單證工作要求

關(guān)于外貿(mào)出口單證工作的具體要求（草案）

為了適應(yīng)國家對生產(chǎn)企業(yè)辦理出口退稅的具體要求：我建議根據(jù)本公司實(shí)際情況，設(shè)置“外貿(mào)單證員”崗位，配置外貿(mào)單證人員，以利工作的順利開展。

外貿(mào)單證員具體條件：

國際貿(mào)易、大專以上學(xué)歷，且具備一定外貿(mào)單證方面的知識(shí)。外貿(mào)單證員具體工作：①購銷合同的簽收、傳發(fā)；

②出口收匯核銷的申領(lǐng)使用及交單核銷；③海關(guān)報(bào)關(guān)單的打印；

④出口貨物銷售統(tǒng)一發(fā)票的制作（包括自制出口發(fā)票）；⑤出口貨物的統(tǒng)計(jì)及出口貨物退稅申報(bào)；⑥產(chǎn)地證書的網(wǎng)上申報(bào)及辦理；⑦運(yùn)輸費(fèi)用的記錄及運(yùn)輸單據(jù)的采集;⑧退稅備案資料的采集;外貿(mào)單證員工作要求：一、

購銷合同的管理及傳遞：

①對本公司收到的購銷合同進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)，登記合同臺(tái)帳，年終了裝訂成冊歸檔；

②合同傳遞：將合同復(fù)印一式二份，分別傳遞給外貿(mào)業(yè)務(wù)部門具體經(jīng)辦人及生產(chǎn)計(jì)劃部門；

③根據(jù)合同規(guī)定交貨期限，及時(shí)督促外貿(mào)部、生產(chǎn)部執(zhí)行。二、

核銷單的管理及核銷：

①申請領(lǐng)單：根據(jù)近期用量需要，首先要在網(wǎng)上申請，然后向外匯管理部門申領(lǐng)紙質(zhì)單，對領(lǐng)到的核銷單要逐單順號(hào)登記出口收匯核銷備查簿，其內(nèi)容：（領(lǐng)單日期、核銷單號(hào)碼、備案海關(guān)、備案合同、報(bào)關(guān)日期、國別地區(qū)、貿(mào)易方式、交單日期、具體經(jīng)辦人）。②口岸備案：根據(jù)客戶的要求，同一合同的貨物在不同海關(guān)出口或同一合同貨物分批次、分單出口的，在口岸備案時(shí)，要逐單分別記錄在出口收匯核銷備查簿上。

③交單核銷：貨物出關(guān)后要及時(shí)收回核銷單及報(bào)關(guān)單，核銷單填寫要求內(nèi)容完整，字跡清楚，不得涂改。根據(jù)收到的核銷單，對應(yīng)相關(guān)的單號(hào)在網(wǎng)上交單，然后再在網(wǎng)上核銷，并持已核銷單證到外匯管理部門審核；

④對填寫錯(cuò)誤或海關(guān)退關(guān)注銷的核銷單，要妥善保管，并及時(shí)退還外匯管理部門注銷；

⑤經(jīng)外匯管理部門審核后的核銷單及報(bào)關(guān)單要對應(yīng)整批裝訂成冊、歸檔，并將核銷單、報(bào)關(guān)單的退稅聯(lián)移交給財(cái)務(wù)部門，辦理退稅。三、

報(bào)關(guān)單的查核及上傳：

①在貨物報(bào)關(guān)前要及時(shí)制作好報(bào)關(guān)單，其內(nèi)容要全面，真實(shí)，打印好的報(bào)關(guān)單要有留根備案。

②出關(guān)后要及時(shí)與報(bào)關(guān)員取得聯(lián)系，核對其出關(guān)數(shù)據(jù)與本公司的數(shù)據(jù)是否相符，如有差錯(cuò)要查明原因，予以更正。

③要及時(shí)收回報(bào)關(guān)單，核對電子口岸（出口退稅子系統(tǒng)）數(shù)據(jù)是否相符，然后將該單的信息上傳到國家稅務(wù)局（注：出口退稅系統(tǒng)記錄的報(bào)關(guān)數(shù)據(jù)在報(bào)關(guān)單未收齊前要保留）。四、

