幼兒園檔案管理

幼兒園檔案管理

（注：該文為長沙市幼兒園檔案管理培訓(xùn)班講稿，并已在幼教版發(fā)表）

一、幼兒園檔案的含義與作用

幼兒園檔案是指幼兒園全部工作活動形成的，具有保存價值的各種文字、圖紙、音像等不同載體的歷史記錄。它是實施素質(zhì)教育，提高保教質(zhì)量，推動各項工作的重要依據(jù)和必要條件。

幼兒園在各項工作活動中形成的、具有保存、查考、利用價值的文件材料均應(yīng)歸檔。各幼兒園應(yīng)建立健全文件材料的形成、積累和立卷歸檔制度，并將文件材料的立卷歸檔列入各部門和有關(guān)人員的崗位責(zé)任制；應(yīng)把檔案管理列入本園工作計劃，建立檔案室或檔案專柜，確定一名園長分管，指定歸口部門，落實專人管理，解決所需經(jīng)費，確保檔案工作的開展。

二、幼兒園檔案管理的目的

為了適應(yīng)幼兒園檔案工作日益發(fā)展的需要，統(tǒng)一幼兒園的檔案分類，實現(xiàn)幼兒園檔案分類、編號、排架、檢索的標準化和規(guī)范化，達到加強幼兒園檔案和檔案工作的科學(xué)管理，促進整體業(yè)務(wù)建設(shè)的深化，充分發(fā)揮幼兒園檔案的作用，更好地為幼兒園工作和社會主義建設(shè)服務(wù)。

三、幼兒園檔案管理的原則

幼兒園檔案實行集中統(tǒng)一管理的原則，必須收集齊全，規(guī)范整理，確保完整和安全。任何部門和個人不得私自保存、銷毀應(yīng)歸檔的文件材料。

幼兒園的檔案管理，應(yīng)以辯證唯物主義為指導(dǎo)，引入系統(tǒng)論的觀點和現(xiàn)代化管理的方法，源于實踐，高于實踐，把幼兒園檔案工作的歷史、現(xiàn)狀和發(fā)展前景結(jié)合起來，應(yīng)具有較強的思想性、科學(xué)性和適用性。

（一）體現(xiàn)思想性

檔案工作是黨性、政治性很強的工作。幼兒園檔案分類的體系結(jié)構(gòu)、類目設(shè)置、序列編排，都必須以辯證唯物主義為指導(dǎo)，以國家的有關(guān)檔案工作的法規(guī)標準為依據(jù)。要堅持黨的“一個中心，兩個基本點”的基本路線的原則精神，從實際出發(fā)，突出教學(xué)、科研檔案在幼兒園檔案中的中心地位，黨政管理檔案統(tǒng)率全局的作用，力求反映新時期幼兒園職能活動的新情況、新特點。

（二）符合科學(xué)性

幼兒園檔案管理的各項內(nèi)容，既要實事求是，符合幼兒園檔案工作的實際，又要遵循檔案學(xué)基礎(chǔ)理論和形式邏輯原則，在理論與實踐的結(jié)合方面，應(yīng)有較強的科學(xué)性，力求有所發(fā)展，有所創(chuàng)新。1、采用“幼兒園檔案”這一綜合概念，以幼兒園全部檔案為對象，按照幼兒園檔案形成的領(lǐng)域范疇將形成于同一活動領(lǐng)域的檔案作為一個整體歸入相同的類別。

2、在充分反映幼兒園檔案的形成規(guī)律和內(nèi)容、特點的前提下，確定統(tǒng)一的分類體系，把同一門類檔案的管理性和業(yè)務(wù)性材料集中在一起，適度注意與《中國檔案分類法教育檔案分類表（即信息分類）》體系的協(xié)調(diào)。

