海運(yùn)貨代操作流程與建議(訂艙)

操作流程與建議

貨代：貨運(yùn)代理是指在流通領(lǐng)域?qū)ｉT為貨物運(yùn)輸需求和運(yùn)力供給者提供各種運(yùn)輸服務(wù)業(yè)務(wù)的總稱。它們面向全社會(huì)服務(wù)，是貨主和運(yùn)力供給者之間的橋梁和紐帶。

一、業(yè)務(wù)下單

1、系統(tǒng)下單：

用個(gè)人賬號(hào)登錄公司系統(tǒng)，進(jìn)入系統(tǒng)新建一票單，填好基本資料后提交，生成公司單號(hào)即為JOBNO2、填寫攬貨卡

攬貨卡必填內(nèi)容：JOBNO、托運(yùn)人、托運(yùn)人聯(lián)系方式、承運(yùn)人、起運(yùn)港、目的港、柜型柜量、應(yīng)收費(fèi)用、應(yīng)付費(fèi)用，如對(duì)應(yīng)付費(fèi)用不清楚可以先空著。如有特殊要求或裝柜時(shí)間等可填寫在備注處，攬貨卡要求填寫清楚，工整，避免涂涂改改。

3、業(yè)務(wù)在系統(tǒng)下單及填寫好攬貨卡后，交商務(wù)部毛經(jīng)理審核簽名后將單交給各自的操作進(jìn)行后續(xù)工作。4、建議：

⑴、業(yè)務(wù)在接單時(shí)應(yīng)多與客戶溝通，如客人有特殊要求要在下單前確認(rèn)。（比如有信用證要求，應(yīng)先拿到信用證了解是否滿足要求；如有目的港免柜要求事先確認(rèn)船東是否能滿足；如有其它單證文件要求，提前落實(shí)能否做到）。

⑵、業(yè)務(wù)應(yīng)與操作多溝通、信息共享。如果接單時(shí)已經(jīng)與客人談好裝柜時(shí)間要求或者付款方式、放單方式等，應(yīng)在下單時(shí)告訴操作，避免操作重復(fù)跟客人確認(rèn)，讓客人覺得我們公司自己內(nèi)部溝通有問題，不夠?qū)�業(yè)。客人有特殊要求的，必須在下單時(shí)告訴操作或者備注在單上。⑶、出現(xiàn)問題，先找操作去處理。初期合作的客戶，往往出現(xiàn)問題就直接找業(yè)務(wù)，但在實(shí)際工作中，處理問題是操作的工作。當(dāng)客戶找到你，反應(yīng)出現(xiàn)問題的時(shí)候，先了解事情的經(jīng)過問清楚是什么問題，再與操作溝通把問題交給操作去處理，大部分問題是操作就可以處理的，操作處理不了還有操作經(jīng)理，如果不是操作可以處理的問題自然會(huì)有其他公司領(lǐng)導(dǎo)幫忙解決，所以不要一有問題就去問你們經(jīng)理怎么辦，也不要直接自己就去找相關(guān)人員自行處理問題。有些操作細(xì)節(jié)上的問題，可以讓客人直接去問操作，讓客人形成一種觀念，有什么問題找操作去處理就可以，操作解決不了的問題才找業(yè)務(wù)。

二、操作接單

1、操作接到新的單后，應(yīng)填寫流轉(zhuǎn)單備用，并將攬貨卡轉(zhuǎn)交訂艙同事訂艙。流轉(zhuǎn)單的作用是讓操作備注每個(gè)步驟的時(shí)間、特殊事項(xiàng)等。2、訂艙的同時(shí)，操作應(yīng)與客人取得聯(lián)系，確定裝柜信息等。3、取得SO后

