汽車(chē)維修業(yè)務(wù)接待人員工作標(biāo)準(zhǔn)
汽車(chē)維修業(yè)務(wù)接待人員工作標(biāo)準(zhǔn)
一、工作環(huán)境
1、燈箱清潔完好,各種指示牌指示明確。2、停車(chē)場(chǎng)有醒目標(biāo)志,且暢通無(wú)阻。
3、停車(chē)場(chǎng)清潔,無(wú)煙頭、痰跡、積水雜物。4、業(yè)務(wù)區(qū)整齊、清潔、各種標(biāo)示明確。
5、用戶休息區(qū)清潔、電視、茶幾、報(bào)架等設(shè)施整齊。6、洗手間無(wú)異味,有衛(wèi)生紙、香皂。二、工作準(zhǔn)備
1、業(yè)務(wù)人員應(yīng)提前10分鐘到崗。
2、業(yè)務(wù)工作臺(tái)面清潔、不擺放與工作無(wú)關(guān)的物品。3、提前啟動(dòng)計(jì)算機(jī),確保系統(tǒng)運(yùn)行。
4、按當(dāng)日修理量,備好腳墊、駕駛座套、方向盤(pán)套、毛巾棉紗。三、儀容儀表
1、統(tǒng)一著裝,衣著整齊干凈。
2、左胸前佩帶統(tǒng)一醒目的工作胸卡。3、工作崗位上應(yīng)面帶微笑、精神飽滿。四、接待用戶
1、應(yīng)主動(dòng)迎接客戶、主動(dòng)使用規(guī)定的文明用語(yǔ)、禮貌待客、主動(dòng)規(guī)范、用戶等候時(shí)間不超2分鐘。
2、對(duì)第一次來(lái)訪用戶應(yīng)主動(dòng)自我介紹,態(tài)度熱情友好。3、真誠(chéng)待客,不得以任何理由推諉、搪塞用戶。4、確認(rèn)用戶姓名,所修車(chē)種,車(chē)型或拜訪目的。5、請(qǐng)用戶闡述故障現(xiàn)象,確保完全理解用戶意圖。6、歸納要點(diǎn)、簡(jiǎn)短、明確地重復(fù)用戶的要求。7、對(duì)用戶的要求做出答復(fù)。
8、業(yè)務(wù)電話響三聲必須保證通話。五、約定時(shí)間
1、應(yīng)了解與掌握維修時(shí)間工作動(dòng)態(tài)。2、應(yīng)掌配件庫(kù)動(dòng)態(tài)情況。
3、向客戶提出合理的約定時(shí)間,若用戶對(duì)約定時(shí)間有異議,應(yīng)根據(jù)用戶要求另定時(shí)間4、應(yīng)開(kāi)展電話預(yù)約登記服務(wù)。六、診斷故障
1、接修前應(yīng)與客戶一起對(duì)車(chē)輛外觀、附件、車(chē)內(nèi)物品進(jìn)行檢查,將檢查結(jié)果記錄在進(jìn)廠檢驗(yàn)單上,并請(qǐng)用戶配合,對(duì)車(chē)內(nèi)的貴重物品應(yīng)提醒用戶帶走或妥善保管,手續(xù)清楚。2、修理前必須正確描述故障現(xiàn)象,不允許漏項(xiàng)。
3、修理工可協(xié)助判斷故障,但無(wú)權(quán)決定項(xiàng)目。修理過(guò)程中發(fā)現(xiàn)潛在的故障,應(yīng)主動(dòng)告知用戶,按客戶要求維修。七、達(dá)成協(xié)議
1、仔細(xì)記錄用戶姓名、地址、電話及用戶車(chē)輛使用情況,維修歷史,確保記錄正確。2、確定完工時(shí)間和舊料處理方法,并讓用戶知曉3、確定結(jié)算付款方式4、將用戶的具體修理要求仔細(xì)記錄在任務(wù)委托書(shū)上,并讓用戶審閱,簽字認(rèn)可。5、達(dá)成協(xié)議后,鋪好墊套,送往車(chē)間。八、費(fèi)用結(jié)算
1、仔細(xì)核算結(jié)算清單,保證所有清單附在委托書(shū)上
2、使用法定的修理工時(shí)定額,并明碼核價(jià),向用戶提供組成工時(shí)的詳細(xì)清單。3、應(yīng)保證最終結(jié)算與報(bào)價(jià)相一致,誤差不超過(guò)10%。九、交付車(chē)輛
