單證員的職業(yè)利弊,及其規(guī)劃

單證員是做什么的

國際商務(wù)單證員與跟單員、外銷員、報(bào)關(guān)員有什么不同？

答：國際商務(wù)單證員處理的是國際間的商品買賣過程中的單證制作、驗(yàn)審等工作（解決單證從無到有的過程）。他的工作范圍是包括收證、審證、制單、審單、交單、歸檔等一系列業(yè)務(wù)活動(dòng)。

跟單員的主要工作是在企業(yè)業(yè)務(wù)流程運(yùn)作過程中，以客戶定單為依據(jù)，跟蹤產(chǎn)品（服務(wù)）運(yùn)作流向并督促定單落實(shí)的專業(yè)人員，是各企業(yè)開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)，特別是外貿(mào)業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)性人才之一。一名合格的跟單員需要掌握外銷、物流管理、生產(chǎn)管理、單證與報(bào)關(guān)等綜合知識。外銷員是指在具有進(jìn)出口經(jīng)營權(quán)的企業(yè)從事進(jìn)出口貿(mào)易工作的專業(yè)人員，主要工作內(nèi)容有從事國際貿(mào)易交流活動(dòng)、外貿(mào)立項(xiàng)、談判、合同的制作、簽定、執(zhí)行等。

報(bào)關(guān)員的主要工作就是根據(jù)國家的法律法規(guī)、海關(guān)的辦事程序判斷某些貨物需要何種手續(xù)并準(zhǔn)備相關(guān)文件，按要求制作報(bào)關(guān)單等并向海關(guān)申報(bào)，還要配合海關(guān)查驗(yàn)、繳納相關(guān)稅費(fèi)等。他的工作的主要目的是為了能讓貨物順利出口，而單證員的工作則是為了制作符合信用證，合同規(guī)定的單證，實(shí)現(xiàn)順利結(jié)匯、收匯。

單證員的工作就是負(fù)責(zé)國際貿(mào)易中運(yùn)輸、海關(guān)、商檢等環(huán)節(jié)各種單證的管理和操作。主考機(jī)構(gòu)：上海市對外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易教育培訓(xùn)中心。

證書性質(zhì)：上海地區(qū)國際貿(mào)易單證從業(yè)人員崗位資格考試。報(bào)考條件：具有高中以上學(xué)歷�？荚嚂r(shí)間：一般安排在培訓(xùn)結(jié)束后。

考試內(nèi)容：該考試包括國際貿(mào)易單證操作實(shí)務(wù)、外經(jīng)貿(mào)英語函電兩部分，其中國際貿(mào)易單證操作實(shí)務(wù)又包含國際貿(mào)易實(shí)務(wù)和單證操作實(shí)務(wù)兩部分。

證書效用：考試合格者可獲得由上海市對外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易教育培訓(xùn)中心頒發(fā)的《國際貿(mào)易單證員證書》，可作為上崗憑證。此外，該證書項(xiàng)目被列入“上海市緊缺人才系列工程”，考試合格者還可申辦上�！熬o缺人才證書”。

報(bào)名地址：上海市對外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易培訓(xùn)中心(北京東路47號)。

點(diǎn)評：在國際貿(mào)易實(shí)施過程中，合同、定單、報(bào)關(guān)、報(bào)檢、運(yùn)輸、倉儲(chǔ)、銀行、保險(xiǎn)等各個(gè)環(huán)節(jié)，無一不是通過各種單據(jù)憑證來維持。因此，外貿(mào)企業(yè)對單證員的需求較大，據(jù)預(yù)測，未來5年，上海單證員缺口在12萬左右。由于單證員操作技能的高低直接關(guān)系到外貿(mào)業(yè)務(wù)結(jié)匯的時(shí)效和成敗，從業(yè)要求較高，而上海現(xiàn)有的20多萬名從業(yè)人員中，持專業(yè)證書的不到10%。因此，具有單證員證書者成為就業(yè)市場上的“搶手貨”，月薪一般在5000元左右。此外，國際貿(mào)易單證操作技能是每個(gè)從事外貿(mào)業(yè)務(wù)工作者必備的基本功，大學(xué)生進(jìn)入外貿(mào)、外資企業(yè)從事外貿(mào)工作，一般都從單證操作員做起，因此，求職前最好先考張單證員證書。

