廣告促銷物料及贈品管理制度

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201*年6月1日

廣告促銷物料及贈品管理制度

目的：為加強廣告促銷物料及贈品的領(lǐng)用和管理，現(xiàn)根據(jù)公司實際情況，特制定本管理辦法。

一、廣告促銷物料及贈品需求及計劃

1.根據(jù)通路市場部提供的下季度促銷計劃（QPP）中所列的物料和贈品類型及促銷活動形式、門店的實際情況和需求量、區(qū)域的庫存情況，區(qū)域在每個季度第二個月的20日前提交該區(qū)下個季度區(qū)域物料和贈品需求量，提交表格為《X-X月門店贈品POP計劃及活動反饋》。2.根據(jù)促銷活動要求、費用預(yù)算、門店過往銷售情況、區(qū)域需求量和工廠的庫存情況，通路市場部會安排相關(guān)物料和贈品的最終采購量，以確保有充足的庫存滿足市場的需求。

3.通路市場部在活動開展的一個半月前提供該活動的《區(qū)域物料和贈品分配表》，將促銷物料和贈品的配額分配給各個區(qū)域。

二、工廠物料和贈品的領(lǐng)用

1.根據(jù)《區(qū)域物料和贈品分配表》所分配的配額、門店和人員（促銷員和銷售）的分布狀況以及經(jīng)銷商的供貨情況，區(qū)域在收到《區(qū)域物料和贈品分配表》的第三個工作日內(nèi)提交《物料需求申請及發(fā)放表》，當中清晰列明所發(fā)贈品和物料的類型、編號、數(shù)量、計劃書編號、區(qū)域負責(zé)人名稱及聯(lián)絡(luò)方式、發(fā)貨地址、收貨人名稱及聯(lián)絡(luò)方式、預(yù)計到貨日期。

2.通路市場部會審核《物料需求申請及發(fā)放表》，并提供最終審核版本給工廠客服和區(qū)域。如發(fā)貨地址和收貨人資料有調(diào)整，區(qū)域需通知

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通路市場部和工廠客服，統(tǒng)一由工廠客服做協(xié)調(diào)。

3.工廠客服會根據(jù)審核后的《物料需求申請及發(fā)放表》，給到工廠訂單組作為發(fā)貨依據(jù)。如果超過一個區(qū)域的物料申請，工廠客服就會編制《物料發(fā)放通知表》并完成審批后給工廠訂單組作為發(fā)貨依據(jù)。4.如果物料和贈品領(lǐng)用超過本區(qū)的配額，需要經(jīng)通路市場經(jīng)理的同意，區(qū)域才可領(lǐng)用。

5.工廠訂單組根據(jù)經(jīng)過有效審批的《物料需求申請及發(fā)放表》/《物料發(fā)放通知表》，填寫工廠內(nèi)部的發(fā)貨申請并經(jīng)過工廠內(nèi)部審批后，去倉庫提貨，安排隨該客戶所訂貨物一同發(fā)出。

6.工廠訂單組每天將廣告促銷物料和贈品的發(fā)貨情況通知工廠客服、區(qū)域和通路市場部，以便區(qū)域銷售及時安排收貨。

三.工廠庫存

1.工廠倉庫每月4號前將《工廠物料庫存表》發(fā)給通路市場部、品牌

組、工廠客服和區(qū)域，供通路市場部分配額、訂購物料和區(qū)域領(lǐng)用時參考。

四.存放在區(qū)域的廣告促銷物料和贈品的管理

區(qū)域負責(zé)管理存放在銷售區(qū)域的廣告促銷物料和贈品（包括存放在區(qū)域辦事處、銷售或促銷人員處及存放于客戶處屬于我公司的廣告促銷物料和贈品）。1．入庫

1)存放在區(qū)域辦事處的廣告促銷物料和贈品由辦事處人員進行驗

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收（如有銷售助理的辦事處，由銷售助理負責(zé)），包括對質(zhì)量和數(shù)量兩方面。然后根據(jù)實收數(shù)量填寫《入庫單》。

2)存放在客戶處的廣告促銷物料由區(qū)域經(jīng)理指定的當?shù)劁N售人員驗收。該銷售人員須及時將驗收情況反饋給辦事處，銷售助理根據(jù)反饋填寫《入庫單》。

