會(huì)議接待

一、【接待會(huì)議類(lèi)別】：各科研機(jī)構(gòu)、機(jī)關(guān)、學(xué)校，各培訓(xùn)中心的學(xué)術(shù)研討會(huì)、筆會(huì)、論文發(fā)布會(huì)、各類(lèi)培訓(xùn)班企業(yè)業(yè)務(wù)洽談會(huì)、訂貨會(huì)、新產(chǎn)品推廣會(huì)、集團(tuán)公司董事會(huì)、獎(jiǎng)評(píng)會(huì)、客戶(hù)聯(lián)誼會(huì)、行業(yè)研討會(huì)等各類(lèi)型會(huì)議等二、【接待會(huì)議人數(shù)】：不限。三、【會(huì)議標(biāo)準(zhǔn)參考】：

（1）會(huì)議酒店范圍：二星級(jí)酒店（★★），三星級(jí)酒店（★★★），四星級(jí)酒店（★★★★）,五星級(jí)酒店（★★★★★）

（2）會(huì)議室范圍：根據(jù)需要可提供5人至1000人的會(huì)議室或報(bào)告大廳。（3）會(huì)議用餐范圍：25元/人/天--180元/人/天，多種標(biāo)準(zhǔn)供選擇。（4）會(huì)議用車(chē)范圍：豐田面包車(chē)、依維柯、金龍中巴（大巴）、瑞典沃爾沃、韓國(guó)現(xiàn)代（大宇）、德國(guó)凱斯鮑爾等進(jìn)口豪華大巴及各種品牌的中高檔轎車(chē)，任你們選擇。（5）會(huì)議接站及用車(chē)：專(zhuān)車(chē)免費(fèi)全天接站；優(yōu)惠價(jià)格提供會(huì)議期間用車(chē)服務(wù)。（6）會(huì)議票務(wù)：免費(fèi)代訂往返程飛機(jī)票，代訂返程火車(chē)臥鋪票。

（7）旅游考察安排：提供多條考察線(xiàn)路，優(yōu)惠價(jià)格安排參會(huì)代表的會(huì)后考察活動(dòng)。（8）會(huì)議娛樂(lè)及活動(dòng)：協(xié)助會(huì)議期間的各項(xiàng)娛樂(lè)活動(dòng)，回答客戶(hù)的咨詢(xún)并提供實(shí)惠選擇的建議！

（9）會(huì)議禮品：向開(kāi)會(huì)客戶(hù)調(diào)配優(yōu)秀國(guó)語(yǔ)導(dǎo)游或優(yōu)秀外語(yǔ)導(dǎo)游、翻譯等，做好會(huì)議禮品的解說(shuō)與建議工作。

（以上為一般性的會(huì)議范圍，具體的會(huì)議、會(huì)展、活動(dòng)，具體建議，具體策劃、具體協(xié)商。）

會(huì)議接待指南

一、根據(jù)客戶(hù)的意愿、要求，策劃、組織、執(zhí)行會(huì)議的各項(xiàng)接待工作，讓會(huì)議客戶(hù)放心、滿(mǎn)意最大化；讓會(huì)議接待服務(wù)優(yōu)質(zhì)最大化。

二、免費(fèi)代訂各星級(jí)酒店、各級(jí)餐廳、各種會(huì)議室并給予客戶(hù)最優(yōu)惠內(nèi)部協(xié)議價(jià)，做好會(huì)議用房、會(huì)議用餐、會(huì)議室的使用等各項(xiàng)工作。

三、會(huì)議期間免費(fèi)提供1-2名經(jīng)驗(yàn)豐富的接待人員全天協(xié)助會(huì)議工作（包括辦理代表簽到、解釋、資料整理分發(fā)、分房、展臺(tái)規(guī)劃及會(huì)場(chǎng)布置等工作），做好會(huì)議期間的協(xié)調(diào)服務(wù)工作。四、按要求安排會(huì)議接站工作，指派專(zhuān)車(chē)到機(jī)場(chǎng)、火車(chē)站免費(fèi)接送參會(huì)代表，免費(fèi)代訂返程飛機(jī)票。

