備品備件采購管理規(guī)定

為了加強(qiáng)物資管理，規(guī)范備品備件采購行為，確保正常備品備件供應(yīng)，控制采購成本降低生產(chǎn)成本，特制定本采購規(guī)定。

1、嚴(yán)格遵守《東營正和木業(yè)有限公司物資采購管理規(guī)定》。

2、生產(chǎn)或使用部門根據(jù)需要提出備品備件需求計(jì)劃。正常檢修需求計(jì)劃需提前三天提出；大修計(jì)劃七天提出。

3、檢修需求計(jì)劃經(jīng)生產(chǎn)部或技術(shù)部審核后，報(bào)分管生產(chǎn)副總批準(zhǔn)。

4、臨時(shí)需求計(jì)劃由車間或使用部室提出，生產(chǎn)管理部門審核。

5、需求計(jì)劃的提出車間或部室將審核無誤的需求計(jì)劃報(bào)分管供應(yīng)副總審批后，交供應(yīng)部由供應(yīng)部負(fù)責(zé)采購。

6、供應(yīng)部堅(jiān)持多方詢價(jià)、貨比三家、擇優(yōu)定點(diǎn)的采購原則進(jìn)行備品備件的采購。

7、國外備件或技術(shù)要求高的備品備件采購需技術(shù)部門會(huì)同采購。

8、備品備件采購?fù)瓿�，�?yīng)及時(shí)按照財(cái)務(wù)規(guī)定索要發(fā)票辦理入庫手續(xù)。及時(shí)到財(cái)務(wù)辦理結(jié)算及掛帳手續(xù)。

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備品備件采購管理標(biāo)準(zhǔn)

1范圍

1.1本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了設(shè)備備品備件采購內(nèi)容與要求、檢查與考核。1.2本標(biāo)準(zhǔn)適用于設(shè)備部備品備件采購。

2引用標(biāo)準(zhǔn)（略）

3設(shè)備及備品備件的分類方法設(shè)備及備品備件分為A、B、C三類。a.A類為重要設(shè)備。

b.B類為一般設(shè)備及備件。

c.C類為各種標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品、各種材料及雜品。

4供貨商的選用與管理

4.1采購員負(fù)責(zé)收集供貨商的技術(shù)力量、加工制造能力、供貨質(zhì)量及周期等信息。

4.2盡量選擇已獲得ISO9000證書以及質(zhì)量業(yè)績出色的供貨商進(jìn)行供貨。4.3若候選的供貨商已獲得ISO9000證書、可免去審核。對(duì)未獲得ISO9000證書的供貨商必要時(shí)進(jìn)行書面審查及實(shí)地調(diào)查。

a.書面審查：審閱供貨商提供的資料,如產(chǎn)品樣本、資質(zhì)證明、單位概況及用戶反饋意見等。b.實(shí)地調(diào)查：到供貨商現(xiàn)場考察其技術(shù)力量、加工制造能力、供貨質(zhì)量及周期等。4.4對(duì)于A類物資的供貨商，采購員要填寫《供應(yīng)商評(píng)定記錄》，經(jīng)設(shè)備部長批準(zhǔn)后，建立合格供貨商檔案,檔案中要有產(chǎn)品質(zhì)量業(yè)績證明等內(nèi)容。必要時(shí)設(shè)備部會(huì)同使用部門、到供貨商現(xiàn)場進(jìn)行實(shí)地考察,并寫出考察報(bào)告,報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，再采購其產(chǎn)品。

4.5對(duì)于B類物資的供貨商，由采購員進(jìn)行評(píng)定，擇優(yōu)選用，必要時(shí)填寫《供應(yīng)商評(píng)定記錄》報(bào)設(shè)備部部長批準(zhǔn)。

4.6對(duì)于C類物資的供貨商，在保證產(chǎn)品質(zhì)量的前提下，采購員可以直接看樣品決定是否采購。以后根據(jù)檢驗(yàn)結(jié)果、實(shí)際使用效果及使用人反饋意見，確定其是否為合格供貨商。4.7對(duì)于出現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)量的供貨商，視情節(jié)輕重，采購員可隨時(shí)取消其供貨資格。

5制定采購計(jì)劃

5.1采購員根據(jù)設(shè)備及備品備件數(shù)據(jù)庫、各部門申請(qǐng)、大中小修計(jì)劃、設(shè)備事故（故障）報(bào)告單、生產(chǎn)實(shí)際消耗情況、技術(shù)改造文件及公司發(fā)展需要等。向合格供貨商詢價(jià)后編制采購計(jì)劃。采購計(jì)劃報(bào)設(shè)備部部長、主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

5.2C類物資中的工器具、低值易耗品；B類物資中的鏟車備件及各種非常規(guī)物資的采購，事先由申請(qǐng)部門填寫《備品備件及一般物品申請(qǐng)表》，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，采購員再編制采購計(jì)劃。

5.3緊急需要的各類物資，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)口頭批準(zhǔn)后，可先采購，事后3日內(nèi)，由申請(qǐng)者補(bǔ)辦有關(guān)手續(xù)。

5.4根據(jù)公司要求，按時(shí)上報(bào)年度采購計(jì)劃（預(yù)算）。

5.5采購A類物資或合同金額在壹萬元以上（含壹萬元）時(shí)，如果條件允許，采購員需向選擇的三家以上合格供貨商辦理比價(jià)或經(jīng)分析后議價(jià)、詢價(jià)后，整理好報(bào)價(jià)材料,調(diào)查市場行情,選擇議價(jià)對(duì)

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象,研擬采購條件,全面公開比價(jià),研擬底價(jià),核對(duì)資金預(yù)算,經(jīng)過價(jià)格及質(zhì)量各方面比較后,選定供貨商。

