項目招標組織及投標書商務標書編寫
項目招標組織及投標書商務標書編寫
一、招標前準備工作
1、與客戶聯(lián)系確定招標時間;
2、到客戶指定的招標網(wǎng)站購買標書以及準備購買標書的款項;(一般招標是由招標代理公司進行,而不是客戶本身來運做這件事)3、在招標網(wǎng)站上確認我公司已經(jīng)購買產(chǎn)品以及確定支付相關費用;4、確定招標文件的商務、技術兩部分的具體編寫人員;5、通知領導做好財務及其他部門的配合工作;
6、如果出現(xiàn)圍標的情況,要通知其他兩家單位準備好相應的公章,以便宜我公司做好其他兩家標書后在第一時間把標書送過去蓋章;
二、制做標書的過程:(以商務為例)
1、確定標書的上交的時間、地點,確定招標代理公司的名稱和聯(lián)系方式。一般配會體現(xiàn)在標書中的“競爭談判邀請函”或“投標函”以及招標須知“中;2、確定標書的正本、副本的份數(shù),招標的項目不同,要求的公司投標的內容封裝形式也會不一樣,一般標書的封裝是正本是留給招標代理公司或者客戶存檔之用、副本是要在招標現(xiàn)場為招標專家傳閱使用的。所以要確定該項目的招標正副本要求是幾正幾副;
3、要注意是否有單獨封裝的內容,比如浙江省安規(guī)招標要求,就要要求把報價函和分項報價表等內容單獨封裝。商務和技術以及競價保證金均是單獨封裝的,而有的招標要求是商務和技術以及報價函等均是合在一起的,這一點一定要注意;
4、標書是否要求帶電子文檔;如果有要求,也要看清是以什么封裝形式的;5、要了解此次招標是否要交競價保證金、確認保證金的金額和遞交的時間、地點。確認除保證金外是否要交其他費用,如代理費和招標過程中因招標產(chǎn)生的費用;6、標書編寫工作:
標書的編寫要根據(jù)招標書的具體內容進行編寫的,一般標書是會把標書的格式帶出來,如浙江省電力公司數(shù)字安規(guī)的標書是以應答文件的編寫為主,具體文檔的編寫是在應答文件的構成和要求里體現(xiàn)出來;山東泰安電力學校的標書是以附件里直接體現(xiàn);
一般標書含有以下幾點內容:(商務部分)(1)報價函;(2)分項報價表;(3)競談保證金;(4)報價一覽表;(5)商務(技術偏差表)(6)法定代表人授權委托書
(7)有效的營業(yè)執(zhí)照(有本年度年檢記錄的副本復印件)(8)有效的稅務登記證明(復印件)(9)銀行資信證明(供應商應當提供在首次報價截止日前三個月內由
其基本結算銀行出具的銀行資信證明的原件或復印件)(按照談判文件格式填寫)
(10)效的質量控制體系認證證書
(11)供應商的近三年經(jīng)會計師事務所審計過的資產(chǎn)負債表、損益表、
現(xiàn)金流量表及審計報告(復印件)
(12)資格審查文件(按照談判文件格式填寫)
(13)采購代理服務費承諾書(格式見”供應商須知”附錄10)(14)談判文件規(guī)定的其他應提交的文件
每一項我們只要把相關的內容填好了,同時把財務相關的內容做好以后。
交由領導做最后一遍審核,通過后即可裝訂。三、裝訂工作:
裝訂工作一般是在公司打印原樣一份,然后到公司指定的復印部復印其他的份數(shù)。在裝訂的過程中一定要注意正副本的封皮差異。在制做標書同時也要注意給公司預留出一份,以做留底。四、蓋章工作:
標書一般是以公司公章為主,在封皮的地址處加蓋公章,在封皮的右上角加蓋正副本章。在標書內部凡是要求加蓋公章的都要蓋上,最后要加蓋騎縫章。
在標書的外部封皮上四角和中間加蓋公章,在封口的貼條兩處加蓋公章。五、招標的其他準備:
一個是將標書按照指定時間、地點交到負責人手里,另外一般招標現(xiàn)場要經(jīng)過三次唱標的,那么我們標書里的價格也不是最終價格。
擴展閱讀:招投標書如何編制
標書是整個招標最重要的一環(huán)。標書就像劇本是電影、話劇的靈魂。標書必須表達出使用單位的全部意愿,不能有疏漏。標書也是投標商投標編制投標書的依據(jù),投標商必須對標書的內容進行實質性的響應,否則被判定為無效標(按廢棄標處理)。標書同樣也是評標最重要的依據(jù)。
1.標書的分類
(1)按招標的范圍可分為國際招標書和國內的招標書。
國際招標書要求兩種版本,按國際慣例以英文版本為準?紤]到我國企業(yè)的外文水平,標書中常常特別說明,當中英文版本產(chǎn)生差異時以中文為準。
