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印刷跟單基本流程

網(wǎng)站:公文素材庫(kù) | 時(shí)間:2019-05-29 05:16:05 | 移動(dòng)端:印刷跟單基本流程

印刷跟單基本流程

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1印刷跟單員工作概述

1.1印刷跟單員的工作是什么?跟單員指的是跟蹤訂單的員工。依據(jù)一般印刷企業(yè)的生產(chǎn)實(shí)踐,

本人認(rèn)為跟單員工作的主要內(nèi)容包括:

(1)圍繞某單產(chǎn)品進(jìn)行工藝設(shè)計(jì):確定該產(chǎn)品使用的設(shè)備、耗材(承印物、膠片、印版、油墨等);確定該產(chǎn)品的具體開本和版心尺寸、版面圖文規(guī)格及相互關(guān)系、圖像線數(shù)、折手、折標(biāo)、開本外中線、角線、折線、切線、檢驗(yàn)標(biāo)、多聯(lián)間留空,印刷方式(自翻版、套版等),裝訂流程等。

(2)制定該產(chǎn)品的材料采購(gòu)單,并監(jiān)督所購(gòu)品到位時(shí)限。

(3)圍繞某單產(chǎn)品進(jìn)行質(zhì)量設(shè)計(jì):確定該產(chǎn)品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、重點(diǎn)和難點(diǎn),及質(zhì)量控制方案。

(4)圍繞某單產(chǎn)品進(jìn)行工期設(shè)計(jì):確定該產(chǎn)品在各工序作業(yè)的起止時(shí)間;確定工序外資源到位時(shí)間。

(5)需要時(shí),針對(duì)某單產(chǎn)品進(jìn)行外包設(shè)計(jì):確定該產(chǎn)品外包工序及質(zhì)量、工期;選定外包單位。

(6)制定該產(chǎn)品生產(chǎn)工藝單:轉(zhuǎn)述客戶信息,計(jì)算用料數(shù)量,注明各工序作業(yè)時(shí)限。(7)跟蹤、控制該產(chǎn)品生產(chǎn)工藝單在各工序的實(shí)施,協(xié)調(diào)該產(chǎn)品與其他產(chǎn)品間的關(guān)系、解決生產(chǎn)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題,直至該產(chǎn)品交付給客戶。

上述跟單員工作內(nèi)容可概括為:在企業(yè)負(fù)責(zé)人領(lǐng)導(dǎo)下,制定以生產(chǎn)訂單進(jìn)度為主的各類計(jì)劃,指揮生產(chǎn)跟單網(wǎng)絡(luò)各節(jié)點(diǎn)的跟單員,調(diào)動(dòng)全廠(及外部)人力物力資源,以最佳工藝方案,最短生產(chǎn)周期,最低生產(chǎn)成本,生產(chǎn)出質(zhì)量合格的產(chǎn)品,按時(shí)完成預(yù)定計(jì)劃。其實(shí)就是管理學(xué)所定義的計(jì)劃、組織、協(xié)調(diào)、控制、指揮五項(xiàng)功能在跟單工作領(lǐng)域的具體化。

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1.報(bào)價(jià):(就是客人要做一樣?xùn)|西,我們就需要給到他詳細(xì)的價(jià)錢,比如說(shuō)一本書,里面的紙是分幾種,每一種多少錢、印刷需要多少錢、后工序要多少錢等。)

報(bào)價(jià)一般由報(bào)價(jià)員報(bào),由業(yè)務(wù)報(bào)給客戶,除非一些客戶要求大批量打樣的,可以直接開工單算出價(jià)錢。

2.打樣:(就是客人要一樣?xùn)|西,他會(huì)給到文件給我們,然后我們就會(huì)做出實(shí)物,這個(gè)做出來(lái)的實(shí)物的過(guò)程我們就叫打樣。)

打樣一般分為打白樣,傳統(tǒng)樣,上面打樣三種。

業(yè)務(wù)員需要打白樣時(shí),需要提供報(bào)價(jià)單,客戶的詢價(jià)單,需要白樣的數(shù)量,需要日期及客樣等打傳統(tǒng)樣時(shí),如做過(guò)白樣,需要客戶提供文件,開制版單給CTP,。),CTP做文件發(fā)外用專用打樣機(jī)打樣,數(shù)量不宜太大。如還未做過(guò)白樣,還是需要報(bào)價(jià)單,詢價(jià)單參考尺寸,用紙,裝訂等信息。

當(dāng)客戶確認(rèn)樣本OK下PO后,拿到PO需馬上安排訂購(gòu)紙張等物料,有時(shí)候如果業(yè)務(wù)那邊確定了訂單的話也可以沒(méi)有PO安排訂物料。(PO:訂單的意思。)

下公司內(nèi)部合同,拿到PO后需要仔細(xì)閱讀客戶合同的所有內(nèi)容。然后給合同到船務(wù)外審核,審核通過(guò)后,到財(cái)務(wù)領(lǐng)公司內(nèi)部合同,填寫好內(nèi)部合同給部門經(jīng)理簽名后,內(nèi)部合同第一聯(lián)復(fù)印一份,客戶PO復(fù)印兩份,兩份PO同內(nèi)部合同的原件第一聯(lián)和復(fù)印件一起給到財(cái)務(wù)下單。

