商務中心文員的崗位職責

商務中心文員的崗位職責

1、向主管商務中心的前臺接待部經(jīng)理負責，完成上級交給的任務。2、嚴格遵守《員工手冊》中的崗位紀律、儀容儀表，禮節(jié)禮貌的規(guī)定。3、按時上、下班，不遲到，不早退，不隨意曠工，做到有事提前請假，

上下班按時打卡。

4、對商務中心財、物、時間、空間等資源進行管理。

5、傳達上級的指示，向上反映商務中心的情況，解決商務中心的實際問

題。

6、對每日、月、每年以及賓館重大接待工作的工作資料進行打字、復印、

整理。

7、與有關單位及部門進行聯(lián)系和溝通。

8、掌握客人對商務中心要求的變化，提供對未來市場信息，為管理層的

決策做參考。

9、檢查各種設施設備，確保正常運行。10、起草有關文件和報告。

11、當班出現(xiàn)的特殊情況向上級請示匯報。

12、熟悉每天的工作，對各種未完成的工作要了如指掌。13、負責對客的賬務，以及賓館各部門的相關賬務。14、接聽電話。

15、對設施設備故障進行報維修。

16、負責客人，賓館的打字，復印，收發(fā)傳真、會議橫幅刻字等。17、檢查復印、通訊、打字設備是否處于良好的工作狀態(tài)，添加復印機紙

盤紙張，傳真機紙張等，整理各類的復印紙并存放備用。18、負責記錄進出的傳真稿件并送到有關地方。19、核對、制作每月商務中心的營業(yè)記錄。20、負責工作場所的環(huán)境衛(wèi)生及設備衛(wèi)生。21、了解當天會議接待方案，準備好有關資料。

22、下班前檢查商務中心室內所有設備機器是否完全切斷電源，門窗是否

已鎖好。商務中心接待的工作程序

1、開啟主電源開關。

2、打開所有使用的設備，（電腦、復印機等）。3、檢查上一班的預留工作。

4、檢查復印機紙盤里是否有復印紙、對準相應的復印尺寸標記。5、選擇好復印倍率。

6、選擇裝有正確尺寸的復印紙的紙盒。7、確定圖像濃度等級。8、檢查傳真是否正常運轉。

9、檢查刻字電腦、長話電腦正常運轉。

10、整理當天的會議接待方案、重要接待方案資料的準備工作。11、整備當天相關部門所需要的資料。

12、做好每天為賓客打字、復印、收發(fā)傳真的準備。13、每月及時為財務部做好商務中心成本核算工作。14、做好當班記錄、及交接班工作。

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工作流程與標準

一、接聽電話程序標準（1）必須在鈴響三聲內接聽。（2）使用普通話報部門。（3）禮貌問候客人，如：您好商務中心。接聽電話（4）準備好紙、筆，按需記錄時間、對象、事件。（5）接聽電話須在3分鐘內進行，禮貌用語，避免專業(yè)術語。（6）通話結束后，和客人說結束語，待對方掛機后再掛機。

二、收、發(fā)傳真程序標準（1）收到傳真后檢查傳真字跡是否清晰、傳真件是否齊全。（2）傳真上有房號的，按房號核對是否與客人姓名一致，如傳真上只標明客人姓名的，根據(jù)姓名查詢房號、如果未查到客人的信息，則將該傳真記載后放入檔案柜。(3)收到傳真后,立即與客人聯(lián)系,客人在房間則立即通知客房服務員1、接收傳真送上房間;如客人不在房間,則寫留言待客人回房后再送上房間。（4）根據(jù)商務中心收傳真的收費標準收取客人費用，如客人掛房帳，核對好姓名后通知前臺。（5）客人離開時應起立、微笑、點頭向客人道別：“先生/女士/小姐，再見�！保�6）客人離開后，做好相關業(yè)務記錄。（1）熱情的迎接客人，當客人走進商務中心時，當值員工應目視客人、微笑并起立向客人致意：“早上/下午/晚上好，先生/女士。”（2）當接待員在忙碌時：a、接待員在接聽電話，應注視客人并點頭微笑，示意客人在休息處等2、發(fā)送傳真候；b、接待員正在接待其他客人時，應向客人微笑：“對不起，先生/女士，請稍后。”（3）與客人核對傳真內容，仔細檢查傳真內容是否清晰，并向客人復述傳真號碼、接收人姓名等，客人認可后再發(fā)。（4）發(fā)送傳真時，按照客人填寫的傳真號碼發(fā)送傳真，發(fā)完傳真后，報告單上顯示未成功，則免費為客人重新發(fā)送；如報告單上顯示發(fā)送成功，而對方卻未收到或不清晰，則告訴客人是對方傳真機的原因，再發(fā)送則要另外收費。（4）結賬時根據(jù)商務中心傳真收費標準收取客人的費用，如果客人掛房帳，核對好姓名和房號后通知前臺。（5）客人離開時應起立、微笑、點頭向客人道別：“先生/女士/小姐，再見�！保�6）客人離開后，做好相關業(yè)務記錄。

