團(tuán)購購物卡項(xiàng)目工作匯報(第二次)

奧萊團(tuán)購、購物卡項(xiàng)目小組工作進(jìn)展匯報

一、項(xiàng)目小組制定內(nèi)容：（一）、華盛購物卡（消費(fèi)卡）流程（二）、奧萊門店團(tuán)購流程

二、流程概況及說明（一）、團(tuán)購流程團(tuán)購流程執(zhí)行圖：

客戶開發(fā)（自行上門）接待談判，協(xié)商成交/買單/定金備貨/送貨/提貨員工獎勵/提成

1、團(tuán)購分為兩種形式：購物卡與商品，其中商品團(tuán)購又分為自營

商品團(tuán)購與聯(lián)營（專柜）商品團(tuán)購。

2、聯(lián)營專柜的商品不適用本團(tuán)購流程，團(tuán)購接待人員只是起到協(xié)

助的作用（介紹奧萊，品牌，介紹團(tuán)購客戶上門等工作）。不應(yīng)損失毛利來參與聯(lián)營專柜的團(tuán)購。（特殊情況須華盛公司總經(jīng)理或招商采購總經(jīng)理審批）

3、只有自營商品或購物卡適用本團(tuán)購銷售流程；購物卡的團(tuán)購參

照購物卡管理流程操作。對于自營商品的團(tuán)購可以按照以下步驟進(jìn)行：

1)團(tuán)購定義：20件以上或者金額超過3000元。（有待商榷）2)客戶范圍：個人，機(jī)關(guān)團(tuán)體，企事業(yè)單位等

3)購買方式：即購即付，款到發(fā)貨，禁止先提貨后買單操作，可以

接受購物卡，現(xiàn)金，銀行卡及支票等付款方式（購物卡不能享受任何折扣，特殊情況報總經(jīng)理審批,支票或信用卡需在款項(xiàng)打入公司賬戶后才能發(fā)貨。）

4)團(tuán)購的讓利是以折扣的形式體現(xiàn)，須核算綜合毛利率。（綜合毛利率設(shè)置一個最低值，在這個范圍內(nèi)門店可以直接操作，超出范圍需要華盛總經(jīng)理與采購總經(jīng)理審批。系統(tǒng)中必須設(shè)定一個可以計(jì)算綜合毛利率的模塊）

5)如涉及需調(diào)整商品進(jìn)價以確保團(tuán)購毛利，門店必須取得對應(yīng)商品采購的同意確認(rèn)并簽字（價格和數(shù)量），系統(tǒng)中進(jìn)價更改后，才能進(jìn)行操作。

6)客戶確定購買意向后，財務(wù)應(yīng)收取一定的定金，定金為團(tuán)購金額的20%，定金可以沖抵應(yīng)收貨款，也可退還顧客，退還方式按照交定金的方式操作。顧客違約，須返還所有定金。

7)團(tuán)購小組需要記錄每單團(tuán)購記錄，因?yàn)楹笃谛枰�有團(tuán)購銷售預(yù)算（如果系統(tǒng)中能識別最好）

8)團(tuán)購客戶開發(fā)，資料維護(hù)，并定期拜訪

9)貨源準(zhǔn)備：顧客確定后需要進(jìn)行相關(guān)商品的貨源準(zhǔn)備。（由柜臺負(fù)責(zé)人準(zhǔn)備）

10)提貨方式：顧客自提或者送貨。送貨時必須要有電腦收銀小票與團(tuán)購出貨單，必須要有防損部經(jīng)理的簽字確認(rèn)方可出貨。團(tuán)購出貨單需要顧客簽收簽字才有效。

11)團(tuán)購商品一經(jīng)售出，不容許退換。如有質(zhì)量問題，可以采取換貨

的措施。

4、員工的提成是根據(jù)此單團(tuán)購的金額和總毛利額兩方面的數(shù)據(jù)綜

合計(jì)算而得。員工提升以現(xiàn)金（工資）的形式體現(xiàn)。5、顧客傭金，以購物卡的形式返傭，具體返傭點(diǎn)需要財務(wù)根據(jù)此