1、交車(chē)之前把車(chē)輛清洗干凈
2、由原接車(chē)業(yè)務(wù)員付車(chē)輛,不耽誤用戶取車(chē)時(shí)間3、修理中換下的零件應(yīng)讓用戶過(guò)目
4、應(yīng)詳細(xì)向用戶解釋發(fā)票新列項(xiàng)目,如實(shí)介紹修理過(guò)程,使用戶放心十、跟蹤服務(wù)
1、應(yīng)及時(shí)建立用戶檔案
2、掌握跟蹤服務(wù)的進(jìn)展情況及時(shí)進(jìn)行信息反饋
3、有效解決跟蹤服務(wù)中出現(xiàn)的問(wèn)題,如用戶申訴超出業(yè)務(wù)員權(quán)限,及時(shí)向上匯報(bào),避免擴(kuò)大事態(tài)。
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車(chē)輛維修業(yè)務(wù)接待工作制度
為提升服務(wù)質(zhì)量,增強(qiáng)行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力,提高客戶滿意度,業(yè)務(wù)接待工作成為極其重要的一環(huán),主要包括業(yè)務(wù)接待工作程序,內(nèi)容解說(shuō),工作內(nèi)容與要求,(即工作內(nèi)容規(guī)定)。(一)業(yè)務(wù)接待工作程序
業(yè)務(wù)接待工作從內(nèi)容上分為兩個(gè)部分:迎接客戶送修程序與恭送客戶離廠程序工作程序具體內(nèi)容如下:
1、迎接親自送修車(chē)輛客戶到休息室,車(chē)隊(duì)送修車(chē)輛須問(wèn)清維修項(xiàng)目,兩者都須做好維修登記表。2、受理業(yè)務(wù):詢問(wèn)客戶來(lái)意與要求;技術(shù)診斷;報(bào)價(jià),決定維修項(xiàng)目、費(fèi)用、工時(shí);3、環(huán)檢送修車(chē),填寫(xiě)預(yù)檢表,將接修車(chē)送入車(chē)間
4、維修期間,根據(jù)技術(shù)報(bào)告與客戶溝通維修項(xiàng)目、費(fèi)用、工時(shí)等細(xì)則;增項(xiàng)意見(jiàn)征詢與處理,5、通知車(chē)間施工,溝通好維修項(xiàng)目和客戶需求,做好報(bào)價(jià)單和審批單6、將完工車(chē)從車(chē)間接出:檢查車(chē)輛外觀技術(shù)狀況及有關(guān)隨車(chē)物品。7、通知客戶交車(chē),準(zhǔn)備客戶交車(chē)資料。
8、接待親自前來(lái)公司取車(chē)的客戶,引導(dǎo)客戶視檢竣工車(chē),匯報(bào)情況,辦理結(jié)算手續(xù)、恭送客戶離廠,或安排相關(guān)人員送車(chē)。9、對(duì)客戶跟蹤服務(wù)。(二)業(yè)務(wù)接待工作內(nèi)容規(guī)定1、接待前來(lái)公司送修的客戶工作內(nèi)容:
(1)見(jiàn)到客戶駕車(chē)駛進(jìn)公司大門(mén),立即起身,帶上工作用具(筆與接修單)走到客戶車(chē)輛駕駛室邊門(mén)一側(cè)向客戶致意(微笑點(diǎn)頭):當(dāng)客戶走出車(chē)門(mén)或放下車(chē)窗后,應(yīng)先主動(dòng)向客戶問(wèn)好,表示歡迎(一般講“歡迎光臨!”)。同時(shí)作簡(jiǎn)短自我介紹。(2)禮貌引導(dǎo)客戶把車(chē)停放到位。
(3)簡(jiǎn)短問(wèn)明來(lái)意,做好預(yù)檢單,讓客戶先到接待廳休息,我方工作人員檢測(cè)診斷后,再與客戶商洽。2、業(yè)務(wù)答詢與診斷
