總裁辦公室主任崗位說(shuō)明書(shū)

總裁辦公室主任崗位說(shuō)明書(shū)（管理者）崗位編號(hào)：

崗位名稱主任所屬部門總裁辦直接主管

集團(tuán)總裁直接下屬對(duì)外事務(wù)專員、公共關(guān)系專員、投資發(fā)展部、匯仁報(bào)編輯部編寫(xiě)日期編寫(xiě)部門總裁辦工作目的：

為企業(yè)與外部環(huán)境信息交流建立順暢通道，以獲得企業(yè)發(fā)展良好的外部環(huán)境。工作職責(zé)全面負(fù)責(zé)本部門日常管理工作負(fù)責(zé)本部門管理制度的制定負(fù)責(zé)本部門作業(yè)流程的制定負(fù)責(zé)集團(tuán)公司投資發(fā)展項(xiàng)目的組織落實(shí)負(fù)責(zé)集團(tuán)公司、下屬企業(yè)及派出機(jī)構(gòu)的政府事務(wù)工作及其它重要外事活動(dòng)的規(guī)劃、組織、落實(shí)負(fù)責(zé)集團(tuán)公司、下屬企業(yè)及派出機(jī)構(gòu)的企業(yè)形象宣傳、公共關(guān)系活動(dòng)的規(guī)劃、組織、落實(shí)制定樹(shù)立企業(yè)形象的宣傳方案；處理好各種媒體關(guān)系，接待媒體采訪；制定公共關(guān)系行為準(zhǔn)則；負(fù)責(zé)政府領(lǐng)導(dǎo)、行業(yè)管理部門領(lǐng)導(dǎo)及重要客人的接待工作負(fù)責(zé)集團(tuán)公司與各級(jí)行業(yè)管理部門保持良好關(guān)系與政府職能部門建立良好的關(guān)系（其中包括國(guó)家藥監(jiān)局、市藥監(jiān)局、國(guó)家科技部、省科技廳、國(guó)家計(jì)委、省計(jì)委、國(guó)家經(jīng)貿(mào)委、市經(jīng)貿(mào)委、海關(guān)等）；密切關(guān)注和研究與公司相關(guān)的政策法規(guī)，爭(zhēng)取國(guó)家、省里優(yōu)惠政策；監(jiān)督檢查集團(tuán)公司下屬企業(yè)、派出機(jī)構(gòu)的政府事務(wù)工作在集團(tuán)公司總裁授權(quán)范圍內(nèi)，負(fù)責(zé)突發(fā)事件的處理?職位描述：

1.參與企業(yè)發(fā)展規(guī)劃的擬定、年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃的編制和企業(yè)重大決策事項(xiàng)的討論；

2.根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)，召集主持集團(tuán)辦公會(huì)議和其他有關(guān)會(huì)議，并檢查決議的貫徹實(shí)施情況；

3.匯總企業(yè)年度綜合性資料，草擬、審核企業(yè)年度總結(jié)、工作計(jì)劃和其他綜合性文稿；

4.協(xié)調(diào)、安排董事長(zhǎng)工作日程，并根據(jù)工作日程，做好有關(guān)人員的預(yù)約、接待等事務(wù)；

5.負(fù)責(zé)企業(yè)與上級(jí)主管部門的聯(lián)系工作及企業(yè)有關(guān)法律咨詢和聯(lián)系工作。

總裁辦公室負(fù)責(zé)對(duì)公司各項(xiàng)事宜進(jìn)行統(tǒng)籌安排和組織協(xié)調(diào)，是集團(tuán)公司行政管理及組織監(jiān)督的職能機(jī)構(gòu)，其工作表現(xiàn)為協(xié)調(diào)性、突發(fā)性、繁雜性、組織性較強(qiáng)等特點(diǎn)，伴隨著集團(tuán)公司的不斷發(fā)展，總裁辦公室也在逐步完善職能結(jié)構(gòu)，現(xiàn)下設(shè)有秘書(shū)室、總務(wù)處、保衛(wèi)科、總機(jī)、接待室、車隊(duì)幾個(gè)主要部門。總裁辦公室負(fù)責(zé)集團(tuán)公司秘書(shū)工作，做好集團(tuán)公司總裁辦公會(huì)議的組織和記錄，并根據(jù)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的指示和決定起草集團(tuán)公司的通知、決議、紀(jì)要等文件；負(fù)責(zé)搜集和掌握集團(tuán)公司及下屬單位的各方面情況和資料，做好組織上報(bào)工作；對(duì)有關(guān)科技、文書(shū)檔案、公司保密做好管理工作；同時(shí)，督促檢查集團(tuán)公司下屬單位對(duì)集團(tuán)公司的指示和決策貫徹執(zhí)行情況�？偛棉k公室負(fù)責(zé)日常行政事務(wù)和職工生活后勤服務(wù)工作，制定并落實(shí)集團(tuán)公司的各項(xiàng)規(guī)章制度，保管公司印章和總裁的名章，使用集團(tuán)公司介紹信、證明等工作，同時(shí)審核有關(guān)部門起草的用集團(tuán)公司行政名義印發(fā)的文件原稿�？偛棉k公室負(fù)責(zé)集團(tuán)公司的來(lái)客接待、電話總機(jī)和車輛管理及保衛(wèi)工作，負(fù)責(zé)集團(tuán)公司及下屬單位的新聞廣告工作和總裁或分管領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他任務(wù)。

