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辦 會 制 度

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辦 會 制 度

辦會制度

一、會前準備

(一)會議通知:區(qū)人大常委會會議的召開按照《區(qū)人民代表大會常務委員會議事規(guī)則》辦理;區(qū)人大常委會主任會議的召開按照《區(qū)人民代表大會常務委員會主任會議議事規(guī)則》辦理;其他會議按照召開會議的時間、地點、內容、參會人員等情況,由文秘科提前1-2天以書面或電話(傳真)形式通知到單位或參會者。

(二)會前部署:區(qū)人大的大、中型會議應當做好會前部署,召集有關人員具體分工,研究會務工作,明確職責,接受任務。大型會議一般可設立會務機構:如:秘書組、后勤組、宣傳組、安全保衛(wèi)組等。

(三)會議材料準備:按照人大領導要求,由辦公室組織做好會議文件、材料起草、收集、打印和分發(fā)、裝袋、送達等工作。

(四)會場布置:根據(jù)領導指示和要求,由文秘科提前1-3天制作會標、標語、領導及參會人員座次安排。同時協(xié)助檢查會場清潔衛(wèi)生、設備完好情況。

(五)食宿安排:由行政科提前1-3天與賓館聯(lián)系,按參會者的人數(shù)落實房間,嚴格按標準安排好住宿。大、中型會議根據(jù)需要預定菜譜,征求領導意見,按要求編排席桌。二、會中服務

(一)文秘科負責督促檢查會中音響質量、茶水服務、水

電供應。

(二)文秘科負責會議記錄、整理會議材料,及時送領導審簽。

(三)按照領導的要求,由行政科組織落實好參觀地點、路線、內容,并落實安排好車輛、人員座次及油料供應等工作。(四)會同公安、保衛(wèi)部門搞好會中的安全保衛(wèi)工作。(五)行政科負責收集與會人員對住宿等方面建議和意見,并及時向領導匯報,共同研究解決有關問題,確保會議正常進行。

三、會后工作

(一)文秘科在會議結束后3天內形成《公報》、《主任會議記要》等書面材料送人大領導簽發(fā)。

(二)行政科負責形成書面報告,向區(qū)財政局申請落實會議經費事宜,并在1月內結清會議的所有開支,并將開支發(fā)票匯總送領導審查報銷。

(三)每次大型會議結束后,認真總結會務工作的經驗、教訓,并認真向領導作匯報,切實提高辦會質量。

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