工作內(nèi)容:在客戶提出維修養(yǎng)護(hù)方面訴求時(shí),我方接待人員應(yīng)細(xì)心專注聆聽(tīng),然后以專業(yè)人員的態(tài)度通俗的語(yǔ)言回答客戶的問(wèn)題。
工作要求:在這一環(huán)節(jié),我方接待人員要態(tài)度認(rèn)真細(xì)致,善于傾聽(tīng),善于專業(yè)引導(dǎo):在檢測(cè)診斷時(shí),動(dòng)作要熟練,診斷要明確,要顯示我公司技術(shù)上的優(yōu)越性、權(quán)威性。3、業(yè)務(wù)洽談工作內(nèi)容:
(1)與客戶溝通維修項(xiàng)目,確定維修內(nèi)容,收費(fèi)定價(jià)、交車(chē)時(shí)間,確定客戶有無(wú)其它要求,將以上內(nèi)容一一記錄系統(tǒng)工單。
工作要求:與客戶洽談時(shí),要誠(chéng)懇、自信、為客戶著想,不卑不亢、寬容、靈活、要堅(jiān)持“顧客總是對(duì)的”的觀念。
4、業(yè)務(wù)洽談中的維修估價(jià)
工作內(nèi)容:與客戶確定維修估價(jià)時(shí),溝通清楚工時(shí)與配件或精品等費(fèi)用支出。
工作要求:這一環(huán)節(jié)中,我業(yè)務(wù)接待人應(yīng)以專業(yè)人員的姿態(tài)與客戶洽談,語(yǔ)氣要沉穩(wěn)平和,靈活選用不同方式的估價(jià),要讓客戶對(duì)我公司有信任感。應(yīng)盡可能說(shuō)明本公司價(jià)格合理性。5、業(yè)務(wù)洽談中的承諾維修質(zhì)量與交車(chē)時(shí)間
工作內(nèi)容:業(yè)務(wù)洽談中,要向客戶明確承諾質(zhì)量保證,應(yīng)向客戶介紹我公司承諾質(zhì)量保證的具體定。要在掌握公司現(xiàn)時(shí)生產(chǎn)情況下承諾交車(chē)時(shí)間,并留有一定的余地。特別要考慮汽車(chē)配件供應(yīng)的情況。工作要求:要有信心,同時(shí)要嚴(yán)肅,不可有失信于用戶的心態(tài)與行為。6、辦理交車(chē)手續(xù)
工作內(nèi)容:檢查完工車(chē)輛及車(chē)內(nèi)物品完好,準(zhǔn)備好車(chē)鑰匙、出入卡和結(jié)算單,解釋清楚結(jié)算單請(qǐng)客戶簽名;如不能親自來(lái)拿車(chē),安排相關(guān)人員送車(chē)。工作要求:視檢、查點(diǎn)、登記要仔細(xì)。7、禮貌送客戶
工作內(nèi)容:客戶辦完一切送修手續(xù)后,接待員應(yīng)禮貌告知客戶手續(xù)全部辦完,禮貌暗示可以離去。如客戶離去,接待員應(yīng)起身致意送客,或送客戶至業(yè)務(wù)廳門(mén)口,致意:“請(qǐng)走好”。工作要求:熱情主動(dòng)、親切友好、注意不可虎頭蛇尾。8、為送修車(chē)辦理進(jìn)車(chē)間手續(xù)
工作內(nèi)容:(1)客戶離去后,迅速清理“進(jìn)廠維修單”,(這時(shí)通過(guò)電腦,一些車(chē)輛統(tǒng)計(jì)報(bào)表也同時(shí)登記),如屬單組作業(yè)的,直接由業(yè)務(wù)部填列承修作業(yè)組;如屬多組作業(yè)的,應(yīng)將“進(jìn)廠維修單”交車(chē)間主管處理。(2)由業(yè)務(wù)接待員通知清洗車(chē)輛,然后將送修車(chē)送入車(chē)間,交車(chē)間主管或調(diào)度,并同時(shí)交隨車(chē)的“進(jìn)廠維修單”,并請(qǐng)接車(chē)人在“進(jìn)廠維修單”指定欄簽名、并寫(xiě)明接車(chē)時(shí)間,時(shí)間要精確到十分鐘。
