11級秘書實務實訓計劃

金華職業(yè)技術學院

學期實訓計劃

（201*/201*學年第1學期）

實訓名稱秘書實務適用班級文秘11級編寫者申屠佩貞

課程組長（簽名）專業(yè)主任（簽名）

201*年9月4日

1

實訓項目說明

實訓大綱名稱版本實訓教材名稱版本實訓指導書名稱版本計劃實訓總學時數參加實訓學生人數校內自編校內自編84人（以下填寫實訓目的、實訓要求、實訓紀律、安全操作規(guī)程、考核辦法、操作技能標準、學生分組名單及其它具體要求事項�？衫m(xù)頁。）一、實訓目的為了貫徹理論聯(lián)系實際的教學原則，加強教學的實踐性和操作性，使學生通過技能訓練，運用課堂知識，熟悉和掌握秘書工作的規(guī)范和程序，提高自身業(yè)務素質，以培養(yǎng)從事秘書常規(guī)管理工作的服務型人才。二、實訓內容1.熟悉秘書部門（辦公室）常規(guī)事務管理工作的具體內容；2.辦公室文書的撰擬、運轉、管理；3.辦公室資料的收集、整理；4.來訪者的接待工作；5.協(xié)助做好督查及調研工作；6.會議的籌備組織及會務服務工作；7.維護辦公室的良好環(huán)境；8.熟練進行辦公設備及辦公系統(tǒng)的操作；9.做好辦公室印信使用工作；10.指導老師臨時交辦的其他辦公室事務工作。上述實訓內容，各實訓單位可視具體情況參照執(zhí)行。三、實訓時間與地點時間：201*年9月－201*年6月課余時間地點：校內各部門四、實訓紀律1.嚴格遵守所在實習單位的規(guī)章制度；2.遵守實習單位作息時間，原則上不準請假，如有特殊情況，須經指導老師批準；3.服從指導老師的安排和管理，保質保量完成實訓任務；4.待人文明禮貌，著裝規(guī)范，注意儀表，同學之間團結友愛，互相幫助；5.注意安全，不要隨便外出；6.實訓時間不得進行與實訓無關的事務；7.未盡事宜由實訓指導老師另行通知。（續(xù)上頁。）五、指導老師職責1．對在本單位實訓的學生要嚴格要求，全面負責。2．認真做好學生的考勤工作，監(jiān)督學生在實訓日志上如實記錄實訓時間和實訓內容，并簽名。3．及時向實訓學生介紹相關實訓項目的理論、原則等基本基礎知識。4．給實訓學生起示范作用，在實訓期間，跟進并樂于參與到學生的實訓項目中。5．給實訓學生以業(yè)務上的耐心指導與幫助。6．及時了解實訓學生的項目進程，有方向性錯誤時及時講評指正。7．及時與師范學院帶隊教師交換意見。8．及時寫出每個實訓學生的實訓評語，并評定實訓成績。9．幫助實訓學生妥善處理好實訓中出現(xiàn)的偶發(fā)事件。六、帶隊老師職責1．根據實訓教學大綱和實施計劃，做好實訓前的各項準備工作；2．督促學生遵守實訓單位的各項管理制度，防止意外事故的發(fā)生；3．嚴格執(zhí)行考勤制度，加強實訓學生的業(yè)余生活管理；4．帶隊教師要深入實訓現(xiàn)場，了解實訓情況，協(xié)調處理實訓中的各種問題；5．及時向本院領導匯報學生實訓情況，評價學生實訓的平時表現(xiàn)，對在實訓過程中嚴重違反實訓紀律或造成重大事故造成不良影響的學生提出處理意見，并及時上報處理；6．組織學生做好實訓結束工作，對實訓效果作出書面總結；7．負責學生實訓成績的統(tǒng)計和錄入工作，及時收集實訓過程資料（學生實訓手冊或實訓報告、實訓總結等）并上交歸檔。七、考核辦法考核成績分為：優(yōu)秀（90-100）、良好（80-89）、中等（70-79）、合格（60-69）不合格（60以下）五個等級。考核項目指導老師評分（70%）出勤率（20分）禮儀儀表（10分）工作態(tài)度（20分）工作能力（10分）工作量（10分）專業(yè)老師評分（30%）實習作業(yè)（15%）實習總結（15%）考核標準紀律性強，無遲到、早退、曠工情況發(fā)生，有事請假。每學期至少實習30次。穿戴得體（6分），待人熱情，講究文明禮貌（6分），同學之間團結友愛（8分）。服從工作安排（5分），做事積極主動（5分）、認真負責（5分），互助協(xié)作（5分），虛心好學（5分）。能熟練運用所學的知識解決和處理實際問題（5分）；具有一定的工作方法與技巧，具有一定的創(chuàng)新能力（5分）。根據學生工作量和工作難度酌情評分。獨立完成，內容詳實，表述通順，結構完整，并有自己獨到的見解。酌情評分。以下情形之一的，實訓成績?yōu)椴缓细瘢?.嚴重違反實習紀律而屢教不改者；2.實習時間不足三分之二者。3．實習期間不服從部門指導老師意圖者；4．實習表現(xiàn)受到指導老師點名批評者。實訓安排表

