制單員工作流程

實(shí)習(xí)內(nèi)容

這次在人人和超市配送中心實(shí)習(xí)的主要內(nèi)容是關(guān)于倉(cāng)庫(kù)的業(yè)務(wù)操作流程。入庫(kù)操作，出庫(kù)操作，在庫(kù)管理和帳務(wù)統(tǒng)計(jì)工作。常用單據(jù)：1、出入庫(kù)單2、進(jìn)退貨單3、調(diào)撥單4、聯(lián)營(yíng)廠家進(jìn)退貨單5、報(bào)損單6、贈(zèng)品接收單7、贈(zèng)品發(fā)放登記表8、辦公用品登記表。

工作職責(zé)

1、對(duì)每日發(fā)生在門(mén)店的商品進(jìn)貨、退換貨認(rèn)真核對(duì)數(shù)量、規(guī)格、金額，并對(duì)相關(guān)票據(jù)進(jìn)行整理備案。

2、對(duì)門(mén)店的報(bào)損商品，認(rèn)真核對(duì)數(shù)量、規(guī)格。然后確定報(bào)損原因，并對(duì)相關(guān)票據(jù)整理備案。3、對(duì)贈(zèng)品的進(jìn)銷存賬定期檢查、核實(shí)；對(duì)進(jìn)入門(mén)店進(jìn)行綁贈(zèng)的商品作登記，每月月底盤(pán)點(diǎn)。4、對(duì)門(mén)店領(lǐng)取的辦公用品進(jìn)行登記，定期進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)。

5、定期檢查門(mén)店庫(kù)存區(qū)的退換貨和報(bào)損，并督促門(mén)店做好退換貨和報(bào)損的工作。

作業(yè)程序

1、每日對(duì)管理范圍內(nèi)的單據(jù)進(jìn)行審核確認(rèn)并簽字。

2、對(duì)單據(jù)管理工作中產(chǎn)生的問(wèn)題，分析原因，提出解決的辦法及處理意見(jiàn)。

3、對(duì)下列單據(jù)進(jìn)行跟蹤保管：報(bào)損單、進(jìn)退貨單、廠家商品入庫(kù)出庫(kù)單、辦公用品登記表。

(一)入庫(kù)前的準(zhǔn)備工作:

1，審單/登記:認(rèn)真審核單據(jù)。供應(yīng)商交付的入庫(kù)單據(jù)，經(jīng)庫(kù)管人員認(rèn)真審核，商品名稱、條碼、數(shù)量、單價(jià)、規(guī)格，檢查單據(jù)是否齊全，并確認(rèn)貨物。入庫(kù)過(guò)程中，倉(cāng)管員應(yīng)認(rèn)真審核商品的條碼和數(shù)量，查看包裝狀況，如發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品包裝有損，可拒絕入庫(kù)或經(jīng)配送中心負(fù)責(zé)人同意并簽單后方可給予入庫(kù)。

2、由配送中心配貨員指揮裝卸工人安全，高效地進(jìn)行卸貨作業(yè)，確保貨物在裝卸過(guò)程中無(wú)損壞，并合理安排貨位，保證貨物對(duì)號(hào)入座。

3、審核與簽收:收貨完畢后，倉(cāng)管員對(duì)所收貨物重新核對(duì)，保證單據(jù)與實(shí)物相符。單據(jù)上要蓋有收貨專用章，發(fā)貨專用章和負(fù)責(zé)人的簽字。確認(rèn)無(wú)誤后，在庫(kù)存卡上作好入庫(kù)記錄，庫(kù)存卡要填寫(xiě)準(zhǔn)確，規(guī)范。對(duì)于入庫(kù)，還有其他特殊規(guī)定，如售后不良品入庫(kù)，門(mén)店退貨，各門(mén)店間調(diào)貨等，要靈活處理。

4、入庫(kù)后由供應(yīng)商到制單員處打印入庫(kù)驗(yàn)收單（一式二聯(lián)），制單員還要再次認(rèn)真核對(duì)商品名稱、條碼、價(jià)格、數(shù)量，總金額后，打印驗(yàn)收入庫(kù)單，確認(rèn)后簽字。（二）出庫(kù)管理的程序主要是:登記、貨位準(zhǔn)備、人員準(zhǔn)備和車輛準(zhǔn)備。