工作要求:認(rèn)真對(duì)待、不可忽視工作細(xì)節(jié),更不可省略應(yīng)辦手續(xù)。清潔工作人員洗完車(chē)后,應(yīng)立即將該車(chē)交業(yè)務(wù)員處理。9、追加維修項(xiàng)目處理工作內(nèi)容:接到車(chē)間關(guān)于追加維修項(xiàng)目的信息后,應(yīng)立即與客戶進(jìn)行電話聯(lián)系,征求對(duì)方對(duì)增項(xiàng)維修的意見(jiàn)。同時(shí),應(yīng)告之客戶由增項(xiàng)引起的工期延期。得到客戶明確答復(fù)后,立即轉(zhuǎn)達(dá)到車(chē)間。如客戶不同意追加維修項(xiàng)目,業(yè)務(wù)接待員即可口頭通知車(chē)間并記錄通知時(shí)間和車(chē)間受話人;如同意追加,即開(kāi)具“進(jìn)廠維修單”填列追加維修項(xiàng)目?jī)?nèi)容,立即交車(chē)間主管或調(diào)度,并記錄交單時(shí)間。
工作要求:咨詢客戶時(shí),要禮貌,說(shuō)明追加項(xiàng)目時(shí),要從技術(shù)上作好解釋工作,事關(guān)安全時(shí)要特別強(qiáng)調(diào)利害關(guān)系;要冷靜對(duì)待此時(shí)客戶的抱怨,不可強(qiáng)求客戶,應(yīng)當(dāng)尊重客戶選擇。10、查詢工作進(jìn)度
工作內(nèi)容:根據(jù)生產(chǎn)進(jìn)展定時(shí)向車(chē)間詢問(wèn)維修任務(wù)完成情況,詢問(wèn)時(shí)間一般定在維修預(yù)計(jì)工期進(jìn)行到70%至80%的時(shí)候。詢問(wèn)完工時(shí)間、維修有無(wú)異常。如有異常應(yīng)立即采取應(yīng)急措施,盡可能不拖延工期。工作要求:要準(zhǔn)時(shí)詢問(wèn),以免影響準(zhǔn)時(shí)交車(chē)。11、通知客戶接車(chē)
工作內(nèi)容:(1)作好相應(yīng)交車(chē)準(zhǔn)備:車(chē)間交出竣工驗(yàn)收車(chē)輛后,業(yè)務(wù)人員要對(duì)車(chē)做最后一次清理;清洗、清理車(chē)廂內(nèi)部,查看外觀是否正常,清點(diǎn)隨車(chē)工作和物品,并放入車(chē)上。結(jié)算員應(yīng)將該車(chē)全部單據(jù)匯總核算,此前要通知、收繳車(chē)間與配件部有關(guān)單據(jù)。
(2)通知客戶接車(chē):一切準(zhǔn)備工作之后,即提前一小時(shí)(工期在兩天之內(nèi)),或提前四小時(shí)(工期在兩天以上包括兩天)通知客戶準(zhǔn)時(shí)來(lái)接車(chē),并致意:“謝謝合作!”;如不能按期交車(chē),也要按上述時(shí)間或更早些時(shí)間通知客戶,說(shuō)明延誤原因,爭(zhēng)取客戶諒解,并表示道歉。
工作要求:通知前,交車(chē)準(zhǔn)備要認(rèn)真;向客戶致意、道歉要真誠(chéng),不得遺漏。12、對(duì)取車(chē)客戶的接待
工作內(nèi)容:(1)主動(dòng)起身迎候取車(chē)的客戶,簡(jiǎn)要介紹客戶車(chē)輛維修情況,指示或引領(lǐng)客戶辦理結(jié)算手續(xù)。(2)結(jié)算:客戶來(lái)到結(jié)算臺(tái)時(shí),結(jié)算員應(yīng)主動(dòng)禮貌向客戶打招呼,示意臺(tái)前座位落坐,以示尊重;同時(shí)迅速拿出結(jié)算單呈交客戶;當(dāng)客戶同意辦理結(jié)算手續(xù)時(shí),應(yīng)迅速辦理,當(dāng)客戶要求打折或其他要求時(shí),結(jié)算員可引領(lǐng)客戶找業(yè)務(wù)主管處理。
