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民營企業(yè)檔案工作情況匯報(bào)

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民營企業(yè)檔案工作情況匯報(bào)

衡陽市民營企業(yè)檔案工作情況專題

匯報(bào)

近年來,隨著改革開放的深入發(fā)展,民營企業(yè)已成為社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)的重要組成部分,我市民營企業(yè)發(fā)展比較迅速,已成為我市經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展的一支主力軍。為了確保全市民營企業(yè)健康穩(wěn)步發(fā)展,發(fā)揮檔案工作為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)的特點(diǎn),我們對民營企業(yè)檔案工作進(jìn)行了摸底登記、指導(dǎo)建檔等,現(xiàn)將有關(guān)情況匯報(bào)如下:

一、民營企業(yè)檔案工作的基本情況

1、我市總產(chǎn)值在5000萬元以上的民營企業(yè)有家,已建檔的有家,其中等幾家檔案室已達(dá)標(biāo)。

2、貫徹落實(shí)《關(guān)于民營企業(yè)檔案工作發(fā)展的意見》(以下簡稱《意見》)情況:(1)、領(lǐng)會(huì)文件精神,轉(zhuǎn)發(fā)文件。市檔案局收到《意見》后,召開了有關(guān)會(huì)議,認(rèn)真領(lǐng)會(huì)文件精神,研究部署民營企業(yè)建檔工作。與市鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)局、市工商聯(lián)聯(lián)合轉(zhuǎn)發(fā)此文,要求各縣市區(qū)檔案局進(jìn)行轉(zhuǎn)發(fā),并于201*年轉(zhuǎn)發(fā)了《湖南省民營企業(yè)檔案管理暫行辦法》(衡檔發(fā)[201*]9號),把《意見》的要求真正落到實(shí)處。(2)、建立民營企業(yè)檔案工作示范點(diǎn),召開了全市民營企業(yè)檔案工作座談會(huì)。我們選取了部分檔案數(shù)量多、

條件相對好的民營企業(yè)建立檔案工作示范點(diǎn),并于201*年7月13日在中凌集團(tuán)召開了全市民營企業(yè)檔案工作座談會(huì),當(dāng)時(shí)的市委常委、市委秘書長楊邦偉同志出席會(huì)議并作了重要指示。(3)、加強(qiáng)對民營企業(yè)建檔工作的指導(dǎo)和監(jiān)督。我們每年都通過電話咨詢、上門指導(dǎo)等方法對規(guī)模以上民企進(jìn)行指導(dǎo),對有建檔需求的中小民企,我們按《意見》要求手把手協(xié)助其建檔。

3、201*年以來,我們加強(qiáng)了對民營企業(yè)檔案工作的管理,認(rèn)真貫徹落實(shí)國家、省檔案局對民營企業(yè)檔案管理的要求,爭取了市委、市政府主要領(lǐng)導(dǎo)對民營企業(yè)建檔工作的重視,在建立示范點(diǎn),召開現(xiàn)場座談會(huì)的基礎(chǔ)上,通過各種途徑向民營企業(yè)宣傳《檔案法》、《湖南省檔案管理?xiàng)l例》等檔案法律法規(guī)與檔案業(yè)務(wù)知識,增強(qiáng)了他們對檔案工作的認(rèn)識和法制意識。檔案局還派了業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員到企業(yè),對全市5000萬元以上民營企業(yè)進(jìn)行了摸底調(diào)查登記,幫助他們進(jìn)行建檔建制工作,到目前為此我市大部分的民營企業(yè)已達(dá)到有檔案、有柜子、有人員的“三有”標(biāo)準(zhǔn),規(guī)模以上民營企業(yè)已全部建檔,其中王一集團(tuán)、共創(chuàng)集團(tuán)等大型民企在集中統(tǒng)一管理、裝具現(xiàn)代化(已配備了密集架)、人員專職化等方面做得較好。

4、民營企業(yè)檔案工作中存在的問題和困難。民營企業(yè)檔案工作還處于起步階段,需要加強(qiáng)督促引導(dǎo)的地方較多,其問題和困難主要表現(xiàn)在:(1)、缺乏檔案意識。不少民營企業(yè)和法人代表缺乏對檔案工作在企業(yè)管理中地位和作用的正確認(rèn)識,認(rèn)為企

