假如我是總裁秘書

假如我是總裁秘書

總裁秘書處于承上啟下的地位，是聯(lián)結(jié)領(lǐng)導和部室的橋梁，是協(xié)調(diào)各有關(guān)部門的紐帶，是保持工作正常運轉(zhuǎn)的中樞，在日常工作中具有十分重要的地位和作用。

公司的各項決策能否在基層不折不扣地得到貫徹落實，后勤工作是否保障有力，職工文化生活的開展是否有聲有色，很大程度上取決于有沒有一個合格、稱職的總裁秘書。因此，做一個忠于職守、勤于職守、勝任職守的優(yōu)秀的總裁秘書，對公司來說非常重要。假如我是總裁秘書，我認為必須做好以下幾點：

一、必須迅速了解企業(yè)文化和公司的部門機構(gòu)和人員配置身為秘書，進入企業(yè)后必須迅速進入角色，了解企業(yè)的文化和公司的各個部門機構(gòu)和人員配置，只有對這些了如指掌才能更好更加迅速的開展工作。

二、要精通秘書工作的基本知識

要精通秘書工作的基本知識，首先要做到具有較高的文字寫作能力和中英文打字等現(xiàn)代化辦公手段；其次要做到細致、周到的思考習慣和一絲不茍的工作作風；最后要做到辦事條理清楚、記憶準確。做到以上幾點外還應(yīng)該有：

（一）優(yōu)秀的組織協(xié)調(diào)能力。必須根據(jù)工作任務(wù)，對資源進

行分配，同時控制、激勵和協(xié)調(diào)群體活動過程，使之相互融合，從而實現(xiàn)組織目標。身為總裁秘書，在公司為總裁的代言人，不管是對上還是對下都要能夠相處的非常融洽，使之不發(fā)生矛盾，有協(xié)調(diào)解決各類矛盾的組織協(xié)調(diào)能力。

（二）良好的溝通能力。由于接觸的都是領(lǐng)導級，平時說話就要掌握分寸，注意保密，該說就要說好，不該說的要學會自如應(yīng)對，所以身為秘書必須能夠清楚的理解上級的決心和意圖，這樣才能更好的完成上級賦予的任務(wù)。也就是說要把握領(lǐng)導脈搏，注意聽領(lǐng)導講話，領(lǐng)會領(lǐng)導意圖，做好記錄，這是為領(lǐng)導起草講話的重要內(nèi)容，所以說秘書應(yīng)具備良好的溝通能力。

（三）敏捷的商務(wù)思維能力。思維，就是通常說的“思考”、“想”、“動腦筋”，是人的大腦對客觀事物的認識過程。要能夠站在公司的角度考慮問題，領(lǐng)會、惴摸領(lǐng)導的意圖，也就是要用領(lǐng)導的思維思考問題。

（四）勤于學習的能力。必須通過繼續(xù)深造來不斷增長自己的知識和提高技能，在工作中不斷學習，在工作外，也要不斷充實自己的業(yè)務(wù)知識，掌握社會發(fā)展以及市場的需求等。

（五）團隊合作能力。要參加到許多實際項目中去，需要收集信息，需要督促團隊努力工作。因此團隊合作能力也是秘書工作的一個關(guān)鍵部分。

三、做到三心、四勤、不喧賓奪主

做好秘書首先必須要做到“三心”、“四勤”�！叭�心”是熱心、誠心、耐心，“四勤”是腦勤、嘴勤、手勤、腿勤。

熱心，就是要有一付熱心腸，滿腔熱情地服務(wù)，自學自愿地服務(wù)，盡心盡力地服務(wù)，熱情地服務(wù)，自覺自愿地服務(wù)。當總裁秘書，不是為了應(yīng)付差事，不能敷衍了事，得過且過，當一天和尚撞一天鐘，而是要認真負責、積極努力、克已奉公埋頭苦干，以濃厚的興趣、高度的熱情、負責的精神，去干好每一項工作。

誠心，就是要有一顆真誠的心，真心實意地、實實在在地干事情，不弄虛作假，不懈怠，不自滿。一方面，反映情況、提供資料，要實事求是，真實可靠，有一是一，有二是二，不能瞎估計，想當然，含糊其詞，似是而非，以免貽誤工作。