三、打印程序標準（1）熱情的迎接客人，當客人走進商務中心時，當值員工應目視客人、微笑并起立向客人致意：“早上/下午/晚上好，先生/女士。”（2）當接待員在忙碌時：1、迎接客人a、接待員在接聽電話，應注視客人并點頭微笑，示意客人在休息處等候；b、接待員正在接待其他客人時，應向客人微笑：“對不起，先生/女士，請稍后�！保�1）了解客人打印需求，告訴相關收費標準。（2）與客人核對需打印的稿件，禮貌的詢問客人房號、姓名，有無特殊要求，大致檢查稿件內容，不明之處馬上提出并立刻糾正。2、文字處理（3）按要求打印稿件，完畢后根據(jù)原稿核對一次打印內容，核對無誤后，根據(jù)客人要求核對好的稿件打印出來，裝訂好后交給客人。（4）打印完畢后，根據(jù)收費標準告知客人價格及問清客人付款方式，如果客人掛房帳，核對好姓名和房號后通知前臺簽字。（1）客人離開時應起立、微笑、點頭向客人道別：“先生/女士/小姐，3、送客人再見�！保�2）客人離開后，做好相關業(yè)務記錄。

四、復印

程序標準（1）熱情的迎接客人，當客人走進商務中心時，當值員工應目視客人、微笑并起立向客人致意：“早上/下午/晚上好，先生/女士。”1、迎接客人（2）當接待員在忙碌時：a、接待員在接聽電話，應注視客人并點頭微笑，示意客人在休息處等候；b、接待員正在接待其他客人時，應向客人微笑：“對不起，先生/女士，請稍后�！保�1）檢查客人稿件是否清晰，并禮貌向客人示意相關費用，征詢復印要求。（2）調試好機器，按客人要求復印稿件，先印一張征詢客人復印效果，2、復印同意后才全部復印。（3）將已復印好的復印稿件按原稿順序裝訂好后交全客人。（4）復印完畢后，根據(jù)收費標準告知客人價格及問清客人付款方式，如果客人掛房帳，核對好姓名和房號后請客人簽字。（1）客人離開時應起立、微笑、點頭向客人道別：“先生/女士/小姐，3、送客人再見�！保�2）客人離開后，做好相關業(yè)務記錄。

五、電話程序標準（1）熱情的迎接客人，當客人走進商務中心時，當值員工應目視客人、微笑并起立向客人致意：“早上/下午/晚上好，先生/女士�！保�2）當接待員在忙碌時：1、迎接客人a、接待員在接聽電話，應注視客人并點頭微笑，示意客人在休息處等候；b、接待員正在接待其他客人時，應向客人微笑：“對不起，先生/女士，請稍后。”（1）禮貌問詢客人電話撥向何地，并告訴客人每分鐘收費標準，為其2、使用話機介紹話機使用方法。（2）通話完畢后，問清客人付款方式，如果客人掛房帳，核對好姓名和房號后通知前臺。（1）客人離開時應起立、微笑、點頭向客人道別：“先生/女士/小姐，3、送客人再見�！保�2）客人離開后，做好相關業(yè)務記錄。

六、掃描程序1、迎接客人標準（1）熱情的迎接客人，當客人走進商務中心時，當值員工應目視客人、微笑并起立向客人致意：“早上/下午/晚上好，先生/女士�！保�2）當接待員在忙碌時：a、接待員在接聽電話，應注視客人并點頭微笑，示意客人在休息處等候；b、接待員正在接待其他客人時，應向客人微笑：“對不起，先生/女士，請稍后�！保�1）告知客人掃描的收費標準，檢查客人的原稿件內容字跡是否清晰，如不清晰要提前告訴客人相應的掃描效果。2、掃描（2）與客人確認要掃描的稿件的頁數(shù)。（3）打開掃描儀正確進行掃描、存盤。（4）掃描完成后，根據(jù)收費標準告知客人價格及問清客人付款方式，如果客人掛房帳，核對好姓名和房號后請客人簽字。（1）客人離開時應起立、微笑、點頭向客人道別：“先生/女士/小姐，3、送客人再見。”（2）客人離開后，做好相關業(yè)務記錄。

七、上網(wǎng)程序標準（1）熱情的迎接客人，當客人走進商務中心時，當值員工應目視客人、微笑并起立向客人致意：“早上/下午/晚上好，先生/女士。”（2）當接待員在忙碌時：1、迎接客人a、接待員在接聽電話，應注視客人并點頭微笑，示意客人在休息處等候；b、接待員正在接待其他客人時，應向客人微笑：“對不起，先生/女士，請稍后。”（1）告知客人上網(wǎng)的收費標準。2、開通網(wǎng)絡系統(tǒng)（2）為客人登錄并記錄上網(wǎng)起止時間。（3）客人使用完畢后，問清客人付款方式，如果客人掛房帳，核對好姓名和房號后請通知前臺。（1）客人離開時應起立、微笑、點頭向客人道別：“先生/女士/小姐，3、送客人再見�！保�2）客人離開后，做好相關業(yè)務記錄。

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