3)存放在銷售人員處的廣告促銷物料和贈品由負責(zé)收貨的當?shù)劁N售人員驗收并填寫《入庫單》。

4)驗收中（及使用中）如發(fā)現(xiàn)廣告促銷物料存在嚴重質(zhì)量問題，須立即將有問題的廣告促銷物料數(shù)量、殘次原因并提供用數(shù)碼像機所照的相片作為證明報給通路市場部，通路市場部會及時交由采購部解決。

5)驗收中發(fā)現(xiàn)數(shù)量與《物料需求申請表》申領(lǐng)數(shù)量不符合，區(qū)域須立即和工廠客服部聯(lián)系并解決。

6)為了更有效管理物料，用作賣贈活動用的價值較高的贈品和物料，原則上不允許區(qū)域存放在經(jīng)銷商處，應(yīng)結(jié)合就近的原則存放到辦事處或公司人員處，具體的存放地點區(qū)域應(yīng)根據(jù)參與活動的門店和人員的分布情況而定。

7)根據(jù)工廠訂單組提供的發(fā)貨情況，區(qū)域銷售知道贈品到達經(jīng)銷商處，應(yīng)第一時間安排贈品運送到區(qū)域指定的地方(辦事處或公司人員處)。運送的方式建議有以下兩種:i.

卸掉運給經(jīng)銷商的成品后，繼續(xù)要求運輸商把贈品運到指定地址（辦事處或公司人員處），費用歸到工廠運輸成本處。此要求區(qū)域需在填寫《物料需求申請表》時需注明，以便工

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廠協(xié)調(diào)。ii.

如運輸商不方便把贈品運到指定地址，銷售可自行安排車輛運送該批物料和贈品，以及時運走并便于公司人員領(lǐng)用和派發(fā)。產(chǎn)生的運輸費用入促銷費用里面的其他費用類別，并走相關(guān)的費用申請和核銷的流程。2．領(lǐng)用

1)存放在辦事處或客戶處的廣告促銷物料領(lǐng)用都需要填寫《領(lǐng)用單》，《領(lǐng)用單》上注明是需要辦事處還是其他存放地領(lǐng)取，由區(qū)域經(jīng)理審批。如區(qū)域經(jīng)理出差在外，可電郵同意并指定人員（銷售助理）代簽。

2)銷售助理根據(jù)有效審批的《領(lǐng)用單》安排發(fā)放，領(lǐng)用人員需要簽名確認。

3)對于存放在客戶處的廣告促銷物料，可以由申請的銷售人員委托銷售助理代為填寫《領(lǐng)用單》。審批完成后，銷售助理通知該銷售人員可以領(lǐng)用。

4)對于存放在辦事處價值較高的贈品和物料，區(qū)域可根據(jù)之前分配好的各門店的配額，銷售助理填寫好《領(lǐng)用單》，領(lǐng)用人簽名后，一次性領(lǐng)用后分發(fā)給促銷人員使用，由促銷人員做好保管。5)如存放在公司人員處的贈品，促銷員領(lǐng)用時需填寫好《領(lǐng)用單》并給到銷售助理處。

6)促銷員每次派發(fā)完贈品后，需在《促銷活動贈品派發(fā)登記表》中做好登記并每周把資料提交給負責(zé)管理促銷贈品的銷售主

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管，該主管要抽查登記表的內(nèi)容并核對贈品發(fā)放的數(shù)量是否與領(lǐng)用數(shù)量相符，贈品發(fā)放數(shù)量需在區(qū)域匯報促銷活動進度的報表中反饋。如部分門店的贈品派發(fā)進度不理想，銷售主管可以在門店之間做贈品配額的調(diào)整。3．臺帳

1)區(qū)域須建立臺帳，根據(jù)審批有效的入庫和領(lǐng)用單據(jù)，及時記錄廣告促銷物料的進、出、存情況。4．盤點

1)每月第一個工作日區(qū)域銷售助理需對存放于辦事處的廣告促銷物料的庫存進行盤點。

2)盤點后需要在《區(qū)域物料庫存表》簽名、存檔。

3)存放在客戶處的廣告促銷物料由指定的銷售人員每月盤點、填寫的《區(qū)域物料庫存表》反饋給區(qū)域銷售助理。

4)如實際盤點數(shù)與臺帳數(shù)有差異，需要通知區(qū)域經(jīng)理，進行原因查找和復(fù)核。

5)如有需要報廢的廣告促銷物料，由銷售助理列出清單《物料報廢單》，交區(qū)域經(jīng)理、通路市場部審批后處理。5．庫存

1)每月底區(qū)域銷售助理需要匯總編制本區(qū)域《區(qū)域物料庫存表》，并結(jié)合月初的盤點數(shù)據(jù)，分別列出存放在區(qū)域各辦事處、存放

