辦公室文員的崗位分析

一、基本信息

崗位名稱：文員所屬部門：辦公室直屬上級：辦公室主任直接下屬:

定員人數：辦公地點：工作目的

做好公司日常行政事務工作，管理公司的后勤服務工作、提供后勤保障二、工作核心后勤保障四、工作內容

1、組織辦好會議接待、娛樂等各項活動；2、管理公司的公共衛(wèi)生、食堂就餐工作；3、發(fā)放日常福利、節(jié)日福利；4、承辦員工考勤和外出登記；5、安排約會、會議室及差旅預定；

6、轉接總機電話，收發(fā)傳真、信件和報刊；打印、復印文件和管理各種表格文件；

7、更新和管理員工通訊地址和電話號碼等聯系方式8、組織公司辦公費用的計劃、辦公用品的購買、管理和發(fā)放工作；

9、管理公司非技術資料、計算機磁盤、光盤等資料；10、管理辦公用品，管理維修打印機、傳真機、復印機等

辦公器材

11、接待來訪客人，并通報相關部門；

12、協(xié)助制定、監(jiān)督、執(zhí)行公司行政規(guī)章制度；13、安排落實上級要求的各項任務，提供相關服務和后勤保障；

14、負責公司辦公家具、設備、用品的選購與使用管理；15、負責公司各類設備、設施維護，水、電、氣、熱等能源后勤保障工作；

16、進行宣傳與安全檢查，代表公司與相關部門交涉，管理公司用水、用電情況；

17、辦理公司購車、車輛年檢的相關手續(xù)，安排活動用車，并統(tǒng)計人員用車的費用；

18、辦理上級臨時交辦的其他工作。五、任職要求1、大專以上學歷2、有1年以上的工作經驗

3、熟練使用辦公軟件，及簡單的英語口語4、有親和力，溝通能力和組織能力強六、崗位權限

1、協(xié)助審查合同、標書的內容2、辦公室人員的簽到、簽退的考勤3、辦公用品發(fā)放

4、辦公室日常事務的組織安排七、考核標準1、工作完成情況2、客戶接待3、辦公環(huán)境維護4、辦公設備維護5、檔案管理6、文書工作

擴展閱讀：辦公室文員崗位職責

文員

文員是公司的基層職員，一般從事文件處理工作，也有許多的公司從薪金上劃分員工/文員/職員的級別，但有些公司對文員的要求很高，也賦予一些權力。也有可能是踏入管理階層的第一步。

【文員定義】

在不同的公司，文員一職所做的工作都有所不同。通常情況下，文員是做些文字處理、文檔整理、復印文件、接聽電話及處理辦公室日常事務（接待客人、清潔衛(wèi)生、購買辦公用品等）之類的工作�？傊�都比較繁瑣的事。另外，有些公司的文員還要協(xié)助會計做一些記帳工作。一般要求會基本的電腦操作（公司不同會有具體的要求：就是指對電腦的操作內容和熟練程度有所不同，當然少數公司可能也不需要電腦的），一些大的公司對語言也有所要求的（普通話，英語之類的），另外就是當事人本身所具備的一些綜合素質（工作態(tài)度、思想品德、工作能力等）。

【文員分類】

主要分：行政文員、人事文員、文案文員、檔案文員行政文員主要負責辦公室日常事務。

人事文員主要負責人事考勤、人員招聘、薪酬計算、社保辦理及后勤的管理。文案文員主要負現起草文件合同等文件.

