檔案電子化管理

檔案電子化管理

隨著公司的不斷發(fā)展，檔案的存儲量也在不斷增加，龐大的檔案庫冰河舊的管理模式已不能適應當前檔案管理工作發(fā)展，所以建議建立數字化檔案管理。

房地產檔案管理是房地局等房屋管理部門對房地產的建設、使用、管理等工作中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。是一個城市的房地產管理部門的平時工作的總結和真實的寫照。房地產檔案的特點是專業(yè)性、動態(tài)性和廣泛性，是房地產管理部門在平時的工作中直接形成的，具有校對存檔利用價值的用圖表、文字、數據保存的檔案材料。現在，這種檔案材料已經成為城市規(guī)劃、小區(qū)建設、財產清查、查找房屋、解決糾紛、化解爭議的重要法律依據。房地產檔案作為房地產管理部門形成的一種專業(yè)檔案。合理的利用房屋檔案才能跟高的發(fā)揮他們的作用，不要重保護，而疏忽于利用，避免造成資源浪費。因此，如何正確的認識到這個問題，如何加強和規(guī)范檔案的管理制度，對房地產檔案的作用與發(fā)展具有很重要的意義。

隨著社會的不斷的發(fā)展和進步，房地產檔案的規(guī)范和管理制度也有多不同，因此，對檔案管理人員的素質和專業(yè)性的要求也各不相同。由于對房地產檔案的認識上的不同，造成了在房地產檔案管理的工作中，存在著很多問題。

1.房地產檔案是各個時代的工作人員收集總結的，因此房地產檔案里的內容和質量各不相同。隨著社會的不斷發(fā)展和進步，人們對于房地產檔案的認識也有了變化。由于各個時期的檔案管理人員的素質和專業(yè)水平各不相同，對于房地產檔案里錯誤的、有問題的、不完全的材料部能及時發(fā)現和校正，還有對于一些不規(guī)范的文字或圖片沒有把好關，一同放進房地產檔案中，對以后的查閱和利用起到了很大的阻礙作用，也有可能因此給利用資料的人造成很大的麻煩甚至是巨大的損失。

2.關于房地產檔案的抗風險能力有待于加強。房地產檔案是一個城市非常寶貴的文件材料，因此加強房地產檔案的抗風險能力是有必要的。由于檔案管理員的認識和觀念的問題，使得房地產檔案的抗風險能力很低。雖然在房地產檔案的保存過程中加強了火災、水災、蟲災等管理措施，但是一旦遇上地震、洪水等自然因素的不可抗力時房地產檔案的抗風險能力差的事實就自然而然會顯露出來。會給以后的工作帶來巨大的損失。

3.房地產檔案的形式單一。房地產檔案內部的內容除了文字就是圖表了，很少會有照片、錄音、重要數據的底板和其他影像資料。缺少這些對現代的高科技時代來說，就尤為顯得有點落后了，不能滿足人們更大的需求。而在房地產檔案中有相關特殊載體的，對于檔案的保存就更加重要了，因為這些特殊的載體易損壞，而且成本要比紙張高的多。因此，特殊的檔案載體要有特殊的人員管理，還要有特定的管理制度。但是在這方面有管理驚訝的人員甚少，多以我們要大量培養(yǎng)這樣的人才，以便于順應今后的房地產檔案的數字化發(fā)展。

4.對于房地產檔案中的不合格材料要及時糾正或刪除�！冻鞘蟹康禺a權屬檔案管理辦法》中規(guī)定“房地產權屬檔案管理機構應當按照檔案管理的規(guī)定對歸檔的各種房地產權屬檔案材料進行驗收，不符合要求的，不予歸檔”。但事實上，由于檔案管理工作的最后一個環(huán)節(jié)就是資料的整理歸檔，當檔案里德材料進行歸檔的時候，所有的審批材料都已經完畢，手續(xù)和證件的發(fā)放也已經分發(fā)出去。即便檔案管理人員在歸檔時發(fā)現了有的檔案不合格或有材料有錯誤，不準確或不規(guī)范之處，退還給當初的登記人員或具體的收集人員要求其更正也是非常困難的了。另外，房地產檔案中的各種資料和資料之間都是有著聯系的，數據和信息都有著關聯性，都是一環(huán)扣一環(huán)的，如果有摸一個地方出現錯誤，緊接著與其相聯系的各個環(huán)節(jié)都會發(fā)生錯誤，要更正或想要查找其源頭是非常困難的，就算找到了在將這些材料退還到具體分管的管理員手中，由經辦人員按規(guī)定程序作相應更改，其程序繁瑣，工作量大，具體操作起來也很困難。

