單證部工作流程及職責

單證部工作流程及職責

一．要求業(yè)務(wù)員在訂艙信息確認一覽表上登記定柜信息

二．向船公司咨詢海運費，與客服部，財務(wù)部確認

三．制作訂艙委托書（于客服部確認托運人，收貨人，起運港，目的港，柜型，箱數(shù)，產(chǎn)品名稱，毛重，體積等），并在出貨登記表上登記

四．向貨代訂艙，確認裝柜時間，裝柜地點；如果是指定貨代，則直接填好訂艙單給指定貨代公司人員，兩三天后，貨代訂好艙后會傳真進倉單給你，注意進倉單上面的截柜時間，如果是自己安排拖車拖柜，則需填好拖柜委托書，上面注明柜型，拖柜時間，裝貨地址，工廠聯(lián)系人，聯(lián)系電話等，與進倉單一起傳真給拖車公司讓其安排拖柜

五．裝柜前制作監(jiān)裝表給業(yè)務(wù)員（裝柜順序，提單號，箱封號等）

六．報關(guān)轉(zhuǎn)關(guān)，訂好艙后在，如果是轉(zhuǎn)關(guān)的貨物，在裝柜當天辦理報關(guān)手續(xù)。如果是直報的貨物，在裝完柜進港后的截關(guān)日進行報關(guān)。（資料需提前交給海關(guān)），并及時在裝柜登記本上登記裝柜情況

七．與客服部確認品名，與業(yè)務(wù)員核對件毛體，確認提單草本，并留底

八．寄單：拿到提單正本后，與財務(wù)確認款已到帳，再寄正本提單，做清關(guān)資料（裝箱單，發(fā)票，合同，數(shù)據(jù)應(yīng)與提單上一致）一起寄出，在提單寄出登記一覽表上登記寄單信息

九．月底統(tǒng)計上個月裝柜數(shù)量，打印倉庫費用，于倉管核對，交于財務(wù)

十．月底統(tǒng)計上個月貨代，船公司費用，交財務(wù)核對

十一．歸檔，每個月對當月出柜資料歸檔，并編號

十二．退稅柜子，確認裝柜時間后在裝柜前一天寄報關(guān)委托書和報關(guān)單給貨代；裝柜當天準備和裝柜數(shù)據(jù)一致的合同，發(fā)票，裝箱單，報關(guān)單給貨代；報關(guān)完成后打印預(yù)錄單，將預(yù)錄單，發(fā)票，裝箱單，合同一起給財務(wù)；退稅時間快到期前，催回核銷單，交還財務(wù)；留底退稅資料。

要求業(yè)務(wù)員在訂艙信息確認一覽表上登記定柜信向船公司咨詢海運費，與客服部，財務(wù)部確認制作訂艙委托書（于客服部確認托運人，收貨人，起運港，目的港，柜型，箱數(shù)，產(chǎn)品名稱，毛重，體積等），并在出貨登記表上登記向貨代訂艙，確認裝柜時間，裝柜地點；如果是指定貨代，則直接填好訂艙單給指定貨代公司人員，兩三天后，貨代訂好艙后會傳真進倉單給你，注意進倉單上面的截柜時間，如果是自己安排拖車拖柜，則需填好拖柜委托書，上面注明柜型，拖柜時間，裝貨地址，工廠聯(lián)系人，聯(lián)系電話等，與進倉單一起傳真給拖車公司讓其安排拖柜裝柜前制作監(jiān)裝表給業(yè)務(wù)員（裝柜順序，提單號，箱封號等）報關(guān)轉(zhuǎn)關(guān)，訂好艙后在，如果是轉(zhuǎn)關(guān)的貨物，在裝柜當天辦理報關(guān)手續(xù)。如果是直報的貨物，在裝完柜進港后的截關(guān)日進行報關(guān)。（資料需提前交給海關(guān)），并及時在裝柜登記本上登記裝柜情況寄單：拿到提單正本后，與財務(wù)確認款已到帳，再寄正本提單，做清關(guān)資料（裝箱單，發(fā)票，合同，數(shù)據(jù)應(yīng)與提單上一致）一起寄出，在提單寄出登記與客服部確認品名，與業(yè)務(wù)員核對件毛體，確認提單草本，并留底一覽表上登記寄單信息月底統(tǒng)計上個月裝柜數(shù)量，打印倉庫費用，于倉管核對，交于財務(wù)歸檔，每個月對當月出柜資料歸檔，并編號退稅柜子，確認裝柜時間后在裝柜前一天寄報關(guān)委托書和報關(guān)單給貨代；裝柜當天準備和裝柜數(shù)據(jù)一致的合同，發(fā)票，裝箱單，報關(guān)單給貨代；報關(guān)完成后打印預(yù)錄單，將預(yù)錄單，發(fā)票，裝箱單，合同一起給財務(wù)；退稅時間快到期前，催回核銷單，交還財務(wù)；留底退稅資料。