檔案文員主要負責管理公司文件、合同等相關的資料。

【辦公室文員職責】主要負責會議、文書、印信、檔案、接待、宣傳欄、文件報紙收發(fā)，具體是：

1.接聽、轉接電話；接待來訪人員。

2.負責辦公室的文秘、信息、機要和保密工作，做好辦公室檔案收集、整理工作。3.負責總經理辦公室的清潔衛(wèi)生。4.做好會議紀要。

5.負責公司公文、信件、郵件、報刊雜志的分送。6.負責傳真件的收發(fā)工作。

7.負責辦公室倉庫的保管工作，做好物品出入庫的登記。8.做好公司宣傳專欄的組稿。

9.按照公司印信管理規(guī)定，保管使用公章，并對其負責。

10.做好公司食堂費用支出、流水帳登記，并對餐費做統(tǒng)計及餐費的收納、保管。11.每月環(huán)保報表的郵寄及社保的打表。

12.管理好員工人事檔案材料,建立、完善員工人事檔案的管理，嚴格借檔手續(xù)。13社會保險的投保、申領。

14統(tǒng)計每月考勤并交財務做帳，留底。

15管理辦公各種財產,合理使用并提高財產的使用效率,提倡節(jié)儉。16.接受其他臨時工作。

【銷售文員職責】

(1)、行政隸屬上級主管：企劃部經理

工作對象：各辦事處（區(qū)域）相關業(yè)務人員(2)、主要職責

A．在企劃部經理的領導下，負責公司促銷活動方案的設計、策劃、實施與業(yè)務管理。B．負責編制公司年度促銷活動預算，提交年度促銷方案，制定與協(xié)調各區(qū)域促銷活動推進時間與方案選擇。

C．負責各區(qū)域促銷活動的工作指導與審批管理，協(xié)助各區(qū)域市場開展促銷活動。D．負責制定公司公共關系計劃與實施方案，策劃與組織實施公關活動。

E．負責促銷活動的方案管理與文檔備案，評估活動效果，提交季度促銷活動分析報告。

F．完成企劃部經理交辦的其他任務

【文員的職業(yè)要求】

1、首先要有一個很好文字功底，因為你要靠這個吃飯，無論是寫“實心”的東西還是寫“空心”的東西，另外還有能領會領導的

意圖（可能有的時候，他不一定能很好的表達出來他要說的意思，但是你要能設身處地的替他想到，寫出來，這個比較難）。

2、工作效率要高，記憶力要超強，因為你要處理很多瑣碎的事情和突發(fā)事件，有的時候會有一些很小、時間周期很長的事情需要你去做，如果你把這件事忘得一干二凈，到領導、單位需要答案、結果的時候，你會知道后果的。

3、如果是領導的跟班秘書，你還的要照顧好領導的飲食起居，替他想到、照顧到，做好這一點是很重要的，對你也有很好的幫助的。

4.文員的工作是比較繁雜的，有的小公司文員根本就是雜工，平時掃掃地，擦擦桌子，而且有人來的時候要倒倒水，最重要的是文員要懂想與想，知道什么事情該做，什么不該做。

5：對于文員的計算機水平一般只要達到會操作“office”辦公軟件就可以了。

【行政文員】簡介負責做好計算機打字、復印等行政工作。

從業(yè)職責

1、負責公司辦公設備的管理，計算機、傳真機、簽字長途電話、復印機的具體使用和登記，名片印制等工作。

2、負責公司郵件和報刊的收取、分發(fā)工作。

3、負責公司電話小總機的接線工作。對來往電話駁接準確及進、聲音清晰、態(tài)度和藹，恰當使用禮貌用語；對未能聯絡上的記錄在案并及時轉告；對緊急電話設法接通，未通者速報行政部經理處理。

4、負責低值易耗辦公用品的發(fā)放、使用登記和離職時的繳回。

5、負責各類辦公用品倉庫保管，每月清點，年終盤存統(tǒng)計，做到入庫有驗收、出庫有手續(xù)，保證帳實相符。

6、按標準定額，做好添購辦公用品的計劃編制和申購手續(xù)工作，做到既不脫檔又是不長期積存。

7、完成各項勤雜、采購工作。

8、負責公司辦公場所的室內外綠化、盆景狀況的檢查監(jiān)督，保證舒適良好的工作氛圍。9、負責下班時對整個辦公區(qū)的巡視，查看門窗、水機電源、電腦電源等、關閉情況并做記錄。

