例會制度V.4
例會制度
第一條為加強工作追蹤及溝通協(xié)調(diào),規(guī)范公司例會的組織開展,配合公司會議制
度的實施,特制定本制度。
第二條本制度適用于月度工作計劃總結(jié)例會、品質(zhì)分析例會、費用檢討例會、績
效考核總結(jié)例會、生產(chǎn)調(diào)度例會及部門例會的召開情形。
第三條月度工作計劃總結(jié)例會
1.月度工作計劃總結(jié)例會由總經(jīng)理助理負責召集和主持,如總經(jīng)理助理因特殊原因不能履行本職時,可由其指定其他人員負責召集和主持。2.月度工作計劃總結(jié)例會一般由公司A、B級管理人員參加,必要時,由會議主持人決定召集其他相關(guān)人員參加。
3.例會于每月第一個星期五(如當月五個星期,則為第二個星期五)18:30在A座109會議室召開,如有變動由總經(jīng)理助理提前通知。4.會議一般議程:
1)檢討各部門上月工作計劃完成情況;2)各部門經(jīng)理匯報本月工作計劃情況;
3)主持人協(xié)調(diào)和處理各部門在工作中存在的問題;4)主持人對與會人員發(fā)言做簡要總結(jié)。
5.會議記錄由總經(jīng)理助理秘書負責,并于次日整理出會議記錄,交會議主持人審核,由會議主持人電郵給各與會人員。6.由總經(jīng)理助理負責對會議決議進行跟進檢查。
第四條品質(zhì)分析例會
1.品質(zhì)分析例會由品質(zhì)部經(jīng)理召集和主持,如品質(zhì)部經(jīng)理因特殊原因不能
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履行本職時,可由品質(zhì)部經(jīng)理指定其他人員召集和主持。
2.品質(zhì)分析例會一般由總經(jīng)理、副總經(jīng)理、PMC、生產(chǎn)部、采購部、市場部、開發(fā)部的經(jīng)理及主管參加,必要時各部門決定與此有關(guān)的工程師或代表參加。
3.例會于每月第二個星期五(如當月五個星期,則為第三個星期五)18:30在A座107會議室召開,如有變動由品質(zhì)部經(jīng)理提前通知。4.會議一般議程:
1)追蹤以前例會決議的執(zhí)行情況;
2)匯報、總結(jié)上月來料檢查及生產(chǎn)品質(zhì)狀況;3)討論分析品質(zhì)事故(問題);4)研究決定品質(zhì)改進措施;
5)主持人對與會人員發(fā)言做簡要總結(jié)。
5.會議記錄由品質(zhì)部經(jīng)理指定人員負責,并于次日整理出會議記錄,交主持人審核后,由主持人電郵給各與會人員。
6.會議主持人或指定專人負責對會議決議進行跟進和檢查。
第五條費用檢討例會
1.費用檢討例會由會計部經(jīng)理召集和主持,如會計部經(jīng)理因特殊原因不能履行本職時,可由會計部經(jīng)理指定其他人員召集和主持。
2.費用檢討例會一般由公司A、B級管理人員參加,必要時,由會議主持人決定召集其他相關(guān)人員參加。
3.例會于每月第三個星期五(如當月五個星期,則為第四個星期五)18:30在A座109會議室召開,如有變動由會計部經(jīng)理提前通知。4.會議一般議程:
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1)主持人匯報公司上月預(yù)算與實際費用的使用情況,說明本月預(yù)算安排;2)與會人員匯報本部門上月預(yù)算與實際費用的使用情況;3)分析、討論及制定各部門“開源節(jié)流”的措施;4)主持人對與會人員發(fā)言做簡要總結(jié)。
5.會議記錄由會議主持人指定人員負責,并于次日整理出會議記錄,交主持人審核后,由主持人電郵給各與會人員。
6.會議主持人或指定專人負責對會議決議進行跟進和檢查。
第六條績效考核總結(jié)例會
1.績效考核總結(jié)例會由人力資源部經(jīng)理負責召集和主持,如因人力資源部經(jīng)理特殊原因不能履行本職時,可由人力資源部經(jīng)理指定其他人員負責召集和主持。
2.績效考核例會一般由公司A、B級管理人員參加,必要時,由會議主持人決定召集其他相關(guān)人員參加。
