總裁辦主任職責及發(fā)展方向說明書

總裁辦主任職責及發(fā)展方向說明書

一、基本信息（與崗位相關(guān)的基本信息）崗位名稱部門直接上級崗位二、崗位目的合理計劃，統(tǒng)籌安排，有效監(jiān)控，承上啟下，保障公司行政工作有序進行，充分發(fā)揮總裁辦企業(yè)管理樞紐作用。三、崗位工作概要在分管副總裁領導下，帶領總裁辦全體工作人員，以公司總裁工作為核心，為總裁提供決策支持與日常服務；對公司年度經(jīng)營管理計劃的執(zhí)行狀況和重點工作進行監(jiān)督與考核；持續(xù)改善并保證公司內(nèi)部工作流程與管理文件的完整和平穩(wěn)運行。四、工作職責發(fā)生頻率（次/日、周、月、季、年）重要程度（51級）估計占你時間的百分比總裁辦主任總裁辦總裁崗位等級崗位編號直接下屬崗位總裁辦副主任、總裁秘書職責類別工作職責及目標1、公司綜合性計劃管理1）收集公司內(nèi)外環(huán)境調(diào)查信息，進行分析研究；2）擬訂公司規(guī)劃和年度經(jīng)營計劃初稿，報總裁審定；3）將公司規(guī)劃、年度經(jīng)營計劃下達到各有關(guān)部門落實；4）根據(jù)計劃組織進行跟進、督辦和年終考核；不定515％1)組織有關(guān)人員起草霍修訂公司綜合性管理制2、組織制（修）度或制度修訂初稿。訂公司的綜合2）對初稿進行審核并修改后報總裁辦公會審議。性管理制度。3）根據(jù)審議意見進行修改，報總裁簽批后組織施行。不定55%

3、協(xié)助總裁召開總裁辦公會議4、接待和服務工作5、建立良好的溝通渠道6、協(xié)助總裁建立健全公司統(tǒng)一、高效的組織體系和工作體系。7、社會公共關(guān)系維護。1）負責收集、遴選總裁辦公會需要研究的議題，提報給會議主持人；2）督辦會議布置的工作任務落實情況，并組織考核，保證落實。1）負責外來人員的接待和服務。2）組織為總裁、副總裁提供服務。1)負責重要信息的上傳、下達與橫向傳遞。2）負責對收集的各種信息進行歸類、審核，保證信息的及時、準確，為領導決策提供可靠地依據(jù)。1）向總裁提出組織機構(gòu)和流程的優(yōu)化方案。每周310％不定不定35%45％不定2）協(xié)助總裁建立良好的組織文化與工作文化。協(xié)助總裁策劃組織公司的社會公共關(guān)系活動，樹立、維系良好的企業(yè)形象。搞好與政府有關(guān)部門的公共關(guān)系。1）根據(jù)總裁的基本思路，組織編寫并不斷完善企業(yè)文化手冊。2）負責組織擬訂公司的整體宣傳計劃，報總裁審批后組織實施。3）負責組織聯(lián)系有關(guān)的媒體，有效的宣傳企業(yè)和產(chǎn)品。4）督促企業(yè)報編輯部的工作。1）保障公司電話費及各類通訊費用及時交納，每季按定額進行一次考核。不定2）負責安排接待工作，以及所用費用的審核工作。1)協(xié)助總裁處理公司各類突發(fā)事件。不定1次/天1次/天35％不定不定310%8、組織公司的整體企劃和公司內(nèi)部的宣傳工作。45%9、負責總裁辦管理費用的審核控制35%55525%10、其它工作2)審批各部門出具介紹信、證明信的申請；3)負責公文處理與各類公文、報告、簡報的審核。

4)保障公司黨團日常管理工作。5）保障公司信息系統(tǒng)的日常管理工作。6）完成總裁或總裁辦公會交付的各項臨時性工作。四、工作權(quán)限1、公司總體發(fā)展規(guī)劃與年度經(jīng)營管理計劃內(nèi)容的建議權(quán)；2、對本部門工作任務的分配權(quán)；不定不定不定不定43343、聘用、解聘、調(diào)配、獎勵、懲罰本部門工作人員的建議權(quán)以及任免的提名權(quán)；4、所有本部門發(fā)出公文的審批權(quán)；5、部門內(nèi)工作爭議的裁決權(quán)；6、對部門內(nèi)人員業(yè)務水平和業(yè)績的考核評價權(quán)；7、修訂、完善公司管理體系文件的建議權(quán)；8、對總裁辦公會決議實施狀況和重要工作計劃的監(jiān)督權(quán)，總裁根據(jù)工作需要臨時賦予的監(jiān)督權(quán)與調(diào)查權(quán)；9、財務制度規(guī)定范圍內(nèi)的財務支出審核權(quán)。上述權(quán)力的使用狀況由總裁、分管副總裁和部門全體人員負責監(jiān)督，對職權(quán)使用不當或濫用職權(quán)行為，部門內(nèi)全體人員均可越級報告。五、崗位關(guān)鍵業(yè)績指標KPI業(yè)績指標1、部門績效考核工作2、公司制度體系建設3、對總裁決策支持4、對外公共關(guān)系處理六、任職資格1、教育、工作經(jīng)歷學歷專業(yè)本科企業(yè)管理類專業(yè)最低要求理想要求碩士研究生行政管理專業(yè)，考核標準考核結(jié)果準確反映實際績效狀況，考核報告總裁滿意。完整全面，及時更新�？偛脻M意無失誤

