新時期如何當(dāng)好高校教學(xué)秘書

新時期如何當(dāng)好高校教學(xué)秘書吳燕麗何寶國

（仲愷農(nóng)業(yè)技術(shù)學(xué)院環(huán)境科學(xué)與工程系廣東廣州510225）摘的要：本文從面臨高校教學(xué)水平評估的大局出發(fā)，就教學(xué)秘書的作用進(jìn)行了簡要論述，進(jìn)而探討如何提高綜合素質(zhì)，做好教學(xué)秘書工作。關(guān)鍵詞：高校教學(xué)水平評估教學(xué)秘書素質(zhì)

隨著國家教育部對全國高等院校進(jìn)行本科教學(xué)水平評估工作的全面鋪開，各高校圍繞評建工作，不斷加強教學(xué)管理和教學(xué)建設(shè)，大力推進(jìn)教育教學(xué)改革。教學(xué)秘書作為教學(xué)管理和教學(xué)服務(wù)的組織者和直接參與著，其工作成效直接影響到高校教學(xué)工作能否正常、有序地進(jìn)行。因此，怎樣才能跟上時代的步伐，適應(yīng)教學(xué)的發(fā)展，做好本職工作，是作為高校教學(xué)秘書須認(rèn)真思考的問題。

1.教學(xué)秘書在教學(xué)工作中的作用1.1橋梁紐帶作用

教學(xué)秘書工作是高校工作的一個重要環(huán)節(jié)，是連接學(xué)校教務(wù)工作與院(系)教學(xué)工作的橋梁和紐帶，是師生溝通的橋梁，起著上令下達(dá)、下情上奏、協(xié)調(diào)各部門以及師生之間關(guān)系的作用，是信息傳遞、反饋的重要渠道。[1]在日常工作中，教務(wù)處下達(dá)任務(wù)、提供教學(xué)信息，本單位執(zhí)行情況、意見和建議的反饋，教師調(diào)(停)課、教學(xué)安排、學(xué)生的意見和建議等，都由教學(xué)秘書聯(lián)系和傳遞。1.2助手參謀作用

教學(xué)秘書的主要職責(zé)是根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的工作要求，協(xié)助完成教學(xué)管理的各項任務(wù)，保證日常教學(xué)井然有序，促進(jìn)各項教育教學(xué)活動的健康發(fā)展。同時，教學(xué)秘書是領(lǐng)導(dǎo)決策的執(zhí)行者，還起到為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好參謀的作用。[2]因此，教學(xué)秘書要及時收集、整理各類信息并向領(lǐng)導(dǎo)匯報，還要積極調(diào)查新情況，研究新方案，給領(lǐng)導(dǎo)多提出合理化的好建議，達(dá)到提高教學(xué)質(zhì)量、改善教學(xué)環(huán)境、增進(jìn)師生關(guān)系的目的。1.3監(jiān)控和研究作用

教學(xué)秘書作為基層管理者，還要對教學(xué)過程、教學(xué)質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)控。這就要求教學(xué)秘書檢查教學(xué)計劃的執(zhí)行情況，協(xié)助檢查教學(xué)質(zhì)量、評估教學(xué)效果，并根據(jù)所掌握的情況進(jìn)行總結(jié)和研究，積累經(jīng)驗教訓(xùn)，研究分析問題，在教學(xué)管理中形成自己的建議和意見，一方面促進(jìn)教學(xué)管理工作取得新的進(jìn)步，另一方面為教學(xué)管理、教學(xué)手段和教學(xué)方法提出建議和意見，出謀劃策，以保證教學(xué)秩序的順利進(jìn)行和教育教學(xué)質(zhì)量的不斷提高。

2.當(dāng)好教學(xué)秘書應(yīng)具備的素質(zhì)

2.1必須深刻理解教學(xué)水平評估工作的內(nèi)涵和意義

高校教學(xué)水平評估是以教育部的教高廳[201*]21號文件頒布的《普通高等學(xué)校本科教學(xué)工作水平評估方案（試行）》為依據(jù)，根據(jù)"以評促建、以評促改、以評促管、評建結(jié)合、重在建設(shè)"的方針，通過一定的指標(biāo)體系，引導(dǎo)高校在評建過程中，改善辦學(xué)條件，加強教學(xué)管理，深化教學(xué)改革，提高教學(xué)質(zhì)量和辦學(xué)水平，推動學(xué)校的全面建設(shè)。其目的是通過評估進(jìn)一步加強國家對高等學(xué)校教學(xué)工作的宏觀管