單團(tuán)購的金額與綜合毛利計(jì)算而得。（系統(tǒng)模塊中自動生成最好）

（二）購物卡（消費(fèi)卡）流程流程執(zhí)行圖：

客戶開發(fā)（自行上門）接待談判，協(xié)商成交/付款購卡（入賬）開卡消費(fèi)收回

1、購物卡：是公司發(fā)售的一種可購買商品的購物憑證。具有現(xiàn)金的特征。可以選擇現(xiàn)金、支票、銀行卡等支付方式購買。使用范圍：富豪酒店，華麗城酒店，華盛系統(tǒng)（暫定范圍，可否使用到整個華南城？）2、購物卡的售前管理

1)市場部設(shè)計(jì)版面并印刷（要求：磁卡，可刷卡，方面后期門店操作）

2)財務(wù)部定期去集團(tuán)財務(wù)處領(lǐng)取空卡，清點(diǎn)數(shù)量，核對卡號，臺賬記錄空卡庫存，并妥善保管（系統(tǒng)中設(shè)定好對應(yīng)的卡號）

3、購物卡的銷售管理

1)分為收款，制單，發(fā)卡，開發(fā)票，入賬，激活六個步驟。2)收款：顧客在《購卡登記表》中填寫購卡要求和客戶資料，并用現(xiàn)金，銀行卡或者支票等方式進(jìn)行付款，對于現(xiàn)金付款加蓋“現(xiàn)金收訖”的章，對于支票或銀行卡購卡的還需“購卡登記表”上注明“支票”或“銀行卡”字樣。（信用卡的刷卡要特別注意）3)制單：根據(jù)顧客在購卡登記表中的信息，將購卡單位、購卡金額、

卡種、面額、張數(shù)、贈卡比率、支付方式等錄入售卡系統(tǒng)中，其中支票購卡的，一定要登記聯(lián)系電話和姓名。制單完成后打印出“收款通知單”。（收款通知單上有系統(tǒng)默認(rèn)的卡號）4)發(fā)卡：根據(jù)“收款通知單”上的卡號，找出對應(yīng)的卡，并核對每張卡面卡號和系統(tǒng)卡號是否一致，以及核對卡的面值和“收款通知單”上是否一致。核對無誤后，在卡面上貼上金額標(biāo)簽。同時將卡和收款通知單交顧客核對，顧客核對無誤后，要求顧客在“收款通知單”上簽收人處簽名，并收回“收款通知單”。（卡還未激活，所有的卡均是第二天激活使用，支票購買的要根據(jù)入賬時間再來激活）

5)開發(fā)票：可以根據(jù)顧客所付的實(shí)際金額進(jìn)行開普通發(fā)票，內(nèi)容目

前只能參照華南城的操作，開“日用品”

6)入賬：售卡結(jié)束后要對售卡的金額進(jìn)行入賬操作，現(xiàn)金與銀行卡

可以當(dāng)天入賬，支票需要轉(zhuǎn)賬成功后再進(jìn)行入賬操作。7)激活：款項(xiàng)入賬成功后要進(jìn)行卡的激活，確保顧客的正常使用。

4、購物卡的售后管理

售后管理主要包括換卡、凍結(jié)/解凍結(jié)、掛失/解掛失、回收、卡內(nèi)余額修補(bǔ)以及退卡等相關(guān)操作。

1)換卡，是指對已售出的但沒有進(jìn)行任何消費(fèi)的購物卡，根據(jù)持有人的要求，進(jìn)行組合或拆分的操作。

a)指已售出，并且已入賬，但沒有進(jìn)行消費(fèi)的購物卡b)進(jìn)行換卡前，需先核對卡面的號碼，卡面金額是否和系統(tǒng)記錄一致，并檢查卡是否處于正常狀態(tài)c)進(jìn)行換卡操作時，需收取相應(yīng)的工本費(fèi)（10元/張）d)換卡操作，通過系統(tǒng)中的“購物卡換卡模塊”實(shí)現(xiàn)e)對換入的舊卡，進(jìn)行剪角回收。

