ERP系統(tǒng)銷售工作三月份月結總結

ERP系統(tǒng)三月份月結工作總結

主要工作：

1、業(yè)務量統(tǒng)計見下表

單位油氣銷售管理部規(guī)劃計劃部采油一廠采油二廠采油三廠采油四廠采油五廠采油六廠內(nèi)蒙事業(yè)部陜北項目部輸油管理處天然氣管理中心石化總廠天然氣產(chǎn)銷廠天然氣處理廠銷售公司其他單位總計銷售訂單4524000000130268347057941272073銷售發(fā)貨單296090159081113624775312855950302670發(fā)貨過賬憑證60901580815138285110913462358602939采購/轉儲訂單1440000000000001156085采購入庫70000000003602409810157生產(chǎn)收貨0011179749410011131300888158673002304物料移庫00000000001422422346735014101347轉儲發(fā)貨0000000000380940000132向成本中心發(fā)貨0074608449603810127710541307291051299其中油氣銷售管理部創(chuàng)建銷售訂單452筆，占總量的22%；發(fā)貨單296筆，占總量的11%；采購訂單14筆，占總量的16%；采購收貨7筆，占總量的4%。

截至到3月31日，參與銷售組業(yè)務操作的最終用戶有280人。

2、為使ERP成功上線和月結的順利進行，我們給每位

關鍵用戶指定了包干單位，分3批4次到各單位進行現(xiàn)場技術支持，收到了很好的效果。

3、完成報表開發(fā)和測試工作。銷售模塊提交外部和內(nèi)部報表共21個，已于二月份全部開發(fā)完畢，并通過了三月月結的測試。其中，油氣銷售管理部報表8個，包括：原油（成品油）銷售月報，天然氣銷售運行月報，輕烴（液化氣）銷售月報，油氣產(chǎn)品銷售匯總表，ALV銷售清單，以及交款通知單、銷售訂單、發(fā)貨單打印接口程序。以上報表和3月份財務報表對帳后，顯示結果一致，數(shù)據(jù)運算正確。

4、三月份系統(tǒng)上線后，按照油田ERP建設相關管理制度的規(guī)定，權限變更申請和主數(shù)據(jù)維護申請需報油氣銷售管理部審批。截止4月1日，共收到各單位上報的《權限變更申請表》28份，批準26份；《主數(shù)據(jù)維護申請表》9份，批準6份。

5、為適應ERP系統(tǒng)的要求，在SAP中設計了新式票據(jù)。三月份，在與結算中心、各相關二級單位充分協(xié)商的基礎上已正式開始新票據(jù)流轉，流轉程序正常。

6、修訂和完善用戶手冊。中原油田ERP系統(tǒng)用戶手冊已于去年編寫完成。它在上線前是培訓學員的基礎教材，上線后是用戶操作的“使用說明書”。結合二月份模擬運行的情況，銷售組在三月份對手冊進行了最后一次調(diào)整和完善。手冊分五本，共計1067頁、110805字。

存在的問題：

1、主數(shù)據(jù)特別是客戶信用主數(shù)據(jù)申請流程涉及銷售、財務兩個部門，需要雙方進行充分的溝通和協(xié)調(diào)。目前有100個左右的客戶信用主數(shù)據(jù)需要維護，油氣銷售管理部已向分公司和中原油氣財務部門送交申請，希望盡快維護以免影響四月份的業(yè)務操作。

2、各單位上報權限調(diào)整較為頻繁。目前為正式上線的第二個月，各項工作處于磨和期，屬正常情況，今后將謹慎對待。

3、部分最終用戶（包括結算中心財務人員）對SAP系統(tǒng)操作還不夠熟練，在月末的最后幾天影響了月結的進度，需要在今后的工作中繼續(xù)強化。

4、部分單位3月31日發(fā)生的新業(yè)務，未按照《中原油田ERP系統(tǒng)銷售模塊崗位操作規(guī)程》的要求修改銷售訂單“單據(jù)日期”，造成油氣銷售管理部三月份報表數(shù)據(jù)統(tǒng)計不完整（已通知相關人員修改）。今后需要進一步從制度上加強要求。

