酒店會議接待程序

酒店會議接待程序

酒店知識201*-06-2418:46:18閱讀2611評論0字號：大中小訂閱

會議接待程序一、銷售部接待程序：

銷售部在獲取客戶在賓館舉辦會議的信息后，應著手做以下工作：

1、及時與會務方負責人進行聯(lián)絡

（1）清楚了解會議性質(zhì)（屬勘探局接待工作、還是商務活動，是否有重要嘉賓參加等）及內(nèi)容（包

括：時間、人數(shù)、所需房間數(shù)、場地、器材、形式、交通及其他特殊要求等）；

（2）若屬大型、重要的會議接待，在和客戶商定有關接待細節(jié)后，應及時向部門主管領導匯報情況，

由部門主管領導召開協(xié)調(diào)會議，統(tǒng)籌整個會議的接待工作。

2、落實會議場地和房間數(shù)量

在會議洽談協(xié)商的過程中，應和會務方具體負責人詳細討論有關的會議細節(jié)，做好記錄，尤其應盡快落實是否有適合客人要求的場地和客房。當確認場地及客房可按客戶要求提供后，應向餐飲部、房務部

發(fā)出預留場地及房間的通知書。

3、商談價格

當確認場地及客房的安排沒有問題后，應根據(jù)實際情況給客戶提供清晰的價格。如該活動涉及多項

內(nèi)容，應會同有關部門對某些價格進行調(diào)整及平衡。

價格政策是相對固定的，如超出自己的權限，應及時向主管領導請示。

4、簽訂會議協(xié)議，收取會議押金

當會務方已確認所有會議細節(jié)后，雙方應根據(jù)要求及承諾簽訂會議協(xié)議，并依照協(xié)議收取相應的會

議押金；

5、下發(fā)會議接待通知單

簽訂好會議協(xié)議后，根據(jù)雙方協(xié)商的具體內(nèi)容和有關細節(jié)，填寫會議接待通知單，經(jīng)核對無誤，下

發(fā)至各部門,并保存該次會議的檔案；

6、會議接待

發(fā)出會議接待通知單后，需和會務方負責人及賓館相關部門隨時保持聯(lián)系，協(xié)調(diào)會場的布置，跟蹤

會議進程；7、會議結賬

會議結束，若客戶消費掛賬，其帳務由銷售部和財務部共同催收，餐飲部給予協(xié)助；

8、會議送別

恭送會務方領導及辦會負責人，為賓客留下美好感受；同時擇機贈送精美小紀念品給會務方負責人，

加深友情；9、會議結束會議結束，視需要召開總結會，分析會議接待的得失，并將客戶意見反饋至相關部門，同時銷售部

應做好回憶資料的存檔工作；對有新聞價值的會議接待活動，可撰稿送媒體發(fā)表。

二、房務部接待程序：

房務部接到銷售部所下發(fā)的會議接待通知單后，應做到：

1、會議接待的前期工作

（1）熟悉、了解會議接待通知單的內(nèi)容；

（2）了解結算方式，收費項目、聯(lián)系人和費用簽單人；

（3）落實是否需要安排會議用房及用房數(shù)量和時間，了解房間是否需要開通長途電話、撤酒水、加

床；

（4）落實房間配備的鮮花、水果標準及總經(jīng)理名片、致意卡等；

（5）落實參會嘉賓是否乘專梯，客人是否分批到達；

（6）負責會議嘉賓報到時房卡的分發(fā)等。

2、會議排房

按會議接待要求安排相應的房間，在房類資源充足的情況下，房間安排力求集中，同時也可選擇安

排同類客房中處于最佳狀態(tài)的房間。

3、會議空房

確認會議定房，落實好具體房間后，將預定內(nèi)容輸入電腦并確定房號。

4、會議嘉賓入住

（1）在會議客人到店前一天，與銷售部就會議接待用房事宜進行核實，至少前一天排房，做好一切

賓客入住前的準備工作；

（2）會議賓客到達前，準備好房卡及團隊會議分發(fā)一覽表；對于重要客人，可將房卡、歡迎卡、登記表等送到大堂副理處，由當值大堂副理在客人到達前檢查房間，確保房間處于正常狀態(tài)；（３）當會議賓客抵店后，按會議接待安排及正常接待程序為客人辦理入住手續(xù)，并由行李員及時