2)凍結(jié),是指對已售出并已入賬的購物卡，因入賬錯誤或其他異常情況采取的應(yīng)急措施，確保購物卡暫時無法進(jìn)行消費(fèi)，待異常情況消除后，再進(jìn)行解凍結(jié)，可繼續(xù)消費(fèi)。（凍結(jié)模塊）3)掛失，主要是指因?yàn)槌挚ㄈ瞬簧鬟z失、被搶、被盜等原因，由持卡人主動向售卡點(diǎn)工作人員提出對相應(yīng)的應(yīng)急措施，以減少持卡人的損失。a)掛失時，顧客首先要說明原因，準(zhǔn)確卡號和余額、并出示本人的有效身份證或單位證明等。嚴(yán)重掛失，還須要求顧客出示相關(guān)報案證明和報案回執(zhí)。b)如顧客找到，可憑個人有效身份證明前來辦理解掛失。c)如顧客所掛失的卡自掛失之日起一個月（時間限制每個公司不一樣）之后仍無著落的，門店須先進(jìn)行掛失卡解掛后，再進(jìn)行換卡處理。（由于掛失風(fēng)險較大，以上的掛失操作可否進(jìn)行？）

4)回收，卡內(nèi)余額小于一元時，剪角回收。財務(wù)需要清理卡內(nèi)余

額

5)卡磁條加磁，是指顧客在持卡消費(fèi)時，因磁條無磁無法進(jìn)行消費(fèi)時，應(yīng)及時給予購物卡加磁。

6)卡內(nèi)余額修補(bǔ)，是指當(dāng)顧客在持卡進(jìn)行銷售時出現(xiàn)多扣卡內(nèi)金額的情況。（能否設(shè)置只能少刷，不能多刷的系統(tǒng)？）

7)退卡，一般情況下，購物卡一經(jīng)售出，不論是否進(jìn)行了消費(fèi)，都不得辦理退卡事宜。如有特殊情況，需經(jīng)華盛商業(yè)發(fā)展有限公司的總經(jīng)理和財務(wù)總經(jīng)理同意，再做處理。

5、購物卡的返利政策：需要財務(wù)部進(jìn)一步確定。

6、爭執(zhí)點(diǎn)：

1)購物卡的有效期設(shè)置為6個月，從激活開始算起（從第一次刷卡算起），有效期過后系統(tǒng)直接清空（清零）。（此項(xiàng)操作還有待商榷）

2)購物卡的面值：從100元-201*元，只能為整數(shù)，例如100,200,300等根據(jù)顧客的要求要制定。

3)團(tuán)購時可以使用購物卡，但是不能再享受任何折扣。

擴(kuò)展閱讀：購物卡管理辦法

大城縣盛泰超市有限公司

購物卡管理材料

購物卡名稱：大城縣盛泰超市有限公司購物卡

一為確保購物卡發(fā)放流程的準(zhǔn)確、順利，保證購物卡在定制、移交、充值、銷售、使用過程中的安全有效，制定本辦法。

二本辦法所稱購物卡，是可以在大城縣盛泰超市有限公司購物時使用的購物卡。

三購物卡的進(jìn)銷存業(yè)務(wù)由財務(wù)部負(fù)責(zé)，信息部對該業(yè)務(wù)進(jìn)行配合。業(yè)務(wù)部門均須配備專職操作人員做此項(xiàng)工作，并明確責(zé)任。

四購物卡業(yè)務(wù)的職能部門分工

（一）設(shè)團(tuán)購管理中心，落實(shí)負(fù)責(zé)人（主管級），負(fù)責(zé)定制、前臺售卡的需求統(tǒng)計(jì)、備用卡領(lǐng)用、銷售、售后服務(wù)等前臺銷售管理工作。

（二）財務(wù)部負(fù)責(zé)購物卡的保管、開戶、開通、充值、復(fù)核；執(zhí)行與購卡單位的銜接工作，并且負(fù)責(zé)監(jiān)督購物卡的使用。

