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Excel學(xué)習(xí)總結(jié)

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Excel學(xué)習(xí)總結(jié)

Excel學(xué)習(xí)總結(jié)

Excel把電子表格文檔稱(chēng)為工作薄,其擴(kuò)展名為.xls。一個(gè)新建的工作薄有三張工作表(Sheet1、Sheet2、Sheet3)最多可有255個(gè)工作表。

工作表用來(lái)存儲(chǔ)和處理數(shù)據(jù),一個(gè)工作表中有65536行,每行有256列。

行用1~65536表示,列用A~IV表示。工作表行和列的交叉處是單元格,單元格是表格的最小單位,單元格中保存的可以是數(shù)據(jù),例如數(shù)值、文字、圖片、聲音等。

每個(gè)單元格所在列和行的列標(biāo)和行號(hào)構(gòu)成了單元格的地址,即以“列標(biāo)+行號(hào)”的格式作為單元格的名稱(chēng)或地址。

為了提高錄入效率,Excel提供復(fù)制(或移動(dòng))單元格的功能,可以選擇復(fù)制(或移動(dòng))單元格中的字符、公式、格式,也可以復(fù)制或移動(dòng)整個(gè)單元格,可以在同一行或列中復(fù)制數(shù)據(jù),也可將選定區(qū)域復(fù)制到多個(gè)位置等等。

“填充柄”是Excel常用的復(fù)制工具之一,使用填充柄可以將內(nèi)容復(fù)制到相鄰的單元格中!疤畛浔本褪腔顒(dòng)單元格右下框的一個(gè)小黑塊。當(dāng)鼠標(biāo)指向填充柄時(shí),鼠標(biāo)形狀會(huì)變成為實(shí)心的小十字。拖動(dòng)這個(gè)小小的填充柄,可以將活動(dòng)單元格的內(nèi)容復(fù)制到相鄰的單元格中。

Excel同時(shí)提供了“數(shù)據(jù)填充”功能,使用“填充柄”也可以快速輸入序列,等差數(shù)列、數(shù)比數(shù)列、日期(星期、月份)等數(shù)據(jù)數(shù)列。熟練地使用Excel的數(shù)據(jù)填充功能,不僅可以提高輸入效率,而且使枯燥的數(shù)據(jù)輸入增添不少色彩。

工作表的表名默認(rèn)為“Sheet1”為了讓表名能夠清晰表達(dá)該表中的數(shù)據(jù)內(nèi)容,可以把表名改成相關(guān)的名稱(chēng)。

鼠標(biāo)指向工作表名雙擊左鍵,使工作表名反白顯示,也可以輸入新的表名。

當(dāng)前輸入的數(shù)據(jù)僅僅是保存在計(jì)算機(jī)內(nèi)存中,由于斷電或故障導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失的情況常有發(fā)生,所以一定要養(yǎng)成定時(shí)保存數(shù)據(jù)的習(xí)慣,而且最好每10分鐘保存一次。數(shù)據(jù)只有保存到磁盤(pán)中才是安全的。

以后每次保存時(shí),Excel會(huì)自動(dòng)使用最新的更改內(nèi)容來(lái)更新工作薄文件。

“我的文檔”是Windows提供的一個(gè)人性化的保存工具,為普通用戶(hù)提供了便捷的存盤(pán)方式,但對(duì)于公共機(jī)房或辦公室中操作系統(tǒng)經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題的計(jì)算機(jī)而言,重裝系統(tǒng)會(huì)使“我的文檔”所在C盤(pán)中的數(shù)據(jù)全部丟失,所以不推薦使用“我的文檔”保存文件。

Windows環(huán)境下,微軟開(kāi)發(fā)的應(yīng)用軟件中有幾個(gè)通用的鍵盤(pán)快捷鍵,使用后可以提高工作效率。他們是:Ctrl+A全選;Ctrl+C復(fù)制;Ctrl+V粘貼;Ctrl+S保存;Ctrl+Z撤銷(xiāo)。要正確地使用公式進(jìn)行計(jì)算,必須理解絕對(duì)引用和相對(duì)引用的概念。在復(fù)制公式的過(guò)程中,公式所包含的單元格地址有時(shí)需要保持不變,這時(shí)在單元格的列標(biāo)或行號(hào)前加上“$”符號(hào)即可,用來(lái)表示公式對(duì)單元格地址的絕對(duì)應(yīng)用。

篩選是從數(shù)據(jù)表中查找和分析符合特定條件記錄數(shù)據(jù)的快捷方法。經(jīng)過(guò)篩選的數(shù)據(jù)表只顯示滿(mǎn)足條件的記錄,該條件由用戶(hù)針對(duì)某列數(shù)據(jù)指定。

Excel提供了2種篩選數(shù)據(jù)方式:自動(dòng)篩選和高級(jí)篩選。自動(dòng)篩選適用于簡(jiǎn)單條件,通常是在一個(gè)數(shù)據(jù)表的同一列中查找滿(mǎn)足條件的值。利用“自動(dòng)篩選”功能,用戶(hù)可以在具有大量記錄的數(shù)據(jù)表中快速查找出符合多重條件的記錄。

排序是對(duì)所有數(shù)據(jù)進(jìn)行的順序排列。如果只想看到排序居前的幾條記錄,則可用篩選來(lái)輔助完成。選擇菜單“數(shù)據(jù)→篩選→自動(dòng)篩選”命令,標(biāo)題行的各單元格中出現(xiàn)下拉列表按鈕。選擇排序關(guān)鍵字所處列的下拉列表中“(前10個(gè))”功能,打開(kāi)此對(duì)話(huà)框,設(shè)

