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工作總結(jié)的結(jié)構(gòu)和寫作方法

網(wǎng)站:公文素材庫 | 時(shí)間:2019-05-28 23:50:25 | 移動(dòng)端:工作總結(jié)的結(jié)構(gòu)和寫作方法

工作總結(jié)的結(jié)構(gòu)和寫作方法

工作總結(jié)的結(jié)構(gòu)和寫作方法

寫工作總結(jié)是很多職場(chǎng)人士難以回避的問題,如何寫好一份工作總結(jié),充分表達(dá)出自己的工作成績,有時(shí)就像足球場(chǎng)上的臨門一腳那樣重要。

寫總結(jié)之前首先要考慮三個(gè)問題:一是為什么要總結(jié)?如果想不清楚這個(gè)問題,就想一想如果不寫總結(jié)的話會(huì)有什么后果?這個(gè)可能發(fā)生的后果往往就是寫總結(jié)的目的。二是有沒有其他的替代形式?比如采用口頭匯報(bào)、數(shù)據(jù)報(bào)表、現(xiàn)場(chǎng)展示等形式。三是誰需要你的總結(jié)?上司?其他部門?下級(jí)?客戶?針對(duì)不同的對(duì)象,寫總結(jié)方式和思路也有所不同。

接下來需要考慮總結(jié)的表現(xiàn)形式。常見的形式包括Word文檔、PPT文檔、Excel文檔、影音文件/動(dòng)畫等。Word文檔一般比較適用于需要長篇敘述、進(jìn)行定性描述的總結(jié),也是比較傳統(tǒng)的形式。PPT文檔總結(jié)的特征是容易閱讀,簡潔、要點(diǎn)突出,報(bào)告的結(jié)構(gòu)清晰、主次分明,邏輯層次清晰,如果還需要總結(jié)人進(jìn)行口頭報(bào)告,則更加適用。Excel文檔總結(jié)的特征是內(nèi)容模塊排列直觀、明了,很容易“一紙化”表達(dá),且可直接進(jìn)行數(shù)據(jù)表分析。另外,影音文件/動(dòng)畫的形式也能使得總結(jié)更直觀、生動(dòng)。

工作總結(jié)一定要表達(dá)具體的內(nèi)容,承載這些內(nèi)容的載體有很多,常用的有四類:一是描述性的文字,這是最常見的載體;二是數(shù)據(jù),數(shù)據(jù)能量化地描述出工作結(jié)果,比文字更有說服力;三是圖表,圖表能更為直觀地表達(dá)數(shù)據(jù)間的關(guān)聯(lián),指明趨勢(shì),形象地描述狀況;四是分析,通過邏輯結(jié)構(gòu)的分解,或使用各類分析工具,分解現(xiàn)狀、追溯原因、預(yù)測(cè)未來,可以說,沒有分析的工作總結(jié)將是單薄而蒼白的。不同類型的工作總結(jié)、或不同類型的管理文化背景,需要選擇使用不同的載體,或綜合使用,以達(dá)到“有效表達(dá)”的目的。

進(jìn)行文字性描述時(shí)需注意幾個(gè)要點(diǎn):一是要術(shù)語得當(dāng),使用不恰當(dāng)?shù)膶I(yè)術(shù)語一方面會(huì)使人看不懂你所想表達(dá)的意思,更嚴(yán)重的是曲解你的原意,造成工作失誤。二是要盡量使用公司的常用詞匯,共同的詞匯是交流的基礎(chǔ),也是構(gòu)筑公司企業(yè)文化的基礎(chǔ),對(duì)一些詞匯的共同理解能提高溝通效率,而使用非常用詞匯將提高工作總結(jié)的閱讀難度,甚至造成理解偏差。三是要分要點(diǎn),將報(bào)告內(nèi)容按邏輯要點(diǎn)分開,將使表達(dá)更為清晰、流暢,重點(diǎn)更加突出,提高報(bào)告的可讀性。四是要簡潔,每一句話都應(yīng)有目的性,有存在的意義。好的工作總結(jié)一定不是言語羅嗦的八股文,對(duì)于尚不擅長簡潔表達(dá)的人來說,若想將重點(diǎn)突出表達(dá),可考慮使用減法,總結(jié)報(bào)告完成后再審閱一遍,一點(diǎn)點(diǎn)減去那些無意義的信息。

