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外貿(mào)單證員工作

網(wǎng)站:公文素材庫 | 時間:2019-05-28 09:13:29 | 移動端:外貿(mào)單證員工作

外貿(mào)單證員工作

外貿(mào)單證員工作總結(jié)作為外貿(mào)單證員該做些什么??

一、從業(yè)務(wù)員那里拿來PI,S/C和工廠的信息后,開始聯(lián)系工廠。

詢問:

①有沒有現(xiàn)貨?要不要商檢?

②如果走空運有沒有空運鑒定?

③如何包裝?毛重?體積?

④HS編碼,CASNO.

⑤付款的銀行資料有沒有給過?二、跟貨代聯(lián)系訂倉

①制作托書托書上注意運費,出運港,目的港,件毛體

②索要進倉地址(入貨通知)

③走空運的情況下,要給貨代空運鑒定,非危保函(蓋公章)

④海運情況下,給貨代非危保函,有的還需要MSDS

三、.做美金情況下,需要制作劃匯資料:合同,發(fā)票。英文

劃匯資料本來應(yīng)該工廠制單,

用來描述工廠和我外貿(mào)公司次票用美金付款的貨物的情況。

用作我外貿(mào)公司對工廠劃匯的依據(jù)。內(nèi)容跟采購合同一致。

蓋上工廠的章,交給財務(wù)。

四、跟工廠確認嘜頭。逐字核對!

注意嘜頭上要顯示CAS號碼

批號要正確(要與分析單上一致)生產(chǎn)日期到期日期

伍、關(guān)于商檢

①做美金的情況下,工廠自己做商檢,給工廠提供目的港,出運港信息

②做人民幣情況下,可以委托工廠做商檢?垂S要正本的商檢文件還是傳真件就可以。

③制作商檢資料:采購合同,商檢發(fā)票,商檢箱單,商檢委托書(蓋章)。

④商檢做好后,讓工廠傳真商檢憑條,確認無誤后傳給貨代,讓貨代去換通關(guān)單。

六、關(guān)于報關(guān)

①做美金時,工廠自己報關(guān)。提供出運港,目的港

②做人民幣時,讓貨代公司幫忙報關(guān)。

③給貨代公司寄報關(guān)資料:報關(guān)發(fā)票,報關(guān)箱單,報關(guān)單,核銷單(備案到出運港),

④報關(guān)委托書,準備4張蓋了單證章的空白紙讓貨代備用。

⑤注意都要蓋好章,報關(guān)單上顯示的品名要注意,是工廠可以開發(fā)票的品名。

⑥零退稅產(chǎn)品報關(guān),要跟財務(wù)說,問財務(wù)報關(guān)金額怎么寫,因為要交稅,金額要少報

注意,商檢資料和報關(guān)資料上的數(shù)量金額沒有特殊要求的情況下,

都按照與國外客人成交的數(shù)量金額來報關(guān)商檢。

七、嘜頭確認好,付款底單給工廠傳真過去,敦促工廠按時發(fā)貨。索要發(fā)貨進倉的追蹤方式。

八、和貨代聯(lián)系,確認是否按時進倉。

九、確認提單。注意:

①出運港

②目的港

③客人名稱地址,通知人,發(fā)貨人,逐字核對

④件數(shù),毛重(不要顯示成了凈重),體積,逐字核對!

⑤顯示運費

⑥出運日期

⑦顯示裝船指示上要求的內(nèi)容8.如果可以押匯,要投信用證保險。

①打印一張議付的發(fā)票,發(fā)票右上角寫上HS編碼和出運日期。

②一定要確認提單簽發(fā)的日期,與申請信保時發(fā)票上寫的日期一致。

9.工廠分析單

①做美金時,用工廠寄來的分析單給客人,一定要讓工廠顯示上CAS號碼

②做人民幣時,讓工廠傳真分析單,我公司重新制作,蓋上自己公司的章。

③同樣要注意CAS號碼,批號和嘜頭上的是否一致。生產(chǎn)日期保質(zhì)期,品名。

10.貨物報關(guān)放行,裝船開航后。讓貨代寄提單。

需要付款買單的,先讓他們開發(fā)票,傳真過來,付款,寄單。

1.給貨代付運費時要在友邦登記,財務(wù)管理-運費登記-新建-發(fā)票號金額幣種

2.申請付款通知書要交給曉燕簽字

3.給財務(wù)付款(申請付款通知書銀行資料)