10、完成行政部經理臨時交辦的其他任務。

【文職類工作】

百科名片文職類工作包括教學、科研、工程、衛(wèi)生、文體、圖書、檔案等專業(yè)技術崗位，以及部分管理事務和服務保障等非專業(yè)技術崗位。

文職類工作職責1.協(xié)助主管對人員的招聘。（按招聘流程）

2.新進人員的入廠和離職人員的出廠手續(xù)之辦理。

3.協(xié)助主管對新進人員的教育訓練之準備與后序工作之進行。4.全廠人員檔案的建立與管制。（電腦化）

5.對試用人員之試工與考核調查。

6.負責全廠人事異動工作。（轉正/升職/調動/降職等手續(xù)之辦理）

7.全廠獎懲手續(xù)之辦理。

8.對各類資料進行簽收，整理并分類歸檔。（廠內程序文件/內部聯絡/外部聯絡/會議資料/各類培訓資料/考勤資料/獎懲資料/人事異動資料等分類整理）

9.每日/月對全廠職員工的考勤工作。（每日/月之考勤日報表/每月人力流動統(tǒng)計表/請假、放假手續(xù)辦理/平時查卡、監(jiān)卡/加班申請手續(xù)等）10.月底對相關報表的整理并交于財務。

11.月底新工卡及飯卡的發(fā)放，月初對全廠職員工上月的工卡查核并及時交于財務室。12.對全廠鑰匙之管理。

13.配合舍監(jiān)對宿舍名單的修改和月底水電之統(tǒng)計。14.職員工勞動合同／暫住證及各類保險之辦理。15.完成主管臨時交付的任務

行政文員的主要工作是：

1、協(xié)助公司的各項規(guī)章制度和維護工作秩序；2、負責公司員工的考勤管理；

3、負責公司全體員工的后勤保障工作，包括發(fā)放辦公用品、印制名片、辦理餐卡、定水、定票、復印、郵寄等事務；

4、負責接待來賓，接聽或轉接外部電話

5、負責與工作內容相關的各類文件的歸檔管理；6、負責例會的會議記錄等7.完成上級安排的其他工作任務。行任公司行政文員工作職責

一、接聽前臺電話

1、前臺任意一臺電話機在鈴聲響起三聲之內接起電話，即使是你正在接聽一個電話。2、做好前臺電話的轉接工作，有人需要轉接到總經理辦公室、財務室時需要與總經理、財務相關人員溝通好后方可接入。3、出現電話沒有辦法轉接或是需要聽電話的員工不在辦公室時及時留下顧客的電話與姓名，方便公司員工與他取得聯系。

二、接待好來公司拜訪的客戶1、來公司上門維修的顧客先將顧客的維修機做一個初步檢查方可將機器交到維修員手中并告知此機器的詳細故障后維修員再進行詳細檢測，在維修員給顧客檢測時可以請顧客做下喝水或是介紹公司的相關新產品。

2、在接待上門下載客戶時做好客戶下載登記，多詢問顧客的使用情況及周圍朋友有無在使用同類產品，留下客戶的重要信息資料。3、來公司洽談業(yè)務的客戶先讓客戶做下喝杯水再來通知此項目的相關負責人洽談相關業(yè)務。