自拖自報(bào)：對(duì)于自拖自報(bào)的單，將SO傳給客人，提醒客人相關(guān)事宜，在截關(guān)前了解客

人是否做柜即可。

代拖代報(bào)：填寫拖車委托書安排車隊(duì)裝柜，

通知客人寄出報(bào)關(guān)資料到報(bào)關(guān)行，

向車隊(duì)拿柜號(hào)并發(fā)給客人以便工廠安排裝柜，通知報(bào)關(guān)行報(bào)關(guān)，確認(rèn)放行并交放行條。

4、對(duì)單：補(bǔ)料、毛單、BLCOPY、DEBITNOTE5、交單付款：交單：（1）系統(tǒng)資料要入齊，與攬貨卡一致，提交；填寫交單記錄。

（2）攬貨卡填寫完整，連同BLCOPY和船公司DEBITNOTE一起交NIKI請(qǐng)款。（3）付款方式分香港付款和開發(fā)票付款，根據(jù)客人的付款方式安排船東的付款，備注在攬貨卡的收付款地。6、放單：見款放單、數(shù)期、保函放單

7、后續(xù)追蹤：注意船東的通知，是否有甩柜勒船等現(xiàn)象，及時(shí)與船東溝通處理及通知客人。8、退核銷單：正常報(bào)關(guān)的單，應(yīng)及時(shí)追報(bào)關(guān)行退回核銷單并安排退給客人。

9、攬貨卡填寫要求：基本信息要齊全，應(yīng)付費(fèi)用要明確，填寫要工整，計(jì)算準(zhǔn)確。10、建議：

⑴、接到新的單，先了解基本情況及要求，了解相關(guān)船期并記錄在流轉(zhuǎn)單上備查。如果客人

跟你說起某一票單而你對(duì)答得牛頭不對(duì)馬嘴，客人會(huì)覺得你對(duì)他的單不夠重視懷疑你的工作能力。船期是客人最常問起的問題，如果每次客人問你船期你都支支吾吾或者要查老半天或者要問別人才能回答，只會(huì)讓客人覺得你很不專業(yè)，降低對(duì)你的信任度。⑵、記住手上正在操作的每一票單

不要求記住全部的細(xì)節(jié)，至少有幾個(gè)要素一定要知道：哪個(gè)客人的單，走哪家船東，柜

型柜量，從哪里起步，到哪個(gè)港口。一票單在操作過程中有許多環(huán)節(jié)，會(huì)有不同的人跟你提起這票單，基本上會(huì)涉及的信息

就是上述的內(nèi)容，客人跟你說起一票單他可能只會(huì)說我們?nèi)ツ衬掣鄣哪瞧眴危瑯I(yè)務(wù)跟你說起一票單可能只會(huì)說某某客人或者說去某個(gè)港口的那票單，財(cái)務(wù)問你可能只會(huì)說某某客人走哪家船東的那票單，訂艙同事跟你說的時(shí)候又可能只是幾個(gè)柜子從哪里到哪里的那票單。如果你每次都需要去翻查手上的單才反應(yīng)過來，既浪費(fèi)時(shí)間在別人看來你也不夠?qū)�業(yè)可靠。

⑶、多與業(yè)務(wù)溝通，將實(shí)際操作中的信息反饋給業(yè)務(wù)，做到信息共享。

與業(yè)務(wù)溝通，一方面是將掌握到的信息反饋給業(yè)務(wù)。操作中的問題可能操作自己就能處理好，但是有必要讓業(yè)務(wù)知道發(fā)生什么事，不要當(dāng)客人說起這件事的時(shí)候業(yè)務(wù)還一無所知；還有一些船期變動(dòng)、費(fèi)用調(diào)整、碼頭狀況等信息，也應(yīng)及時(shí)通知業(yè)務(wù)。另一方面也是從與業(yè)務(wù)的溝通中獲取信息，如客人可能下新單、船東可能價(jià)格調(diào)整回轉(zhuǎn)其他船東等。業(yè)務(wù)與操作的溝通，是為了節(jié)約彼此的時(shí)間提高工作效率，對(duì)內(nèi)形成工作默契，對(duì)外跟客戶留下好印象，提供客戶對(duì)公司的信任度。

⑷、遇到問題，先自己思考該怎么處理，可以將自己的解決方案提出來讓有經(jīng)驗(yàn)的同事幫忙

判斷可不可行。無法處理的問題要及時(shí)向經(jīng)理反映，讓其他人幫忙處理。⑸、多問、多記、多積累。遇到?jīng)]有操作過的船東、碼頭，多問其他有經(jīng)驗(yàn)的同事或者其他人是否有特殊注意事項(xiàng)