出口發(fā)票的保管及使用：、保管的要求

①發(fā)票要有專人保管，要設(shè)立專柜（保險(xiǎn)柜）進(jìn)行保管，確保發(fā)票安全，做到防盜、防潮、防火、防霉變、防蟲蛀鼠咬。

②由于開票失誤或其他原因開錯(cuò)的發(fā)票，應(yīng)當(dāng)在發(fā)票上加蓋“作廢”戳記。開錯(cuò)“作廢”發(fā)票必須全部聯(lián)次妥善保管，粘貼在原發(fā)票存根上，不得私自銷毀，以備查核。

③發(fā)票存根經(jīng)稅務(wù)部門查核無誤后，要保管5年，在保管期限內(nèi)，不得私自銷毀。、使用的要求

①開具的要求：按號(hào)碼順序填開，填寫項(xiàng)目齊全，內(nèi)容真實(shí)，字跡清楚，全部聯(lián)次一次打印，內(nèi)容完全一致，并在發(fā)票上蓋好發(fā)票專用章，公司名稱帶英文的企業(yè)名稱章，公司法人簽名章。

②內(nèi)容的要求：購貨單位的名稱要填寫全稱，貨物名稱、數(shù)量、單價(jià)、金額要與報(bào)關(guān)單保持一致（如報(bào)關(guān)單是以千克計(jì)量的，在數(shù)量檔中還要填寫套數(shù)或件、盒等本公司實(shí)際計(jì)量的數(shù)量）。

③日期的要求：發(fā)票開具的日期是集中記載購銷商品實(shí)際發(fā)生的時(shí)間，必須準(zhǔn)確無誤。發(fā)票必須在銷售行為發(fā)生的（貨物離開倉庫）當(dāng)天開具，不得昨天銷貨今天開票，或者今天銷貨后天開票，混淆銷售時(shí)間。五、

出口退稅備案資料的收集及核查：

一、出口退稅資料包括：1、出口貨款明細(xì)單（企業(yè)自制），2、裝貨單（場站收據(jù)），（復(fù)印件）3、客戶提貨單、（復(fù)印件）4、報(bào)關(guān)委托書。（以上2、3、4資料是貨代隨同出口報(bào)關(guān)單、核銷單一起退回給企業(yè)的）。

二、要及時(shí)核查裝貨單、客戶提貨單的出口數(shù)量、船號(hào)是否與報(bào)關(guān)單一致。

如是拼裝箱的其報(bào)關(guān)單備注欄會(huì)有注明，核查出貨單位名稱是否本公司或船運(yùn)公司，如不相符的，要及時(shí)索取貨代公司出具的（原因解釋）證明，(證明必須是正本紅印);\"站場收據(jù)\"、\"客戶提單\"是復(fù)印件的，要由本公司經(jīng)辦的業(yè)務(wù)人員簽字認(rèn)可，并具簽字日期。（內(nèi)容：此復(fù)印件與原件一致，然后簽上經(jīng)辦人姓名及簽字日期。六、

出口貨物月統(tǒng)計(jì)表及出口貨物退稅申報(bào)表的制作：

①根據(jù)當(dāng)月出關(guān)，經(jīng)審核無誤的發(fā)票、報(bào)關(guān)單及電子口岸（出口退稅）系統(tǒng)注明的相關(guān)數(shù)據(jù)填寫（內(nèi)容分別為國別、合同號(hào)、出口發(fā)票號(hào)碼、報(bào)關(guān)單號(hào)、核銷單號(hào)、商品代碼、出口日期、商品名稱、海關(guān)計(jì)量：企業(yè)數(shù)量、金額、運(yùn)費(fèi)）。②出口貨物月統(tǒng)計(jì)表于當(dāng)月27日上報(bào)財(cái)務(wù)部門，27日后出關(guān)的數(shù)據(jù)，統(tǒng)計(jì)在次月報(bào)表中。

③出口貨物退稅申報(bào)表，記載當(dāng)月的全部出關(guān)數(shù)據(jù)，于次月1日前上報(bào)財(cái)務(wù)部門。七、

產(chǎn)地證書的申報(bào)及辦理：根據(jù)客戶要求，及時(shí)上網(wǎng)申請待收到“正確”

回執(zhí)后，然后打印發(fā)票及申請書到商檢局辦理領(lǐng)取紙質(zhì)證書。八、

運(yùn)輸費(fèi)用的記錄及運(yùn)輸單據(jù)的采集：當(dāng)月貨物出關(guān)后要及時(shí)取得當(dāng)月運(yùn)