11.給工廠傳真開票資料,讓工廠開增值稅發(fā)票,

有疑問的要根據(jù)貨代那里報關(guān)預(yù)錄單的品名開。數(shù)量,金額也要對應(yīng)一致。

12.工廠寄單。

①做美金時,讓工廠寄商業(yè)發(fā)票,箱單,分析單(2份顯示有CAS號碼)

②做人民幣時,讓工廠寄增值稅發(fā)票,合同正本,正本分析單

13.制作CO.注意打印出來CO的發(fā)票后,記得要蓋章,和付款申請單一起交給財務(wù)。

14.投保。保單上被保險人寫出口商,保單上顯示的出運日期要與提單上顯示的一致。

13.收到工廠寄來的資料后,將增值稅發(fā)票復(fù)印留底。

正本合同、增值稅發(fā)票、報關(guān)預(yù)錄單、提單復(fù)印件、給曉燕。

14.收到貨代提單,復(fù)印留底。15.制作匯票。詢問財務(wù)交單交單哪個銀行。匯票上注意發(fā)票號碼,金額。日期為提單日16.備齊所有資料后準備交單。商業(yè)發(fā)票,箱單,分析單,產(chǎn)地證。仔細核對:蓋章是否正確內(nèi)容是否一致17.貨代退回核銷單,先不要寄給工廠

①做美金時,財務(wù)到銀行核銷,核銷好銀行蓋章后,寄回工廠

②如果用離岸公司的帳戶劃美金給工廠,就可以直接寄回工廠,不用去核銷③做人民幣時,外貿(mào)公司自己去核銷外匯,辦理退稅。

④用離岸公司與工廠做美金時,工廠的核銷單退下來后可以直接寄還給工廠,不需要財務(wù)核銷

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外貿(mào)單證員的工作流程

1.客戶詢盤:

一般在客戶下perchaseOrder之前,都會有相關(guān)的OrderInquiry給業(yè)務(wù)部,做一些細節(jié)上的了解。2.報價:

業(yè)務(wù)部及時回復(fù)客人查詢,確定貨物品名,型號,生產(chǎn)廠家,數(shù)量,交貨期,付款方式,包裝規(guī)格及柜型等,peroformaInvoice給客戶做正式報價。3.得到訂單:

經(jīng)過洽談,收到客戶正式的訂單perchaseOrder。4.下生產(chǎn)訂單:

得到客人的訂單確認后,給工廠下訂單,安排生產(chǎn)計劃。5.業(yè)務(wù)審批:

業(yè)務(wù)部收到訂單后,首先做出業(yè)務(wù)審核表。按“出口合同審核表”的項目如實填寫,盡可能將各種預(yù)計費用都列明。合同審批需附上客人訂單傳真件,與工廠的收購合同。審核表要由業(yè)務(wù)員簽名,部門經(jīng)理審批,再交管理部人員審核后才能執(zhí)行。如金額較大的,或有預(yù)付款和傭金等條款的,要經(jīng)公司總經(jīng)理審批才行。合同審批之后,制成銷售訂單,交給部門進程員跟進。

6.下達生產(chǎn)通知:

業(yè)務(wù)部在確定交貨期后,滿足下列情況可下達生產(chǎn)通知,通知工廠按時生產(chǎn):

6.1:如果是L/C付款的客戶,通常是在交貨期前1個月確認L/C已經(jīng)收到,收到L/C后應(yīng)業(yè)務(wù)員和單證員分別審查信用證,檢查是否存在錯誤,交貨期能否保障,及其他可能的問題,如有問題應(yīng)立即請客人改證。