或者特殊要求；學(xué)到的信息要多記，一是做記錄一是記憶；在每次操作中總結(jié)積累經(jīng)驗(yàn)，相同的問題，這次有別人幫你解決，下次就要學(xué)著用自己去解決問題。⑹、耳聽四方，及時(shí)收集各方資訊。

在跟船東接觸的過程中，可能會(huì)接觸到船期變動(dòng)、人員變動(dòng)、制度改變等等情況；在跟車隊(duì)頭程公司接觸的過程中，可能會(huì)知道哪個(gè)船東沒柜或者柜子緊張，哪個(gè)碼頭拖車不好安排等信息；

在跟報(bào)關(guān)行接觸的過程中，可以了解到哪個(gè)碼頭最近查柜比較多，有什么新的規(guī)定新的要求等；

尤其要注意辦公室內(nèi)流通的信息，不要只埋首于自己的工作，留意一下別人遇到的問題，別人得到的信息，避免犯相同的錯(cuò)誤，繞彎路。

擴(kuò)展閱讀：貨代一般海運(yùn)操作流程

貨代一般海運(yùn)操作流程

一、訂艙

1.客戶向貨代訂艙

（訂艙必須顯示：托運(yùn)人/發(fā)貨人、船公司/船名/航次或船期、起運(yùn)港、目的港/中轉(zhuǎn)港、貨名、柜型、柜量、運(yùn)費(fèi)條款、托運(yùn)人的簽字、蓋章）2.客服人員收到訂艙單后，需確認(rèn)訂單到付貨FOB/EXW/FCA：跟國外確認(rèn)

預(yù)付貨：Sales（預(yù)付貨）跟客戶核對(duì)運(yùn)價(jià)，在確認(rèn)后由Sales在訂艙單上簽字

確認(rèn)，然后再根據(jù)自編的S/O號(hào)向相應(yīng)船公司訂艙。

3.客服人員需跟船公司確認(rèn)艙位。訂艙完畢后，客服人員應(yīng)及時(shí)將資料輸入公司內(nèi)部系統(tǒng)

4.制作對(duì)應(yīng)的操作通知單，注明與訂艙信息相符的信息，發(fā)送給客戶，以便客戶安排好貨物及單據(jù)的遞送。進(jìn)倉：進(jìn)倉通知單拖卡：拖卡裝箱通知單自拉自報(bào)：自拉自報(bào)協(xié)議書

*EXW/FCA：由客人提供提貨通知書，貨代安排車隊(duì)去提貨送倉

二、進(jìn)倉、拖車、自拉自報(bào)→報(bào)關(guān)1.客戶行為

①進(jìn)倉：客戶收到進(jìn)倉通知單后，在確認(rèn)內(nèi)附信息無誤可以進(jìn)倉后，需按照進(jìn)倉

單上的時(shí)間地址準(zhǔn)時(shí)進(jìn)倉。報(bào)關(guān)資料需在規(guī)定時(shí)間內(nèi)寄送到貨代處，以便貨代安排報(bào)關(guān)。

②拖卡：客戶如需貨代安排拖卡報(bào)關(guān)，需在接收到貨代提供的拖卡裝箱通知單后

進(jìn)行確認(rèn)，如確認(rèn)無誤后需將安排拖卡的相關(guān)信息（拖卡時(shí)間、地點(diǎn)、聯(lián)系人、裝箱數(shù)據(jù)）正確無誤地補(bǔ)充到通知單內(nèi)，回傳給貨代。同時(shí)，需將報(bào)關(guān)資料準(zhǔn)備齊全在貨代規(guī)定的時(shí)間內(nèi)寄送到位。

③自拉自報(bào)：客戶如需自拉自報(bào)，請(qǐng)?jiān)诖_認(rèn)好貨代提供的自拉自報(bào)協(xié)議書上的相

關(guān)訂艙及費(fèi)用信息后，將自拉自報(bào)協(xié)議書簽名蓋公章先掃描回傳貨

代，再在收到貨代關(guān)于船公司已放艙的通知后，憑自拉自報(bào)協(xié)議書正本簽字蓋章原件到貨代處領(lǐng)取箱單后自行安排裝箱進(jìn)港，并在船公司規(guī)定的截單時(shí)間內(nèi)告知箱封號(hào)等信息給到貨代。另報(bào)關(guān)也由客戶自行安排其他貨代或報(bào)關(guān)行進(jìn)行辦理。