運送客人的行李。若遇問題，及時與銷售部會議接待負責人聯(lián)系。

５、會議嘉賓離店

（１）禮賓官接待信息，應及時協(xié)助客人收送行李；

（２）前臺收銀處快速結賬；（３）協(xié)助客人安排好車輛。

６、關注重要賓客的消費習慣，收集整理客史資料。

三、餐飲部接待程序

餐飲部接到由市場銷售部下發(fā)的會議接待通知單后，應做到：

１、會議接待前期工作（１）做好記錄，根據(jù)會議接待通知單，準確掌握會議的舉辦單位、時間、地點、人數(shù)、形式、接

待標準及有關特殊要求并將接待信息逐級傳遞；

（２）根據(jù)會議接待通知單及會務方的要求，至少提前半天布置會場；

（３）由宴會主管按賓館服務標準和客戶要求檢察會前準備情況（會議通道是否暢通、會議設施的擺放與清潔、電源音響設備的功能狀態(tài)、會場的布置質(zhì)量、服務人員的精神面貌等），發(fā)現(xiàn)問題立即整改，

力求沒有疏漏；

（４）提前兩天跟進會務方及銷售部會議聯(lián)絡人，確定會議茶歇、用餐餐標及特殊要求，并為會議

客人預留用餐場所。

２、會議接待中

（１）安排優(yōu)秀禮儀人員，在會議召開前４０分鐘到場，引領參會嘉賓；

（２）跟進會議服務及協(xié)助客人處理會間特殊事項；

（３）協(xié)助銷售部會議聯(lián)絡人及財務部收銀員及時理清會議帳務，準備與會務方負責人結賬。

３、會議結束

（１）宴會服務人員跟進會議結帳工作；（２）幫助會議客人整理會議遺留物品。

４、會議用餐及送別

（１）引領會議客人用餐，并提供優(yōu)質(zhì)服務；

（２）做好餐飲帳務的結賬工作。

５、送別

（１）恭送會議客人，為賓客留下美好感受；

（２）客人離店后，若遺留下貴重物品，應盡快聯(lián)系交換客人。

６、整理會議客戶資料，總結會議接待得失。

四、其他相關部門請參照銷售部所下發(fā)會議接待通知單，做好相應接待工作。

擴展閱讀：賓館會議接待服務流程

會議服務流程

一、會前準備

1、掌握會議情況。根據(jù)飯店公關營銷部門或餐飲預定部門送發(fā)的“會議通知單”了解并掌握會議的有關情況。（1）會議主辦單位及會議名稱。（2）參加會議的人數(shù)和會議時間。（3）會議主席臺的人數(shù)、名單、身份等。（4）會議的茶水、水要等要求。（5）會議室布置要求。（6）會議的服務要求，等等。2、會議室布置：

（1）搞好會議室的清潔衛(wèi)生工作。（2）布置好會議主席臺人員的會前休息室。（3）按主辦單位要求懸掛會標。（4）按主席臺人數(shù)布置主席臺。

（5）按會議客人人數(shù)排好會議桌及座椅或沙發(fā)。（6）備好話筒，調(diào)試好擴音設備。（7）以盆景花草裝飾主席臺及會議室。

（8）調(diào)好會議室溫度，應控制在22攝度到24攝度。3、準備用具并擺放：（1）根據(jù)會議人數(shù)準備足量的熱水瓶、茶杯、茶葉、毛巾、巾籃、煙灰缸等用具，并按規(guī)定整齊擺放，應確保茶具的衛(wèi)生與完好無損。如會議需用礦泉水等飲料，則應準備相應的水杯或吸管。