實習單位學生名單單位指聯(lián)系方式帶隊老師導老師基地辦徐炎、羅敏呂美巧685756傅軍宣傳部王美玲、何余帆、方敏686310650503凌豪杰馮院葉余芬馮院教務處秦姣娜高潔682965科技處吳凱嬌王瑞敏686628總院工會尹熠熠朱主席688015總院督導處楊妙青潘衛(wèi)明687616組織部陸鑫、潘邵敏、丁文剛688776金曉曉院長辦公室周玉麗占建青688832成教學院辦公室蔣霜吳瑞清664978醫(yī)用電子儀器林美華、梁春艷劉子堅686852校檔案館王發(fā)頂、陳潔靜、杜老師670635葉曉秋、周潔、俞露露、李麗素、費娜、謝林健藝術學院李潔、汪美紅、周睿688992張蒙蒙葉向軍藝術教科辦戴婉瓊、朱康麗、周翔680594675155阮依婷藝術服裝鄧炎麗、湯飄飄胡雅麗682202電子商務陳曉東胡華江688933法律陳家琪單盈681817建工學院辦公室徐思思、馬小燕包老師683166建工學院教科辦童寶飛、彭美萍周宏681206建工學院團委藍易園、王燕子包靚683166

實習單位學生名單單位指聯(lián)系方式帶隊老師導老師建工學院學工辦童卓文吳樂央680102建筑工程專業(yè)盛依琳程顯風689592旅游學院教科辦杜春怡、李政凱石秀珍691604會展專業(yè)劉富五麻益軍681182申屠信息學院教科辦郁利宗、俞艷紅花有清683878671516計算機應用楊琳麗樓小明684320計算機楊衛(wèi)宣翠仙689650通信與網絡項目洪一萍趙敏笑684426電氣自動化技術專業(yè)徐挺挺張小杭83279733689851機電教科辦曹月紅、陳文巧、劉正懷681156趙云芝、萬瑪措機電莊夢潔楊杭旭664983應電專業(yè)林杏美余紅娟686839模具專業(yè)樂春燕王老師635110機制鄭彥嫣戴欣平687020化工與制藥學院繼教魯靈楠、龔丹丹陶曉敏683479部農學院辦公室楊芳芳、裘婷婷吳楊偉669352農學院學工辦朱玲娜、姚葉英、楊衛(wèi)韻688666高玲紅、何航琴農學院繼教部楊瑜瑩楊衛(wèi)韻688666畜牧獸醫(yī)陳玲娟馬美蓉660889師范學院教科辦湯夏蘭、李巧夢方衛(wèi)飛687610浙師大教學點辦公室孫燕何曉云688842黃建聰師范學院辦公室朱羽菲呂鋒華681549685296師范學院繼教部吳卓婷、樂瑜嬌徐展鋒663555學前專業(yè)柯萍萍、孫曉云許興建679169文秘專業(yè)韓仿婷、張國炎黃建聰685296教師技能實訓中心柴云春盧玉珍82232806商務學院教科辦陳如薇、倪依培鄭春燕652797

