方面：會后準備

在會議完畢之后，我們應該注意以下細節(jié)，主要包括：

會談要形成文字結果，哪怕沒有文字結果，也要形成階段性的決議，落實到紙面上，還應該有專人負責相關事物的跟進；如果必要，合影留念。四、如何衡量會議是高質量的

(1)目標能實現。富有成效的會議的目標應該能夠實現，這是一個非常重要的衡量標準。上次會議當時提出的各類問題是否解決？解決了多少？解決得程度？需要那些幫助？

(2)目標在最短的時間內被實現。不能開一個馬拉松式的會議，今天開完明天接著開，雖然最后也把目標實現了，但這并不是富有成效的。

(3)所有的參會者都感到滿意。這種滿意并不是說對會議的內容，而是對會議進行的方式。要在輕松的狀態(tài)下進行會議，大家也都感到滿意，那么目的就達到了。也就是說會議的氣氛要和諧、熱烈、互動。五、開會注意事項細心準備、按時開會。

按時開會可以取得主動權，以良好的精神狀態(tài)來組織的會議才可談效率、質量。注意狀態(tài)很重要。主題明確、有議必決。一次會議多個議題，效果不會很好，而布置任務一類的會議，可把內容綜合到一個會上講，要求分別貫徹落實，減少開會，減少決議文件，文山會海之中，效率何來？會上可以決定的事，不要拖到會后還無決議，一議再議，議而不決，只是徒勞無功，浪費時間。言簡意賅、清晰表達。

匯報、建議、交流等必須簡明扼要，言之有物，廢話、空話、套話更要嚴格禁止，切忌不斷重復。參會人明確、形式多樣。

會議要求什么樣的人參加，該來的一個不能少，無關人員一個不要。如果范圍比較大的會議，還可以采用電視電話會議形式，充分利用現代信息手段，這樣可以節(jié)省時間、節(jié)約會議費用開支。五、參會者會議禮儀

1、著裝整潔，最好穿正裝。2、女士應化淡妝。

3、主動把手機調成震動或者關機。手機盡量不要放在會議桌上。如遇到緊急事務必須接電話，要長話短說，盡量在半分鐘內完成，等會議結束后再處理。

4、隨身攜帶筆記本，記錄重要的信息。

5、主講人的課件或者電腦未經本人同意不要擅自打開。6、會議期間不要隨意走動或者交頭接耳。

7、會議期間如有特殊情況必須離開，先和坐在旁邊的人講：對不起，打擾了�；蛘吆皖I導示意有事要出去。征得領導同意后方可離開。8、如遇打噴嚏、咳嗽等現象盡量把頭轉到旁邊，用手捂住，盡最大可能降低發(fā)出的聲音。

9、努力配合主講人完成會議。不要一副事不關己，高高掛起的態(tài)度，10、會議期間不要頻繁的發(fā)信息。

11、如需拷貝會議資料，在征得相關人員的同意后在拷貝。

12、如有對會議內容不明白的地方，要及時和領導及主講人溝通，避免隨后工作被動。

13、會議結束后先請領導、主講人退場，后參會者再退場。

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