工作總結(jié)的數(shù)據(jù)來源有很多,但寫報(bào)告時(shí)往往又面臨缺少數(shù)據(jù)支持的窘境。一般來說,至少可從四個(gè)方面去尋找數(shù)據(jù):一是日常記錄,屬于累加型數(shù)據(jù),比如累計(jì)發(fā)生的錯(cuò)誤次數(shù)、累計(jì)接到的投訴件數(shù)、累計(jì)實(shí)施的培訓(xùn)時(shí)間等,若平時(shí)沒有記錄,總結(jié)時(shí)往往很難準(zhǔn)確取數(shù);二是信息系統(tǒng),屬于統(tǒng)計(jì)型數(shù)據(jù),即可以從直接從信息管理系統(tǒng)中提取的數(shù)據(jù),比如在職人數(shù)(及其他人員相關(guān)的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù))、產(chǎn)值、平均庫存等;三是項(xiàng)目性工作,屬于項(xiàng)目型數(shù)據(jù),即在項(xiàng)目實(shí)施過程中發(fā)生的各種統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù),比如一共投入的資源數(shù)量、項(xiàng)目的時(shí)間進(jìn)展數(shù)據(jù)、發(fā)生的損失、產(chǎn)出的結(jié)果數(shù)據(jù)等;四是預(yù)算和支出,除了財(cái)務(wù)預(yù)算、還包括人員或其他物資資源的預(yù)算,將預(yù)算與實(shí)際支出進(jìn)行比較,也是工作總結(jié)中常見的方法之一。

在編制數(shù)據(jù)時(shí),要注意一些基本要求,才能確保數(shù)據(jù)的有效性。

1、數(shù)據(jù)必須是準(zhǔn)確、客觀的。不能憑空估算,一定要有所來源,而且數(shù)據(jù)不能被個(gè)人的主觀情緒所干擾,不能因個(gè)人的喜惡而隨意對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行取舍或修改,致使數(shù)據(jù)失真。

2、要有數(shù)據(jù)的背景。同樣的數(shù)據(jù),在不同的背景下所表達(dá)的意義完全不同,有了準(zhǔn)確的背景描述,才能真正有效表達(dá)該組數(shù)據(jù)的真實(shí)涵義。比如在公司正常運(yùn)行背景下、和在重大生產(chǎn)工藝流程調(diào)整背景下,同樣的產(chǎn)品合格率數(shù)據(jù)所表達(dá)的意義就完全不同。

3、數(shù)據(jù)間應(yīng)形成合理的結(jié)構(gòu),及邏輯關(guān)聯(lián)。單一的數(shù)據(jù)難以準(zhǔn)確表達(dá)事情的全部,往往需要用一組數(shù)據(jù)來表達(dá)。而且這些數(shù)據(jù)之間有什么邏輯關(guān)系,何為因?何為果?相互之間的交叉影響如何?對(duì)于同一事件影響的相關(guān)度和權(quán)重有什么不同?哪些數(shù)據(jù)之間又是相互制約的?存在哪些數(shù)據(jù)的矛盾組合?又如何能在這些矛盾間尋求到最優(yōu)化的解決方案?這些都是數(shù)據(jù)背后的有效信息。

4、數(shù)據(jù)要有明確的指向性和目的性。為何要引用這些數(shù)據(jù)?你希望用這些數(shù)據(jù)把閱讀者的思路引向何方?工作總結(jié)中僅僅羅列一大堆數(shù)據(jù),而沒有明確的目的指向,只會(huì)令閱讀者目眩,反而成為干擾信息。

5、數(shù)據(jù)要經(jīng)過分析和解讀。誠然,閱讀者也可以依據(jù)自己的經(jīng)驗(yàn)和視角去解讀這些數(shù)據(jù),但作為報(bào)告人,至少自己要先有個(gè)基本分析,對(duì)自己提供的數(shù)據(jù)要有自己的視角,抓住數(shù)據(jù)中的要點(diǎn),比如極限值、異態(tài)值、數(shù)據(jù)規(guī)律與趨勢(shì)、比較分析等,提醒閱讀者關(guān)注,總之,要從單純的數(shù)據(jù)中解讀出文字性的東西來。