收到客人文件后,讓CTP出藍(lán)紙,或數(shù)碼樣,或高精度PDF或低精度PDF給客戶確認(rèn)。

同時(shí),也需要讓業(yè)務(wù)問(wèn)客人的跟色標(biāo)準(zhǔn),如,用數(shù)碼樣跟色,舊簽樣印張跟色,數(shù)碼直印,或客人來(lái)廠跟色

藍(lán)紙:用客人來(lái)電腦文件,打印在紙上,用來(lái)給客人或我們自己確認(rèn)打印在紙上的內(nèi)容是否正確,和文件上的是否一致。

數(shù)碼樣:一般用來(lái)跟顏色用。就是電腦文件的圖案打印在紙上,看圖案的顏色是否正確。用來(lái)打數(shù)碼樣的紙要比打藍(lán)紙用的紙好。

下工單,根據(jù)文件尺寸,PO數(shù)量上等要求開具工單,有白樣,或客來(lái)樣需要貼樣本標(biāo)簽,白樣和客來(lái)樣所貼的標(biāo)簽不同,如提供的是白樣,同時(shí)也需要提供一份做白樣的信息表。

下完工單后,就及早給一份明細(xì)給到生產(chǎn)部門,最好發(fā)EMAIL,再打印一份給到相關(guān)人員。說(shuō)明此款產(chǎn)品的要求,及每款和數(shù)量等。

根據(jù)貨期及文件確認(rèn)情況,及早催生產(chǎn)排印刷,及后工序生產(chǎn)時(shí)間。如客人跟色,需要同排單人員講清楚,客戶跟色,并告知上機(jī)時(shí)間,通知客人來(lái)廠跟色時(shí)間。

客戶確認(rèn)文件后,簽藍(lán)紙上機(jī)印刷,并提供跟色標(biāo)準(zhǔn),簽藍(lán)紙時(shí)面仔細(xì)核對(duì),客來(lái)源文件及最后改動(dòng)的地方。

根據(jù)貨期,跟進(jìn)生產(chǎn)過(guò)程,上機(jī)時(shí)間,及印刷所有后工序時(shí)間。如發(fā)現(xiàn)貨期有問(wèn)題,應(yīng)及早通知業(yè)務(wù)通知客人。

注,如果客人要求樣本確認(rèn)后才可以生產(chǎn)大貨時(shí),印刷一完成就立即通知工藝部做確認(rèn)樣,客戶確認(rèn)后再通知生產(chǎn)安排生產(chǎn))。有的客戶不需要確認(rèn)樣本就可以安排生產(chǎn)的,也需要及早出到確認(rèn)樣給客戶確認(rèn),以免發(fā)生一些意外。

同時(shí),訂紙箱及訂船需要在完成大貨7天左右的時(shí)間開始訂船,給包裝要求到生產(chǎn)部門,裝箱,打卡板。

安排出貨,柜貨需要最遲在截關(guān)的前一天晚上送到。裝貨的前一天需要開送貨單,裝柜的需要裝柜信息表給物流及倉(cāng)庫(kù)。如是柜貨,需要在裝柜前后拍照片出貨時(shí),有些面要給到司機(jī)報(bào)關(guān)資料及書樣。有時(shí),由船務(wù)直接寄到報(bào)關(guān)行。

跟進(jìn)報(bào)關(guān)情況,核對(duì)提單,寄提單正本或電放提單。

擴(kuò)展閱讀:關(guān)于一個(gè)印刷跟單新手

首先我們先來(lái)說(shuō)下什么叫做跟單員?

跟單員的主要工作是在企業(yè)業(yè)務(wù)流程運(yùn)作過(guò)程中,以客戶定單為依據(jù),跟蹤產(chǎn)品(服務(wù))運(yùn)作流向并督促定單落實(shí)的專業(yè)人員,是各企業(yè)開展各項(xiàng)業(yè)務(wù),特別是外貿(mào)業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)性人才之一。

問(wèn):跟單員和國(guó)際商務(wù)單證員、外銷員、報(bào)關(guān)員有什么不同?