單證從業(yè)經(jīng)驗(yàn)心得：外貿(mào)經(jīng)驗(yàn)識別六種陷阱

進(jìn)出口業(yè)務(wù)開始前的“陷阱”1、熟人“陷阱”

許多外經(jīng)貿(mào)企業(yè)，在資金缺乏、人才外流、信息不靈的情況下，往往通過熟人和朋友介紹業(yè)務(wù)，而這些業(yè)務(wù)又在沒有證實(shí)其真實(shí)性的情況下，偏聽偏信，把可靠度和可信度寄托在“熟人”和“友情”上，這些熟人往往以××高干的親戚，××外商的朋友，并以委托書相迷惑，而盡管有些熟人無有意詐騙，但卻被第三者欺騙，而牽連外經(jīng)貿(mào)企業(yè)。2、代理“陷阱”

在業(yè)務(wù)經(jīng)營中，代理方式是目前欺詐風(fēng)險(xiǎn)“高發(fā)領(lǐng)域”，許多借權(quán)經(jīng)營、掛靠經(jīng)營，都是用代理方式來獲得外經(jīng)貿(mào)企業(yè)的合法認(rèn)可。其表現(xiàn)形式是：在代理進(jìn)口中，委托人利用代理進(jìn)口合同騙取信用證項(xiàng)下貨物;在即期信用證中，騙取開證行付款，或在遠(yuǎn)期信用證中，承兌匯票后進(jìn)行貼現(xiàn)。在代理出口中，委托人與外商相互串通，在信用證中設(shè)置軟條款，騙取外經(jīng)貿(mào)企業(yè)信用證項(xiàng)下打包貸款。在代理進(jìn)料加工復(fù)出口中，委托人與外商以委托出口為誘餌，騙取外貿(mào)公司申領(lǐng)進(jìn)料加工登記手冊等。在上述業(yè)務(wù)中，外貿(mào)公司因不能全程跟蹤，外商與委托人串通一氣也全然不知，最后，詐騙頻頻得手，而在案發(fā)后，受處罰的卻是有進(jìn)出口經(jīng)營權(quán)的外貿(mào)公司。3、客戶“陷阱”

現(xiàn)在各經(jīng)營企業(yè)都在急切尋找客戶，正因?yàn)槿绱耍�有些根本就沒有生產(chǎn)能力的中間人和生產(chǎn)廠為了謀取不正當(dāng)利益，他們抓住外貿(mào)公司這一心理，串通在一起，進(jìn)行聯(lián)合詐騙，向外貿(mào)公司介紹××客戶是如何的可靠，并拿出準(zhǔn)備好的證明客戶如何有實(shí)力的復(fù)印件(事實(shí)上很多是偽造的或是借用別的廠商的)進(jìn)行欺騙。外貿(mào)公司在未作任何調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，為抓客戶擴(kuò)展業(yè)務(wù)，輕信而致上當(dāng)。4、高利“陷阱”

在許多業(yè)務(wù)信息源的傳播中，最誘人的當(dāng)然是獲得高利，取得豐厚的經(jīng)濟(jì)效益，不論是來自哪個(gè)方面，設(shè)陷者總是將利潤提得很高，同時(shí)又提出一些看似十分合理的要求和一些給對方可以讓步的條件，讓你一步一步進(jìn)人設(shè)置的陷阱。比如：①在出口業(yè)務(wù)上，稱每美元可賺2-3元人民幣;②在進(jìn)口業(yè)務(wù)中稱每美元可賺5-6元人民幣;③在出口退稅上，稱退稅全給外貿(mào)公司;④在代理進(jìn)出口上往往以高達(dá)3%-5%左右的代理費(fèi)作籌碼。外貿(mào)公司在急功近利思想驅(qū)動(dòng)下，無論怎樣也不愿舍棄這筆難得的生意，放松了警惕性。5、好處“陷阱”

有許多業(yè)務(wù)信息本身經(jīng)各種渠道引人外貿(mào)公司，一些推銷商和中間人，在外貿(mào)公司確定做該項(xiàng)業(yè)務(wù)前，為盡快達(dá)到成交和掌握主動(dòng)權(quán)之目的，往往對其業(yè)務(wù)人員以“好處”作為誘餌，這些“好處”包括給百分之多少的回扣，或許諾另外的酬勞和待遇等，當(dāng)這些承諾得到外貿(mào)公司業(yè)務(wù)人員的同意后，“業(yè)務(wù)”即告成交。一旦你掉人其“好處”陷阱后，在美麗的諾言后面并不可能兌現(xiàn)等待的卻是另一場“惡夢”。6、資金“陷阱”