2.貨代行為

①進(jìn)倉：在客戶貨單均到的情況下安排出運(yùn)：整柜貨，通知倉庫提箱裝箱安排進(jìn)

港，接收倉庫提供的箱封號(hào)進(jìn)行截單；拼箱貨，轉(zhuǎn)交客服進(jìn)行拼箱信息（順序、箱型、是否安排裝箱等）確認(rèn)，通知倉庫進(jìn)行提箱裝箱進(jìn)港，接收倉庫提供的箱封號(hào)進(jìn)行截單。

報(bào)關(guān)資料移送報(bào)關(guān)行進(jìn)行審單，告知預(yù)安排報(bào)關(guān)時(shí)間。*貨代確認(rèn)客戶到單到貨情況須知：⑴貨物進(jìn)倉情況：

已入倉：需確認(rèn)貨物與客人訂艙數(shù)據(jù)是否相符，跟倉庫確認(rèn)貨物是否有存

在破損變形油污等情況。如有發(fā)生破損等情況，需跟客戶確認(rèn)：確認(rèn)能出運(yùn)的，需讓客戶提供相應(yīng)的保函；不能出運(yùn)的，請(qǐng)配合客戶進(jìn)行返工行為。（到付貨FOB原則上需跟國外進(jìn)行確認(rèn)是否能出運(yùn)，預(yù)付貨需跟客戶進(jìn)行確認(rèn)）

未入倉：需立刻跟客戶進(jìn)行確認(rèn)是否出運(yùn)，如仍需出運(yùn)，需告知客戶最晚截

止送單送貨時(shí)間。同時(shí)通知客服，由客服來確認(rèn)是否等該客戶的貨。

⑵報(bào)關(guān)資料接收情況：

已接收：做好登記、整理、存檔工作，與客戶訂艙的信息進(jìn)行基本數(shù)據(jù)核

實(shí)，并查看資料是否齊全。提前移交至報(bào)關(guān)行進(jìn)行審單（尤其是需要進(jìn)行商檢的單子，需提早交到報(bào)關(guān)行進(jìn)行商檢換單）

未接收：需立刻跟客戶進(jìn)行確認(rèn)單據(jù)寄送到位的時(shí)間，并確認(rèn)是否有商檢

等特殊情況。如無法在規(guī)定時(shí)間內(nèi)寄送到，應(yīng)由客戶提供正確完整的掃描件到我司，正本在報(bào)關(guān)日當(dāng)天之前務(wù)必送到報(bào)關(guān)行。

②拖卡：在收到客戶回傳的拖卡裝箱通知書后，根據(jù)客戶提供的信息以及所安排

船期的截單進(jìn)港時(shí)間通知合作車隊(duì)安排提箱、拖卡裝箱、進(jìn)港等操作。并在車隊(duì)進(jìn)行安排后告知客戶前往拖卡的車隊(duì)信息以便客戶進(jìn)行核對(duì)。在車隊(duì)提到箱子后，貨代根據(jù)車隊(duì)提供的箱封號(hào)等信息進(jìn)行截單。報(bào)關(guān)資料移送報(bào)關(guān)行進(jìn)行審單，告知預(yù)安排報(bào)關(guān)時(shí)間。

③自拉自報(bào)：貨代只需根據(jù)客戶提供的艙單信息進(jìn)行截單，在船公司規(guī)定的截單

時(shí)間內(nèi)將內(nèi)容填寫完整且正確的艙單發(fā)給船公司，并確保船公司已接收。

報(bào)關(guān)事項(xiàng)由客戶自行安排。

三、單證確認(rèn)→費(fèi)用→簽單→歸檔1.單證確認(rèn)：

在客戶到單到貨并且已有初步出運(yùn)信息后，貨代單證需根據(jù)客戶之前提供的訂單進(jìn)行提單相關(guān)信息錄入工作，及時(shí)發(fā)送至客戶進(jìn)行確認(rèn)，直到確認(rèn)完畢。注：簽單后客戶要求修改提單，貨代需視情況加收費(fèi)用。2.費(fèi)用：