五、按要求為其提供相關(guān)的外語(yǔ)翻譯、攝像、禮儀、公關(guān)、文秘等服務(wù)。

六、按照要求及會(huì)議的具體地需要，提供白板、紙筆、音像設(shè)備、投影儀等各種會(huì)議設(shè)備。七、我公司可根據(jù)會(huì)議的內(nèi)容、課題等，邀請(qǐng)相關(guān)課題的專(zhuān)家授課，為客戶(hù)提供相關(guān)的建議、邀請(qǐng)安排及其相關(guān)的具體工作。

八、按要求為會(huì)議期間的重要客人(VIP)提供特殊照顧、服務(wù)(如提供高檔豪華專(zhuān)車(chē)、娛樂(lè)建議等)。

九、以最優(yōu)惠價(jià)格、最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，組織、安排參會(huì)代表的會(huì)后觀(guān)光、考察活動(dòng)，做好觀(guān)光、考察期間的;吃、住、行、游、購(gòu)、娛;的各項(xiàng)觀(guān)光考察安排，讓參會(huì)代表充分了解、認(rèn)識(shí)風(fēng)情萬(wàn)種、風(fēng)光秀麗的云南。

十、按要求提供會(huì)議或會(huì)展期間的后勤保障和外圍協(xié)調(diào)服務(wù)，代辦會(huì)展用品的航空、鐵路托運(yùn)和云南土特產(chǎn)及會(huì)議禮品。我們的會(huì)議服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)單項(xiàng)或指定服務(wù)：1、會(huì)議接送4、票務(wù)服務(wù)7、特產(chǎn)介紹2、代訂酒店5、VIP服務(wù)

8、游覽用車(chē)

3、會(huì)議用餐、會(huì)場(chǎng)設(shè)計(jì)9、娛樂(lè)安排整體會(huì)務(wù)服務(wù)：

1、會(huì)議整體策劃、設(shè)計(jì)。2、全程會(huì)議操作、跟蹤。3、會(huì)后總結(jié)、會(huì)后整體安排。服務(wù)流程：會(huì)前準(zhǔn)備：

1、專(zhuān)人協(xié)助您的實(shí)地考察工作。吃、住、行、游、購(gòu)、娛。2、及時(shí)準(zhǔn)確提供機(jī)票、火車(chē)票、酒店信息。3、代訂會(huì)所需的音響、燈光、攝影等設(shè)備。4、提供平面立體、AV設(shè)計(jì)。會(huì)中服務(wù)：

1、提供專(zhuān)業(yè)外語(yǔ)翻譯,攝像,禮儀公關(guān)和文秘服務(wù)。2、免費(fèi)提供經(jīng)驗(yàn)豐富的接待人員全天協(xié)助會(huì)務(wù)工作。3、會(huì)議期間可為VIP客人提供特殊照顧和服務(wù)。

4、向參會(huì)人員提供全市范圍內(nèi)機(jī)場(chǎng)、火車(chē)站接送服務(wù)。5、提供會(huì)議期間以后勤保障工作和外圍的協(xié)調(diào)服務(wù)。會(huì)后總結(jié)：

1、對(duì)參會(huì)代表的會(huì)后旅游考察工作進(jìn)行合理安排。

2、協(xié)助會(huì)議人員處理會(huì)后事宜，進(jìn)行會(huì)議期間的工作總結(jié)。我們的服務(wù)宗旨：“賓客至上服務(wù)第一”。會(huì)議接待的流程一.會(huì)前：1.與我社洽談

2.提供會(huì)議所需要的機(jī)票、車(chē)票、住宿酒店、會(huì)議場(chǎng)所、交通等信息。并制定完備的會(huì)議預(yù)案書(shū)給會(huì)議方