隨著銀行的商業(yè)化改制外貿(mào)公司的融資變得越來越困難，因此，許多企業(yè)一般在捕捉業(yè)務(wù)信息上，追求的是不動(dòng)資金的業(yè)務(wù)。而設(shè)陷者正是抓住了這一心態(tài)，而稱不需要?jiǎng)淤Y金，只需出具全套單據(jù)，資金由對方墊付，用簡單的條件而誘使外貿(mào)公司上當(dāng)。

國際商務(wù)單證員工作2年經(jīng)驗(yàn)總結(jié)

我來講一講我做單證的經(jīng)過！

我是從93年開始做單證的，我做了兩年的單證，從機(jī)械設(shè)備、五金產(chǎn)品、化工產(chǎn)品、紡織品、農(nóng)產(chǎn)品、電子產(chǎn)品等等。因?yàn)槲覀兊墓�司是外貿(mào)公司，什么產(chǎn)品都出口。剛開始到公司，被分配先做單證，雖說在學(xué)校學(xué)的是外貿(mào)專業(yè)，可我什么都做不好，被老單證員瞧不起，說什么大學(xué)生呀？我高中生都能做好的事，他卻老出錯(cuò)。（因?yàn)槭撬�最后審核），停止我做單證。那時(shí)我是按書本上學(xué)到的知識來套用的！脫離的實(shí)際的業(yè)務(wù)操作。我知道我很欠學(xué)，但我是個(gè)不服輸?shù)娜�，別人能做好的事，我一定能做好，而且一定比他們做的更好！

我開始留心看他做單證，看別人做單證。那時(shí)，公司分八個(gè)部，每個(gè)部都有單證員，獨(dú)立核算，彼此之間的業(yè)務(wù)也保密，就是想到別的部門也要經(jīng)過上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。我無法看到別人做的單證，我只能想辦法！我在同部門里就是看他們作廢的單證，當(dāng)他們要撕掉的時(shí)候，我就說給我做草稿紙吧。另外找機(jī)會(huì)幫他們做他們不想做的事，因?yàn)樗麄儾幌肴プ�，他們就�?huì)教你怎么去做，你就有機(jī)會(huì)鍛煉自己。我還想辦法做其它部門的單證（我常在下班時(shí)，去其它部門找好友聊天和打牌。從中探聽他們的牢騷和單證情況。從中吸取教訓(xùn)。）這樣一來，三個(gè)月后，我很快就掌握了做單證的經(jīng)驗(yàn)和技巧，加上學(xué)校學(xué)到的知識，公司里所有的單證我都會(huì)做，并且做的最好，兩年內(nèi)沒有一筆單證出錯(cuò)，沒有一筆不符點(diǎn)和退證退單，是公司第一位單證員！連公司老總和別的部門經(jīng)理都要求我去幫他們做單證。我具體的操作規(guī)程情況如下：1）當(dāng)拿到L\/C后，先仔細(xì)審查和合同有出入的地方，產(chǎn)品名稱、數(shù)量、開證行、公司名稱、有效期、最遲裝運(yùn)期、有沒有軟條款、特別的規(guī)定等等。如果有的話，請立即與業(yè)務(wù)人員商洽這些事情，把所有的問題最好一次向外商提出，請他修改L\/C.2）督促跟單員緊跟這份合同（如果沒有跟單員，是自己的話，提前完成那些能提前的工作，比如說：INVOICE，PACKINGLIST，F(xiàn)ORMA，INSURANCEPOLICY，等等。3）貨物裝船后，請及時(shí)聯(lián)系船公司或船代理，要求他們先將做好B\/LCOPY傳真給你確認(rèn)。你需要認(rèn)真仔細(xì)地按L\/C上面的要求來核對。發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)該立即要求他們修改。4）所有單證都必須反復(fù)核對，一筆L\/C的單證，至少全面核對五次，做到單證相符，單單一致。如果客戶有臨時(shí)要求，可以說服客戶修改L\/C，或者做T\/T.比方說：上次我的客戶已經(jīng)開了L\/C給我，但在裝柜時(shí)，他突然想起還有一些零配件要求裝上，（他已經(jīng)答應(yīng)他的批發(fā)商了，但忘記寫在L\/C里了），數(shù)量還不少，這時(shí)候去改L\/C已經(jīng)是不可能的事了，我說這樣吧，我先幫你裝上船，然后我去補(bǔ)辦手續(xù)，L\/C就不要修改了，零配件的錢，請你T\/T給我們，我們再補(bǔ)做發(fā)票裝箱單給你�？蛻艉芨吲d地說：非常感謝，你怎么想到的？我說：這只是一點(diǎn)小經(jīng)驗(yàn)而已。）交單的時(shí)候，也要注意：有沒有B\/L背書，I\/P背書等等，發(fā)票裝箱單是不是做的不好，不規(guī)范，有沒有忘了一些特別的規(guī)定：L\/C號碼必須顯示，HSCODE必須顯示，船代理必須顯示，電話傳真必須顯示等等。