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第1頁

課型課題授課班級秘書實務11上司的日程安排商英06B1，商英06B2新授授課時數2教學目標1、了解安排上司日程的意義2、掌握制定各種日程表的方法3、安排日程表的注意事項1、掌握制定各種日程表的方法2、安排日程表的注意事項安排日程表的注意事項學生大多有制定學習計劃的經歷。其實制定學習計劃和日程表有類似之處，可以作為學習新課的一個知識基礎現(xiàn)代企業(yè)的領導事情多而雜，秘書的很大職責就是采取各種形式把這些多而雜的問題和事情安排好，每天、每月，甚至每季度、每年都應該有計劃安排表，還應該有日志、臺歷、備忘錄、計算機臺式日志等辦公室輔助手段，這樣才能把事情安排得有條不紊，上司才能把更多的精力投入到如何做事情上。教學重點教學難點學情分析教學效果教后記蘇州工業(yè)職業(yè)技術學院

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第一節(jié)概述一．日程安排與文秘人員二．日程安排的意義第二節(jié)安排上司的工作日程的原則一、如何兼顧效率與健康二.適當保密三.事先確認第三節(jié)制定日程表的方法一、長期與短期工作安排二、各種日程表的制定第四節(jié)制定日程表的注意事項1.時間上留有充分的余地2.提高效率3.內外兼顧第五節(jié)如何節(jié)約上司的時間一.約請他人二.接受約請三、按計劃辦事板書蘇州工業(yè)職業(yè)技術學院

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第3頁案例導入：現(xiàn)代社會的經濟發(fā)展迅速，公司之間的競爭也在加劇。秘書對公司的發(fā)展負有重大責任嗎？下面是一個小例子，希望秘書們看了能有所啟發(fā)：經理按鈴叫秘書進來，想知道上午有什么必須匯報給他的事情。今天是新來的秘書鄒小姐，她性格開朗，辦事風風火火，一進門，她就大聲問：“什么事？老總？”“請把上午重要來電講一下，鄒小姐。”“噢，藍星公司經理來電，說他剛從德國訪問回來，只是告訴您一下。還讓您問張副經理好�！薄班�？”經理翻了一下眼皮，又問：“還有嗎？”“您太太中午來過電話�！薄笆裁词拢俊薄白屇�回電話，兩點以前，別忘了。”“沒有啦？”“沒有了�！编u小姐看看記錄�！凹s黃星公司看房的時間定下來了沒有？”“啊呀，糟糕，忘了聯(lián)絡了�！薄榜R上去聯(lián)系！”經理揮揮手，自己又忙著處理其他事務了。鄒小姐跑起來鞋跟叮叮直響，她迅速去打那個險些誤了事的聯(lián)系電話。周末工作會上，經理要求人事部門重新聘個稱職的秘書來。鄒小姐感到委屈，她莫名其妙地問：“我怎么了？”秘書朋友，鄒小姐的問題“我怎么了”，您能回答嗎？像前面所說的，上司的事情多而雜，秘書的很大職責就是采取各種形式把這些多而雜的問題和事情安排好，每天、每月，甚至每季度、每年都應該有計劃安排表，還應該有日志、臺歷、備忘錄、計算機臺式日志等辦公室輔助手段，這樣才能把事情安排得有條不紊，上司才能把更多的精力投入到如何做事情上，而不是為今天先做什么，后做什么，做哪些事情而煩惱分神。鄒小姐連一天的工作都安排不好，難怪經理要辭退她了。第一節(jié)概述一．日程安排與文秘人員管理者所作的行動計劃有兩個部分：一是自行決定的部分；二是與企業(yè)內外的人有關系的部分，如會議、面談、出差、訪問等，需要獲得有關人員同意才能執(zhí)行。一般來說，關于日程安排計劃的制作和管理并不十分困難，但與有關人員的聯(lián)絡、調整等事項，則是個大問題。因此，若有人能夠代替這些聯(lián)絡、調整或輔佐工作，則管理者的工作效率就可顯著地提高。如某經理在某天下午2點要與業(yè)務部開會討論銷售工作，這項銷售任務的安排關系到本年度的銷售預算能否完成。下午4點又要和某位客戶商洽一筆重要的合同，經理準備在5點結束。但是這天上午公司收到了政府某個部蘇州工業(yè)職業(yè)技術學院

