外銷工作流程
外貿(mào)部外銷員工作流程
蘋(píng)樂(lè)公司外貿(mào)部外銷員負(fù)責(zé)尋找客戶、合同洽談及簽訂、與客戶聯(lián)系等工作。具體工作流程如下:
一、跟公司的聯(lián)系。
1、書(shū)面記錄:
跟單員做為公司的代表與駐外外銷員進(jìn)行聯(lián)系,外銷員將與跟單員聯(lián)系的一切內(nèi)容都要如實(shí)記錄下來(lái),每筆業(yè)務(wù)結(jié)束后,將所有的聯(lián)系記錄都要存檔,備查。2、四小時(shí)回復(fù):
外銷員與跟單員聯(lián)系時(shí),聯(lián)系的每項(xiàng)事情都要在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)給予答復(fù),如果沒(méi)有規(guī)定時(shí)間的,要在四小時(shí)內(nèi)給予答復(fù)。3、工作匯報(bào):
外銷員于每個(gè)星期的星期五將本周的工作匯報(bào)交于跟單員,由跟單員上交給外貿(mào)部經(jīng)理。匯報(bào)內(nèi)容為:本周的工作情況匯報(bào),下周的工作計(jì)劃、市場(chǎng)情況分析、對(duì)公司的建議等等。4、財(cái)務(wù)報(bào)表:
外銷員于每月的1號(hào)將上個(gè)月的財(cái)務(wù)報(bào)表交于跟單員,由跟單員交于外貿(mào)統(tǒng)計(jì)員。
二、搜集客戶信息
1、通過(guò)網(wǎng)站搜集客戶購(gòu)機(jī)信息(阿里巴巴、在線廣交會(huì)等)2、通過(guò)展會(huì)搜集客戶信息。(廣交會(huì)、國(guó)外展會(huì)等)3、通過(guò)中介人搜集客戶信息。(老客戶、外貿(mào)公司、制粉專家等)4、通過(guò)公司搜集信息(客戶發(fā)郵件,發(fā)傳真或打電話直接聯(lián)系等)三、建立客戶檔案
1、外銷員的搜索到客戶購(gòu)機(jī)信息后,馬上聯(lián)系客戶,了解清楚客戶的國(guó)家、公
司名稱、地址、主要業(yè)務(wù)、聯(lián)系人姓名、聯(lián)系方式(電話、傳真、電子郵箱)以及從哪里了解到我公司的信息等內(nèi)容。并將這些記錄在《外貿(mào)客戶信息管理表》中。并將此表傳于跟單員保存?zhèn)洳椤?/p>
2、駐外外銷員將所有客戶的聯(lián)系情況及與客戶的郵件往來(lái)等內(nèi)容、以及詢問(wèn)公
司的問(wèn)題和公司的答復(fù)等內(nèi)容都要記錄在《外貿(mào)客戶信息管理表》中,并傳于跟單員及時(shí)更新。
四、業(yè)務(wù)洽談:
1、確定機(jī)型:首先要問(wèn)清客戶購(gòu)買我們?cè)O(shè)備的型號(hào),了解客戶想達(dá)到的要求(比
如日產(chǎn)量、面粉的標(biāo)準(zhǔn)及對(duì)機(jī)器尺寸、動(dòng)力等方面的要求等),以及客戶的場(chǎng)地、廠房等條件。并對(duì)比客戶想購(gòu)買的機(jī)型適合不適合客戶現(xiàn)有的條件及能不能滿足客戶提出的要求。如確定不能滿足,建議客購(gòu)買適合的機(jī)器。2、報(bào)價(jià):將雙方確認(rèn)好的機(jī)型、數(shù)量、交貨期、付款方式等內(nèi)容填寫(xiě)成《報(bào)價(jià)
單》給客戶正式報(bào)價(jià)。并將《報(bào)價(jià)單》記錄在《外貿(mào)客戶信息管理表》中。3、合同洽談:
1)與客戶洽談時(shí),由跟單員負(fù)責(zé)與技術(shù)部總工聯(lián)系,由總工指定一名工程師負(fù)責(zé)此客戶的技術(shù)談判、圖紙制做、配制的確認(rèn)及其它技術(shù)方面的工作。