3.確定方案，簽訂合同，預(yù)付定金。二.會(huì)中

1.會(huì)議接待：專(zhuān)人負(fù)責(zé)機(jī)場(chǎng)，車(chē)站的禮儀、接站、攻關(guān)等服務(wù)。提前在酒店、會(huì)議室擺放好歡迎調(diào)幅、歡迎牌、簽到臺(tái)、指示牌等。

2.會(huì)前準(zhǔn)備：準(zhǔn)備好會(huì)議所需要的會(huì)議資料，會(huì)議用品，會(huì)議演講稿等會(huì)議相關(guān)物品。3.會(huì)議場(chǎng)所：專(zhuān)人到會(huì)議室檢查會(huì)議室條幅、燈光、音響、茶飲等。4.會(huì)議住宿：房間樓層及房間號(hào)確認(rèn)，詢(xún)問(wèn)是否有特殊要求。5.會(huì)議餐飲：用餐時(shí)間、用餐標(biāo)準(zhǔn)及特殊客人（回民）的確認(rèn)。6.會(huì)議旅游：旅游線(xiàn)路行程、用車(chē)、導(dǎo)游是否增加景點(diǎn)等確認(rèn)。7.會(huì)議娛樂(lè)：娛樂(lè)消費(fèi)形式、消費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、娛樂(lè)地點(diǎn)的確認(rèn)。

8.會(huì)議服務(wù)：會(huì)議代表合影留念、為代表提供文秘服務(wù)及相關(guān)服務(wù)。三.會(huì)后

結(jié)帳：提供會(huì)議過(guò)程中的詳細(xì)費(fèi)用發(fā)生明細(xì)及說(shuō)明，專(zhuān)人與客戶(hù)進(jìn)行核對(duì)并結(jié)帳。我們的會(huì)議接待宗旨

1、及時(shí)準(zhǔn)確提供酒店、大小交通（機(jī)票、火車(chē)票）、旅游信息，針對(duì)您所需的服務(wù)項(xiàng)目第一時(shí)間的策劃與報(bào)價(jià)。

2、執(zhí)行雙方確認(rèn)的協(xié)議條款，在保證您所需的服務(wù)的前提下，保護(hù)雙方的合法權(quán)益。3、提供會(huì)議簽到臺(tái)，并有專(zhuān)人協(xié)助會(huì)務(wù)組分發(fā)資料，辦理相關(guān)入住手續(xù)。4、會(huì)議期間及時(shí)叫早、叫醒服務(wù)使參會(huì)代表安心休息。5、免費(fèi)為會(huì)議提供會(huì)議提示牌、水牌和席位卡。

6、根據(jù)實(shí)際情況，提供收費(fèi)/免費(fèi)機(jī)場(chǎng)、火車(chē)站接送服務(wù)，如有參會(huì)者需提前返程，可在會(huì)堂一角設(shè)返程機(jī)票預(yù)定。

7、如果您在會(huì)后需要為參會(huì)嘉賓提供一份具有當(dāng)?shù)靥厣�的紀(jì)念品，我們會(huì)提供必要的服務(wù)及信息，并協(xié)助您采購(gòu)。

8、如果您在會(huì)后需要為參會(huì)嘉賓提供一次難得的旅游活動(dòng)，我們會(huì)為您提供最優(yōu)質(zhì)的旅游行程、游覽到最好景區(qū)景點(diǎn)、安排最佳時(shí)間段飛機(jī)航班、品嘗到當(dāng)?shù)刈罹叽�表性的風(fēng)味餐、最好的導(dǎo)游、駕駛技術(shù)一流的師傅和車(chē)況良好的旅游車(chē)輛，同時(shí)報(bào)給您一個(gè)合適公道的價(jià)格。9、訂票服務(wù)：代訂各大航空公司及相應(yīng)各大航線(xiàn)優(yōu)惠折扣機(jī)票；免費(fèi)代訂全國(guó)各地返程火車(chē)硬（座）臥鋪車(chē)票。