業(yè)以盈利為目的,主要精力和資金放在生產(chǎn)經(jīng)營和產(chǎn)品銷售上,檔案未對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益,所以不愿意安排專人管理,不愿投入資金,造成檔案工作難以正常有序開展,文件材料都散存于各部門和個(gè)人手中。(2)認(rèn)識有誤區(qū)。部分民營企業(yè)管理者認(rèn)為民營企業(yè)是私人企業(yè),不是國營企業(yè),檔案屬于老板的私人財(cái)產(chǎn)、商業(yè)機(jī)密,這些企業(yè)不愿將涉及本企業(yè)的技術(shù)、會(huì)計(jì)等方面的檔案放檔案室保管,也不愿接受當(dāng)?shù)貦n案行政部門的指導(dǎo),例如耒陽聯(lián)運(yùn)鞋業(yè)有限公司,管理者強(qiáng)調(diào)企業(yè)是臺(tái)灣私人企業(yè),檔案中有商業(yè)機(jī)密,不能泄密,一直拒絕當(dāng)?shù)貦n案行政部門提供的上門指導(dǎo)。(3)企業(yè)檔案人員問題。大部分民營企業(yè)中的檔案人員兼職過多,工作量大,顧此失彼,沒有時(shí)間閱讀檔案業(yè)務(wù)書籍,也沒有接受專門的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn),故做起檔案工作來,全憑自己的理解,意識行事;再者民營企業(yè)人員流動(dòng)性很強(qiáng),據(jù)我們了解的情況,大部分的民營企業(yè)檔案崗位上基本沒有干滿一年的,這樣造成了文件材料收集不全,整理不規(guī)范,管理處于混亂狀態(tài),給檔案工作帶來了極大危害。

二、民營企業(yè)檔案工作事例

通過推動(dòng)建檔工作,民營企業(yè)的檔案意識顯著提升,檔案工作顯著加強(qiáng),檔案的發(fā)揮了顯著作用。(1)王一集團(tuán)是衡陽一家土生土長的民企,經(jīng)過幾年的飛速發(fā)展,它已成為有十余家分公司的大型企業(yè),集團(tuán)總經(jīng)理張?jiān)诶脵n案維護(hù)企業(yè)權(quán)益、解決勞資糾紛等方面發(fā)現(xiàn)檔案的重要性,在接受市檔案局指導(dǎo)的基礎(chǔ)

上,一次性投入十余萬元建立了專用庫房,配備了密集架、實(shí)行了專人管理,集團(tuán)檔案基本上實(shí)現(xiàn)了集中統(tǒng)一管理。(2)示范點(diǎn)之一的中凌集團(tuán),盡管企業(yè)規(guī)模不是很大,但董事長李龍華對檔案工作相當(dāng)重視,不僅配合檔案部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作(我們在該點(diǎn)前后指導(dǎo)近一個(gè)月,李董指定了專人全程協(xié)助并要求相關(guān)部門也抽調(diào)專人配合),對在其現(xiàn)場召開的民營企業(yè)檔案工作座談會(huì)也給予了高度重視,除制作專門的VCR介紹企業(yè)的檔案情況外,李董更是以身說檔,以切身經(jīng)歷談檔案利用,讓與會(huì)的民營企業(yè)家深刻認(rèn)識了檔案的重要性。(3)耒陽市南方水泥東興水泥廠是湖南省重點(diǎn)項(xiàng)目工程,于2006年3月20日創(chuàng)建,該企業(yè)在耒陽市檔案局的宣傳、引導(dǎo)、指導(dǎo)下,董事長梁國成認(rèn)識到檔案是企業(yè)的原始憑證,檔案工作作為企業(yè)一項(xiàng)基礎(chǔ)性管理工作的必要性,認(rèn)識到檔案管理必須與企業(yè)管理同步發(fā)展的重要性,在企業(yè)投資、籌建開始,從機(jī)關(guān)單位請了一位退二線老檔案員負(fù)責(zé)檔案的管理,通過耒陽市檔案局的指導(dǎo),建立了一個(gè)規(guī)范達(dá)標(biāo)的檔案室,為中國建材湖南南方水泥集團(tuán)收購提供了有價(jià)值的真實(shí)憑證,為二期擴(kuò)能工程提供了寶貴的原始依據(jù),使工程能夠順利進(jìn)行。目前東興水泥廠是湖南省內(nèi)第二大水泥生產(chǎn)企業(yè),年創(chuàng)產(chǎn)值10億多元,創(chuàng)稅收過億元。(4)湖南三和食品有限公司是湖南省農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)化龍頭企業(yè),連續(xù)幾年被評為衡陽市50強(qiáng)企業(yè),“三味園”商標(biāo)是湖南著名商標(biāo),董事長蔣新華同志非常關(guān)心和支持檔案工作,于201*年6月請衡陽縣檔案局同志指導(dǎo),按《工業(yè)

