東莞君雄精密五金制造有限公司倉庫管理制度3.0
東莞君雄精密五金制造有限公司DONGGUANJOINSHOWPRECISIONHARDWAREMANUFACTURINGCO.,LTD文件標(biāo)題倉庫管理制度文件編號:WI-00-0000生效日期:201*.01.01版本:C0頁碼:第1頁共5頁1總則1.1目的為合理管控物料及產(chǎn)品,使倉庫存儲(chǔ)作業(yè)有章可循,便于生產(chǎn)加工及出貨及時(shí)迅捷。1.2適用范圍適用于東莞君雄精密五金制造有限公司倉庫控制作業(yè)。2職責(zé)2.1物流部職責(zé)2.1.1倉儲(chǔ)科負(fù)責(zé)物料收貨、發(fā)料及儲(chǔ)存管理,庫存定額的提出及評審、定額物資的補(bǔ)倉、廢品廢料處理等;依相關(guān)規(guī)定定期對倉庫庫存進(jìn)行盤點(diǎn)、庫存品的庫齡匯總和分析;按照訂單要求組織生產(chǎn)下料;2.1.2貨運(yùn)科負(fù)責(zé)成品配套送貨。2.2品檢部職責(zé)2.2.1采購物料進(jìn)料、外協(xié)加工產(chǎn)品及產(chǎn)品出貨質(zhì)量檢驗(yàn);2.2.2倉庫物料復(fù)檢,對倉庫作業(yè)實(shí)施監(jiān)控。2.3制造各部門職責(zé)2.3.1產(chǎn)品完工入庫;2.3.2依相關(guān)規(guī)定對產(chǎn)線物料/產(chǎn)品進(jìn)行盤點(diǎn);2.4倉管員職責(zé)2.4.1負(fù)責(zé)物料進(jìn)、出庫的入庫、發(fā)料及帳務(wù)處理;2.4.2負(fù)責(zé)按照送貨單進(jìn)行物料驗(yàn)收,拒收不合格物料;不良物料及時(shí)通知采購員退回供貨商;2.4.3負(fù)責(zé)庫房物料的分類擺放和保管;2.4.4易耗品和損壞工具,實(shí)行以舊換新,不交舊品的,拒發(fā)新品;2.4.5負(fù)責(zé)庫房安全防范及庫房衛(wèi)生工作。3倉庫出、入庫作業(yè)3.1進(jìn)料驗(yàn)收入庫管理3.1.1倉庫儲(chǔ)位規(guī)劃※※本文件之著作權(quán)及營業(yè)秘密內(nèi)容屬于東莞君雄精密五金制造有限公司,非經(jīng)公司允許不得翻印※※東莞君雄精密五金制造有限公司DONGGUANJOINSHOWPRECISIONHARDWAREMANUFACTURINGCO.,LTD文件標(biāo)題倉庫管理制度文件編號:WI-00-0000生效日期:201*.01.01版本:C0頁碼:第2頁共5頁3.1.1.1倉庫按地理位置分為總倉和分倉,按其存儲(chǔ)物料性質(zhì)分為原料倉,成品倉,輔料倉和廢棄品回收倉。3.1.1.2各倉庫需對倉庫及各物料儲(chǔ)位進(jìn)行合理規(guī)劃,必須將物料存放在合適的區(qū)域內(nèi),儲(chǔ)區(qū)的布局及使用應(yīng)注意不可存在安全隱患,物流通道應(yīng)保持順暢,不可堆積貨物或其它雜物。3.1.2進(jìn)料驗(yàn)收3.1.2.1原材料驗(yàn)收入庫,收貨倉管員在收貨時(shí)首先檢查供應(yīng)商的《送貨單》有無本公司的訂單號碼和供應(yīng)商的章印,根據(jù)訂單號在公司JDY系統(tǒng)里核對采購訂單對應(yīng)的品名數(shù)量是否有超期或超訂單,如有則知會(huì)相應(yīng)采購做補(bǔ)單,特采還是退回處理。然后對單核實(shí)來料實(shí)物,包括品名,規(guī)格,料號,圖號,來料日期以及數(shù)量。3.1.2.2點(diǎn)收確認(rèn)無誤后打印《材料收驗(yàn)入庫單》交IQC進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)。檢驗(yàn)結(jié)果出來之前來料放置于外購材料待檢區(qū)。檢驗(yàn)合格物料將《材料收驗(yàn)入庫單》與實(shí)物一并轉(zhuǎn)交給內(nèi)部發(fā)料倉管員。不合格物料放置在退料區(qū)待供應(yīng)商下次來送貨時(shí)退回。3.1.2.3板材、型材類物料來料大于2噸需過地磅,第一次磅單數(shù)量減去第二次磅單數(shù)量扣除卡板、鐵架重量為來料數(shù)量。3.1.2.4半成品驗(yàn)收入庫,具體操作與原料相同,先核對加工商的《送貨單》與外協(xié)采購下的《外發(fā)加工單》是否相符,然后根據(jù)加工商《送貨單》核對實(shí)物的料號,訂單號,版次,規(guī)格,數(shù)量,外包裝等,確認(rèn)后照《送貨單》打印《外協(xié)收驗(yàn)入庫單》交IQC檢驗(yàn)。