集團公司接待工作流程

**集團公司接待工作流程

1、目的

規(guī)范公司接待工作流程，提高接待質(zhì)量，樹立公司良好的形象。

2、適用范圍

本文件規(guī)定了集團公司接待管理的職責分工、工作流程等相關(guān)內(nèi)容，適用于全集團的接待工作（子公司參照執(zhí)行）。

3、接待原則

3.1級別對等原則

一般情況下，主賓級別對等，同級別出面；特殊情況下可高規(guī)格接待。對來賓都應平等相待，不卑不亢。

3.2接待對口原則

各職能部門對口接待。綜合性接待時，由一個接待部門牽頭，其他

相關(guān)部門支持配合。

3.3服務周到原則

接待計劃制定周密，接待程序完善，各環(huán)節(jié)銜接到位，做到待客禮貌、服務周到。

3.4保密原則

向賓客介紹情況時，注意保守企業(yè)機密；參觀生產(chǎn)現(xiàn)場時原則上不允許來賓攝影、攝像。對需要保密的接待不得對外泄漏來賓姓名、接待安排等相關(guān)內(nèi)容。

3.5厲行節(jié)約

招待來賓時標準應適宜，不鋪張浪費，及時進行費用核算。

4、術(shù)語與定義

4.1賓客

客人的總稱，分為貴賓（上級領(lǐng)導）、嘉賓和來賓三級。4.1.1貴賓指被公司邀請的上級領(lǐng)導（包括軍隊領(lǐng)導）。4.1.2嘉賓

指被公司邀請，出于交際或商務目的來公司檢查指導或參觀會談的

政府領(lǐng)導、企業(yè)領(lǐng)導（包括外賓）。

4.1.3來賓：

出于交際或商務目的提出來公司訪問的政府領(lǐng)導、企業(yè)領(lǐng)導、客

人

（包括外賓）。

4.2集團公司接待

4.2.1上級領(lǐng)導來公司視察、調(diào)研、指導工作的接待；4.2.2與集團公司高層之間的商務、友好往來的接待；4.2.3涉及集團公司重要經(jīng)濟利益的其他重要接待。4.3部門接待

由職責對口部門負責的接待。4.4集團子公司接待

由集團子公司出面負責的接待。4.5接待用品4.5.1通用備品

茶水及水具、企業(yè)宣傳冊、便箋紙及鉛筆等。4.5.2特殊備品

咖啡、可樂、茶品及專用茶具、水果、糖果等。4.5.3饋贈禮品。

5、職責

5.1公司辦公室

5.1.1全面負責集團公司的接待管理工作。5.1.2負責集團公司接待任務計劃、安排的制定。5.1.3負責集團公司接待計劃、安排的實施、協(xié)調(diào)、督促、檢查和落實。

5.1.4負責集團公司接待室、會議室、接待用品的管理、準備及務工作。

5.1.5負責接待工作的宣傳報道以及賓客隨行記者的協(xié)調(diào)工作。5.1.6負責安排來賓車輛、食宿的安排和車票、機票的預定。5.1.7負責集團公司業(yè)務招待費用、會議費用的使用、管理和控

制。

5.1.8負責對集團管理部室及子公司接待工作進行必要的協(xié)調(diào)及指導。

5.1.9負責集團公司接待保密工作。5.1.10負責做好接待記錄工作。5.2保衛(wèi)部

負責組織接待的現(xiàn)場保衛(wèi)、車輛管理以及賓客隨行保衛(wèi)人員的協(xié)調(diào)工作。

5.3規(guī)劃部、進出口公司負責接待翻譯工作。

5.4萬壽社區(qū)管理中心、幸福社區(qū)管理中心負責集團公司接待的環(huán)境保潔工作。5.5各部室

5.5.1負責與本部門職責對口的業(yè)務接待工作。

5.5.2負責部門業(yè)務招待費用的使用、管理、控制，配合做好集團公司的接待工作。

5.7集團公司下屬子公司

5.7.1對本公司的接待工作全面負責。

5.7.2需要集團公司領(lǐng)導出面參加的接待，子公司須提前兩周向集團公司辦公室提出申請。5.8集團公司各被參觀單位

根據(jù)集團公司辦公室的要求，負責整理本單位工作現(xiàn)場、維護正常秩序等相關(guān)工作。

6、接待規(guī)格

按《**集團參觀接待規(guī)格》（附件一）執(zhí)行。

7、管理內(nèi)容

7.1接收信息

7.1.1屬于集團公司的接待，直接報公司辦公室負責人或公司領(lǐng)導審批；

7.1.2屬于部門或子公司接待，但需公司領(lǐng)導出面的，由對口部門或子公司填寫《**集團接待申請表》（附表一）提前一周交公司辦公室負責人審批。

7.2初審

7.2.1公司辦公室負責人接到管理部室或子公司交來的《**集團接待申請表》后應及時協(xié)調(diào)并簽署意見。

7.2.2需公司領(lǐng)導出面的接待，先由公司公室負責人簽署意見，再由公司領(lǐng)導審批簽字。

7.2.3公司辦公室負責人將簽署意見后的《**集團接待申請表》交公司辦公室文秘科具體實施。

7.2.4確定由部門或子公司負責的接待，其申請表由公司辦公室文秘科轉(zhuǎn)交部門或子公司落實。

7.3制定接待計劃、安排7.3.1公司領(lǐng)導同意的接待申請

集團公司辦公室文秘科、集團公司各部門、集團子公司根據(jù)領(lǐng)導意見在與來訪聯(lián)系人充分溝通后制定集團公司或本部門（子公司）詳細的接待計劃、安排并填寫《**集團接待計劃、安排》（模版見附件二），交公司辦公室負責人審批。

