如何規(guī)范幼兒園檔案資料管理工作

內(nèi)容摘要：

檔案管理在幼兒園管理中所占的地位越來越重要，檔案資料的規(guī)范整理和有效利用為幼兒園行政管理、保教科研、后勤保健、安全衛(wèi)生等工作完善和改革起著積極的促進作用。隨著教育改革的飛速發(fā)展，教育機構(gòu)都在為教育質(zhì)量的突飛猛進而彌舊勵新，在新時期，占重要地位的檔案管理工作也在歷經(jīng)改革.對檔案進行有效開發(fā)，創(chuàng)新利用，從規(guī)范管理發(fā)展到超規(guī)范利用，讓檔案管理的價值突顯新的篇章。

關(guān)鍵詞：檔案管理創(chuàng)新利用

如何規(guī)范幼兒園檔案資料管理工作

南村鎮(zhèn)員崗幼兒園何瑞霞

一、基本情況分析

在201*年4月份，南村鎮(zhèn)教育指導中心對核區(qū)內(nèi)二十多幼兒園進行了一系列的工作檢查，主要有幼兒園整體大環(huán)境、教育教學、幼兒園所開展過的活動的檔案資料記錄以及幼兒園領(lǐng)導對過去一個學期的工作匯報。在六天的工作檢查中，本人是負責檔案資料檢查的方塊，在幾項工作檢中，檔案資料管理工作是許多幼兒園工作開展中最薄弱的一個環(huán)節(jié)，有的幼兒園兩年的工作中檔案資料都基本失存，只有一些幼兒園現(xiàn)讀幼兒的花名冊，有的幼兒園不重視幼兒園工作收集，到評估時候，安排幾個老師抄一點點應付，還有的幼兒園把其他幼兒園檔案資料借來檢查，藍竽充數(shù)現(xiàn)象。下面把這次評估存在的問題分析:

二、幼兒園檔案管理存在的問題

第一、領(lǐng)導的不重視。提起幼兒園，人們首先想到的是活潑可愛的兒童和播灑愛心與知識的教師，把檔案工作相提并論，有人說是畫蛇添足。他們認為抓檔案工作抓不出效益，只有抓教學才能收到擲地有聲的實效，其實不然，幼兒園檔案是幼兒園從事教學、教研、幼兒園管理以及其它各項活動直接形成的對幼兒園和社會有保存價值的歷史記錄和經(jīng)驗總結(jié)，幼兒園檔案工作的好壞在一定程度上反映出這個幼兒園管理水平的高低，也直接影響著幼兒園各項工作的開展。而很多辦園者、園長只是針對幼兒園辦園的經(jīng)濟效益，而忽略了幼兒園檔案資料的管理，認為花太多人力物在資料上，體現(xiàn)不到直接的經(jīng)濟效益。為檔案資料整理花太大的人力物力，無什么意義。

第二、檔案殘缺不全。幼兒園檔案應該為幼兒園的發(fā)展留下運行軌跡，全面客觀地記錄下幼兒園方方面面的工作，而有的幼兒園并非如此，重大活動沒有記載，重要變遷查不到依據(jù)，日常工作不注意資料的收集，甚至大型的活動也沒有完整的檔案資料，就連最基本的幼兒學籍檔案也查無實據(jù)，至于教師的個體檔案更有相當部分幼兒園仍未完善，缺這少那，缺乏完整性。即使拿出來應付檢查的資料是一些近期內(nèi)補做的，或者是以前剩下的把日期涂一下，充當現(xiàn)時的資料，還有的本來是201*年4月的資料，已經(jīng)201*年9月的的資料已經(jīng)做出來了。

第三、檔案管理混亂,缺乏系統(tǒng)性。檔案資料的管理是一門科學，應該有嚴格的管理要求，科學整理，而有的幼兒園把檔案資料的形成視為材料的堆積，內(nèi)容不全，類別不分，時限不看，一概裝訂，看起來裝訂了一本又一本，琳瑯滿目，其實根本不符合檔案整理的規(guī)范要求，沒有頭緒，查找困難。