2)結(jié)合工程師,對(duì)設(shè)備的各種技術(shù)參數(shù)、客戶對(duì)設(shè)備的要求、對(duì)面粉的
要求、設(shè)備的配制等與客戶進(jìn)行確認(rèn)。
3)結(jié)合計(jì)劃科、技術(shù)部、外貿(mào)包裝組等,對(duì)設(shè)備的提貨時(shí)間等與客戶進(jìn)
行確認(rèn)。
4)結(jié)合外貿(mào)部經(jīng)理,對(duì)價(jià)格、付款方式等合同條款與客戶進(jìn)行確認(rèn)。5)將所有與客戶洽談的內(nèi)容都要記錄到《外貿(mào)客戶信息管理表》中,并
及時(shí)傳于跟單員更新。
五、合同評(píng)審
1、把所有合同條款跟客戶確認(rèn)完后,簽訂合同之前,要把祥細(xì)情況報(bào)于外貿(mào)部
主管經(jīng)理,由主管經(jīng)理負(fù)責(zé)組織技術(shù)部、計(jì)劃科等部門(mén)對(duì)合同草案進(jìn)行評(píng)審,評(píng)審內(nèi)容為:
1)技術(shù)部:對(duì)客戶的要求、對(duì)設(shè)備的要求、對(duì)成品的要求、設(shè)備的配制、
技術(shù)參數(shù)等進(jìn)行評(píng)審。
2)計(jì)劃科:對(duì)設(shè)備的提貨時(shí)間進(jìn)行評(píng)審。3)外貿(mào)部經(jīng)理:對(duì)合同條款進(jìn)行評(píng)審。
4)總經(jīng)理:對(duì)價(jià)格低于成本價(jià)、大機(jī)型、改變工藝的特殊機(jī)型進(jìn)行評(píng)審。2、以上評(píng)審先口頭確認(rèn),等合同簽訂后,再在《外貿(mào)合同評(píng)審紀(jì)錄》上補(bǔ)上簽
名。
六、合同簽定
1、合同草案得到外貿(mào)部經(jīng)理同意后,方可簽訂外貿(mào)《銷售合同》。
2、如果為小型設(shè)備或長(zhǎng)期購(gòu)買的經(jīng)銷商,沒(méi)有必要簽訂合同的,可以讓客戶簽
訂一份公司的《銷售確認(rèn)書(shū)》,效力等同合同。3、合同簽訂后,外銷員立即填寫(xiě)《合同評(píng)審紀(jì)錄》,并和《合同》、《配制單》
一起在三天內(nèi)傳給跟單員。跟單員讓各評(píng)審人員在合同評(píng)審紀(jì)錄上補(bǔ)上簽字后將合同等交外貿(mào)部統(tǒng)計(jì)員保存。
七、催款,催證、審證、改證
1、催款、催證:合同簽訂后,外銷員應(yīng)催客戶及時(shí)匯款或開(kāi)立信用證。并在客戶匯款或開(kāi)證后第一時(shí)間通知外貿(mào)部統(tǒng)計(jì)員客戶匯款的幣種、金額、匯款的款項(xiàng)、匯款的國(guó)家等信息。
2、審證:信用證開(kāi)立后,由外銷員負(fù)責(zé)翻譯成中文并初審,填寫(xiě)《信用證
評(píng)審記錄》交于外貿(mào)單證員。由外貿(mào)單證員負(fù)責(zé)復(fù)審。
3、改證:制單員復(fù)審信用證后負(fù)責(zé)提出修改意見(jiàn),同時(shí)交與外銷員負(fù)責(zé)和
客戶聯(lián)系修改信用證。
八、匯款證明:
1、客戶如用現(xiàn)金電匯的,外銷員負(fù)責(zé)讓客戶及時(shí)將匯款證明到公司。
2、客戶如用信用證的,客戶開(kāi)證后,由外銷員負(fù)責(zé)將信用證文本傳真至公司。九、通知生產(chǎn):
1、外貿(mào)跟單員收到外銷員的合同后,就與技術(shù)部聯(lián)系確認(rèn)做圖制單需要的時(shí)