（三）信息部保證會員管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行，及時解決系統(tǒng)出現(xiàn)的問題。

五空白購物卡的定制、驗(yàn)收、入庫

（一）定制。財務(wù)部根據(jù)市場需求，按季度制定購物卡需求計(jì)劃，確保常備10萬元的各面值卡；在重大節(jié)假日前要提前制定節(jié)日用卡需求計(jì)劃，一律交由采購部門進(jìn)行采購。

(二)驗(yàn)收。按批次抽檢空白購物卡的卡面印刷質(zhì)量及數(shù)量后將定制的購物卡交付財務(wù)部，財務(wù)部在與需求計(jì)劃核對后交本部保管員入庫。

（三）入庫。財務(wù)部保管員負(fù)責(zé)空白購物卡的保管。六資金管理

（一）、我公司對預(yù)收資金進(jìn)行嚴(yán)格管理。只用于主營業(yè)務(wù)，不得用于不動產(chǎn)、股權(quán)、證券等投資或借貸。

（二）預(yù)收金額不得超過上一年度的40%。存管資金比例不低于上已季度預(yù)收金額的20%。購物卡開戶、開通、充值、復(fù)核、交付

（三）財務(wù)部根據(jù)市場情況制定購物卡需求計(jì)劃表。（四）由財務(wù)部保管員填寫《購物卡注冊單》由財務(wù)部記賬。（五）財務(wù)部專職人員根據(jù)《購物卡注冊單》開戶、開通、充值、復(fù)核完成。在刷卡寫磁前應(yīng)核對每盒購物卡的初始卡號，并在刷卡寫磁、開通、充值后進(jìn)行復(fù)核，以核實(shí)系統(tǒng)號與磁卡號的準(zhǔn)確性，財務(wù)部安排兩人以上復(fù)核，復(fù)核率達(dá)到100%。

（六）對無法刷卡寫磁的購物卡，由專職人員按照廢卡處理規(guī)定辦理。

（七）交付。團(tuán)購管理中心與財務(wù)部在《購物卡交接單》上簽字后，將已充值購物卡交付團(tuán)購管理中心，財務(wù)部以《購物卡交接單》作為入賬憑證，形成購物卡庫存。

七購物卡的領(lǐng)用

（一）日常待售備用卡的領(lǐng)用。團(tuán)購管理中心負(fù)責(zé)人按一天售卡量到財務(wù)部領(lǐng)備用卡，一旦接收視為已經(jīng)核對無誤。

（二）大宗團(tuán)購卡的領(lǐng)用：團(tuán)購管理中心需在重大節(jié)日前合理時間向財務(wù)部提供明確面值、數(shù)量、總金額的備用卡需求申請。領(lǐng)卡時，由團(tuán)購管理中心業(yè)務(wù)人員陪同團(tuán)購單位一同到財務(wù)部取卡，標(biāo)明折扣折扣率、折扣額、付款時間、發(fā)票要求等事項(xiàng)，由團(tuán)購單位經(jīng)辦人和團(tuán)購管理中心人員簽字。

（三）團(tuán)購管理中心負(fù)責(zé)人對備用卡按照現(xiàn)金管理規(guī)范使用金柜進(jìn)行保管。

八服務(wù)及糾紛處理要求：售卡、退卡、調(diào)換、補(bǔ)磁（一）銷售

（1）團(tuán)購管理中心日常售卡根據(jù)《購物卡售卡單》操作，一式兩聯(lián)，一聯(lián)在售卡當(dāng)日與現(xiàn)金一同交由財務(wù)記賬，二聯(lián)由售