檢驗(yàn)期間,物料放置外協(xié)物料待檢查區(qū)。3.1.2.5成品入庫,制造中心在完成產(chǎn)出后將成品拉至成品倉,成品倉管員在接收時(shí)對照生產(chǎn)部的《入庫單》核查實(shí)物,包括品名,圖號,客戶編號,數(shù)量以及生產(chǎn)日期,對于尾數(shù)箱需清點(diǎn)箱內(nèi)所裝實(shí)物與標(biāo)簽是否一致,箱外需有尾數(shù)標(biāo)簽及在封口處貼綠封箱膠。核對無誤簽收《入庫單》并在JDY系統(tǒng)里做成品入庫賬目。3.1.2.6輔料廢棄品入庫,輔料除機(jī)械設(shè)備類需經(jīng)設(shè)備動(dòng)力科檢驗(yàn)其它物料直接對單收貨入庫。廢棄品除金屬類需稱重登記外其他直接入庫。報(bào)廢品接收需要核對簽核后的《報(bào)廢單》。3.1.2.7嚴(yán)禁所有待檢物料在未取得IQC檢驗(yàn)結(jié)果前發(fā)放給公司各部門。3.2存儲(chǔ)作業(yè)管理3.2.1所有貨物在檢驗(yàn)合格轉(zhuǎn)交至內(nèi)部發(fā)料倉管員后,倉管員在次核對單據(jù)與實(shí)物。確認(rèn)后簽收,單據(jù)交做賬員統(tǒng)一輸入JDY系統(tǒng),實(shí)物根據(jù)其倉儲(chǔ)位放置相應(yīng)貨架。原無倉儲(chǔ)位的先在JDY系統(tǒng)里新建一個(gè)再把實(shí)物放置于新建倉儲(chǔ)位上。※※本文件之著作權(quán)及營業(yè)秘密內(nèi)容屬于東莞君雄精密五金制造有限公司,非經(jīng)公司允許不得翻印※※東莞君雄精密五金制造有限公司DONGGUANJOINSHOWPRECISIONHARDWAREMANUFACTURINGCO.,LTD文件標(biāo)題倉庫管理制度文件編號:WI-00-0000生效日期:201*.01.01版本:C0頁碼:第3頁共5頁3.2.2貨物在擺放時(shí)注意碼放規(guī)則,以安全,方便搬運(yùn),不堵塞消防通道和器材,不影響先進(jìn)先出為基礎(chǔ)的前提下,按區(qū)域劃分?jǐn)[放,同類性質(zhì)貨物盡量集中擺放,呆滯物料與良品分開。按ABC分類法對在庫貨物采取不同的保護(hù)措施,貴重物料應(yīng)放置于有鎖的小空間內(nèi),并提高其防護(hù)措施。隨時(shí)檢查在庫貨物的倉儲(chǔ)位、物料管制卡與實(shí)物是否一致,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)上報(bào)說明原因進(jìn)行調(diào)整。3.2.3倉管員隨時(shí)監(jiān)控庫區(qū)內(nèi)溫、濕度。在發(fā)現(xiàn)超過客戶規(guī)定范圍(溫度15%-35%,濕度45%-85%)外立即上報(bào)并根據(jù)上級安排采取有效措施調(diào)節(jié)室內(nèi)溫、濕度保證在庫貨物的品質(zhì)。3.2.4倉管員要做好現(xiàn)場5S管理,在作業(yè)過程中產(chǎn)生的垃圾隨手處理,定期對管轄區(qū)域進(jìn)行大掃除。3.2.5嚴(yán)禁在存儲(chǔ)過程中出現(xiàn)人為損壞貨物現(xiàn)象。3.3備料及出庫管理3.3.1原料出庫管理計(jì)劃根據(jù)客戶交期排定生產(chǎn)主計(jì)劃和物料采購計(jì)劃,并依照主計(jì)劃制定各制造工序的生產(chǎn)日計(jì)劃,各部門打印《領(lǐng)料單》后,交于物流人員到倉庫領(lǐng)料,倉管員根據(jù)《領(lǐng)料單》信息先在JDY系統(tǒng)里調(diào)出生產(chǎn)所需物料的倉儲(chǔ)位及庫存數(shù)。再根據(jù)倉儲(chǔ)位找到相應(yīng)物料點(diǎn)數(shù)備料.備好物料放置于備料區(qū)由生產(chǎn)中心物料員與倉管員照單核對實(shí)物,確認(rèn)無誤后雙方簽認(rèn)《領(lǐng)料單》由物料員領(lǐng)走實(shí)物。單據(jù)交做賬員統(tǒng)一錄入JDY系統(tǒng)。對于手工《領(lǐng)料單》,生產(chǎn)物料需計(jì)劃部人員簽名確定才生效。3.3.2成品出庫作業(yè)管理成品出庫依照《產(chǎn)品出貨管理制度》操作。