電力工程總承包項(xiàng)目檔案管理探討

電力工程總承包項(xiàng)目檔案管理探討

上世紀(jì)九十年代以來，國(guó)內(nèi)電力設(shè)計(jì)單位陸續(xù)承擔(dān)輸變電工程和發(fā)電工程的總承包項(xiàng)目，工作內(nèi)容包含了工程項(xiàng)目前期研究、招標(biāo)、投標(biāo)、設(shè)計(jì)、采購、施工管理、試運(yùn)行等工程建設(shè)全過程的所有范圍，打破了單一設(shè)計(jì)的局面，拓寬了業(yè)務(wù)，同時(shí)在工程建設(shè)過程中也產(chǎn)生了各種類型的文件材料，如何按照檔案管理的一般規(guī)律對(duì)工程建設(shè)中產(chǎn)生的文件材料進(jìn)行管理，是工程總承包單位需要解決的問題。1加強(qiáng)工程檔案管理是做好服務(wù)的需要

為貫徹國(guó)務(wù)院關(guān)于投資體制改革的決定，國(guó)家檔案局、國(guó)家發(fā)展和改革委員會(huì)于201*年6月印發(fā)《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》，對(duì)工程檔案驗(yàn)收提出了具體要求，廣東省檔案局、廣東省發(fā)展和改革委員會(huì)制定了實(shí)施意見，廣東電網(wǎng)公司對(duì)于110kV以上各電壓等級(jí)輸變電工程建設(shè)檔案驗(yàn)收也提出了具體要求。電力設(shè)計(jì)單位作為總承包單位有責(zé)任收集和匯總工程檔案，并向業(yè)主移交，對(duì)此，國(guó)家建設(shè)部頒發(fā)的《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》(GB/T50328-201*）已有明確規(guī)定。

電力設(shè)計(jì)單位開展電力工程總承包工作的動(dòng)力來源于開拓市場(chǎng)、擴(kuò)大業(yè)務(wù)范圍、提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的需要，有很大的積極性，各單位都在工程實(shí)踐中努力探索如何做好工程總承包管理。工程檔案是工程建設(shè)的一個(gè)重要組成部分，是工程建設(shè)項(xiàng)目的歷史記錄，也是工程項(xiàng)目投產(chǎn)后運(yùn)行、維修、管理、改建、擴(kuò)建及技術(shù)改造等工作的重要依據(jù)。在工程建設(shè)過程中，及時(shí)收集工程檔案信息，準(zhǔn)確鑒別工程文件材料，規(guī)范整理工程檔案，保持工程檔案的完整和系統(tǒng)，不僅是為在建工程做好當(dāng)前服務(wù)的需要，也是為工程項(xiàng)目投產(chǎn)后開展各項(xiàng)工作做好服務(wù)的需要。

電力設(shè)計(jì)單位要做好電力工程總承包檔案管理工作，需要處理好外部和內(nèi)部各相關(guān)方之間的關(guān)系，明確各方職責(zé)范圍；還要區(qū)分好工程總承包檔案和原工程設(shè)計(jì)檔案，不能混淆不清。2明確合同相關(guān)方職責(zé)

工程總承包項(xiàng)目從簽訂合同開始，就應(yīng)該明確合同各方在工程總承包項(xiàng)目文件材料歸檔上的職責(zé)。事前的責(zé)任明確，有利于各方在工作中主動(dòng)收集、積累文件材料，保證文件材料歸檔質(zhì)量。2.1業(yè)主方

業(yè)主作為投資方，在工程項(xiàng)目委托設(shè)計(jì)單位總承包之前，已經(jīng)開展了前期準(zhǔn)備工作，如征地、立項(xiàng)、資金籌措等，前期工作形成的文件材料應(yīng)該立卷歸檔。這些文件材料是由業(yè)主自己歸檔，還是移交總承包單位統(tǒng)一歸檔，責(zé)任需要明確；工程檔案整理執(zhí)行什么標(biāo)準(zhǔn)，業(yè)主有責(zé)任提出要求；工程監(jiān)理單位由誰聘請(qǐng)，監(jiān)理文件材料是直接由監(jiān)理單位向業(yè)主移交，還是向總承包方移交都必須有明確界定。2.2總承包方

總承包方負(fù)責(zé)工程總承包范圍內(nèi)的項(xiàng)目文件材料形成、積累、整理、歸檔和保管工作；指導(dǎo)和監(jiān)督分包方項(xiàng)目文件材料歸檔，對(duì)分包方提交的項(xiàng)目檔案資料進(jìn)行匯總、整理；項(xiàng)目竣工后向業(yè)主移交完整、系統(tǒng)的項(xiàng)目檔案資料。2.3分包方