(3)結(jié)算完畢,應(yīng)即刻開(kāi)具該車(chē)的“出廠通知單”,連同該車(chē)的維修單,結(jié)算單,質(zhì)量保證書(shū),隨車(chē)證件和車(chē)鑰匙一并交給客戶手中,然后由業(yè)務(wù)員引領(lǐng)客戶到車(chē)場(chǎng)作隨車(chē)工具與物品的清點(diǎn)和外形視檢,如無(wú)異議,則請(qǐng)客戶在“進(jìn)廠維修單”上簽名。
(4)客戶辦完接車(chē)手續(xù),接待員送客戶出廠,并致意思:“XX先生(小姐)請(qǐng)走好!薄白R宦菲桨玻g迎下次光臨!”
工作要求:整個(gè)結(jié)算交車(chē)過(guò)程、動(dòng)作、用語(yǔ)要簡(jiǎn)練,不讓客戶覺(jué)得拖拉繁瑣。清點(diǎn)、交車(chē)后客戶接收簽名不可遺漏。送客要至誠(chéng)。13、客戶檔案的管理
工作內(nèi)容:客戶進(jìn)廠后業(yè)務(wù)接待人員當(dāng)日要為其建立業(yè)務(wù)檔案,一般情況,一車(chē)一檔。檔案內(nèi)容有客戶有關(guān)資料、客戶車(chē)輛有關(guān)資料、維修項(xiàng)目、修理保養(yǎng)情況、結(jié)算情況、投訴情況,一般以該車(chē)“進(jìn)廠維修單”內(nèi)容為主。老客戶的檔案資料表填好后,仍存入原檔案袋。
工作要求:建立檔案要細(xì)心,不可遺失檔案規(guī)定的資料,不可隨意亂放,應(yīng)放置在規(guī)定的車(chē)輛檔案柜內(nèi),由專人保管。
14、客戶的咨詢解答與投訴處理
工作內(nèi)容:客戶電話或來(lái)業(yè)務(wù)廳咨詢有關(guān)維修業(yè)務(wù)問(wèn)題,業(yè)務(wù)接待人員必須先聽(tīng)后答,聽(tīng)要細(xì)心,不可隨意打斷客戶;回答要明確、簡(jiǎn)明、耐心。答詢中要善于正確引導(dǎo)客戶對(duì)維修的認(rèn)識(shí)、引導(dǎo)對(duì)我公司實(shí)力和服務(wù)的認(rèn)識(shí)與信任;并留意記下客戶的工作地址、單位、聯(lián)系電話,以利今后聯(lián)系?蛻敉对V無(wú)論電話或上門(mén),業(yè)務(wù)接待員都要熱情禮貌接待;認(rèn)真傾聽(tīng)客戶意見(jiàn),并做好登記、記錄。傾聽(tīng)完意見(jiàn)后,接待員應(yīng)立即給予答復(fù)。如不能立即處理的,應(yīng)先向客戶致意:表示歉意并明確表示下次答復(fù)時(shí)間。處理投訴時(shí),不能憑主觀臆斷,不能與客戶辯駁爭(zhēng)吵,要冷靜而合乎情理。投訴對(duì)話結(jié)束時(shí),要致意:“XX先生(小姐),感謝您的信任,一定給您滿意答復(fù)”。
工作要求:受理投訴人員要有公司大局觀,要有“客戶第一”的觀念,投訴處理要善終,不可輕慢客戶。客戶對(duì)我方答復(fù)是否滿意要作記錄。15、跟蹤服務(wù)
工作內(nèi)容:根據(jù)檔案資料,業(yè)務(wù)人員定期向客戶進(jìn)行電話跟蹤服務(wù)。跟蹤服務(wù)的第一次時(shí)間一般選定在客戶車(chē)輛出廠二天至一周之內(nèi)。跟蹤服務(wù)內(nèi)容有:詢問(wèn)客戶車(chē)輛使用情況,對(duì)我公司服務(wù)的評(píng)價(jià),告之對(duì)方有關(guān)駕駛與保養(yǎng)的知識(shí),或針對(duì)性地提出合理使用的建議,提醒下次保養(yǎng)時(shí)間,歡迎保持聯(lián)系,介紹公司新近服務(wù)的新內(nèi)容、新設(shè)備、新技術(shù),告之公司免費(fèi)優(yōu)惠客戶的服務(wù)活動(dòng)。做好跟蹤服務(wù)的紀(jì)錄和統(tǒng)計(jì)。通話結(jié)束前,要致意:“非常感謝合作!”