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總部辦公室主任崗位職務(wù)說(shuō)明書(shū)

崗位編號(hào)崗位定員職等核準(zhǔn)人XZ0011人三等崗位名稱直接上級(jí)編制人批準(zhǔn)人辦公室主任總裁夏澤辦公室主任所在部門直接下級(jí)編制日期發(fā)布日期總裁辦公室201*年2月本崗位在組織圖中之位置文秘基建科長(zhǎng)主任助理檔案管理員IT部經(jīng)理職位目的與通過(guò)組織編制所屬管理部門工作計(jì)劃，領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)調(diào)行政管理的各項(xiàng)工作，保障公司年度經(jīng)營(yíng)功能概述計(jì)劃的實(shí)現(xiàn)和各項(xiàng)管理工作的有序開(kāi)展。工作類別職責(zé)權(quán)限百分比1-1協(xié)助總裁完成各項(xiàng)工作計(jì)劃、方案、規(guī)劃的草擬工作；公文管理及1-2按照總裁要求撰寫(xiě)各類發(fā)言稿、報(bào)告等文書(shū)工作檔案管理1-3組織對(duì)公司各種公文進(jìn)行登記、歸檔管理；安排公司各種來(lái)往文件的核稿、頒布和下發(fā)工作1-4指導(dǎo)檔案員做好各類檔案管理工作。內(nèi)部關(guān)系協(xié)2-1全面協(xié)調(diào)總裁與各總監(jiān)之間的工作事務(wù)；2-2協(xié)助總裁與各部門進(jìn)行聯(lián)絡(luò)、溝通和協(xié)調(diào)；調(diào)3-1協(xié)調(diào)公司與政府機(jī)關(guān)的關(guān)系、協(xié)調(diào)行業(yè)內(nèi)部有關(guān)外部關(guān)系協(xié)管理機(jī)構(gòu)的關(guān)系；調(diào)3-2協(xié)調(diào)與各新聞媒體的關(guān)系，經(jīng)總裁授權(quán)代表公司出席各種外部會(huì)議4-1組織安排總裁辦公會(huì)議以及其他各種會(huì)議；對(duì)各部門工作計(jì)劃、公司決議事會(huì)議管理4-2安排會(huì)議記錄、紀(jì)要工作；對(duì)會(huì)議室和會(huì)議設(shè)備項(xiàng)執(zhí)行情況的督辦權(quán)和催辦權(quán)；進(jìn)行管理內(nèi)外接待事5-1妥善安排公司內(nèi)外有關(guān)單位、人員的來(lái)訪接訪工務(wù)作；6-1協(xié)助開(kāi)展信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)OA及ERP系統(tǒng)的功能，職責(zé)范圍內(nèi)的工作檢查權(quán)與監(jiān)督推進(jìn)管理代化進(jìn)程；權(quán)；公司各項(xiàng)管理制度和規(guī)范執(zhí)行政管理6-2負(fù)責(zé)母子公司行政系統(tǒng)的工作規(guī)范、工作指導(dǎo)及行情況的檢查權(quán)；對(duì)部屬的工作工作檢查監(jiān)督權(quán)、考核權(quán)、人事權(quán)；企業(yè)文化項(xiàng)目管理網(wǎng)絡(luò)管理7-1負(fù)責(zé)公司企業(yè)文化建設(shè)及相關(guān)活動(dòng)的工作開(kāi)展；7-2負(fù)責(zé)公司內(nèi)刊編輯工作；8-1組織項(xiàng)目申報(bào)領(lǐng)導(dǎo)，政府鼓勵(lì)政策的落實(shí)工作，；8-2負(fù)責(zé)指導(dǎo)和監(jiān)控基建科做好投資項(xiàng)目工程招標(biāo)、開(kāi)工、竣工、預(yù)決算等工作；9-1負(fù)責(zé)公司IT部的運(yùn)營(yíng)管理工作一日工作標(biāo)準(zhǔn)1、確定當(dāng)日工作計(jì)劃和重點(diǎn)；2、確定當(dāng)日所需報(bào)告和溝通事項(xiàng);3、按工作計(jì)劃執(zhí)行當(dāng)日工作事項(xiàng)；定期工作標(biāo)準(zhǔn)1、每月末完成本月工作總結(jié)及下月工作計(jì)劃；2、年終時(shí)制定年終總結(jié)和下年度工作計(jì)劃；3、不定期檢查子公司行政管理狀況及組織干部評(píng)議；4、制定次日工作計(jì)劃；4、不定期與下屬進(jìn)行工作溝通與本崗位有關(guān)例會(huì)規(guī)定會(huì)議名稱總部辦公例會(huì)總裁辦公會(huì)年度工作會(huì)主要議題工作通報(bào)及協(xié)調(diào)事項(xiàng)各子公司經(jīng)營(yíng)情況匯報(bào)上年度總結(jié)下年度規(