3.3.3輔料出庫作業(yè)管理輔料發(fā)放時(shí)根據(jù)《領(lǐng)料單》上信息仔細(xì)清點(diǎn)物料核實(shí)實(shí)物與單據(jù)信息一致后發(fā)放給公司各部門領(lǐng)料人。所有輔料《領(lǐng)料單》上需有領(lǐng)料部門主管和物流部經(jīng)理簽字才能生效。3.3.4所有貨物出庫必須做到先進(jìn)先出這一倉庫基本原則。4倉庫盤點(diǎn)作業(yè)4.1動(dòng)態(tài)盤點(diǎn):繼續(xù)收發(fā)作業(yè),針對近期出入頻繁貨物進(jìn)行帳、卡、物的核實(shí),每月底由倉庫盤點(diǎn)并登記于盤點(diǎn)表交財(cái)務(wù)審核;4.2靜態(tài)盤點(diǎn):又稱關(guān)倉盤點(diǎn),倉庫停止一切運(yùn)作,針對在庫物料逐一盤查,并登記造冊,交財(cái)務(wù)復(fù)盤;每季末年末時(shí),財(cái)務(wù)部通知主導(dǎo)進(jìn)行季度&年度盤點(diǎn),季度&年度盤點(diǎn)時(shí)成立盤點(diǎn)小組,由盤點(diǎn)小組對整個(gè)盤點(diǎn)事務(wù)作出詳細(xì)的盤點(diǎn)規(guī)劃,盤點(diǎn)前財(cái)務(wù)對系統(tǒng)進(jìn)行關(guān)帳.盤點(diǎn)結(jié)束后進(jìn)行實(shí)物盤點(diǎn)匯總.對于盤出數(shù)據(jù)差異項(xiàng)查明原因交財(cái)務(wù)對賬目進(jìn)行調(diào)整。※※本文件之著作權(quán)及營業(yè)秘密內(nèi)容屬于東莞君雄精密五金制造有限公司,非經(jīng)公司允許不得翻印※※東莞君雄精密五金制造有限公司DONGGUANJOINSHOWPRECISIONHARDWAREMANUFACTURINGCO.,LTD文件標(biāo)題倉庫管理制度文件編號:WI-00-0000生效日期:201*.01.01版本:C0頁碼:第4頁共5頁5超期、呆滯物料管理5.1庫存超期、呆滯物料必須隔離擺放。5.2每季度由倉儲(chǔ)科提報(bào)超過三個(gè)月未使用的貨物,QC按倉儲(chǔ)科提供的《呆滯物料清單》進(jìn)行檢驗(yàn),檢驗(yàn)結(jié)果交財(cái)務(wù)、計(jì)劃、倉儲(chǔ)等部門,由計(jì)劃確定有無在途訂單需求,財(cái)務(wù)核對金額,根據(jù)公司訂單具體情況選擇保留、返修或報(bào)廢。倉儲(chǔ)科根據(jù)判定結(jié)果對呆滯物料進(jìn)行清理。5.3呆滯料處理按《流動(dòng)資產(chǎn)報(bào)廢申請流程》《報(bào)廢資產(chǎn)處理流程》進(jìn)行。6庫房日常管理6.1倉管員必須設(shè)置各類物資和產(chǎn)品的明細(xì)賬簿和臺(tái)賬,原材料庫房必須根據(jù)實(shí)際情況和各類原材料的性質(zhì)、用途、類型分門別類建立相應(yīng)的明細(xì)賬、卡片;半成品、產(chǎn)成品應(yīng)按照類型及規(guī)格型號設(shè)立明細(xì)賬、卡片;財(cái)務(wù)部門與庫房所建賬簿及順序編號必須互相統(tǒng)一,相互一致。6.2倉管員對當(dāng)日發(fā)生的業(yè)務(wù)必須及時(shí)逐筆錄入JDY系統(tǒng),做到日清日結(jié),確保系統(tǒng)中物料進(jìn)出及結(jié)存數(shù)據(jù)的正確無誤,倉管員及時(shí)登記手工明細(xì)賬并與系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行核對,確保兩者的一致性;6.3做好各類物料和產(chǎn)品的日常核查工作,倉管員必須對各類庫存物資定期進(jìn)行檢查盤點(diǎn),做到賬、物、卡三者一致。6.4計(jì)劃部必須根椐生產(chǎn)計(jì)劃及庫房庫存情況合理確定采購數(shù)量,嚴(yán)格控制各類物資的庫存量;倉管員必須定期進(jìn)行各類存貨的分類整理,對存放期限較長,逾期失效等不良存貨,要按月報(bào)送計(jì)劃部和財(cái)務(wù)部。7相關(guān)要求及處罰7.1做好庫房的安全防范工作,庫管員每日下班前要全面巡視,排除隱患,閉燈,關(guān)好門窗,上班時(shí)檢查門,窗是否完好,如發(fā)現(xiàn)問題,要保護(hù)現(xiàn)場,及時(shí)上報(bào),查明原因;7.2合理擺放消防器具,庫房內(nèi)及庫房四周5米內(nèi)屬于禁煙區(qū),任何人員不準(zhǔn)吸煙,違者一次罰款100元。