檔案數(shù)字化工作現(xiàn)狀與實施計劃111104

檔案數(shù)字化工作現(xiàn)狀與實施計劃

紙質檔案數(shù)字化可以使檔案信息資源準確、方便、快捷地提供利用，使可以公開的檔案信息資源得到共享，以滿足社會對檔案利用的需求。在收到浙衛(wèi)辦[201*]24號文后，我單位領導高度重視，就單位目前的檔案管理現(xiàn)狀提出創(chuàng)建數(shù)字檔案室的要求。目前在充分調查分析單位檔案所有情況后，將進展情況與實施計劃報告如下。

我單位現(xiàn)有42平方米綜合檔案室一間，綜合檔案室與各業(yè)務科室共有室藏檔案3945卷。其中只有會計檔案與近兩年所發(fā)文件為保存完整的電子檔案（均為文件的原始電子版材料）。針對目前的情況，我們制訂了檔案數(shù)字化工作實施計劃分步走實現(xiàn)部分檔案的數(shù)字化管理。

第一階段，需求分析與學習階段。從201*年底開始對整個單位的檔案情況進行摸底調查，包括檔案的類型、載體形態(tài)與狀態(tài)、室藏數(shù)量等基本情況。根據(jù)室藏情況制訂檔案數(shù)字化的科學計劃，確定下一步電子化需求，根據(jù)需求考察當前各種高速掃描系統(tǒng)的集成解決方案，同時調研檔案電子化項目運作公司的相關情況，研究出適合我單位的具體實施方案。相關檔案管理人員需要參加對應的業(yè)務及技能培訓以適應檔案電子化之后的工作要求。目標是到201*年上半年，完成該階段的初步準備工作，完成系統(tǒng)總體框架，生成詳細可行性分析報告。

第二階段，系統(tǒng)整理與試行階段。按照總體框架，具體實施室藏檔案的電子化工作。包括購置服務器、電腦、掃描設備等硬件，完成檔案掃描、質量檢查、掃描文件管理、后期整理等全過程�？紤]到電子化檔案管理系統(tǒng)一個長期、流程化運作的系統(tǒng)，從建立開始就必須確保能長期高速、穩(wěn)定運行。同時相關人員需要積累系統(tǒng)流程和配套軟件、數(shù)據(jù)庫使用方面的一定經(jīng)驗，因此在完成檔案信息電子化之后需要給予一定時間的試運行過程。該階段計劃從201*年7月開展具體相關工作，具體步驟和完成時間根據(jù)需求分析得到的可行性分析報告給出，力爭在十二五期末完成。

第三階段，正式運行與使用階段。在上一階段的目標完成后進入檔案電子化系統(tǒng)的正式運行和使用階段，經(jīng)過了一段時間的業(yè)務及技能培訓的相關工作人員，參與系統(tǒng)的正式運行，同時在運行中不斷完善升級。

二一一年十一月四日

擴展閱讀：建設數(shù)字化檔案館的規(guī)劃

檔案局關于建設數(shù)字化檔案館的規(guī)劃

隨著社會信息化進程的加快，信息資源已經(jīng)成為人類社會活動和經(jīng)濟活動的戰(zhàn)略資源。信息技術的發(fā)展與廣泛應用使檔案數(shù)字化建設提上了議程，檔案數(shù)字化建設是檔案館發(fā)展的方向和目標�，F(xiàn)階段，檔案數(shù)字化建設已被寫入我縣《201*年政府工作報告》，正式提上我縣“十二五”規(guī)劃議程，為了充分發(fā)揮檔案館永久保管檔案基地、愛國主義教育基地、檔案信息開發(fā)利用中心的職能，促進我縣檔案事業(yè)的發(fā)展，推動檔案工作規(guī)范化、標準化、現(xiàn)代化，更好地為政治經(jīng)濟文化建設服務，特結合我縣檔案館實際情況，制訂數(shù)字化檔案館建設規(guī)劃：

1、掌握實情，建立檔案數(shù)據(jù)庫。檔案具有數(shù)量巨大、種類繁多、保管分散的特點，因此，檔案館數(shù)字化建設不可能一蹴而就，在具體選擇上，要優(yōu)先考慮破損嚴重、亟待搶救保護的檔案、與社會發(fā)展密切相關的檔案等。我館現(xiàn)存使用率較高的有婚姻檔案86195件；干部檔案2818件；錄音錄像磁帶、影片檔案526盤；照片檔案2980張。我館將按照分步實施的原則，按專題分步驟進行館藏檔案的拆分整理、檔案原文圖片掃描和聲像檔案數(shù)字化轉換、圖片處理、條目錄入與原文掛接等工作，此項工作計劃于五年內完成，并努力爭取三年完成數(shù)據(jù)庫的初步建設。

2、堅持標準，健全著錄規(guī)則，統(tǒng)一使用標準的著錄格式和機讀目錄格式，實現(xiàn)檔案數(shù)字信息格式格式標準化，數(shù)據(jù)交換格式標準化以及檔案信息數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)軟件標準化，在此基礎上，依托政府政務平臺，合理構建能夠銜接兼顧的檔案數(shù)據(jù)庫，并納入網(wǎng)絡的整體系統(tǒng)之中，達到檔案館與其他業(yè)務信息平臺間的互聯(lián)互通、信息共享。

3、充分運用科技手段，做好數(shù)字化檔案信息的安全維護和存儲、備份工作。建立有紙化和無紙化相結合的信息庫，解決受病毒感染或網(wǎng)絡本身問題可能造成的信息毀滅，開發(fā)利用網(wǎng)絡電子文件的歸檔管理程序，使網(wǎng)上信息及時、完整、安全地保存下來。采取訪問控制的方式，保證計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)運行安全。做好數(shù)據(jù)庫備份工作，定期對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行備份，對比較大的數(shù)據(jù)庫采用雙機備份、多介質多份備份，保證信息安全。

檔案信息數(shù)字化是信息化時代對檔案部門的特殊挑戰(zhàn)，也給檔案部門和社會帶來巨大的禮遇，我們將在不斷掌握和運用檔案信息數(shù)字化技術的同時，將數(shù)字化的檔案與傳統(tǒng)的檔案信息保存方法相結合，使檔案事業(yè)更好地服務于社會。

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