5、銷售公司成品油業(yè)務已于4月1日和華北大區(qū)正式集成，通過5天的運行仍發(fā)現(xiàn)不少問題。這些問題少部分是技術上的，大部分是業(yè)務流程和管理上的。埃森哲顧問將于5月上旬全部離開油田，因此希望加快銷售公司體制改革的

步伐。

對今后工作的建議：

1、油氣銷售管理部應加強對銷售業(yè)務的線上監(jiān)督和線下指導，加強銷售模塊主數(shù)據(jù)和權限的管理，盡快制定和頒布ERP業(yè)務操作規(guī)程及制度。

2、加強對用戶操作的考核，業(yè)務人員隨時檢查系統(tǒng)數(shù)據(jù)的正確性，及時發(fā)現(xiàn)和更正錯誤。

3、加強銷售管理、庫存管理過程中跨部門、跨單位間的溝通與銜接，各主管部門對歧異問題的協(xié)調(diào)和處理必須統(tǒng)一，提高工作效率。

擴展閱讀：ERP綜合應用典型銷售模塊應用總結

中原油田ERP綜合

應用典型銷售模塊應用總結

一、模塊應用概況

201*年，中原油田按照“統(tǒng)一管理，規(guī)范流程，分級運作，明確職責，監(jiān)督激勵”的工作方針和銷售資源、價格、合同、流向及結算管理五統(tǒng)一的工作原則，在銷售系統(tǒng)實行統(tǒng)一集中管理，此時正值油田ERP項目建設時期。中原油田抓住這一有利時機，通過ERP系統(tǒng)將過去銷售業(yè)務較為分散的管理模式變?yōu)橛吞锝y(tǒng)一銷售、集中管理模式，規(guī)范了銷售程序，提高了管理水平。自開展典型培養(yǎng)工作以來，我們始終堅持以總部標準化流程為模板，兼顧油田實際業(yè)務需求，將ERP運行與內(nèi)控管理有機結合，按照典型培養(yǎng)的要求不斷探索，整體推進，促進了ERP系統(tǒng)自身的不斷升級。目前模塊應用范圍覆蓋了油田所有油氣產(chǎn)品銷售業(yè)務，包括統(tǒng)配產(chǎn)品銷售，例如原油、成品油、天然氣等，以及自銷產(chǎn)品如液化氣、溶劑油等。系統(tǒng)正在使用的流程有25個，其中主數(shù)據(jù)維護流程5個，業(yè)務流程20個。

二、模塊應用組織實施概況

（一）模塊應用典型方案實施目標。將ERP與內(nèi)控制度緊密結合，通過ERP系統(tǒng)優(yōu)化和完善油氣產(chǎn)品銷售流程，變

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分散管理為集中管理，最終形成“統(tǒng)配產(chǎn)品嚴格計劃執(zhí)行，主導產(chǎn)品油田集中調(diào)配，生產(chǎn)單位負責交接計量，部分產(chǎn)品授權銷售”的管理格局。

（二）模塊應用典型方案主要內(nèi)容。為了實現(xiàn)這一目標，中原油田ERP典型應用方案主要包含以下內(nèi)容：

1、集中管理權利。通過ERP將過去銷售系統(tǒng)的分散管理模式變?yōu)橛吞锝y(tǒng)一銷售、集中管理模式，形成市場合力。

2、規(guī)范客戶管理。利用ERP客戶主數(shù)據(jù)維護加強銷售客戶管理，規(guī)范市場準入程序，提高客戶質(zhì)量；利用客戶信用主數(shù)據(jù)控制銷售資金風險，提高貨款回收率。

3、規(guī)范價格管理。將內(nèi)控制度規(guī)定的價格制定、審批權限移植于ERP系統(tǒng)，用系統(tǒng)實現(xiàn)銷售價格的集中管理和授權管理。