非庫房管理人員沒經(jīng)許可禁止進(jìn)入庫房。不聽勸告者給予經(jīng)濟(jì)處罰。7.3做好物料價(jià)格的保護(hù)工作,禁止私自將公司的物料底價(jià)和物料供應(yīng)商有意圖告訴競爭對手或與公※※本文件之著作權(quán)及營業(yè)秘密內(nèi)容屬于東莞君雄精密五金制造有限公司,非經(jīng)公司允許不得翻印※※東莞君雄精密五金制造有限公司DONGGUANJOINSHOWPRECISIONHARDWAREMANUFACTURINGCO.,LTD文件標(biāo)題倉庫管理制度文件編號:WI-00-0000生效日期:201*.01.01版本:C0頁碼:第5頁共5頁司不相關(guān)的人員。7.4庫房管理對品檢部驗(yàn)收合格的外購物品辦理驗(yàn)收入庫手續(xù),并對入庫采購物品的數(shù)量負(fù)責(zé)。若發(fā)現(xiàn)數(shù)量不符時(shí),應(yīng)當(dāng)及時(shí)向有關(guān)部門報(bào)告(必要時(shí)直接報(bào)告總經(jīng)理),同時(shí)妥善保管該批采購物品等待處理。對倉管員工作馬虎,未按本辦法規(guī)定操作,造成入庫數(shù)量短缺的應(yīng)負(fù)經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任。7.5倉管員對庫存、代保管、待驗(yàn)物料,以及設(shè)備和工具等負(fù)有經(jīng)濟(jì)責(zé)任和法律責(zé)任。必須做到人各有責(zé),物各有主,事事有人管。庫房物資如有損失,貶值、報(bào)廢、盤盈、盤虧等,倉管員應(yīng)及時(shí)報(bào)告物控部,分析原因,查明責(zé)任,按規(guī)定辦理報(bào)批手續(xù),未經(jīng)批準(zhǔn)一律不準(zhǔn)擅自處理。倉管員不得采取“發(fā)生盈時(shí)多送,虧時(shí)克扣”的違紀(jì)做法。對失職造成的虧損,除照價(jià)賠償外,還要經(jīng)紀(jì)律處分。7.6按“推陳儲(chǔ)新,先進(jìn)先出,按規(guī)定供應(yīng),節(jié)約用料”的原則發(fā)料。發(fā)料堅(jiān)持一盤底,二核對,三發(fā)料,四減數(shù)的原則。對貪圖方便,違反發(fā)料原則造成物資失效,霉變,大料小用,優(yōu)材劣用,以及差借等損失,倉管員應(yīng)負(fù)經(jīng)濟(jì)責(zé)任。7.7倉管員內(nèi)部調(diào)動(dòng)工作,一定要辦理交接手續(xù),移交中的未了事宜及有關(guān)憑證,要列出清單三份,寫明情況,雙方簽字,部門領(lǐng)導(dǎo)見證,雙方各執(zhí)一份,存檔一份,事后發(fā)生糾葛,仍由原移交人負(fù)責(zé)。8附則8.1相關(guān)支持文件見《產(chǎn)品出貨管理制度》《外協(xié)加工作業(yè)管理制度》《客戶退換貨處理辦法》《廢棄品管理制度》等8.2本規(guī)定由公司物流部負(fù)責(zé)解釋!疚募鳈(quán)及營業(yè)秘密內(nèi)容屬于東莞君雄精密五金制造有限公司,非經(jīng)公司允許不得翻印※※
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東莞君雄精密五金制造有限公司DONGGUANJOINSHOWPRECISIONHARDWAREMANUFACTURINGCO.,LTD文件標(biāo)題檔案管理制度文件編號:WI-00-0000生效日期:201*.01.01版本:A0頁碼:第1頁共7頁1總則1.1目的加強(qiáng)公司檔案管理,保證檔案資料及時(shí)歸檔、完整、齊全和妥善保管,有效利用和補(bǔ)充檔案,為公司經(jīng)營提供服務(wù)。1.2公司檔案涵義及分類1.2.1公司檔案是公司從事生產(chǎn)經(jīng)營、管理以及其他各項(xiàng)活動(dòng)直接形成的對公司有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄;1.2.2公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。1.3適用范圍本規(guī)定適用于公司技術(shù)檔案、文書檔案、特殊載體檔案、人事檔案的管理。