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單證員崗位職責

1.預(yù)核簽章

A.縫紉機出口報關(guān)時必須要提供正本的機電商會的預(yù)核簽章，在辦理預(yù)核簽章的時候要提醒業(yè)務(wù)員可能一起辦理，節(jié)約郵寄費用。

B.注意預(yù)核簽章的時間性，合理安排時間，在確保影響出貨的前提下盡快申請預(yù)核。從北京將正本的預(yù)檢簽章寄回公司須3天，準備報關(guān)資料時一定要注意時間性。

2.選擇貨代

選擇貨代要考慮貨代的運價和服務(wù)，要綜合各方面的因素決定。對于運價、船期、服務(wù)、資信等情況要綜合考慮。3.定艙

（1）、訂艙時間

一般在貨物備好前7天傳定艙單給貨代進行定艙（節(jié)假日則需更早些定艙，因為那是艙位較緊張，制定貨代要提前14天定艙，因為要跟目的港確認后，方會定船期。

（2）、分票報關(guān)

A若在寧波定報關(guān)，訂艙時要將一票貨分幾票報關(guān)告知貨代，以便貨代定艙出單（無論分幾票，訂艙單只要一份），有關(guān)數(shù)據(jù)最晚要在截關(guān)前2天確定，否則將會影響報關(guān)。

B在上海進行報關(guān)，訂倉時一票貨分幾票就要提供幾份報關(guān)定艙單，所有報關(guān)資料都須正本。

C若貨物有所變動，須提前2、3天通知貨代。D權(quán)衡是否走整柜

若貨物不滿一個貨柜但走散貨又比較多時，走散貨還是走整柜衡量的標準是大于16個立方走整柜，小于16個立方走散貨。4、確定裝柜時間、準備報關(guān)資料

一般安排貨柜在截關(guān)前兩天來工廠裝柜，這樣可有足夠的時間整理報關(guān)資料，但因工廠生產(chǎn)的繁忙等情況，裝柜很多情況下安排在截關(guān)前一天，這樣就得在當天整理好準備的報關(guān)資料給貨代，以便第二天可順利進行報關(guān)。

5、通知倉庫貨柜到達時間

要在貨柜來廠前一天先告知倉庫、生產(chǎn)部等貨柜到達的大概時間。貨柜來的當天要對貨柜進行跟蹤，盡早告知倉庫其準確的到達時間，以便倉庫安排裝柜，還要在出貨前告知倉庫如何開出庫單。

6、檢查是否需要嘜頭

散貨必須有嘜頭、走整柜的貨物只有在客戶提出要嘜頭的情況下才需要嘜頭。7、通知業(yè)務(wù)員將本次裝貨柜的機器號碼記錄下來

8、退倉

若貨柜訂好后，貨物未能按時備好，則須在截關(guān)前兩天告知貨代進行退倉，若未及時通知，貨柜提出后則須支付提箱費還箱費，若貨柜到達工廠則需支付放空費，散貨也一樣要提前兩三天進行退倉，否則會產(chǎn)生虧箱費。9、上網(wǎng)備案核銷單

核銷單要提前在網(wǎng)上備案才可以10、報關(guān)

若在寧波報關(guān)，報關(guān)資料中正本的核銷單、報關(guān)委托書、預(yù)簽章最晚要在截關(guān)前一天寄到貨代處，而發(fā)票、報關(guān)單與裝箱單則可用傳真件；

若在上海報關(guān)，所有的報關(guān)資料全部要用正本，而且最晚要在結(jié)關(guān)前兩天寄到貨代處。報關(guān)注意事項：

A無論在哪里報關(guān)，報關(guān)時的件數(shù)一定要準確，體積一定要合理，重量也要很注意。20尺貨柜，提單上的重量不可超過26噸（有些不可超20噸）。