工作經(jīng)驗職稱執(zhí)業(yè)資格專業(yè)知識：3年以上大、中型企業(yè)辦公室管理經(jīng)驗助理經(jīng)濟師無3年以上上市公司辦公室管理經(jīng)驗高級經(jīng)濟師無1)通曉企業(yè)管理及相關(guān)專業(yè)知識，熟悉企業(yè)行政管理流程和公文處理制度與辦法；2)了解上市公司運營規(guī)程；2、知識3)熟悉計劃管理與績效考核方案的制定與實際操作。通用知識：1)具備基本的網(wǎng)絡知識熟練掌握辦公自動化軟件的應用及數(shù)理統(tǒng)計知識；2)良好的寫作、語言表達、閱讀能力；1)具備能夠?qū)彆r度勢，提出企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃的能力；3、綜合能力2)具有良好的人際交往和社會活動能力；3)善于協(xié)調(diào)、溝通，責任心、事業(yè)心強；4)較強的親和力、判斷能力、計劃能力和談判能力。1、誠實守信；4、個人品質(zhì)2、干練、踏實；3、良好的敬業(yè)精神和職業(yè)道德操守。七、工作環(huán)境工作場所：以室內(nèi)為主，必要時需要出差。影響安全健康的因素：無使用的設備及常用工具：計算機、一般辦公設備（電話、傳真機、打印機、Internet/Intranet網(wǎng)絡）及通訊設備。八、溝通關(guān)系：1、公司外部：上級主管部門、政府機構(gòu)、客戶、供應商、合作伙伴、金融機構(gòu)、媒體等。2、公司內(nèi)部：與總裁、所有副總裁、公司內(nèi)各部門就工作的請示與匯報、接受工作指示、就計劃管理、績效考核與公司重點和跟進與落實進行溝通。九、職業(yè)發(fā)展可晉升的崗位總裁助理、副總裁