2職責(zé)2.1中央文控室負(fù)責(zé)技術(shù)檔案、文書檔案、特殊載體檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用,監(jiān)督和指導(dǎo)各部門文員做好本部門歸檔文件材料的形成、收集,按規(guī)定時(shí)間移交中央文控室歸檔;2.2綜合人事部人事文員負(fù)責(zé)公司人事檔案的管理,負(fù)責(zé)職工檔案的收集、鑒別、歸檔和保管。按規(guī)定時(shí)間移交中央文控室保管;2.3IT支持部負(fù)責(zé)協(xié)助中央文控室做好檔案信息化工作;2.4公司各有關(guān)部門負(fù)責(zé)本部門范圍內(nèi)工作活動(dòng)中檔案材料的收集、整理,并按規(guī)定時(shí)間將文件材料移交到中央文控室歸檔。3檔案管理的內(nèi)容與方法3.1公司檔案堅(jiān)持集中統(tǒng)一管理的原則,成立由運(yùn)營中心總監(jiān)任組長的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組,負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)公司檔案管理工作,組織檔案工作檢查,對發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)安排整改。確保檔案※※本文件之著作權(quán)及營業(yè)秘密內(nèi)容屬于東莞君雄精密五金制造有限公司,非經(jīng)公司允許不得翻印※※東莞君雄精密五金制造有限公司DONGGUANJOINSHOWPRECISIONHARDWAREMANUFACTURINGCO.,LTD文件標(biāo)題檔案管理制度文件編號:WI-00-0000生效日期:201*.01.01版本:A0頁碼:第2頁共7頁利用與檔案保密“兩不誤”,防止公司受控文件圖紙機(jī)密泄露或重要檔案丟失;由各部門文員兼職檔案員,建立公司資料管理員網(wǎng)絡(luò),業(yè)務(wù)上受中央文控室指導(dǎo);3.2公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存)。結(jié)案后及時(shí)歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。3.3中央文控室可向公司任何部門或個(gè)人提出移交檔案文件材料要求;并對移交不符合歸檔要求的檔案拒收或提出整改意見;對丟失、損壞檔案的員工,可提出批評及處罰意見;3.4資料管理員要求3.4.1中央文控室人員應(yīng)具備中專以上文化程度,應(yīng)持證上崗;3.4.2資料管理員必須掌握電腦應(yīng)用技術(shù),熟練使用辦公自動(dòng)化軟件。3.5檔案收集與整理3.5.1總體要求3.5.1.1公司生產(chǎn)、經(jīng)營、基建等活動(dòng)中形成的文件材料應(yīng)由各單位、各職能部門及各工藝設(shè)計(jì)部負(fù)責(zé)收集齊全、核對標(biāo)準(zhǔn)、系統(tǒng)整理后歸擋,文件材料缺項(xiàng)的,中央文控室有權(quán)拒收并限期整改;3.5.1.2歸檔的文件材料必須及時(shí)、準(zhǔn)確、完整,是現(xiàn)行有效和最新的材料,能準(zhǔn)確反映公司各項(xiàng)活動(dòng)真實(shí)的歷史原貌;3.5.1.3歸檔的文件材料應(yīng)符合質(zhì)量要求,除有固定的圖幅或書寫格式外,其余的文字材料應(yīng)為A4幅面,所有文字材料的線條、字跡工整、圖面清晰、紙質(zhì)優(yōu)良、簽署完備;不能用鉛筆、圓珠筆或復(fù)寫紙書寫,案卷折疊要標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,同時(shí)有完備的交接手續(xù);3.5.1.4檔案整理應(yīng)制定分類方案,組卷規(guī)范、合理,符合國家或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求,同時(shí),編目規(guī)范,排架合理;3.5.1.5歸檔的文件材料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件,分別立在一起,不得分開,文電應(yīng)合一歸檔!