B若涉及到做進料加工，則務(wù)必和貨代溝通好手冊所須報的項號，報關(guān)資料一般須在截關(guān)前一兩天提供給貨代。

C報關(guān)時務(wù)必與貨代將報關(guān)時的品名確認清楚，若時報工業(yè)縫紉機配件（一般我們電機報此名）、機架臺板、工業(yè)縫紉機零件時一定要提醒貨代報關(guān)單上顯示的重量務(wù)必時將單個的凈重乘以箱數(shù)，否則將不得不進行改單。11、確認提單

A、截關(guān)前要將提單確認好（個別船公司須在截關(guān)前一兩天確認好）。做信用的提單務(wù)必要按信用證上的確認，做D/A,D/P,T/T的，若客人設(shè)特殊要求別可按常規(guī)確認。B、若發(fā)現(xiàn)確認好后的提單有問題則須立即向貨代提出更改，若他們提單已簽或已截則會產(chǎn)生100員的改單費，若他們已將提單的信息發(fā)到目的港（一般會在7天發(fā)走，航程短的則在2天左右內(nèi)發(fā)走），則會有40或80美元的改倉單費與100人民幣的改提單費。12、保險

若價格條件是CIF，無論是何種付款方式，都要在船開前投保。制作保單時，若付款條件是信用證，保單按照信用證要求做；若是其它付款方式，可按常規(guī)做。13、制單

A、若是信用證，則其它單據(jù)根據(jù)信用證要求做，個別客人若對單據(jù)有特殊要求，則要根據(jù)客人要求制作，（比如去哥倫比亞、敘利亞等需要提供機器編號，去埃及等C/O等領(lǐng)事管認證，去澳大利亞須提供無木質(zhì)包裝申明，去土耳其須提供CE證明，英文土耳其文說明書等）。B、發(fā)票、裝箱單若沒特殊要求則可按常規(guī)制作（業(yè)務(wù)員制作）

特殊單據(jù)：去印度、越南、土耳其等國家客人要提供C/O，去歐盟國家別需要FORMA，C/O,(FORMA若做信用證則須按信用證確認，若是其它的若客人沒特殊要求則可按常規(guī)制作）若客人沒要求，C/O或FORMA則無須辦理。（去印度、越南的C/O一般需加蓋商會章）。14、交單和寄單遠洋出口（如歐、美、非等地）的單據(jù)要求在拿到提單后3日內(nèi)將單據(jù)完成，鄰近國家出口，由于船的航行時間很短，要求在拿到提單的當日將單據(jù)處理完畢。若太慢則會讓客人在目的港產(chǎn)生滯箱費等費用。15、制作統(tǒng)一發(fā)票

每月底27號左右要根據(jù)報關(guān)資料制作繕打統(tǒng)一發(fā)票，注意事項：

(1)若是以工貿(mào)公司（股份/機車公司）出口的，價格條件是CIF或CNF時，統(tǒng)一發(fā)票上面的海運費預(yù)保費的金額一定要和實際發(fā)票金額相一致（保額從人民幣換算橙美元的匯率要是每月的基準值）；(2)若是以商貿(mào)公司（萬事通）出口的，價格條件是CIF或CNF價格條款時，統(tǒng)一發(fā)票上面的海運費與保險須與報關(guān)單上金額相一致；

(3)統(tǒng)一發(fā)票上還要將倉庫開出的出庫單一一對應(yīng)上去；

(4)若是以工貿(mào)公司（股份/機車公司）出口的，則不用將海運費、內(nèi)陸費等發(fā)票對應(yīng)上去；若是以商貿(mào)公司（萬事通）出口的，則不用將海運費、內(nèi)陸費等發(fā)票對應(yīng)上去。(5)統(tǒng)一發(fā)票整理好后，記賬聯(lián)要在月底前給財務(wù)記賬，核銷聯(lián)與結(jié)匯聯(lián)先留著，等報關(guān)單退下后在處理。

16、整理出貨明細

每月月底須將出貨明細整理出，要將報關(guān)時的萬事通的中文品名，單位，數(shù)量準確的提供給財務(wù)，以便財務(wù)可根據(jù)此催或開具增值隨發(fā)票以便退稅17、處理結(jié)匯水單