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門的臨時開會通知，寫明開會時間是下午3點，經理必須親自參加。會議將持續(xù)多少時間沒有標明。這樣一來，2點的會議到3點無法結束，而3點的會議可能會影響到4點的約會。這時，文秘人員就能為經理出主意了。她可以將經理下午的會議安排調整為：2點和客戶談合同，3點參加政府機關的會議，4點半或5點，召開銷售會議。只要經理同意，文秘人員想辦法求得那位客戶的諒解，變更約會時間，并通知公司內的業(yè)務部人員，將討論會延后。這樣既保證了政府部門的會議，又不致于失掉一份合同，只是拖延了內部工作人員的下班時間，影響不大。由此可見，能夠適當支配管理者的時間，制造充裕的時間，以及輔佐管理者有效率地完成主要工作的，就是文秘人員。二．日程安排的意義所謂日程安排，就是“關于管理者的會議、面談、出差、訪問等作計劃、實行、變更及調整”。概括地說，是指“秘書為使管理者（上司）能夠有效發(fā)揮其功能所作的輔佐活動”。管理者對于有限時間的如何分配及活用，可以說是與該企業(yè)的業(yè)績息息相關，所以日程安排計劃的制作、管理都有很大的意義。通常上司對于應該從事的各種活動，先判斷其緊急和重要程度之后，再編進日程計劃中。文秘人員所扮演的是輔佐管理者活動、增加管理者管理能力等這類的角色，其工作包括把會議或訪問等編入日程計劃中，實行、變更和必要的聯(lián)系、調整。同時文秘人員也必須具備良好的判斷能力和敏捷的行動能力。第二節(jié)安排上司的工作日程的原則一、如何兼顧效率與健康作為現(xiàn)代企業(yè)的領導人，他們工作的一個最大特點就是“忙”，從內部的人事安排到外部的市場競爭，幾乎是無所不包，可以說是千頭萬緒。因此，為了抓住大事、抓住重點，提高工作效率，他們的工作本身也需要有個計劃，否則，在繁雜的事務中就會出現(xiàn)紊亂，顧了這頭忘了那頭，撿了芝麻丟了西瓜，從而使企業(yè)在激烈的競爭中敗下陣來。所以，作為上司的助手，為上司安排工作日程是秘書一項很重要的工作。如果說秘書的工作難，那就是難在這個工作日程的安排上，因為它要花費秘書很大一部分精力。工作日程的安排，通常是按時間來劃分的。如下周工作安排，本月工作安排，第二季度工作安排，等等。在安排工作日程時，要考慮各項工作的輕重緩急，各項工作之間的聯(lián)系，特別是要考慮如何提高工作效率！但是，在安排工作日程時，不能只顧工作的效率，因為上司的年齡一般偏高，還必須考慮上司本身對工作的承受能力，所以要講究弛張之道。上司也是人，也是血肉之軀，而且年齡一般都偏大，所以上司在體力上連續(xù)作戰(zhàn)的能力是有限的。如果不注意有張有馳，勞逸結合，影響了身體健康，最終的工作效率也無從談起。因此，秘書在為上司安排工作日程時，既要考慮如何最大限度地提高工作效率，又要在時間上留有充分的余地，有利于上司的身體健康，充分做到勞逸結合�？梢哉f，能否統(tǒng)一工作效率與時間寬裕這一蘇州工業(yè)職業(yè)技術學院