答:跟單員的主要工作是在企業(yè)業(yè)務(wù)流程運(yùn)作過(guò)程中,以客戶定單為依據(jù),跟蹤產(chǎn)品(服務(wù))運(yùn)作流向并督促定單落實(shí)的專業(yè)人員,是各企業(yè)開展各項(xiàng)業(yè)務(wù),特別是外貿(mào)業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)性人才之一。一名合格的跟單員需要掌握外銷、物流管理、生產(chǎn)管理、單證與報(bào)關(guān)等綜合知識(shí)。

國(guó)際商務(wù)單證員處理的是國(guó)際間的商品買賣過(guò)程中的單證制作、驗(yàn)審等工作(解決單證從無(wú)到有的過(guò)程)。他的工作范圍是包括收證、審證、制單、審單、交單、歸檔等一系列業(yè)務(wù)活動(dòng)。

外銷員是指在具有進(jìn)出口經(jīng)營(yíng)權(quán)的企業(yè)從事進(jìn)出口貿(mào)易工作的專業(yè)人員,主要工作內(nèi)容有從事國(guó)際貿(mào)易交流活動(dòng)、外貿(mào)立項(xiàng)、談判、合同的制作、簽定、執(zhí)行等。報(bào)關(guān)員的主要工作就是根據(jù)國(guó)家的法律法規(guī)、海關(guān)的辦事程序判斷某些貨物需要何種手續(xù)并準(zhǔn)備相關(guān)文件,按要求制作報(bào)關(guān)單等并向海關(guān)申報(bào),還要配合海關(guān)查驗(yàn)、繳納相關(guān)稅費(fèi)等。他的工作的主要目的是為了能讓貨物順利出口,而單證員的工作則是為了制作符合信用證,合同規(guī)定的單證,實(shí)現(xiàn)順利結(jié)匯、收匯。

問(wèn):跟單員需要培訓(xùn)嗎?

答:培訓(xùn)屬于常規(guī)功能外的管理內(nèi)容,是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程,有效的培訓(xùn)需要嚴(yán)密的組織和籌劃,需要認(rèn)真嚴(yán)密的思考。以客戶定單為依據(jù),跟蹤產(chǎn)品(服務(wù))運(yùn)作流向并督促定單落實(shí)的跟單員是各生產(chǎn)企業(yè)開展外貿(mào)業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)性人才之一,由于當(dāng)前外貿(mào)學(xué)歷教育體系中針對(duì)該崗位的應(yīng)用性培訓(xùn)內(nèi)容的相對(duì)滯后,大量未經(jīng)職業(yè)培訓(xùn)的人員使得外貿(mào)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)大大增加。也許你會(huì)問(wèn),我本來(lái)就從事外貿(mào)工作,有多年的工作經(jīng)驗(yàn),可不可以只報(bào)名考試,不參加培訓(xùn)嗎?多年的工作肯定積累不少的經(jīng)驗(yàn),但這些經(jīng)驗(yàn)中未必都是好的。有些有經(jīng)驗(yàn)的工作者得到的可能是不規(guī)范的訓(xùn)練,并可能已形成不良的工作習(xí)慣,這些必須通過(guò)培訓(xùn),結(jié)合你以前經(jīng)驗(yàn)問(wèn)題的癥結(jié)來(lái)加以克服。而且經(jīng)驗(yàn)是對(duì)以往的總結(jié),社會(huì)是向前發(fā)展的,我們的培訓(xùn)是總結(jié)過(guò)去,結(jié)合現(xiàn)在,放眼未來(lái),將對(duì)跟單人員進(jìn)行全方位系統(tǒng)的培訓(xùn)。

問(wèn):作為一個(gè)沒(méi)有從事過(guò)跟單工作的人可以參加培訓(xùn)嗎?需要外語(yǔ)基礎(chǔ)嗎?答:可以的。高中及高中以上學(xué)歷的或有一定工作經(jīng)驗(yàn)的人員均可以。外語(yǔ)現(xiàn)在在各行各業(yè)是不可避免的,特別是在中國(guó)進(jìn)入WTO后,將在考試中越來(lái)越普遍,但是對(duì)于英語(yǔ)相對(duì)薄弱的你來(lái)說(shuō)不用擔(dān)心。跟單員培訓(xùn)在所涉及到的單證和函電具有特定的格式,每行寫什么或什么樣的格式在課堂中我們老師在教學(xué)中肯定會(huì)講的很詳細(xì),只要你清楚老師講過(guò)的每一單證及每一種函電,考試中涉及到的英語(yǔ)就不在話下了。

問(wèn):跟單員的前景如何?

答:以客戶定單為依據(jù),跟蹤產(chǎn)品(服務(wù))運(yùn)作流向并督促定單落實(shí)的跟單員是各外貿(mào)企業(yè)開展外貿(mào)業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)性人才。隨著我國(guó)入世后外貿(mào)產(chǎn)業(yè)的蓬勃發(fā)展,201*年底我國(guó)貿(mào)易企業(yè)準(zhǔn)入實(shí)施備案制,企業(yè)只要在工商部門備案即可獲得進(jìn)出口權(quán),進(jìn)出口經(jīng)營(yíng)權(quán)不再是國(guó)有貿(mào)易公司的專利。這意味著:目前集中在外貿(mào)企業(yè)代理出口的大量業(yè)務(wù)屆時(shí)將分散至各生產(chǎn)企業(yè),由各生產(chǎn)企業(yè)自營(yíng)出口,而每一個(gè)企業(yè)都需要幾個(gè)專職的跟單人員處理本企業(yè)的外貿(mào)業(yè)務(wù),缺了這一環(huán)節(jié)企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)不了。這也意味著:在年內(nèi),跟單人員的社會(huì)需求將隨著外貿(mào)企業(yè)的增長(zhǎng)以幾何數(shù)級(jí)增長(zhǎng)。問(wèn):為什么跟單員資格證書是由國(guó)家商業(yè)技師協(xié)會(huì)與全國(guó)商貿(mào)業(yè)務(wù)技術(shù)資格考評(píng)委員會(huì)頒發(fā)?