1、由各門(mén)店上傳要貨單，配送接收后，核實(shí)打印配貨單，交由配貨人員按單配貨。

2、配貨員根據(jù)配貨單，認(rèn)真核對(duì)商品名稱、條碼、數(shù)量，如發(fā)現(xiàn)有損（不能銷售）的商品應(yīng)放入不良品區(qū)，不得放入車上，全部配完商品后裝車送達(dá)各門(mén)店。3、各門(mén)店驗(yàn)收核實(shí)商品后，由驗(yàn)收人員確認(rèn)簽字。

常用單據(jù)說(shuō)制作流程

1、指供應(yīng)商攜入（攜出）的物品、道具、贈(zèng)品時(shí)應(yīng)填寫(xiě)的單據(jù)。

流程：由供應(yīng)商填寫(xiě)攜入（攜出）單經(jīng)辦人清點(diǎn)數(shù)量部門(mén)經(jīng)理簽字?jǐn)y入（攜出）經(jīng)辦人簽字

2、報(bào)損單：商品因變質(zhì)、發(fā)霉、鼠咬或因過(guò)保質(zhì)期無(wú)法退換的商品需要填寫(xiě)報(bào)損單。

主要流程：由門(mén)店填寫(xiě)用工報(bào)損單門(mén)店經(jīng)辦人簽字配送經(jīng)辦人簽字清點(diǎn)數(shù)量確認(rèn)。

3、商品退換貨單：商品因質(zhì)量或其它原因造成該商品無(wú)法銷售，要求供應(yīng)商退換貨需要填寫(xiě)商品退換貨單。主要流程：

由門(mén)店填寫(xiě)退換貨單經(jīng)辦人簽字店長(zhǎng)簽字配送核對(duì)數(shù)量經(jīng)手人簽字交制單員打印。

4、商品調(diào)撥單：門(mén)店與門(mén)店之間進(jìn)行商品的調(diào)出現(xiàn)調(diào)入時(shí)填寫(xiě)的商品調(diào)撥單。主要流程：調(diào)出門(mén)店填寫(xiě)調(diào)撥單經(jīng)辦人簽字店長(zhǎng)審核簽字調(diào)入門(mén)店店長(zhǎng)審核簽字交配送中心做單結(jié)束。

贈(zèng)品發(fā)放流程：

1、由配送主管統(tǒng)一分發(fā)到各門(mén)店，填寫(xiě)商品名稱、規(guī)格、數(shù)量，再由各委店店長(zhǎng)簽字。2、贈(zèng)品交接流程：供應(yīng)商送贈(zèng)品到配送，由收貨人填寫(xiě)一式二份，一聯(lián)供應(yīng)商、一聯(lián)配送

中心。

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銷售管理科制單員崗位工作說(shuō)明書(shū)

一、準(zhǔn)備性工作內(nèi)容和要求

1、編制《傭金、欠款與異常銷售情況查詢表》

根據(jù)銷售助理提供的《銷售合同》、《非常規(guī)銷售備案申請(qǐng)表》、《總經(jīng)理特批文件》、《欠款條》等文件資料，編制《激勵(lì)、傭金與異常銷售情況查詢表》，詳細(xì)記錄相關(guān)的欠款資質(zhì)信息、傭金與激勵(lì)信息、非常規(guī)銷售的各種備案信息、特殊銷售價(jià)格信息等關(guān)鍵內(nèi)容，以備制作訂單時(shí)查閱、核對(duì)。

2、《物流價(jià)格及到貨時(shí)間表》

每月與營(yíng)運(yùn)部物流管理部門(mén)溝通，核定、更新《物流價(jià)格及到貨時(shí)間表》；及時(shí)將更新信息向銷售人員發(fā)布，并以電話或短信方式通知注意。3、《標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品直銷與最低售價(jià)表》

根據(jù)公司《標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品價(jià)格表》，以“直銷價(jià)格*90%”作為“最低售價(jià)”，編制《標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品直銷與最低售價(jià)表》。