耐心，就是不怕麻煩，不辭辛苦，謙虛謹慎，不驕不躁。秘書的工作單調(diào)而瑣碎，而是要對集團職工服務(wù)，難免有眾口難調(diào)的現(xiàn)象出現(xiàn)，所以當好總裁秘書要有較高的涵養(yǎng)，要有毅力，有韌性，有忍辱負重的精神。接受任務(wù)、聽取意見、匯報情況、開展工作，都必須有耐心，不可急躁冒進，不可粗枝大葉，更不可三天打魚兩天曬網(wǎng)。

腦勤，就是要勤于動腦，善于思考。如何使我們的公司的工作適應(yīng)形勢發(fā)展，體現(xiàn)時代特征，更有針對性和實效性；怎樣才

能做到貼近實際、貼近生活、貼近職工，代表總裁考慮到關(guān)于公司一切的一切。

嘴勤，包括兩個方面，一方面要多請示匯報，及時得到領(lǐng)導的指示、支持和幫助；一方面要多做宣傳工作。宣傳先進的管理經(jīng)驗，宣傳基層戰(zhàn)線廣大職工的感人事跡，向公司、向社會宣傳“正能量”，爭取獲得廣泛社會效應(yīng)的支持。

手勤，就是要勤于動手動筆寫文章，這是總裁秘書的一項基本功。工作總結(jié)、情況匯報、調(diào)研文章、領(lǐng)導講話、典型經(jīng)驗等等，都是勤于動手撰寫，不能懶惰。

腿勤，要邁開雙腿，不辭辛苦的上跑下跑。上跑就是總裁隨叫隨到，包括請示工作、匯報情況、征求意見；下跑就是深入職工中搞好調(diào)查研究，了解情況、發(fā)現(xiàn)典型、總結(jié)經(jīng)驗，掌握第一手材料；左跑右跑就是踴躍與兄弟單位勤聯(lián)系、多溝通、學習優(yōu)秀經(jīng)驗，取長補短，不斷改進自身工作不足。

其次必須要做到不喧賓奪主，在任何時間任何地點都不能因自己的一時失誤而做出有損領(lǐng)導威嚴的事情，這是身為秘書的條件，身為領(lǐng)導身邊人，更不能自大、自滿、自傲，要放低心態(tài)踏踏實實做事，老老實實做人。

四、要具有一定的公關(guān)能力，懂得一定的社交禮儀假如我是總裁秘書，我還得在這方面進行再專業(yè)的學習。由

于公共關(guān)系活動的復雜性、廣泛性、創(chuàng)造性和靈活性，需要秘書具有良好的職業(yè)素質(zhì)，包括廣泛的學科知識、較高的思想政策水平、較合理的能力結(jié)構(gòu)、健康良好的心理素質(zhì)等四個方面。

假如我是總裁秘書，我覺得做好以上幾點的同時，還要有極強的應(yīng)變能力，不要有太強的好奇心，但要有很強的責任感，然后要見得人，心細，寫得一手好字，還要善解人意�？偠�言之，要成為一名好秘書，最關(guān)鍵的是對這份工作真正感興趣，并以此為動力抓住每個機會，不斷學習，提高自我，以適應(yīng)不斷發(fā)展著的市場的需求。

董明哲

二一二年十二月三十一日

擴展閱讀：總裁秘書助理工作注意事項

總裁秘書/助理工作注意事項

一：誠的原則秘書工作必須以領(lǐng)導為中心，關(guān)注細節(jié)的把握。首先，秘書是為領(lǐng)導服務(wù)的。1：領(lǐng)導辦事風格2：領(lǐng)導生活習慣

其次，秘書工作的成功與否，在于對細節(jié)的把握。

二：誠的方法秘書職業(yè)道德和工作標準化，即做人和做事。首先：總裁秘書在職業(yè)道德上的注意事項1：職業(yè)道德保密性2：職業(yè)道德嚴守本分

其次：在工作方面，有一個基本的原則工作標準化、流程化。1：工作環(huán)節(jié)標準化2：工作安排流程化

三：誠的能力秘書相當于半個參謀，要不斷提高自己的綜合能力。首先：基本素質(zhì)其次：職業(yè)技能

1：項目專業(yè)領(lǐng)域知識的學習和政策環(huán)境的研究2：日常社會信息的積累和人脈資源的培養(yǎng)