隨著我國科學技術的不斷發(fā)展，房地產業(yè)的發(fā)展不斷上漲，房產檔案的存儲數量也在不斷增加，房產檔案的利用率和存儲量也在大幅提高，以往的以人工處理為主的房產檔案管理方式隨之出現工作效率低、錯誤量大、信息共享困難、時間和空間利用效果差等問題。龐大的檔案庫和舊的管理模式已不能適應當前檔案管理工作發(fā)展的需要，所以更好的管理房產檔案應該建立完善的房產檔案數字化管理規(guī)范。

1.建立房產檔案數字化必須統籌規(guī)劃房產檔案數字化給工作帶來的方便、快捷顯而易見，為了方便檢索，提高館藏的利用率。第一，檔案館應該投入人力、物力、財力，努力加強檔案數字化建設，房產局應將計算機技術運用到檔案管理之中，使其能基本完成產權登記、抵押查封登記、檔案查詢與繕證工作。

2.可以通過與電腦公司合作，開發(fā)了一個包括房產檔案管理在內的產權產籍管理信息系統。在運行中不斷的進行修改完善，使其能夠容納包括產權檔案接受、抵押檔案接受、檔案整理、檔案入庫及統計報表等工作流程。

3.為了適用這個管理信息系統，要對檔案管理人員進行業(yè)務培訓，培訓內容包括庫房紙質檔案的整合和規(guī)范，制定完善和科學的檔案入庫、保管方法和制度，使管理規(guī)范化和條理化。

4.從建立集成信息管理系統入手，實行聯網辦公。從登記、收件、審批、繕證、歸檔，建立一套符合房屋產權管理規(guī)律和房產發(fā)展現狀的計算機網絡業(yè)務管理系統，以實現房屋產權管理工作計算機網絡化、程序化和信息化。

5.對進行GIS系統建設，而GIS的建設必須以房產檔案數字化為基礎。只有保證房產檔案數字化才能保障GIS系統建設的順利開展。檔案數據的導入保證了GIS系統的正常運轉，也為房產檔案數字化創(chuàng)造了條件。

6.把檔案分類別歸類。將需要進入數據導入的檔案量分為三大部分：第一部分：已有館藏產權檔案。第二部分：房產抵押、擔保、司法查封檔案。第三部分：當前日常業(yè)務所產生新的檔案。

我們也可建立數字化檔案，以便于更加方便、安全、快捷的管理檔案。房產檔案數字化是一項應用于數字化系統的管理工程，必須加強管理認識，有條理的規(guī)范規(guī)劃、創(chuàng)造有利條件、分步實施。我想我們應該注意以下幾個方面：

1.加強基礎工作。檔案數字化是一個龐大的系統工程。首先要做好館藏情況的摸底調查，對存量房產檔案進行清理、檢查和鑒定，確保房產檔案資料的真實、完整。其次要確保檔案內容的精要，通過對檔案鑒定來減輕檔案載重。其三要確保檔案資料字跡清楚，排序符合規(guī)定。數字化后還應對數據質量、圖像質量進行檢查，保證準確無誤。

2.建立統一標準。國家檔案局已就電子文件檔案制定了標準，建立制訂出一個統一的檔案數字化標準十分重要，目前，規(guī)范了我國電子文件管理。房地產管理部門應結合行業(yè)特點制定出一整套完善的規(guī)范規(guī)劃、行業(yè)職能規(guī)律、技術控制督標準和管理規(guī)章制度，形成含有管理、業(yè)務、技術三大方面的房地產數字標準規(guī)范管理體系，使數字化檔案建設從最初就在法制化的道路上運行。

3.保存雙套檔案。房產檔案數字化是檔案工作中的一項新內容，有許多難題需要逐步解決，如數字化檔案信息壓縮及存儲的技術問題，數字檔案的憑證性問題，數字化檔案信息訪問形式與安全控制問題，信息的長期存取問題、標準化問題、法律法規(guī)方面的問題等等。因此，在相當長的一段時間內房產檔案保存應采取雙套制，即在保存電子檔案的同時也保存相對應的紙質檔案，以確保檔案信息內容的安全、完整、真實、可靠。

