你必須知道的會議總結(jié)發(fā)言技巧
你必須知道的會議總結(jié)發(fā)言技巧
會議總結(jié)是會議領(lǐng)導(dǎo)者對會議情況的歸納性陳述,是領(lǐng)導(dǎo)者對會議的畫龍點睛之筆,關(guān)系到會議能否開得圓滿成功,關(guān)系到會議質(zhì)量的高低。會議總結(jié)看似簡單,但領(lǐng)導(dǎo)者要做好它,也并非易事。
領(lǐng)導(dǎo)者做會議總結(jié)發(fā)言,應(yīng)尊重事實,一分為二,既充分肯定成績,又指出不足之處,尤其要對今后努力方向和奮斗目標(biāo)予以強(qiáng)調(diào)。
(1)會議總結(jié)的方式
領(lǐng)導(dǎo)者有效地進(jìn)行會議總結(jié),可以采用如下方式:
一是穿珠式:與會人員的發(fā)言中,不乏閃光之處,但由于各人掌握的情況或認(rèn)識水平的局限性,這些思想火花只是些“零珠碎玉”。會議領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)站在更高的層次上,用發(fā)展聯(lián)系的觀點,把這些“零珠碎玉”穿起來,形成有價值的會議總結(jié)。
二是歸納式:與會人員列舉了許多互有聯(lián)系的事實,但對這些事實僅處于感性認(rèn)識階段,會議領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)運(yùn)用歸納求證法,從中找出有規(guī)律性的東西。
三是升華式:與會人員都表述了自己的見解,但表述得都不夠完善和深刻,這就需要會議領(lǐng)導(dǎo)者對眾人的思想加以升華,將與會人員心中所有、口中所無的內(nèi)容表達(dá)出來,使眾人的認(rèn)識水平上升到更高的層次。
四是評論式:這種方式一般用于策略性研究會議上。在與會人員充分地獻(xiàn)計獻(xiàn)策后,會議領(lǐng)導(dǎo)者要對這些意見作出評論,同時表明自己的態(tài)度。當(dāng)然領(lǐng)導(dǎo)者在評論方案時要有分析,表態(tài)應(yīng)注意方式,不要傷害與會人員的自尊心。
五是拍板式:當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)者做決策的各項客觀因素,大家的態(tài)度已經(jīng)明了時,領(lǐng)導(dǎo)者就應(yīng)及時拍板定案,不可猶豫不決,喪失良機(jī),不然就會給工作帶來更大的損失。
(2)常見的會議總結(jié)方法
會議領(lǐng)導(dǎo)者作總結(jié),應(yīng)根據(jù)不同的會議種類,有所側(cè)重,有所區(qū)別。一是解決問題會議總結(jié)法。
每一個問題討論完畢,會議領(lǐng)導(dǎo)者都要做一次歸納,形成一個一致的意見;全部問題討論完畢,會議領(lǐng)導(dǎo)者再做簡要的會議總結(jié),歸納一下會議的成績與不足,強(qiáng)調(diào)一下有關(guān)問題。如果需要將會議決議內(nèi)容形式一個文件或會議紀(jì)要,則當(dāng)場交由承辦人落實。如果需要舉行下次會議,則同大家商定下次會議的開法與時間。
這類會議總結(jié)中,除了對會議的整體情況進(jìn)行回顧和概述外,如果會議中有些問題還沒有得到解決,有待進(jìn)一步研究時,在會議總結(jié)中也可以一并向與會人員交代清楚。
二是決策性研究會議總結(jié)法。
這類會議在最后作總結(jié)時,應(yīng)做到以下三點:
一是充分肯定會議取得的成效是大家共同努力的結(jié)果,這樣有利于增強(qiáng)會議的積極氣氛,也有利于今后這類會議開得更好。
二是一定要把所有有價值的意見盡可能不遺漏地綜合起來,給予肯定,即使
完全未被采納的意見,也應(yīng)肯定它的價值,或表示在其他場合可供參考。
三是一般不要“封口”,永遠(yuǎn)不要把某些意見說得十全十美,給予全面肯定,而對另外一些意見給予全面否定,因為這樣做是不明智的。
同時,領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)明確表示,希望大家散會后還要繼續(xù)思考、積極探索,歡迎并隨時準(zhǔn)備傾聽大家新意見,等等。
總結(jié)這類會議最忌諱的是,與會者發(fā)表了十條意見,會議領(lǐng)導(dǎo)者在最后作總結(jié)時,卻發(fā)表了一通早已想好的,與眾多意見相悖的意見。這樣,大家就會視其為自視高明,剛愎自用,久而久之,便會降低大家參加這類會議的興趣,積極探索的空氣就會窒息。
三是全體員工會議總結(jié)法。全體員工會議總結(jié)的主要內(nèi)容有:①簡要說明會議是在什么情況下閉幕的;
②回顧會議過程,概括會議內(nèi)容,總結(jié)大會成果,在肯定成績的同時,指出不足與努力的方向;
③向與會人員提出貫徹執(zhí)行會議決議要求,表示祝愿或給予鼓勵;④鄭重宣布會議閉幕。
這種會議的閉幕詞與一般會議總結(jié)是有區(qū)別的;前者對會議情況的總結(jié)是高度的概括,后者則比較深入具體;前者的文字比較嚴(yán)謹(jǐn)莊重,后者則較輕松隨便。
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你必須知道的會議總結(jié)發(fā)言技巧