答:由于外經(jīng)貿(mào)委已撤消,功能職權(quán)劃分到國(guó)家商務(wù)部和國(guó)資委,頒發(fā)跟單員資格證書的部門隸屬于國(guó)資委。由中國(guó)商業(yè)技師協(xié)會(huì)、全國(guó)商貿(mào)業(yè)務(wù)技術(shù)資格考評(píng)委員會(huì)為考試合格的學(xué)員頒發(fā)全國(guó)通用的跟單員資格證書。問(wèn):考試是筆試還是機(jī)考?難易程度怎么樣?

答:考試采用筆試形式。目前考試的難度應(yīng)該不會(huì)很難。而且為考生提供一次免費(fèi)補(bǔ)考的機(jī)會(huì)。信息來(lái)源:全國(guó)跟單員資格認(rèn)證培訓(xùn)網(wǎng)

那作為一個(gè)印刷生產(chǎn)跟單新手,應(yīng)該如何來(lái)做……

第1步:當(dāng)業(yè)務(wù)員和客戶在網(wǎng)上進(jìn)行溝通,確定初步意向后?蛻敉ㄟ^(guò)快遞把樣品和加工的細(xì)節(jié)數(shù)據(jù)傳過(guò)來(lái)。此時(shí),將樣品和相關(guān)的加工制作的要求通過(guò)打樣申請(qǐng)單反映出來(lái)。之后,經(jīng)過(guò)業(yè)務(wù)部經(jīng)理簽字,將樣品和打樣單(打樣單要復(fù)印一份,正本留自己保存)。給打樣室,打樣。

第2步:樣品出來(lái)后通過(guò)快遞寄給客戶,注意即使向快遞詢問(wèn)UPS號(hào)。

第3步:客戶確認(rèn)樣品并將樣品寄回,同時(shí)下單。

第4步:根據(jù)回傳樣品,制做簡(jiǎn)單的定貨單給技術(shù)部。定貨單要業(yè)務(wù)員和部門經(jīng)理簽字。將單和樣品留技術(shù)部。要求其制作工藝流程。

第5步:之后將合同傳給財(cái)務(wù)部簽字和老總簽字。并連同工藝流程樣品3樣物品,下正式的訂貨單。訂貨單要根據(jù)合同來(lái)做,把品質(zhì)要求,包裝要求,和備注事項(xiàng),交貨日期。寫清楚。之后把訂貨單復(fù)印5份,分別傳生產(chǎn)-品管-財(cái)務(wù)-物控-出貨。并在正本上簽字。正本訂貨單留給自己。把工藝流程書復(fù)印5份,傳財(cái)務(wù)-技術(shù)部-物控-生產(chǎn)-品管。正本留技術(shù)部,副本自己留著。第6步:將合同復(fù)印2份,正本自己歸檔。副本分別傳老總辦公室和財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人。

第7步:即使反映工廠在生產(chǎn)過(guò)程中的問(wèn)題,并和業(yè)務(wù)員溝通。在業(yè)務(wù)員和客戶溝通達(dá)成協(xié)議后,將結(jié)果通過(guò)工作聯(lián)系單將變更要求傳達(dá)到生產(chǎn)車間。工作聯(lián)系單正本留己,副本傳達(dá)。

第8步:快出貨時(shí),聯(lián)系貨代。做報(bào)關(guān)單據(jù)。并提前寄交貨代。若生產(chǎn)有問(wèn)題,導(dǎo)致不能即使出貨要提前通知貨代,以便其另做船期安排。

第9步:若即使完貨。則提前兩天將貨代傳來(lái)的進(jìn)倉(cāng)單或相關(guān)單據(jù)交給出貨部門。并將出貨通知單復(fù)印3份,傳生產(chǎn)-品管-出貨部。正本留己。

第10步:即使做好議付單據(jù)連同貨代送來(lái)的提單進(jìn)行議付。如前T/T下,則先傳副本給對(duì)方,要其付款。L/C項(xiàng)下,則交由財(cái)務(wù)部到銀行進(jìn)行相關(guān)事項(xiàng)。

第11步:到核銷單等相關(guān)單據(jù)回來(lái)后,將單據(jù)交由財(cái)務(wù)部進(jìn)行結(jié)匯,辦理核銷退稅手續(xù)。

以上所有自己保存的單據(jù)按合同和客戶編號(hào)先后順序進(jìn)行分檔管理。

以服裝跟單為例,跟單過(guò)程如下:

一般程序如下:接受客戶指示單,分析產(chǎn)品來(lái)料,采購(gòu)來(lái)料,制作樣品(主要下工廠了解樣品的落實(shí)情況,生產(chǎn)工藝適合客戶的產(chǎn)品要求,緊抓生產(chǎn)進(jìn)度滿足交貨日期),發(fā)樣品給客戶認(rèn)可,大貨投產(chǎn)。制作過(guò)程煩瑣易出錯(cuò),加工工廠會(huì)給你麻煩的,客戶也會(huì)的,要做好心理準(zhǔn)備。

一、工藝單

1.先對(duì)工藝單進(jìn)行文字處理,翻譯成中文。

2.參照和對(duì)照往年的工藝單進(jìn)行核對(duì)(主要指老客戶),研究是否有新的變化或者是有不對(duì)的地方,著重看一下有無(wú)特殊要求,工藝單指示不明的地方要及時(shí)和客戶溝通,如客戶有不明白的地方可按照訂單常規(guī)操作要求處理。

3.對(duì)著工藝單進(jìn)行逐項(xiàng)檢查:(1)首先是主料,如面料的品種、紗支、結(jié)構(gòu)、克重、顏色(特別注意特殊色,如麻灰);(2)輔料,包括拉鏈(是否特指,如YKK)、繩、扣、風(fēng)眼、花邊、松緊帶、梭織布(應(yīng)注意是否需要染色)、橫機(jī)羅紋、主標(biāo)、水洗標(biāo)、吊牌、裝飾牌等。

4.對(duì)照工藝單認(rèn)真研究印、繡花及其它處理方式,如面料絲光、水洗、扎染等(有關(guān)HTP訂單中對(duì)印、繡花方面沒(méi)有詳細(xì)的資料,甚至在最初打樣時(shí)連印花顏色、印花尺寸也沒(méi)有明確指示,客戶只有一個(gè)要求:效果好就行。雖然客戶把這個(gè)權(quán)利給了工廠,但也給工廠帶來(lái)一定難度,要揣測(cè)客戶的心態(tài),自己要主動(dòng)去創(chuàng)新設(shè)計(jì)一些東西。在這點(diǎn)上,應(yīng)盡快適應(yīng)客戶的這種要求)。

二、核價(jià)

認(rèn)真研究完工藝單后,安排進(jìn)行核價(jià),即填寫核價(jià)單,在填寫核價(jià)單時(shí)一定要清晰、認(rèn)真,經(jīng)過(guò)誰(shuí)手該把關(guān)的沒(méi)把好關(guān)的要負(fù)首要責(zé)任;建議跟單員最好整理一份工廠面料、紗支、克重、幅寬一覽表,以便以后核價(jià)遇到相同的面料時(shí),可按固定的工藝去填制核價(jià)單,印、繡花價(jià)格最好也有價(jià)格一覽表。

1.核實(shí)工藝單上客戶要求的紗支、克重、幅寬或有關(guān)面料生產(chǎn)的生產(chǎn)難易度,主要是與染整廠溝通,落實(shí)確定后,明確面料有關(guān)資料,以便工藝人員核算用料時(shí)與染整廠核對(duì)面料幅寬、克重資料,注意面料的紗支與克重的對(duì)比,方便用料的核算。

2.工藝室人員進(jìn)行有關(guān)工藝用量的計(jì)算,此時(shí)要對(duì)輔料情況(特別是百家好事客戶對(duì)輔料一般都是指定廠家,要對(duì)輔料的價(jià)格進(jìn)一步落實(shí)好,以免大貨投產(chǎn)后出現(xiàn)價(jià)格上的差異)進(jìn)行詳細(xì)解說(shuō),問(wèn)明客戶哪些輔料屬于客供及印花的種類及繡花線的種類,避免遺漏,客戶有特殊要求的,更是需要特別說(shuō)明。

3.生產(chǎn)車間對(duì)照工藝單,進(jìn)行生產(chǎn)量及加工費(fèi)的計(jì)算,由于車間是參照工藝單進(jìn)行計(jì)算,好多內(nèi)容僅是“紙上談兵”,因此有條件的盡可能提供樣衣,對(duì)于工藝單上或是客戶特別指示的,要一并詳細(xì)告知(最好是書面)生產(chǎn)部門,以便盡可能核算準(zhǔn)確。

4.匯總資料,核算價(jià)格。由于核價(jià)員習(xí)慣于按照自己知道的資料進(jìn)行核價(jià),因此在客戶有特殊要求的時(shí)候,一定要有明確指示并做相關(guān)提醒,如面料有特殊要求(有無(wú)水洗等),輔料比較奇特,印、繡花價(jià)格等。所有這一切,都必須詳細(xì)準(zhǔn)確的寫到核價(jià)資料或者是工藝單里,以便以后備查。

5.報(bào)價(jià)時(shí)如對(duì)某些輔料及印、繡花價(jià)格不明確的,報(bào)價(jià)時(shí)要注明所列輔料及印、繡花的價(jià)格,如百家好事訂單經(jīng)常會(huì)指定輔料廠,而唯嘉、歐美訂單牽扯到面料檢測(cè)及成衣檢測(cè)(客戶指定輔料,跟單員一定要注意,如果跟單員沒(méi)明確標(biāo)注,跟單員要負(fù)主要責(zé)任;所有擔(dān)當(dāng)學(xué)會(huì)看核價(jià)單上的資料,一定要看清楚,把經(jīng)手的資料要做到心中有數(shù);有特殊要求的,一定要告訴核價(jià)員)。我做單證做到心力交瘁

