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大型企業(yè)商務(wù)會(huì)議會(huì)務(wù)接待流程完全手冊(cè)

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大型企業(yè)商務(wù)會(huì)議會(huì)務(wù)接待流程完全手冊(cè)

大型企業(yè)商務(wù)會(huì)議會(huì)務(wù)接待流程完全手冊(cè)

一、會(huì)務(wù)工作總體思路

(一)任務(wù)分解:將會(huì)務(wù)工作分解為各專項(xiàng)任務(wù),明確分工、保證質(zhì)量。

(二)責(zé)任到人:每項(xiàng)任務(wù)均有專人負(fù)責(zé)。

(三)周密計(jì)劃:每項(xiàng)任務(wù)均須制訂周密的工作計(jì)劃。(四)逐項(xiàng)落實(shí):計(jì)劃的每個(gè)環(huán)節(jié)、步驟均須嚴(yán)格落實(shí)。二、會(huì)前準(zhǔn)備(一)成立會(huì)務(wù)組

1.會(huì)務(wù)組組長(zhǎng):總體負(fù)責(zé)。

2.文秘材料小組:負(fù)責(zé)組織、收集、整理、編印會(huì)議材料,會(huì)議記錄(及錄音錄像)、會(huì)議紀(jì)要與總結(jié)起草。

3.后勤保障小組:負(fù)責(zé)會(huì)議的會(huì)場(chǎng)、吃飯、住宿(煙、酒水、飲料、水果等)等后勤保障事宜。備注:任務(wù)分解后形成《會(huì)務(wù)接待方案》。(二)明確會(huì)議概況

1.全體辦會(huì)人員應(yīng)明確會(huì)議概況,了解以下基本內(nèi)容:(1)會(huì)議主題(2)級(jí)別與規(guī)模

(3)參會(huì)人員(與會(huì)人員的姓名、單位、職務(wù))(4)會(huì)期與日程安排(會(huì)議日期、天數(shù)、議程、活動(dòng)安排等)注:日程安排形成會(huì)務(wù)指南。

(5)會(huì)議經(jīng)費(fèi)申批:根據(jù)會(huì)議概況,按照神東電力公司本部有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)預(yù)算會(huì)議經(jīng)費(fèi),簽報(bào)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。(三)下發(fā)會(huì)議通知、登記代表名單1.責(zé)任人:文秘材料小組。

2.責(zé)任:在落實(shí)以上各項(xiàng)工作后,起草會(huì)議通知、報(bào)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后下發(fā)或以其他形式通知各參會(huì)單位。通知內(nèi)容應(yīng)包括:(1)會(huì)議主題(2)參會(huì)人員(3)會(huì)期安排

(4)會(huì)議地點(diǎn)與聯(lián)系電話(5)會(huì)務(wù)組聯(lián)系人與聯(lián)系電話(6)報(bào)到日期

(7)有關(guān)事項(xiàng)(如要求自帶有關(guān)材料、物品等)(8)會(huì)議回執(zhí)(附表2)(9)會(huì)址交通導(dǎo)引

3.落實(shí):會(huì)議通知以傳真(可包括電子郵件)、原件郵寄方式傳達(dá)各參會(huì)單位。

會(huì)議通知下發(fā)后,會(huì)務(wù)組聯(lián)系人負(fù)責(zé)按會(huì)議回執(zhí)登記報(bào)名情況,形成《會(huì)議代表登記表》(附表3),制作會(huì)議名冊(cè)。登記內(nèi)容應(yīng)包括:(1)單位(2)姓名(3)職務(wù)(4)性別(5)民族

(6)到達(dá)航班與到達(dá)時(shí)間(7)是否要求接站

登錄工作應(yīng)盡早完成,并在此基礎(chǔ)上制訂《會(huì)務(wù)接待指南》。(四)選定會(huì)議地點(diǎn)1.責(zé)任人:后勤保障小組。

2.責(zé)任:聯(lián)系幾家賓館(先前最好有一些基本了解),實(shí)地考察、比較。應(yīng)調(diào)查的項(xiàng)目包括:

(1)價(jià)格(客房、會(huì)場(chǎng)及其他服務(wù)項(xiàng)目的價(jià)位)(2)設(shè)施(客房、會(huì)議室、休閑設(shè)施、環(huán)境等)房間有無(wú)網(wǎng)線、是否含早餐

(3)服務(wù)(辦會(huì)經(jīng)驗(yàn)、餐飲質(zhì)量、服務(wù)態(tài)度等)(4)交通(便利與否)(5)當(dāng)期有無(wú)接待能力

3.落實(shí):綜合比較后按優(yōu)質(zhì)低價(jià)原則選取一家,簽報(bào)或口頭匯報(bào)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,立即完成以下工作:(1)與賓館確認(rèn)各主要服務(wù)項(xiàng)目的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)與折扣(2)根據(jù)會(huì)議預(yù)算在財(cái)務(wù)借款(五)準(zhǔn)備會(huì)議材料、用品1.責(zé)任人:兩組分工協(xié)作。

2.材料內(nèi)容:會(huì)議材料由材料文秘小組負(fù)責(zé)整理、印制。除正式上會(huì)材料外,還應(yīng)包括:(1)會(huì)議代表名單(附房間號(hào))

(2)日程安排,各項(xiàng)活動(dòng)地點(diǎn)及注意事項(xiàng)等

3.會(huì)議用品:會(huì)議用品由后勤保障小組負(fù)責(zé),應(yīng)準(zhǔn)備的會(huì)議用品包括:

(1)會(huì)場(chǎng)條幅(或現(xiàn)場(chǎng)LED顯示器)(2)會(huì)議代表證(3)與會(huì)領(lǐng)導(dǎo)桌簽(4)文件袋、筆記本、筆(5)錄音筆、照相機(jī)、攝像機(jī)

(6)便攜機(jī)、打印機(jī)及紙張、投影儀(根據(jù)需要)(7)花卉、水果及方便食品(可由賓館準(zhǔn)備,或自行購(gòu)置、分發(fā))

(8)藥箱(備常用藥品)(9)現(xiàn)場(chǎng)安全帽的準(zhǔn)備(六)餐飲安排

1.責(zé)任人:后勤保障小組。

2.責(zé)任:與酒店緊密協(xié)調(diào),盡早落實(shí)以下工作:(1)吃飯人數(shù)(2)包間預(yù)定(3)煙、酒水準(zhǔn)備(4)飯后車輛安排(七)會(huì)場(chǎng)安排

1.責(zé)任人:后勤保障小組。

2.責(zé)任:與賓館緊密協(xié)調(diào)、現(xiàn)場(chǎng)核查,或在辦公區(qū)域準(zhǔn)備,盡早落實(shí)以下工作:會(huì)議室

領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)休息室

各次分會(huì)的會(huì)場(chǎng)布局,包括:大會(huì)還是圓桌會(huì)、座次安排、花卉擺設(shè)、話筒音響、燈光攝影、攝像負(fù)責(zé)人、投影儀(八)文體活動(dòng)安排

會(huì)后去周邊旅游景點(diǎn)應(yīng)按實(shí)際時(shí)間安排。(九)房間安排

1.責(zé)任人:后勤保障小組。

2.責(zé)任:在確定了參會(huì)代表名單之后,即在賓館訂房、安排房間,包括:

房間內(nèi)水果、煙、礦泉水?dāng)[放。三、會(huì)中服務(wù)(一)接站(二)簽到

1.在正式報(bào)到前日,應(yīng)完成以下工作:

(1)將分裝好會(huì)議材料的文件袋放至?xí)h室或賓館(2)統(tǒng)一領(lǐng)取代表房間鑰匙(3)花卉、水果等分發(fā)到各房間2.簽到工作包括以下環(huán)節(jié):

(1)在賓館門廳懸掛歡迎條幅(或設(shè)置歡迎引領(lǐng)標(biāo)牌)(2)在賓館門廳設(shè)置簽到處、專人負(fù)責(zé)簽到(3)確認(rèn)返程日期及訂票四、會(huì)后收尾(一)退房、送站(二)紀(jì)念品的發(fā)放

擴(kuò)展閱讀:大型會(huì)議接待注議事項(xiàng)

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