6、數(shù)據(jù)要有結(jié)論。你通過這些數(shù)據(jù)想說明的問題一定要明確地表達(dá)出來,并形成自己的結(jié)論。沒有結(jié)論的報(bào)告不能稱之為報(bào)告,哪怕這個(gè)“結(jié)論”只是提出一系列新的問題,以提請(qǐng)閱讀者關(guān)注而已。

在制作圖表時(shí),常見的圖有三類:一是統(tǒng)計(jì)圖,即將各類數(shù)據(jù)進(jìn)一步分解、統(tǒng)計(jì),并形成柱狀、餅狀、曲線等各種類型的統(tǒng)計(jì)圖,以直觀地表達(dá)出數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu);二是流程圖,以對(duì)業(yè)務(wù)的設(shè)計(jì)結(jié)果或運(yùn)行現(xiàn)狀的各個(gè)動(dòng)態(tài)過程的步驟、各步驟間的關(guān)聯(lián)進(jìn)行直觀表達(dá);三是模型圖,對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)的靜態(tài)關(guān)聯(lián)、業(yè)務(wù)組成的基本模式等以模型形式表達(dá)出來。

進(jìn)行分析時(shí)應(yīng)根據(jù)分析的對(duì)象使用有針對(duì)性的合理工具。所謂“分”,就是將事物分解,將隱含的構(gòu)成要素一個(gè)個(gè)抽出來,所謂“析”就是解析表象下的原因,并使我們對(duì)這些要素和原因之間的邏輯關(guān)系看得更加清晰;谶@樣的分析,能使我們對(duì)未來的判斷更為準(zhǔn)確。常見的分析工具有SWOT分析、樹形圖、魚骨圖、數(shù)據(jù)透視、比較分析、趨勢(shì)推衍等。最后不要忘記,這些分析都應(yīng)形成結(jié)論,而不僅僅是羅列一些分析的過程。

寫工作總結(jié)之前我們還需做哪些準(zhǔn)備呢?

首先要有個(gè)提綱,提綱是對(duì)工作總結(jié)的素描。提綱一般會(huì)將總結(jié)描繪成兩大類型,一是并行結(jié)構(gòu),即總結(jié)有幾大模塊構(gòu)成,各大模塊又是由幾個(gè)小模塊構(gòu)成,各模塊雖有關(guān)聯(lián),但基本上沒有邏輯上的先后關(guān)系,可獨(dú)立成章;二是串行結(jié)構(gòu),即總結(jié)有一條主線,隨著時(shí)間、項(xiàng)目進(jìn)展、上下層關(guān)聯(lián)、因果關(guān)系等邏輯因素逐漸展開,層層推進(jìn)。然后根據(jù)內(nèi)容制定標(biāo)題。

然后要考慮虛擬的傾訴對(duì)象,針對(duì)不同的對(duì)象使用的語言風(fēng)格、表達(dá)重點(diǎn)也不同。比如對(duì)上級(jí)是工作匯報(bào),對(duì)公司是述職,對(duì)部門員工是總結(jié)與指導(dǎo),對(duì)自己是工作提煉與備忘。

