醫(yī)藥公司庫存管理規(guī)定

醫(yī)藥公司庫存管理規(guī)定

一、本規(guī)定適用于公司在庫所有庫存商品。

二、目的：為規(guī)避庫存商品風(fēng)險，避免造成不良損失，規(guī)范不良庫存商品的處置及責(zé)任追究，制定本規(guī)定。三、采購要求：

公司所有采購計劃嚴(yán)格按銷售計劃實施，以“零庫存”為目標(biāo)制定采購計劃，加強對計劃采購品種、采購數(shù)量的審核。

對于基藥的采購：為保證公司及時高效配送基藥，除不常用品種嚴(yán)格按基藥部計劃采購?fù)猓瑢τ谛枰獋湄浀钠贩N，由采購部根據(jù)網(wǎng)上計劃采購（庫存保證為45天的庫存量）

使用量小品種的采購：對于不常用的品種（每月銷量1、每個獨立銷售核算部門設(shè)立專用庫位，庫存商品由該銷售部門

負責(zé)；2、

80號庫設(shè)為采購部庫位，每月月底采購部根據(jù)采購計劃把該

庫位未出庫商品進行分配，納入該銷售部門庫存。無法分配的由采購部承擔(dān)全部庫存管理責(zé)任。

五、不良庫存定義：庫存商品超過3個月未動銷或者動銷率低于10%的；近效期8個月的在庫商品。不良庫存必須限時處理，處理低于進價部分和過期報損即為折損率和應(yīng)賠償部分。六、折損率

按銷售額的0.5‰作為庫存正常折損率，正常折損率范圍內(nèi)計入部門費用。

七、折損率大于0.5‰部分的金額按以下比例進行賠償。

營銷總監(jiān)：超正常折損金額部分的5%；采購總監(jiān)：超正常折損金額部分的5%；采購經(jīng)理：超正常折損金額部分的10%；部門經(jīng)理：超正常折損金額部分的10%；

銷售責(zé)任人：超正常折損金額部分的35%（共5人，每人35/5%）；采購責(zé)任人：超正常折損金額部分的35%（共5人，每人35/5%）；

注：以上人員層次和人數(shù)欠缺時，欠缺部分由其他層次按比例承擔(dān)。

第2頁共3頁八、上述所涉及人員每月預(yù)提提成的20%作為賠償準(zhǔn)備金，賠償額

大于提成預(yù)提金額時，從當(dāng)月及以后月份提成中扣補，補足為止。

九、執(zhí)行時間:從201*年1月1日入庫的產(chǎn)品執(zhí)行此政策。

第3頁共3頁

201*-6-

擴展閱讀：淺析XX藥業(yè)公司存貨管理

淺析XXXX藥業(yè)公司存貨管理

[摘要]存貨是一項重要的流動資產(chǎn)，它的存在勢必會占用企業(yè)大量的流動資金。實施正確的存貨管理方法，降低企業(yè)平均資金占用水平，提高存貨的流轉(zhuǎn)速度和總資產(chǎn)的周轉(zhuǎn)率來提高企業(yè)的效益顯得尤為重要。存貨管理是企業(yè)內(nèi)部控制的重要環(huán)節(jié)，是企業(yè)實現(xiàn)經(jīng)營目標(biāo)，維護流動資產(chǎn)安全完整，保證財務(wù)收支合法、會計信息真實性的一種內(nèi)部自我協(xié)調(diào)、制約和監(jiān)督的控制系統(tǒng)。本文試著從XX藥業(yè)有限責(zé)任公司的存貨管理普遍存在的問題以及存貨管理的手段和方法入手，分析并糾正不合理的存貨管理現(xiàn)象，通過本文的分析相信會對XX的存貨管理有所幫助，以提高存貨管理的水平。[關(guān)鍵詞]XX藥業(yè)存貨管理