三、備樣

一般來(lái)說(shuō),報(bào)完價(jià)后,如客戶覺得價(jià)格接近或者是可以接受,會(huì)要求安排備樣(原則上先談價(jià)格,后打樣;對(duì)新客戶原則上不備樣,備樣要收樣品費(fèi))。備樣時(shí)主要注意(備樣時(shí)關(guān)鍵在于保證交期及質(zhì)量,因此我們經(jīng)手的資料務(wù)必要準(zhǔn)確,與客戶要求一致,才能保證樣品及時(shí)得到確認(rèn),避免重復(fù)返工):

(一)樣品

1.款式樣:一般來(lái)說(shuō)款試樣主要是看做工的,可以用代替面料,但當(dāng)有配色時(shí),一定要搭配合適才行,尺寸做工完全按照客供指示及要求。

2.確認(rèn)樣:作為確認(rèn)樣,客戶看重的是,顏色要對(duì),輔料要齊,印繡花也要按照要求的去做,特別是代表大貨面料一定要好。因?yàn)橐话銇?lái)說(shuō),確認(rèn)樣是給設(shè)計(jì)師看的,所以一定是好的和準(zhǔn)確的,符合設(shè)計(jì)師口味的,此項(xiàng)工作非常重要.如果做得不好,可以說(shuō)前功盡棄,一切都是白費(fèi)。

3.產(chǎn)前樣:一般來(lái)說(shuō)是在大貨面料出來(lái)以后,為了保證大貨的準(zhǔn)確性,,在裁剪前,做給客戶看得樣品,代表大貨水平,也是客戶對(duì)大伙的檢驗(yàn)。為了生產(chǎn)的方便,要求產(chǎn)前樣必須符合客戶對(duì)大貨的一切要求,避免出現(xiàn)生產(chǎn)損失,安排起來(lái)一定要快。對(duì)于HTP訂單,大貨下來(lái)后,再安排做大貨產(chǎn)前樣,待產(chǎn)前樣確認(rèn)后,進(jìn)行大貨生產(chǎn)。HTP訂單不要求打印、繡花樣。

4.廣告樣:廣告樣一般來(lái)說(shuō)是在訂單確定后,大貨出貨前,客戶用來(lái)擴(kuò)大宣傳,增加銷售量的樣品,齊色齊碼,外觀效果要好,一定要起到門面作用(廣告樣必須提前安排,不能臨近再下備樣)。

5.齊色樣:此項(xiàng)要求的客戶比較少,可以靈活掌握。對(duì)于HTP的訂單,客戶要求在工藝單下達(dá)后,安排做銷售樣,而且對(duì)于不好找的輔料可用類似或接近的代替,樣衣發(fā)走后,安排核價(jià)、報(bào)價(jià),然后等客戶確認(rèn)意見。

6.水洗樣:要保證成衣水洗尺寸,必須做好前提工作面料縮水率。

7.船樣:大多數(shù)客戶船樣要并到大貨里,如該并入大貨收費(fèi)的船樣未并入大貨,跟單員應(yīng)負(fù)主要責(zé)任。

(二)色樣

1.色樣,制作要好看、及時(shí),保存要完整,一式三份:自己必須留存一份,以免以后的生產(chǎn)過(guò)程中,對(duì)大貨的顏色進(jìn)行核對(duì),問(wèn)明客戶是在自然光還是在燈光下對(duì)色,以便及時(shí)確認(rèn)。

2.紗樣。

3.布樣,如麻灰:如客戶指定麻灰色號(hào)時(shí),可與客戶溝通直接進(jìn)行大貨生產(chǎn),如有客戶布樣,可找一些顏色比較相近的布樣待客戶確認(rèn)。色樣在涉及到麻灰或煙灰色時(shí),最好是讓客戶指定華孚或金蘭紗卡上的色號(hào),便于采供部門購(gòu)紗。

(三)印、繡花樣

首先是要求盡可能用正確顏色的布、線打樣,特別是繡花,繡花線一定要用正確顏色,如確有難度,可以與客戶溝通,變通安排。印、繡花資料必須保證準(zhǔn)確,如顏色搭配、花型等,要及時(shí)同客戶溝通不明確的地方,爭(zhēng)取縮短確認(rèn)周期(印、繡花打確認(rèn)樣時(shí)間:原則上從業(yè)務(wù)員將印、繡花資料轉(zhuǎn)交外協(xié)員后三日內(nèi)應(yīng)將確認(rèn)樣轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)員,外協(xié)員要注意打確認(rèn)樣布料的顏色一定要正確,確認(rèn)樣原則上要檢驗(yàn)合格后才能出廠,對(duì)確認(rèn)樣跟單員也要進(jìn)行檢查,由跟單員將確認(rèn)樣寄給客戶確認(rèn),客戶確認(rèn)后的確認(rèn)樣要及時(shí)轉(zhuǎn)生產(chǎn)廠,并做好交接記錄)。外協(xié)員要對(duì)以前及以后外加工的印、繡花價(jià)格等資料進(jìn)行匯總,便于以后出現(xiàn)同類加工業(yè)務(wù)時(shí)方便查詢。

