如何做好會(huì)議籌備工作

如何做好會(huì)議籌備工作

會(huì)議是一個(gè)動(dòng)態(tài)性的合成詞。從字面含義上講，“會(huì)”的基本意思有聚會(huì)、見面、集會(huì)等；“議”的基本意思是討論、商議。現(xiàn)代意義上的會(huì)議，是指有組織、有領(lǐng)導(dǎo)的召集人們商議事情、安排工作的行為過程�；I備會(huì)議，看似簡單，其實(shí)里面有著非常復(fù)雜的程序和一定的工作技巧，筆者根據(jù)多年工作的經(jīng)驗(yàn)，就如何籌備好會(huì)議簡要總結(jié)如下：

會(huì)議組織工作大致可分為會(huì)前、會(huì)中和會(huì)后三個(gè)基本程序。由于會(huì)議的性質(zhì)、議題、規(guī)模等各有不同，會(huì)議組織工作的具體環(huán)節(jié)和內(nèi)容也有一定的差異。

一、會(huì)議前期的籌備工作

（一）制定會(huì)議預(yù)案。會(huì)議召開之前應(yīng)根據(jù)工作需要和領(lǐng)導(dǎo)意圖擬訂會(huì)議計(jì)劃，對(duì)其必要性、重要性、可行性進(jìn)行論證，對(duì)其整個(gè)過程制定周密、細(xì)致的會(huì)議預(yù)案，以保證會(huì)議的順利進(jìn)行。會(huì)議預(yù)案中應(yīng)明確下列內(nèi)容：一是會(huì)議名稱。擬定會(huì)名，應(yīng)根據(jù)會(huì)議的內(nèi)容、主題和人數(shù)等來考慮，切忌名實(shí)不符。二是會(huì)議主題，即召開會(huì)議的原因、目的和指導(dǎo)思想。三是會(huì)議時(shí)間，即會(huì)議的起止日期。四是參會(huì)人員。這要依據(jù)會(huì)議的性質(zhì)和內(nèi)容來確定參會(huì)人員的范圍，既不過寬，也不過嚴(yán)。五是會(huì)場安排。會(huì)場的選擇與布置應(yīng)根據(jù)會(huì)議的人數(shù)、內(nèi)容、會(huì)場容量等情況綜合考慮。六是會(huì)議的其它活動(dòng)。如表彰發(fā)獎(jiǎng)、現(xiàn)場參觀、電子演示、錄像、照相（重要會(huì)議需要提前聯(lián)系新聞媒體）等。

（二）準(zhǔn)備會(huì)議材料。會(huì)議材料的準(zhǔn)備是開會(huì)之前最重要的工作環(huán)節(jié)，也是占用時(shí)間、精力最多的環(huán)節(jié)。一是確定會(huì)議議程。根據(jù)會(huì)議的內(nèi)容，合理安排會(huì)議進(jìn)行過程中需要的程序，包括領(lǐng)導(dǎo)講話、文件傳達(dá)、表態(tài)發(fā)言等。二是會(huì)議通知。會(huì)議召開之前都要發(fā)出會(huì)議通知，要做到及時(shí)、準(zhǔn)確、明晰、簡要，防止重發(fā)、錯(cuò)發(fā)或漏發(fā)。會(huì)議通知要寫明為何開會(huì)、會(huì)名、會(huì)期、時(shí)間與地點(diǎn)，參加人員范圍。如果需要相關(guān)單位準(zhǔn)備發(fā)言材料的，要提前下發(fā)預(yù)備通知，以便準(zhǔn)備。三是相關(guān)文秘材料。根據(jù)會(huì)議的內(nèi)容和領(lǐng)導(dǎo)意圖，撰寫領(lǐng)導(dǎo)講話、工作方案、主持詞、交流材料等。文秘材料準(zhǔn)備期間，要把握好撰寫、校對(duì)、印刷、分裝等環(huán)節(jié)。（三）安排布置會(huì)場。會(huì)場的選擇要根據(jù)各種相關(guān)因素綜合考慮，尤其要注意以下條件：大小是否合適；座位是否夠用；光線是否充足；照明是否清晰；溫度是否適宜；音響效果是否良好；錄音錄像設(shè)施是否完備等。會(huì)場布置包括主席臺(tái)設(shè)置、座席排列、會(huì)標(biāo)等，基本原則是樸素、大方，體現(xiàn)出會(huì)議的主題和氣氛。要重點(diǎn)做好座次排列，包括主席臺(tái)座次和其他與會(huì)者座次。主席臺(tái)座次以人員的職務(wù)或社會(huì)地位、名望高低排列，最高者排在主席臺(tái)第一排的正中間，其余按高低順序，以正中間座位為起點(diǎn)，面向會(huì)場依左為上、右為下的原則交叉排列。其他座次也應(yīng)按照級(jí)別對(duì)應(yīng)擺放。座次安排須報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審定。