存貨是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中為銷售或耗用而儲備的資產(chǎn)，包括庫存中的、加工中的和在用中的各種原材料、燃料、包裝物、產(chǎn)成品以及發(fā)出產(chǎn)品等。企業(yè)為了保證經(jīng)營過程的連續(xù)必須有計劃地購入、耗用和銷售存貨。存貨是反映企業(yè)流動資金的晴雨表①，因此做好存貨管理降低企業(yè)經(jīng)營成本，提高企業(yè)管理效率顯得非常重要。XX藥業(yè)有限責(zé)任公司是位于XX市城站路的一家以經(jīng)營藥品和中藥飲片為主的中外合資公司，既有自己的中藥飲片廠，也有儲存成藥的倉庫，公司主要經(jīng)營中成藥、西藥、生物制劑等等，存貨管理對于XX這種又要對外進貨，又自己生產(chǎn)中藥飲片的公司來說是提高企業(yè)效益的關(guān)鍵。

②

一、XX藥業(yè)存貨管理的現(xiàn)狀

XX藥業(yè)雖然有多年的藥品銷售經(jīng)驗，但是在藥品存貨的管理上卻仍不盡如人意。引進③藥品的時候，采購部門在采購藥品時，未詳盡地做市場分析，引進藥品的結(jié)構(gòu)不合理。采購部門同時購進幾個品牌，其中只有一個品牌為知名產(chǎn)，其它品牌的產(chǎn)品很難銷動，最后滯銷成近效期藥品。同品種藥品采購量過大，非品牌的藥品得不到顧客的認可，長期不動銷。季節(jié)性藥品采購時期控制不到位。某季節(jié)性藥品，在某一季節(jié)銷量很大，采購部門大量購進。結(jié)果此季節(jié)一過，此類藥品很難銷動，造成大量積壓，成為近效期藥品。如夏季流行性結(jié)膜炎發(fā)病率高，大量購進某抗病毒眼藥水，流行期一過，大量積壓成近效期藥品。

應(yīng)對國家政策變化的能力不夠及時、敏銳。近年來國家藥監(jiān)部門對處方藥銷售監(jiān)控力度加大，尤其是抗生素限售令的實施，百姓在藥店可以隨便買到抗生素的現(xiàn)象得以控制，加

①

晴雨表指的是道瓊斯平均指數(shù)，他認為當(dāng)時的兩大平均指數(shù)基本反映了股市整體的運行狀況。②

中藥飲片就是中草藥經(jīng)過中藥廠的加工，（如：切片，去泥，蒸，炒，炙，酒制;）之后出廠的就稱為中藥飲片③

引進，不只是指進貨，也表示在這個地區(qū)首個經(jīng)營新品種

之其處方來源又很少，抗生素銷售量在零售藥店急劇下降。因此，仍按原計劃購進的大量抗生素品種滯銷，成為近效期藥品。廣告藥品購進未順應(yīng)藥品廣告計劃。當(dāng)今廣告效應(yīng)普遍，老百姓用藥跟著廣告走。某一藥品近階段廣告力度大，便大量購進廣告藥品。一旦廠家停止廣告，藥品便銷聲匿跡，百姓不再認可，滯銷成近效期藥品④。門店顧客訂購的藥品未及時跟蹤銷售情況。此類藥品多為專業(yè)性較強的藥品，因顧客訂購后未及時來取貨，采購部門又未及時跟蹤銷售，造成所訂購的藥品無法銷售，成為近效期藥品。

采購部門未根據(jù)門店需求進行合理地庫存調(diào)整。門店不但要設(shè)法銷售更多的藥品，也要設(shè)法做到更少的報損⑤，而后一點往往體現(xiàn)在門店的藥品庫存是否合理，品類管理是否到位。門店經(jīng)理若未采用品類管理方法來調(diào)整藥品庫存，未及時與采購部門溝通進行滯銷藥品的調(diào)整，就會造成各門店庫存不合理，部分藥品在個別門店成為近效期藥品。如某門店開業(yè)時，未及時進行市場需求分析，但為加大其庫存，形成滿陳列，而從公司配送中心及其他門店調(diào)人大量藥品。正常營業(yè)后，由于藥品結(jié)構(gòu)不合理，造成部分藥品積壓，門店經(jīng)理又未與采購部及時溝通進行庫存調(diào)整，結(jié)果造成大量藥品成為近效期藥品。近效期藥品未做到及時管理。當(dāng)部分藥品因滯銷成為近效期藥品后，門店未指派專人管理，近效期藥品處于自然銷售狀態(tài)，最后過期報損。