然后對(duì)工作總結(jié)要有個(gè)感性認(rèn)知的定位。工作總結(jié)當(dāng)然需要理性的描述,但為了達(dá)到打動(dòng)閱讀者的目的,還是需有一個(gè)基本情緒線,什么地方是鋪墊,什么地方需渲染,什么地方應(yīng)凸現(xiàn)矛盾,什么地方想表達(dá)激情,什么地方要喚起行動(dòng),都要有所規(guī)劃。即使只是使用文字,整個(gè)文字里也應(yīng)有圖片化、場(chǎng)景化的基調(diào),也就是說,文字應(yīng)該有畫面感,使他人在閱讀時(shí)能被喚起某種場(chǎng)景認(rèn)知。過于干癟的文字,或互相矛盾的情緒基調(diào),會(huì)令總結(jié)失色不少。最后要對(duì)工作總結(jié)的專業(yè)性有個(gè)基本的定位。也就是你準(zhǔn)備寫成什么專業(yè)水準(zhǔn)的總結(jié)?如果閱讀對(duì)象并不是該專業(yè)的資深人士,總結(jié)就應(yīng)該寫得更通俗易懂些。比如給技術(shù)管理出身的總經(jīng)理的人力資源工作總結(jié),若大量堆砌人力資源專業(yè)詞匯,恐怕無助于總經(jīng)理真正理解你的真實(shí)意思;但如果給同行的上級(jí)提交總結(jié)時(shí),若寫得過于通俗,可能也難以有效表達(dá)工作進(jìn)展的深度,以及體現(xiàn)擬的專業(yè)能力。所以要注意對(duì)素材的專業(yè)性解讀,也就是術(shù)語的選擇,以及對(duì)素材的專業(yè)性提煉,也就是問題的歸結(jié),以預(yù)先控制工作總結(jié)閱讀的難度。

接下來看一下如何逐步完成一篇工作總結(jié)。

工作總結(jié)一般由幾大部分構(gòu)成:標(biāo)題、目錄、開頭、內(nèi)容、結(jié)尾、署名。

標(biāo)題一般要包含三個(gè)要素,匯報(bào)者、時(shí)間范圍、總結(jié)性質(zhì)。“匯報(bào)者”要說明是部門總結(jié)還是個(gè)人總結(jié)?是哪個(gè)部門(或個(gè)人)的總結(jié)?“時(shí)間范圍”要說明總結(jié)的時(shí)間跨度和區(qū)段,是年度總結(jié)?還是月度總結(jié)?“總結(jié)性質(zhì)”要說明是按時(shí)間劃分的階段總結(jié)還是項(xiàng)目總結(jié)。比如“人力資源部201*年年度工作總結(jié)”,或“招聘部201*年校園招聘項(xiàng)目總結(jié)”。

工作總結(jié)的篇幅如果比較長,或涵蓋的內(nèi)容比較多,最好先羅列一份標(biāo)題,使閱讀者對(duì)整篇總結(jié)先有個(gè)概括性的認(rèn)知,以便更好地把握全局的內(nèi)容。

很多人寫總結(jié)時(shí)非常困惑于怎么寫開頭。開頭時(shí)應(yīng)盡量使用符合公司文化特征的語言,比如筆者在網(wǎng)上搜到一段大概適用于政府部門的開頭模版:“一年來,本人認(rèn)真學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想和鄧小平理論,貫徹十六大和十六大三中全會(huì)精神,在思想上按黨員標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格要求自己,在工作上勤勤懇懇、任勞任怨,在作風(fēng)上艱苦樸素、務(wù)真求實(shí),較好地完成領(lǐng)導(dǎo)和各級(jí)部門安排的各項(xiàng)任務(wù)。為***盡心盡力,努力工作,主要情況匯報(bào)如下:”這對(duì)于公務(wù)員可能沒問題,但如果在一個(gè)務(wù)實(shí)的外企使用這樣的開頭,恐怕會(huì)被退回重寫。

總結(jié)的開頭常見的有四種類型:

1、感性開頭。比如網(wǎng)上搜來的這段:“時(shí)光荏苒,***年很快就要過去了,回首過去的一年,內(nèi)心不禁感慨萬千……,歲月如梭,轉(zhuǎn)眼間又將跨過一個(gè)年度之坎,回首望,雖沒有轟轟烈烈的戰(zhàn)果,但也算經(jīng)歷了一段不平凡的考驗(yàn)和磨礪!

2、理性開頭。比如網(wǎng)上搜來的這段:“一年來,在***領(lǐng)導(dǎo)的帶動(dòng)下,在全體成員的幫助下,我緊緊圍繞***的中心工作,充分發(fā)揮崗位職能,不斷改進(jìn)工作方法,提高工作效率,較好地完成了各項(xiàng)工作任務(wù),現(xiàn)作以簡要匯報(bào)。”

3、提綱攜領(lǐng)式開頭。比如:“回顧***年,我及部門同事共同努力,共完成以下工作事項(xiàng)!