企業(yè)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)》建檔,經(jīng)過一個(gè)多月的努力,組卷178卷,終于建立起了規(guī)范的檔案室--制度健全、整理規(guī)范、檢索工具配套、查找方便。(5)衡陽鴻鑫實(shí)業(yè)有限公司經(jīng)過蒸湘區(qū)檔案局指導(dǎo)后,有了較強(qiáng)的檔案意識,設(shè)立了檔案室,對檔案的收集較為齊全,集中保管本單位會(huì)計(jì)檔案、技術(shù)檔案,企業(yè)職工檔案,并有專人管理。(6)、(7)()

通過對先進(jìn)事例的分析,我們認(rèn)為做好民營企業(yè)檔案工作的途徑是:在檔案行政部門的正確引導(dǎo)下,企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要樹立正確的檔案意識,在管理層的重視下,在確保人力、物力、財(cái)力的前提下,建立完善的檔案工作管理體制,就一定能把民營企業(yè)檔案工作搞好。

三、對民營企業(yè)檔案工作有關(guān)法規(guī)、政策、措施等方面的意見和建議

1、加大宣傳,增強(qiáng)民營企業(yè)的法制意識。我們要加大開展《檔案法》和《湖南省檔案管理?xiàng)l例》的宣傳工作,使他們認(rèn)識到建立和管好檔案的重要意義,認(rèn)識到檔案的潛在效益和長遠(yuǎn)價(jià)值,認(rèn)識到檔案是企業(yè)資產(chǎn)、資信的憑證,企業(yè)的發(fā)展離不開檔案,從而自覺做好企業(yè)的檔案工作,自覺接受檔案行政管理部門的指導(dǎo)和監(jiān)督。

2、立足服務(wù),加強(qiáng)指導(dǎo),規(guī)范民營企業(yè)檔案工作。檔案部門應(yīng)在堅(jiān)持主動(dòng)服務(wù),上門指導(dǎo)、協(xié)助企業(yè)搞好檔案工作的前提下,不強(qiáng)求企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)的級別、設(shè)施設(shè)備、人員數(shù)量和保管條

件,以企業(yè)檔案工作有效開展為最大前提。目前,我國民營企業(yè)數(shù)量眾多,規(guī)模不一,我們重點(diǎn)應(yīng)先抓規(guī)模在5000萬元以上的,技術(shù)含量較高的企業(yè),規(guī)范重點(diǎn)企業(yè)的檔案工作,根據(jù)不同企業(yè)的重點(diǎn)需求,幫助建立靈活、實(shí)用的檔案管理模式。例如:做房地產(chǎn)的企業(yè)側(cè)重于政府有關(guān)政策和紅頭文件、征地手續(xù)、報(bào)建手續(xù)、房屋質(zhì)核等資料的收集和整理;做實(shí)業(yè)的偏重于產(chǎn)品的技術(shù)開發(fā)、銷售網(wǎng)絡(luò)等資料的收集和整理。根據(jù)民營企業(yè)性質(zhì)的不同進(jìn)行分類指導(dǎo),規(guī)范建檔工作,維護(hù)企業(yè)利益,促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。