卡單位留存?zhèn)洳�。同時，團(tuán)購管理中心需接受財務(wù)部每周不低于兩次的購物卡及現(xiàn)金對應(yīng)復(fù)查。

（2）節(jié)假日大宗售卡，根據(jù)本《辦法》中“購物卡的領(lǐng)用”條款由團(tuán)購管理中心輔助財務(wù)部辦理售卡工作。

（3）購卡人接收購物卡時，必須由售卡人在前臺銷售管理系統(tǒng)的外掛程序中進(jìn)行復(fù)核確認(rèn)。簽署《購物卡售卡單》（單位購卡暫不付款的需加蓋購卡單位公章）時進(jìn)行交付。

（4）團(tuán)購管理中心需對團(tuán)購卡暫時賒欠萬元以上者保留其身份證明，對大宗購卡單位需保留其工商執(zhí)照復(fù)印件、稅務(wù)登記復(fù)印件、經(jīng)辦人身份證明等資料，已備相關(guān)職能部門復(fù)查。

（二）退卡

（1）因系統(tǒng)問題或它正當(dāng)原因需作退卡處理的，售卡部門應(yīng)首先確認(rèn)購物卡無消費(fèi)記錄，財務(wù)部經(jīng)理簽署意見后執(zhí)行退卡。

（2）財務(wù)部接收退卡后作清零、消磁、入庫備售或作廢處理。

（三）調(diào)換

顧客因消磁、卡損或改變面額等原因需要調(diào)換購物卡的，售卡部門應(yīng)首先確認(rèn)購物卡無消費(fèi)記錄，財務(wù)部經(jīng)理簽署意見后給

予調(diào)換。原卡執(zhí)行退卡程序，新卡執(zhí)行銷售程序，廢卡執(zhí)行廢卡處理規(guī)定。

（四）補(bǔ)磁

無需調(diào)換的消磁卡，財務(wù)室直接給予補(bǔ)磁，即時辦理。（五）糾紛處理，按照不違反第八條的情況下，協(xié)商解決。九資金管理及庫存盤點(diǎn)。

備用卡保管員在每月末對備用卡進(jìn)行盤點(diǎn)，財務(wù)部責(zé)成其他人員會同團(tuán)購管理中心負(fù)責(zé)人應(yīng)在每月底對庫存卡進(jìn)行盤點(diǎn)，填寫購物卡盤點(diǎn)表并向分管副總書面匯報售存情況。

十購物卡回收

購物卡金額消費(fèi)為空后，收銀員將其收回。財務(wù)部需要按照廢卡處理。

十一廢卡處理

（一）被確定為廢卡的，由財務(wù)部憑團(tuán)購管理中心的廢卡確認(rèn)意見和揀選后的記錄，會同防損部共同進(jìn)行銷毀。

（二）廢卡銷毀方式為在磁條上打孔處理，或直接焚毀。十二購物卡業(yè)務(wù)流程中的所有表格須按要求填寫完整，并嚴(yán)格審批流程。

十三顧客申辦購物卡的支付方式可以現(xiàn)金、銀聯(lián)卡、支票等方式交易，不得收取手續(xù)費(fèi)，款到帳后方可開通。

十四顧客購卡需要開具發(fā)票的，需在購卡時一同開取，使用購物卡消費(fèi)時，不再另行開具發(fā)票。

十五當(dāng)事人的權(quán)利與義務(wù)。

購物卡必須實(shí)名登記、不掛失、不兌現(xiàn)。（1）

個人或單位購買記名卡的，或一次性購買1萬元（含）以上不記名卡的，要求顧客出示有效身份證件，并留存顧客姓名或單位名稱、身份證件號碼和聯(lián)系方式。---個人有效證件包括身份證、戶口簿、武警身份證、港澳居民通行證、護(hù)照等。單位：營業(yè)執(zhí)照、法人身份證書、稅務(wù)登記證、機(jī)構(gòu)代碼證。此信息保存5年以上。

（2）

單位一次性購買單用途卡金額達(dá)到5000元含以上或個人一次性購卡金額5萬含以上的，以及單位或個人采用非現(xiàn)場購卡的，不得使用現(xiàn)金，應(yīng)通過銀行轉(zhuǎn)賬，并對轉(zhuǎn)出轉(zhuǎn)入賬戶名稱、賬號、金額逐筆登記。