3、類目設(shè)置必須有相對穩(wěn)定性。不受偶然因素、短期行為的影響，在較長時期內(nèi)不隨意改變。

4、類目排列，檔號結(jié)構(gòu)的確定須符合邏輯原則。要充分考慮到幼兒園檔案記述和反映事物的本質(zhì)屬性和非本質(zhì)屬性的不同，嚴格按從總到分，從一般到具體原則劃分，做到各類之間，各類相同級位之間的劃分標準一致。下位類目的外延之和，等于上位類目的外延，同位類目之間界限清楚，不互相交叉和包容。

（三）重視適用性

幼兒園檔案管理采用多元，靈活的處理方法，在強調(diào)大的原則統(tǒng)一的同時，照顧不同類型、規(guī)模、層次部門的特點，根據(jù)各園檔案實際情況和發(fā)展水平，給各園在類目設(shè)置、序列編排、上架檢索等方面以較多的自由度，留有較大的余地。

為了方便掌握使用，幼兒園檔案管理在類目名稱、檔號模式、標識符號等方面，力求做到準確、簡明、易懂、好記。

四、幼兒園檔案管理的體系結(jié)構(gòu)（詳見附錄）

應(yīng)歸檔的各種文件材料，要收集齊全完整，并進行分類立卷。案卷要求做到分類合理，標題簡明確切，編制目錄清晰，檔案裝具符合國家標準。幼兒園檔案管理的體系結(jié)構(gòu)一般由三大塊構(gòu)成。

（一）一級類目的劃分與標識

一級類目是幼兒園檔案分類的最高層位。根據(jù)幼兒園檔案產(chǎn)生的領(lǐng)域范疇，結(jié)合檔案記述的內(nèi)容性質(zhì)，確定為四（六）（五、七）個一級類目，其名稱、標識符號和主要內(nèi)容如下：DQ黨群

主要包括幼兒園黨群部門在工作中形成的文件材料。XZ行政

主要包括行政職能部門（教保、后勤等部門除外）工作中形成的文件材料。BJ保教

主要包括保教管理和保教實踐活動中形成的文件材料。HQ后勤

主要包括后勤管理和后勤工作中形成的文件材料。

BJ保健主要包括衛(wèi)生保健管理和衛(wèi)生保健工作中形成的文件材料。

CK財會主要包括財務(wù)工作管理和會計核算活動中形成的文件材料。

一級類目的標識，采用類目名稱主詞的漢語拼音的第一個字母，如：“XZ”即“xingzheng”（行政）的簡稱。SX聲像主要包括照片、錄音帶、錄相帶、幻燈片、磁盤、影視膠片、縮微膠片、光盤等不同載體的文件材料。

需要說明的是：考慮到不同規(guī)模、類型園所的差異性，為保持其有機聯(lián)系和便于管理、利用，在一級類目的設(shè)置上可采用二種分類方案，各園可根據(jù)實際情況選擇。但一個園所只能選一種，并保持穩(wěn)定。

（二）二級類目的設(shè)置和標識

二級類目是對上級類目的細分。細分的標準是根據(jù)該類檔案的形成規(guī)律和特點，結(jié)合檔案記述和反映的內(nèi)容性質(zhì)，進行設(shè)置。設(shè)置的標準，在大原則統(tǒng)一的情況下，各園可視具體情況對隨機類目進行選擇。值得注意的是，類目一經(jīng)確定，就不得隨意變動。

二級類目的標識，采用“雙位制”。如：黨群中的黨務(wù)工作為“11”，其余二級類目依次層累為12、1399，但10、20等帶“0”的數(shù)字不用。

（三）三級類目的擴展和標識在二級類目確定的設(shè)置原則、范圍、方法的基礎(chǔ)上，由各園根據(jù)需要和可能，自行決定是否擴展三級類目，其標識方法與符號和二級類目相同。