第四、檔案資料空洞。有的幼兒園部分檔案資料只有條條框框，一句話反映一個重大變遷，一張紙反映一個重大活動等，缺少反映具體工作過程的說明材料，沒有全貌，難以給人真實之感。還有及少數(shù)的幼兒園，對重要的環(huán)境評比，隨意一張紙寫寫，顯得極不嚴肅。所以說檔案資料言之無物，只有形式、沒有內(nèi)容，空洞乏力，缺乏說服力。

檔案管理是幼兒園科學管理的重要組成部分，一個幼兒園檔案工作的好壞，將直接影響著幼兒園各項工作的開展，并在一定程度上反映了一所幼兒園管理水平的高低。為使我鎮(zhèn)幼兒園檔案工作規(guī)范化、科學化和標準化，以便更好的為幼兒園管理及教育教學服務，現(xiàn)對幼兒園檔案管理工作談下自己的一些體法：

三、充分認識檔案管理工作的重要意義

幼兒園檔案是指幼兒園在教學、科研、黨政管理及其它各項活動中形成的對幼兒園和社會具有保存和利用價值的各種文字圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。一所幼兒園必須要有深厚的文化底蘊，文化的積淀除了反映在園風、園貌、園規(guī)、園紀等隱性的文化氛圍上，更反映在豐富、完善、準確、詳實的檔案資料上。

作為幼兒園要樹立檔案是資產(chǎn)的觀念，增強檔案意識，本著“建好檔案、管好檔案、用好檔案”的宗旨，使幼兒園檔案工作走上科學規(guī)范的發(fā)展之路。

第一、開發(fā)利用好幼兒園檔案,有利于提高教學質(zhì)量和教改水平。教學質(zhì)量是幼兒園的生命，幼兒園也毫不例外，隨著教育改革步子的加大和教學研究工作的深入，檔案工作在其中的重要作用不容忽視，如幼兒園教師的課題材料、教學筆記、教案等，這些材料實行統(tǒng)一管理，逐步實現(xiàn)制度化、標準化、規(guī)范化，以便更好地為教學服務，使檔案工作密切配合幼兒工作，服務于幼兒園。同時，利用教學檔案總結(jié)教學經(jīng)驗，結(jié)合科學方法和知識，努力鉆研業(yè)務，不斷提高教學水平和教學質(zhì)量。

第二、開發(fā)利用幼兒園檔案,是教育評估上檔次的重要基礎(chǔ)工作。

教育評估是根據(jù)一定的教育目標對教學、教育活動成績做出的評價和估量，教育評估工作必須以大量的原始檔案資料為基礎(chǔ)，從檔案資料可以看出一所幼兒園的辦學水平。由此可見，檔案資料越完整、齊全，評估的效益和質(zhì)量就越高，評估工作離不開檔案。

第三、開發(fā)利用幼兒園檔案,是拓寬幼兒園工作思路的重要依據(jù)和提高知名度的有效辦法。

利用教師業(yè)務檔案中記載的學歷、考核成績、業(yè)務水平的評價及其獲獎情況等內(nèi)容，為教師職務晉升、職稱評定提供可靠依據(jù)。利用幼兒園現(xiàn)有的照片檔案，如幼兒園開展的體育趣味運動會、文藝匯演、畫畫比賽、教研等活動中的照片，展示在宣傳廚窗里，向家長、社會宣傳，以提高幼兒園知名度。同時，幼兒園查閱檔案，獲取大量信息，如教育教學中的規(guī)范化管理及好經(jīng)驗、好方法，使檔案信息資源推廣到社會中去。近幾年來，幼兒園隨著教育質(zhì)量的提高和幼兒園級別的評定工作的進行，大大提高了檔案的利用率，更好地為幼兒園及社會服務。