3.例會于每月第四個星期五(如當月五個星期,則為第五個星期五)18:30在A座109會議室召開,如有變動由人力資源部經(jīng)理提前通知。4.會議一般議程:
1)總結(jié)上月績效考核成績;
2)檢討上月績效考核工作中存在的問題及提出解決方案;
3)各部門提交本部門上月績效考核管理目標中存在的問題及解決方案;4)主持人對與會人員發(fā)言做簡要總結(jié)。
5.會議記錄由績效考核專員負責,并于次日整理出會議記錄,交會議主持人審核后,由會議主持人電郵給各與會人員。
6.會議主持人或指定績效考核專員負責對會議決議進行跟進檢查。
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第七條生產(chǎn)調(diào)度例會
1.生產(chǎn)調(diào)度例會由分管副總經(jīng)理負責召集和主持,如副總經(jīng)理因特殊原因不能履行本職時,可由副總經(jīng)理指定其他人員負責召集和主持。2.生產(chǎn)調(diào)度例會一般由生產(chǎn)部、品質(zhì)部、PMC的經(jīng)理和主管,采購部經(jīng)理和采購代表、綜合管理部、人力資源部、質(zhì)量體系管理中心的主管參加,必要時由會議主持人決定召集其他相關(guān)人員參加。
3.例會于每周星期一18:30在A座107會議室召開,如有變動由分管副總經(jīng)理提前通知。4.會議一般議程:
1)追蹤以前例會決議的執(zhí)行情況;
2)與會人員匯報生產(chǎn)、品質(zhì)、物流及技術(shù)方面存在的問題;3)主持人協(xié)調(diào)和處理各部門在工作中存在的問題;4)本周三發(fā)貨情況。
5.會議記錄由總經(jīng)理助理秘書負責,并于次日整理出會議記錄,交副總經(jīng)理審核后,由副總經(jīng)理電郵給各與會人員。
6.會議主持人或指定專人負責對會議決議進行跟進檢查。第八條部門例會
1.部門例會由各部門經(jīng)理召集和主持,如部門經(jīng)理因特殊原因不能履行本職時,由部門經(jīng)理指定其他人員召集和主持。2.部門例會的參加人員由部門經(jīng)理決定。
3.例會召開時間由各部門根據(jù)本部門具體情況合理安排,每周至少召開一次。4.會議一般議程:
1)檢討總結(jié)部門上周工作的開展情況及安排部門下周工作;
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2)宣傳公司的規(guī)章制度;
3)傳達生產(chǎn)調(diào)度例會、績效考核總結(jié)例會及其它例會的相關(guān)決定及指示。
5.會議記錄由部門文員或部門經(jīng)理指定人員負責,并于次日整理出會議記錄,交主持人審核后,由主持人電郵給各與會人員。6.會議主持人或指定專人負責對會議決議進行跟進和檢查。
第九條各與會人員于例會召開前一個工作日將會議議題輸入《會議記錄》UTD001
的格式表格,并提交給會議記錄員,會議記錄員將所有議題匯總于《會議記錄》UTD001于會議召開前分發(fā)給所有與會人員。
第十條例會要按規(guī)定定期召開,不得無故中斷,因特殊原因需取消或延期召開例
會,須提前一天通知所有相關(guān)人員。
第十一條例會屬公司會議的一種形式,《會議管理制度》的通用條款適用公司各類
例會的管理。
第十二條執(zhí)行本制度過程中,如遇本制度與《會議管理制度》的同類條款規(guī)定存在
不同表述時,以本制度為準。
第十三條本制度最終解釋權(quán)歸公司所有。第十四條此制度自頒布之日起正式實施。
優(yōu)利德科技(東莞)有限公司
總經(jīng)理:洪佳寧
201*年9月1日
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擴展閱讀:會議制度