4、直接進(jìn)入標(biāo)題。標(biāo)題下就直接進(jìn)入各模塊的小標(biāo)題,這樣的好處是不但很好地避免了書寫開頭的煩惱,也顯得自己非常務(wù)實(shí),壞處是總結(jié)的整體上略顯生硬。

完成開頭后自然要進(jìn)入總結(jié)的基本內(nèi)容部分。所謂“總”,就是對(duì)過去發(fā)生事情的匯總描述,所謂“結(jié)”,就是得出經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)、規(guī)律的結(jié)論。通過由“總”到“結(jié)”的過程,要將感性上升到理性的層次?偨Y(jié)應(yīng)符合一些基本原則,包括客觀性、典型性、指導(dǎo)性、證明性。一份完整的工作總結(jié)應(yīng)該包括以下四個(gè)方面:

1、總:有些什么?此時(shí)一般需要進(jìn)行兩大類盤點(diǎn):資源盤點(diǎn)和制度盤點(diǎn),以找出其中的優(yōu)勢(shì)和不足,區(qū)分出緊急和重要的事項(xiàng)。這種盤點(diǎn)一般是靜態(tài)的。

2、總:做了什么?此時(shí)最好按“闡述最終結(jié)果-描述業(yè)務(wù)過程-介紹所使用的方法-說明工作思路”的順序進(jìn)行描述。這種業(yè)務(wù)行為一般是動(dòng)態(tài)的。

3、結(jié):結(jié)論如何?結(jié)論包括問題點(diǎn)在哪里?原因是什么?還有哪些可能性?其中的經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)是什么?有哪些需改善的要點(diǎn)及基本思路如何?對(duì)未來的預(yù)估是什么?

4、結(jié):怎么辦?一般闡述對(duì)下一階段的展望,未來的基本工作思路,以及所需追加的資源。

和總結(jié)的開頭一樣,總結(jié)的結(jié)尾也是令人頭疼的問題之一,但一個(gè)好的結(jié)尾能給整篇報(bào)告起到點(diǎn)睛之筆的作用?偨Y(jié)的結(jié)尾常見的有三種類型:

1、總結(jié)型結(jié)尾。比如網(wǎng)上搜來的這段:“以上是我的年終總結(jié),總的來說……,我會(huì)努力配合各個(gè)部門……,請(qǐng)各位領(lǐng)導(dǎo)和每位員工進(jìn)行監(jiān)督!

2、展望型結(jié)尾。比如網(wǎng)上搜來的這段:“新的一年意味著新的起點(diǎn)、新的機(jī)遇、新的挑戰(zhàn),我們決心再接再厲,更上一層樓。在新的一年里,我們將……”或:“今后努力的方向:隨著****的實(shí)行,可以預(yù)料我們的工作將更加繁重,要求也更高,需掌握的知識(shí)更高更廣。為此,我將更加勤奮的工作,刻苦的學(xué)習(xí),努力提高文化素質(zhì)和各種工作技能,為***盡應(yīng)有的貢獻(xiàn)!

3、直接結(jié)尾。將各個(gè)模塊表達(dá)完畢后,直接結(jié)束,不再另作收結(jié)。有的則簡潔地寫“以上”兩字表示整篇在此處結(jié)束了,以作為結(jié)尾。

工作總結(jié)的最后不要忘了署名。署名中一般應(yīng)標(biāo)明以下要素:撰寫人(具體由誰執(zhí)筆)、報(bào)告人(包括團(tuán)隊(duì)成員)、日期、匯報(bào)對(duì)象、總結(jié)中的資料來源等。

這樣,一份完整的工作總結(jié)就完成了。

當(dāng)然,總結(jié)報(bào)告的形式多種多樣,風(fēng)格特征也千差萬別,本文只是希望就一些共性的要素做一些歸納,希望對(duì)身處職場(chǎng)的朋友們?cè)趯?shí)際編撰總結(jié)報(bào)告時(shí)能有一定的參考價(jià)值。

友情提示:本文中關(guān)于《工作總結(jié)的結(jié)構(gòu)和寫作方法》給出的范例僅供您參考拓展思維使用,工作總結(jié)的結(jié)構(gòu)和寫作方法:該篇文章建議您自主創(chuàng)作。

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