總之：一句話，做單證也不是一件很容易的事！必須有耐心、有恒心、更要細(xì)心，祝所有做單證的朋友工作順利哦！

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全國國際商務(wù)單證員工作特點(diǎn)

來源：91UP快學(xué)堂時(shí)間：201*-7-3019:15:00

【快學(xué)堂】

外貿(mào)單證員的工作貫穿于進(jìn)出口合同履行的全過程。單證員以外貿(mào)單證處理為核心，是外貿(mào)企業(yè)必備的基礎(chǔ)性人才。其工作具有量大面廣、時(shí)間性強(qiáng)、工作要求高的特點(diǎn)，應(yīng)具備專業(yè)知識、專業(yè)技能和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度等基本條件。單證員的素質(zhì)直接影響外貿(mào)企業(yè)整體的工作質(zhì)量，因此應(yīng)了解商品知識、加強(qiáng)協(xié)調(diào)能力、增強(qiáng)服務(wù)意識、培養(yǎng)團(tuán)隊(duì)精神，以不斷提高自身素養(yǎng)，全面提升綜合素質(zhì)。

外貿(mào)單證員（DocumentationSpecialistofForeignTrade），是指在對外貿(mào)易結(jié)算業(yè)務(wù)中，買賣雙方憑借在進(jìn)出口業(yè)務(wù)中應(yīng)用的各種單據(jù)、證書來處理貨物的交付、運(yùn)輸、保險(xiǎn)、商檢、結(jié)匯等工作的人員。外貿(mào)單證員是外貿(mào)企業(yè)開展業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)人才，主要工作有審證、制單、審單、交單和歸檔等一系列業(yè)務(wù)活動(dòng)，它貫穿于進(jìn)出口合同履行的全過程。一、外貿(mào)單證員的工作特點(diǎn)（一）量大面廣

在我國的外貿(mào)企業(yè)中，外貿(mào)單證部門的人員配備十分有限，一名單證員往往要負(fù)責(zé)跟進(jìn)多名外貿(mào)業(yè)務(wù)員的業(yè)務(wù)單證，在每天有限的時(shí)間內(nèi)同時(shí)處理多筆進(jìn)度各不相同的業(yè)務(wù)單據(jù)，工作量非常大。在處理每票單據(jù)的過程中，單證員需要完成與業(yè)務(wù)員、跟單員、財(cái)務(wù)以及客戶、貨代、報(bào)關(guān)行、銀行、辦證機(jī)構(gòu)各方面的溝通協(xié)調(diào)工作，由此可見涉及面之廣。（二）時(shí)間性強(qiáng)