4、《欠款訂單和非常規(guī)訂貨需要的手續(xù)》

根據(jù)公司的欠款銷售政策和非常規(guī)訂貨要求，編制《欠款訂單和非常規(guī)訂貨需要的手續(xù)》。5、《欠款訂單的處理流程和要點(diǎn)》

根據(jù)公司的欠款訂單處理要求，編制《欠款訂單的處理流程和要點(diǎn)》。（欠款訂單增加與客戶溝通，傳真、提醒《收貨條》或回單蓋章）。6、《加急訂單的處理流程和要點(diǎn)》

根據(jù)公司的加急訂單處理要求，編制《加急訂單的處理流程和要點(diǎn)》。7、《常規(guī)訂單處理流程和要點(diǎn)》

根據(jù)公司的常規(guī)訂單處理要求，編制《常規(guī)訂單的處理流程和要點(diǎn)》。8、訂單格式準(zhǔn)備

涉及制單工作的人員，需分別準(zhǔn)備具有各自簽名的訂單模板，包括：《常規(guī)訂單》、《加急訂單》、《欠款訂單》和《加急欠款訂單》。9、貨物出廠短信模板

編制貨物出廠時(shí)向銷售人員和客戶發(fā)送的手機(jī)短信模板，包含產(chǎn)品名稱、數(shù)量、預(yù)計(jì)的到貨時(shí)間和感謝語(yǔ)句及聯(lián)系電話等。10、《制單員語(yǔ)言規(guī)范》

編制并不斷改進(jìn)制單員的標(biāo)準(zhǔn)用語(yǔ)規(guī)范和相應(yīng)的話術(shù)。二、訂貨信息的接收與要求

1、接收由客戶直接發(fā)出的訂貨信息，需及時(shí)與主管銷售人員聯(lián)系、溝通。2、接收客戶或陌生詢價(jià)電話，一律轉(zhuǎn)交相關(guān)區(qū)域銷售人員，并做《電話記錄》。3、涉及其他事項(xiàng)的，及時(shí)轉(zhuǎn)交其他部門(mén)進(jìn)行處理，并做《電話記錄》。4、根據(jù)銷售人員或客戶的溝通情況，判斷或預(yù)估訂單類型：（1）常規(guī)訂單：款到發(fā)貨并符合到貨時(shí)間要求或客戶自提的訂貨；（2）加急訂單：款到發(fā)貨但要求在常規(guī)到貨時(shí)間之前到貨的訂貨；（3）欠款訂單：延期付款但符合到貨時(shí)間要求或客戶自提的訂貨；（4）欠款加急訂單：延期付款且要求在到貨時(shí)間之前到貨的訂貨。三、審核“非正常訂貨”的條件和手續(xù)1、關(guān)于欠款訂貨條件的審核和處理

（1）凡涉及欠款的訂貨要求，均需嚴(yán)格按照《欠款訂單需要的手續(xù)和處理要點(diǎn)》，審核制作欠款訂單的相關(guān)手續(xù)是否完備。

（2）對(duì)于手續(xù)不完備的欠款訂貨要求，與相關(guān)銷售人員溝通，提請(qǐng)其按照相關(guān)規(guī)定和流程完成相關(guān)手續(xù)。在手續(xù)不完備的情況下，一律不得制作訂單。2、關(guān)于非常規(guī)訂貨條件的審核和處理

（1）涉及非常規(guī)訂貨，包括：跨區(qū)域銷售、異常價(jià)格訂貨、老產(chǎn)品延續(xù)性訂貨、定制性產(chǎn)品訂貨、包含其他非正常要求的訂貨，均需完成《非常規(guī)銷售備案申請(qǐng)表》。

（2）對(duì)未完成《非常規(guī)銷售備案申請(qǐng)表》手續(xù)的非常規(guī)訂貨要求，與銷售人員溝通，提請(qǐng)其按照相關(guān)規(guī)定和流程完成相關(guān)手續(xù)。四、制作銷售訂單

根據(jù)訂單類型（《常規(guī)訂單》、《加急訂單》、《欠款訂單》和《加急欠款訂單》），選擇具有本人簽名的相應(yīng)訂單模板，按相應(yīng)的《訂單處理流程和要點(diǎn)》，制作相應(yīng)訂單。五、跟蹤訂單處理結(jié)果