10、我社根據(jù)客戶(hù)的意愿、要求，策劃、組織、執(zhí)行會(huì)議的各項(xiàng)接待工作，讓會(huì)議客戶(hù)放心、滿(mǎn)意最大化；讓會(huì)議接待服務(wù)優(yōu)質(zhì)最大化。會(huì)議接待標(biāo)準(zhǔn)

1、為會(huì)方砍價(jià)，節(jié)約經(jīng)費(fèi)，代訂各地優(yōu)惠客房；

2、提供會(huì)議所需的白板、紙筆、音像設(shè)備、投影儀、互聯(lián)網(wǎng)、普通多媒體及其它相應(yīng)的服務(wù)；

3、為代表提供禮儀、公關(guān)、文秘服務(wù)；

4、代表展品的托運(yùn)代辦（航空、鐵路、公路）；5、為會(huì)議組織者提供互聯(lián)網(wǎng)上網(wǎng)方便。

擴(kuò)展閱讀：旅行社會(huì)議接待流程

旅行社會(huì)議接待流程

一：會(huì)議資料準(zhǔn)備

1：會(huì)議資料：由主辦單位提供，其中文字資料，由承辦單位按會(huì)務(wù)組要求根據(jù)參會(huì)人數(shù)印刷。

2：會(huì)議資料（主辦單位提供）3：領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿（主辦單位提供）

4：《報(bào)到冊(cè)》、《會(huì)議指南》、《會(huì)議日程》、參會(huì)者到達(dá)消息。5：項(xiàng)目執(zhí)行情況資料（主辦單位提供）6：展板所屬圖片（主辦單位提供）7：廣告牌設(shè)計(jì)稿

8：歡迎布標(biāo)、會(huì)議室布標(biāo)

9：會(huì)議禮品（按參會(huì)人數(shù)準(zhǔn)備）10：會(huì)議代表證11：會(huì)議用餐券

二：設(shè)備及設(shè)施準(zhǔn)備

1：投影儀、多媒體電腦一臺(tái)

2：廣告牌按設(shè)計(jì)稿制作好，根據(jù)要求準(zhǔn)備3：會(huì)議室一間（根據(jù)入會(huì)人數(shù))4：車(chē)輛準(zhǔn)備5：麥克風(fēng)3只

6：訂制領(lǐng)導(dǎo)座次牌（名單由主辦單位提供）7：會(huì)議形式：座談及課桌形式8：照相機(jī)一臺(tái)

9：攝影機(jī)一臺(tái)、由專(zhuān)業(yè)人員操作三：會(huì)前準(zhǔn)備工作程序

1：根據(jù)會(huì)務(wù)組要求，代表報(bào)到前兩天，會(huì)議室會(huì)場(chǎng)布置(或分組討論)（會(huì)標(biāo)、廣告牌、燈光、音響、多媒體、投影儀、電源、桌椅、茶杯及服務(wù)員安排）按部落實(shí)到位。

2：據(jù)酒店提供的房況表，報(bào)到前兩天與先到達(dá)的會(huì)務(wù)組人員協(xié)商確定會(huì)務(wù)組房間，選定領(lǐng)導(dǎo)、專(zhuān)家及主要代表入住的樓層、房間類(lèi)型、房號(hào)、需要放置的水果種類(lèi)及特殊安全保衛(wèi)工作。

3：提前兩天檢查餐廳環(huán)境衛(wèi)生，桌椅擺設(shè)、餐具的完好程度，再次落實(shí)菜單及服務(wù)到位情況。

4：提前兩天完成會(huì)議所需的代表證、發(fā)放的資料、簽到表、就餐卡、廣告牌、商家展板及宣傳設(shè)備的擺設(shè)位置，電源、燈光亮度、通道暢通等情況，會(huì)間攝影、攝像設(shè)備，人員的準(zhǔn)備。