單證員在每個(gè)業(yè)務(wù)操作環(huán)節(jié)都有時(shí)間上的嚴(yán)格要求。以出口信用證作為結(jié)算方式為例，單證員需要及時(shí)催證、審證，若發(fā)現(xiàn)信用證與合同不符，要在最短的時(shí)間內(nèi)退回開證行要求改證；因信用證對最遲交貨期有具體要求，一定要提前租船訂艙，把握好截關(guān)、開船時(shí)間，確保按時(shí)送貨并及時(shí)制作報(bào)關(guān)資料安排報(bào)關(guān)，同時(shí)還需考慮到進(jìn)行必要商檢的時(shí)間；貨物裝船后，應(yīng)盡快核對好提單，并發(fā)裝船通知給進(jìn)口商；若信用證有要求辦理一般原產(chǎn)地證書或普惠制原產(chǎn)地證書，都可以在裝船日之前網(wǎng)上辦理，若普惠制原產(chǎn)地證在提單簽發(fā)日期的7天后辦理，則需辦理后發(fā)證，手續(xù)相對麻煩；保險(xiǎn)單的簽發(fā)日期既不能早于報(bào)關(guān)單日期，又不能晚于提單簽發(fā)日期；所有單據(jù)正本齊全、反復(fù)審查無誤后要在信用證規(guī)定的交單期內(nèi)盡早向銀行提交單證，如果銀行審單出現(xiàn)不符點(diǎn)，還能有溝通修改的補(bǔ)救機(jī)會(huì)。只有把握好時(shí)間這條主線，才能分清輕重緩急，高效地完成單證工作。（三）工作要求高

高水平的外貿(mào)單證不僅能保證貨物按時(shí)按質(zhì)按量運(yùn)出，又能確保及時(shí)收匯，所以對制單人員的要求很高。外貿(mào)單證員不僅需要扎實(shí)的國際貿(mào)易理論知識和專業(yè)外語知識、嫻熟的計(jì)算機(jī)操作能力，更需要有良好的溝通協(xié)調(diào)能力、高度的責(zé)任心和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，能夠不斷地提高、完善制單技巧，具備獨(dú)立處理變化多端單證的能力。

二、外貿(mào)單證員的作用和崗位及人員現(xiàn)狀

（一）外貿(mào)單證員的作用外貿(mào)最大的特點(diǎn)就是單證交易。

制作一套合格的單證，是外貿(mào)實(shí)務(wù)中很關(guān)鍵的工作。在國際貿(mào)易實(shí)施過程中，合同、定單、報(bào)關(guān)、報(bào)檢、運(yùn)輸、倉儲(chǔ)、銀行、保險(xiǎn)等各個(gè)環(huán)節(jié)，無一不是通過各種單據(jù)憑證來完成。單證如此重要，以至于外貿(mào)行業(yè)中專門派生出一個(gè)職位叫“單證員”。以往一些中小外貿(mào)企業(yè)為了節(jié)省成本，把單證工作交給業(yè)務(wù)員或者財(cái)務(wù)部制作，經(jīng)常會(huì)因制單人員缺乏專業(yè)單證知識造成單據(jù)不符，直接影響外貿(mào)企業(yè)及時(shí)安全收匯。越來越多的外貿(mào)企業(yè)意識到單證環(huán)節(jié)設(shè)崗定人的重要性。單證員的出現(xiàn)是外貿(mào)行業(yè)中分工趨向細(xì)化的具體表現(xiàn)，它劃清了外貿(mào)企業(yè)各崗位的權(quán)責(zé)界限，使復(fù)雜的外貿(mào)流程變得簡單化、標(biāo)準(zhǔn)化。

（二）外貿(mào)單證員的崗位及人員現(xiàn)狀由于受美國經(jīng)濟(jì)衰退和持續(xù)蔓延的次貸危機(jī)，以及人民幣升值、出口退稅率下調(diào)等國內(nèi)外多重因素影響，201*年中國對外貿(mào)易出現(xiàn)了下滑趨勢，部分外貿(mào)企業(yè)出現(xiàn)工廠減員、減產(chǎn)等現(xiàn)象。