間,與計(jì)劃科聯(lián)系確認(rèn)機(jī)器生產(chǎn)需要的時(shí)間,與外貿(mào)包裝組確認(rèn)包裝需要的時(shí)間。與單證員聯(lián)系確認(rèn)船期及運(yùn)費(fèi)等事項(xiàng)。并將上述情況報(bào)于外銷員。2、駐外外銷員根據(jù)跟單員匯報(bào)的情況,結(jié)合客戶的付款情況和對(duì)到貨時(shí)間的要
求,確定好下生產(chǎn)通知的日期、裝箱的日期、發(fā)船的日期、將上述日期書(shū)面?zhèn)饔诟鷨螁T。
3、跟單員憑上述的日期證明,《合同》《合同評(píng)審記錄》、匯款證明、信用證和
《信用證評(píng)審記錄》方能制《外貿(mào)出口聯(lián)系單》。
4、《外貿(mào)出口聯(lián)系單》發(fā)放之后不允許隨意改動(dòng)。有特殊情況必須要更改的,
需要經(jīng)外貿(mào)部經(jīng)理同意,并按外貿(mào)質(zhì)量事故處理,填寫(xiě)《外貿(mào)質(zhì)量反饋表》,并做出相應(yīng)處理。
十、訂船:
1、單證員按外銷員書(shū)面通知的時(shí)間定船。
2、外銷員和跟單員在情況有變動(dòng)的時(shí)候,要及時(shí)通知單證員更改船期。十一、裝箱開(kāi)票
1、包裝組在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成包裝工作,單證員按外銷員書(shū)面規(guī)定的時(shí)間聯(lián)系
貨代裝集裝箱,跟單員負(fù)責(zé)裝箱時(shí)的記號(hào)工作。
2、裝箱完畢后,跟單員負(fù)責(zé)通知外銷員貨物的裝箱日期及發(fā)船日期,并與外銷
員確認(rèn)好真實(shí)的開(kāi)票價(jià)格,督促外貿(mào)統(tǒng)計(jì)員開(kāi)銷售票。
十二、安裝
1、貨物到港后,駐外外銷員將到港的日期、用戶提箱的日期、及派安裝工到客
戶家的日期、安裝天數(shù),試車日期、試車情況、安裝工離開(kāi)日期等信息在最快的時(shí)間內(nèi)報(bào)于跟單員,跟單員記錄后報(bào)于外貿(mào)部經(jīng)理。
2、外銷員在簽訂合同時(shí)跟客戶對(duì)安裝工的安裝時(shí)間、待遇等問(wèn)題規(guī)定清楚。3、結(jié)合客戶的提貨時(shí)間,安裝時(shí)間要求等,提前跟公司聯(lián)系定好具體的安裝人
員,并發(fā)邀請(qǐng)函。
4、跟單員根據(jù)外銷員的要求,聯(lián)系安裝隊(duì),確定好安裝人員,并協(xié)助辦理簽證
等出國(guó)手續(xù)。按外銷員的要求的時(shí)間安排安裝人員出國(guó)。
十三、反饋回訪
1、安裝工安裝完畢后,由外銷員負(fù)責(zé)跟客戶聯(lián)系,按《外貿(mào)用戶反饋表》中的
內(nèi)容向客戶提出詢問(wèn),按客戶真實(shí)的意思填寫(xiě)《外貿(mào)用戶反饋表》。并測(cè)算出顧客滿意度。
2、客戶有反饋意見(jiàn)的(包括意見(jiàn)、建議和表彰),要及時(shí)填寫(xiě)出《外貿(mào)質(zhì)量反
饋表》交公司查出原因,并做出處理。并及時(shí)反饋給客戶。
3、外銷員每年年底時(shí)將所負(fù)責(zé)的客戶進(jìn)行調(diào)查,并填寫(xiě)《外貿(mào)客戶質(zhì)量反饋
表》。測(cè)出顧客滿意度。
十四、本規(guī)定為暫行規(guī)定,從201*年9月1日起正式執(zhí)行。在以后的工作中根
據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行修補(bǔ)。