理與指導(dǎo)，促使各級教育主管部門重視和支持高等學(xué)校的教學(xué)工作，促進(jìn)學(xué)校自覺地貫徹執(zhí)行國家的教育方針，按照教育規(guī)律進(jìn)一步明確辦學(xué)指導(dǎo)思想、改善辦學(xué)條件、加強教學(xué)基本建設(shè)、強化教學(xué)管理、深化教學(xué)改革、全面提高教學(xué)質(zhì)量和辦學(xué)效益，辦人民滿意的教育。2.2必須具有較強的事業(yè)心和責(zé)任感

教學(xué)秘書工作是一項看似簡單、實際上是非常細(xì)致、復(fù)雜的工作，是為教學(xué)服務(wù)的，其直接影響著本單位甚至全校教學(xué)活動及教務(wù)管理工作，稍有疏忽，就可能會引起嚴(yán)重的后果，甚至造成教學(xué)事故。如學(xué)生在大學(xué)四年里刻苦求學(xué)，為的就是學(xué)好本領(lǐng)，順利拿到畢業(yè)證書和學(xué)位證書，教學(xué)秘書在審核他們的畢業(yè)資格時敷衍了事，馬虎應(yīng)對，就可能影響了學(xué)生的一生，造成無法挽回的后果。所以說，"教務(wù)工作無小事，有事必定是大事"。因此，教學(xué)秘書應(yīng)熱愛黨的教育事業(yè)，熱愛本職工作，樹立全心全意為師生服務(wù)的思想，全身心投入到工作中去；要認(rèn)真履行管理育人職責(zé)，具有高度的責(zé)任感和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，工作要認(rèn)真、細(xì)致，主動、負(fù)責(zé)，減少失誤[3]。2.3必須掌握較強的專業(yè)知識和技能

高校教學(xué)管理逐步走向現(xiàn)代化、科學(xué)化、規(guī)范化，這要求教學(xué)管理者必須具有先進(jìn)的教育管理理論知識和技能。本校的教務(wù)管理，大到教學(xué)計劃系統(tǒng)、學(xué)籍管理系統(tǒng)、排課系統(tǒng)、各級各類考試報名系統(tǒng)，小到日常教務(wù)信息、文件傳輸及各類電子檔案等，都通過計算機網(wǎng)絡(luò)平臺進(jìn)行。針對老師、學(xué)生經(jīng)常上網(wǎng)的特點，平時筆者將教務(wù)通知主要通過E-mail或QQ發(fā)給老師和學(xué)生，可以大大提高工作效率；通過建

立教務(wù)QQ群，可方便指導(dǎo)學(xué)生注冊、訂購教材、重修、重考、請假等的辦理，網(wǎng)上選課、評教、四六級報名，以及學(xué)生日�？荚�、成績、借用教室的管理等。因此，教學(xué)秘書應(yīng)了解和熟悉本系各專業(yè)的培養(yǎng)目標(biāo)、課程結(jié)構(gòu)及各教學(xué)環(huán)節(jié)的有關(guān)內(nèi)容，同時不斷地提高計算機應(yīng)用能力，才能適應(yīng)工作的要求。2.4必須具備良好的心理素質(zhì)

在工作過程中，教學(xué)秘書需要與不同的教師打交道，每個教師的工作方法和態(tài)度各不相同，難免會產(chǎn)生一些摩擦和沖突，從而感到委屈；大量教學(xué)材料的收集、整理、總結(jié)等工作壓在教學(xué)秘書身上，使其忙得分身乏術(shù)，容易產(chǎn)生怨憤、消極的思想；而且相對來講，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對教學(xué)秘書素質(zhì)的提高、職務(wù)的晉升、崗位的流動、生活條件的改善等比起一般教師和科研人員來顯得重視程度不夠，這也會促使其產(chǎn)生悲觀、失落的情緒。這就要求教學(xué)秘書要具備一定的心理承受力，保持樂觀、積極的心態(tài)；要善于從平凡中積極進(jìn)取，淡泊名利；從大局、長遠(yuǎn)利益考慮，學(xué)會自覺制怒擺脫苦惱，這樣不僅可以從心理上進(jìn)行自我疏導(dǎo)，消釋工作中的不良情緒，而且能把埋怨客觀環(huán)境轉(zhuǎn)化為挖掘主觀潛力，把埋怨別人轉(zhuǎn)化為反省自己，把埋怨別人轉(zhuǎn)化為動力。從而，以一個良好的心態(tài)投入到工作中去[4]。2.5必須具有較強的統(tǒng)籌和溝通能力