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在客戶處的全部廣促品和贈品的使用情況。

2)區(qū)域每月7日前把《區(qū)域物料庫存表》報送給：區(qū)域經(jīng)理、通路市場部、銷售運作部。

附表:

附表1:《X-X月門店贈品POP計劃及活動反饋》附表2:《區(qū)域物料和贈品分配表》附表3:《物料需求申請及發(fā)放表》附表4:《物料發(fā)放通知表》附表5:《入庫單》附表6:《領(lǐng)用單》

附表7:《促銷活動贈品派發(fā)登記表》附表8：《報廢單》

附表9:《區(qū)域物料庫存表》附表10:《工廠物料庫存表》

文件起草人：_______________日期：_________________姓名：李燕婷通路市場經(jīng)理

文件審核人：_______________日期：__________________姓名：陳士杰市場總監(jiān)

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擴展閱讀：促銷物料管理規(guī)定[1]

科龍集團廣告促銷物料管理規(guī)定

1目的

為使促銷物料從收貨到使用過程有一個規(guī)范的管理，做到物有所用，充分合理地利用企業(yè)資源，特制定本規(guī)定。2適用范圍

本規(guī)定適用于科龍集團整合傳播部、駐外分公司及其合作單位。3管理職責(zé)

廣告促銷物料的管理由整合傳播部綜合管理科歸口管理，各相關(guān)科室配合執(zhí)行。4驗收及倉管

4.1整合傳播部各科室在廣告促銷物料制作合同執(zhí)行前，必須提供已確認的物料樣品（含內(nèi)外包裝及打包方法）給綜合管理科;

4.2相關(guān)職能科室在交貨時須提前通知綜合管理科，由綜合管理科按合同和樣品對其數(shù)量進行驗收(相關(guān)科室對其質(zhì)量進行驗收);

4.3廣告促銷物料儲存?zhèn)}的倉管員須按照公司倉庫管理有關(guān)規(guī)定辦理物料的入倉及倉儲管理;

4.4綜合管理科對促銷物料實行動態(tài)跟蹤和臺帳管理，每月向相關(guān)科室提交臺帳報表；4.5分公司查收總部下發(fā)的促銷物料時，須與總部下發(fā)的廣告物料發(fā)放明細表（由綜合管理科依據(jù)相關(guān)科室《廣告促銷物料分發(fā)計劃表》編制）及《發(fā)運清單》數(shù)量進行核對驗收支，并填寫《科龍電器廣告促銷物料月度管理臺帳》（附表1），登記入庫。如數(shù)量不符或物品發(fā)生運輸毀損時，應(yīng)及時與綜合管理科聯(lián)系，并取得相關(guān)證明材料（貨運記錄）備查，同時將缺少的物料清單報綜合管理科，以便及時補給、追查和索賠;4.6分公司自行制作的廣告促銷物料收貨時，須由整合傳播科人員進行驗收合格后，方可辦理入庫，并做好登記手續(xù)。

4.7分公司須有固定的地點儲存廣告促銷物料，將各種物料分類存放，并做到標識清楚明白，且每次領(lǐng)用時，都須做好登記，保持帳、物數(shù)量的一致。5申領(lǐng)

5.1本部科室與其他各部門科室需領(lǐng)取有關(guān)促銷物料時，須填寫《科龍電器廣告促銷物料領(lǐng)用申請表》（附表2），經(jīng)綜合管理科審核，貴重物品或批量物料須經(jīng)主管部長批準后，方可向倉管員領(lǐng)取；

5.2各分公司促銷物料的領(lǐng)用必須要有計劃申報，批準后方可使用。如屬統(tǒng)一分發(fā)廣告促銷物料時，由整合傳播科制訂分發(fā)計劃，填寫《科龍電器廣告促銷物料領(lǐng)用申請表》，經(jīng)整合傳播科長批準后，方可出倉；