4、一次性接待顧客三個以上時可以叫維修員幫忙接待上門維修客戶。5、認真接待每一位顧客，做好公司的形象窗口。三、及時處理與打印公司相關文檔資料

1、商場在辦理相關事項需要公司出示相關證明時及時打印。

2、公司有相關新品訂價與貨品調價時出示相關貨品價格通知。3、公司有員工調動是及時出示調動通并及時更改公司的通訊錄。

4、每月將公司電子報表與批條按照合理的格式通過打印機打印出來交給財務。5、及時整理電腦中的文檔資料，合理歸檔。四、考勤的制作

1、文員在每日早晨做好考勤的嚴格把關。

2、每月月初將上個月的考勤用電子表格制作出來，在制作過程中注意請假、轉正人員及已滿周年人員的詳細標注。

五、人事處理

1、新員工在入職時一定要將入職書、個人擔保書及擔保人的身份證復印件一起存檔放入檔案庫中。

2、新員工在入職后要將新員工的員工檔案輸入電腦中的電子檔案之中。

3、所有員工離職均要辦理好公司的離職書并及時發(fā)放離職員工通知告之公司所有部門同事。

4、員工離職后均有一份離職書保存在公司檔案資料。六、后勤處理

1、為公司所有員工名片制定的確定與核實。2、及時收取公司電子郵箱的電子信件。3、收理好送上公司的包裹。

4、公司日用品的采購。

5、報銷公司相關開支費用及公司的郵寄費用。6、及時處理好客戶的投訴問題。

七、與維修部的緊密合作，及時收取維修費用并將維修費用上交到公司財務。八、業(yè)務部客戶資料的入檔

1、每天早上到公司提醒業(yè)務員及時整理昨天的工作日記，在業(yè)務員整理完畢之后輸入到電腦電子檔案之中，分企業(yè)與客戶電子檔案兩份資料進行輸入。2、業(yè)務員沒有及時填寫的要向他的上級反應要求及時補加功課。九、協(xié)助倉庫整理一些新貨的入倉蓋章。

十、熟悉公司每一個品牌、每一個型號的下載工作。人事文員的工作職責

協(xié)助主任做好日常管理工作。樹立為領導服務、其它部門服務的思想。辦公室文員工作職責

1.接聽、轉接電話；接待來訪人員。

2.負責辦公室的文秘、信息、機要和保密工作，做好辦公室檔案收集、整理工作。3.負責總經理辦公室的清潔衛(wèi)生。

4.做好會議紀要。

5.負責公司公文、信件、郵件、報刊雜志的分送。6.負責傳真件的收發(fā)工作。

7.負責辦公室倉庫的保管工作，做好物品出入庫的登記。8.做好公司宣傳專欄的組稿。

9.按照公司印信管理規(guī)定，保管使用公章，并對其負責。

10.做好公司食堂費用支出、流水帳登記，并對餐費做統(tǒng)計及餐費的收納、保管。11.每月環(huán)保報表的郵寄及社保的打表。12.接受其他臨時性工作。

13.管理好員工人事檔案材料,建立、完善員工人事檔案的管理，嚴格借檔手續(xù)。14.社會保險的投保、申領。

15.統(tǒng)計每月考勤并交財務做帳，留底。

16.管理辦公各種財產，合理使用并提高財產的使用效率，提倡節(jié)儉。1、人事管理工作：招聘、辭退手續(xù)，人員培訓等。2、人事事務處理，員工檔案編檔與管理有序化。3、辦公室工作：文檔打印、收發(fā)傳真，日�？记凇Ｐ姓�人事文員崗位職責

行政人事部文員在行政人事部經理領導下工作，對行政人事部經理負責。履行以下職責：一、負責公司文字印刷、文件收發(fā)、資料整理、印章的使用和保管。

二、負責辦理員工的進廠、請假、調動、辭工離廠手續(xù)；員工檔案資料建立。三、全面負責員工考勤工作。

四、負責員工的就醫(yī)和簡單醫(yī)療應急處理。

五、辦公、勞保、文化娛樂等用品的采購申請、質量驗收、發(fā)放、登記、管理。六、外來客人的接待和服務。

七、外來電話、傳真的接聽（受）、記錄、傳達（送）。八、復印機、傳真機的管理和使用。九、公司內部其它事務性工作。十、領導交辦的其它工作總經理助理的工作職責

1、起草公司工作計劃總結，并作好公司重要會議記錄；2、起草、存檔整理總經理簽發(fā)文件；

3、公司管理制度、規(guī)章制度，網頁設計方案書、合同書，公司總體運行配合;4、接聽電話、妥當應答，并做好電話記錄；

5、掌握總經理的日程安排做好預約工作，安排商務旅行；6、完成總經理或綜合管理部經理交辦的其他工作；7、根據公司發(fā)展的要求制定人力資源戰(zhàn)略；8、設計并完善公司人力資源結構；9、完成公司人力資源的日常招聘工作；10、完善公司績效考核制度。行政文員的主要工作職責有

1、新進員工入廠手續(xù)辦理及個人檔案的建立。2、勞動合同、暫住證、工傷保險資料的登錄、整理。

3、核對并輸入加班單，并統(tǒng)計匯總，每月分發(fā)至各單位核對。4、聯絡單及各類文件的打印。

5、考勤卡的更換。6、空白表單的管理。

7、復印機復印登記、復印紙領用及機器加油，日常保養(yǎng)等。8、傳真登記、傳真及傳真機日常保養(yǎng)。

9、承辦上級臨時交付的事項。

【文職工作】

文職工作一般泛指從事文秘助理之類的內勤人員。主要有文員、秘書、助理等。

從事各類文秘類工作的職責：

職責

公司行政文員工作職責一、接聽前臺電話

1、前臺任意一臺電話機在鈴聲響起三聲之內接起電話，即使是你正在接聽一個電話。2、做好前臺電話的轉接工作，有人需要轉接到總經理辦公室、財務室時需要與總經理、財務相關人員溝通好后方可接入。