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對矛盾，是評價一個工作日程表是否科學合理的標志。二.適當保密上司的工作日程安排，一般都是畫成一覽表形式，因為它簡單明了。打印好的日程表給上司本人一份，給秘書部門負責人或其他綜合部門負責人一份，再就是給有關部門和汽車司機復印幾份。不過，給業(yè)務部門和司機的日程表，內容不能太詳細。比如上司某月某日出差，在這前一天的上午與天地公司的李總會談等等，只有秘書自己和上司本人手中的日程表才允許這么詳細，因為日程表送得越多，泄密的可能性就越大。如果業(yè)務部門的人在與客人洽談業(yè)務時，無意之中讓對方看到了上司詳細的日程表，后果就難以設想了，所以，給這部分人的日程表，只要與他們業(yè)務有關的部分詳細一點就行了。因此，在制定日程表時要使用一些表示特定工作內容的符號，但是，這些符號所代表的內容在公司內要統(tǒng)一，不僅負責制定日程表的秘書要明白，而且要讓其他秘書也能看得懂。另外，日程表旁邊最好還要留一定的空白，以便隨時能用鉛筆增增減減或作特定的標記。三.事先確認在安排上司的日程時，無論是一般的工作還是重要的工作，都要事先征得上司本人的同意。因為上司在審核日程表的過程中，往往會根據自己以往的經驗來考慮應該采取什么方法處理，是否要安排專門的時間，而這些也正是秘書所要掌握的。但是，也不能完全聽任上司的主觀意思去做，把計劃丟在一邊，如果是這樣，秘書就有可能不知道下一步應該干什么，使日程表變成了一張廢紙。幾乎所有的秘書都是這樣的：在本月末安排下月的工作；周末安排下一周的工作；在前一天下午或當天早晨的第一件事，是安排當天各項工作的時間與具體步驟，與有關方面打好招呼，保證各項工作按計劃順利進行。第三節(jié)制定日程表的方法一、長期與短期工作安排上司的日程安排可分為年度計劃、本月計劃、本周計劃以及當天計劃等形式。計劃是安排得越細越好還是越粗越好，這主要是根據上司的實際需要而定，一般來說，由于客觀的變化和許多不可預料因紊的影響，中長期計劃是宜粗不宜細的。現(xiàn)在大多是這樣，年前制訂年度計劃，年度計劃主要是將來年的工作大致描個輪廓，比如為了實現(xiàn)某項重要目標而要抓哪幾項工作，或接規(guī)定要開哪幾個例行的大會；根據年度計劃的設想，安排當月的計劃；而本周的計劃就是實施，星期一上午與天地公司李總會談，星期二下午召集哪些人開研討會……不僅如此，還要根據實際情況的變化隨時調整、充實計劃，使之更具體、更詳細。在所有的日程表中，當天的日程表要非常具體，如上司外出辦事，在把日程表交給上司時，提醒他不要忘了約會等一些重要工作；這張表必須在頭一天就讓上司確認；當天早晨上班后，復印一份讓上蘇州工業(yè)職業(yè)技術學院

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司再次確認；對于經常外出的上司，還要復印一份讓上司自己帶在身上，把對方的電話號碼等一些注意事項記在上面。由于電腦的使用，日程表的制作、修訂和打印都己變得非常簡單。要求與上司面談的人中，很多是客戶和顧客；要想全部安排見面，幾乎是不可能的，因為上司的時間畢竟有限。因此，作為重點，秘書在給上司安排工作日程時，要對上司的工作進行分類，以保證上司的工作效率。對于那些確實需要安排與上司面談的客人，秘書也需要對他們所關心的問題和與自己公司的關系作出判斷，這樣在安排約會的時間和順序的時候，做到心中有數，保證上司的日程安排科學合理。由于采用電腦作日程表，所以日程表的修改和打印非常方便。一旦日程上有什么變更，就能馬上打印出來，并通知相關人員。二、各種日程表的制定由于上司工作內容不一樣，上司外出的次數和來訪的客人人數不一樣，因此給上司制定工作日程表也因人而異。一般來說，給上司制定工作日程表有四到五種，它們在滾動執(zhí)行過程中相互銜接：1.年度預定日程表是企業(yè)在每年度例行的主要業(yè)務活動，及有關公司的活動事項一覽表。將股東大會、公司成立周年紀念日、法定節(jié)假日和公司其他特定紀念活動等記載在表內；將這個表也抄送給總務部等相關部門，必要的時候請他們配合。預定表是為了要能夠一目了然公司一年內所有活動事項而制作，所以，通常是由總經理辦公室等管理全公司的部門，于年初將整個年度的活動事項整理成表，再通知各部門。2.月內預定日程表月內預定日程表，主要是根據年度預定日程表進行安排，上面注明上司出差、開會等重大事項；每個月連續(xù)制定。蘇州工業(yè)職業(yè)技術學院

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3.每周工作日程表將上司一周之內的約會和會議等預定好的工作記入表內，這是上司一周之內具體工作安排的基本依據；一般是在上一周的星期五完成；表做完之后，要送給上司審閱，請上司確認。4.當天工作日程表這份表是根據每周工作日程表制定出來的。把當天工作的一些注意事項記在上面，交給上司，提醒他不要忘了約會等一些重要工作；這張表必須在頭一天就讓上司確認；當天早晨上班后，復印一份讓上司再次確認；對于經蘇州工業(yè)職業(yè)技術學院