二、會(huì)議期間的組織工作會(huì)議進(jìn)行期間，是會(huì)議組織人員最為活躍的階段。工作人員要認(rèn)真做好會(huì)中服務(wù)工作，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者掌握會(huì)議信息，對(duì)會(huì)議實(shí)施有效指揮和控制，使會(huì)議朝著既定的目標(biāo)進(jìn)行。一是簽到。為及時(shí)了解與會(huì)人員的出席情況，會(huì)議開始時(shí)要做好簽到工作。二是接待。如果有重要領(lǐng)導(dǎo)或者其他單位與會(huì)人員，在做好會(huì)議室準(zhǔn)備的同時(shí)，要準(zhǔn)備好接待室，在會(huì)議召開之前在接待室等候，對(duì)來人要彬彬有禮、熱情周到地進(jìn)行接待服務(wù)。三是會(huì)議記錄。會(huì)議記錄是會(huì)議情況最原始、最全面、最真實(shí)的反映，是會(huì)議內(nèi)容和過程的重要憑證。工作人員要認(rèn)真做好會(huì)議記錄，為日后分析研究有關(guān)問題、擬定有關(guān)材料等提供依據(jù)和素材。對(duì)于重要會(huì)議的講話、發(fā)言，有時(shí)還要進(jìn)行錄音、錄像，以便會(huì)后整理、印發(fā)與存檔。四是會(huì)間調(diào)度。會(huì)間調(diào)度是指會(huì)議進(jìn)行期間對(duì)會(huì)議程序、內(nèi)容以及會(huì)場服務(wù)等所作的調(diào)整和安排。工作人員要及時(shí)掌握會(huì)議進(jìn)行的情況和與會(huì)者的意見、建議，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者履行會(huì)議議程和任務(wù)。如有頒獎(jiǎng)、上臺(tái)發(fā)言等，要合理安排，保持會(huì)場秩序。五是會(huì)中服務(wù)。要根據(jù)會(huì)議的發(fā)展，適當(dāng)調(diào)整光線、溫度、音響等，做好及時(shí)補(bǔ)充茶水等簡易服務(wù)。

三、會(huì)議以后的總結(jié)工作

一是安排退場。會(huì)議結(jié)束后，要維護(hù)好會(huì)場秩序，安排領(lǐng)導(dǎo)先行退場，其他人員依次離開。二是清理會(huì)議文件。會(huì)議過程中形成的大量文件材料，在會(huì)議結(jié)束時(shí)要及時(shí)回收、整理或立卷歸檔，確保文件的安全與保密。三是編寫會(huì)議簡報(bào)。會(huì)議簡報(bào)是反映會(huì)議進(jìn)程、動(dòng)態(tài)，向與會(huì)者通報(bào)會(huì)議情況的文件形式。編寫會(huì)議簡報(bào)，便于領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)了解會(huì)議全貌和進(jìn)程，便于與會(huì)者之間交流經(jīng)驗(yàn)、溝通信息。四是撰寫會(huì)議紀(jì)要。重要會(huì)議結(jié)束后，要撰擬會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議紀(jì)要是通過會(huì)議記錄進(jìn)行整理、組合和概括，準(zhǔn)確反映會(huì)議精神的議定事項(xiàng)，以便與會(huì)單位共同遵守、執(zhí)行的公文，具有較強(qiáng)的規(guī)定性和約束力。五是會(huì)議工作總結(jié)。一次會(huì)議結(jié)束后，工作人員要對(duì)會(huì)務(wù)工作進(jìn)行及時(shí)、認(rèn)真的總結(jié)，以肯定成績，找出不足，便于做好以后的會(huì)議組織工作