*********有限公司1目的企業(yè)管理手冊會議制度文件編號G/JYH-A-01版本頁碼V/201*1/1為改進工作風,減少會議,縮短會議時間,提高會議質(zhì)量,特制訂本制度。2會議分類及組織2.1公司會議歸納為四類。(1)公司級會議:主要包括公司領(lǐng)導(dǎo)會、公司員工大會,公司技術(shù)人員會以及各種代表大會,應(yīng)分別報請公司董事會或總經(jīng)理批準后,由負責人分別組織召開。(2)專業(yè)會議:指公司的工程、技術(shù)、業(yè)務(wù)綜合會(如施工進程分析會、工程質(zhì)量分析會、設(shè)計準備會、工程技術(shù)協(xié)調(diào)會、安全工作會等),由公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準,主管業(yè)務(wù)部門負責組織。(3)部門工作會:各部門召開的工作會(如部門辦工會、業(yè)務(wù)會、部門員工會等),由各部門領(lǐng)導(dǎo)決定召開并負責組織。(4)班組(小組)會:由各部門小組長或業(yè)務(wù)主管決定并主持召開。2.2上級或外單位在公司召開的會議(如現(xiàn)場會、報告會、辦公會等)或公司級業(yè)務(wù)會(如洽談會、座談會等)一律由行政部安排,有關(guān)業(yè)務(wù)對口部門協(xié)作作好會務(wù)工作。3例會的安排為避免會議過多或重復(fù),公司正常性的會議一律納入例會制,原則上要按例行規(guī)定的時間、地點、內(nèi)容、組織召開。3.1總經(jīng)理辦公會:研究、部署行政工作,討論決定公司行政工作重大問題。3.2公司業(yè)務(wù)會:總結(jié)評價當月工作情況,安排布置下月工作任務(wù)。3.3業(yè)務(wù)主管以上干部大會(或員工大會):總結(jié)上季(半年、全年)工作情況、部署本季(半年、全年)工作任務(wù),表彰獎勵先進集體、個人。3.4施工、運營活動分析會:匯報、分析公司計劃執(zhí)行情況和施工、運營成果,評價各方面的工作情況,肯定成績,找出不足,提出改進措施,不斷提高公司效益。3.5質(zhì)量分析會:匯報、總結(jié)、上月施工質(zhì)量情況,討論分析施工質(zhì)量事故(問題)、研究決定質(zhì)量改進措施。3.6安全工作會(含治安、消防工作):匯報總結(jié)前季安全生產(chǎn)、治安、消防工作情況,分析處理事故,檢查分析事故隱患,研究確定安全防范措施。*********有限公司企業(yè)管理手冊會議制度文件編號G/JYH-A-01版本頁碼V/201*1/13.7工程技術(shù)協(xié)調(diào)會:調(diào)度平衡生產(chǎn)進度、研究解決各部門不能自行解決的重大問題。3.8部門辦公業(yè)務(wù)會:檢查、總結(jié)、布置工作。3.9班組會:檢查、總結(jié)、布置工作。3.10部門班前會:對頭一天工作進行講評,布置當日工作任務(wù)和注意事項。4其他會議的安排凡涉及多個部門負責人參加的各種會議,均須經(jīng)部門或分管領(lǐng)導(dǎo)批準后,分別報行政部匯總,并由行政部統(tǒng)一安排,方可召開。4.1綜合辦應(yīng)將公司例會和各種臨時會議,統(tǒng)一平衡編制會議計劃并訂印發(fā)到公司領(lǐng)導(dǎo)和各部門及有關(guān)服務(wù)人員。4.2凡行政部已列入會計計劃的會議,如需改期,或遇特殊情況需安排新的其他會議時,召集單位應(yīng)提前報請綜合辦調(diào)整會議計劃。未經(jīng)行政部同意,任何人不得隨意打亂正常會議計劃。4.3對于準備不充分、重復(fù)性或無多大作用的會議,行政部有權(quán)拒絕安排。4.4對于參加人員相同、內(nèi)容接近、時間相適的幾個會議,行政部有權(quán)安排合并召開。4.5各部門會期必須服從公司統(tǒng)一安排,各部門小會不應(yīng)安排在公司例會同期召開(與會人員不發(fā)生時間上的沖突除外)。應(yīng)堅持小會服從大會,局部服從整體的原則。5會議的準備所有會議主持人、召集單位和與會人員都應(yīng)分別作好有關(guān)準備工作。6會議管理規(guī)定6.1公司、各部門根據(jù)本企業(yè)經(jīng)營管理的需要確定相應(yīng)的會議,會議定期、定時、定人召開。