二、XX藥業(yè)存貨管理存在的問題及原因分析

XX藥業(yè)存貨的現(xiàn)狀暴露出其在管理上存在諸多問題。（一）存貨管理制度不完善，管理模式僵化

企業(yè)內(nèi)部管理不善：企業(yè)內(nèi)部缺乏一整套有關(guān)存貨管理的規(guī)章制度，有了制度也不能很好執(zhí)行。雖然企業(yè)設(shè)有內(nèi)部控制機構(gòu),其職能也嚴(yán)重弱化,內(nèi)審人員的主要職能仍然是記賬、算賬、報賬,不能正確評價企業(yè)財務(wù)信息和管理部門的績效,導(dǎo)致各級管理部門更加有恃無恐,趁機鉆了內(nèi)部控制的空子。管理模式僵化,管理觀念陳舊。例如:庫存管理談不上有什么技術(shù)手段可言,倉庫除了一本賬簿記載著藥品存貨的收、發(fā)、存數(shù)量外,貨品其他方面的基本資料很不建全,信息的收集與交換主要依靠手工來進行,使得存貨管理的信息化程度低。XX公司在這部分做地比較完備，都使用電腦等工具，使管理起來不容易出錯。但是管理模式做的還不夠成熟，因為企業(yè)的存貨管理系統(tǒng)和統(tǒng)計表經(jīng)常處在更換當(dāng)中。所以沒有很明確的存貨管理模版，對于管理人員來說也是經(jīng)常要去接受新的存貨記錄方法。

（二）無科學(xué)的采購計劃

企業(yè)采購計劃是存貨采購環(huán)節(jié)中的薄弱環(huán)節(jié)。企業(yè)在采購中出現(xiàn)采購頻繁，沒經(jīng)過市場調(diào)查就采購一些非顧客急需、非季節(jié)性的藥品回來，而藥店一下子又很難銷售出去，申購環(huán)節(jié)上不是根據(jù)實際需要來申報采購計劃，而是這個廠家的業(yè)務(wù)員來一說，憑感覺，覺得

④

近效期，這里指有效期6個月以內(nèi)的藥品⑤

報損，填寫報損單，經(jīng)過質(zhì)檢部門核對審批后，過期或有質(zhì)量問題的再反廠

好的就馬上采購了回來放著，這樣就造成了資金的枳壓。產(chǎn)品滯銷，效益低下：產(chǎn)品滯銷是由于大多數(shù)采購管理人員不負責(zé)導(dǎo)致的。盲目和沒有計劃的采購，會導(dǎo)致產(chǎn)品的枳壓，然后就分配到各個藥店，以為這樣就算銷售出去了。其實藥店并沒有銷售出去，過了三個月又退回，這樣就忽視了存貨的成本和資金占用率，沒有采用存貨的限額責(zé)任管理。在采購顧客急需的藥品時，也沒有科學(xué)的存貨采購計劃，一般由藥店負責(zé)人提出顧客急需的藥品名稱，但采購員卻沒有及時采購回來，導(dǎo)致藥店顧客流失之后才回貨，導(dǎo)致XX公司存貨采購環(huán)節(jié)比較凌亂，沒有程序可言。沒有采購計劃和目標(biāo)，有時候通常會造成存貨太多，造成堆積。有時候又太少，臨時又要去采購，給存貨管理帶來很多不便。

三、XX藥業(yè)加強存貨管理的方法與措施

藥品是一種特殊商品⑥，與其他商品最主要的區(qū)別是有嚴(yán)格的效期規(guī)定，超過了效期的藥品，不但其有效成份的穩(wěn)定性降低甚至產(chǎn)生毒性，也就稱為劣藥⑦了。因此加強藥品存貨的管理也就顯得更為重要了。（一）制定好采購計劃