分包方負(fù)責(zé)收集、整理分包范圍內(nèi)形成的項(xiàng)目文件材料，接受總承包方的檢查指導(dǎo)，并對(duì)歸檔項(xiàng)目文件材料的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性負(fù)責(zé)，工程結(jié)束后及時(shí)將工程檔案向總承包方移交。

3明確總承包方內(nèi)部分工職責(zé)電力設(shè)計(jì)單位作為工程總承包方，在目前現(xiàn)有的組織架構(gòu)下，都有成立一個(gè)專門的部門來承擔(dān)工程建設(shè)的管理工作，不管這個(gè)部門的名稱是什么（本文稱為項(xiàng)目組），都需要配備項(xiàng)目經(jīng)理（負(fù)責(zé)人）、專業(yè)工程師（負(fù)責(zé)建設(shè)項(xiàng)目各不同專業(yè)的管理）、工程秘書（或稱資料管理員，負(fù)責(zé)建設(shè)項(xiàng)目文件材料的管理及歸檔）等工作人員。項(xiàng)目組開展總承包工作，還需要電力設(shè)計(jì)單位內(nèi)部各相關(guān)部門提供必要資源的支持。因此，工程總承包項(xiàng)目文件材料歸檔的職責(zé)可考慮：

3.1總承包項(xiàng)目經(jīng)理

負(fù)責(zé)工程總承包建設(shè)全過程的項(xiàng)目文件材料立卷歸檔工作的組織、協(xié)調(diào)、監(jiān)督、檢查。負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)、監(jiān)督、檢查各分包方工程文件材料的收集、整理及歸檔工作。負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)、監(jiān)督、檢查總承包方內(nèi)部各相關(guān)部門及各級(jí)相關(guān)人員工程文件材料的收集、整理及歸檔工作。

負(fù)責(zé)向業(yè)主移交項(xiàng)目工程檔案，并保證其完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性。3.2總承包項(xiàng)目組專責(zé)工程師

負(fù)責(zé)本工作崗位管轄范圍內(nèi)文件材料的接收和歸檔，包括與業(yè)主、分包方、設(shè)備廠家等外部單位發(fā)生工作關(guān)系產(chǎn)生的文件材料和與院內(nèi)部各相關(guān)部門工作聯(lián)系所產(chǎn)生的文件材料，都有接收和歸檔的責(zé)任，并對(duì)其完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性負(fù)責(zé)。3.3總承包項(xiàng)目組工程秘書

負(fù)責(zé)日常項(xiàng)目文件材料的形成、收集、整理、編目、臨時(shí)保管、提供利用及歸檔工作；協(xié)助項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)分包單位歸檔項(xiàng)目文件材料進(jìn)行驗(yàn)收，工程竣工后，向業(yè)主和總承包單位檔案管理部門移交歸檔項(xiàng)目文件材料，對(duì)項(xiàng)目文件材料的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性負(fù)責(zé)。3.4總承包方檔案管理部門及各相關(guān)管理部門

檔案管理部門負(fù)責(zé)歸檔項(xiàng)目文件材料的接收、整理、編目、保管、提供利用；對(duì)工程總承包過程中項(xiàng)目文件材料的收集、整理、預(yù)立卷、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)；配合項(xiàng)目經(jīng)理向業(yè)主移交竣工項(xiàng)目文件材料。

在工程總承包實(shí)施過程中，經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、技術(shù)質(zhì)量、財(cái)務(wù)、人事、采購、施工管理等相關(guān)部門與工程總承包會(huì)發(fā)生工作關(guān)系，各自形成文件材料，在習(xí)慣做法及現(xiàn)有內(nèi)部機(jī)制中，各部門形成的文件材料自己向檔案管理部門歸檔，檔案管理部門按照電力規(guī)劃設(shè)計(jì)的規(guī)程規(guī)范進(jìn)行整理、保管，實(shí)際上工程總承包項(xiàng)目文件材料在各相關(guān)管理部門歸檔的環(huán)節(jié)上已經(jīng)分離出來而失去完整性，最后在工程竣工后向業(yè)主移交檔案時(shí)容易出現(xiàn)缺項(xiàng)、歸檔不完整等問題。因此，需要有一種制度來規(guī)范行為，促使各相關(guān)管理部門在文件材料歸檔時(shí)，牽涉到工程總承包的文件材料歸檔有責(zé)任知會(huì)項(xiàng)目組工程秘書，工程秘書在收集文件材料的過程中，應(yīng)密切跟蹤分散在各個(gè)部門的文件材料，做好登記積累工作。4正確區(qū)分工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)與工程總承包之間的關(guān)系電力工程總承包項(xiàng)目的設(shè)計(jì)工作，一般情況下是由總承包方內(nèi)部有關(guān)設(shè)計(jì)部門承擔(dān)設(shè)計(jì)（也不排除由外單位承擔(dān)，本文只論述由內(nèi)部承擔(dān)），設(shè)計(jì)部門承擔(dān)工程總承包項(xiàng)目的設(shè)計(jì)工作產(chǎn)生的文件材料按照電力設(shè)計(jì)行業(yè)的規(guī)程規(guī)范來整理歸檔，設(shè)計(jì)單位本身需要工程設(shè)計(jì)檔案存檔。