(2)按招標的標的物劃分,又可分為三大類;貨物、工程、服務。
根據(jù)具體標的物的不同還可以進一步細分。如工程類進一步可分施工工程、裝飾工程、水利工程、道路工程、化學工程……。每一種具體工程的標書內容差異非常大。貨物標書也一樣,簡單貨物如糧食、石油;復雜的貨物如機床、計算機網(wǎng)絡。標書的差異也非常大。2.編制標書的四項原則
a.全面反映使用單位需求的原則;b.科學合理的原則;
c.公平競爭(不含歧視性條款)
d.維護本企業(yè)商業(yè)秘密及國家利益的原則;全面反映使用單位的需求的原則:
我們招標將面對的使用單位對自己的工程、項目、貨物了解程度的差異非常大。再加上項目的復雜程度大,招標機構就要針對使用單位狀況、項目復雜情況,組織好使用單位、設計、專家編制好標書。做到全面反映使用單位需求。這方面我是有教訓的。舉例(略):
科學合理的原則:技術要求商務條件必須依據(jù)充分并切合實際;技術要求根據(jù)可行性報告、技術經(jīng)濟分析確立,不能盲目提高標準、提高設備精度、房屋裝修標準等等,否則會帶來功能浪費,多花不必要的錢……
公平競爭(不含歧視性條款):招標的原則是公開、公平、公正,只有公平、公開才能吸引真正感性趣、有競爭力的投標廠商競爭,通過競爭達到采購目的,才能真正維護使用單位利益、維護國家利益。作為招標機構編制、審定標書,審定標書中是否含歧視性條款是最重要的工作。作為政府招標管理部門,監(jiān)督部門、監(jiān)督部門管理監(jiān)督招標工作,其中最重要的任務也審查標書中是否存有歧視性條款,這是保證招標是否公平、公正的關鍵環(huán)節(jié)。
維護企業(yè)利益、政府利益的原則:招標書編制要注意維護使用單位的商業(yè)秘密,如我們給聯(lián)想公司招八條電腦生產(chǎn)線(為了保護聯(lián)想公司電腦制造技術秘密而變換圖紙),也不得損害國家利益和社會公眾利益,如噪音污染必須達標,為了維護國家安全給廣電部招寬帶網(wǎng)項目分包時就非常注意這個問題。3.招標書共有主要內容
招標書主要內容可分為三大部分:程序條款、技術條款、商務條款。包含下列主要九項內容:
a.招標邀請函;b.投標人須知;
c.招標項目的技術要求及附件;d.投標書格式;e.投標保證文件;
f.合同條件(合同的一般條款及特殊條款);g.技術標準、規(guī)范;h.投標企業(yè)資格文件;i.合同格式。
一般無論工程還是貨物都包括以上幾部分內容。
招標邀請函:招標機構編制,簡要介紹招標單位名稱、招標項目名稱及內容、招標形式、售標、投標、開標時間地點、承辦聯(lián)系人姓名地址電話等。開標時間除前面講的給投標商留足準備標書傳遞書的時間外,國際招標應盡量避開國外休假和圣誕節(jié),國內招標避開春節(jié)和其它節(jié)假日。
投標人須知:本部分由招標機構編制,是招標的一項重要內容。著重說明本次招標的基本程序。投標者應遵循規(guī)定和承諾的義務。投標文件的基本內容、份數(shù)、形式、有效期和密封、及投標其它要求。評標的方法、原則、招標結果的處理、合同的授予及簽訂方式、投標保證金。
這里須說明的以下幾點:
a.提供投標書的份數(shù)多少應根據(jù)標的物大小、參加評標專家人數(shù)而定,以便于評標為原則。4-5份、5-15份。
b.評標方法、貨物、服務、工程各不相同,下面在講評標方法中再價紹。c.投標有效期要保證到簽約后28-30個工作日。
d.國際招標必須要投標保證金,國內招標因開保證金證明困難,而且保證金證明的信譽不好,我們盡量推選投標保證金制度。
標書技術要求及附件:是招標書最要的內容。主要由使用單位提供資料,使用單位和招標機構共同編制。
下面以機床為例說明編制技術要求和附件時應注意的事項。
當然項目不同對編制標書有不同的要求,但我們這里不涉及不同點,只講共同點。設備的技術要求及附件包括的主要內容有:設備規(guī)格、技術參數(shù)、質量性能指標、控制方式及自動化程度、工藝流程、檢查驗收方式及標準,還包括對原材料、零配件、工具、包裝的具體要求,以及安全、環(huán)保、節(jié)能、勞動保護等方面的要求。附件通常包括典型零件加工圖紙等。