制定好的采購計劃對公司尤為重要。XX抓采購進貨環(huán)節(jié)。把住近效期藥品產(chǎn)生的源頭。采購部門采購藥品時與門店銷售掛鉤。這就要求采購部對門店的庫存進行詳細的品類分析，對所有門店的藥品結(jié)構(gòu)要了如指掌，根據(jù)各門店的個性化庫存需求進行藥品的采購。從源頭上減少門店近效期藥品的數(shù)量。嚴(yán)把效期藥品進貨關(guān)。公司質(zhì)量管理部對供應(yīng)商所提供的藥品有效期有嚴(yán)格的規(guī)定。對即將過期的藥品，也就是離效期還有6個月的藥品（近效期藥品），保持高度的警惕。對有效期1年的藥品，供貨時間離有效期不能少于8個月；對有效期2年和2年以上的藥品，其供貨時間離藥品有效期不能少于1．5年。驗收員按照此規(guī)定對所有入庫的藥品進行驗收，杜絕了接近有效期的藥品入庫。

質(zhì)量管理部直接控制采購。每月質(zhì)量管理部門對各門店上報的近效期藥品月報表進行分析，對近效期藥品數(shù)量及其正常藥品的庫存、所有門店三個月總銷量進行統(tǒng)計，對近效期藥品數(shù)量大，三個月總銷量小于總庫存的藥品，即為滯銷藥品，要求采購部門停止采購，并直接加停購標(biāo)識。采購員再次進貨時，看到標(biāo)有停購標(biāo)識的藥品，將停止采購，若有特殊情況，經(jīng)質(zhì)量部門審核同意后方可取消停購標(biāo)識。此方法將有效監(jiān)控采購部門對滯銷藥品的進貨。減少門店近效期藥品的促銷壓力。對質(zhì)量部已提出控制采購量的藥品，嚴(yán)格按存銷比進貨。尤其是對季節(jié)性購進的藥品、廣告藥品要嚴(yán)格按采購計劃進貨，并跟蹤銷售情況，及時與供應(yīng)商協(xié)商退貨。

重視收集國家政策及法規(guī)信息。質(zhì)量部門定期與采購部門共同學(xué)習(xí)國家政策性法規(guī)文件，領(lǐng)會精神，適當(dāng)調(diào)整處方藥采購計劃。重視訂購藥品的跟蹤銷售，顧客訂購的藥品，由

⑥

特殊商品，這里寓意可以治人，也可害人，與人性命攸關(guān)⑦

劣藥只是不好的藥，并不是假藥

采購部門派專人跟蹤銷售情況，如在一周內(nèi)未銷售，要立即與供貨商協(xié)調(diào)退貨，減少治療范圍過窄藥品的庫存。

（二）建立適合自身發(fā)展需要的計算機存貨管理系統(tǒng)

企業(yè)要根據(jù)自己的需要，建立適用的存貨管理系統(tǒng)，以便可以實時、動態(tài)了解企業(yè)的存貨信息，提高存貨運營效率。按統(tǒng)一的會計制度規(guī)定進行核算，對存貨的核算應(yīng)及時、準(zhǔn)確和完整。

應(yīng)該先統(tǒng)計出藥品一年的總用量，然后計算出周用量，以周用量為最低下限，設(shè)置藥庫最低下限，然后叫電腦老師設(shè)計出采購計劃軟件，一按就會導(dǎo)出低于下限的藥品品種，并顯示出各藥房庫存，然后根據(jù)庫存做采購計劃！還應(yīng)綜合考慮。包括庫房庫存、藥房庫存以及部分藥品的用藥周期性，一般為一月量略大些，常用藥還應(yīng)結(jié)合包裝。做到盡量保障供應(yīng)但又不積壓失效過期。所以標(biāo)準(zhǔn)庫存與最小庫存的設(shè)置顯然非常重要，并須經(jīng)常重新檢驗。