設(shè)計(jì)單位還要向業(yè)主移交完整的工程檔案，向業(yè)主移交的工程檔案，不但有工程設(shè)計(jì)方面的檔案，還包括工程管理、施工等工程建設(shè)全過程的檔案，而且檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)也與單一設(shè)計(jì)的不同，電網(wǎng)工程和發(fā)電工程都分別執(zhí)行不同的標(biāo)準(zhǔn)。因此，為避免工程總承包工作在最后向業(yè)主移交檔案時(shí)陷入被動(dòng)，必須正確區(qū)分內(nèi)部工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)與工程總承包之間的關(guān)系：4.1工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件材料

工程總承包項(xiàng)目的工程設(shè)計(jì)所產(chǎn)生的文件材料，按照電力設(shè)計(jì)單位檔案管理辦法歸檔，不用改變。工程設(shè)計(jì)文件材料歸檔保持過去的做法不變，考慮了工作的延續(xù)性，有利于檔案管理。工程竣工時(shí)，設(shè)計(jì)部門將文件材料向工程總承包項(xiàng)目組移交。4.2工程總承包文件材料

工程總承包項(xiàng)目組在總承包工作過程中主要是開展組織、協(xié)調(diào)等管理工作，不參與具體的設(shè)計(jì)、施工，工程總承包項(xiàng)目組在工作中形成的文件材料應(yīng)屬于管理性的文件材料，設(shè)計(jì)圖紙文件屬于設(shè)計(jì)部門形成的文件材料，不能因?yàn)楣こ炭偝邪��?xiàng)目組和設(shè)計(jì)部門都是設(shè)計(jì)院屬下的部門而混淆了工作性質(zhì)。

工程總承包文件材料的整理歸檔由項(xiàng)目組負(fù)責(zé)，為把工程總承包項(xiàng)目文件材料歸檔做好，在工作啟動(dòng)階段，與業(yè)主協(xié)商落實(shí)好整理工程檔案應(yīng)執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)是工程總承包項(xiàng)目組事先應(yīng)做的工作，前期工作做得好，有利于文件材料歸檔工作的開展，提高工程項(xiàng)目文件材料歸檔質(zhì)量；總承包方檔案管理部門應(yīng)主動(dòng)指導(dǎo)、協(xié)助項(xiàng)目組做好歸檔工作，向業(yè)主移交高質(zhì)量的工程檔案。

工程結(jié)束后，在總承包單位內(nèi)部，會(huì)形成兩份不同的檔案：一份是工程設(shè)計(jì)的檔案，按照設(shè)計(jì)行業(yè)的規(guī)定進(jìn)行保管；一份是工程總承包的工程建設(shè)檔案，原則上歸還業(yè)主，總承包方是否復(fù)制一份留底，是值得研究的問題，從法律的角度和積累經(jīng)驗(yàn)考慮應(yīng)該留底，從企業(yè)經(jīng)濟(jì)成本考慮也可不留，這需要企業(yè)管理者作出抉擇。5結(jié)語

建設(shè)工程檔案是工程項(xiàng)目的寶貴財(cái)產(chǎn)，是工程建設(shè)者智慧的結(jié)晶，是歷史的真實(shí)見證。電力設(shè)計(jì)單位承擔(dān)工程總承包項(xiàng)目，應(yīng)該認(rèn)識(shí)工程檔案的重要性，檔案工作者和工程建設(shè)者應(yīng)該本著“對(duì)歷史負(fù)責(zé)、為現(xiàn)實(shí)服務(wù)、替未來著想”的宗旨，共同做好工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理各項(xiàng)工作。

擴(kuò)展閱讀：電力工程總承包項(xiàng)目基礎(chǔ)工作管理控制論文

淺談電力工程總承包項(xiàng)目基礎(chǔ)工作的管理與控制

摘要：文章對(duì)電力系統(tǒng)工程總承包項(xiàng)目實(shí)施管理的優(yōu)勢(shì)和未來市場(chǎng)發(fā)展前景進(jìn)行論述，對(duì)工程總承包關(guān)于項(xiàng)目管理的要點(diǎn)及內(nèi)容具體分析，對(duì)電力系統(tǒng)工程總承包的科學(xué)建設(shè)模式展望。abstract：thispaperdiscussedtheadvantagesanddevelopmentofpowersystemengineeringgeneralcontractingprojectmanagement，analyzedthepointsandcontentofprojectmanagementofgeneralcontracting，andmadethescientificoutlookontheengineeringgeneralcontractingofprojectmanagement.

