青島會(huì)議安排總結(jié)

青島會(huì)議安排工作總結(jié)

201*年9月8日，“商業(yè)地產(chǎn)訓(xùn)練營”青島實(shí)例剖析研討會(huì)在青島召開，在張總的帶領(lǐng)下，我有幸能夠參加本次會(huì)議，并成為協(xié)助組織者之一。這是我第一次參與策劃外地會(huì)議安排，受益匪淺。

在整個(gè)會(huì)議的策劃過程中，潛移默化的我已經(jīng)了解到了很多關(guān)于會(huì)議安排的細(xì)節(jié)。譬如:會(huì)議議程的編寫，會(huì)議人數(shù)的信息統(tǒng)計(jì)，住宿安排的要求（各類房間需多預(yù)留2間左右），機(jī)票的詳細(xì)信息，接送機(jī)的車輛聯(lián)系，背景音樂及背景墻的準(zhǔn)備，會(huì)議材料的印發(fā)，設(shè)備的試聽和試用等等。作為行政部門，我們需要提前一天抵達(dá)，進(jìn)行實(shí)地考察和最終的確認(rèn)，由于考慮不周全，在實(shí)際操作過程中還是存在很多問題。

一．本次會(huì)議安排存在的不足有以下幾點(diǎn)：

1、前期準(zhǔn)備工作由于考慮不夠周全，會(huì)議通知工作較為繁瑣。

通過短信平臺(tái)發(fā)了三次短信，分別是：機(jī)票信息、天氣情況、出發(fā)時(shí)間。另外會(huì)議議程，機(jī)票信息再次通過電話確認(rèn)。以后的會(huì)議中我們會(huì)把以上的內(nèi)容盡量的安排好后，再跟與會(huì)人員予以確認(rèn)。

2、會(huì)場(chǎng)的落實(shí)工作沒有及時(shí)的進(jìn)行跟進(jìn)。

會(huì)前與對(duì)方確認(rèn)的時(shí)間比較晚，會(huì)場(chǎng)的租賃事宜沒有及時(shí)的跟進(jìn)，導(dǎo)致會(huì)場(chǎng)租賃的過程中出現(xiàn)場(chǎng)地不能夠滿足召開兩天會(huì)議的情況。另外，會(huì)議用水和紙巾，會(huì)場(chǎng)的擺放方式，常用設(shè)施設(shè)備，譬如：激光指示筆，白板或黑板，油性筆，席卡，以及臨時(shí)的裝飾物和展架等，都沒有提前做好準(zhǔn)備。沒有及時(shí)進(jìn)行跟進(jìn)。以后得知開會(huì)的消息后，及時(shí)與當(dāng)?shù)匦姓�部門對(duì)接、盡快將使用會(huì)議室的日期訂妥，會(huì)議室的擺放方式提供方案，給予領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)。以后的會(huì)議中根據(jù)戴總的要求進(jìn)行會(huì)議室的布置。

戴總對(duì)會(huì)議室的擺設(shè)方式提出了要求：在召開研討會(huì)的情況下，要像教室一樣，不要每個(gè)人泡一杯茶水放在桌上。不要正襟危坐，要有討論的氣氛。

3、各種表格制作缺少總體性信息。

在前期住宿安排，機(jī)票統(tǒng)計(jì)，人員名單等表格中，只有明細(xì)，沒有詳細(xì)的總?cè)藬?shù)，不能夠看清楚總體性信息。以后在制作過程中，除了詳細(xì)性的分析以外，會(huì)注明總體的分布情況。

4、會(huì)議過程中未能及時(shí)考慮到備用金的領(lǐng)取以及相機(jī)的攜帶。

會(huì)議出發(fā)前，只考慮到會(huì)議材料的準(zhǔn)備，未考慮備用金的領(lǐng)取。另外提前一天抵達(dá)會(huì)場(chǎng)進(jìn)行查看場(chǎng)地過程中，未能及時(shí)帶好相機(jī)，隨時(shí)進(jìn)行記錄。在以后的會(huì)議中，先列出會(huì)場(chǎng)選擇的要求和條件，便于各會(huì)議場(chǎng)所的比較和選擇，實(shí)地考察帶好相機(jī)記錄，給予領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)。

5、機(jī)票預(yù)訂與取消方面的犯了重復(fù)性錯(cuò)誤。

由于機(jī)票的取消出現(xiàn)了錯(cuò)誤，造成了損失。回到上海后立即與航空公司進(jìn)行聯(lián)系，詳細(xì)了解具體的情況，機(jī)票在沒有乘坐的情況下，隨時(shí)可以告知航空公司機(jī)票信息，不需要在沒有乘坐之前告知，一年之內(nèi)有效。不需要退票。二、向青島項(xiàng)目借鑒內(nèi)容主要有以下幾個(gè)方面：1、詳細(xì)的會(huì)議接待分工表。