4、優(yōu)化銷售流程，減少票據(jù)流轉環(huán)節(jié)。5、定期優(yōu)化數(shù)據(jù)，加快系統(tǒng)運行速度。6、納入量化考核，提高對ERP重視程度。

經(jīng)過幾年的努力，中原油田銷售模塊全面完成典型方案制定的目標，ERP綜合應用水平大幅提高。

三、模塊應用主要創(chuàng)新點和意義

（一）用ERP權限管理功能實現(xiàn)油氣產(chǎn)品銷售集中管理。以前，中原油田油氣產(chǎn)品銷售管理較為分散，有多家二級單位如銷售公司、石油化工總廠、天然氣處理廠、天然氣

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產(chǎn)銷廠等擁有產(chǎn)品銷售職能，由于每個單位各自為戰(zhàn)，消弱了油田整體實力，造成市場價格無法統(tǒng)一、客戶資源浪費等不利局面。近年來，油田在企業(yè)層面成立銷售部門，目的就是要整合資源，實行統(tǒng)一集中管理。中原油田油氣產(chǎn)品銷售分為以下三部分。一是統(tǒng)配產(chǎn)品，指原油、成品油、天然氣、石腦油等由股份公司統(tǒng)一下達產(chǎn)銷計劃的產(chǎn)品，這類產(chǎn)品主要抓好股份公司統(tǒng)配計劃的落實；二是集中銷售產(chǎn)品，指液化氣、原料氣、丙丁烷等市場主導產(chǎn)品，這類產(chǎn)品重點是抓好油田集中銷售管理；三是授權委托銷售產(chǎn)品，指石油化工總廠、天然氣處理廠生產(chǎn)規(guī)模較小的油氣深加工產(chǎn)品，如溶劑油、丙烯等，其授權范圍視產(chǎn)量及市場變化情況而定，這類產(chǎn)品主要是采取向二級單位授權委托銷售的模式。

ERP系統(tǒng)的出現(xiàn)為實現(xiàn)以上管理模式搭建了良好的平臺。我們根據(jù)業(yè)務需要編制了不相容崗位清單和不相容角色矩陣，利用ERP用戶角色設置來區(qū)分不同崗位人員的管理權限，例如在銷售計劃執(zhí)行方面，縱向上，將統(tǒng)配產(chǎn)品和集中銷售產(chǎn)品的訂單維護權限賦予企業(yè)層面銷售管理部門，將授權銷售產(chǎn)品訂單維護權限賦予二級單位銷售管理部門，而基層單位只有發(fā)貨單及過賬權限；橫向上，即使是同一層級的操作，對單據(jù)的創(chuàng)建、修改、審批等，系統(tǒng)內(nèi)也要由不同崗位人員完成，起到相互監(jiān)督和制約的作用。

（二）用ERP嚴把客戶準入關，加強客戶信用控制。為

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規(guī)范客戶準入程序，中原油田制定了《油氣產(chǎn)品銷售客戶管理辦法》，對客戶準入實施三個環(huán)節(jié)的控制：首先由業(yè)務管理部門按照國家有關法律法規(guī)和內(nèi)控制度要求對客戶資質(zhì)進行審查；審查通過后，向總部標準化編碼網(wǎng)站申請ERP客戶編碼；最后將客戶主數(shù)據(jù)信息錄入系統(tǒng)。由于始終堅持系統(tǒng)應用標準化的原則，中原油田ERP經(jīng)過物碼轉換升級后，已逐步取消了企業(yè)自編碼客戶，全部改為由總部分發(fā)的“4”打頭編碼。

中原油田ERP系統(tǒng)啟用了客戶信用管理，將不同客戶設置為高、中、低三種風險級別，一旦發(fā)現(xiàn)信貸數(shù)據(jù)超限，系統(tǒng)立即凍結銷售訂單，關閉發(fā)貨流程，直至客戶繳納規(guī)定數(shù)額的貨款后才重新打開銷售流程。并且，中原油田在ERP上線時就通過修改系統(tǒng)后臺信用控制參數(shù)，將日后新增客戶的信用初始狀態(tài)設置為高風險和零信用值，如有調(diào)整則需履行相關審批手續(xù)，有效降低了銷售貨款回收的風險。這一做法早于內(nèi)控制度要求和ERP達標細則下發(fā)的時間。