3、出現電話沒有辦法轉接或是需要聽電話的員工不在辦公室時及時留下顧客的電話與姓名，方便公司員工與他取得聯系。二、接待好來公司拜訪的客戶

1、來公司上門維修的顧客先將顧客的維修機做一個初步檢查方可將機器交到維修員手中并告知此機器的詳細故障后維修員再進行詳細檢測，在維修員給顧客檢測時可以請顧客做下喝水或是介紹公司的相關新產品。

2、在接待上門下載客戶時做好客戶下載登記，多詢問顧客的使用情況及周圍朋友有無在使用同類產品，留下客戶的重要信息資料。

3、來公司洽談業(yè)務的客戶先讓客戶做下喝杯水再來通知此項目的相關負責人洽談相關業(yè)務。

4、一次性接待顧客三個以上時可以叫維修員幫忙接待上門維修客戶。5、認真接待每一位顧客，做好公司的形象窗口。

三、及時處理與打印公司相關文檔資料

1、商場在辦理相關事項需要公司出示相關證明時及時打印。2、公司有相關新品訂價與貨品調價時出示相關貨品價格通知。

3、公司有員工調動是及時出示調動通并及時更改公司的通訊錄。

4、每月9日、17日、25日、1日將公司商場部的電子報表與批條按照合理的格式通過打印機打印出來交給財務。

5、及時整理電腦中的文檔資料，合理歸檔。

考勤制度

四、考勤的制作

1、文員在每日早晨做好考勤的嚴格把關。

2、每月月初將上個月的考勤用電子表格制作出來，在制作過程中注意請假、轉正人員及已滿周年人員的詳細標注。

更多信息

五、人事處理

1、新員工在入職時一定要將入職書、個人擔保書及擔保人的身份證復印件一起存檔放入檔案庫中。

2、新員工在入職后要將新員工的員工檔案輸入電腦中的電子檔案之中。

3、所有員工離職均要辦理好公司的離職書并及時發(fā)放離職員工通知告之公司所有部門同事。

4、員工離職后均有一份離職書保存在公司檔案資料。六、后勤處理

1、為公司所有員工名片制定的確定與核實。2、及時收取公司電子郵箱的電子信件。3、收理好送上公司的包裹。4、公司日用品的采購。

5、報銷公司相關開支費用及公司的郵寄費用。6、及時處理好客戶的投訴問題。

七、與維修部的緊密合作，及時收取維修費用并將維修費用上交到公司財務。八、業(yè)務部客戶資料的入檔

1、每天早上到公司提醒業(yè)務員及時整理昨天的工作日記，在業(yè)務員整理完畢之后輸入到電腦電子檔案之中，分企業(yè)與客戶電子檔案兩份資料進行輸入。

2、業(yè)務員沒有及時填寫的要向他的上級反應要求及時補加功課。九、協(xié)助倉庫整理一些新貨的入倉蓋章。

十、熟悉公司每一個品牌、每一個型號的下載工作。人事文員的工作職責

協(xié)助主任做好日常管理工作。樹立為領導服務、其它部門服務的思想。

辦公室文員（會議、文書、印信、檔案、接待、宣傳欄、文件報紙收發(fā)）工作職責：1.接聽、轉接電話；接待來訪人員。

2.負責辦公室的文秘、信息、機要和保密工作，做好辦公室檔案收集、整理工作。3.負責總經理辦公室的清潔衛(wèi)生。4.做好會議紀要。

5.負責公司公文、信件、郵件、報刊雜志的分送。6.負責傳真件的收發(fā)工作。

7.負責辦公室倉庫的保管工作，做好物品出入庫的登記。8.做好公司宣傳專欄的組稿。

9.按照公司印信管理規(guī)定，保管使用公章，并對其負責。

10.做好公司食堂費用支出、流水帳登記，并對餐費做統(tǒng)計及餐費的收納、保管。11.每月環(huán)保報表的郵寄及社保的打表。12.接受其他臨時性工作。