根據(jù)會(huì)議議程，航班時(shí)間，住宿安排，人員名單，先將整個(gè)會(huì)議策劃方案想象出來，經(jīng)過反復(fù)討論，擬定一份接待任務(wù)的分配清單，將所有參與本次會(huì)議安排的人員的職責(zé)全部列出，使每一位員工可以明確自己的職責(zé)，并針對(duì)性的做好準(zhǔn)備工作，需要配合的人員名單和聯(lián)系方式在清單中也清晰注明。并備注有需要完成和注意的事項(xiàng)。值得我們借鑒和學(xué)習(xí)，有利于使我們工作的條理性更清晰。2、內(nèi)容豐富的會(huì)議行程冊(cè)。

會(huì)議行程冊(cè)的內(nèi)容有青島項(xiàng)目的簡(jiǎn)介，要參觀廣場(chǎng)的簡(jiǎn)介，青島城市的特色簡(jiǎn)介等，還包含了青島的天氣情況和溫馨提示，本次會(huì)議的議程等等。能夠讓與會(huì)人員在學(xué)習(xí)的過程中，輕松的了解到青島當(dāng)?shù)氐囊恍╉?xiàng)目的概況。如果是我們來制作這本冊(cè)子，我們需要在冊(cè)子上面體現(xiàn)哪些內(nèi)容，會(huì)進(jìn)行借鑒和創(chuàng)新。本次會(huì)議安排我學(xué)習(xí)到了很多知識(shí)，同時(shí)也存在很多的不足，對(duì)整個(gè)會(huì)議沒有細(xì)致到執(zhí)行層面，沒有做到全面的掌握。以后的會(huì)議中吸取本次會(huì)議所取得的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，努力掌握大方向的同時(shí)，爭(zhēng)取將細(xì)節(jié)工作做的更好。

證大房產(chǎn)總裁辦公室張愛林201*.9.

擴(kuò)展閱讀：有關(guān)安排會(huì)議的總結(jié)

有關(guān)安排會(huì)議的總結(jié)

確立會(huì)議主題：

1、會(huì)議人數(shù)以及男女的人數(shù)，以便方便訂房2、會(huì)議內(nèi)容，確認(rèn)安排相關(guān)的人準(zhǔn)備文件3、會(huì)議要求，以便確認(rèn)是否有特別的設(shè)施

尋找會(huì)議地點(diǎn)：

總體要求：到達(dá)一處后，盡量將該處的所有會(huì)議室、酒店、餐廳、娛樂設(shè)施一并了解詳細(xì)，并仔細(xì)做好記錄，以便下次用。

考察會(huì)議室：

1、會(huì)議室一般都在渡假村或者酒店中尋找。會(huì)議室的地點(diǎn)最好離公司不超過一個(gè)小時(shí)的車程。

2、會(huì)議室的面積：一般的30人左右的會(huì)議室，按分組的話，需要大于70m2

3、會(huì)議室的形狀：一般來說，會(huì)議室的形狀以方正的為好，使用率相對(duì)較高。長方型或其他不規(guī)則的會(huì)議室在按上述經(jīng)驗(yàn)要相應(yīng)擴(kuò)大

4、會(huì)議室的擺放有回字型、宴會(huì)式、課桌式、分組式。課桌式相對(duì)占地少

5、確認(rèn)其他要素：MIC、音響、水、紙、筆；如要掛畫，可以采用哪些方式；投影儀、投影幕（如果是大型會(huì)議，投影幕的規(guī)格）、采光、燈光能否調(diào)節(jié)以適應(yīng)投影儀的應(yīng)用、戶外的景觀等

住宿

1、面積小于27m2的房間會(huì)顯得擁擠，狹小2、一定要看套間。大領(lǐng)導(dǎo)住的，很重要！3、觀察景觀的差別以及價(jià)格上的差別4、了解會(huì)議地點(diǎn)不同的住宿點(diǎn)，如標(biāo)間、別墅等。

餐飲

1、了解餐牌和價(jià)格

2、點(diǎn)菜時(shí)注意冷熱、葷素、干濕、顏色、材料、不同烹飪做法的搭配。盡量不要重復(fù)�？梢宰尣蛷d的人員先寫餐牌給你，然后自己再進(jìn)行修改。3、詢問是否有開瓶費(fèi)，可否自帶酒水等。

4、如需要在餐廳安排節(jié)目，請(qǐng)注意是否有舞臺(tái)燈；是否有舞臺(tái)娛樂設(shè)施

1、有哪些戶內(nèi)的設(shè)施，如保齡球、卡拉OK等。詢問是否可以清場(chǎng)2、有哪些戶外的設(shè)施

確認(rèn)會(huì)議地點(diǎn)

1、會(huì)議室一般為4小時(shí)一節(jié)，告知對(duì)方會(huì)議需要的場(chǎng)地的時(shí)間、時(shí)長；房間的數(shù)量、型號(hào)；需要用的娛樂設(shè)施

2、確認(rèn)報(bào)價(jià)

3、將會(huì)場(chǎng)的布置等要求提前傳真給酒店人員，并進(jìn)行溝通。

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