1實(shí)時(shí)跟蹤訂單的處理結(jié)果，并在貨物出廠之后，通過(guò)手機(jī)短信，按固定格式將相關(guān)信息通告銷售人員和客戶。

2如出現(xiàn)不能按時(shí)到貨等異常情況，及時(shí)通知銷售人員，并編制說(shuō)明性和致歉性手機(jī)短信通知訂貨客戶。

六、記錄、傳遞訂單及其衍生信息

1、根據(jù)《傭金、欠款與異常銷售情況查詢表》和每日訂單情況，通過(guò)《每日訂貨信息表》，記錄相關(guān)訂單的衍生信息，通過(guò)《銷售傭金記賬單》，記錄詳細(xì)的傭金信息，并每日掃描提交財(cái)務(wù)部、銷售助理。

2、每日下班之前，將當(dāng)日《發(fā)貨單》復(fù)印掃描，傳遞給財(cái)務(wù)部和銷售助理。3、分類保存所有訂單手續(xù)，并每月整理欠款訂單的《訂貨確認(rèn)單》移交財(cái)務(wù)部。4、及時(shí)向“供應(yīng)鏈科”收取《物流回單》或《收貨條》，并核對(duì)客戶的實(shí)際收貨信息，對(duì)出現(xiàn)差異的收貨單，及時(shí)與營(yíng)運(yùn)部供應(yīng)鏈科溝通，確定原因和針對(duì)客戶的補(bǔ)償方案，并做《客戶收貨異常及欠款回單記錄表》，記錄相關(guān)信息，并檢索與“欠款訂單”相關(guān)的《物流回單》或《收貨條》，原件提交財(cái)務(wù)部保存。七、編制《銷售數(shù)據(jù)匯總表》

根據(jù)日常銷售訂單，每日將訂單相關(guān)信息編入《銷售數(shù)據(jù)匯總表》；

每月將《銷售數(shù)據(jù)匯總表》提交銷售助理，由銷售助理編制《銷售數(shù)據(jù)分析報(bào)告》。八、欠款信息管理與欠款催繳

1、根據(jù)相關(guān)客戶的欠款情況，于規(guī)定還款期限前三日，提醒并協(xié)助相關(guān)銷售人員催要欠款，并做好催款、還款和對(duì)賬記錄，核算欠款利息并標(biāo)記壞賬，實(shí)時(shí)編制《催款、還款與對(duì)賬記錄表》，每月統(tǒng)計(jì)累積的欠款情況，編制《欠款情況匯總表》。（1）欠款利息從到期日起計(jì)算，以15％年利率計(jì)算利息費(fèi)用。

（2）經(jīng)多次催討無(wú)效或超過(guò)付款期限三個(gè)月的，公司將視之為壞賬，由制單員在每月的《欠款情況匯總表》中進(jìn)行標(biāo)記，并根據(jù)情況選擇進(jìn)入司法程序。

（3）《催款、還款與對(duì)賬記錄表》每月提交銷售助理，由其根據(jù)還款記錄，核算銷售人員提成。

2、根據(jù)客戶的欠款和還款行為，建立并及時(shí)調(diào)整、更新客戶的信用等級(jí)，并在制單員制定欠款訂單和審核客戶的欠款資質(zhì)時(shí)，提供相關(guān)的信息支持。4、對(duì)賬管理

1)制單員每月與財(cái)務(wù)部核對(duì)相關(guān)客戶的欠款金額和開(kāi)票金額。

2)制單員于每月1號(hào)至5號(hào)，制作《對(duì)帳單》，與相關(guān)欠款客戶對(duì)帳一次。

3)《對(duì)帳單》須由欠款客戶加蓋公章或財(cái)務(wù)專用章回傳，并掃描給財(cái)務(wù)存檔。對(duì)賬信息記

錄于《催款、還款與對(duì)賬記錄表》七、相關(guān)合同和其他文檔資料的處理

1、所有《銷售合同》、《總經(jīng)理特批文件》、《欠款條》、《無(wú)合同傭金情況說(shuō)明書(shū)》等涉及客戶欠款、傭金或激勵(lì)的確認(rèn)文件，均有財(cái)務(wù)部保存原件，銷售助理和制單員保存掃描件，由制單員編制《傭金、欠款與異常銷售情況查詢表》。

2、涉及銷售人員提成的《非常規(guī)銷售備案申請(qǐng)表》，由銷售助理保存原件，制單員保留掃描件，由制單員編制《傭金、欠款與異常銷售情況查詢表》。

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