接到參加總裁秘書大賽的電話的時候，我剛剛完成廣州的技術(shù)支持工作，于是趕緊把手頭的任務(wù)向部門主管做了總結(jié)，改簽了提前一天的火車趕回北京。因為正裝沒有隨身攜帶，我擔心時間上趕不及，所以臨時在廣州購置新的襯衫西褲，準備好簡歷和一寸照片，做好了一切面試的準備工作。當我拖著行李箱風塵仆仆地趕到北京民族大學的時候，才剛剛好趕上了最后的面試。學生竊以為，此，吾輩“誠”之所依也。

以上就是我在這次大賽中的一點淺淺的感受總結(jié)，在此對最后給我建議的評委老師和組織人員表示由衷的感謝。屈原在離騷里唱道：“路漫漫其修遠兮，吾將上下而求索。”也許，人生就是不斷進取，不斷自我完善的過程。（按住ctrl點擊上面的條目，可以看到每個條目的詳細內(nèi)容）

詳細說明：

一：誠的原則秘書工作必須以領(lǐng)導為中心，關(guān)注細節(jié)的把握。

秘書的作用，是為了減輕領(lǐng)導的工作負擔，讓領(lǐng)導的工作精力更多的放在決策關(guān)鍵事物上，所以，秘書的工作是通過合理的日程安排，細致的前期準備工作來提高領(lǐng)導的工作效率，從而提高整個企業(yè)的執(zhí)行力。所謂，細節(jié)決定成敗，不同的領(lǐng)導有不同的工作習慣，不同的團隊，有不同的工作風格，這些都是秘書在工作中需要了解和學習的。

首先，秘書是為領(lǐng)導服務(wù)的。

秘書在協(xié)助領(lǐng)導工作的情況下，需要注意這兩個大的方面。1：領(lǐng)導辦事風格方面

如果領(lǐng)導是采取領(lǐng)袖型的工作風格，在工作中要注意開門見山，把握大局的發(fā)展和問題的主要方面，言簡而意賅；如果領(lǐng)導是學者型的性格，和領(lǐng)導交流的時候就要嚴謹而有理，能夠提出具體的例子，細致分析作出這個安排的原因；如果領(lǐng)導對員工的親和力很高，也可以和領(lǐng)導開開玩笑，活躍氣氛；

2：領(lǐng)導生活習慣方面

如果領(lǐng)導有午休的習慣，就要在去吃午飯前把領(lǐng)導辦公室的躺椅和靠枕準備好；如果領(lǐng)導關(guān)注房地產(chǎn)方面的訊息，每周要準備最新的地產(chǎn)雜志放在老總的書案；如果領(lǐng)導在工作中不注意小節(jié)，秘書應(yīng)該在每次老板下班之后將辦公室收拾整齊；領(lǐng)導孩子的生日，做秘書的要提前做好準備，以防領(lǐng)導因為工作太忙沒有時間準備生日蛋糕；如果領(lǐng)導有在周末提前下班和家人團聚的習慣，所以在日程安排上，要盡量的安排好周五一天的工作行程的調(diào)整等等。

但是，以領(lǐng)導為中心，不是為了無原則的諂媚逢迎領(lǐng)導，在尊重領(lǐng)導的前提下，要能夠敢于提出自己的意見，做到有理有利有節(jié)。

其次，秘書工作的成功與否，在于對細節(jié)的把握。

在秘書的日常工作上，細節(jié)其實是決定成敗的一個重要因素，充分的準備工作能夠避免小失誤變成大錯誤。秘書工作繁雜瑣碎，在工作的時候應(yīng)該把“寧可用不上，也不能不準備”作為宗旨，事前運籌要有備份計劃；撰文要有充足材料；遇到事情多想幾套方案；辦事要多準備幾手。

秘書工作，大到領(lǐng)導決策服務(wù)，小到發(fā)文件、打掃衛(wèi)生、通知開會，比較繁雜。辦好一件事，理所當然，算不上成績，但如果把一件事忘了，那就可能影響大局。人的精力是有限的，有時又受到外界的干擾，要把什么事情都記住，只靠腦子是不行的，需要借助工具。在諸多工具中，最原始也是最可靠的、最基本的，就是小筆記本。