6.2會議必須要有紀要,重要會議必須會簽確認。6.3會議紀要應(yīng)編號、及時、規(guī)范,按分級管理要求分發(fā)、存檔、上報(條件允許可通過電子郵件傳遞)。6.4與會者到會必須有準備,發(fā)言坦誠、有序,嚴肅、精煉。6.5與會者必須對會議內(nèi)容貫徹執(zhí)行,做到有布置、有落實、有檢查。*********有限公司企業(yè)管理手冊會議制度文件編號G/JYH-A-01版本頁碼V/201*1/16.6會議不得無故缺席、遲到。遲到每次20元,無故缺席每次罰50元。7會議規(guī)程7.1目的本規(guī)程旨在明確本公司會議的運營原則,確定會議運營的基本事項,以提高會議的效率與效果。7.2適用范圍本規(guī)程使用于公司內(nèi)部的所有會議。7.3一般原則(1)減少會議次數(shù)原則①對各類會議是否有必要召開,應(yīng)嚴格審查,如通過個別聯(lián)系、協(xié)商或請示,能夠解決的問題,原則上不召開會議討論。②嚴格限定出席會議人數(shù)。(2)嚴守時間原則①會議主持人會前須向與會者通報有關(guān)事項,聽取有關(guān)人員意見。主持人和會務(wù)工作者提前進入會場。②按通知時間準時開會。③按通知時間準時結(jié)束會議。(3)會議通知的明確性原則①在會議通知上,必須明確寫明:日期、開始時間、結(jié)束時間、場所、出席人、會議議題和準備事項。②利用內(nèi)部通信系統(tǒng)(廣播、電話等)下達會議通知,須在會前由總務(wù)科下達。(4)缺席、遲到的事前聯(lián)絡(luò)原則①因客觀原因而缺席或遲到的,必須事先與主持人(或召集人)聯(lián)系。②會前盡量不安排會客和接打電話,以免影響按時與會。(5)效率性原則①事先安排好會場,確定座序,確定會議記錄人。②事前向與會者分發(fā)有關(guān)會議資料(一般應(yīng)提前兩天)。③必要時需限定發(fā)言時間。④主持人有權(quán)中斷游離會議議題的發(fā)言。*********有限公司7.4召開會議要領(lǐng)決定會議時間與場所。企業(yè)管理手冊會議制度文件編號G/JYH-A-01版本頁碼V/201*1/1(1)會議決定。下月會議日程,原則上依照“例會一覽表”,由各科科長向總務(wù)科提出申請,每月20日前由部長會議作出最終決定。(2)公布月度會議安排。依據(jù)會議日程,由總務(wù)科編制“月度會議預(yù)定表”,在公司公告欄上公布,并分發(fā)各科!霸露葧h預(yù)定表”需列示會議時間、場所、主要議題和與會人。(3)會議日程變更通知。當會議時間、地點等發(fā)生變化時,總務(wù)科必須迅速發(fā)出變更公告,或個別通知有關(guān)人員。7.5會議記錄要領(lǐng)會議運營的核心是提高會議的效率。7.6會議記錄要領(lǐng)。(1)明確機密事項。會議主持人需向會議記錄人明確機密事項的范圍及處理注意事項。(2)統(tǒng)一記錄用紙。會議記錄用紙應(yīng)統(tǒng)一編號,便于裝訂和復(fù)制。(3)會議記錄保管。會議記錄元件應(yīng)由專人負責保管。(4)注意事項。會議記錄除記載會議時間、場所、出席人、議事內(nèi)容外,還要簡潔地記錄會議結(jié)論、主要意見和議事過程。*********有限公司1目的企業(yè)管理手冊會議制度文件編號G/JYH-A-01版本頁碼V/201*1/11.1實現(xiàn)有效管理,促進公司上下的溝通和合作。1.2提高公司各部門執(zhí)行工作目標的效率,追蹤各部門工作進度。1.3集思廣益,提出改進性及開展性的工作方案。1.4協(xié)調(diào)各部門的工作方法、工作進度、人員及設(shè)備的調(diào)配。2會議分類2.1總經(jīng)理辦公會(1)會議組織:行政辦公室。(2)會議支持人:公司總經(jīng)理?偨(jīng)理若因公出差無法主持時,則由副總經(jīng)理或指定公司高級干部代行職權(quán)。(3)會議參加人:副總經(jīng)理、總經(jīng)理助理、各部門經(jīng)理。(4)列席人員:視需要,可讓其他有關(guān)人員。(5)會議內(nèi)容。