可輪換的崗位其他行政或綜合性管理崗位十、備注：無

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總部辦公室主任崗位職務說明書

崗位編號崗位定員職等核準人XZ0011人三等崗位名稱直接上級編制人批準人辦公室主任總裁夏澤辦公室主任所在部門直接下級編制日期發(fā)布日期總裁辦公室201*年2月本崗位在組織圖中之位置文秘基建科長主任助理檔案管理員IT部經(jīng)理職位目的與通過組織編制所屬管理部門工作計劃，領導、協(xié)調(diào)行政管理的各項工作，保障公司年度經(jīng)營功能概述計劃的實現(xiàn)和各項管理工作的有序開展。工作類別職責權(quán)限百分比1-1協(xié)助總裁完成各項工作計劃、方案、規(guī)劃的草擬工作；公文管理及1-2按照總裁要求撰寫各類發(fā)言稿、報告等文書工作檔案管理1-3組織對公司各種公文進行登記、歸檔管理；安排公司各種來往文件的核稿、頒布和下發(fā)工作1-4指導檔案員做好各類檔案管理工作。內(nèi)部關(guān)系協(xié)2-1全面協(xié)調(diào)總裁與各總監(jiān)之間的工作事務；2-2協(xié)助總裁與各部門進行聯(lián)絡、溝通和協(xié)調(diào)；調(diào)3-1協(xié)調(diào)公司與政府機關(guān)的關(guān)系、協(xié)調(diào)行業(yè)內(nèi)部有關(guān)外部關(guān)系協(xié)管理機構(gòu)的關(guān)系；調(diào)3-2協(xié)調(diào)與各新聞媒體的關(guān)系，經(jīng)總裁授權(quán)代表公司出席各種外部會議4-1組織安排總裁辦公會議以及其他各種會議；對各部門工作計劃、公司決議事會議管理4-2安排會議記錄、紀要工作；對會議室和會議設備項執(zhí)行情況的督辦權(quán)和催辦權(quán)；進行管理內(nèi)外接待事5-1妥善安排公司內(nèi)外有關(guān)單位、人員的來訪接訪工務作；6-1協(xié)助開展信息化建設，實現(xiàn)OA及ERP系統(tǒng)的功能，職責范圍內(nèi)的工作檢查權(quán)與監(jiān)督推進管理代化進程；權(quán)；公司各項管理制度和規(guī)范執(zhí)行政管理6-2負責母子公司行政系統(tǒng)的工作規(guī)范、工作指導及行情況的檢查權(quán)；對部屬的工作工作檢查監(jiān)督權(quán)、考核權(quán)、人事權(quán)；企業(yè)文化項目管理網(wǎng)絡管理7-1負責公司企業(yè)文化建設及相關(guān)活動的工作開展；7-2負責公司內(nèi)刊編輯工作；8-1組織項目申報領導，政府鼓勵政策的落實工作，；8-2負責指導和監(jiān)控基建科做好投資項目工程招標、開工、竣工、預決算等工作；9-1負責公司IT部的運營管理工作一日工作標準1、確定當日工作計劃和重點；2、確定當日所需報告和溝通事項;3、按工作計劃執(zhí)行當日工作事項；定期工作標準1、每月末完成本月工作總結(jié)及下月工作計劃；2、年終時制定年終總結(jié)和下年度工作計劃；3、不定期檢查子公司行政管理狀況及組織干部評議；4、制定次日工作計劃；4、不定期與下屬進行工作溝通與本崗位有關(guān)例會規(guī)定會議名稱總部辦公例會總裁辦公會年度工作會主要議題工作通報及協(xié)調(diào)事項各子公司經(jīng)營情況匯報上年度總結(jié)下年度規(guī)劃月初每月中旬次年年初每月上旬時間要求本崗位準備事項通報及提交討論事項會前提交重要事項報告會前提交總結(jié)與規(guī)劃事項審核對口部門工作報告行政、人資系統(tǒng)對口述職會檢查部署月度工作本崗位有關(guān)的重要事項報告及定期工作報告報告事項周工作總結(jié)下周工作計劃月工作總結(jié)下月工作計劃年度工作總結(jié)下年度工作計劃提出報告時間每周周一每月月初年終報告上至人總裁/行政總監(jiān)總裁/行政總監(jiān)總裁/行政總監(jiān)報告下至人無無無報告方式書面書面書面與本崗位有關(guān)的異常情況處理與報告異常信息子公司重大突發(fā)事件外部公關(guān)危機事件處理方法與要求及時報告及處理及時報告討論應對方案報告方式書面口頭或書面?zhèn)渥�報行政總監(jiān)報行政總監(jiān)指導本崗位履行職責的重要工作文件及制度1、總裁辦公會議管理制度2、內(nèi)部監(jiān)查制度3、行政文件管理制度4、合理化管理制度5、固定資產(chǎn)管理制度6、辦公用品管理制度7、門工管理及工作標準8、員工食堂管理及工作標準9、電腦及網(wǎng)絡管理制度本崗位須遵守的公司基本管理制度或職業(yè)道德規(guī)定1、員工手冊2、公司人事、行政、財務等管理制度3、總裁辦公會議制度4、保密管理制度本崗位的內(nèi)部、外部人際關(guān)系公司內(nèi)部人際關(guān)系接觸頻率主要接觸對象之崗位名稱及單位接觸之目的工作匯報工作溝通與協(xié)調(diào)工作部署、檢查溝通與協(xié)調(diào)工作溝通與情況了解接觸之目的外部資源爭取或問題解決業(yè)務合作(偶而(每日(每周(每月行政總監(jiān)(偶而(每日(每周(每月總部其他職能部門(偶而(每日(每周(每月子公司行政辦負責人(偶而(每日(每周(每月子公司各部門經(jīng)理、主管接觸頻率主要接觸對象之崗位名稱及單位公司外部人際關(guān)系(偶而(每日(每周(每月政府相關(guān)職能部門(偶而(每日(每周(每月公司其他社會關(guān)系相關(guān)業(yè)務關(guān)系本崗位任職基本條件性別男年齡30歲以上最佳學歷本科以上最低學歷大專企業(yè)管理、行有從事行政管理工作經(jīng)驗，8年以上工作經(jīng)驗，5年以上管理經(jīng)驗，專業(yè)要求政管理、中文工作背景在部門經(jīng)理崗位工作3年以上等相關(guān)專業(yè)1.良好的敬業(yè)精神和職業(yè)道德操守，優(yōu)秀的領導能力、出色的人際交往和社會活動能力；其它2.受過領導能力開發(fā)、戰(zhàn)略管理、組織變革、戰(zhàn)略人資管理、經(jīng)濟法、財務管理等方面培訓。崗位應知1、勞動法規(guī)崗位應會工作實例1、辦公自動化軟件及辦公設備使用例一：編制年度經(jīng)營計劃2、企業(yè)行政管理和公共管理；3、企業(yè)內(nèi)部工作及業(yè)務流程2、公文寫作例二：撰寫企業(yè)文化手冊3、良好的口頭和書面表達能力；例三、模擬干部考評評議等。4、具有較強的領導能力、判斷能力、人際溝通能力、計劃與執(zhí)行能力。本崗位升遷或轉(zhuǎn)換的路線可升遷至此的崗位路線可由此升遷的發(fā)展路線可相互轉(zhuǎn)換的崗位子公司行政總監(jiān)→總部辦公室主任、總辦主任助理→總部辦公室主任總部辦公室主任→總部行政總監(jiān)、總部辦公室主任→總裁助理母子公司同職等崗位轉(zhuǎn)換

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