1、確定會(huì)議程序選定會(huì)場

2、確定會(huì)議題目、主持人、參加人員、會(huì)場布置、含會(huì)標(biāo)粘貼。3、通知參加會(huì)議人員

4、安排后勤、飲料、工作餐、交通工具5、會(huì)議材料準(zhǔn)備、印刷、檔案袋、筆、本等

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淺談如何做好會(huì)議準(zhǔn)備工作

會(huì)議準(zhǔn)備工作是辦公室工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。一年來，辦公室主辦、承辦和協(xié)辦了不少大大小小的會(huì)議，如全省水文工作會(huì)議、全省水文系統(tǒng)文明創(chuàng)建總結(jié)表彰大會(huì)、局長辦公會(huì)議、全國旱情監(jiān)測會(huì)議、水情工作會(huì)議等等。我認(rèn)為，做好會(huì)議準(zhǔn)備工作一定要注意以下幾點(diǎn)。

（一）擬定會(huì)議工作方案。一般應(yīng)包括以下內(nèi)容：會(huì)議記錄簡報(bào)工作、會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算、食宿安排、保衛(wèi)和保密工作等。

（二）選定、安排議題。會(huì)議討論的問題、決策的對(duì)象，就是議題。大中型會(huì)議的議題由會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)同志確定。日常會(huì)議的議題，有的由分管某項(xiàng)工作的領(lǐng)導(dǎo)同志提出，有的由下級(jí)機(jī)關(guān)或者根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)同志指示準(zhǔn)備議題，然后將收集到的議題進(jìn)行篩選，加以修改、討論、充實(shí)，報(bào)請(qǐng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審查后，按周、月或季度統(tǒng)籌安排。

安排會(huì)議議題應(yīng)注意以下問題：一是下一級(jí)會(huì)議可以解決的或者分管領(lǐng)導(dǎo)可審批解決的問題，一般不要安排上級(jí)會(huì)議討論；二是局里的業(yè)務(wù)會(huì)議同黨、團(tuán)、工、青、婦等會(huì)議討論的議題要有所區(qū)別；三是提交會(huì)議討論的議題，一般要有簡要的文字材料，并在開會(huì)前幾天經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同志審批后，發(fā)給有關(guān)同志閱讀，準(zhǔn)備意見；四是臨時(shí)提出的一般議題不宜倉促安排，保證會(huì)議質(zhì)量；五是一次會(huì)議議題不能安排過多或過少，要測算每個(gè)議題大致所需時(shí)間，合理分配，一般安排一個(gè)主要議題和一二個(gè)小議題為宜，六是盡可能地將同類性質(zhì)的議題提交一次會(huì)議討論；七是應(yīng)準(zhǔn)備一些后備議題，以便在會(huì)議進(jìn)展順利、時(shí)間充裕的情況下提供會(huì)議討論。

（三）擬定會(huì)議議程、日程和程序。議程，是會(huì)議所要通過文件、解決問題的概略安排。用簡練文字逐項(xiàng)寫出即可。日程，是在一般時(shí)間內(nèi)會(huì)議進(jìn)行的具體安排，一般采用簡短文字或表格方式，將會(huì)議期間每天上午、下午及晚上的活動(dòng)列出即可，如有說明，附于表后。程序，是一次會(huì)議按照時(shí)間先后或依次安排的工作步驟。程序可繁可簡，可粗可細(xì)。議程、日程應(yīng)當(dāng)事先發(fā)給與會(huì)人員。程序只供領(lǐng)導(dǎo)同志主持會(huì)議時(shí)參考，不發(fā)給其他同志。

（四）準(zhǔn)備會(huì)議文件、報(bào)告。日常工作會(huì)議的文件、報(bào)告，主要應(yīng)由各職能部門起草準(zhǔn)備。會(huì)議秘書部門應(yīng)于會(huì)前通知有關(guān)部門報(bào)送會(huì)議文件，對(duì)文件內(nèi)容和質(zhì)量進(jìn)行初審，并向領(lǐng)導(dǎo)同志提出所報(bào)送的文件能否提交會(huì)議討論的意見。

（五）提出與會(huì)人員名單。提名與會(huì)人員，應(yīng)當(dāng)注意日常工作會(huì)議請(qǐng)與會(huì)議討論議題密切相關(guān)的部門領(lǐng)導(dǎo)同志列席；臨時(shí)性會(huì)議，屬于征求意見性質(zhì)的，應(yīng)請(qǐng)有關(guān)方面的主要領(lǐng)導(dǎo)同志和代表參加；屬于專業(yè)性質(zhì)的，應(yīng)請(qǐng)各有關(guān)方面主管該項(xiàng)工作的領(lǐng)導(dǎo)同志、專家和在該方面有實(shí)際經(jīng)驗(yàn)的工作者參加；屬于紀(jì)念、慶祝性質(zhì)的，應(yīng)請(qǐng)離退休老同志及各民主黨派人士、各界代表參加。二是寬嚴(yán)適度，準(zhǔn)確無誤。從有利工作出發(fā)，做到提名合情合理，不寬不嚴(yán)，不錯(cuò)提，不漏提。