費(fèi)發(fā)票，如當(dāng)月發(fā)票不能及時(shí)收到的，要逐筆記錄有關(guān)貨物運(yùn)輸費(fèi)用的金額，并于次月1日前上報(bào)財(cái)務(wù)部門。

以上僅供參考，請根據(jù)實(shí)際情況制定出切實(shí)可行的辦法。

老竹工作室供稿201*年11月15日

附：合同臺(tái)賬

出口收匯核銷備查簿出口貨物統(tǒng)計(jì)月報(bào)表出口貨物退稅明細(xì)表

擴(kuò)展閱讀：承保業(yè)務(wù)單證使用管理工作規(guī)范(工作)

承保業(yè)務(wù)單證使用管理工作規(guī)范

為了規(guī)范業(yè)務(wù)單證管理，保障業(yè)務(wù)合規(guī)經(jīng)營，防止單證風(fēng)險(xiǎn)，增強(qiáng)公司防風(fēng)險(xiǎn)能力，促進(jìn)業(yè)務(wù)健康發(fā)展，結(jié)合承保業(yè)務(wù)單證管理實(shí)際，制定本規(guī)范。

一、承保業(yè)務(wù)單證管理基本要求

本辦法所管理的業(yè)務(wù)單證，是指印有公司形象標(biāo)識(shí)和名稱的各類空白業(yè)務(wù)單證，包括投保單、保險(xiǎn)單、保險(xiǎn)證（保險(xiǎn)卡）和批單。定額保險(xiǎn)單是指保險(xiǎn)單上印有保險(xiǎn)責(zé)任、固定的保險(xiǎn)金額和保險(xiǎn)費(fèi)，通過手工或機(jī)打方式填寫投保人和被保險(xiǎn)人姓名、身份證號(hào)碼等信息的業(yè)務(wù)單證，包括保險(xiǎn)憑證。有價(jià)定額保險(xiǎn)單是指在保險(xiǎn)單上直接印刷有保險(xiǎn)金額和保險(xiǎn)費(fèi)，并加蓋公司簽章，具有法律效力的定額保險(xiǎn)單。

各中心支公司總經(jīng)理（或主持工作負(fù)責(zé)人）作為本公司的單證管理第一責(zé)任人。單證管理責(zé)任人對本公司單證的管理和風(fēng)險(xiǎn)控制負(fù)責(zé)，必須定期組織單證管理的檢查，確保單證管理的規(guī)范統(tǒng)一，并對單證管理責(zé)任事故承擔(dān)管理責(zé)任。

分公司業(yè)管部是分公司業(yè)務(wù)單證的職能管理部門，各中心支公司業(yè)管部門為本級(jí)公司業(yè)務(wù)單證管理的職能部門。

各中心支公司必須設(shè)立單證管理崗，負(fù)責(zé)本部及下級(jí)出單機(jī)構(gòu)的單證管理工作，業(yè)務(wù)單證的申請、領(lǐng)用、登記、發(fā)放、保管、使用、廢舊單證的回收;負(fù)責(zé)使用單證的日清日

結(jié)，每天檢查當(dāng)日處理的紙制單證的使用情況,核對是否與業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)、單證管理系統(tǒng)中的單證流水號(hào)和狀態(tài)是否相符，以嚴(yán)格保險(xiǎn)單的管理和保證數(shù)據(jù)質(zhì)量的可靠性，及時(shí)上報(bào)單證使用的重大事項(xiàng)。要配備專職或兼職單證管理員，要求工作責(zé)任心強(qiáng)，懂保險(xiǎn)業(yè)務(wù)，并保持單證管理人員的相對穩(wěn)定性。單證管理員因工作變動(dòng)發(fā)生變動(dòng)時(shí)，應(yīng)及時(shí)向分公司書面報(bào)告。

二、單證發(fā)放與保管

（一）單證申請和發(fā)放。各中心支公司單證管理人員負(fù)責(zé)從分公司單證管理部門領(lǐng)取業(yè)務(wù)單證。各中心支公司單證管理員從分公司領(lǐng)取單證時(shí)，需填寫《業(yè)務(wù)單證發(fā)放登記薄》由中心支公司分管承�？偨�(jīng)理簽字,掃描上傳到分公司業(yè)務(wù)管理部，由業(yè)務(wù)管理部設(shè)置專人對申領(lǐng)單位的單證使用情況進(jìn)行核實(shí)和審批，并在申領(lǐng)表中將申領(lǐng)單位的該類單證可使用數(shù)量注明，由分公司業(yè)務(wù)管理部負(fù)責(zé)人簽字后通知計(jì)財(cái)部進(jìn)行發(fā)放。