(四)輔料

由于我們的輔料開發(fā)有一定局限性,因此安排輔料時(shí)一定要盡可能廣。如同行、客戶及其它部門,在此特別指出的是網(wǎng)絡(luò)查詢,重點(diǎn)是快。」饪蛻粢蟮妮o料確有一定難度時(shí),及時(shí)與客戶協(xié)商處理意見。輔料管理員要對(duì)以前及以后采購(gòu)的輔料價(jià)格等資料進(jìn)行匯總,便于以后出現(xiàn)同類輔料時(shí)方便查詢。對(duì)于HTP的訂單,輔料多而且雜,要特別注意染色問(wèn)題,如梭織布,人字帶等;還有一些輔料雖然好找,但達(dá)不到輔料廠的起訂量,工廠不愿意做,本著客戶一般確認(rèn)銷售樣上的輔料的作風(fēng),因此,應(yīng)在打樣時(shí),就考慮找一些好做、好找的輔料,減少大貨生產(chǎn)不必要的麻煩。輔料總體要求為價(jià)格低及質(zhì)量好,因此廣泛匯總各輔料廠資料是非常必需的,以后再遇到此類輔料時(shí)能有據(jù)可查。輔料打確認(rèn)樣時(shí)間:原則上從業(yè)務(wù)員將打輔料確認(rèn)樣的資料轉(zhuǎn)交輔料管理員后三日內(nèi)應(yīng)將確認(rèn)樣寄給客戶確認(rèn)。作贏外貿(mào)單證必會(huì)的18步流程

四、合同的執(zhí)行

在征得客戶同意或簽定合同并確認(rèn)客戶已執(zhí)行合同后(如開L/C、電匯、預(yù)付款等),以L/C結(jié)算的,要盡快催信用證,以預(yù)付款結(jié)算的,款要及時(shí)催,以電匯結(jié)算的,風(fēng)險(xiǎn)較大,通常適用于老客戶。下達(dá)生產(chǎn)通知單,生產(chǎn)通知必須盡可能資料齊全、完備、正確,并在指令下達(dá)后落實(shí)相關(guān)部門在合理的時(shí)間內(nèi)接收到了正確的指令,并已開始執(zhí)行。向生產(chǎn)廠要生產(chǎn)計(jì)劃,監(jiān)督生產(chǎn)指令在各環(huán)節(jié)中的進(jìn)行,保證其順暢。如有客戶資料未到時(shí),要及時(shí)與相關(guān)部門和客戶進(jìn)行溝通和調(diào)解,做出最合理的生產(chǎn)計(jì)劃。

五、確認(rèn)

在合同簽定后,對(duì)于擔(dān)當(dāng)來(lái)說(shuō),確認(rèn)工作是最重要的。在安排確認(rèn)時(shí),要掌握以下幾條原則:a)首先排列生產(chǎn)計(jì)劃,盤查確認(rèn)點(diǎn),首先要清點(diǎn)好輔料,核對(duì)好來(lái)料顏色是否一致,特別是對(duì)主、輔料的盤查,保證生產(chǎn)安期順利開始。

b)監(jiān)督和督促生產(chǎn)計(jì)劃,確認(rèn)所有保證生產(chǎn)順利進(jìn)行的有關(guān)指示,書面或?qū)嵨镆呀淮接嘘P(guān)部門的責(zé)任人心中,并已得到認(rèn)真執(zhí)行。如正確的工藝單、樣品、印繡花樣、客戶的最終確認(rèn)意見或修改意見要及時(shí)傳達(dá),對(duì)生產(chǎn)中出現(xiàn)的各種問(wèn)題進(jìn)行監(jiān)督、反饋,對(duì)于生產(chǎn)中出現(xiàn)的問(wèn)題要及時(shí)和客戶進(jìn)行溝通和處理。

c)核對(duì)所有來(lái)物,與客戶確認(rèn)意見相符一致。

d)要注意客戶的變更,如面料顏色、合同數(shù)量,如出現(xiàn)變更,要在第一時(shí)間內(nèi)通知生產(chǎn)部門,減少不必要的損失。六、合同的跟蹤

在合同的執(zhí)行過(guò)程中,要準(zhǔn)時(shí)填報(bào)跟單表,及時(shí)給客戶報(bào)告生產(chǎn)進(jìn)度,并要及時(shí)匯總資料,整理訂單,避免出現(xiàn)疏漏的地方,并及時(shí)與客戶和生產(chǎn)部門溝通,對(duì)出現(xiàn)的意外情況要及時(shí)處理,如上報(bào)、與客戶協(xié)商拖期、協(xié)調(diào)有關(guān)部門采取補(bǔ)救措施等。