疚募鳈(quán)及營業(yè)秘密內(nèi)容屬于東莞君雄精密五金制造有限公司,非經(jīng)公司允許不得翻印※※東莞君雄精密五金制造有限公司DONGGUANJOINSHOWPRECISIONHARDWAREMANUFACTURINGCO.,LTD文件標(biāo)題檔案管理制度文件編號:WI-00-0000生效日期:201*.01.01版本:A0頁碼:第3頁共7頁3.5.1.6檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn),應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。3.5.1.7歸檔時(shí),應(yīng)編制移交清單一式二份,交接雙方核對無誤后在清單上簽字,各執(zhí)一份作為移交的憑證。3.5.2歸檔時(shí)間要求3.5.2.1基本建設(shè)類(主要為公司廠房、車間規(guī)劃的工程建設(shè))的文件材料按建設(shè)(監(jiān)理)的不同階段及時(shí)歸檔。在工程施工(工程監(jiān)理)過程中,要進(jìn)行竣工圖的繪制和竣工資料的收集、整理工作。竣工圖紙、資料在工程交工驗(yàn)收后15天內(nèi)歸檔;3.5.2.2設(shè)備、儀器中的隨機(jī)資料(合格證、使用說明書等資料)在設(shè)備、儀器安裝完畢后三天內(nèi)向中央文控室移交歸檔。(設(shè)備、儀器類必須經(jīng)資料管理員檢查隨機(jī)資料入檔后在發(fā)票上簽字財(cái)務(wù)方可受理)3.5.2.3行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理每月一次,時(shí)間為次月的一日;3.5.2.4人事檔案為次年的一月份移交檔案;3.5.2.5未按時(shí)間及時(shí)歸檔的按20元/天對部門負(fù)責(zé)人處罰。3.5.3歸檔范圍1)重要的會(huì)議材料,包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會(huì)議記錄等。2)本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。3)本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡報(bào)。4)本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。5)本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。6)本公司的大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。特殊載體歸檔材料應(yīng)有文字說明,文字說明包括事件發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)、主要內(nèi)容、主要參加人員、攝錄者等要素。照片與底片影像應(yīng)一致。3.6檔案的保管※※本文件之著作權(quán)及營業(yè)秘密內(nèi)容屬于東莞君雄精密五金制造有限公司,非經(jīng)公司允許不得翻印※※東莞君雄精密五金制造有限公司DONGGUANJOINSHOWPRECISIONHARDWAREMANUFACTURINGCO.,LTD文件標(biāo)題檔案管理制度文件編號:WI-00-0000生效日期:201*.01.01版本:A0頁碼:第4頁共7頁3.6.1中央文控室采用專用庫房,檔案保管應(yīng)達(dá)到“八防”要求(防盜、防火、防光、防潮、防水、防塵、防有害生物、防污染)。3.6.2特殊載體檔案一律采用防火柜存放,柜內(nèi)應(yīng)施放有效的防蟲劑等藥物,每次案卷調(diào)用后,必須關(guān)好柜門。3.6.3庫房應(yīng)配備必要的保護(hù)設(shè)備及檔案裝具,一般應(yīng)有抽濕機(jī)、空調(diào)設(shè)備、溫度計(jì)、濕度計(jì)、遮光防水窗簾、防蟲劑等,庫房外應(yīng)常備有消防器材。3.6.4嚴(yán)禁任何人在庫房內(nèi)吸煙、生火、堆放易燃物品、食物及雜物帶入或存放在庫房,應(yīng)保持庫房內(nèi)清潔、整齊。3.6.5檔案庫房應(yīng)保持適宜的溫、濕度(要求溫度為14~24℃±2℃,相對濕度45~60%±5%),對不適宜的溫、濕度應(yīng)進(jìn)行調(diào)整,并做好溫濕度記錄。3.6.6文控人員應(yīng)定期向主管領(lǐng)導(dǎo)反映庫房情況,提出合理化建議,以保證庫房環(huán)境要求。