秘書可以用這個小本子記錄當日自己的主要活動；本單位的大事；領(lǐng)導交辦的事情；別人交辦的事情或者反映的情況;自己想到的事情和對完成好任務(wù)的設(shè)想等。把事情記錄下來后，經(jīng)�？匆豢�，急事馬上辦，要領(lǐng)導點頭的事情，及時報告。記載的方法不必太正規(guī)，但事情的時間、地點、人物等就需要如實記載。一般情況下，一件事情一記，辦完一件劃掉一件。這樣，工作的事情就不容易忘記了。

綜上所述，誠懇地了解工作中的任何一個細節(jié)，讓領(lǐng)導工作的順心順意，這是一個秘書工作的基本原則，只有領(lǐng)導的工作有效率，公司的整個團隊的執(zhí)行力提高，才能夠讓公司贏取利潤，公司的前景出色，作為秘書才能夠有出色的職業(yè)生涯。

二：誠的方法總裁秘書職業(yè)道德和工作標準化，即做人和做事。

秘書工作是一項和領(lǐng)導走的很近的工作，是一個職位不大，但是很敏感的位置，自己要注意做人和做事的分寸，處理好和企業(yè)內(nèi)部其他人員的關(guān)系，同時也要維護領(lǐng)導的形象。要擺清楚自己的位置，從細節(jié)上了解公司內(nèi)部的各種細微的關(guān)系，不能夠越權(quán)，但是也要能夠及時的作出反應(yīng)，貫徹領(lǐng)導的決定，提高團隊的工作效率，加強各個部門之間的聯(lián)系。在這里我有兩個方面的感想：

其一：總裁秘書在職業(yè)道德上的注意事項，主要有以下兩個方面。1：職業(yè)道德保密性

領(lǐng)導秘書不僅在許多方面直接參與領(lǐng)導決策，而且還掌握著包括領(lǐng)導個人隱私在內(nèi)的一些鮮為人知的秘密。所以，秘書在公共場合活動時要注意內(nèi)外有別，把握分寸，對什么該說什么不該說必須心中有數(shù)，不能口無遮攔什么都往外說。這樣，不僅會泄露工作機密，而且還可能會損害領(lǐng)導的形象，于人于己都不利。

2：職業(yè)道德嚴守本分

主要就是領(lǐng)導的形象和尊嚴問題，作為一個合格的總裁秘書，要時刻知道自己是干什么的，嚴守本分，不能越俎代庖，做好自己份內(nèi)的事情，在各種環(huán)境下的都要把領(lǐng)導的形象放在第一位。

（1）適度的矮化自己，保證領(lǐng)導給員工和群眾留下的都應(yīng)該是最高大美好的形象，（2）在工作中如果有可能展現(xiàn)領(lǐng)導形象的地方，要給領(lǐng)導做好設(shè)計和細節(jié)的安排。（3）對自己的形象要穩(wěn)重有節(jié)，秘書往往是以上司代表和企業(yè)發(fā)言人的身份外界接觸，秘書的整體形象也就象征了企業(yè)的形象，因此塑造一個良好的職業(yè)形象，不僅能給人以好感，也有助于工作。

（4）對于損害領(lǐng)導形象的問題，只要不是大是大非，秘書都要主動攬過并且積極地擺事實澄清。

其二：在工作方面，有一個基本的原則工作標準化、流程化。

首先工作環(huán)節(jié)標準化作為一個新手，不可能不犯錯誤。我有一個觀點：第一次犯錯，叫做不知道，第二次犯錯，叫做不小心，第三次，就叫做故意。所以，如果能夠不斷的完善自己，不犯相同的錯誤，就是一個偉大的成就。

如何做到不犯相同的錯誤呢？就是把每天的工作環(huán)節(jié)都標準化，保證每一個環(huán)節(jié)都是正確的。比如說，秘書的日常工作大體可以劃分為如下的幾個方面：

1.總經(jīng)理日常行程的協(xié)調(diào)、安排；

2.協(xié)助起草總經(jīng)理日常公文、報告等相關(guān)文書資料；協(xié)調(diào)與各部門的關(guān)系，促進相關(guān)工作的推進等；3.接待來訪的客戶；