五、幼兒園檔案管理的檔號編制

各幼兒園檔案室和檔案管理人員，應(yīng)根據(jù)工作需要，編制必要的檢索工具和參考資料，并做好檔案的收進、移出、保管、利用等情況的登記工作。

（一）檔號的含義

是存取檔案的代號，排架的依據(jù)，必須反映幼兒園檔案的分類體系和物理位置。

（二）檔號編制原則

必須符合唯一性、合理性、穩(wěn)定性的要求，即同一檔案部門內(nèi)的檔案不得重號；方便插卷，使其有充分擴展的余地；不能隨意變動；能適應(yīng)計算機管理的需要，發(fā)揮排架、檢索的雙向功能。1、唯一性原則。檔案館（室）內(nèi)檔號應(yīng)指代單一。不同編號對象應(yīng)賦予不同代碼，一個代碼只表示一個編號對象。

2、合理性原則。檔號結(jié)構(gòu)必須與館藏檔案的整理分類體系相適應(yīng)。3、穩(wěn)定性原則。檔號一經(jīng)確定，一般不應(yīng)隨意改變。

4、擴充性原則。檔號必須留有適當(dāng)?shù)倪f增容量，以便適應(yīng)不斷擴充檔案的需要。

5、簡單性原則。檔號力求簡短明了，以便減少代碼差錯，節(jié)省存貯空間，提高處理效率。

（三）檔號結(jié)構(gòu)、模式和標識：

1．檔號包括年度號、分類號、案卷號三個部分。年度號由四位阿拉伯?dāng)?shù)字組成。

分類號是檔號的主體，一般由一、二級類目代號組成，也可僅由一級類目組成。少數(shù)擴展到三級類目者，還應(yīng)把三級類目代號包括進去。分類號究竟包含幾級類目，由各園自行掌握。比如：“黨支部會議記錄”的分類號，由一級類目組成者為“DQ”；由二級類目組成者為“DQ11”；由三級類目組成者為“DQ11”案卷號同樣有特定的含義。它是按所選擇的分類號中最下位類順序編碼。由于案卷數(shù)量不同，案卷號可不限級數(shù)。2．檔號的模式。檔號的模式規(guī)定為：年度號十分類號十案卷號

對于庫藏有多個全宗的園所，原則上應(yīng)在年度號前加全宗號。標識到文件級的，還應(yīng)在案卷號后面加件號。3．檔號的標識。

采用漢語拼音和阿拉伯?dāng)?shù)字相結(jié)合的混合號碼制。全宗號、年度號、分類號、案卷號、件號之間，用連接符號“一”連結(jié)。例如：1990年內(nèi)容是學(xué)籍管理的第23號卷的檔案，可標為：1990一JXl4一23。

（四）檔案的排架問題

從維護檔案的整體性和方便查找考慮，可不考慮保管期限。但編定檔號前，在不影響案卷之間有機聯(lián)系的前提下，可將永久、長期排在前面。這里規(guī)定的檔號模式屬分段開放型編號方法，各園在按檔號排架時，可根據(jù)案卷數(shù)量、自身條件，既可按一級類目年代縱向排列，也可按年度一一類目橫向排列。

六、幼兒園檔案管理中幾個問題的處理（一）關(guān)于聲像載體檔案

聲像載體檔案主要包括照片、錄音帶、錄相帶、幻燈片、磁盤、影視膠片、縮微膠片、光盤等不同載體的文件材料。它與紙質(zhì)載體的文件材料同為幼兒園檔案的重要組成部分。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，電化教學(xué)的普及，管理自動化程度的提高，其數(shù)量越來越多，重要性越來越明顯。從當(dāng)前幼兒園聲像載體檔案歸檔的內(nèi)容看，基本不超出四個一級類目的范圍，故暫不能將它與四個一級類目并列，但由于載體和幅面尺寸（類型）不同，保管要求不同，擬作特殊處理：按載體類型分別單獨編號排架，同時注明與相應(yīng)載體檔案的參照號。其編號模式為：