四、加強對幼兒園檔案管理的對策

檔案工作是一項科學的工作，具有一套嚴密的操作程序和具體的操作要求。一方面要完善檔案管理的各項配備，要設(shè)立專用檔案櫥，探索現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)檔案管理；要安排具有檔案專業(yè)知識并熟悉保教業(yè)務的兼職檔案管理員，規(guī)模較小的幼兒園可以由園長兼任。另一方面要根據(jù)實際制訂具體的檔案管理制度，如檔案室安全制度、檔案管理制度、查閱（借閱）制度、入檔文件要求、材料收集制度、檔案學習制度等，建立健全檔案管理體系，為做好檔案工作提供強有力的保障。

第一、強化檔案管理意識。檔案資料是工作的見證，是幼兒園的一項基礎(chǔ)管理工作，不能可有可無。因此，幼兒園應把檔案管理作為管理的一項重要工作，提出明確要求，強化管理的措施，定期不定期地進行檢查。領(lǐng)導要視檔案工作，把檔案工作視為幼兒園的工作范疇，幼兒園的全體師生要密切配合，主動參與，為所做的工作留下痕跡，及時、準確提供原始資料。檔案管理人員本身更要強化責任意識，以高度的事業(yè)心和責任感，耐心細致、準確及時地做好收集、整理、歸檔工作。

第二、配備高素質(zhì)的檔案管理人員,提高檔案管理水平。檔案管理工作復雜而細致，專業(yè)性相對較強，幼兒園必須挑選責任心強，善于動腦、勤于動手，還要有相應的專業(yè)知識的人員管理檔案，同時，更需要檔案管理人員要具備過硬的、扎實的專業(yè)知識，廣采博覽其他學科，能力強，掌握現(xiàn)代化管理工具，熟練掌握電腦操作，使幼兒園的檔案工作更加科學化、規(guī)范化、標準化，使其能以最快捷的方式，最佳的質(zhì)量，更好地為幼兒園的教育教學及各項工作服務。提高檔案管理的能幼兒園的領(lǐng)導還要關(guān)心、理解、支持檔案人員的工作，完善考核機制，加強督促檢查，保持同檔案業(yè)務部門聯(lián)系，加強對檔案管理員的業(yè)務指導，參與業(yè)務培訓，適時組織檢查，保證檔案的質(zhì)量，以利于檔案管理層次的不斷提高。

第三、健全制度,完善體系,為幼兒園不斷向前發(fā)展提供強有力保障。建立和完善檔案工作制度，是做好檔案工作必不可少的保障。檔案工作，事無巨細，針對目前的現(xiàn)狀，制定一套符合教育系統(tǒng)特點的，規(guī)范合理的，相對科學且行之有效的規(guī)章制度，同時，建立健全幼兒園完整的檔案網(wǎng)絡(luò)管理體系，立足平時，加強對檔案工作的管理。檔案管理工作人員依照工作職責對其量化考核，長此以往，幼兒園的檔案工作就逐步走向正軌，為幼兒園的科學管理，爭創(chuàng)一流打下堅實的基礎(chǔ)。

五、認真做好科學分類歸檔工作

分類整理歸檔是幼兒園檔案管理中最重要的環(huán)節(jié)，也是實現(xiàn)幼兒園檔案工作規(guī)范化、科學化的關(guān)鍵。隨著社會的發(fā)展，檔案工作也在不斷改革創(chuàng)新，園領(lǐng)導和檔案管理者要加強學習，了解《檔案法》、《歸檔文件整理規(guī)則》和《廣東省幼兒園檔案管理暫行辦法》（見附件）等有關(guān)法律法規(guī)，進行科學分類歸檔。幼兒園的檔案包括文書檔案（文書檔案中必須建立教師專業(yè)成長檔案和幼兒發(fā)展評估檔案）、聲像檔案、實物檔案等多種，各類檔案都應逐件登記、編制目錄、分類保存。在立卷歸檔中，我們注意以下幾點：