（2）會議材料及文具（紙或筆記本、筆）等應按主辦單位要求事先擺好。

（3）如主席臺需用名卡，則應按主辦單位要求制作并擺放。（4）如會議需用水果，應按主辦單位要求的品種與數(shù)量準備并擺放（用保鮮膜包蓋）。

（5）做好會議主席臺人員會前休息室的茶水、毛巾、水果等的準備。（6）搞好公共洗手間的衛(wèi)生，各種衛(wèi)生用呂供應充足。（7）搞好衣帽間的衛(wèi)生，并備足衣架、存衣牌等物品。

4、檢查。上述準備工作完成以后，應作一次全面而又仔細的檢查。如發(fā)現(xiàn)有錯漏之處應及時糾正。最好能與會務組或大會秘書處的工作人員一起檢查。最后整理好自己的儀且儀容，恭候客人的到來。

二、會議服務

1、迎領服務：

（1）客人前來，迎領員應站在電梯口或會議室門口迎接客人，禮貌問候。

（2）及時引領客人進人會議室，請客人入座，以免大量客人擁堵會議室門口。

（3）根據(jù)需要提供衣帽服務。

（4）如有需要，應協(xié)助會議工作人員分發(fā)會議材料。（5）將會議主席臺人員引入會前休息室，休息室服務員在禮貌問候后提供茶水、點心或水果服務。

（6）會議客人全部進入會議室后，應及時關上會議室的門，但應事先明確會議工作人員的所坐位置，以便能及時聯(lián)絡。2、會中服務：

（1）客人入座后，會議室服務應由里到外依次為客人斟倒茶水，撤去水果盤上的保鮮膜。

（2）適時續(xù)水。一般要求會議室服務員半小時為客人斟倒一次茶水。（3）適時換毛巾。一般要求在會議中途休息時為客人更換一次毛巾。如主辦單位要求，還應在會中提供點心服務。

（4）會中休息時還應及時清理會議桌上的果皮等雜物，并撤換煙灰缸。

（5）注意觀察會議室溫度及音響效果，如有不當，應及時報告上級或通知工程維修部門。3、會后服務：

（1）會議結束時應及時打開會議室的門，服務人員應熱情送客、禮貌道別。如客人衣帽寄存，應及時取遞，協(xié)助穿戴。

（2）將會議中的場租費、茶水費、水果費等費用的匯總賬單請會議工作人員簽單，并及時送交飯店財務記入會議總賬。

（3）詢問會議工作人員下次會議的有關事宜，以便做好相應的準備工作。

（4）向會議工作人員征求服務方面的意見和要求，以便改進工作。（5）迎領員應將客人送出會議室門口，并引領至電梯口，按好電梯，示意客人進入電梯后道別。

三、會后整理

1、待會議客人全部離開后，關閉空調(diào)，打開會議室的門窗通風換氣。2、檢查有無尚未熄滅的煙蒂及客人的遺留物品，如有則應正確處理（方法與餐廳相同）。

3、將茶具、毛巾等物品分類整理，及時送至工作間進行清洗消毒。4、檢查設備、用具有無短缺或毀損，如有，則應開具賠償單請會議工作人員簽單后交財務入賬。

5、清理后有垃圾，搞好會議室的清潔衛(wèi)生，必要時進行消毒。6、關上窗戶，、拉好窗簾，關閉電燈等所有電器的開關，鎖好會議室的門。

四、注意事項

1、如有年老體弱客人參加會議，應提供特殊服務，并密切關注其情況。

2、應做好主席臺人員的休息室服務，在會前、會中休息時提供茶水、毛巾、點心、水果等服務。

3、主席臺講話人如有更換，應及時調(diào)換茶具并斟倒茶水。4、如會議內(nèi)容不便讓服務人員知道，服務人員應及時退出會議室，但應備足開水、飲料等。

5、與會議工作人員隨時保持聯(lián)系，以便及時了解會議客人需要，從而做好相應的針對性服務。6、會前、會中如客人要租借設備、物品，或要求其他代辦服務，應盡量滿足客人要求。

7、在會議進行中，如有電話找與會客人時，應通過會議工作人員尋找客人，不能大聲尋呼。

8、在會議進行過程中，應保持會議室周圍的安靜，以確保會議安全。

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