13.管理好員工人事檔案材料,建立、完善員工人事檔案的管理，嚴格借檔手續(xù)。14.社會保險的投保、申領。

15.統(tǒng)計每月考勤并交財務做帳，留底。

16.管理辦公各種財產,合理使用并提高財產的使用效率,提倡節(jié)儉。1、人事管理工作：招聘、辭退手續(xù)，人員培訓等。2、人事事務處理，員工檔案編檔與管理有序化。3、辦公室工作：文檔打印、收發(fā)傳真，日�？记�。行政人事文員崗位職責

行政人事部文員在行政人事部經理領導下工作，對行政人事部經理負責。履行以下職責：一、負責公司文字印刷、文件收發(fā)、資料整理、印章的使用和保管。

二、負責辦理員工的進廠、請假、調動、辭工離廠手續(xù)；員工檔案資料建立。三、全面負責員工考勤工作。

四、負責員工的就醫(yī)和簡單醫(yī)療應急處理。

五、辦公、勞保、文化娛樂等用品的采購申請、質量驗收、發(fā)放、登記、管理。六、外來客人的接待和服務。

七、外來電話、傳真的接聽（受）、記錄、傳達（送）。八、復印機、傳真機的管理和使用。九、公司內部其它事務性工作。十、領導交辦的其它工作

總經理助理的工作職責：

1、起草公司工作計劃總結，并作好公司重要會議記錄；2、起草、存檔整理總經理簽發(fā)文件；

3、公司管理制度、規(guī)章制度，網頁設計方案書、合同書，公司總體運行配合;4、接聽電話、妥當應答，并做好電話記錄；

5、掌握總經理的日程安排做好預約工作，安排商務旅行；6、完成總經理或綜合管理部經理交辦的其他工作；7、根據公司發(fā)展的要求制定人力資源戰(zhàn)略；8、設計并完善公司人力資源結構；

9、完成公司人力資源的日常招聘工作；10、完善公司績效考核制度。

行政文員的主要工作職責有：

1、新進員工入廠手續(xù)辦理及個人檔案的建立。2、勞動合同、暫住證、工傷保險資料的登錄、整理。

3、核對并輸入加班單，并統(tǒng)計匯總，每月分發(fā)至各單位核對。4、聯絡單及各類文件的打印。5、考勤卡的更換。

6、空白表單的管理。

7、復印機復印登記、復印紙領用及機器加油，日常保養(yǎng)等。8、傳真登記、傳真及傳真機日常保養(yǎng)。9、承辦上級臨時交付的事項。行政助理職責

行政助理的職責和要求

行政助理的工作

行政助理負責管理、組織、計劃和保存公司員工的信息。

通過使用復印機、傳真機、打字機和個人電腦，他們創(chuàng)建電子數據表、寫電子郵件、管理數據庫、保存紙制和電子文件、創(chuàng)建文檔和處理旅行安排。

作為一個辦公室的信息管理人員，各公司的工作內容有很大不同而且隨著新技術的發(fā)展在不斷變化。

行政助理的技能

行政助理必須能夠熟練地準備統(tǒng)計報表、書面報告以及做管理方面的演說。要求熟練掌握個人電腦技術、MSWord、Excel和PowerPoint，以及創(chuàng)建多種專業(yè)文件的的經驗。分析性思維很重要，因為他們經常需要對自己的工作進行輕重緩急的判斷，并且要對公司的發(fā)展和表現進行逐步地監(jiān)控。

行政助理們需要有非常好的組織能力，傳播公司的正面形象并很好地反映在組織工作中，熟悉如何進行控制。

行政助理的教育

初級職位的最低要求一般是高中文憑和熟悉基本辦公技能。

很多職業(yè)技術機構和社區(qū)學院都提供一到二年的能對申請人有利的辦公管理課程。公司可能提供現場培訓，尤其針對那些醫(yī)學或法學領域的專業(yè)職位。

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