但在這次全球性的經(jīng)濟(jì)危機(jī)中，中國經(jīng)濟(jì)的表現(xiàn)好于一般國家，201*年貿(mào)易額下降了17%，好于業(yè)內(nèi)專家預(yù)測的201*年世界貿(mào)易額下降幅度超過30%的水平。中國在201*年成為全球第一大出口國，占全球出口份額的比重超過9%。因此外貿(mào)人才的需求量將進(jìn)一步增大，其中以單證員尤其突出。據(jù)有關(guān)部門統(tǒng)計(jì)，廣東省國際商務(wù)單證人員需求量達(dá)20余萬人，浙江省的國際商務(wù)單證人才缺口達(dá)15萬人，上海市201*年國際商務(wù)單證員人才缺口將超過15萬人，江蘇省單證員需求達(dá)17萬�？梢妴巫C員崗位的人才短缺問題相當(dāng)突出。單證員操作技能的高低直接關(guān)系到外貿(mào)業(yè)務(wù)結(jié)匯的時(shí)效和成敗，從業(yè)要求較高。而現(xiàn)有的從業(yè)人員中，通過在實(shí)際單證操作過程中自己摸索的人居多，許多是在企業(yè)傳統(tǒng)的“師徒傳幫帶”方式下進(jìn)入角色的，缺乏對單證知識的系統(tǒng)學(xué)習(xí)，企業(yè)又很少提供培訓(xùn)機(jī)會(huì)，所以出現(xiàn)部分企業(yè)單據(jù)制作水平低下，造成不必要的經(jīng)濟(jì)損失。近年來，國際商務(wù)單證員資格認(rèn)證證書開始受到越來越多用人單位的認(rèn)可和求職者的青睞，但經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)、持有該專業(yè)證書的現(xiàn)有從業(yè)人員卻不到10%。外貿(mào)單證員隊(duì)伍的整體素質(zhì)亟待提高。

三、外貿(mào)單證員應(yīng)該具備的基本條件

隨著我國擁有出口自主權(quán)的企業(yè)大幅增長，外貿(mào)單證員的需求量增大。但一些企業(yè)在招不到專業(yè)單證員的情況下，錄用一些非專業(yè)人員倉促上崗，增加了企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)。外貿(mào)單證崗位應(yīng)該具備以下基本條件：(一)專業(yè)知識知道要怎么做

單證員必須掌握系統(tǒng)的外貿(mào)知識、單證知識、外語知識，善于學(xué)習(xí)更新知識。在扎實(shí)的外貿(mào)專業(yè)知識基礎(chǔ)上，還應(yīng)清楚企業(yè)的運(yùn)作流程，了解產(chǎn)品知識、生產(chǎn)工藝流程，以及掌握貨代市場行情和一些貿(mào)易國別或地區(qū)的政策、單證習(xí)慣等相關(guān)知識。專業(yè)知識豐富，涉及面廣泛是成為一名優(yōu)秀單證員的前提。（二）專業(yè)技能知道該怎么做

單證員要求有較強(qiáng)的實(shí)踐操作能力，單證質(zhì)量的高低是衡量單證員業(yè)務(wù)能力的直接體現(xiàn)。在實(shí)際的外貿(mào)單證操作中，單證員需要有良好的溝通技巧，綜合掌握英語、電腦及溝通工具的運(yùn)用技巧，不斷鉆研業(yè)務(wù)、提高單證繕制技巧，降低單證出錯(cuò)率。（三）工作態(tài)度知道該怎么做好

單證工作特別需要耐心細(xì)致，責(zé)任心強(qiáng)。許多單證員都有過因單證制作錯(cuò)誤“花錢買教訓(xùn)”的經(jīng)歷，制單過程中最忌粗心大意，急于求成。在面對錯(cuò)誤或困難的時(shí)候，需要調(diào)整心態(tài)，直視并勇于承擔(dān)錯(cuò)誤，積極的解決問題。如果沒有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，就會(huì)重復(fù)犯錯(cuò)。要善于時(shí)間管理、勤于記錄備案、重視協(xié)調(diào)溝通，能夠在工作中不斷思考、總結(jié)，養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣，這些都是高素質(zhì)外貿(mào)單證員的必備條件

四、外貿(mào)單證員素質(zhì)的培養(yǎng)（一）了解商品知識

作為單證員，不可能像跟單員、采購員那樣全面了解產(chǎn)品、配件及生產(chǎn)工藝。但是如果單證員忽視了對產(chǎn)品知識的了解，不熟悉企業(yè)進(jìn)出口商品的種類、規(guī)格、材質(zhì)\\包裝等方面的知識，就無法做到嚴(yán)格區(qū)分商品的不同項(xiàng)目，導(dǎo)致HS編碼找得不夠準(zhǔn)確，直接影響通關(guān)速度。因此，外貿(mào)單證員除了有國際貿(mào)易專業(yè)知識外，還應(yīng)該具備相應(yīng)的商品知識。在日常工作中，可以到工廠生產(chǎn)線了解生產(chǎn)過程，通過樣品剖析等方式，向相關(guān)人員學(xué)習(xí)、充分了解產(chǎn)品相關(guān)知識。（二）加強(qiáng)協(xié)調(diào)能力