教學(xué)秘書任務(wù)繁雜，要分清工作的主次關(guān)系，合理統(tǒng)籌好每個時間段經(jīng)常性的事務(wù)，做到有的放矢；要經(jīng)常與各相關(guān)職能部門保持密切聯(lián)系，及時反饋信息，盡力解決教學(xué)過程中出現(xiàn)的各種矛盾和問題；同

時，協(xié)調(diào)本院、系教師與學(xué)生有關(guān)教學(xué)的事宜，處處以集體利益為重，自覺維護(hù)系領(lǐng)導(dǎo)與院、系的形象、聲譽；要了解院系的教學(xué)狀況及發(fā)展勢態(tài)，與教師和學(xué)生進(jìn)行充分交流，為教師與學(xué)生、教師與教師、教師與學(xué)校、學(xué)生與學(xué)校提供一個相互進(jìn)行信息傳遞交流的平臺。信息通過教學(xué)秘書集中反映給學(xué)校，學(xué)校再根據(jù)這些意見出臺更合理的管理措施。

2.6必須注重教學(xué)檔案的建立

建立科學(xué)、準(zhǔn)確、齊全的教學(xué)檔案是教學(xué)秘書必須做好的工作。教學(xué)檔案真實地記錄了學(xué)院教學(xué)史，是教師教學(xué)工作內(nèi)容、方法和效果等方面的真實反映，也是教師和學(xué)生教學(xué)狀況的原始記錄。對于教學(xué)部門總結(jié)過去、指導(dǎo)現(xiàn)在、規(guī)劃未來，具有獨特作用[5]。教學(xué)秘書必須加強教學(xué)檔案的管理力度，有步驟地收集、整理、上交每學(xué)期的教師授課計劃、教書育人計劃、教案、調(diào)（停）課記錄、教學(xué)總結(jié)，學(xué)生成績、學(xué)生畢業(yè)論文（設(shè)計）、試卷、實習(xí)報告、試驗報告等，在評估專家到校檢查時發(fā)揮其應(yīng)有的重要作用。2.7要與時俱進(jìn)，不斷開拓創(chuàng)新。

在教學(xué)管理的實踐中，教學(xué)秘書不能僅滿足于應(yīng)付一般性的日常教學(xué)管理工作，要有開拓創(chuàng)新的精神，對教學(xué)管理工作要有自己的見解，善于發(fā)現(xiàn)問題，積極思考和努力探索教學(xué)管理的新途徑、新方法。例如，如何合理安排教學(xué)內(nèi)容與教學(xué)時數(shù)？如何建立科學(xué)的教育質(zhì)量監(jiān)督保障體系？如何改革現(xiàn)行的教學(xué)管理措施才能適應(yīng)教學(xué)改革的需要？等等。只有不斷開拓創(chuàng)新，教學(xué)管理工作才能跟上教學(xué)改革的

步伐，才能做到與時俱進(jìn)、不斷提高。除此之外，教學(xué)秘書在工作中要經(jīng)常和學(xué)生打交道，其自身的言行舉止和工作態(tài)度會不可避免地對學(xué)生產(chǎn)生潛移默化的影響。所以教學(xué)秘書在做好本職工作的同時，還要時刻注意自身的形象，做到為人師表，自覺擔(dān)負(fù)起育人的責(zé)任。3、結(jié)語

每個教學(xué)秘書，要明確自己的崗位職責(zé)，掌握與人交往溝通的技巧、學(xué)會自我心理調(diào)節(jié)、提高自身操作技能，在工作中不斷探索，努力尋找工作規(guī)律和工作方法，不斷地總結(jié)經(jīng)驗，從而全面地提高自己的綜合素質(zhì)，在穩(wěn)定教學(xué)秩序、深化教學(xué)改革、提高教學(xué)質(zhì)量、服務(wù)師生、全面推進(jìn)學(xué)校發(fā)展中發(fā)揮出應(yīng)有的積極作用，使高等院校的教學(xué)管理隊伍建設(shè)邁上一個新臺階。參考文獻(xiàn)：

[1]胡輯。論教學(xué)秘書的作用與素質(zhì)要求。時代經(jīng)貿(mào)。下旬-201*年04X期。

[2]李文斌：高校教學(xué)秘書在教學(xué)管理中的定位與功能。陜西鐵路工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報。201*年5月。第5卷第1期。[3]王玉月。如何當(dāng)好教學(xué)秘書。大連教育學(xué)院學(xué)報。201*年l2月。第22卷第4期。