5：與酒店保安部組成會(huì)議安全組，在會(huì)議期間加強(qiáng)門(mén)衛(wèi)、樓層行查，杜絕安全隱患的發(fā)生。

6：在大堂、樓層、餐廳、會(huì)議是、電梯等處帖上會(huì)議指示箭頭。四：會(huì)議其它費(fèi)用開(kāi)支預(yù)算1：代表證：1-3元/張2：廣告牌：萬(wàn)通板，1米X2米板17元/塊；會(huì)議室主席臺(tái)背景1.9米X5.7米，需用萬(wàn)通板6板；徽標(biāo)、刻字按字?jǐn)?shù)、尺寸、顏色收費(fèi)、制作費(fèi)約500元左右

3：展板：根據(jù)主辦方要求，由我方代辦，費(fèi)用按時(shí)結(jié)算。

4：臨時(shí)用車(chē)：別克商務(wù)車(chē)（900元/天），現(xiàn)在瑞風(fēng)商務(wù)車(chē)（700元/天），桑塔那（450元/天），11座金杯車(chē)（500元/天）5：宴會(huì)標(biāo)準(zhǔn)（由貴公司訂標(biāo)準(zhǔn)）6：水果7：紀(jì)念品

8：資料打印、復(fù)印9：照相、攝像10：其它

五：會(huì)場(chǎng)布置1：布標(biāo)

2：按會(huì)議規(guī)定的擺防形式及要求布置好會(huì)場(chǎng)3：設(shè)立會(huì)務(wù)人員發(fā)放會(huì)議用品及文件4：確定會(huì)場(chǎng)攝影點(diǎn)和時(shí)間六：人員安排1：根據(jù)會(huì)議人數(shù)需求安排會(huì)務(wù)接待小組、如住房登記員，財(cái)務(wù)人員，票務(wù)，考察咨詢(xún)，引導(dǎo)人員（至房間、餐廳、電梯、會(huì)議室）

2：會(huì)議全程督導(dǎo)人員，負(fù)責(zé)落實(shí)會(huì)議室布置、茶水供應(yīng)及服務(wù)3：攝影組：根據(jù)會(huì)議需求安排攝影人員

4：車(chē)輛小組：根據(jù)會(huì)議實(shí)到人數(shù)，落實(shí)車(chē)況好、駕駛技術(shù)好的配套車(chē)輛。此小組負(fù)責(zé)會(huì)議臨時(shí)接待服務(wù)工作。如：專(zhuān)家、領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)出行，就餐、會(huì)見(jiàn)等活動(dòng)的車(chē)輛。

5：旅游接待小組：根據(jù)參加考察人數(shù)安排每車(chē)一位優(yōu)秀導(dǎo)游，負(fù)責(zé)代表的服務(wù)

6：生活小組：此小組負(fù)責(zé)會(huì)議用餐的時(shí)間、人數(shù)及相關(guān)的一些服務(wù)，確保代表會(huì)議期間的生活服務(wù)七：發(fā)票的開(kāi)據(jù)

在會(huì)議前通知上注明由我方承辦、會(huì)議期間我方根據(jù)代表需要，開(kāi)具正式發(fā)票及酒店的住宿發(fā)票。八：會(huì)議接站

1：會(huì)議報(bào)到當(dāng)天，安排全天候接站，機(jī)場(chǎng)設(shè)立兩塊醒目接站牌，一塊設(shè)在正門(mén)出站口，一塊設(shè)在提取行李出口處�；疖�(chē)站設(shè)一塊醒目接站牌。2：人員及車(chē)輛安排

1）：人員：機(jī)場(chǎng)設(shè)1-2人、（領(lǐng)導(dǎo)、專(zhuān)家除外）2）：接站車(chē)輛：根據(jù)會(huì)務(wù)組要求派車(chē)

3）：領(lǐng)導(dǎo)、專(zhuān)家由會(huì)務(wù)組統(tǒng)一安排，根據(jù)航班、車(chē)次，派專(zhuān)人專(zhuān)車(chē)接送，需要送花、護(hù)照的提前安排，保證準(zhǔn)確安全接待。九：會(huì)議報(bào)到