4.注重人才的培養(yǎng)。數字化房產檔案管理是一項跨學科、專業(yè)性、技術性較強的工作。從長遠來看，只懂得計算機技術和紙質等載體檔案管理知識的人無法勝任此項工作。因此，建設一支以管理型人才為基礎，以復合型人才為重點的人才隊伍，是建立檔案數字化至關重要的關鍵，如檔案收集、處理與數據庫加工人才；信息技術與計算機系統和網絡設計與開發(fā)人才；檔案信息分析、研究與咨詢人才；數字檔案系統運營與服務的管理人才以及房地產管理人才等。數字化房產檔案管理人才應具備有較全面的知識結構以及敏銳的信息意識、良好的信息道德、較強的信息能力，以適應數字檔案建設和正常運行的需要。房產檔案數字化的實施，為檔案部門科學管理檔案，對社會提供快捷、優(yōu)質的檔案信息服務有非常重要的促進作用。因此，房產檔案部門應該抓住機遇，積極探索和努力實踐，不斷的引進先進技術、整合機構、規(guī)范管理制度，全面完善房產檔案數字化管理進程。

房地產檔案管理是每個時代管理人員的成果的積累，房地產檔案管在社會經濟發(fā)展中起著至關重要的作用。但房地產檔案管在管理上仍然存在一些問題，怎樣解決這些問題，是當前管理者應著手解決的問題。

隨著管理者對房地產檔案管的利用價值的提高，我們相應的規(guī)章管理制度也應該加強完善，隨著我國科學技術的不斷發(fā)展，檔案管理也應該與時俱進。

擴展閱讀：國土資源檔案電子化管理面臨問題與對策論文

國土資源檔案電子化管理的面臨的問題與對策

摘要：隨著我國市場經濟的不斷深入發(fā)展，對國土資源的檔案進行管理其作用也越來越突出。國土資源檔案管理的好壞，將對我國土地資源的有效管理及合理利用有著直接的影響，而在當前形勢下，電子化檔案管理技術也取得了一定的發(fā)展，為了更好的適應新形勢下我國國土資源檔案管理工作的開展，我們必須對現代化的電子檔案管理技術加以運用，但在其運用的過程中也存在著許多的問題，這些都迫切需要我們去解決。結合我們國土資源檔案電子化管理所存在的問題及相關的解決措施展開探討，其具體情況如下。關鍵詞：國土資源；檔案管理；存在問題；解決對策一、前言

自我國“金土工程”大力實施以來，在網絡體系、數據中心、數據庫、標準化體系、安全體系、應用系統等方面進行了相關方面的工程建設，逐漸形成了可以網上管、地上查、天上看的立體運行國土資源管理體系，這也使國土資源管理的相關部門在工作形式方面發(fā)生了極大的改變。例如某些國土資源管理的基礎性工作的開展，即：建設用地的報批、城鎮(zhèn)地籍管理、宗地辦證、土地利用的管理、土地整治項目的報備等，都必須在國土資源的電子政務辦公軟件下得以展開。因此，國土資源的檔案管理工作發(fā)生著巨大的變革，其檔案管理部門的人員也也將以一種全新的方式進行檔案管理，而實現國土資源檔案的電子化管理也是新時期下發(fā)展的必然趨勢。二、國土資源檔案管理所面臨的主要問題

（一）管理觀念過于陳舊，缺乏創(chuàng)新意識

我國的相關國土資源檔案管理部門在思想上就對其缺乏足夠的重視，也很少對該項工作進行其他方面的創(chuàng)新。各環(huán)節(jié)的檔案管理也普遍缺乏超前的管理意識，各個部門也缺乏聯系和溝通，這給檔案的最后歸檔整理帶來極大的困難。（二）管理經驗相對欠缺

隨著信息技術的不斷發(fā)展，計算機技術也逐漸應用到檔案管理領域，出現了國土資源的電子檔案管理，但其管理過程中也存在著許多的問題，管理經驗和技術都相對的欠缺，嚴重影響著電子檔案管理工作的效率提高。（三）管理設備的相對落后

目前，我國的檔案管理還缺乏比較先進的設備，其設備的配置都相對較低，也缺乏對電子資料的進一步保管，容易引起數據的丟失。因此，在加大對國土資源檔案管理設備、設施投入的同時，也要注重對已有信息數據的保存。

（四）檔案管理人員的素質有待提高

電子信息技術在國土資源檔案管理部門得到運用后，對管理人員的素質也有了更高方面的要求。為了更好的適應我國國土資源檔案管理工作的開展，相關的工作人員在具備專業(yè)的檔案管理知識和基礎的業(yè)務知識以外，還必須具備管理學、計算機、外語等多方面的基礎性知識。

三、進行國有資源檔案電子化管理的主要對策

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