單證收到后要清點(diǎn)數(shù)量、核對單證號(hào)碼，清點(diǎn)無誤后方可簽收。保險(xiǎn)單證領(lǐng)回后要及時(shí)做好入庫登記，填寫《業(yè)務(wù)單證總帳》、《業(yè)務(wù)單證明細(xì)帳》。各中心支公司應(yīng)嚴(yán)格履行單證發(fā)放登記手續(xù)，對本部及下屬機(jī)構(gòu)發(fā)放業(yè)務(wù)單要建立《業(yè)務(wù)單證發(fā)放登記薄》，各中心支公司根據(jù)分公司業(yè)務(wù)單證管理工作規(guī)范,制定相應(yīng)的管理辦法。

（二）單證回收管理。三級(jí)機(jī)構(gòu)對下屬機(jī)構(gòu)的單證歸檔工作必須進(jìn)行檢查，已使用單證收回三級(jí)機(jī)構(gòu)管理的，必須要求至少每月回收一次單證，業(yè)務(wù)量較多的至少半個(gè)月回收一次單證。

（三）單證裝訂。、已使用單證必須在已使用后兩個(gè)月內(nèi)裝訂完畢，如201*年1月份使用的單證，必須在201*年2月底前裝訂完畢，未裝訂時(shí)的單證或業(yè)務(wù)量較少的機(jī)構(gòu)也必須將已使用單證放入專用紙盒中，不得隨意丟棄、亂扔。、、除特別規(guī)定外，各險(xiǎn)種承保單證一律按流水號(hào)裝訂，采用四孔一線的方法，去除卷內(nèi)金屬物，要有封面、封底，厚度不能超過2厘米，封皮采用牛皮紙并在封面注明機(jī)構(gòu)名稱、部門名稱、類別、險(xiǎn)種、年度、保單起止號(hào)、保單起止日期，作廢單證必須按順序號(hào)裝訂在卷內(nèi)。、每卷承保業(yè)務(wù)單證必須有卷內(nèi)目錄，列明順序號(hào)、承保單位、保險(xiǎn)起止日期、保險(xiǎn)單號(hào)。作廢單證需打印流水號(hào)，中間不得空號(hào)。、機(jī)動(dòng)車輛交強(qiáng)險(xiǎn)和商業(yè)險(xiǎn)保單應(yīng)單獨(dú)歸檔管理，承保業(yè)務(wù)單證按保單印刷順序號(hào)，單證數(shù)量50份保單順序號(hào)立為一卷，以不超過2厘米為限。

業(yè)務(wù)單證歸檔可按如下順序：

（1）保險(xiǎn)費(fèi)發(fā)票業(yè)務(wù)聯(lián)（粘貼在保險(xiǎn)單副本正面中間）

（2）保險(xiǎn)單副本

（3）投保單（同時(shí)投保交強(qiáng)險(xiǎn)和商業(yè)險(xiǎn)的機(jī)動(dòng)車輛，投

保單粘貼在交強(qiáng)險(xiǎn)保險(xiǎn)單副本的背面）

（4）投保單附表（附表與保險(xiǎn)單副本一同裝訂，同時(shí)投保交強(qiáng)險(xiǎn)和商業(yè)險(xiǎn)的機(jī)動(dòng)車輛，投保單附表粘貼在交強(qiáng)險(xiǎn)保險(xiǎn)單副本的背面）

（5）行駛證、駕駛證復(fù)印件，組織機(jī)構(gòu)代碼證復(fù)印件（6）批單副本（7）批改申請書

（8）上年度交強(qiáng)險(xiǎn)保險(xiǎn)單原件、其他能證明上年已投保交強(qiáng)險(xiǎn)的書面文件

（9）機(jī)動(dòng)車上年度交通安全違章、交通事故及交強(qiáng)險(xiǎn)賠償記錄（10）驗(yàn)車資料（11）其他資料

三、出單員需備有復(fù)核章，保單交付保戶前，需經(jīng)復(fù)核確定保單無誤后，在保單下角制單處加蓋復(fù)核章。

四、保險(xiǎn)單裝訂及檔案管理參照財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)股份有限公司單證管理規(guī)定、財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)股份有限公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。

二○一一年元月十日

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