（1）案卷的外觀美注重案卷的外觀美，要求立卷人員要有對檔案工作高度負責的態(tài)度和認真細致的工作作風。具體來說，應注意兩點。

其一是案卷的裝訂。卷皮的厚度與文件材料的厚度應相適應；案卷裝訂時，上下壓舌應對正，如果對不正，訂起來的案卷不論怎么放，案卷脊背總是歪的。

其二是案卷封面和脊背上的項目的書寫。一般來說，字要寫得認真、清楚、正規(guī)、勻稱，使人一目了然。如果在此基礎(chǔ)上再注意一下布局和字的大小搭配會使案卷更美觀。以我園辦公室的“到崗登記案卷”為例，園名（昌平縣委機關(guān)幼兒園）內(nèi)部機構(gòu)名稱（辦公室）案卷標題（領(lǐng)導班子到崗位登記）的字的大小應依次用大、中、小號的字來書寫，否則案卷封面會很難看。

（2）案卷材料的收集整理

收集資料要全面。幼兒園開展的各項活動（運動會、節(jié)日聯(lián)歡、畢業(yè)典禮、開放日、快樂入園日、對外交流等）以及各部門所做的一些人事、勞資、財會、醫(yī)務、考核、積分等日常工作，只要有保留價值的均列入存檔范圍，力求全面真實地反映幼兒園的歷史。在整理時，注意檔案的完整性。將同專題、同項目、同內(nèi)容的文件材料編排在一起，杜絕或避免卷內(nèi)文件材料“插花團”的現(xiàn)象，即違反文件材料形成的一般規(guī)律，不同內(nèi)容（或作者、時間、文種）的文件材料亂穿插，造成查閱困難。

（3）案卷的裝訂

案卷裝訂的優(yōu)點是安全、整齊、美觀，方便管理，可避免重復勞動；不足是整理裝訂費時費工，使用（如需要復印查閱）時只能整卷提供而不能單份提供，不如散裝方便。分析案卷裝訂的利弊得失，并結(jié)合多年的實踐，我園摸索出以下經(jīng)驗：①卷內(nèi)文件材料不宜過多。按文書組卷的一般要求，每卷應控制在50頁～200頁之間。我們從實際出發(fā)，把到崗登記、年度考勤等利用率稍低的案卷頁數(shù)安排在200頁以內(nèi)，而計劃、總結(jié)、記錄等常用案卷一般每卷100頁左右，這樣不僅使用方便，而且可以減少卷內(nèi)文件材料之間的磨損，延長檔案壽命。②為復印方便，案卷裝訂時，裝訂線留得稍前些。如人事勞資文件、指標單等，需復印時，可將裝訂線解松，復印后將線拉緊，案卷就容易恢復原貌，保持原來的整齊美觀。若裝訂線留得過短，案卷不能自然展開，就容易脫線，一脫線原線眼就易錯位，案卷便需要重新組合，比較麻煩。

（4）增設(shè)照片檔案及錄像檔案

隨著檔案工作的不斷深入，照片、錄像帶作為特殊載體的檔案，在我園已成為不可缺少的兩個檔案新門類。照片、錄像檔案特有的記錄方式及其形象性和直觀性的特點，有著文書檔案難以替代的作用。它不僅可以真實地反映歷史，更重要的是它可以再現(xiàn)人物的音容笑貌及各種活動的場面和細節(jié)，是進行各種教育的生動教材。

要注重檔案原始資料的收集積累，實行全員參與、責任到人的方法，要求負責黨政管理、教育教學、教育科研、保育保健、后勤工作等的各類人員，定時將各口資料送到檔案室，并將其工作納入年度考核，做到分工明確，人人有責。對所收集到的材料按照《各類文件材料歸檔時間》進行整理歸檔，按年度存放檔案。

檔案作為一種重要的信息資源，對幼兒園的前進與發(fā)展起著不可替代的作用。幼兒園是素質(zhì)教育基地，幼兒教師是針對幼兒實施素質(zhì)教育的典型，幼兒園的檔案資源是豐富的，只要我們解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，就能夠開發(fā)出更多、更好的檔案資源，讓檔案管理之花盛開在幼兒園的上空。

參考文獻：

1、《學校檔案管理規(guī)章制度全書》清華大學出版社201*.22、《廣州市中小學、幼兒園檔案管理工作規(guī)范》201*.123《廣東省幼兒園評估辦法》201*.9