①聽取各部門主管對所屬工作的匯報,對完成有困難的工作集體協(xié)商,并尋找解決辦法。②對工作中出現(xiàn)的問題及時跟蹤改進,對工作中的失誤找出原因并及時改正、總結(jié)。③探討公司經(jīng)營活動的最佳方案,并對各階段經(jīng)營業(yè)績及時總結(jié),以達到整體經(jīng)營目標的實現(xiàn)。④對上期工作總結(jié),并部署下期工作任務(wù)。(6)會議記錄人:行政部秘書。(7)會議時間:時間為每月月末5日內(nèi)。2.2管理例會。(1)會議主持人:各部門經(jīng)理輪流主持。(2)會議參加人:各部門經(jīng)理。(3)列席人員:視需要,可邀請其他人員。(4)會議內(nèi)容。①協(xié)調(diào)各部門工作進度,使各項經(jīng)營活動按照預(yù)期目標有序進行。*********有限公司企業(yè)管理手冊會議制度文件編號G/JYH-A-01版本頁碼V/201*1/1②對涉及部門較多,對公司整體有較大影響的問題集體探討。集思廣益,尋求解決問題的方法。不能達到共識時,上報總經(jīng)理辦公會請總經(jīng)理裁決。③追蹤并改進日常管理工作。(5)會議記錄人:行政部秘書。(6)會議時間:時間為每周五下午或周一上午。2.3公司全體會。(1)會議主持人:公司總經(jīng)理或者總經(jīng)理指定人員。(2)會議參加人:公司全體員工。(3)列席人員:視需要,可邀請公司外部人員。(4)會議內(nèi)容。①公司運營狀況,日常工作進度以及將要采取的重大決策向全體員工宣布,促使上下信息的溝通。②公布有關(guān)員工獎勵或懲處措施,以求公開、公正、合理。(5)會議記錄人:行政部秘書。(6)會議時間:時間為每月月初5日內(nèi)。2.4部門工作會。(1)會議主持人:部門經(jīng)理或部門經(jīng)理指定人員。(2)會議參加人:部門所有人員(3)列席人員::視需要,可邀請其他人員。(4)會議內(nèi)容。①協(xié)調(diào)部門內(nèi)部工作開展,對工作中的問題及時發(fā)現(xiàn),及時解決。②所屬工作有進展難度時,提出幫助要求,并集體討論解決。③明確部門工作在公司整體經(jīng)營活動中的進展狀況,及時總結(jié)工作經(jīng)驗教訓(xùn)并制訂下期工作計劃(5)會議記錄:部門文職人員。(6)會議時間:時間由部長自行安排,每周至少兩次。3會議記錄*********有限公司企業(yè)管理手冊會議制度文件編號G/JYH-A-01版本頁碼V/201*1/13.1總經(jīng)理辦公會會議記錄應(yīng)在一天內(nèi)整理完畢,送交會議主持人核閱,核閱后應(yīng)在復(fù)印分發(fā)給各出席人一份,并要求閱者簽字為據(jù)。該份記錄最后傳回會議主持人,作為下一次會議的重要資料。3.2管理例會會議記錄整理完畢后,分發(fā)至各出席人一份。3.3公司全體會會議記錄由行政部秘書整理完畢,先請總經(jīng)理簽字確認,然后分發(fā)至各部門,以備查詢。3.4部門工作會議各與會人員均應(yīng)記錄會議要點,與本身工作相關(guān)內(nèi)容應(yīng)詳記,以便指導(dǎo)日后工作。4會議紀律管理制度4.1會議實行簽到制度,凡不能參加會議或不能準時參加會議者,要向主管領(lǐng)導(dǎo)請假,不請假又不按時到場者,將記工作差錯一次,并責令寫出檢討。4.2與會人員提前10分鐘入場,不得無故遲到、早退,不得中途退會。4.3會議期間關(guān)閉通信工具或?qū)⑼ㄐ殴ぞ咴O(shè)在振動位置。4.4不準在會場或上級領(lǐng)導(dǎo)出席的任何會議和正規(guī)場合接打手機。4.5會議期間不準大聲喧嘩、交頭接耳或打瞌睡。4.6會議內(nèi)不得隨地吐痰,不得亂扔廢棄物。4.7與會人員不準做與會議無關(guān)的雜事,不得在會場上隨意走動。4.8不準泄露會議機密,妥善保管會議材料,不得向無關(guān)人員泄露會議內(nèi)容。4.9會議內(nèi)容要“精”、“短”、“實”。
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