關(guān)鍵詞：電力工程項(xiàng)目；總承包；管理與控制

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中圖分類號(hào)：tm7文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：a文章編號(hào)：1006-4311（201*）32-0106-020引言

當(dāng)前國(guó)內(nèi)經(jīng)濟(jì)快速的發(fā)展，傳統(tǒng)基建模式與宏觀經(jīng)濟(jì)對(duì)工程建設(shè)項(xiàng)目管理的高標(biāo)準(zhǔn)之間的矛盾愈發(fā)明顯�？辈炫c設(shè)計(jì)仍遵循傳統(tǒng)模式；采購計(jì)劃與施工管理控制等環(huán)節(jié)上的存在脫節(jié)，對(duì)工程建設(shè)的周期、及工程高效率的要求產(chǎn)生了不利影響，直接對(duì)投資效益造成影響，項(xiàng)目管理中的程序及方法嚴(yán)重匱乏，使得資源配置和優(yōu)化無

法正常運(yùn)轉(zhuǎn)實(shí)施。人才的缺失及相關(guān)經(jīng)驗(yàn)組織機(jī)構(gòu)也存在制約性。相比較而言，工程總承包的優(yōu)勢(shì)特點(diǎn)就更加明顯，一體化全管理模式，將實(shí)行設(shè)計(jì)，采購施工，工程項(xiàng)目的試運(yùn)行全程管理控制，實(shí)現(xiàn)了資源配置及優(yōu)化、項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)效益的最大化。工程總承包的建設(shè)模式優(yōu)勢(shì)明顯，滿足了業(yè)主對(duì)工程項(xiàng)目建設(shè)，水平質(zhì)量和高效率的要求。對(duì)此建設(shè)部在近幾年相繼頒發(fā)了與工程總承包相關(guān)的管理規(guī)范，規(guī)范對(duì)工程總承包和項(xiàng)目管理模式的概念及標(biāo)準(zhǔn)。1國(guó)內(nèi)電力總承包項(xiàng)目的市場(chǎng)環(huán)境地位

目前，主要以設(shè)計(jì)院為龍頭對(duì)工程總承包實(shí)施項(xiàng)目管理，規(guī)模、系統(tǒng)管理都收到一定限制。以電力工程總承包項(xiàng)目管理為例：電源點(diǎn)總承包建設(shè)項(xiàng)目主要來自地方或民營(yíng)企業(yè)的項(xiàng)目投資與控股。電網(wǎng)工程總承包建設(shè)項(xiàng)目主要來自各電源點(diǎn)送出工程或用戶工程，縱使有極少數(shù)原電力系統(tǒng)內(nèi)企業(yè)投資或控股的項(xiàng)目，也都是地方電網(wǎng)公司的低電壓等級(jí)且投資額較少的項(xiàng)目。

據(jù)此看出當(dāng)前國(guó)內(nèi)電力系統(tǒng)工程建設(shè)對(duì)開展工程總承包管理認(rèn)識(shí)有待加強(qiáng)，但從政策引導(dǎo)和市場(chǎng)環(huán)境判斷，電力工程總承包是建設(shè)模式的必然結(jié)果。根據(jù)目前已在海外拓展epc項(xiàng)目管理的國(guó)內(nèi)公司運(yùn)轉(zhuǎn)情況看，國(guó)外epc項(xiàng)目管理的市場(chǎng)已經(jīng)成熟并得到認(rèn)可。2電力工程總承包項(xiàng)目管理基礎(chǔ)工作

2.1項(xiàng)目組織機(jī)構(gòu)系統(tǒng)及分工原則在總承包項(xiàng)目管理組織中，無論是業(yè)主項(xiàng)目組織，還是epc總承包商項(xiàng)目組織，都應(yīng)納入統(tǒng)一的項(xiàng)目管理組織系統(tǒng)中，要符合項(xiàng)目建設(shè)系統(tǒng)化管理的需要。項(xiàng)目

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