3、創(chuàng)新機(jī)制,搞好檔案服務(wù)工作。我們要針對民營企業(yè)的特點(diǎn),遵循市場規(guī)律,為企業(yè)開展檔案寄存、代管業(yè)務(wù),對規(guī)模較小,沒有條件設(shè)立專門機(jī)構(gòu),沒有人員管理檔案的企業(yè),可將檔案寄存市檔案館代管,在制定相關(guān)政策時(shí)可考慮對代管的權(quán)利和義務(wù)進(jìn)一步細(xì)化和明確,以消除相關(guān)企業(yè)的疑慮。另外還可考慮為民營企業(yè)建立檔案工作協(xié)作組織,促進(jìn)檔案人員業(yè)務(wù)交流和橫向聯(lián)系,開展互相學(xué)習(xí),互相服務(wù),使民營企業(yè)檔案工作形成自我管理、自我約束,自我完善的自律機(jī)制,但建議不對協(xié)作組成員收取任何經(jīng)費(fèi)(民營企業(yè)對收費(fèi)是很反感的),協(xié)作組運(yùn)轉(zhuǎn)經(jīng)費(fèi)應(yīng)由檔案行政管理部門統(tǒng)籌安排,實(shí)行專款專用。

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積極引導(dǎo)規(guī)范服務(wù)

努力推進(jìn)民營企業(yè)檔案工作發(fā)展

江西省檔案局

近年來,我省民營經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅速,在國民經(jīng)濟(jì)中發(fā)揮著越來越大的作用。截止201*年底,全省共有民營企業(yè)107.15萬戶,從業(yè)人員達(dá)425.52萬人,注冊資本(金)達(dá)1974億元,201*年民營企業(yè)銷售或營業(yè)收入達(dá)2748.12億元。民營企業(yè)在增加經(jīng)濟(jì)活力、提升經(jīng)濟(jì)效益、擴(kuò)大社會(huì)就業(yè)、增大公眾財(cái)富、維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定、促進(jìn)社會(huì)公平方面、推動(dòng)江西經(jīng)濟(jì)發(fā)展方面作出了巨大貢獻(xiàn)。

一、近幾年加強(qiáng)民營企業(yè)檔案工作的主要做法多年來,我們本著“以點(diǎn)帶面,突出服務(wù)、分類指導(dǎo)”的原則,有針對性地開展民營企業(yè)檔案指導(dǎo)工作,并把各地民營企業(yè)檔案工作納入全省年度工作考核內(nèi)容。201*年,我局和省發(fā)改委、省工商聯(lián)及時(shí)轉(zhuǎn)發(fā)了國家檔案局、國家發(fā)改委、中華全國工商聯(lián)下發(fā)的《關(guān)于印發(fā)〈關(guān)于促進(jìn)民營企業(yè)檔案工作發(fā)展的意見〉的通知》,201*年又下發(fā)了《關(guān)于建立工作聯(lián)系點(diǎn)制度的通知》,要求各設(shè)區(qū)市建立民營企業(yè)檔案工作聯(lián)系點(diǎn)3至5個(gè),各縣區(qū)至少1個(gè),通過以點(diǎn)帶面來推動(dòng)民營企業(yè)檔案工作的發(fā)展。我們的主要做法有:

(一)主動(dòng)介入、加大宣傳、提高企業(yè)檔案意識。針對多數(shù)民營企業(yè)認(rèn)識不到檔案重要性的這一現(xiàn)實(shí)狀況,我們把提高各民營企業(yè)檔案意識作為開展民營企業(yè)檔案工作的前提,主動(dòng)介入民營企業(yè)檔案工作。例如:南昌市檔案局、贛州南康市檔案局都向所在地區(qū)民營企業(yè)發(fā)了一封“致全市民營企業(yè)的一封公開信”,信中著重指出了開展民營企業(yè)檔案工人作的重要性,指出民營企業(yè)要做大、做強(qiáng)就需要把所形成的具有保存價(jià)值的文件材料完整安全的保管好,并且每年都會(huì)向新老民營企業(yè)發(fā)入《民營企業(yè)檔案工作宣傳冊》等資料,在消除企業(yè)主對檔案工作的排斥心理,增強(qiáng)企業(yè)老板的檔案意識,收到了良好的效果。