確認(rèn)出運(yùn)后，貨代需制作費(fèi)用，發(fā)送到客戶處由客戶進(jìn)行確認(rèn)開票事宜。在客戶確認(rèn)后，貨代開具發(fā)票寄送至客戶以便其付款買單。特殊費(fèi)用的需跟客服/Sales進(jìn)行確認(rèn)。3.簽單

①貨代提單：

貨代在跟船公司確認(rèn)好離港信息后，單證需將確認(rèn)完畢的提單簽出，在客服

確認(rèn)無誤并且簽字后上交財(cái)務(wù)保管。財(cái)務(wù)在確認(rèn)收到客戶付款后將提單蓋章后，將提單退到單證手中，由單證寄送給客人或幫客戶安排電放。注：客戶要求電放的提單需收到客戶提供的電放保函正本、電放費(fèi)和提單正

本后方能安排電放

②海運(yùn)提單：

海運(yùn)提單由船公司簽出，貨代在收到船公司的海運(yùn)提單后：正本提單，需將

其中一正一副留底歸檔，剩下兩正兩副需正本寄出到國外代理；電放提單，需出具電放保函到船公司以便船公司安排電放給貨代；Seawaybill，只需將seawaybill跟貨代提單一起歸檔轉(zhuǎn)交客服進(jìn)行下一步操作即可。

4.歸檔

客服在收到船公司的海單文件后，整理好與這票單子相關(guān)的海運(yùn)費(fèi)用、貨代提

單信息進(jìn)行整合后掃描存檔，掃描件發(fā)送至國外。另需將該票單子進(jìn)行關(guān)閉歸檔。

四、其他

1.如由貨代安排拖車/進(jìn)貨代倉庫的并且由貨代安排報(bào)關(guān)的貨物，貨代操作應(yīng)在船公司的免費(fèi)用箱期內(nèi)安排拖柜，并在免堆期內(nèi)安排進(jìn)港，避免產(chǎn)生額外費(fèi)用。若有發(fā)生超堆費(fèi)、改船費(fèi)、超期柜租等額外費(fèi)用，需立即通知客戶，要求其書面確認(rèn)，并做好登記。

2.客戶因各種原因取消訂艙的，需要求其書面確認(rèn)，在確認(rèn)所有發(fā)生費(fèi)用已結(jié)清的情況下方可在電腦中刪除資料。

3.提單繕制注意事項(xiàng)：

①提單的內(nèi)容應(yīng)完整、準(zhǔn)確，必要的信息不可留空，包括：SHIPPER、

CONSIGNEE、NOTIFYPARTY、VSL’SNAME/VOY、POL、POD、PLACEOFDELIVERY、MARKS、CARGODESCRIPTION、CNTRNO./SEALNO.,DELIVERYAGNET等。

②提單表面應(yīng)清潔，避免過多涂改，一份提單最多不可超過3個(gè)更正章。一些

重要的項(xiàng)目，比如件毛體數(shù)據(jù)、品名、船名/航次、箱封號(hào)等不可更改。切記報(bào)關(guān)單、提單、艙單三單上的品名、件毛體數(shù)據(jù)等數(shù)據(jù)須保持一致。

③客戶要求出船證的。船證的內(nèi)容（比如船級(jí)社、船齡的要求）應(yīng)與相關(guān)船公

司核實(shí)確認(rèn)。

④原則上不能同意客戶倒簽提單的要求。

⑤海運(yùn)提單原則上歸貨代所有，不能提供給客戶海運(yùn)提單，出給客戶的提單是

由貨代提供（客戶要求出直單的情況除外）。

友情提示：本文中關(guān)于《海運(yùn)貨代操作流程與建議(訂艙)》給出的范例僅供您參考拓展思維使用，海運(yùn)貨代操作流程與建議(訂艙)：該篇文章建議您自主創(chuàng)作。

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