會議總結(jié)是會議領(lǐng)導(dǎo)者對會議情況的歸納性陳述,是領(lǐng)導(dǎo)者對會議的畫龍點睛之筆,關(guān)系到會議能否開得圓滿成功,關(guān)系到會議質(zhì)量的高低。會議總結(jié)看似簡單,但領(lǐng)導(dǎo)者要做好它,也并非易事。
領(lǐng)導(dǎo)者做會議總結(jié)發(fā)言,應(yīng)尊重事實,一分為二,既充分肯定成績,又指出不足之處,尤其要對今后努力方向和奮斗目標(biāo)予以強(qiáng)調(diào)。
(1)會議總結(jié)的方式
領(lǐng)導(dǎo)者有效地進(jìn)行會議總結(jié),可以采用如下方式:
一是穿珠式:與會人員的發(fā)言中,不乏閃光之處,但由于各人掌握的情況或認(rèn)識水平的局限性,這些思想火花只是些“零珠碎玉”。會議領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)站在更高的層次上,用發(fā)展聯(lián)系的觀點,把這些“零珠碎玉”穿起來,形成有價值的會議總結(jié)。
二是歸納式:與會人員列舉了許多互有聯(lián)系的事實,但對這些事實僅處于感性認(rèn)識階段,會議領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)運(yùn)用歸納求證法,從中找出有規(guī)律性的東西。
三是升華式:與會人員都表述了自己的見解,但表述得都不夠完善和深刻,這就需要會議領(lǐng)導(dǎo)者對眾人的思想加以升華,將與會人員心中所有、口中所無的內(nèi)容表達(dá)出來,使眾人的認(rèn)識水平上升到更高的層次。
四是評論式:這種方式一般用于策略性研究會議上。在與會人員充分地獻(xiàn)計獻(xiàn)策后,會議領(lǐng)導(dǎo)者要對這些意見作出評論,同時表明自己的態(tài)度。當(dāng)然領(lǐng)導(dǎo)者在評論方案時要有分析,表態(tài)應(yīng)注意方式,不要傷害與會人員的自尊心。
五是拍板式:當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)者做決策的各項客觀因素,大家的態(tài)度已經(jīng)明了時,領(lǐng)導(dǎo)者就應(yīng)及時拍板定案,不可猶豫不決,喪失良機(jī),不然就會給工作帶來更大的損失。
(2)常見的會議總結(jié)方法
會議領(lǐng)導(dǎo)者作總結(jié),應(yīng)根據(jù)不同的會議種類,有所側(cè)重,有所區(qū)別。一是解決問題會議總結(jié)法。
每一個問題討論完畢,會議領(lǐng)導(dǎo)者都要做一次歸納,形成一個一致的意見;全部問題討論完畢,會議領(lǐng)導(dǎo)者再做簡要的會議總結(jié),歸納一下會議的成績與不足,強(qiáng)調(diào)一下有關(guān)問題。如果需要將會議決議內(nèi)容形式一個文件或會議紀(jì)要,則當(dāng)場交由承辦人落實。如果需要舉行下次會議,則同大家商定下次會議的開法與時間。
這類會議總結(jié)中,除了對會議的整體情況進(jìn)行回顧和概述外,如果會議中有些問題還沒有得到解決,有待進(jìn)一步研究時,在會議總結(jié)中也可以一并向與會人員交代清楚。
二是決策性研究會議總結(jié)法。
這類會議在最后作總結(jié)時,應(yīng)做到以下三點:
一是充分肯定會議取得的成效是大家共同努力的結(jié)果,這樣有利于增強(qiáng)會議的積極氣氛,也有利于今后這類會議開得更好。
二是一定要把所有有價值的意見盡可能不遺漏地綜合起來,給予肯定,即使
完全未被采納的意見,也應(yīng)肯定它的價值,或表示在其他場合可供參考。
三是一般不要“封口”,永遠(yuǎn)不要把某些意見說得十全十美,給予全面肯定,而對另外一些意見給予全面否定,因為這樣做是不明智的。
同時,領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)明確表示,希望大家散會后還要繼續(xù)思考、積極探索,歡迎并隨時準(zhǔn)備傾聽大家新意見,等等。
總結(jié)這類會議最忌諱的是,與會者發(fā)表了十條意見,會議領(lǐng)導(dǎo)者在最后作總結(jié)時,卻發(fā)表了一通早已想好的,與眾多意見相悖的意見。這樣,大家就會視其為自視高明,剛愎自用,久而久之,便會降低大家參加這類會議的興趣,積極探索的空氣就會窒息。
三是全體員工會議總結(jié)法。全體員工會議總結(jié)的主要內(nèi)容有:①簡要說明會議是在什么情況下閉幕的;
②回顧會議過程,概括會議內(nèi)容,總結(jié)大會成果,在肯定成績的同時,指出不足與努力的方向;
③向與會人員提出貫徹執(zhí)行會議決議要求,表示祝愿或給予鼓勵;④鄭重宣布會議閉幕。
這種會議的閉幕詞與一般會議總結(jié)是有區(qū)別的;前者對會議情況的總結(jié)是高度的概括,后者則比較深入具體;前者的文字比較嚴(yán)謹(jǐn)莊重,后者則較輕松隨便。
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