(二)建立民營企業(yè)檔案工作聯(lián)系點(diǎn),提高民營企業(yè)檔案工作水平。201*年我局下發(fā)《關(guān)于建立檔案工作聯(lián)系點(diǎn)制度的通知》后,各市、縣區(qū)檔案局都分別選擇相應(yīng)的民營企業(yè)建立了檔案工作聯(lián)系點(diǎn),幫助民營企業(yè)建檔,接受企業(yè)檔案人員業(yè)務(wù)咨詢,實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案工作規(guī)范化管理,通過建立聯(lián)系點(diǎn)制度,以點(diǎn)帶面,不斷推進(jìn)民營企業(yè)檔案工作。例如:201*年,新余市檔案局推行“民營企業(yè)檔案管理年”活動(dòng),通過試點(diǎn)單位贛西學(xué)院達(dá)到檔案工作規(guī)范化管理省一級單位,推動(dòng)了一大批民辦院校檔案工作上等級。

(三)立足服務(wù)、加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)。鑒于民營企業(yè)自身的特點(diǎn),檔案局對于要求規(guī)范整理檔案的企業(yè)采取主動(dòng)服

務(wù),服務(wù)上門、指導(dǎo)上門。切實(shí)把幫助民營企業(yè)做好檔案工作當(dāng)作一項(xiàng)重要任務(wù)抓緊抓好,加大對民營企業(yè)檔案工作指導(dǎo)和服務(wù)力度,使民營企業(yè)檔案工作在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮積極的作用,最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案的基礎(chǔ)信息對民營企業(yè)發(fā)展的保障功能,幫助民營企業(yè)在激烈的市場競爭中不斷完善自我,贏得更為廣闊的發(fā)展空間。如九江市檔案局讓九江市潯朋化工企業(yè)兩個(gè)檔案員來跟班學(xué)習(xí)了一周,并且實(shí)行“檔案追蹤反饋”,在檔案員學(xué)完回去后,了解他們整理檔案的情況,及時(shí)做到檔案管理規(guī)范化。新余市檔案局主動(dòng)與潤合肉類有限公司聯(lián)系,委派專人駐企指導(dǎo),真心誠意幫且企業(yè)建制立檔,使企業(yè)檔案工作規(guī)范化管理水平達(dá)到了省三級。

二、存的主要問題和困難

(一)檔案意識比較淡薄。民營企業(yè)檔案工作的好壞,取決于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者的檔案意識,決定于企業(yè)對檔案工作的重視程度。由于民營企業(yè)把主要精力和資金放在生產(chǎn)、經(jīng)營和銷售上,加之檔案的即時(shí)價(jià)值不明顯,價(jià)值體現(xiàn)往往滯后,因此大多數(shù)民企管理者檔案意識淡薄,不了解企業(yè)檔案的重要性,不懂得檔案資料對于民營企業(yè)發(fā)展的重要意義,對檔案工作沒有投入應(yīng)有的人力、物力和財(cái)力,影響了企業(yè)檔案工作的建立和開展。

(二)檔案管理水平較低。民營企業(yè)檔案工作存在較大的自主性和隨意性,民企中的檔案管理人員多為兼職,不僅

大多數(shù)沒有經(jīng)過檔案專業(yè)培訓(xùn),專業(yè)水平較低,而且檔案管理人員流動(dòng)較大。另外,大多數(shù)的民企檔案管理存在“無庫房、無裝具、無制度”等“三無”現(xiàn)象,檔案資料一般都是收集存放于辦公室文件柜里,涉及企業(yè)權(quán)益的重要檔案資料一般保存在企業(yè)決策者手中,其他檔案資料則大多散存在各經(jīng)辦部門或人員手中,基本上沒有實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理。

(三)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)服務(wù)跟不上。由于對民營企業(yè)檔案管理,目前國家還沒有出臺(tái)具體的管理辦法,檔案行政管理部門對開展民企檔案工作業(yè)務(wù)指導(dǎo)普遍存在畏難情緒。另外,民營企業(yè)發(fā)展快,數(shù)量多,且檔案專業(yè)性強(qiáng),載體形式多樣,在市、縣基層檔案行政管理部門業(yè)務(wù)指導(dǎo)力量不足的情況下,要實(shí)現(xiàn)對民企的一一指導(dǎo),有一定困難。

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