1：在酒店大堂設(shè)“報(bào)到處”、“收費(fèi)處”、“考察咨詢(xún)處”、“票務(wù)處”2：報(bào)到登記時(shí)，填寫(xiě)姓名、單位、職務(wù)、身份證號(hào)碼、通訊地址、電話(huà)、收費(fèi)金額、入住金額、入住天數(shù)、房間號(hào)、考察線(xiàn)路等。3：提醒代表貴重品免費(fèi)寄存總臺(tái)、保管好個(gè)人財(cái)物，耐心、細(xì)致地解說(shuō)會(huì)議報(bào)到須知及有關(guān)事宜，及時(shí)妥善處理好代表要求。

4：根據(jù)會(huì)務(wù)組要求傳達(dá)通知、指示，準(zhǔn)確發(fā)放會(huì)議資料、紀(jì)念品、餐券、考察乘車(chē)券

5：代表報(bào)到后，由行李員引導(dǎo)入住，同時(shí)辦理行李寄存6：當(dāng)天打印會(huì)議通訊錄并與會(huì)務(wù)老師校對(duì)，及時(shí)發(fā)給代表7）：會(huì)務(wù)組24小時(shí)有專(zhuān)職會(huì)議，隨時(shí)接待安排參會(huì)代表十：會(huì)議期間

1：要求酒店落實(shí)叫早服務(wù)2：準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)用餐人數(shù)并安排代表用餐，及時(shí)解決會(huì)議期間臨時(shí)發(fā)生的問(wèn)題，確保會(huì)議正常進(jìn)行

3：會(huì)議室布置情況落實(shí)

4：安排好旅游選種、落實(shí)返程機(jī)、車(chē)票的登記

5：及時(shí)統(tǒng)計(jì)票務(wù)預(yù)訂情況、考察人數(shù)、行程立即同旅行社計(jì)調(diào)反饋6：與酒店公司財(cái)務(wù)人員協(xié)調(diào)好票據(jù)的開(kāi)取

7：準(zhǔn)備統(tǒng)計(jì)返程的人數(shù)、時(shí)間、日期、確定代表返程十一：會(huì)議考察

1、代表的安全問(wèn)題

1）、考察期間為每位代表辦理10萬(wàn)元的人身保險(xiǎn)。

2）、考察的整個(gè)行程中，我方派人員全程陪同、確�？疾祉樌�進(jìn)行。3）、要求每個(gè)環(huán)節(jié)的接待人員做到嚴(yán)格的保密制度、確保代表的人身安全。

4）、我中心承諾確保代表返程機(jī)、車(chē)票，并根據(jù)返程時(shí)間及方向分批送行，取保順利返程

十二：會(huì)議結(jié)束工作1：會(huì)議結(jié)算

1）：我方向會(huì)務(wù)給出書(shū)面報(bào)告，交會(huì)務(wù)組審核。并列《會(huì)議結(jié)算清單》，包括此會(huì)議的實(shí)際人數(shù)、天數(shù)、實(shí)際用餐人數(shù)、用餐標(biāo)準(zhǔn)、考察人數(shù)及會(huì)議期間其它費(fèi)用開(kāi)支，我方承諾快捷、準(zhǔn)確無(wú)誤2）：向會(huì)務(wù)組提供所需發(fā)票

3）：返還會(huì)務(wù)組附加的會(huì)議利潤(rùn)

4）：我方本著多年的辦公經(jīng)驗(yàn)，為會(huì)務(wù)組在各項(xiàng)費(fèi)用開(kāi)支中，爭(zhēng)取最大的利益

2：會(huì)議返程

1）：我方根據(jù)代表返程機(jī)、車(chē)票時(shí)間及方向，分批送站，我方承諾確保代表順利返程

2）：我方可根據(jù)會(huì)務(wù)組需要派專(zhuān)人、專(zhuān)車(chē)、提供滿(mǎn)意的送站服務(wù)，并向會(huì)務(wù)組贈(zèng)送精美禮品

3）：我方向代表全面征求意見(jiàn)，了解此會(huì)議的滿(mǎn)意程度，并向會(huì)務(wù)組反饋

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