一個較好的方法是采用ABC分析法。A類品種少，金額比重大，約10%品種占金額比重80%；B類品種約15%，金額比重15%；余C類品種數(shù)多，但金額比重很小。控制庫存其實主要控制A類品種就可以了。電腦管理方法是：取近3個月或6個月出庫數(shù)據(jù)，進行ABC分析，同時確定各單品種月耗量。設(shè)置最小庫存與標(biāo)準(zhǔn)庫存，如：最小庫存7天（月耗量*7/30），標(biāo)準(zhǔn)庫存A類1月，B類2月，C類3月。則總庫存金額約為80%*1+15%*2+5%*3=1.25月用藥金額。如要求嚴(yán)格甚至可以把標(biāo)準(zhǔn)庫存減半，并不怎么影響臨床用藥。精確控制庫存的好處就是不斷貨，不過期，不會造成積壓，這種方法值得一試。也可將管理資源集中于重要的“少數(shù)”而不是不重要的“多數(shù)”。如對A級藥品（指品種只占庫存總數(shù)約10%、庫存成本占總數(shù)60%～70%的貴重藥品，也包括麻醉、精神等特殊藥品）可進行每天盤點，嚴(yán)格控制庫存；B級品種只占庫存總數(shù)約20%～30%，庫存成本占總數(shù)的20%；C級藥品（品種約占60%～70%，庫存成本約占總數(shù)的10%～20%）。庫存量則可以放寬，以減少每次購藥品種。對于那些處于新、老品種⑧交替時期使用量急劇減少的老品種，要特別注意控制，可對新品種的供應(yīng)進行調(diào)節(jié)及與醫(yī)師直接聯(lián)系，以減少老品種藥品過期報損。對周轉(zhuǎn)率大于30天（以貨款回籠30天為例）的藥品確保合理庫存量是減少醫(yī)院資金積壓的重要手段，同時合理庫存量也是減少降價造成損失的重要方法。如要求嚴(yán)格甚至可以把標(biāo)準(zhǔn)庫存減半，并不怎么影響臨床用藥。

（三）建立健全存貨管理制度

針對企業(yè)內(nèi)部控制環(huán)節(jié)薄弱這一問題企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立健全存貨管理制度嚴(yán)格規(guī)定存貨的購進計價方法、發(fā)出方法、盤存方法,并且嚴(yán)格按照企業(yè)會計準(zhǔn)則的規(guī)定：

首先企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)各種存貨的銷售情況制定存貨最低庫存量。

⑧

新老品種是表示新批號和老批號，也表示已經(jīng)有一些新藥可以代替，老藥將要被淘汰

最低庫存量=（進貨在途天數(shù)+銷售準(zhǔn)備天數(shù)+存貨陳列天數(shù)+保險機動天數(shù)）÷平均日銷售量或最低庫存量=n個月的銷售量之和÷n=∑（n1、n2、n3、n4nn）÷n→以銷定產(chǎn)制定最低庫存量

當(dāng)存貨低于最低庫存量時，倉庫部門需要填寫采購申請單。

然后采購部門根據(jù)采購訂單確定：訂購多少貨物，訂購對象，訂購什么貨物，采購時間，采購方式，供應(yīng)商的選擇，采購價格，結(jié)算方式。

最后倉庫部門在驗收入庫時，要根據(jù)采購合同或送貨清單驗收，并根據(jù)實際入庫的貨物登記入賬。選出有問題的貨物，上報采購部門與財會部門處理。驗收完貨物之后，填寫入庫單連同外單位的送貨單交與應(yīng)付賬款會計記賬付款。倉庫部門對新進存貨進行建檔記賬工作，并保證帳卡實三者相符。倉庫部門對存貨的保管要注意保持適宜的溫度、防水、防火、防蟲、保持清潔。定期盤點貨物，及時對存貨的盤盈盤虧做出相應(yīng)的處理。確保帳卡實相符。業(yè)務(wù)員根據(jù)客戶下的采購訂單，出具送貨單交與倉庫部門進行備貨。倉庫部門根據(jù)送貨單出貨，保證出貨正確率與出貨速度。出貨時需記賬，以備查賬。（四）明確各崗位職責(zé)