4.負責總經(jīng)理會務(wù)的組織安排，會議紀要的編寫，并對決議事項進行催辦、查辦和落實；5.負責處理總經(jīng)理臨時交辦的其他工作；

每次犯錯誤的時候，用一個環(huán)節(jié)糾錯表記錄下來，下一次如果再犯直接就可以說是第幾個環(huán)節(jié)的第幾號錯誤，也沒有什么借口可言了，日常的工作也會不斷的完善。

其次工作安排流程化

領(lǐng)導每天的工作都很忙，如果的業(yè)務(wù)安排都去做，領(lǐng)導根本不可能全部顧及到。這樣的情況下，如何合理的安排領(lǐng)導每天的工作呢？所以，作為秘書，我們的工作就要做到流程化，按部就班的來制定工作計劃。始終把握工作的中心。

每天需要領(lǐng)導去完成的工作可以分為四種類型：1：有效率，有效果2：沒效率，有效果3：有效率，沒效果4：沒效率，沒效果。

每天要把領(lǐng)導工作的重心放在前兩種類型的工作中，才能有效的規(guī)劃時間，制定合理的時間安排，提高領(lǐng)導的工作效率。

三：誠的能力秘書相當于半個參謀，要不斷提高自己的綜合能力。

秘書是領(lǐng)導的業(yè)務(wù)助理，在某些環(huán)境下能夠起到半個參謀的作用，隨著具體業(yè)務(wù)的不斷更變，秘書需要不斷的加強自己在某些專業(yè)領(lǐng)域的知識，以供領(lǐng)導參考。所以，一個合格的秘書，在我看來，應(yīng)該具有以下素質(zhì)。

1：基本素質(zhì)

身體素質(zhì)、心理素質(zhì)和思想素質(zhì)這是做秘書工作最基本的要求，以應(yīng)付高強度的工作安排。作為總裁秘書，較高的說、寫能力和一定的計算機技能，這也是做好秘書工作必須具備的。良好的英文聽說讀寫能力，對涉外企業(yè)的秘書，也具有相當?shù)闹匾�性�?/p>

2：職業(yè)技能秘書工作的內(nèi)容概括起來就是輔助領(lǐng)導，為領(lǐng)導提供綜合服務(wù)。隨著企業(yè)具體業(yè)務(wù)的不斷變化，部門秘書相當于領(lǐng)導的半個參謀，所以，快速的學習能力和強大的信息搜集能力是秘書的重要工作技能。秘書的參謀職能的發(fā)揮可以從信息收集，領(lǐng)會領(lǐng)導意圖，把握參謀時機和追蹤參謀效果加以把握。在這個過程中，總裁秘書只有平時加強自己的學習和積累，才能在處理緊急業(yè)務(wù)的時候，應(yīng)對自如。

首先，項目專業(yè)領(lǐng)域知識的學習和政策環(huán)境的研究

要掌握扎實的基礎(chǔ)知識，包括法律、外語、經(jīng)貿(mào)以及對業(yè)務(wù)工作有幫助的其它知識。收集新的信息，關(guān)注的法學領(lǐng)域的新的發(fā)展動態(tài)。當領(lǐng)導有疑惑的時候，至少要做到有問有答，條理清楚。在政治大年，作為總裁秘書需要詳細了解國家政策的變化，當領(lǐng)導的決定涉及到相關(guān)領(lǐng)域的時候，能夠給領(lǐng)導提個醒。

其次，日常社會信息的積累和人脈資源的培養(yǎng)

要注意日常的社會信息和人脈關(guān)系的積累，有些問題能夠快速的解決，不是一朝一夕的工作能夠彌補的。作為總裁秘書，要時刻留心生活中一點一滴的小信息，這就是平時的學習工作。比如說，現(xiàn)在，附近有哪些不錯的餐廳提供適合廣州客戶口味的餐廳，那些酒店中有自己的人脈關(guān)系，能夠在節(jié)假日客房不足的情況下及時定到酒店客房。這些都是平時一點一滴積累的結(jié)果，作為總裁秘書，這個在生活中必須要時刻注意和留意，其中某些不經(jīng)意的一環(huán)，有可能在將來的工作中帶來意想不到的好處。

綜上所述，總裁秘書是一個需要“誠”的精神的職業(yè)，要求注意細節(jié)，以領(lǐng)導為中心的工作。這，就是我在這次面試中獲得的收獲，希望評委老師指正。謝謝

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