（六）編排分組。參加會(huì)議人員名單確定之后，要對(duì)與會(huì)人員進(jìn)行編組，即按照一定的規(guī)律將全體與會(huì)人員劃分若干小組，以方便討論問題。在進(jìn)行編組時(shí)，要注意組的數(shù)量、規(guī)模適中。編組要全面周到，盡可有將召集會(huì)議機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)同志分散到各個(gè)組。

（七）選定、布置會(huì)場。1、選定會(huì)場。會(huì)場的選擇，要結(jié)合開會(huì)人數(shù)、會(huì)議內(nèi)容等綜合考慮。在有條件的情況下，主要考慮下列因素：第一，會(huì)場大小適中，以每人平均2~3平米為宜。太大顯得松散，過小則擁擠。第二，會(huì)場地點(diǎn)適中。第三，會(huì)場附屬設(shè)施齊全，包括照明、通訊、衛(wèi)生、服務(wù)、電話、擴(kuò)音、錄音等。2、布置會(huì)場。不同的會(huì)議，要求有不同的布置形式。座談會(huì)會(huì)場要求和諧融洽，紀(jì)念性會(huì)議會(huì)場要求隆重典雅，日常工作會(huì)議會(huì)場要求簡單實(shí)用。

（八）制發(fā)會(huì)議證件。會(huì)議證件是表明與會(huì)議直接有關(guān)人員身份權(quán)利和義務(wù)的證據(jù)。會(huì)議證件可分為兩類：一類是會(huì)議正式證件，包括代表證、出席證、列席證、簽到證、旁聽證、來賓證、入場證、請(qǐng)柬等；另一類是工作證件，包括工作證、記者證、出入證、汽車證等。各種證件的內(nèi)容欄目，大致包括會(huì)議名稱、使用者單位、姓名、性別、職務(wù)、發(fā)證日期、證件號(hào)碼等。有些重要證件還應(yīng)貼一寸免冠半身照片，加蓋鋼印，以防偽造。

（九）發(fā)布會(huì)議通知。各項(xiàng)會(huì)議準(zhǔn)備工作基本就緒后，要盡早發(fā)出開會(huì)通知，以便與會(huì)人員提前做好準(zhǔn)備。一般分書面通知和口頭通知兩種。書面通知態(tài)度莊重嚴(yán)肅，備忘性好，參加人數(shù)較多或比較莊重的會(huì)議，宜發(fā)書面通知�？陬^通知特別是電話通知，應(yīng)擬一個(gè)電話通知稿，以便簡明、扼要、完整地進(jìn)行通知。重要會(huì)議的通知發(fā)出后，應(yīng)及時(shí)檢查并進(jìn)行落實(shí)。

（十）制定會(huì)議須知。會(huì)議須知的內(nèi)容主要包括請(qǐng)假制度、會(huì)客制度、安全要求、作息時(shí)間和其他注意事項(xiàng)。

（十一）負(fù)責(zé)會(huì)議報(bào)到。會(huì)議報(bào)到是指需要集中住宿的會(huì)議的與會(huì)者到達(dá)開會(huì)地點(diǎn)并通知會(huì)務(wù)單位。對(duì)于應(yīng)該報(bào)到而未及時(shí)報(bào)到的，應(yīng)注意催促。報(bào)到完畢后，應(yīng)匯總情況，向會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。

（十二）會(huì)議秘書工作機(jī)構(gòu)的設(shè)置和工作人員的調(diào)配。日常工作性會(huì)議、小型會(huì)議，一般由辦公室或業(yè)務(wù)處室工作人員負(fù)責(zé)會(huì)議工作。規(guī)模較大且又較重要的會(huì)議，需組織精干有力的工作班子或成立大會(huì)秘書處，下設(shè)若干工作小組如秘書組、文件組、宣傳報(bào)道組、交通組等，明確分工，各負(fù)其責(zé)，保證會(huì)議順利進(jìn)行。

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