由于單證員的工作涉及面很廣，能否有效的溝通和協(xié)調(diào)，對于單證工作的順利開展有著直接影響。對內(nèi)來說，單證員必須與業(yè)務(wù)員、工廠跟單員、財(cái)務(wù)、客戶關(guān)系融洽，從容應(yīng)對、及時(shí)化解和消除工作中的各種矛盾。有經(jīng)驗(yàn)的單證員會(huì)發(fā)現(xiàn)，九月下旬到十一長假后部分航線租船訂艙十分緊俏，常會(huì)出現(xiàn)訂不到艙位的情況。單證員一方面要掌握多家船公司的航線船期、運(yùn)費(fèi)信息，做到提早訂艙、確保艙位；另一方面要盡早提醒業(yè)務(wù)員和客戶在不影響買賣雙方交貨時(shí)間的基礎(chǔ)上盡量避開高峰期，事先做好提早或推后裝船的準(zhǔn)備，以備萬一。善于溝通協(xié)調(diào)，才能與業(yè)務(wù)員、客戶、工廠等相關(guān)人員達(dá)成共識。對外來說，單證員需要與貨代、商檢辦證機(jī)構(gòu)、保險(xiǎn)公司、銀行等有關(guān)部門緊密協(xié)作。經(jīng)常與貨代及船公司人員溝通，可以掌握最新的船期、運(yùn)費(fèi)信息，在比較中可找出價(jià)格優(yōu)勢大的合作伙伴。按信用證要求制單時(shí)，有機(jī)會(huì)與銀行審單人員打交道，可以在業(yè)務(wù)往來中多進(jìn)行交流，銀行審單人員是單證員最好的老師。

（三）增強(qiáng)服務(wù)意識

單證員幾乎每天都要忙著和貨代、船公司聯(lián)系業(yè)務(wù)，平時(shí)要善于積累一定的業(yè)務(wù)資源。當(dāng)業(yè)務(wù)員、客戶需要運(yùn)費(fèi)信息時(shí)，能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地報(bào)出運(yùn)費(fèi)、船期，最好能多提供幾個(gè)供客戶選擇，讓客戶滿意。貨物裝船后，要及時(shí)發(fā)裝船通知給客戶，但是通常此時(shí)給出的是預(yù)計(jì)到港時(shí)間，需要跟蹤、不斷的更新，將貨物的最新運(yùn)輸信息反映給客戶，在貨物到港前幾天再提醒客戶一次。通過從每一個(gè)微小的細(xì)節(jié)為客戶提供最完善的服務(wù)。（四）培養(yǎng)團(tuán)隊(duì)精神

外貿(mào)企業(yè)都希望打造一支思想素質(zhì)好、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、能打硬仗的外貿(mào)專業(yè)隊(duì)伍。單證工作不是拘謹(jǐn)封閉的，除完成自己本職工作外，應(yīng)該與相關(guān)職能部門多交流，對它們的組織結(jié)構(gòu)、職能有一個(gè)基本的認(rèn)識，這樣做起工作來就會(huì)多從全局來考慮，認(rèn)識到單證工作對其他部門和整個(gè)公司的重要性。一旦單證環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，就會(huì)產(chǎn)生連鎖反應(yīng)，影響全局。在工作中，要培養(yǎng)自己逐步做到統(tǒng)觀全局，學(xué)會(huì)與人合作，善于調(diào)動(dòng)別人的積極性和創(chuàng)造性，充分依靠集體的力量確保每個(gè)業(yè)務(wù)流程環(huán)節(jié)準(zhǔn)確無誤、高效運(yùn)作�？傊�，即使是擁有多年制單經(jīng)驗(yàn)的老單證員，也不能保證所有單證制作無誤。一方面，單證人員需要養(yǎng)成自我糾錯(cuò)的習(xí)慣，對自己做的每個(gè)單據(jù)嚴(yán)格把關(guān)。另一方，單證部同事可以互相審核對方的單證，通過交叉復(fù)審，降低企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)也要對員工進(jìn)行定期培訓(xùn)，穩(wěn)步提高單證員的制單結(jié)匯水平。

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