在臨近交期時(shí),如生產(chǎn)過(guò)程中如有妨礙大貨交期無(wú)法按合同順利執(zhí)行時(shí),必須事先通知客戶;當(dāng)大貨生產(chǎn)過(guò)程中,縫制、印花、繡花等出現(xiàn)妨礙生產(chǎn)順利進(jìn)行時(shí),一定要及時(shí)通知客戶(同時(shí)發(fā)樣給客戶)采取有關(guān)補(bǔ)救措施。

為了大貨生產(chǎn)能夠順利進(jìn)行,首先要及時(shí)去生產(chǎn)廠看每天的生產(chǎn)情況。對(duì)于客戶確認(rèn)遲緩或者提供一些資料不及時(shí),除了溝通之外,還應(yīng)有書面形式傳真于客戶或者把生產(chǎn)進(jìn)度情況告訴客戶,并提醒有可能影響交期,同時(shí),要排查生產(chǎn)環(huán)節(jié)中還可能存在的問(wèn)題,要及時(shí)匯總情況,尤其是輔料。

品管主管要會(huì)同品管員一起在大貨交貨前對(duì)產(chǎn)品進(jìn)行檢驗(yàn),并出具驗(yàn)貨報(bào)告單(對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題要提出整改建議和防范措施);客戶來(lái)我司驗(yàn)貨時(shí),品管主管或品管員要陪同客戶一起驗(yàn)貨,并做好記錄。

七、出貨

根據(jù)合同的規(guī)定及與客戶協(xié)商的最后結(jié)果,及時(shí)安排出貨(HTP的客戶可能不止一個(gè),他對(duì)于箱嘜、條形碼、包裝袋會(huì)有不同要求,應(yīng)當(dāng)引起注意,并以書面形式下達(dá)給車間)。

1.出貨時(shí)間、數(shù)量、入貨時(shí)間,及時(shí)通知相關(guān)部門(根據(jù)入貨通知時(shí)間及時(shí)安排發(fā)貨,如不能保證交貨,衣時(shí)同船運(yùn)公司或客戶協(xié)商處理)。

2.訂艙、報(bào)關(guān)。

3.辦理內(nèi)部發(fā)貨手續(xù)。

4.船樣及相關(guān)事宜,船樣一般在大貨出貨前一周給客戶寄出。部分單據(jù)遺失,如何處理?

八、發(fā)票的開具及貨款回收

國(guó)際業(yè)務(wù)部單證員負(fù)責(zé)外銷產(chǎn)品發(fā)票的開具,并負(fù)責(zé)填寫開具外銷發(fā)票的相關(guān)表格;國(guó)際業(yè)務(wù)部核算員負(fù)責(zé)內(nèi)銷產(chǎn)品發(fā)票的開具,由跟單員負(fù)責(zé)填寫開具內(nèi)銷跟單員負(fù)責(zé)內(nèi)銷貨款的回收,及時(shí)督促客戶辦理,加快我司的資金周轉(zhuǎn)。對(duì)于外銷產(chǎn)品貨款的結(jié)算方面,信用證結(jié)算的,由跟單員督促客戶及時(shí)為我司開具信用證,單證員負(fù)責(zé)對(duì)信用證的內(nèi)容進(jìn)行審核;電匯方式結(jié)算的,要在發(fā)貨后,及時(shí)督促客戶付款,避免壞帳損失的發(fā)生。

九、報(bào)帳

對(duì)于我部門負(fù)責(zé)的采購(gòu)及加工業(yè)務(wù),要及時(shí)與生產(chǎn)廠進(jìn)行對(duì)帳,在業(yè)務(wù)結(jié)束確認(rèn)無(wú)誤后,讓對(duì)方開具符合我司要求的增值稅專用發(fā)票,并按我司相關(guān)文件規(guī)定進(jìn)行及時(shí)報(bào)帳。

對(duì)于費(fèi)用方面的報(bào)帳:差旅費(fèi),出差歸來(lái)后,要及時(shí)報(bào)帳,具體按公司文件執(zhí)行;其他費(fèi)用的報(bào)帳,力求在費(fèi)用發(fā)生的當(dāng)月進(jìn)行報(bào)帳,避免費(fèi)用跨月報(bào)帳,影響公司及部門的利潤(rùn)核算。

十、資料的整理與歸檔

本部門所有人員對(duì)于自己負(fù)責(zé)的所有資料要及時(shí)進(jìn)行整理并歸檔,保持桌面清潔、資料擺放有序,分配到個(gè)人的檔案櫥要及時(shí)進(jìn)行整理,保持資料的整體外觀和實(shí)用性,不準(zhǔn)亂放;對(duì)于公用部分的辦公用品等,要及時(shí)進(jìn)行整理,個(gè)人的資料、樣品、樣布等不準(zhǔn)隨意亂放,如發(fā)現(xiàn)隨意亂放者,將對(duì)責(zé)任人進(jìn)行處罰。

十一、產(chǎn)品的售后服務(wù)發(fā)票的相關(guān)表格。

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