工作要求:跟蹤電話時(shí),要文明禮貌,尊重客戶,在客戶方便時(shí)與之通話,不可強(qiáng)求;跟蹤電話要有一定準(zhǔn)備,要有針對(duì)性,不能漫無(wú)主題,用語(yǔ)要簡(jiǎn)明扼要,語(yǔ)調(diào)應(yīng)親切自然。要善于在交談中了解相關(guān)市場(chǎng)信息,發(fā)現(xiàn)潛在維修服務(wù)消費(fèi)需求。并及時(shí)向業(yè)務(wù)主管匯報(bào)。16、預(yù)約維修服務(wù)
工作內(nèi)容:受理客戶提出預(yù)約維修請(qǐng)求,或我公司根據(jù)生產(chǎn)情況向客戶建議預(yù)約維修,經(jīng)客戶同意后,辦理預(yù)約手續(xù)。業(yè)務(wù)員要根據(jù)客戶與我公司達(dá)成意見(jiàn),填定預(yù)約單,并請(qǐng)客戶簽名確認(rèn)。預(yù)約時(shí)間要寫(xiě)明確,需要準(zhǔn)備價(jià)值較高的配件量,就請(qǐng)示客戶預(yù)交定金(按規(guī)定不少于原價(jià)的二分之一)。預(yù)約決定后,要填寫(xiě)“預(yù)約統(tǒng)計(jì)表”;要于當(dāng)日內(nèi)通知車(chē)間主管,以利到時(shí)留出工位。預(yù)約時(shí)間臨近時(shí),應(yīng)提前半天或一天,通知客戶預(yù)約時(shí)間,以免遺忘。17、業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表填制、報(bào)送
工作內(nèi)容:周、月維修車(chē)的數(shù)量、類型、維修類別、營(yíng)業(yè)收入與欠收的登記、統(tǒng)計(jì)及月統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告結(jié)算人員完成,并按時(shí)提供財(cái)務(wù)部、分管經(jīng)理、站長(zhǎng)以便經(jīng)營(yíng)管理層的分析決策。工作要求:按規(guī)定時(shí)間完成報(bào)表填報(bào),日?qǐng)?bào)表當(dāng)日下班前完成,周報(bào)表周六下班前完成,月報(bào)表月末一天下班前完成。統(tǒng)計(jì)要準(zhǔn)確、完整,不得估計(jì)、漏項(xiàng)。18、本制度使用以下十七種表格:
(1)進(jìn)廠維修單(10)跟蹤服務(wù)電話登記表(2)維修追加項(xiàng)目單(11)跟蹤服務(wù)信函登記表(3)維修估價(jià)單(12)維修預(yù)約登記表(4)維修預(yù)約單(13)客戶檔案資料表(5)維修結(jié)算單(14)隨車(chē)物品清單(6)業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)表(周、月)
(7)出廠通知單(15)行業(yè)相關(guān)市場(chǎng)情況報(bào)告表(8)公司業(yè)務(wù)狀況分析報(bào)告表
(9)跟蹤服務(wù)客戶電話記錄表相關(guān)文章:
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