檔案管理員
檔案管理員
負責公司、單位檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的工作人員
工作職責
一,檔案管理員職責
1,認真貫徹黨和國家及上級主管部門關(guān)于檔案工作的法律法規(guī)及有關(guān)政策。制定檔案的工作計劃,進行工作總結(jié),指導,監(jiān)督,檢查。
2,按照《檔案管理工作規(guī)范條例》,負責對各類檔案的接收,分類,編目,編制,檢索工具進行科學的系統(tǒng)管理。借出的檔案要進行登記,并負責定期追還歸檔,確保檔案齊全,完整。
3,按照《檔案庫房管理制度》要求,做好“八防”工作,定期檢查舊檔案,確保檔案材料安全。
4,積極開展檔案知識宣傳工作,增強全體干部職工的檔案意識。對保管期限已滿的檔案進行鑒定并負責向主管領導匯報處理。
5,積極做好檔案信息資源的開發(fā)工作,不斷提高工作質(zhì)量和工作效率。6,樹立和加強保密觀念,做好文件,資料,檔案的保密,保管工作。二,檔案資料管理員安全崗位職責
1、嚴格執(zhí)行《檔案借閱制度》,檔案內(nèi)容一律不得外傳。
2、文件、檔案、資料要專人、專柜保管,離開檔案室要隨手關(guān)燈、關(guān)窗、關(guān)門,鑰匙隨身攜帶,安全意識強。
3、學校檔案主要供應本校使用,如外單位需要查閱、利用檔案資料,須經(jīng)領導批準同意。經(jīng)同意借閱的檔案,必須由借閱人嚴格保管,防止遺失和泄密,閱后必須及時歸還給檔案保管員。
4、檔案庫房是保管學校檔案的機要重地,非檔案管理人員未經(jīng)許可一律不得進入庫房。
5、要定期或不定期的進行保密情況檢查,如發(fā)現(xiàn)有泄密情況,要及時報告有關(guān)部門和領導,積極采取有效措施。
6、在庫房內(nèi)不得存放易燃品和私人物品,嚴禁吸煙。做好通風、降濕、防火、防盜和衛(wèi)生工作。
檔案專業(yè)技術(shù)資格報考條件
(一)根據(jù)《XX省檔案專業(yè)技術(shù)資格考試暫行規(guī)定》,參加檔案專業(yè)技術(shù)資格考試
人員應具備下列基本條件:
1、堅持四項基本原則,熱愛社會主義祖國,遵紀守法;認真貫徹執(zhí)行黨和國家有關(guān)檔案工作的方針、政策和法律、法規(guī),履行崗位職責,恪守職業(yè)道德;
2、按有關(guān)規(guī)定,參加檔案專業(yè)繼續(xù)教育培訓,取得相應的繼續(xù)教育證書。
(二)大學專科及中專畢業(yè)的人員,需參加檔案管理員資格考試。除具備上述基本條
件外,還應在畢業(yè)后從事檔案工作滿1年。
(三)參加檔案助理館員資格考試的人員,除具備上述基本條件外,還應具備下列條件之一:
1、大學本科畢業(yè)后,從事檔案專業(yè)工作滿1年;
2、大學?飘厴I(yè)后,從事檔案專業(yè)工作滿2年,或大專畢業(yè)擔任管理員職務滿1年;3、中專畢業(yè)后,從事檔案專業(yè)工作滿4年,或中專畢業(yè)擔任管理員職務滿3年。(四)參加檔案館員資格考試的人員,除具備上述基本條件外,還應具備下列條件之
一:
1、取得博士學位;
2、取得碩士學位,從事檔案專業(yè)工作滿1年;
3、取得第二學士學位或研究生班畢業(yè)后,從事檔案專業(yè)工作滿2年;
4、大學本科畢業(yè)后,從事檔案專業(yè)工作滿4年,或大學本科畢業(yè)擔任助理館員滿3年;5、大學?飘厴I(yè)后,從事檔案專業(yè)工作滿6年,或大學?飘厴I(yè)擔任助理館員滿4年;6、中專畢業(yè)后,從事檔案或相近專業(yè)工作滿15年,且擔任助理館員滿4年;
7、原已評聘非檔案系列中級專業(yè)職務,現(xiàn)從事檔案專業(yè)工作滿1年且業(yè)務考核合格者;
8、原已評聘非檔案系列助理級專業(yè)職務任職滿4年,且從事檔案專業(yè)工作滿1年,業(yè)務考核合格且具有大專以上學歷者;中專畢業(yè),除具備上述條件外,還需從事專業(yè)工作滿15年。
一、檔案管理人員職責
1、負責本單位文件材料的形成、積累、保管和整理歸檔工作,保證歸檔文件材料完整、準確、系統(tǒng)。2、堅持平時整理。根據(jù)本單位不同種類文件材料的形成特征,制定案卷類目,合理分類存放,便于利用和歸檔。