銀行若有款到帳，財務(wù)會將收款底單給我們，我們要確認此款是哪個客人的，對應(yīng)哪個發(fā)票號的。將收款底單復(fù)印留底，正本交給財務(wù)。18、制作銷售報表每月月底或月初3前，要根據(jù)收款情況與出貨明細計到期貨款與制作銷售報表，并將此兩份東西速交給領(lǐng)導查閱，也須給個業(yè)務(wù)員參考催款（銀行的正式收款底單須還給財務(wù)做賬，我們須復(fù)印留底連同報銷專用聯(lián)等東西一起交給核銷員）

19、記賬與對賬

根據(jù)出貨明細與每月的收貨情況建立手工臺帳，并將此賬務(wù)跟樓下財務(wù)進行校對。20、催討核銷單

每月月底30日前要將前兩個月出口的核銷單催付回（賬務(wù)必須在出口后3個月內(nèi)將報關(guān)單進行申報、否則會造成整票貨的退稅損失，所以催討工作是很重要的），若海運費、內(nèi)陸費未付，貨代一般是不會將校銷單退回，所以要將海運費、內(nèi)陸費提前整理出給領(lǐng)導簽字，個別貨代是非得等款到帳后，才將銷款單退回，所以催討檢銷聯(lián)理在一起交給財務(wù)，要將核銷單的進料加工專用聯(lián)（若是進料加工報關(guān)出口的）與核銷專用聯(lián)與統(tǒng)一發(fā)票中的結(jié)匯聯(lián)理在一起交給核銷人員。

21、進口報關(guān)（1）清關(guān)

我們公司進口的貨物一般都是對應(yīng)進料加工手冊的，清關(guān)時若單據(jù)通過銀行做D/P、D/A或L/C，清關(guān)是須提供下列單據(jù)：

A、已承對或已付款的證明（銀行會提供上面須蓋銀行章與我們公司章有固定格式的）。B、發(fā)票、裝箱單、提單（發(fā)票上要有價格條款與成交方式，提單北美須蓋公章背書）。C、進出口合同。D、正式手冊。E、報關(guān)委托書。

F、若貨物是從日本等歐盟國家進口還須提供正本的無木質(zhì)包裝申請，若是木頭包裝的則須提供熏蒸證明。

G、若貨物須商檢的則須提供正本的報檢委托書。若單據(jù)是T/T或電放的，則上面的A中的單據(jù)不用提供，但是電放提單要提供正本保函（一般有一定的格式），并在電放提單正面加蓋公章。（2）運回貨物

（3）貨物清好后，根據(jù)貨物多少，采用下列方式運回公司

A、整柜則安排集裝箱直接送到工廠

B、散貨則最好讓自己熟悉的托運站去提貨，并安排運回工廠，若讓貨代安排的話費用會很高

C、若貨物少而急，可安排快遞。（3）備案與退單

（4）進口報關(guān)單的進料加工專用聯(lián)（復(fù)印附）要在當月催過來連同手冊上面的進口料付登記表一同給財務(wù)，以便財務(wù)去國稅備案。正本的進口報關(guān)單的進料加工專用聯(lián)與付匯證明聯(lián)退下后則交給手冊辦理員。22、監(jiān)管《進料加工手冊》

使用進料加工手冊要非常小心，手冊超報的話要補稅，手冊報不完的話，經(jīng)過兩次延期后將不可在進行延期（每年延期為半年），所以手冊要盡量安排在延期前報完，若報不完則要提前和手冊辦理者溝通，請其去辦理延期，若兩次延期后仍報發(fā)現(xiàn)在規(guī)定時間內(nèi)報不完則要進行適當?shù)奶幚怼?/p>

手冊中的出口成品登記表要時常關(guān)注，因為有些貨代將不完全按照我們的指示的項號報，所以每次報手冊是都要和貨代強調(diào)報的項號，萬一不一致則要及時更改我們的記錄，要杜絕超報現(xiàn)象的發(fā)生。每月月底還要將此月個手冊總共出口的數(shù)量統(tǒng)計給財務(wù)及樓下成品倉庫與零件倉庫，個手冊的出口情況也要及時的更新復(fù)檢，避免發(fā)生差錯，另手冊在料件沒有全部定完的情況下是不以按照手冊上所寫的數(shù)量報，而要按實際定多少，只可報多少（進料加工是海關(guān)嚴格管制的規(guī)范之列，所以非常仔細與重視）。23、突發(fā)事件的處理

貨物進出口時因為涉及到的環(huán)節(jié)較多，在各個環(huán)節(jié)也時常會有突然沒預(yù)料的事情發(fā)生，所以處理突發(fā)事件也是平時工作中的一個重點。

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