guī)劃月初每月中旬次年年初每月上旬時(shí)間要求本崗位準(zhǔn)備事項(xiàng)通報(bào)及提交討論事項(xiàng)會(huì)前提交重要事項(xiàng)報(bào)告會(huì)前提交總結(jié)與規(guī)劃事項(xiàng)審核對(duì)口部門工作報(bào)告行政、人資系統(tǒng)對(duì)口述職會(huì)檢查部署月度工作本崗位有關(guān)的重要事項(xiàng)報(bào)告及定期工作報(bào)告報(bào)告事項(xiàng)周工作總結(jié)下周工作計(jì)劃月工作總結(jié)下月工作計(jì)劃年度工作總結(jié)下年度工作計(jì)劃提出報(bào)告時(shí)間每周周一每月月初年終報(bào)告上至人總裁/行政總監(jiān)總裁/行政總監(jiān)總裁/行政總監(jiān)報(bào)告下至人無(wú)無(wú)無(wú)報(bào)告方式書(shū)面書(shū)面書(shū)面與本崗位有關(guān)的異常情況處理與報(bào)告異常信息子公司重大突發(fā)事件外部公關(guān)危機(jī)事件處理方法與要求及時(shí)報(bào)告及處理及時(shí)報(bào)告討論應(yīng)對(duì)方案報(bào)告方式書(shū)面口頭或書(shū)面?zhèn)渥��?bào)行政總監(jiān)報(bào)行政總監(jiān)指導(dǎo)本崗位履行職責(zé)的重要工作文件及制度1、總裁辦公會(huì)議管理制度2、內(nèi)部監(jiān)查制度3、行政文件管理制度4、合理化管理制度5、固定資產(chǎn)管理制度6、辦公用品管理制度7、門工管理及工作標(biāo)準(zhǔn)8、員工食堂管理及工作標(biāo)準(zhǔn)9、電腦及網(wǎng)絡(luò)管理制度本崗位須遵守的公司基本管理制度或職業(yè)道德規(guī)定1、員工手冊(cè)2、公司人事、行政、財(cái)務(wù)等管理制度3、總裁辦公會(huì)議制度4、保密管理制度本崗位的內(nèi)部、外部人際關(guān)系公司內(nèi)部人際關(guān)系接觸頻率主要接觸對(duì)象之崗位名稱及單位接觸之目的工作匯報(bào)工作溝通與協(xié)調(diào)工作部署、檢查溝通與協(xié)調(diào)工作溝通與情況了解接觸之目的外部資源爭(zhēng)取或問(wèn)題解決業(yè)務(wù)合作(偶而(每日(每周(每月行政總監(jiān)(偶而(每日(每周(每月總部其他職能部門(偶而(每日(每周(每月子公司行政辦負(fù)責(zé)人(偶而(每日(每周(每月子公司各部門經(jīng)理、主管接觸頻率主要接觸對(duì)象之崗位名稱及單位公司外部人際關(guān)系(偶而(每日(每周(每月政府相關(guān)職能部門(偶而(每日(每周(每月公司其他社會(huì)關(guān)系相關(guān)業(yè)務(wù)關(guān)系本崗位任職基本條件性別男年齡30歲以上最佳學(xué)歷本科以上最低學(xué)歷大專企業(yè)管理、行有從事行政管理工作經(jīng)驗(yàn)，8年以上工作經(jīng)驗(yàn)，5年以上管理經(jīng)驗(yàn)，專業(yè)要求政管理、中文工作背景在部門經(jīng)理崗位工作3年以上等相關(guān)專業(yè)1.良好的敬業(yè)精神和職業(yè)道德操守，優(yōu)秀的領(lǐng)導(dǎo)能力、出色的人際交往和社會(huì)活動(dòng)能力；其它2.受過(guò)領(lǐng)導(dǎo)能力開(kāi)發(fā)、戰(zhàn)略管理、組織變革、戰(zhàn)略人資管理、經(jīng)濟(jì)法、財(cái)務(wù)管理等方面培訓(xùn)。崗位應(yīng)知1、勞動(dòng)法規(guī)崗位應(yīng)會(huì)工作實(shí)例1、辦公自動(dòng)化軟件及辦公設(shè)備使用例一：編制年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃2、企業(yè)行政管理和公共管理；3、企業(yè)內(nèi)部工作及業(yè)務(wù)流程2、公文寫(xiě)作例二：撰寫(xiě)企業(yè)文化手冊(cè)3、良好的口頭和書(shū)面表達(dá)能力；例三、模擬干部考評(píng)評(píng)議等。4、具有較強(qiáng)的領(lǐng)導(dǎo)能力、判斷能力、人際溝通能力、計(jì)劃與執(zhí)行能力。本崗位升遷或轉(zhuǎn)換的路線可升遷至此的崗位路線可由此升遷的發(fā)展路線可相互轉(zhuǎn)換的崗位子公司行政總監(jiān)→總部辦公室主任、總辦主任助理→總部辦公室主任總部辦公室主任→總部行政總監(jiān)、總部辦公室主任→總裁助理母子公司同職等崗位轉(zhuǎn)換

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