[4]左穎。加強教學(xué)秘書業(yè)務(wù)水平的幾點思考。語文學(xué)刊。201*年第4期。

[5]唐艷。教學(xué)秘書如何在高校教學(xué)管理工作中發(fā)揮作用。南寧職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報。201*年第11卷第3期。

擴展閱讀：高校教學(xué)秘書如何做好教學(xué)管理工作

高校教學(xué)秘書如何做好教學(xué)管理工作

摘要：如何提高教學(xué)質(zhì)量，改善工作作風(fēng)，提高教學(xué)管理工作效率，一直是高校教學(xué)工作中的關(guān)鍵問題。本文通過對教學(xué)秘書的作用及主動性等方面進(jìn)行闡述，探求高校教學(xué)秘書在教學(xué)過程中應(yīng)具備的素質(zhì)及能力，從而更好地為教學(xué)服務(wù)。關(guān)鍵詞：高校教學(xué)秘書教學(xué)管理作用素質(zhì)

高校工作以教學(xué)為中心，教學(xué)由教師的教學(xué)活動、學(xué)生的學(xué)習(xí)活動，以及教學(xué)管理工作等組成，高校教學(xué)秘書則是行政上受學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)，業(yè)務(wù)上由教務(wù)處指導(dǎo)的教務(wù)管理人員，教學(xué)秘書是高校教學(xué)信息的掌握者、傳遞者和運行者，是教學(xué)管理信息上傳下達(dá)的橋梁，是聯(lián)系學(xué)校、教務(wù)處及各學(xué)院的紐帶，是教學(xué)工作正常運行的樞紐。教學(xué)秘書只有正確認(rèn)識自己的工作，找準(zhǔn)自己的位置，才能強化服務(wù)意識，提高服務(wù)質(zhì)量。1.教學(xué)秘書工作的特性1.1時效性

這是由兩方面因素決定的，一方面接受了需要立即處理、解決和答復(fù)的任務(wù)。教務(wù)處通知上所要求完成的時限經(jīng)常只有短短三四天，這就要求教學(xué)秘書把有關(guān)通知在第一時間予以轉(zhuǎn)發(fā)，并督促、提醒相關(guān)教師和學(xué)生及時做出反應(yīng)。尤其像四、六級考試，計算機考試，公選課報名、重修等與學(xué)生切身利益密切相關(guān)的通知，更要及時通知學(xué)生，以免貽誤了最佳時機而影響其后續(xù)學(xué)習(xí)或?qū)Ξ厴I(yè)造

成不必要的影響。像停調(diào)課這類極具時效性的事項更要及時通知教師、學(xué)生，避免重大教學(xué)事故發(fā)生。另一方面是由教學(xué)秘書工作的性質(zhì)決定的。教學(xué)秘書的工作相當(dāng)繁雜，有些問題不及時解決，一味拖、放，就容易導(dǎo)致教學(xué)事故的發(fā)生。如新學(xué)期教材的征訂，教學(xué)秘書必須在上一學(xué)期教學(xué)任務(wù)下達(dá)后就做好開課班級的教材征訂工作，以便新學(xué)期初就能將教材發(fā)放至開課班級。1.2準(zhǔn)確性

學(xué)生的成績，各類統(tǒng)計數(shù)據(jù)都是由教學(xué)秘書匯總、提供的，這就涉及一個準(zhǔn)確性的問題。統(tǒng)計類工作只有在保證統(tǒng)計數(shù)據(jù)無誤的前提下，才能提高效率和質(zhì)量，因此，要求教學(xué)秘書細(xì)致地做好每項工作，切不可浮躁。只有教學(xué)秘書具備高度責(zé)任心和對工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，才能盡可能地減少差錯的發(fā)生。

準(zhǔn)確性和時效性互為表里，相互作用。時效性的前提是準(zhǔn)確，要在準(zhǔn)確的基礎(chǔ)上求快，無時效的準(zhǔn)確就失去了價值。1.3復(fù)雜性

院（系）級教學(xué)秘書所處的位置，使得教學(xué)秘書工作出現(xiàn)了既是管理者又是服務(wù)者的特點。一方面，教學(xué)秘書必須協(xié)助院（系）領(lǐng)導(dǎo)貫徹執(zhí)行各項教學(xué)管理規(guī)章制度，并對其實施情況進(jìn)行檢查。在檢查過程中經(jīng)常會碰到諸如老師提前下課，未履行手續(xù)自行停、調(diào)課等情況，此時教學(xué)秘書就要履行其作為管理者的使命，對有關(guān)情況該上報的上報，該處理的處理，決不可顧及個人面子和私情而瞞

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