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外貿(mào)部外銷員工作流程
外貿(mào)部外銷員負(fù)責(zé)尋找客戶、合同洽談及簽訂、與客戶聯(lián)系等工作。具體工作流程如下:
一、跟公司的聯(lián)系。1、書(shū)面記錄:
跟單員做為公司的代表與駐外外銷員進(jìn)行聯(lián)系,外銷員將與跟單員聯(lián)系的一切內(nèi)容都要如實(shí)記錄下來(lái),每筆業(yè)務(wù)結(jié)束后,將所有的聯(lián)系記錄都要存檔,備查。2、四小時(shí)回復(fù):
外銷員與跟單員聯(lián)系時(shí),聯(lián)系的每項(xiàng)事情都要在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)給予答復(fù),如果沒(méi)有規(guī)定時(shí)間的,要在四小時(shí)內(nèi)給予答復(fù)。3、工作匯報(bào):
外銷員于每個(gè)星期的星期五將本周的工作匯報(bào)交于跟單員,由跟單員上交給外貿(mào)部經(jīng)理。匯報(bào)內(nèi)容為:本周的工作情況匯報(bào),下周的工作計(jì)劃、市場(chǎng)情況分析、對(duì)公司的建議等等。4、財(cái)務(wù)報(bào)表:
外銷員于每月的1號(hào)將上個(gè)月的財(cái)務(wù)報(bào)表交于跟單員,由跟單員交于外貿(mào)統(tǒng)計(jì)員。
二、搜集客戶信息
1、通過(guò)網(wǎng)站搜集客戶購(gòu)機(jī)信息(阿里巴巴、在線廣交會(huì)等)2、通過(guò)展會(huì)搜集客戶信息。(廣交會(huì)、國(guó)外展會(huì)等)3、通過(guò)中介人搜集客戶信息。(老客戶、外貿(mào)公司、制粉專家等)
4、通過(guò)公司搜集信息(客戶發(fā)郵件,發(fā)傳真或打電話直接聯(lián)系等)三、建立客戶檔案
1、外銷員的搜索到客戶購(gòu)機(jī)信息后,馬上聯(lián)系客戶,了解清楚客戶的國(guó)家、公司名稱、地址、主要業(yè)務(wù)、聯(lián)系人姓名、聯(lián)系方式(電話、傳真、電子郵箱)以及從哪里了解到我公司的信息等內(nèi)容。并將這些記錄在《外貿(mào)客戶信息管理表》中。并將此表傳于跟單員保存?zhèn)洳椤?/p>
2、駐外外銷員將所有客戶的聯(lián)系情況及與客戶的郵件往來(lái)等內(nèi)容、以及詢問(wèn)公司的問(wèn)題和公司的答復(fù)等內(nèi)容都要記錄在《外貿(mào)客戶信息管理表》中,并傳于跟單員及時(shí)更新。四、業(yè)務(wù)洽談:
1、確定機(jī)型:首先要問(wèn)清客戶購(gòu)買我們?cè)O(shè)備的型號(hào),了解客戶想達(dá)到的要求(比如日產(chǎn)量、面粉的標(biāo)準(zhǔn)及對(duì)機(jī)器尺寸、動(dòng)力等方面的要求等),以及客戶的場(chǎng)地、廠房等條件。并對(duì)比客戶想購(gòu)買的機(jī)型適合不適合客戶現(xiàn)有的條件
及能不能滿足客戶提出的要求。如確定不能滿足,建議客購(gòu)買適合的機(jī)器。
2、報(bào)價(jià):將雙方確認(rèn)好的機(jī)型、數(shù)量、交貨期、付款方式等內(nèi)容填寫(xiě)成《報(bào)價(jià)單》給客戶正式報(bào)價(jià)。并將《報(bào)價(jià)單》記錄在《外貿(mào)客戶信息管理表》中。3、合同洽談:
1)與客戶洽談時(shí),由跟單員負(fù)責(zé)與技術(shù)部總工聯(lián)系,由總工指定一名工程師負(fù)責(zé)此客戶的技術(shù)談判、圖紙制做、配制的確認(rèn)及其它技術(shù)方面的工作。
2)結(jié)合工程師,對(duì)設(shè)備的各種技術(shù)參數(shù)、客戶對(duì)設(shè)備的要求、對(duì)面粉的要求、設(shè)備的配制等與客戶進(jìn)行確認(rèn)。3)結(jié)合計(jì)劃科、技術(shù)部、外貿(mào)包裝組等,對(duì)設(shè)備的提貨時(shí)間等與客戶進(jìn)行確認(rèn)。
4)結(jié)合外貿(mào)部經(jīng)理,對(duì)價(jià)格、付款方式等合同條款與客戶進(jìn)行確認(rèn)。
5)將所有與客戶洽談的內(nèi)容都要記錄到《外貿(mào)客戶信息管理表》中,并及時(shí)傳于跟單員更新。
五、合同評(píng)審
1、把所有合同條款跟客戶確認(rèn)完后,簽訂合同之前,要把祥細(xì)情況報(bào)于外貿(mào)部主管經(jīng)理,由主管經(jīng)理負(fù)責(zé)組織技術(shù)部、計(jì)劃科等部門(mén)對(duì)合同草案進(jìn)行評(píng)審,評(píng)審內(nèi)容為:1)技術(shù)部:對(duì)客戶的要求、對(duì)設(shè)備的要求、對(duì)成品的要
求、設(shè)備的配制、技術(shù)參數(shù)等進(jìn)行評(píng)審。2)計(jì)劃科:對(duì)設(shè)備的提貨時(shí)間進(jìn)行評(píng)審。3)外貿(mào)部經(jīng)理:對(duì)合同條款進(jìn)行評(píng)審。
4)總經(jīng)理:對(duì)價(jià)格低于成本價(jià)、大機(jī)型、改變工藝的特殊機(jī)型進(jìn)行評(píng)審。
2、以上評(píng)審先口頭確認(rèn),等合同簽訂后,再在《外貿(mào)合同評(píng)審紀(jì)錄》上補(bǔ)上簽名。六、合同簽定
1、合同草案得到外貿(mào)部經(jīng)理同意后,方可簽訂外貿(mào)《銷售合同》。
2、如果為小型設(shè)備或長(zhǎng)期購(gòu)買的經(jīng)銷商,沒(méi)有必要簽訂合同的,可以讓客戶簽訂一份公司的《銷售確認(rèn)書(shū)》,效力等同合同。
3、合同簽訂后,外銷員立即填寫(xiě)《合同評(píng)審紀(jì)錄》,并和《合同》、《配制單》一起在三天內(nèi)傳給跟單員。跟單員讓各評(píng)審人員在合同評(píng)審紀(jì)錄上補(bǔ)上簽字后將合同等交外貿(mào)部統(tǒng)計(jì)員保存。七、催款,催證、審證、改證
1、催款、催證:合同簽訂后,外銷員應(yīng)催客戶及時(shí)匯款或開(kāi)立信用證。并在客戶匯款或開(kāi)證后第一時(shí)間通知外貿(mào)部統(tǒng)計(jì)員客戶匯款的幣種、金額、匯款的款項(xiàng)、匯款的國(guó)家等信息。
2、審證:信用證開(kāi)立后,由外銷員負(fù)責(zé)翻譯成中文并初
審,填寫(xiě)《信用證評(píng)審記錄》交于外貿(mào)單證員。由外貿(mào)單證員負(fù)責(zé)復(fù)審。
3、改證:制單員復(fù)審信用證后負(fù)責(zé)提出修改意見(jiàn),同時(shí)
交與外銷員負(fù)責(zé)和客戶聯(lián)系修改信用證。
八、匯款證明:
1、客戶如用現(xiàn)金電匯的,外銷員負(fù)責(zé)讓客戶及時(shí)將匯款證明到公司。
2、客戶如用信用證的,客戶開(kāi)證后,由外銷員負(fù)責(zé)將信用證文本傳真至公司。九、通知生產(chǎn):