一旦發(fā)現(xiàn)有蟲蛀、生霉、設(shè)備損壞,或發(fā)生檔案、資料遺失等現(xiàn)象,應(yīng)立即采取相應(yīng)措施。3.7檔案的利用3.7.1職工檔案的利用(查閱)3.7.1.1各部門因工作需要查閱和借用職工檔案,應(yīng)填寫《查閱單》,按照查閱職工檔案的規(guī)定辦理審批手續(xù),寫明查閱的理由、查閱內(nèi)容和具體要求及查閱人,經(jīng)綜合人事部和公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),方能查閱。3.7.1.2查閱職工檔案,必須到綜合人事部閱檔室查閱。3.7.1.3人事檔案一般不外借。如必須借出使用時(shí),要說明理由,經(jīng)過綜合人事部經(jīng)理批準(zhǔn),并嚴(yán)格履行登記手續(xù),限期歸還,不得擅自轉(zhuǎn)借他人。3.7.1.4查閱、借用人事檔案,必須嚴(yán)格遵守保密標(biāo)準(zhǔn)和閱檔規(guī)定,嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料。查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容,違反者應(yīng)視情節(jié)輕重,予以批評教育直至紀(jì)律處分。屬于假公濟(jì)私者,按違反《中華人民共和國檔案法》處理。3.7.1.4查閱人事檔案的單位或個(gè)人,不得用個(gè)人筆記本摘抄檔案材料,不得擅自拍攝復(fù)制檔案內(nèi)容。因工作需要從檔案中取證的,必須請示綜合人事部經(jīng)理審查批準(zhǔn)后才能復(fù)制(拍攝)!疚募鳈(quán)及營業(yè)秘密內(nèi)容屬于東莞君雄精密五金制造有限公司,非經(jīng)公司允許不得翻印※※東莞君雄精密五金制造有限公司DONGGUANJOINSHOWPRECISIONHARDWAREMANUFACTURINGCO.,LTD文件標(biāo)題檔案管理制度文件編號:WI-00-0000生效日期:201*.01.01版本:A0頁碼:第5頁共7頁3.7.2技術(shù)、文書(圖書、資料、雜志)檔案的利用(借閱)3.7.2.1凡公司內(nèi)部人員可以借閱,借閱者都要填寫《借閱單》,報(bào)主管人員批準(zhǔn)后,方可借閱,其中非受控文檔的借閱要由部門經(jīng)理簽字批準(zhǔn),受控文檔的借閱要由總經(jīng)理或總經(jīng)理委托人員簽字批準(zhǔn);3.7.2.2檔案借閱的最長期限為壹周;對借出檔案,借閱人必須嚴(yán)格保密,不準(zhǔn)泄露檔案材料內(nèi)容,資料管理員要定期催還,發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還,應(yīng)寫出書面報(bào)告,報(bào)上級處理。損壞處罰50元。丟失處罰500元,未及時(shí)歸檔按20元/天對借閱人處罰。3.7.2.3借閱人不準(zhǔn)拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等;不得任意摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容,一般情況下,檔案只在中央文控室內(nèi)供查閱,確因工作需要借檔案復(fù)印的,應(yīng)經(jīng)資料管理員同意,報(bào)運(yùn)營總監(jiān)批準(zhǔn),借期只限當(dāng)天;3.7.2.4借閱人應(yīng)愛護(hù)文件材料,不能撕壞、拆散、隨意折疊文件材料;不能在文件材料中進(jìn)行勾畫、涂沫、圈點(diǎn)、批注;不能私自取走任何文件材料;不能將檔案復(fù)制件代替檔案原件;違者一次罰款50元;3.7.2.5借閱人利用案卷目錄臺(tái)帳查閱檔案,應(yīng)先查找出所需的檔案號,交資料管理員入庫房調(diào)卷,非資料管理員不得擅自進(jìn)入庫房索取檔案;3.7.2.6凡利用過的檔案,包括特殊載體檔案以及圖書、資料、雜志等材料,查閱人必須按時(shí)歸還,交資料管理員當(dāng)面清點(diǎn)檢查,經(jīng)資料管理員查核無誤后,方可離開中央文控室或辦理檔案外借注銷手續(xù);3.7.2.7凡劃有秘級以上的檔案,應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),只限在中央文控室內(nèi)供查閱,不準(zhǔn)帶出室外及復(fù);3.7.2.8檔案原則上只允許本公司職工外借,外單位人員確因工作需要借檔案復(fù)印,必須經(jīng)相關(guān)業(yè)務(wù)部門總監(jiān)同意,報(bào)運(yùn)營總監(jiān)批準(zhǔn),并委托相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員辦理外借檔案手續(xù)后,才可外借復(fù)印并則按規(guī)定收取1元/張復(fù)印費(fèi)。