7.3.2公司領(lǐng)導未批準的接待申請由申請單位與要求來訪的聯(lián)系人說明原因并予以拒絕。

7.4復審

公司辦公室負責人在《**集團接待安排》上簽署意見。7.5執(zhí)行計劃、安排

7.5.1依據(jù)接待計劃、安排，各部門按照各自的接待職責認真做好接待的所有準備工作。

7.5.2負責接待的單位嚴格按照接待計劃、安排執(zhí)行接待。7.5.3各配合部門嚴格按照各自的接待職責做好配合工作。7.5.4聯(lián)系人請來賓聯(lián)系人填寫《**集團接待意見反饋表》（附表二）。

7.6歸檔

7.6.1聯(lián)系人將接待過程中有保存價值的圖片和會議記錄資料存檔。

7.6.2符合公司大事記的接待由專人做好公司大事記并存檔。7.7總結(jié)

聯(lián)系人總結(jié)本次接待工作并提出改進意見報本單位接待工作負責人。

附件一：《**集團參觀接待規(guī)格》

附件二：《**集團接待計劃、安排》（模版）附表一：《**集團接待申請表》附表二：《**集團接待意見反饋表》

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集團公司參觀接待工作流程

（討論稿）

一、目的

為樹立公司良好形象，規(guī)范接待管理，提高工作效率，本著“熱情禮貌、服務周到，對口接待、厲行節(jié)約，統(tǒng)一管理、嚴格標準”的原則，特制定本工作流程。二、范圍

本標準適用于公司各部門參觀接待工作。三、管理

辦公室為公司接待工作的管理部門，負責講解員、錄像、攝影、新聞媒體的安排，擬定重要來賓的接待計劃，協(xié)調(diào)相關(guān)部門落實接待任務，提供后勤保障等接待工作。各部門每月填寫參觀接待計劃表，根據(jù)實際情況進行每周調(diào)整。四、參觀人員

參觀接待事務工作分為接待上級職能部門人員，經(jīng)銷客戶、供應廠家、業(yè)內(nèi)廠家、銀行人員等重要客戶，參觀旅游團隊及公司會務接待等。

五、陪同人員：

上級機關(guān)領(lǐng)導、職能部門領(lǐng)導、一批商老板、重點酒店老板、銀行領(lǐng)導、業(yè)內(nèi)廠家領(lǐng)導原則由總經(jīng)理、分管副總參與陪同；

生產(chǎn)、質(zhì)檢、技術(shù)、統(tǒng)計、安全等部門、供應大客戶原則由生產(chǎn)副總、相關(guān)科室主任參與陪同；

各區(qū)域經(jīng)銷商、酒店代表原則有銷售副總或銷售服務中心主任、片區(qū)經(jīng)理參與陪同；

金融、稅務系統(tǒng)由財務副總、相關(guān)科室主任參與陪同；

工會、社保、人力資源系統(tǒng)由工會主席、相關(guān)科室主任參與陪同。六、XXXX參觀路線：

XXXXXXXXXXXX七、接待程序

1、上級職能部門領(lǐng)導

（1）政府領(lǐng)導來公司視察，辦公室應提前聯(lián)絡明確來賓身份、姓名、職務、隨員、時間等具體事項，填寫來賓報告單呈送領(lǐng)導批閱后，確定接待規(guī)格、主陪人和隨員。

（2）辦公室提前準備接待所須的資料、車輛和參觀現(xiàn)場，通知公司領(lǐng)導和擬現(xiàn)場參觀部門做好接待準備，并提前檢查準備工作事宜是否就緒。需廠外迎接由辦公室安排人員前往。

（3）需要時辦公室準備會談的礦泉水、毛巾、水果和安排食宿等。

2、重要客戶人員

（1）由對口部門負責與來賓聯(lián)絡，確認來賓身份、姓名、職務、人數(shù)、時間等事項，確定接待規(guī)格、主陪人，通知公司分管領(lǐng)導或相關(guān)部門做好接待準備。

（2）對口部門提前準備所需的資料、物品，需用車接送、接待室、會議室或食宿，應提前通知辦公室準備車輛、會場、食宿地點。

3、客戶單位考察、參觀及聯(lián)系工作

客戶單位來人參觀、考察及聯(lián)系工作，應事先與對口部門預約。被預約部門根據(jù)來客身份、姓名、職務、人數(shù)、時間等事項，通知相關(guān)部門或公司領(lǐng)導參與接待。

4、會務接待

（1）公司召開的大型涉外活動，由辦公室制定詳細的方案并擬訂費用計劃，安排會務接待，各單位積極配合做好相關(guān)接待工作。

（2）公司各職能部門組織召開的一般性會議、培訓等，由各部

門自行安排接待，辦公室根據(jù)需要予以配合。如發(fā)生費用，由公司總經(jīng)理、分管領(lǐng)導批準后實施。八、就餐管理

安排就餐應明確接待對象，本著從減節(jié)約的原則，有效控制經(jīng)費開支。

1、各部門業(yè)務往來需內(nèi)部就餐的，提前填寫就餐申請單，由辦公室協(xié)調(diào)安排。

2、需在外進行業(yè)務招待的，由招待部門提前書面申請經(jīng)總經(jīng)理批準后，由辦公室安排。

3、實行先申請后就餐的原則，一單一簽，否則辦公室不予結(jié)算，費用自理。

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