年度號十聲像檔案代號（SX）＋載體代號（代碼）＋保管單位號保管單位是聲像檔案最低限度的數(shù)量詞，可以是卷、冊、盒，也可以是張、件。例如：某領(lǐng)導(dǎo)同志1990年來園視察，照片冊序號是23，錄像帶序號是102，則可分別標引為：1990一SX12一231990一SX13一102

（二）關(guān)于人物檔案、教師業(yè)務(wù)檔案和其他特殊類型的檔案的列類問題：由各園根據(jù)上述原則、內(nèi)容、方法自行決定。這里簡要介紹干部檔案的內(nèi)容。

干部檔案正本，由全面地反映一個干部的歷史和現(xiàn)實情況的材料所構(gòu)成，包括下列內(nèi)容：1、履歷表；2、自轉(zhuǎn)；3、鑒定；4、考核材料；

5、政治歷史問題的審查材料及甄別、復(fù)查材料；6、參加中國共產(chǎn)黨或共青團的材料；

7、獎勵（包括科學(xué)技術(shù)和業(yè)務(wù)獎勵）及英雄模范先進事跡材料；8、處分、取消處分和甄別、復(fù)查材料；

9、任免呈報表，晉升技術(shù)職稱、學(xué)位、學(xué)銜審批表，出國人員審查表，調(diào)整工資審批表，工資級別登記表，離休、退休、退職審批表等；10、其他可供組織上參考的材料，如干部個人寫的思想、工作、學(xué)習(xí)總結(jié)、檢查等。

干部檔案副本，是概括地反映一個干部的歷史和現(xiàn)實情況。由正本中的部分材料所構(gòu)成，包括下列內(nèi)容：1、近期填寫的干部履歷表；2、各個階段的主要鑒定；3、考核材料；

4、政治歷史問題的審查、甄別、復(fù)查、平反結(jié)論；5、獎勵材料；

6、處分、取消處分及甄別、復(fù)查、平反的決定；

7、晉升技術(shù)職稱、學(xué)位、學(xué)銜審批表，出國人員審查表，工資級別登記表等。（三）各類檔案材料歸檔時間：文書、會計檔案，按年度整理立卷；教保、教師業(yè)務(wù)和學(xué)籍管理檔案，按教學(xué)年度整理立卷。各類檔案都應(yīng)于次年六月份以前移交檔案室或檔案工作人員保管。

附錄：幼兒園檔案管理的體系結(jié)構(gòu)DQ黨群工作

11黨務(wù)工作（上級文件、工作制度、計劃與總結(jié)、其他）12紀檢（紀律檢查、廉政建設(shè)）13組織（培養(yǎng)對象、發(fā)展與統(tǒng)計）14宣傳教育

15統(tǒng)戰(zhàn)（民主黨派材料入此。）

16工會（上級文件、工作制度、計劃與總結(jié)、其他，婦女工作材料入此）

17團支部（上級文件、制度與職責(zé)、計劃與總結(jié)、學(xué)習(xí)資料、其他）

XZ行政工作11目標管理1111發(fā)展規(guī)劃與階段總結(jié)1112工作計劃與總結(jié)1113全園周工作安排1114創(chuàng)建工作12人事管理1211職工花名冊1212職工培訓(xùn)1213各類資格合格證書1214崗位聘任情況1215師資培養(yǎng)材料1216干部、職工人事檔案1217專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案13制度管理1311制度與職責(zé)

1312職責(zé)履行情況與職責(zé)執(zhí)行情況1313崗位考核情況（職工出勤情況、月工作考核、民主測評情況）14民主管理1411教職工代表大會1412園務(wù)會1413全園會1414家委會15尋求支持1511上級文件1512領(lǐng)導(dǎo)關(guān)懷1513申請報告16文化建設(shè)