5.3各分公司人員臨時領(lǐng)取廣告促銷物料時，必須填報附表2，(若業(yè)務(wù)員委托商家領(lǐng)用，同樣須填寫表格，代為簽收)，經(jīng)整合傳播科指定人員審核后，方可出倉；

5.4分公司根據(jù)促銷物料使用情況，準時客觀地填寫《科龍電器廣告促銷禮品用戶登記表》（附表3），活動結(jié)束后交回作為報帳憑證；5.5分公司每月25日前根據(jù)需求情況向冰箱、空調(diào)傳播科提交《科龍電器廣告促銷物料領(lǐng)用申請表》，綜合管理科根據(jù)冰箱、空調(diào)傳播科的匯總表組織物料的分發(fā)；6發(fā)運

6.1總部各職能科室制作物料時，須留出足夠的緩沖時間(按最遠地點計，緩沖時間最少不低于8天)，以便于綜合管理科正常組織發(fā)運；

6.2綜合管理科根據(jù)有關(guān)職能科室編制的分公司廣告促銷物料分配表（此表需科長審核），及時、準確地向各分公司發(fā)運所需廣告促銷物料；

6.3物料運輸原則上不采用空運，如因時間緊迫需空運的，需經(jīng)整合傳播部部長（或副部長）批準方可（其空運費用在相關(guān)品牌傳播費用中列支）。7使用監(jiān)控

7.1對單價在20元以下的促銷贈品派發(fā)，允許各分公司和相對應(yīng)活動商場不做登記；7.2對單價在20元-50元的促銷贈品（隨機附送），須填報《科龍電器促銷禮品用戶登記表》，包括消費者姓名、詳細地址、聯(lián)系電話及發(fā)票號，作為報帳憑證；

7.3對單價在50元-100元的貴重促銷贈品（隨機附送），還須填寫消費者姓名、詳細地址、聯(lián)系電話及發(fā)票復(fù)印件，作為推廣費用的報帳憑證；7.4對單價在100元以上的促銷贈品，另需用戶身份證復(fù)印件。8檢查：

整合傳播部將不定期對促銷物料儲存?zhèn)}及各分公司促銷物料的管理情況進行檢查跟蹤，內(nèi)容包括：物料倉儲是否整齊有序；收發(fā)、領(lǐng)用登記是否齊備；管理臺帳是否建立和完整；數(shù)目是否準確清晰。

附《科龍電器廣告促銷物料月度管理臺帳》（附表1）

《科龍電器廣告促銷物料領(lǐng)用申請表》（附表2）《科龍電器廣告促銷禮品用戶登記表》（附表3）附加說明：

本規(guī)定由整合傳播部起草并解釋；本規(guī)定從批準之日起執(zhí)行。

起草：綜合管理科審核：楊紅春批準：張彬附表1

科龍電器廣告促銷物料月度管理臺帳

日期：年月日編號NO：序單入倉總已分發(fā)現(xiàn)庫存品牌類別物料名稱規(guī)格備注號位數(shù)總數(shù)總數(shù)12345678910111213141516171819202122232425262728293031填報人：審核：參

閱：

注：分公司的物料，整合傳播科每月28日前由科長審核后，報分公司經(jīng)理參閱；總部的物料，每月28日前由綜合管理科科長審核后，報部領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)科室參閱。附表2

科龍電器廣告促銷物料領(lǐng)用申請表

部門：日期：年月日編號NO：序號品牌類別名稱規(guī)格單位數(shù)量用途說明備注申請人：審核：批準：注：無論分公司還是整合傳播部廣告物料的領(lǐng)用，必須作憑此表方可出倉；此表作為紀查之憑證。

附表3

科龍電器廣告促銷禮品用戶登記表

活動地點：活動日期：月日月日編號NO：序購機贈品用戶詳細地址聯(lián)系電話購機型號購機發(fā)票號禮品名稱用戶簽名備注號數(shù)量數(shù)量167891011121314151617合計注：此表作為報銷憑證。20元以上禮品必須填報此表，50元以上禮品另附復(fù)印購機發(fā)票作為報賬憑證。

友情提示：本文中關(guān)于《廣告促銷物料及贈品管理制度》給出的范例僅供您參考拓展思維使用，廣告促銷物料及贈品管理制度：該篇文章建議您自主創(chuàng)作。

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