6.2:如果是T/T付款的客戶,要確認定金已經(jīng)到賬。

6.3:如果是放帳客戶,或通過銀行D/A等方式收匯等,需經(jīng)理確認。

7.驗貨:

7.1:在交貨期前一周,要通知公司驗貨員驗貨。

7.2:如果客人要自己或指定驗貨人員來驗貨的,要在交貨期一周前,約客戶查貨并將查貨日期告知計劃部。

7.3:如果客人指定由第三方驗貨公司或公正行等驗貨的,要在交貨期兩周前與驗貨公司聯(lián)系,預(yù)約驗貨時間,確保在交貨期前安排好時間。確定后將驗貨時間通知工廠。

8.制備基本文件:

工廠提供的裝箱資料,制作出口合同,出口商業(yè)發(fā)票,裝箱單等文件(應(yīng)由業(yè)務(wù)跟單員制作,交給單證員)。

9.商檢:

如果是國家法定商檢產(chǎn)品,在給工廠下訂單時要說明商檢要求,并提供出口合同,發(fā)票等商檢所需資料。而且要告訴工廠將來產(chǎn)品的出口口岸,便于工廠辦理商檢。應(yīng)在發(fā)貨一周之前拿到商檢換證憑單/條。

10.租船訂倉:

10.1.如果跟客人簽定的合同是FOBCHINA條款,通常客人會指定運輸代理公司或船公司。應(yīng)盡早與貨代聯(lián)系,告知發(fā)貨意向,了解將要安排的出口口岸,船期等情況,Q確認工廠的交貨能否早于開船期至少一周以前,以及船期能否達到客人要求的交貨期。應(yīng)在交貨期兩周之前向貨運公司發(fā)出書面定倉通知(INGORDER),通常在開船一周前可拿到定倉紙。

10.2.如果是由賣方支付運費,應(yīng)盡早向貨運公司或船公司咨詢船期,運價,開船口岸等。經(jīng)比較,選擇價格優(yōu)惠,信譽好,船期合適的船公司,并告訴業(yè)務(wù)員通告給客人。如客人不同意時要另選客人認可的船公司。開船前兩周書面定倉,程序同上。

10.3.如果貨物不夠一個小柜,需走散貨時,向貨代公司定散貨倉位。拿到入倉紙時,還要了解截關(guān)時間,入倉報關(guān)要求,等內(nèi)容。

10.4.向運輸公司定倉時,一定要傳真書面定倉紙,注明所定船期,柜型及數(shù)量,目的港等內(nèi)容,以避免差錯。

11.安排拖柜:

11.1.貨物做好并驗貨通過后,委托拖車公司提柜,裝柜。拖車公司應(yīng)選擇安全可

靠,價格合理的公司簽定協(xié)議長期合作,以確保安全及準時。要給拖車公司傳真以下資料:定倉確認書/放柜紙,船公司,定倉號,拖柜委托書,注明裝柜時間,柜型及數(shù)量,裝柜地址,報關(guān)行,及裝船口岸等。如果有驗貨公司看裝柜,要專門聲明,不能晚到。并要求回傳一份上柜資料,列明柜號、車牌號、司機及聯(lián)系電話等

11.2.傳真一份裝車資料給工廠,列明上柜時間、柜型、訂倉號、訂單號、車牌號以及司機聯(lián)系電話。

11.3.要求工廠在貨柜離開工廠后盡快傳真一份裝貨通知給業(yè)務(wù)部,列明貨柜離廠時間、實

際裝貨數(shù)量等,并記裝箱號碼和封條號碼作為提單的資料。要求工廠裝柜后一定要記住上封條。

12.委托報關(guān):

在拖柜同時將報關(guān)所需資料交給合作報關(guān)行,委托出口報關(guān)及做商檢通關(guān)換單。通常要給報關(guān)留出兩天時間(船截關(guān)前)。委托報關(guān)時,應(yīng)提供一份裝柜資料,內(nèi)容包括所裝貨物及數(shù)量,口岸,船公司,定倉號,柜號,船開截關(guān)時間,拖車公司,柜型及數(shù)量,本公司的聯(lián)系人和電話等。