（3）

單張記名卡限額不得超過5000元，單張不記名卡限額1000元。

十六罰則

（一）對于不按本辦法規(guī)定的程序辦理的工作人員給予警告處分，造成后果的處以300元以下罰款，造成損失的處以300元至1000元罰款，此外還應(yīng)如數(shù)補(bǔ)足損失。

（二）在購物卡業(yè)務(wù)操作過程中營私舞弊、故意違反規(guī)定企圖謀取私利的，除賠償已經(jīng)造成的損失外，一律開除。

十七本辦法自發(fā)布之日起執(zhí)行，購卡如無異議需按本章程協(xié)議（第一至十五條）執(zhí)行

附表：1.《購物卡發(fā)行流程》

2.《購物卡注冊單》

3.《購物卡交接單》

4.《購物卡售卡單》

附表1：購物卡發(fā)行及售后流程一、購物卡發(fā)行財務(wù)開戶、開通、充值→管理中心填寫《購物卡申領(lǐng)單》→財務(wù)部與管理中心復(fù)核并在《購物卡交接單》簽字→管理中心領(lǐng)取購物卡二、購物卡銷售管理中心填寫《購物卡售卡單》顧客簽字→管理中心與客戶在前臺銷售系統(tǒng)同時確認(rèn)→收款→將收款上交財務(wù)三、售后服務(wù)管理中心接待→根據(jù)內(nèi)容向相關(guān)部門協(xié)調(diào)→答復(fù)客戶附表2（系統(tǒng)單據(jù)）

購物卡注冊單

時間：

單據(jù)號面值（元）起始卡號終止卡號數(shù)量（張）錄入日期記賬日期財務(wù)負(fù)責(zé)：經(jīng)辦人：

附表3：購物卡交接單

日期：

單張面額（元）合計(jì)起始卡號終止卡號制卡數(shù)量（張）實(shí)際數(shù)量（張）合計(jì)金額（萬元）備注團(tuán)購卡管理中心：經(jīng)辦人：

附表4：購物卡售卡單

序號充值卡銷售登記表日期：

起始號截止號張數(shù)面值金額返點(diǎn)返利顧客簽字售卡人備注

單用途卡發(fā)卡企業(yè)備案表

備案編號（備案機(jī)關(guān)填寫）：

企業(yè)名稱（中文）組織機(jī)構(gòu)代碼所屬行業(yè)綜合零售法定代表人姓名身份證件號碼企業(yè)住所聯(lián)系電話郵政編碼注冊資本售卡場所地址（可附頁）兌付場所地址（可附頁）工商注冊登記日期營業(yè)執(zhí)照工商注冊登記號上年度營業(yè)收入上年度發(fā)卡金額上年末預(yù)收資金余額是否品牌或集團(tuán)經(jīng)營5

備注：填表前請認(rèn)真閱讀背面的條款，并由企業(yè)法定代表人簽字、蓋章。

備案機(jī)關(guān)

單用途卡發(fā)卡企業(yè)備案表背面

本企業(yè)作如下承諾：

一、遵守《單用途商業(yè)預(yù)付卡管理辦法（試行）》及相關(guān)法律法規(guī)。

二、不偽造、變造、涂改、出租、出借、轉(zhuǎn)讓、出賣《單用途卡發(fā)卡企業(yè)備案表》。

簽章年月

6

日三、在備案表中所填寫的信息是完整的、準(zhǔn)確的、真實(shí)的；所提交的所有材料是完整的、準(zhǔn)確的、合法的。四、《單用途卡發(fā)卡企業(yè)備案表》上填寫的任何事項(xiàng)發(fā)生變化之日起，15日內(nèi)到備案機(jī)關(guān)辦理《單用途卡發(fā)卡企業(yè)備案表》變更手續(xù)；終止發(fā)卡業(yè)務(wù)的，辦理注銷手續(xù)。

如違反上述承諾，將承擔(dān)一切法律責(zé)任。

發(fā)卡企業(yè)簽字、蓋章

年月

7

日

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