3、歸檔案卷做到頁號編寫準確,案卷目錄清楚,案卷標題簡明扼要。4、保管好本公司歸檔的案卷,注意文件材料的安全和保密。
5、按要求對檔案進行分類、整理、編目,并編制檢索工具,能應要求快速、準確地查詢所需檔案。
二、收集歸檔范圍
本公司在各項工作中形成的具有保存價值的,或者相關(guān)政府部門送來的與本公司關(guān)系密切的各類文件材料(包括公文、書信、會議、合同、圖紙、登記表、報表、名冊、獎品、影像音資料等)都屬收集歸檔范圍。1、股東會、董事會會議記錄、會議紀要、決議。2、各種工作會議、專業(yè)會議的會議記錄、會議紀要。
3、公司發(fā)出的各類工作計劃、方案、安排、總結(jié)、匯報、簡報、通知等文件。4、各項規(guī)章制度。
5、向上級請示的文件,以及上級批復的各類文件。(不包括項目審批文件)6、各種綜合的或?qū)n}的可行性研究、考察等報告。7、工程建設底圖、藍圖及文字材料。8、經(jīng)批復的工程設計圖紙及文字材料。
9、各種報表、名冊、登記表、簿冊、數(shù)據(jù)、憑證。10、宣傳或反映本公司重要活動的影像音資料。11、本公司獲得的獎狀、獎證、獎章、獎旗、獎品。12、各項財產(chǎn)權(quán)利證明、憑證,各種證明存根,各項許可證。13、本公司編輯、出版的刊物。
14、本公司招聘、試用轉(zhuǎn)正、晉升、加薪等各類人事資料。15、有關(guān)單位與本公司簽訂的合同、合約、協(xié)議。16、銷售合同及銷售客戶資料。
三、歸檔要求
1、凡公司發(fā)出的文件,由管理部的有關(guān)人員收集,交由檔案專管員歸檔。
2、一項工作已完成時,由經(jīng)辦人員將進行該項工作形成的全部文件材料系統(tǒng)整理后,主動送交專管員歸檔。
3、編制交接表,一項資料由經(jīng)辦人交專管員歸檔時,應登記并雙方簽名。4、每年三月進行一次全面、徹底的清查整理。5、正文與底稿(簽發(fā)稿)主件或附件、請示與批復、來文與復文一起歸檔。
6、歸檔的文件材料應是原稿原件,一般不用復制件。應注意:檢查應蓋公章是否已蓋,文件沒有標題應加上標題,內(nèi)容、摘要、文件沒有標明日期的要標上日期。7、歸檔的影像音資料要寫上文字說明。
8、歸檔的文件材料必須經(jīng)過初步整理,把同一具體問題的文件材料集中在一起,按文件的先后形成排列好。
9、財務憑證、報表由主辦會計負責保管。
四、檔案的借閱與復印
1、編制借閱表,當借出和還回時都必須填寫,并經(jīng)使用人和保管人雙方共同簽名。
2、查閱各類檔案應在公司內(nèi)進行,查閱應不劃道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毀等。特殊情況需借出公司使用的,需填寫借出申請并經(jīng)部門負責人或副總經(jīng)理批準。
3、外單位來人查閱本單位檔案,需持單位介紹信并經(jīng)公司總經(jīng)理簽字批準,方可查閱或復制。
五、檔案的保密管理
1、檔案專管員和公司工作人員均應遵守保密制度,嚴格遵守保密原則,確保檔案的安全。2、凡是調(diào)用檔案,必須經(jīng)檔案人員提供,任何人不得直接查找。
3、借閱檔案必須嚴格按照檔案借閱制度辦理手續(xù),限期使用,按期返還,返還檔案要認真檢查核對,發(fā)現(xiàn)問題及時追查。
4、股東會、董事會會議文件僅供股東和董事會會議組成人員查閱。其他人員須查閱的,須經(jīng)總經(jīng)理同意。5、各部門員工只可查閱與本部門相關(guān)的資料,確實需查閱其他資料的須副總經(jīng)理同意。
六、檔案的銷毀
1、經(jīng)過鑒定確需銷毀的檔案,必須列出檔案銷毀清冊。
2、檔案銷毀,必須嚴格執(zhí)行審批制度,各類檔案必須經(jīng)部門經(jīng)理、總經(jīng)理、董事長審批同意后銷毀。
3、批準銷毀的檔案,要有兩人鑒銷;銷毀完畢,鑒銷人要在銷毀清冊上寫明某曰已銷毀并簽名蓋章。在相應的《案卷目錄》、《檔案總登記簿》上注明“已銷毀”。
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