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常外出的上司，還要復印一份讓上司自己帶在身上，把對方的電話號碼等一些注意事項記在上面。5.多人日程表如果同時給幾位上司制定日程表，最好也畫成一覽表形式。如果出現(xiàn)新的情況（比如需要召開全體董事緊急會議）需要調整大家的工作日程，調整起來就非常方便。這幾種日程表的制定要靈活掌握，對于上司的工作安排，既不要重復，也不要遺漏；這幾種表出來以后，要隨時注意它們之間的銜接，最好經常把它們集中起來，相互對照。為上司制定好了工作日程安排表，秘書當然希望能按預定的安排順利運行，但是，在實際工作中，情況經常發(fā)生變化，不是這里就是那里總要出現(xiàn)一些突發(fā)事件，改變上司原來的日程安排；在這種情況下，秘書要能根據具體情況，隨機應變，采取相應的措施：如果是在年度預定或月內預定這種時間范圍比較長的預定期間內，出現(xiàn)新的情況，秘書應根據這種突發(fā)事件對其他事件的影響，及時提醒上司注意；如果實在不能避免，要及時與對方和有關部門聯(lián)系，并對日程表進行修改，請上司確認；如果能夠對預定的日程安排作相應的調整，應與客戶和其它有關方面進行聯(lián)系。（如對會場、旅館、交通工具等的取消或變更；在變更日程表后，如果新的日期是手寫的，最好用紅筆打上記號。）如果約會時間延長，影響后面的約會或其他工作，秘書要用便箋等告訴上司，聽取上司的指示。如果可能的話，在約會的前一天，用電話與對方再次確認約會的時間和地點比較妥當；這樣做雖然要花些時間和精力，但能提醒對方秘書別忘了，做些前期準備，這樣，既能讓對方能夠感到你們重視這次約會，也等于提醒對方別忘了約會的時間。第四節(jié)制定日程表的注意事項每個月上旬日程安排的內容，主要是參加公司內和公司外的各種比較重犬的活動，如各種會議、會談、出差、訪問等。在安排日程的過程中，要與各部門密切配合，并隨時向上司本人請示匯報。1.時間上留有充分的余地安排上司的工作日程，在時間上一定要留有充分的余地。有許多秘書都犯過這樣的錯誤；為了爭分奪秒，上司剛開完董事會，就安排與劉先生會談……其實，這并不能提高工作的效率，其結果往往適得其反。因為上司剛開過董事會，思想不能一下子轉過彎來，加上又沒有休息，這樣與劉先生會談，能談得好嗎？如果董事會要延長的話，那不白白浪費劉先生的時間？所以，在制定日程表的過程中，最大的困難是時間的測算。董事會要開多久？與劉先生的會談需要幾個小時……如果是公司內部的會議及其他活動，時間的測算也許要容易一點，與客人的會談則不好說了。就拿簽訂合同來說吧，如果事先知道對方會提出什么條件和要求，事情也許好辦一點；如果事先不知道的話，雙方還需要討價還價，合同簽下來到底需要多少時間，就誰也不蘇州工業(yè)職業(yè)技術學院

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好說了。因此，秘書在安排日程表時，最好在每項工作原訂的時間之后，再加上10～15分鐘的機動時間。2.提高效率上司要到幾家公司拜訪，是先到天地公司還是先到大地公司？是由天地公司到恒昌公司還是由大地公司到恒昌公司？對于這些問題，秘書要事先統(tǒng)籌考慮，找出最佳行車路線，減少路上耽誤的時間。當然，如果恒昌公司提前邀請，那么，在時間安排上要盡可能優(yōu)先。上司經常要乘車外出，因此秘書對乘車時間和交通狀況都要比較清楚。比如上班時、下班時交通擁擠的情況就不一樣，順行和逆行的情況不一樣，月末、周末和平時不一樣……如果對于這些胸中有數，那就能比較準確地算出上司外出辦事在路上所需要的時間。3.內外兼顧隨著業(yè)務的發(fā)展，上司與外界打交道的時間越來越多，但是作為公司領導必須內外兼顧。因此，秘書在給上司安排工作日程時，一定要留出專門的時間讓上司來了解本公司生產經營狀況，及時處理業(yè)務中的各種矛盾和向題，把握本公司的發(fā)展。如果從上午8點半就開始開董事會，10點與天地公司李總會談，下午1點半去拜訪恒昌公司的趙經理……一天到晚忙于這些活動，沒有時間了解各部門的情況，對請示報告也不能及時批閱，那就會影響本公司的發(fā)展。如果秘書知道每過一段時間就有多少文件需要上司批閱，或各部門定期上報的材料，那么，每周至少固定安排一天到一天半專門處理內部事務。上司出差和休假之后，等待他批閱的文件往往比平時多，所以在上班的第一天，一般不要安排會議、約會等活動，讓他專門處理內部各種文件，哪怕是抽出半天也行。第五節(jié)如何節(jié)約上司的時間不管是你約請人家，還是你接受人家的約請，事先都要把約會的時間等細節(jié)問題安排好。一般來說，這些具體問題上司很少過問，怎么安排都是秘書的事。一.約請他人關于聯(lián)合研制新型環(huán)保涂料的問題，上司想約天地公司的李經理來面談一次，于是，他讓秘書代他去邀請對方。在你約請對方時，要握好5H1W原則：1.Who：約請誰？2.When：什么時候？3.Where：什么地方？4.What：什么事情？5.Why：為什么事？6.Howlong：大約需要多長時間？秘書在確定時間的時候，要有回旋的余地。蘇州工業(yè)職業(yè)技術學院