擴展閱讀：新密市幼兒園檔案管理辦法及資料目錄

新密市幼兒園檔案管理辦法和資料分類目錄

幼兒園檔案是指幼兒園全部工作活動形成的，具有保存價值的各種文字、圖片、音像、實物等不同載體的歷史記錄。它是幼兒園規(guī)范管理的重要內(nèi)容，是實施素質(zhì)教育、提高保教質(zhì)量、推動各項工作的重要依據(jù)和必要條件。為了進一步規(guī)范我市幼兒園檔案管理，促進幼兒園持續(xù)健康發(fā)展，結(jié)合我市幼兒園在檔案管理工作中存在的實際問題，特提出如下要求，請抓好落實。

一、幼兒園檔案管理辦法

1．各幼兒園要按照“分類科學合理、內(nèi)容詳實齊全、管理精細規(guī)范、書寫打印一致、存放整齊劃一、便于查找使用”的總體要求，及時做好檔案管理工作。

2．各幼兒園應把檔案管理工作列入本園工作計劃，設(shè)立專用檔案柜，有條件的要建立檔案室及借閱室，每名教職工應負責各自崗位職責范圍內(nèi)的檔案收集整理工作。

3．幼兒園要配備具有一定檔案知識并熟悉保教業(yè)務的兼職檔案管理員，并確定一名園長分管，落實專人管理、確保檔案工作的開展。

4．各幼兒園應建立健全各項檔案管理規(guī)章制度，如檔案室安全制度、檔案管理制度、查閱（借閱）制度、入檔文件要求、材料收集制度、檔案學習制度等。

5．各類檔案材料要及時收集整理，及時歸檔。

6．應歸檔的各種文件材料，要收集齊全完整，并進行分類立卷。案卷要求做到分類科學合理，標題簡明確切，編制目錄清晰，檔案裝具符合國家標準。

7．幼兒園在各項工作活動中形成的、具有保存、查考、利用價

值的文件材料或購置的各種教學物品均應歸檔。

8．各幼兒園檔案管理人員，應根據(jù)幼教工作實際需要，科學分類歸檔，還應編制必要的檢索目錄本，并做好檔案的收進、移出、保管、利用等情況的登記工作。

9．幼兒園檔案實行集中統(tǒng)一管理的原則，必須收集齊全，規(guī)范管理，確保完整和安全。任何部門和個人不得私自保存、銷毀應歸檔的文件材料。

10．各幼兒園的檔案工作，將作為評估幼兒園辦園水平的重要依據(jù)之一。

二、幼兒園檔案資料目錄

結(jié)合我市幼兒園的實際，幼兒園的文字檔案可分以下十卷內(nèi)容，分別是園務管理卷、計劃總結(jié)卷、辦園條件卷、隊伍建設(shè)卷、幼兒管理卷、教學教研卷、安全管理卷、膳食管理卷、保健衛(wèi)生卷、財務管理卷。

（一）園務管理卷1．組織機構(gòu)；

2．制度匯編（職責：園長職責、保教主任職責、總務主任職責、教師職責、保育員職責、保健醫(yī)職責、會計職責等。制度：工作崗位制度、學習制度、會議制度、請假制度、考勤制度、獎懲制度、安全管理制度、教師培訓制度、備課制度、教研制度、衛(wèi)生保健制度、預防接種制度、食品留樣制度、衛(wèi)生消毒制度、財務制度、膳食管理制度、家園聯(lián)系制度等）；

3．幼兒園章程、辦園規(guī)劃、園舍建設(shè)規(guī)劃、師資隊伍建設(shè)規(guī)劃、保教保育工作規(guī)劃；

4．上級來文；

5．向上級反饋的文字材料；

6．年審相關(guān)材料如申報報告、上年度工作報告等報上級審批的

資料；

7．其他資料（會議記錄等）。（二）計劃總結(jié)卷

幼兒園學期工作、教學教研工作、教師培訓工作等各項計劃和總結(jié)，周活動計劃、一日活動安排等。

（三）辦學條件卷

1．幼兒園房產(chǎn)使用證明或房屋租賃證明、房屋建筑安全證明、消防安全證明、衛(wèi)生許可證明、收費許可證明、登記管理證明明、幼兒園注冊證明原件及復印件等；