（三）開發(fā)價格審批功能，規(guī)范價格管理。內(nèi)控制度對價格管理主要有三方面要求，一是必須由財務人員維護價格，二是訂單價格必須由價格主數(shù)據(jù)帶入，三是企業(yè)自銷產(chǎn)品可根據(jù)市場情況自行定價，并可給予下級營銷部門一定的價格浮動權限，超出權限的定價需向企業(yè)價格領導小組報批。對中原油田來說，除原油、成品油、天然氣等統(tǒng)配產(chǎn)品

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外，液化氣、溶劑油等一般產(chǎn)品銷售可以自行定價銷售并對下級營銷部門設定價格浮動權限。但ERP的標準功能中并沒有提供價格審批流程，為了滿足以上內(nèi)控管理需求，我們做了以下工作。

1、通過后臺設置，將銷售訂單價格字段鎖死，真正做到銷售人員無權在系統(tǒng)中調(diào)整價格，必須由財務人員維護價格主數(shù)據(jù)。

2、開發(fā)銷售指導價線上審批程序，在ERP系統(tǒng)中設定不同級別的價格審批權限，審批流程如下：

（1）油田每月發(fā)布自銷產(chǎn)品指導價格，并由銷售主管部門錄入SAP，系統(tǒng)自動按照3%的浮動值計算最低限價。

（2）銷售價格下調(diào)幅度大于指導價3%時（既價格低于最低限價），系統(tǒng)控制價格主數(shù)據(jù)不能被創(chuàng)建，無法使用事務代碼VK11，此時需要履行線上審批程序：首先由銷售人員在SAP上填報下調(diào)價格申請；價格下調(diào)幅度大于指導價3%、小于5%時，只需由油田價格領導小組辦公室完成一級審批既可；若價格下調(diào)幅度大于指導價5%，則先由價格領導小組辦公室審批，再由價格領導小組組長或油田主管領導完成二級審批。整個審批流程全部由系統(tǒng)自動觸發(fā)。

該程序是基于ERP系統(tǒng)開發(fā)的，是系統(tǒng)的增強程序，非外掛程序。

（四）規(guī)范票據(jù)流轉程序。一是簡化流程，以ERP流程

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為依據(jù)制定銷售票據(jù)的流轉環(huán)節(jié)，增加工作效率。例如訂單由原來的六聯(lián)單減少為現(xiàn)在的三聯(lián)，發(fā)貨單由8聯(lián)單減少為6聯(lián)。二是采取線下監(jiān)管和線上控制相結合的方式，重點加強票據(jù)的制作、修改、沖銷和凍結等過程的管理，對每種票據(jù)的審查做了嚴格規(guī)定，每張票據(jù)都要由不相容崗位人員對關鍵數(shù)據(jù)進行審核。

（五）定期優(yōu)化數(shù)據(jù)，加快系統(tǒng)運行速度。經(jīng)過長期運行，系統(tǒng)會產(chǎn)生大量冗余數(shù)據(jù)，增加系統(tǒng)負擔。我們規(guī)定，每月清理一次價格主數(shù)據(jù)，特別是要刪除過期價格，避免銷售風險；每半年清理一次ERP用戶，調(diào)整換崗用戶權限，刪除離崗用戶；每年清理一次客戶主數(shù)據(jù)，凍結或刪除二年內(nèi)無銷售業(yè)務的客戶信息；每年優(yōu)化一次銷售報表，根據(jù)業(yè)務實際調(diào)整運算邏輯，簡化運算程序，提高運行速度。