3.7.3檔案(圖書、資料、雜志)的借閱數(shù)量※※本文件之著作權(quán)及營業(yè)秘密內(nèi)容屬于東莞君雄精密五金制造有限公司,非經(jīng)公司允許不得翻印※※東莞君雄精密五金制造有限公司DONGGUANJOINSHOWPRECISIONHARDWAREMANUFACTURINGCO.,LTD文件標(biāo)題檔案管理制度文件編號:WI-00-0000生效日期:201*.01.01版本:A0頁碼:第6頁共7頁3.7.3.1檔案外借一般用其副本,在沒有副本情況下,方可借正本復(fù)印。每次借出檔案不得超過2卷或10張圖紙。3.7.3.2手冊、規(guī)程一般不外借。確因工作需要外借,數(shù)量僅限一冊,限期1天。3.7.3.3圖書、資料外借每次最多不超過三本,三個(gè)月內(nèi)必須歸還或辦理續(xù)借手續(xù),續(xù)借限期為兩個(gè)月。3.7.3.4雜志借閱最多不超過三本,半個(gè)月內(nèi)必須歸還,當(dāng)月技術(shù)雜志不外借,只允許在中央文控室內(nèi)閱覽。3.7.3.5借閱者必須保持所借的書籍完好無損,如有損壞或遺失,當(dāng)事人應(yīng)購買原書賠償。絕版書或內(nèi)部刊物無法購買時(shí),1990年以前的書籍,按原價(jià)8-10倍賠償。1990年以后購的書籍按原價(jià)3-5倍賠償。凡借閱逾期經(jīng)催索仍不歸還者,中央文控室可暫停其借閱和查閱權(quán)力;停借一年后,仍不歸還者,按遺失處理。3.8檔案的鑒定與銷毀3.8.1中央文控室應(yīng)按照國家《企業(yè)檔案管理規(guī)定》和根據(jù)公司檔案價(jià)值,定期將到期或超過保存期限的檔案列出清單目錄,提交公司檔案領(lǐng)導(dǎo)小組鑒定。3.8.2公司檔案領(lǐng)導(dǎo)小組按照國家有關(guān)檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)結(jié)合公司實(shí)際進(jìn)行審查、鑒定,并提出相應(yīng)的銷毀方案。檔案分為永久、長期、短期三種期限。具體參照DA/T28-201*《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》的保管期限表執(zhí)行。3.8.3公司檔案領(lǐng)導(dǎo)小組根據(jù)銷毀清單目錄進(jìn)行檔案價(jià)值的鑒定,中央文控室根據(jù)檔案鑒定意見,及時(shí)進(jìn)行案卷調(diào)整,并填寫《檔案鑒定銷毀簽證書》和《檔案銷毀清冊》。3.8.4在檔案銷毀之前,資料管理員應(yīng)根據(jù)檔案鑒定銷毀簽證書和銷毀清冊,再次進(jìn)行核對銷毀檔案數(shù)量和內(nèi)容,確保銷毀檔案鑒定無誤。3.8.5檔案銷毀時(shí),必須由檔案領(lǐng)導(dǎo)小組人員共同監(jiān)銷,三方監(jiān)銷人在檔案銷毀清冊和鑒定銷毀簽證書上簽名,并將檔案銷毀簽證書和檔案銷毀清冊作為永久保存,以備日后查考。4附則※※本文件之著作權(quán)及營業(yè)秘密內(nèi)容屬于東莞君雄精密五金制造有限公司,非經(jīng)公司允許不得翻印※※東莞君雄精密五金制造有限公司DONGGUANJOINSHOWPRECISIONHARDWAREMANUFACTURINGCO.,LTD文件標(biāo)題檔案管理制度文件編號:WI-00-0000生效日期:201*.01.01版本:A0頁碼:第7頁共7頁4.1本制度的解釋權(quán)歸公司運(yùn)營中心。4.2本制度經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),自201*年1月1日開始執(zhí)行!疚募鳈(quán)及營業(yè)秘密內(nèi)容屬于東莞君雄精密五金制造有限公司,非經(jīng)公司允許不得翻印※※
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