2．幼兒園占地面積、建筑面積、綠化面積、戶外活動場地總面積及人均面積統(tǒng)計表；

3．幼兒園班級設(shè)置，幼兒園班級人數(shù)統(tǒng)計一覽表，教師配備情況等；

4．幼兒園每個活動室面積及內(nèi)部設(shè)施配備登記表；

5．幼兒園大型玩具、體育運動器械、器具等登記表（含自制體育用具）；

6．幼兒園各種玩具登記表及生均達標情況統(tǒng)計表；7．幼兒園各類教具登記表及生均達標情況統(tǒng)計表；8．幼兒圖書登記表及生均達標情況統(tǒng)計表；9．其它資料。（四）隊伍建設(shè)卷

1．舉辦者及法人的相關(guān)證明復印件（原件單獨存放）；2．幼兒園工作人員的資格證明復印件（包括園長、教師、保育員、保健員、炊事員、駕駛員等工作人員的身份證、學歷證、資格證和體檢合格證，原件單獨存放）；

3．本園教職工花名冊、崗位設(shè)置、各類報表；4．教師培訓、進修情況登記表；

5．教師參加教學活動的經(jīng)驗材料、論文、證書等復印件及登記表；

6．教師觀摩教學教案、評課記錄等；7．本園教工聘用合同等文件材料；

8．教職工日常工作量化考核辦法及考核匯總情況表冊；9．教職工出勤、學習考勤統(tǒng)計表；10．其它資料。（五）幼兒管理卷

1．幼兒及其父母基本情況登記表、入園情況登記表、離園幼兒登記卡；

2．特殊兒童教育記錄；

3．幼兒素質(zhì)測查、發(fā)展情況觀察記錄表；4．家長問卷調(diào)查表（全園性）；5．各班交接班記錄表；6．幼兒出勤情況統(tǒng)計表；

7．園內(nèi)幼兒在幼兒園及上級主管部門組織的活動中獲獎證書及照片等資料；

8．其它資料。（六）教學教研卷

1．上級教育主管部門頒發(fā)的教學工作計劃、規(guī)定、條例、辦法等指令性、指導性文件；

2．保教工作會議記錄；3．教研活動實施方案；4．教學大綱、規(guī)章制度；

5．幼兒重大活動計劃、方案、預案、總結(jié)、照片等；6．各種教學、教研活動、安排、辦法、成績匯總表；7．家園聯(lián)系卡，家園共建活動材料等；

8．班務計劃、教學工作周安排等；

9．教學評優(yōu)、公開課成績、教育教學活動檢查記錄；10．其它教學教研活動檔案。（七）安全管理卷

1．中心學校與幼兒園、幼兒園與教師、幼兒園與家長、幼兒園與司機簽訂的安全責任書；

2．車輛使用登記表（包括駕駛員基本情況、車輛基本情況、接送路線、隨車人員等）；

3．園舍安全檢查記錄和園內(nèi)大型玩具檢修記錄；4．來客登記表；

5．其它安全管理檔案。（八）膳食管理卷

1．食品定點采購相關(guān)手續(xù)原件及復印件；2．食品留樣記錄；

3．從業(yè)人員登記表及健康證原件或復印件；4．消毒記錄；

5．食品衛(wèi)生檢查記錄；6．其它膳食管理檔案。（九）保健衛(wèi)生卷

1．幼兒入園體檢表及晨、午檢記錄表；2．交接班記錄表；

3．工作人員健康狀況登記表；4．預防接種登記表；

6．常見病、傳染病登記表；7．體弱兒管理記錄表；8．膳食調(diào)查記錄表；9．其它保健衛(wèi)生檔案。

（十）財務管理卷

1．各項固定資產(chǎn)登記臺帳；2．幼兒園各項收費單據(jù)；3．幼兒園財務收支帳冊；

4．幼兒園每月幼兒伙食收支公示單、支出明細表；5．其它財務管理資料。

一二年二月十四日二

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