（六）量化考核，提高ERP重視程度。為進一步加強油氣銷售管理，提升工作質(zhì)量和水平，201*年以來我們在油田銷售系統(tǒng)開展了基礎工作量化考核，ERP日常運行管理是其中重要的考核指標�？己瞬扇〖径阮A考核、半年現(xiàn)場檢查、年終綜合評價的方式，內(nèi)容包括ERP支持體系建設、制度建設、線上線下業(yè)務流程設計以及ERP操作準確率等�？己私Y果與單位績效考核掛鉤，與年終“優(yōu)秀創(chuàng)效班組”和“優(yōu)秀創(chuàng)效員工”的評選活動掛鉤。通過考核，調(diào)動了銷售人員的工作積極性，提高了各單位對ERP的重視程度。

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四、效率及效益評估

（一）ERP為中原油田銷售系統(tǒng)實現(xiàn)集中統(tǒng)一管理提供了有效手段，形成了“統(tǒng)配產(chǎn)品嚴格計劃執(zhí)行，主導產(chǎn)品油田集中調(diào)配，生產(chǎn)單位負責交接計量，部分產(chǎn)品授權銷售”的管理格局。

（二）促進了銷售隊伍的廉政建設。ERP對銷售價格和客戶信用的監(jiān)管，規(guī)范了銷售行為，促進了銷售隊伍的廉政建設。目前系統(tǒng)中共有客戶主數(shù)據(jù)466個，其中低風險客戶20個（全部為中石化內(nèi)部單位），中風險客戶115個，高風險客戶331個。自ERP上線以來，中原油田銷售系統(tǒng)未發(fā)生違紀行為，未產(chǎn)生合同糾紛和新的銷售欠款，并回收歷史欠款6596萬元。

（三）工作效率大幅提高。價格審批功能上線后，銷售模塊的ERP應用水平進一步提高，規(guī)范了管理程序，加快了對市場動態(tài)的反應速度，調(diào)價申請和審批周期由原來的2到3天縮短到一天，工作效率明顯提高，基層銷售人員不用再為等一份調(diào)價申請而耗費時間和精力。

（四）ERP是內(nèi)控制度得以順利推行的有效手段。集團公司開展內(nèi)控管理工作以來，ERP系統(tǒng)成為規(guī)范企業(yè)業(yè)務流程，加強權限管理的重要技術手段，內(nèi)控工作的開展也促進了ERP系統(tǒng)的規(guī)范管理，深化了ERP系統(tǒng)的應用，推動了規(guī)章制度的有效執(zhí)行。幾年來，隨著管理的深入，大家對內(nèi)控

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的認識逐漸加深，由原來的不理解、不配合，變成了如今積極主動的開展工作，每做一筆業(yè)務都要想想各個環(huán)節(jié)是否符合內(nèi)控管理的規(guī)定，是否能夠通過ERP的流程控制。

五、ERP深化應用下步工作

（一）繼續(xù)優(yōu)化提升模塊功能，滿足業(yè)務管理需求。ERP系統(tǒng)需要結合業(yè)務管理實際，不斷改進和完善自身功能，只有將管理思想與信息技術完美結合，才能真正提高企業(yè)管理水平，達到總部實施信息化建設的目的。

1、目前的價格審批程序還停留在滿足基本業(yè)務操作要求上，一些擴展功能如作廢申請表刪除、申請表打印、審批記錄查詢等還未開發(fā)完善。

2、啟用配置計劃維護流程并開發(fā)配置計劃和訂單數(shù)量對比報表，實現(xiàn)銷售計劃維護、銷售計劃控制、銷售計劃執(zhí)行情況跟蹤、銷售計劃變更等的線上管理。

3、借助總部合同管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)銷售合同線上審批功能及對合同金額、價格、數(shù)量等履約情況的跟蹤管理。

（二）挖掘ERP數(shù)據(jù)分析能力，為領導決策提供幫助。目前廣大最終用戶的ERP應用水平還停留在簡單操作和查詢上，對系統(tǒng)數(shù)據(jù)的匯總、分析、利用還僅限于少數(shù)人。下一步針對幾個重要銷售報表進行優(yōu)化，根據(jù)各級管理人員的信息查詢需求，建立數(shù)據(jù)分析模型，為企業(yè)管理層開展經(jīng)濟指標分析和經(jīng)營決策提供有效支撐

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