13.獲得運輸文件:

13.1.最遲在開船后兩天內(nèi),要將提單補料內(nèi)容傳真給船運公司或貨運代理。補料要按找L/C或客人的要求來做,并給出正確的貨物數(shù)量,以及一些特殊要求等,包括要求船公司隨同提單出的船證明等。

13.2.督促船公司盡快出提單樣板及運費帳單。仔細核對樣本無誤后,向船公司書面確認提單內(nèi)容。如果提單需客人確認的,要先傳真提單樣板給客人,得到確認后再要求船公司出正本。

13.3.及時支付運雜費,付款后通知船公司及時取得提單等運輸文件。支付運費應(yīng)做登記。

14.準備其他文件:

14.1.商業(yè)發(fā)票:L/C要求提供的文件中,對商業(yè)發(fā)票要求最嚴格。發(fā)票的日期要確定在開證日之后,交貨期之前。發(fā)票中的貨物描述要與L/C上的完全相同,小寫和大寫金額都要正確無誤。L/C上對發(fā)票的條款應(yīng)顯示出來,要顯示嘜頭。如果發(fā)票需辦理對方大使館認證,一般要提前20天辦理。

14.2.FORMA原產(chǎn)地證書:FORMA原產(chǎn)地證要在發(fā)貨之前到檢驗檢疫局申辦。需注意的是運輸日期要在L/C的交貨期和開船日之前,在發(fā)票日期之后。未能在發(fā)貨之前辦理的,要辦理后發(fā)證書,需提供報關(guān)單,提單等文件。經(jīng)香港轉(zhuǎn)運的貨物,F(xiàn)ORMA證書通常要到香港的中國商檢公司辦理加簽,證明未在港對貨物進行再加工。

14.3.一般原產(chǎn)地證:一般原產(chǎn)地證可在中國貿(mào)易促進會辦理,要求低一些?稍诎l(fā)貨之后不太長的時間內(nèi)補辦。如果原產(chǎn)地證書要辦理大使館加簽,也和發(fā)票一樣要提前20天辦理。

14.4.裝運通知:一般是要求在開船后幾天之內(nèi),要通知客人發(fā)貨的細節(jié),包括船名,航班次,開船日,預(yù)計抵港日,貨物及數(shù)量,金額,包裝件數(shù),嘜頭,目的港代理人等。有時L/C要求提供發(fā)送證明,如傳真報告書,發(fā)函底單等,注意按客人要求的時間內(nèi)辦理。

14.5.裝箱單:裝箱單應(yīng)清楚地表明貨物裝箱情況。要顯示每箱內(nèi)裝的數(shù)量,每箱的毛重,

凈重,外箱尺寸。按外箱尺寸計算出來的總體積要與標明的總體積相符。要顯示嘜頭和箱號,以便于客人查找。裝箱單的重量,體積要于提單相符。

15.交單:

15.1.采用L/C收匯的,應(yīng)在規(guī)定的交單時間內(nèi),備齊全部單證,并嚴格審單,確保沒有錯誤,才交銀行議付。

15.2.采用T/T收匯的,在取得提單后馬上傳真提單給客人付款,確認受到余款后再將提單正本及其他文件寄給客人。

15.3.如果T/T收匯的,要求收全款才能做柜的,要等收款后再安排拖柜。拿到提單后可立即寄正本提單給客人。

16.業(yè)務(wù)登記:

每單出口業(yè)務(wù)在完成后要及時做登記,包括電腦登記及書面登記,便于以后查詢,統(tǒng)計等。

17.文件存檔:

所有的文件、L/C和議付文件必須留存一整套以備查用。

18.單證員平時應(yīng)注意收集運價變動,船期,航線等信息,為業(yè)務(wù)員報價提供幫助。

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