秘書處第一個月總結大會
秘書處第一個月總結大會
開場白一、發(fā)通知
1、給不認識的人發(fā)通知,首先要交代自己的身份(旅游學院秘書
處干事),如果是正式的通知,落款寫:旅游學院團總支學生會或旅游學院辦公室。
2、通知內(nèi)容盡量簡潔。但該有的內(nèi)容要有。
3、怎樣才算完成了發(fā)通知這個任務?問:泳敏,陳駒,張穎。要確定每個人都收到通知,如果他一直沒有回復,可以發(fā)多次通知給他。如果這個通知比較緊急,要打電話確認沒有回復你的那個人是否收到通知。要確定每個人都通知到位,這樣才算完成了發(fā)通知這個任務。
4、發(fā)通知要注意時間。中午12:45,晚上11:00過后不要發(fā)通
知,要不然會打擾別人休息。(擾人清夢。┒、申請
1、一教的課室是申請的,二教的是霸的,實驗樓的課室晚上是到校學生會申請
的。
申請完課室,要在使用課室前到課室在白板的角落上寫上備注。格式如下:旅游學院于今天下午3:30--5:30借用此教室開秘書處第一次工作會議。如有不便敬請原諒。旅游學院201*/11/3
2、補充:申請借用電源、申請男生進女生宿舍或女生進男生宿舍的批條。
申請書(申請借用電源)
尊敬的保衛(wèi)辦:
旅游學院定于__月__日~~__日在中心花園舉行第一屆旅游形象大使決賽,故須申請借3號樓的電源。望校區(qū)領導批準。望校區(qū)領導批準。申請單位:旅游與環(huán)境學院申請單位負責人:批準單位負責人:
申請書(批條)
尊敬的保衛(wèi)辦:
旅游學院定于__月__日~~__日在_________號宿舍樓進行旅游形象大使比賽的掃樓宣傳,故須申請11個同學進入4、6號樓的學生宿舍。望校區(qū)領導批準。申請單位:旅游與環(huán)境學院申請單位負責人:批準單位負責人:
3、團工委可借物資
1)音響設備:音箱2個、無線麥克風3個、有線麥克風2個、
咪架1個、小咪架2個、大聲公1個
2)膠凳1000張、紅色折凳30張、長桌子20張、
舞臺紅地毯2塊、3)司儀臺1個
4)搶答器1套(10個)5)三輪車2輛
6)活動中心藍色棉凳126張,桌子5張7)會議座位牌10個*注:沒有嘉賓臺紅布跟假花4、由于近期一教長廊活動板擺放比較混亂,阻礙過道進而影響同學正常通行。校學生會已
發(fā)通知,要求各學院嚴格根據(jù)《校學生會辦公室申請流程及相關表格》里的相關規(guī)定申請、使用活動板。若有發(fā)現(xiàn)違規(guī)現(xiàn)象,將按照《黑名單制度》的相關規(guī)定予以警告或列入黑名單處理。
現(xiàn)在我要特別強調(diào)申請和使用活動板程序。
申請:①大組織最多3塊,學院最多2塊的原則。
②A、活動板的申請一般需要先留言,最多可提前一周在“活動板留言本”上留言,最長使用時間為一周。為了確;顒诱_M行,特別是大型活動,例如下個學期的旅游文化節(jié)需要申請活動板,就要可提前一周去留言。在我們學校有很多活動,申請活動板最好都是提前一周去留言。這個可以轉達給你們跟進部門的部長。
B、校學生會辦公室的同學會根據(jù)“活動板留言本”上的留言,按照“先到先得,
兼顧公平”的原則,進行安排。最后會在當晚以電話的形式通知申請人到辦公室辦理申請手續(xù)。
C、申請人須在接到通知的兩天內(nèi)到辦公室辦理申請手續(xù),并交100元押金,誤
期將當作自動棄權處理。未辦理完手續(xù)就用板,一經(jīng)發(fā)現(xiàn)嚴重警告,情況嚴重的記入“黑名單”
D、每板最多一個星期,沒有續(xù)借手續(xù)。使用完如果還需使用,寫申請書經(jīng)由團
工委張老師批準。
E、借用的活動板只能放置在一教二教,一飯二飯三飯,另外一教的擺放有特別規(guī)定。
使用時:A用板期間要保證板無損壞
B宣傳板借出兩日后要見其海報,否則活動板會被收回。C歸還時須自行撕掉自己的海報。
D不能出現(xiàn)連扳現(xiàn)象,即兩塊板貼一張海報。E還板的時候要聯(lián)系辦公室負責人,在一教長廊當面檢查活動板的擺放情況以及是否完好,才能拿回押金。
5、黑名單制度
活動板:
1.不按照活動板使用說明的內(nèi)容做的,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),視其情節(jié)輕重給予警告或列入黑名單2.私自換板、撕毀板號、逾期不還板、不把板搬回一教長廊并排列好的,發(fā)現(xiàn)后給予警告,
被辦公室同事發(fā)現(xiàn)卻屢勸不改的,直接拉入黑名單
3.校學生會不論申請的人是誰,只認申請的學院或者組織,警告三次之后即列入黑名單
教室:
1.一般不得使用雙面膠,透明膠,使用前要確保用完后能清理干凈,不留痕跡。白板不得
用油性筆寫字,只能用白板筆寫,如果可以的話,每個小秘都自備一支白板筆,方便霸課室。白板寫完后要擦干凈,活動后要清理干凈課室,桌椅要擺放整齊。一旦發(fā)現(xiàn)不合要求,該單位將被列入“黑名單”
2.私自換教室,破壞教室設施的發(fā)現(xiàn)后給予警告,被辦公室同時發(fā)現(xiàn)卻屢勸不改的,直接
列入黑名單。3.不論申請的人是誰,我們只認申請的學院或者組織,警告三次之后即列入黑名單桌椅:
1.不按照倉庫&404桌椅使用說明的內(nèi)容做的,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),視其情節(jié)輕重給予警告或列入
黑名單2.破壞倉庫或404桌椅、逾期不歸還桌椅的,發(fā)現(xiàn)后給予警告,被辦公室同事發(fā)現(xiàn)卻屢勸
不改的,直接拉入黑名單3.校學生會不論申請的人是誰,只認申請的學院或者組織,警告三次之后即列入黑名單懲罰措施:活動板:被警告三次之后列入黑名單,被列入黑名單的學院或組織扣除當接下來一個月的活動板一塊,第二次進入黑名單的,扣除接下來一個月兩塊活動板,以此類推。教室:被列入黑名單的學院或組織一個月內(nèi)只能申請前半段即7點到9點的教室倉庫桌椅:被列入黑名單的組織或學院一個月內(nèi)不得申請桌椅
三、工作匯報
要及時、主動匯報工作進度。
四、多部門多職務間協(xié)調(diào)(在各個部門里面,都要表現(xiàn)自己。也要
學會合作。發(fā)表自己意見,也要聆聽別人的意見。)五、在辦公室值班
1、要有禮貌,見到老師、師兄師姐要熱情大方地問好。你們代表的是旅游學院的形象。
2、要主動學習。有什么不懂可以問。但是自己先思考,真的不
知道怎樣解決再問。
六、每個小秘說這個月自己的主要工作,和大家分享交流工作經(jīng)驗。(問維聰,怎樣申請視頻講座的課室,在申請的過程中遇到了什么問題,最后是怎樣解決的。)
擴展閱讀:學生會秘書處工作總結
秘書處第一學期幾點工作總結
此學期,為各個年級開學的第一學期,是為各種工作打基礎的階段,本學期內(nèi)院學生會完成了:迎新工作,招干工作,以及一系列學院活動的工作,以下為秘書處的幾點工作總結:一.第一階段的迎新工作,由于院學生會此次負責校內(nèi)引領工作,需要人手較多,此階段,
秘書處的主要工作是協(xié)助主席團進行人員的調(diào)配安排以及作為機動小組。此期間能較好的完成下達的任務,時刻堅持在崗位上,但也有存在幾點不足:1.缺乏對整個迎新流程的熟悉程度。2.在人員調(diào)配上,由于后期工作量激增,到校新生人流增多,導致排班人員安拍出現(xiàn)一點混亂。
二.第二階段的招新工作,為期一個月的招干工作,極大的考驗了院學生全體同仁的毅力,
此期間,秘書處的主要工作是負責攤位報名表的收集以及分類,面試課室的前期準備工作以及上宿舍的人員安排,基本流程有條不紊。三.第三階段是一系列的活動工作,秘書處在工作中主要負責:前期的物資申請,會場布置,
購買物資,請假證明等,以及日常工作中的值班,會議記錄的。在此階段秘書處建立健全了一整套的《廣東工業(yè)大學華立學院學生會干部考核條例》《廣東工業(yè)大學華立學院學生會干事考核細則》《廣東工業(yè)大學華立學院學生會干部干事承諾書》考核制度,通過《廣東工業(yè)大學華立學院學生會干部檔案表》為在任的全體主席部長建立了資料庫,以備下屆查詢備份。秘書處的各項工作在此階段基本進入正軌,干事的專業(yè)化技能也逐漸提高,但由于是第一學期,干事的培訓處于起步階段,秘書處的整體工作技能仍然有待提高。
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