5.6采購員應(yīng)按設(shè)備及備品備件采購技術(shù)文件要求合理填寫采購計(jì)劃中各項(xiàng)物品的規(guī)格型號(hào)供貨,保證準(zhǔn)確無誤。

5.7編制采購計(jì)劃,考慮要周全,要力求合理。不得有影響檢修的漏洞。根據(jù)工藝規(guī)定要求,正確選型,防止品種、規(guī)格錯(cuò)誤,并減少庫存積壓。

6采購合同

采購員根據(jù)業(yè)務(wù)需要起草采購合同，采購合同條款要符合國家法律規(guī)定。6.1.采購A類物資需簽定采購合同。

6.2.需要支付預(yù)付款、產(chǎn)品質(zhì)量有較高要求的采購業(yè)務(wù)需簽定采購合同。6.3.采購合同由設(shè)備部部長審核，主管領(lǐng)導(dǎo)審批。6.4.采購合同批準(zhǔn)后由具體經(jīng)辦人實(shí)施。

7采購實(shí)施

7.1原則上采購計(jì)劃或采購合同批準(zhǔn)后，方可采購。急用物品可憑主管領(lǐng)導(dǎo)審批的《備品備件及一般物品申請(qǐng)表》或主管領(lǐng)導(dǎo)口頭批準(zhǔn)，事后補(bǔ)簽采購計(jì)劃、采購合同。7.2有采購合同的，要嚴(yán)格履行采購合同中的條款。

7.3無采購合同的，采購時(shí)，采購員要向選擇的供貨商詳細(xì)說明品名、規(guī)格、質(zhì)量要求、數(shù)量、付款規(guī)定、交貨期、交貨地點(diǎn)、運(yùn)輸方式、付款辦法等,必要時(shí)應(yīng)有傳真、電子郵件等書面依據(jù)。7.4在采購過程中，采購員要隨時(shí)掌握供貨進(jìn)度，必要時(shí)到供貨商現(xiàn)場了解供貨工期并檢查產(chǎn)品質(zhì)量，促其按期保質(zhì)保量交貨。

7.5特殊情況下,若有無法按需用日期采購到的物品或遇到無法完成的采購工作或合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)問題,采購員應(yīng)及時(shí)通知使用部門并向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),以便做出合理安排。

8到貨驗(yàn)收

8.1必要時(shí)采購員可報(bào)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，會(huì)同檢驗(yàn)人員或使用人員或技術(shù)人員到供貨商現(xiàn)場驗(yàn)收。一般情況下，貨到我公司后再進(jìn)行驗(yàn)收。

8.2到貨的設(shè)備及備品備件由采購人員或采購代理人送到其存放倉庫交給保管員，必要時(shí)保管員按實(shí)際數(shù)量向采購員開出收貨憑證，證明貨物已由庫房接收。做為以后入庫的憑證。

8.3有圖紙的各類物資由采購員填寫《設(shè)備及備品備件驗(yàn)收單》報(bào)設(shè)備部技術(shù)人員驗(yàn)收；無圖紙的各類物資由采購員口頭通知設(shè)備部主管，倉庫保管員點(diǎn)貨驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，采購員再填寫《材料入庫驗(yàn)收單》報(bào)保管員辦理入庫手續(xù)。

8.4采購員在備品備件驗(yàn)收合格后三日內(nèi)，按如下要求填好入庫單：編碼、名稱、規(guī)格、數(shù)量、金額、供貨廠商等，憑入庫單、出廠合格證、收貨憑證或其它證明到庫房辦理入庫手續(xù)，保管員在入庫單上簽字，并收回收貨憑證，如無特殊情況，采購員應(yīng)在到貨三個(gè)工作日內(nèi)辦理入庫手續(xù)，最長期限為本地不超過一個(gè)工作周，外地不超過三個(gè)工作周。

8.5對(duì)于新購入的無編碼的備品備件，采購人員應(yīng)及時(shí)和保管員聯(lián)系，共同為其增加合適的編碼。8.6入庫手續(xù)辦完后，將數(shù)據(jù)錄入《備品備件、材料登記簿》。

8.7到貨后不經(jīng)入庫直接投入使用的固定資產(chǎn)，采購員填寫《固定資產(chǎn)購置驗(yàn)收單》，報(bào)使用部門負(fù)責(zé)人、設(shè)備部部長審批。

9采購付款及報(bào)銷

9.1堅(jiān)持原則,以公司利益為重,貨物檢驗(yàn)合格,才具備了付清全款的條件。9.2檢查發(fā)票及內(nèi)容是否正確。

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9.3檢查發(fā)票金額是否與定價(jià)相符。

9.4結(jié)帳時(shí)必須搞清楚是否需要扣款,是否有預(yù)付款,做好帳務(wù)處理。9.5采購員填寫付款單據(jù)，報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，到財(cái)務(wù)部辦理付款手續(xù)。

10采購員基本要求

10.1遵守公司和設(shè)備部的各項(xiàng)規(guī)章制度，一切行動(dòng)聽指揮。10.2保證產(chǎn)品質(zhì)量,杜絕三無產(chǎn)品進(jìn)廠。

10.3嚴(yán)格履行設(shè)備及備品備件驗(yàn)收程序，驗(yàn)收合格后，方可辦理入庫手續(xù)；若采購的產(chǎn)品經(jīng)檢驗(yàn)不合格,應(yīng)及時(shí)聯(lián)系供貨商進(jìn)行修理或更換,必要時(shí)進(jìn)行索賠。10.4及時(shí)做好帳務(wù)處理,避免帳目不清。

11檢查與考核

11.1本標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行情況由設(shè)備部長進(jìn)行檢查。11.2按照公司《績效考核標(biāo)準(zhǔn)》進(jìn)行考核。

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