1、外貿(mào)跟單員收到外銷員的合同后,就與技術(shù)部聯(lián)系確認(rèn)做圖制單需要的時(shí)間,與計(jì)劃科聯(lián)系確認(rèn)機(jī)器生產(chǎn)需要的時(shí)間,與外貿(mào)包裝組確認(rèn)包裝需要的時(shí)間。與單證員聯(lián)系確認(rèn)船期及運(yùn)費(fèi)等事項(xiàng)。并將上述情況報(bào)于外銷員。2、駐外外銷員根據(jù)跟單員匯報(bào)的情況,結(jié)合客戶的付款情況和對(duì)到貨時(shí)間的要求,確定好下生產(chǎn)通知的日期、裝箱的日期、發(fā)船的日期、將上述日期書(shū)面?zhèn)饔诟鷨螁T。3、跟單員憑上述的日期證明,《合同》《合同評(píng)審記錄》、匯款證明、信用證和《信用證評(píng)審記錄》方能制《外貿(mào)出口聯(lián)系單》。
4、《外貿(mào)出口聯(lián)系單》發(fā)放之后不允許隨意改動(dòng)。有特殊
情況必須要更改的,需要經(jīng)外貿(mào)部經(jīng)理同意,并按外貿(mào)質(zhì)量事故處理,填寫(xiě)《外貿(mào)質(zhì)量反饋表》,并做出相應(yīng)處理。十、訂船:
1、單證員按外銷員書(shū)面通知的時(shí)間定船。
2、外銷員和跟單員在情況有變動(dòng)的時(shí)候,要及時(shí)通知單證員更改船期。十一、裝箱開(kāi)票
1、包裝組在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成包裝工作,單證員按外銷員書(shū)面規(guī)定的時(shí)間聯(lián)系貨代裝集裝箱,跟單員負(fù)責(zé)裝箱時(shí)的記號(hào)工作。
2、裝箱完畢后,跟單員負(fù)責(zé)通知外銷員貨物的裝箱日期及發(fā)船日期,并與外銷員確認(rèn)好真實(shí)的開(kāi)票價(jià)格,督促外貿(mào)統(tǒng)計(jì)員開(kāi)銷售票。十二、安裝
1、貨物到港后,駐外外銷員將到港的日期、用戶提箱的日期、及派安裝工到客戶家的日期、安裝天數(shù),試車日期、試車情況、安裝工離開(kāi)日期等信息在最快的時(shí)間內(nèi)報(bào)于跟單員,跟單員記錄后報(bào)于外貿(mào)部經(jīng)理。
2、外銷員在簽訂合同時(shí)跟客戶對(duì)安裝工的安裝時(shí)間、待遇等問(wèn)題規(guī)定清楚。
3、結(jié)合客戶的提貨時(shí)間,安裝時(shí)間要求等,提前跟公司聯(lián)系定好具體的安裝人員,并發(fā)邀請(qǐng)函。
4、跟單員根據(jù)外銷員的要求,聯(lián)系安裝隊(duì),確定好安裝人員,并協(xié)助辦理簽證等出國(guó)手續(xù)。按外銷員的要求的時(shí)間安排安裝人員出國(guó)。十三、反饋回訪
1、安裝工安裝完畢后,由外銷員負(fù)責(zé)跟客戶聯(lián)系,按《外貿(mào)用戶反饋表》中的內(nèi)容向客戶提出詢問(wèn),按客戶真實(shí)的意思填寫(xiě)《外貿(mào)用戶反饋表》。并測(cè)算出顧客滿意度。2、客戶有反饋意見(jiàn)的(包括意見(jiàn)、建議和表彰),要及時(shí)填寫(xiě)出《外貿(mào)質(zhì)量反饋表》交公司查出原因,并做出處理。并及時(shí)反饋給客戶。
3、外銷員每年年底時(shí)將所負(fù)責(zé)的客戶進(jìn)行調(diào)查,并填寫(xiě)《外貿(mào)客戶質(zhì)量反饋表》。測(cè)出顧客滿意度。
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