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約好的第二天，天地公司的秘書突然來了個電話：“……李總明日準備出差，不知約會的時間能不能提前一點……”為了減少來回折騰，節(jié)省時間，秘書不要這樣答復對方：“等我向經理匯報后再通知你�！倍鴳�該這樣回答：“改在某日上午，您看如何？”為了慎重起見，經驗豐富的秘書在約會的前一天或約會的當天早晨，還會打電話問一下對方，看看對方會不會有臨時變化。對方也許會覺得你這個人太羅嗦。不過，對于秘書來說，這算不了什么。為了避免出現(xiàn)差錯，在以下幾種情況下，一般不要給上司安排約會：上司快下班的時候；上司出差剛回來；節(jié)假日過后上司剛剛上班；上司連續(xù)召開重要會議或約會的時候；上司的身體狀況不是太好的時候；如果安排了這次會談，上司進入下一項預定的工作的時間己不足十分鐘了。二.接受約請接不接受對方的約請，主要是上司在時間上是否安排得過來�！啊�…我是天地公司的李強，請問孫總在嗎？我想下個星期的星期二下午2點與他見面……”對方來了一個這樣的電話。不巧，孫總買好了星期二下午3點去上海出差的飛機票。是什么事情？要多長時間？這些對方都沒說；如果按受，一個小時來得及嗎？即使來得及，上司是否愿意弄得進么緊張？因此，秘書應當這樣答復A先生：“實在對不起，劉總定于下星期二下午3點出差，時間可能來不及，十號回來�；貋碇�后再約個時間，您看如何？”既然是這樣，對方也許愿意改期，不過，對方也許會說只要半個小時也行。在這里，秘書有一點要注意，那就是不能因為自己方面時間安排不過來而怠慢對方。如果對方要求你盡快答復的問題，你最好就在當天答復對方，當然，事先都要征得上司的同意。三、按計劃辦事上司工作日程表基本定好以后，送上司本人審核，如果沒有什么意見了，就畫成一覽表，根據這個表來具體安排工作。a.靈活掌握秘書安排上司的工作，在很大程度上要與為上司開車的司機(如果安排了專職司機的話)取得聯(lián)系，密切配合，把上司工作日程表的內容簡化一下，交給司機一份。表上基本上只有上司外出的時間和地點。關于交通方面的情況，秘書有的地方可能得向司機請教，不過，一些關鍵的地方還得提醒一下司機：“在某某路口，這個時候的車很擠，還不如在某某地方停車�！边@樣，盡可能地減少上司的麻煩。b.情況發(fā)生變化日程表安排好以后，不可能一成不變，因為事情的發(fā)展有很多時候是出蘇州工業(yè)職業(yè)技術學院

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人意料的，因此一個好的日程表，要能適應各種情況的出現(xiàn)。有時候，只因為一個會議改期，就會引起一連串多米諾骨牌式的連鎖反映：上午的會議改在下午，而下午與天地公司李總的會談只能推遲到第二天上午，而原訂第二天上午的工作……面對這種突如其來的變化，在涉及到約會、拜訪客戶等對外活動時，秘書要及時與對方聯(lián)系，盡可能誠實地把實情告訴對方，得到他們的諒解，重新約定時間。原定的工作日程變了，那么，秘書就要及時修改自己手中的日程表。修改好自己手中的日程表之后，給上司審核一下，如果他同意，也就將他那份日程表更改過來，這樣，就可以迅速通知有關部門作相應的調整。

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