企業(yè)應(yīng)設(shè)置明確的請購、購進、付款、銷售、收款、保管等崗位職責(zé)對于人員較少的小單位來說,有的崗位職責(zé)可能會交叉,對于交叉的這些崗位,管理當(dāng)局更應(yīng)該關(guān)注職員的盡責(zé)情況以及采取相應(yīng)的防范措施。存貨管理是由存貨管理人員執(zhí)行的,其管理效果主要取決于管理人員的素質(zhì)。所以,加強存貨管理必須從加強存貨管理人員的培訓(xùn)入手。具體包括對采人員、保管員、銷售人員、核算人員及部門負責(zé)人的培訓(xùn)。通過培訓(xùn),使存貨管理人員樹立起存貨的“實物與價值管理并重”“形式與效果相統(tǒng)一”“保證重點兼顧一般”的觀念。XX藥業(yè)有限責(zé)任公司的員工素質(zhì)有待于培訓(xùn)，企業(yè)內(nèi)部員工不能很好地運用一些科學(xué)方法對存貨進行分析。企業(yè)內(nèi)部管理制度不是太嚴(yán)格，管理員也未經(jīng)過特別培訓(xùn)，有些只是憑著經(jīng)驗決定采購批量。企業(yè)在對存貨的計價、發(fā)出、盤存等方面做地比較完備，對于藥品的采購、付款、銷售、收款、保管等明細帳登得很明確。所以對于XX來說加強員工的培訓(xùn)對企業(yè)來說非常重要。

（五）監(jiān)控門店藥品管理中間環(huán)節(jié)，抓住門店終端銷售環(huán)節(jié)

監(jiān)控門店藥品管理中間環(huán)節(jié)。對庫存藥品結(jié)構(gòu)進行掌控，及時調(diào)整不合理庫存。門店重視品類管理。店經(jīng)理高度重視各自門店的品類管理，及時有效的調(diào)整藥品庫存。同時組織責(zé)任區(qū)營業(yè)員每月上報滯銷藥品品種，及時協(xié)調(diào)采購部門回調(diào)，將此類藥品在進入近效期前進行有效監(jiān)控。采購與需求相結(jié)合。門店經(jīng)理根據(jù)門店所處的地理位置，與采購部門協(xié)作，所采購的藥品與市場需求相結(jié)合，做到庫存結(jié)構(gòu)合理，符合市場需求，減少滯銷藥品，杜絕近效期藥品來源。

抓住門店終端銷售環(huán)節(jié)。對已進入近效期的藥品，由門店質(zhì)量管理員進行跟蹤管理。將所有近效期藥品匯總為“近效期藥品預(yù)警表”，進行張貼、統(tǒng)計、標(biāo)識。由門店養(yǎng)護員將近效期藥品陳列在明顯位置，對外觀較好的藥品可堆頭陳列，并做好顧客的解釋工作。跟蹤

銷售。對所有近效期藥品進行標(biāo)識管理，讓每個營業(yè)員做到心中有數(shù)，對其陳列和銷售進行關(guān)注。

藥品的庫存管理是一門實踐性的管理科學(xué)，根本原則是保證各零售店藥品供應(yīng)水平達到一個較高水平，在此基礎(chǔ)上運用一定數(shù)學(xué)、管理方法，降低不合理庫存量，加速資金周轉(zhuǎn)。在藥品采購計劃中,高效率、快周轉(zhuǎn)、低成本三者之間的相互矛盾的,為了恰當(dāng)?shù)奶幚砗眠@些矛盾,在藥品采購的總體計劃中應(yīng)認真分析消耗量、價格等多種因素與批采購量和采購次數(shù)之間的關(guān)系,以期從中找出最佳的平衡點。綜上所述，加強庫存藥品管理，完善各環(huán)節(jié)的管理措施，充分發(fā)揮公司藥品庫存管理機構(gòu)的職能作用，才能保證各零售藥店藥品的安全與完整，提高公司的社會效益和經(jīng)濟效益。

參考文獻

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