置條數(shù),并安“項(xiàng)”篩選。

在高級(jí)篩選中需要設(shè)置條件區(qū)域。高級(jí)篩選中的條件區(qū)域可在數(shù)據(jù)表的上方,也可在數(shù)據(jù)下方,但需要注意的是條件區(qū)域和數(shù)據(jù)表不能直接連接,必須至少用一個(gè)空行將其隔開(kāi)。條件區(qū)域的第一行要輸入需要設(shè)置篩選條件的列標(biāo)題,在列標(biāo)題的下方輸入篩選條件。如果有多個(gè)條件時(shí),“與”關(guān)系的條件要在同一行輸入,“或”關(guān)系的條件不能再同一行輸入。

在對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分類(lèi)匯總之前,必須明確三個(gè)問(wèn)題:以哪個(gè)項(xiàng)目(也稱(chēng)字段)分類(lèi)?匯總的是哪個(gè)項(xiàng)目?匯總的方式是什么?

在單元格中輸入數(shù)據(jù)后,按Eeter鍵向下(↓)鍵,是同一列的下一個(gè)單元格成為活動(dòng)單元格;按Tab鍵或向右鍵,是同行的下一個(gè)單元格成為活動(dòng)單元格。

在單元格中可以輸入2類(lèi)數(shù)據(jù):

一類(lèi)為常量,可以直接鍵入到單元格中,可以是數(shù)值,如日期、時(shí)間、貨幣、百分比、分?jǐn)?shù)、科學(xué)計(jì)數(shù)等;也可以是漢子、英文字母、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)、特殊符號(hào)。

另一類(lèi)是公式。Excel之所以成為一個(gè)真正的電子制表軟件,具備了數(shù)據(jù)處理功能,正是因?yàn)橐肓斯健?/p>

Excel對(duì)在工作表中使用的數(shù)字有一些規(guī)定和限制。在Excel中可作為數(shù)字的只有“1、2、3、4、5、6、7、8、9、0、+、-、(、)、,、/、$、%、E、e”。

在輸入的數(shù)字中,Excel將忽略數(shù)字前面的正號(hào)(+),并將英文句號(hào)(.)視為小數(shù)點(diǎn)。所有其它數(shù)字與非數(shù)字的組合均作為文本處理。Excel默認(rèn)的“常規(guī)”數(shù)字格式,整數(shù)值顯示為整數(shù),小數(shù)值保留2位小數(shù)。Excel能正常顯示的數(shù)字長(zhǎng)度為11位,其中包括小數(shù)點(diǎn)、正負(fù)號(hào)和科學(xué)計(jì)數(shù)法的E。當(dāng)數(shù)字長(zhǎng)度超過(guò)單元格寬度時(shí),系統(tǒng)將數(shù)字以科學(xué)計(jì)數(shù)法(如9876E+06)顯示。

在Excel中,自動(dòng)將數(shù)字組成的數(shù)據(jù)作為數(shù)值型數(shù)據(jù)處理,并忽略數(shù)據(jù)前面的0。而在實(shí)際應(yīng)用中,常常輸入一些類(lèi)似于身份證號(hào)、郵政編碼這樣的數(shù)據(jù),這些數(shù)據(jù)是不參與諸如求和、平均等數(shù)字運(yùn)算的。為了與數(shù)值區(qū)別,在輸入時(shí)先鍵入一個(gè)單引號(hào)(’),然后再輸入數(shù)字字符串(單引號(hào)是半角符號(hào))。

若要輸入“00001”、“00155”等類(lèi)型的數(shù)據(jù),就要將單元格格式設(shè)置為文本型。一種方法是在“單元格格式”對(duì)話(huà)框中將數(shù)據(jù)類(lèi)型設(shè)置成文本型。一種方法是在“單元格格式”對(duì)話(huà)框中

擴(kuò)展閱讀:Excel學(xué)習(xí)總結(jié)

1、用Excel實(shí)現(xiàn)定時(shí)到期提醒

2、自定義數(shù)據(jù)格式

例如:輸入1就自動(dòng)變成0.001

3、

(1)分?jǐn)?shù)的輸入

如果直接輸入“1/5”,系統(tǒng)會(huì)將其變?yōu)椤?月5日”,解決辦法是:先輸入“0”,然后輸入空格,再輸入分?jǐn)?shù)“1/5”。(2)序列“001”的輸入

如果直接輸入“001”,系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)判斷001為數(shù)據(jù)1,解決辦法是:首先輸入“"”(西文單引號(hào)),然后輸入“001”。(3)日期的輸入

如果要輸入“4月5日”,直接輸入“4/5”,再敲回車(chē)就行了。如果要輸入當(dāng)前日期,按一下“Ctrl+;”鍵。

(4)不連續(xù)單元格填充同一數(shù)據(jù)選中一個(gè)單元格,按住Ctrl鍵,用鼠標(biāo)單擊其他單元格,就將這些單元格全部都選中了。在編輯區(qū)中輸入數(shù)據(jù),然后按住Ctrl鍵,同時(shí)敲一下回車(chē),在所有選中的單元格中都出現(xiàn)了這一數(shù)據(jù)。

3、隱藏指定Excel行不讓它們被打印出來(lái)

選中第5行,選擇菜單命令“數(shù)據(jù)|組和分級(jí)顯示|組合”(或者按快捷鍵Alt+Shift+向右方向鍵)

小提示:Alt+Shift+向右方向鍵實(shí)際上是將某行降了一級(jí),如果想讓某行升一個(gè)級(jí)別,可以按快捷鍵Alt+Shift+向左方向鍵,或者選擇菜單命令“數(shù)據(jù)|組和分級(jí)顯示|取消組合”。4、避免Excel重復(fù)輸入數(shù)據(jù)

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