1611園所文化（園旗、園徽、園歌、園訓(xùn)等）1612對外宣傳（園所簡介、宣傳單等）1613文藝創(chuàng)作（職工、幼兒）1614員工手冊1615園史資料（園史、大事記、重大活動資料、接待活動記錄、榮譽冊、表彰推薦材料、園務(wù)日志）BJ保教工作11日常保教工作

1111幼兒情況（招生、編班、幼兒花名冊、幼兒發(fā)展情況、幼兒個案記錄、畢業(yè)生信息反饋工作）

1112一日生活作息制度（課程設(shè)置、保教人員一日工作程序、幼兒一日生活作息時間安排）

1113保教計劃、筆記、觀察記錄檢查

1114教玩具與圖書管理（教玩具目錄及發(fā)放使用記錄、自制教玩具目錄、幼兒圖書目錄及發(fā)放記錄、教師參考用書目錄與使用記錄、音像資料目錄與使用記錄）

1115班級管理（班會記錄、交接班記錄、周計劃）12衛(wèi)生保健工作

1211上級文件（衛(wèi)生、婦幼保健部門）

1212專項管理（愛衛(wèi)小組、健教小組、膳食委員會名單）1213上級衛(wèi)生保健部門工作計劃（市、區(qū)）{"Error":{"code":"8","Message":"badrequest","LogId":"1997348048"}}告，論文，專著，參加人員名單，技術(shù)鑒定材料，科研投資情況，決算材料等。4、成果和獎勵申報階段：成果和獎勵申報材料及審批材料,推廣應(yīng)用的經(jīng)濟效益和社會效益證明材料等。5、推廣應(yīng)用階段：推廣應(yīng)用方案、總結(jié)等。各單位要從實際出發(fā)，制定本單位的歸檔范圍。）

1314示范與交流1315研究性活動

1316教育活動專題計劃與總結(jié)14家長工作1411計劃與總結(jié)

1412家長開放日、匯報活動1413宣教與咨詢

1414家長座談會（記錄、提綱）1415家訪記錄1416家長意見反饋1417家長學(xué)校15保教成果1511幼兒獲獎情況（分國家、省、市、區(qū)入冊）1512保教人員經(jīng)驗論文獲獎1513保教人員教學(xué)活動獲獎

1514保教人員發(fā)表文章、教參教材教案情況HQ后勤工作11業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)

12安全管理（安檢責(zé)任書、檢查記錄、綜治、消防管理）13服務(wù)家長（接送幼兒、衣物清洗）

14財產(chǎn)管理（財產(chǎn)登記、清點記錄。主要包括儀器設(shè)備工作管理和儀器設(shè)備申請購置、開箱驗收、安裝調(diào)試、管理使用、維修改造、申請報廢等各個環(huán)節(jié)中形成的文件材料）

15財會工作（會計報表、會計帳簿、會計憑證、工資清冊、獎金發(fā)放、上級文件）

16基本建設(shè)（綠化、基本建設(shè)。主要包括基本建設(shè)管理和項目建設(shè)中形成的文件材料）

17愛衛(wèi)工作（計劃與總結(jié)、工作記錄、衛(wèi)生知識測查）SX聲像資料11照片（文字說明的成分和編寫要求。文字說明的成分包括事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等六要素。a．事由：照片影像所反映事件，事物的情由；b時間：事件發(fā)生或事物變化、產(chǎn)生的時間和拍攝時間；c．地點：被攝物所在的具體地點；d．人物：照片影像上主要人物的姓名、身分；e．背景：對揭示照片影像主題具有一定作用的背景；f．?dāng)z影者：照片的拍攝單位和拍攝人。文字說明的編寫要求：a綜合運用六個要素，概括地揭示照片影像反映的全部信息；b．文字簡潔、語言通順。一般不超過200字；c．用阿拉伯?dāng)?shù)字表示時間.年、月、日用“．”表示。例：1953年3月22日寫作1953．3．22。12錄音帶13錄像帶14幻燈片15磁盤16光盤17證書

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