以機床為例說明技術要求及附件的編寫。標書大致可分為11項。就11項內容簡要說明。A.招標編號:便于項目管理,由招標公司編號。B.設備名稱:注意準確,符合國際、行業(yè)規(guī)范。C.數(shù)量:單位明確、防止誤會,數(shù)量準確。
D.交貨日期:要求合理的工期,避免因工期不合理,排斥潛在投標者。一般工程3-6個月,大型工程8-10個月或更長。E.設備用途及技術要求:這部分內容主要有四個方面內容:
第一方面為工程、網(wǎng)絡設備或布線產(chǎn)品的基本要求;疽笾饕枋鲈O備用途,設備的應用對象,如需附圖紙,作為附件附在后面。為了維護企業(yè)的商業(yè)秘密可根據(jù)要求另設計招標標用加工圖紙。這部分是重點,是技術部分的核心,要詳細描述網(wǎng)絡設備或布線產(chǎn)品的各種功能要求。基本要求中還應描述網(wǎng)絡應用等要求。
第二方面為技術要求及主要參數(shù)。根據(jù)工程的需要提出主要參數(shù),主要參數(shù)最好提出一定的范圍,數(shù)據(jù)盡可能多的涵蓋各廠相應型號的數(shù)據(jù)。
第三方面為網(wǎng)絡結構。提出原則要求各投標詳盡描述網(wǎng)絡結構等,便于對網(wǎng)絡的應用性,先進性等比較。
第四方面為系統(tǒng)集成及軟件開發(fā)服務。應根據(jù)需要合理提示,以防在簽約時出現(xiàn)價格問題。提示如下。
F附件及備件:這部分前期工作中往往忽略考慮,但附件、備件有時價值很高,如光纖模塊等。附件及質保期內的配件應包括在總價內。質保期以外的零配件建議供應商提供推薦零配件清單并分項報價,以便取舍。
G技術文件:寫明所需技術文件的種類、份數(shù)和文種。要求提供各種合格證書要求提供各種精度檢驗證書及性能測試記錄。H培訓及技術服務a)安裝調試要求b)人員培訓要求
I驗收方式和標準:采用國際通行的標準,或我國承認的國外標準、歐洲標準等。另外不應排斥符合要求的其他標準。
J報價和保價方式:標書必須要求分項報價,這樣便于評標和簽約。
K包裝、運輸要求很重要,關系到貨物能否按時無損地順利到達使用單位手中。投標書格式:此部分由招標公司編制,投標書格式是對投標文件的規(guī)范要求。其中包括投標方授權代表簽署的投標函,說明投標的具體內容和總報價,并承諾遵守招標程序和各項責任、義務,確認在規(guī)定的投標有效期內,投標期限所具有的約束力。還包括技術方案內容的提綱和投標價目表格式,目前我們爭取做到性能對表在標書售出時一同交投標商,以便招標者對所有投標者的文件進行同口徑的比較。
投標保證文件:是投標有效的必檢文件。保證文件一般采用三種形式:支票、投標保證金和銀行保函。項目金額少可采用支票和投標保證金的方式,一般規(guī)定2%。投標保證金有效期要長于標書有效期,和履約保證金相銜接。投標保函由銀行開具,是借助銀行信譽投標。企業(yè)信譽和銀行信譽是企業(yè)進入國際大市場的必要條件。投標方在投標有效期內放棄投標或拒簽合同,招標公司有權沒收保證金以彌補招標過程蒙受的損失。
合同條件:這也是招標書的一項重要內容。后面談合同部分時再談。此部分內容是雙方經(jīng)濟關系的法律基礎,因此對招投標方都很重要。國際招標應符合國際慣例,也要符合國內法律。由于項目的特殊要求需要提供出補充合同條款,如支付方式、售后服務、質量保證、主保險費用等特殊要求,在標書技術部分專門列出。但這些條款不應過于苛刻,更不允許(實際也作不到)將風險全部轉嫁給中標方。
設計規(guī)范:有的設備需要,如通訊系統(tǒng)、網(wǎng)絡設備,是確保設備質量的重要文件,應列入招標附件中。技術規(guī)范應對施工過程、工程質量、檢驗標準作出較為詳盡的保證,也是避免發(fā)生糾紛的前提。技術規(guī)范包括:總綱、工程概況、分期工程對材料、設備和施工技術、質量要求,必要時寫清各分及工程量計算規(guī)則等。
投標企業(yè)資格文件:這部分要求由招標機構提出。要求提供企業(yè)生產(chǎn)該產(chǎn)品的許可證,及其他資格文件,如ISO9001、ISO9002證書等。另要求提供業(yè)績。
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