淺談高校行政秘書的素質(zhì)要求

摘要：高校行政管理人員是高等院校不可或缺的一支隊(duì)伍，是學(xué)校各項(xiàng)工作得以正常運(yùn)轉(zhuǎn)的保證，而高校行政秘書崗位是最能體現(xiàn)高校行政管理體系性質(zhì)的崗位，它不僅存在于高校的校級(jí)機(jī)關(guān)層面，更多的分布在各級(jí)院系當(dāng)中，是高校院系行政管理層與師生員工間相互溝通的橋梁和紐帶。

關(guān)鍵詞：高校；行政秘書；素質(zhì)要求

高校行政管理的主體是從事非教學(xué)、科研活動(dòng)的相關(guān)行政機(jī)關(guān),其成員是各級(jí)各類機(jī)構(gòu)的管理者和執(zhí)行者。高校院系行政秘書這一崗位就是其中的一個(gè)環(huán)節(jié)，行政秘書所承擔(dān)的工作是涉獵廣泛、多面聯(lián)系、事情駁雜的，主要包含人事、工會(huì)、科研、宣傳、基建、后勤等范圍，多而廣，雜而瑣。作為高校行政工作者，結(jié)合自己的心得體會(huì)，下面我們一起來探討一下行政秘書的崗位職責(zé)及素質(zhì)要求。一、行政秘書的崗位職責(zé)

1.會(huì)務(wù)工作。做好系會(huì)會(huì)前各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，負(fù)責(zé)會(huì)議記錄及會(huì)后資料整理，擬寫會(huì)議紀(jì)要；負(fù)責(zé)通知全系教師參加系級(jí)、校級(jí)會(huì)議和有關(guān)活動(dòng)，并作好考勤工作；做好院系承擔(dān)的其他會(huì)議的各項(xiàng)服務(wù)工作。內(nèi)務(wù)管理工作。協(xié)助系領(lǐng)導(dǎo)落實(shí)學(xué)校、有關(guān)職能部門和系里部署的各項(xiàng)工作；協(xié)助部門安全責(zé)任人做好辦公室安全防范和檢查工作，制定部門假期值班計(jì)劃；負(fù)責(zé)全系教師的考勤，加班統(tǒng)計(jì)工作。文書工作。協(xié)助系領(lǐng)導(dǎo)制定工作規(guī)劃、每學(xué)期的目標(biāo)管理計(jì)劃及起草有關(guān)文件；負(fù)責(zé)本系上報(bào)各類文件的校對(duì)、呈送和存檔管理工作；負(fù)責(zé)有關(guān)部門發(fā)出的各類文書的登記、傳閱、歸檔工作；制定系部有關(guān)的規(guī)章制度。財(cái)、物管理工作。負(fù)責(zé)系部各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的報(bào)銷領(lǐng)取工作；負(fù)責(zé)領(lǐng)發(fā)系教職工的獎(jiǎng)金、福利等；負(fù)責(zé)領(lǐng)發(fā)系教職工辦公用品；負(fù)責(zé)登記、保管和檢查本系財(cái)產(chǎn)。二、行政秘書應(yīng)具備的基本素質(zhì)

1.思想作風(fēng)及政治理論素質(zhì)。行政秘書必須具備全心全意為人民服務(wù)的精神，實(shí)事求是、謙虛謹(jǐn)慎的工作態(tài)度；在具體工作上，要求做到一絲不茍，雷厲風(fēng)行和精益求精。系辦公室工作面廣，內(nèi)容繁雜，任務(wù)重，責(zé)任大，因此要求辦公室人員愛崗敬業(yè)，繼承和發(fā)揚(yáng)不圖名利、默默無聞、甘于奉獻(xiàn)、艱苦奮斗的傳統(tǒng)和作風(fēng)。具有強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任感，主動(dòng)研究系辦公室工作中的新情況、新問題，提高工作的效率和質(zhì)量，為師生員工服務(wù)。１.１為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，當(dāng)好參謀和助手。行政秘書要主動(dòng)掌握學(xué)校及系部的相關(guān)信息，及時(shí)準(zhǔn)確地向系領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，為系領(lǐng)導(dǎo)提供決策依據(jù)，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。在此過程中要明確與領(lǐng)導(dǎo)的從屬關(guān)系，尊重服從領(lǐng)導(dǎo)的意向，忠實(shí)積極地貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖。

１.２為教師服務(wù)，做好后勤保障工作。教師是院系辦公室工作的重點(diǎn)，教師的教學(xué)、科研工作的開展與進(jìn)行都與系辦公室有著緊密的聯(lián)系，行政秘書要妥善處理好與教師的關(guān)系，及時(shí)傳達(dá)學(xué)校的有關(guān)的教學(xué)和科研信息，如學(xué)校或系部安排的會(huì)議、活動(dòng)課題的申報(bào)等方面的有關(guān)規(guī)定要第一時(shí)間告知相關(guān)老師。教師在這些方面遇到問題，也常會(huì)到系辦公室詢問，行政秘書應(yīng)積極為教師工作提供方便，如查閱相關(guān)文件和資料，向有關(guān)部門詢問，不能解決的要及時(shí)向有關(guān)部門反映。要經(jīng)常和教師了解情況，交流思想，做到相互理解和尊重，增進(jìn)友誼和感情。

１.３為學(xué)生服務(wù)，發(fā)揮服務(wù)育人功能。院系辦公室承擔(dān)部分的教學(xué)管理工作，要不停地與學(xué)生打交道。行政秘書要有為學(xué)生服務(wù)的意識(shí)，真誠(chéng)地對(duì)待他們，給他們以理解和關(guān)懷，并用敬業(yè)愛崗、樂于奉獻(xiàn)的工作態(tài)度潛移默化地影響學(xué)生，教育學(xué)生。對(duì)待學(xué)生不能以長(zhǎng)者自居，不能擺架子。而要以真誠(chéng)的態(tài)度及良好的形象影響學(xué)生，促使學(xué)生在思想上逐漸成熟，學(xué)業(yè)上有所進(jìn)步。文化心理素質(zhì)。隨著高校師資隊(duì)伍建設(shè)的加強(qiáng)，教師的學(xué)歷結(jié)構(gòu)、職稱結(jié)構(gòu)不斷改善。行政秘書作為系辦公室人員，必須掌握辦公室管理工作的基本理論和實(shí)務(wù)知識(shí)；了解與辦公室工作密切相關(guān)的學(xué)科知識(shí)；熟悉有關(guān)教育管理理論和學(xué)校教學(xué)、科研、管理方面的知識(shí)。只有具有較高的文化，豐富的教育學(xué)、心理學(xué)、管理學(xué)等方面的知識(shí)，才能做好管理、協(xié)調(diào)和服務(wù)工作。

業(yè)務(wù)技能素質(zhì)。努力提高辦公室人員的能力結(jié)構(gòu)，其中包括基本能力：即敏銳的觀察能力、良好的記憶能力、健全的思維能力、豐富的想象能力和集中的注意力；專業(yè)能力：即表達(dá)能力、協(xié)調(diào)能力、自我控制能力和組織管理能力；業(yè)務(wù)技能：即速記、打字、管理檔案、使用復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等。３.１表達(dá)能力。表達(dá)能力是辦公室人員的一項(xiàng)基本功。無論是信息、宣傳、調(diào)研等工作，還是處理公文，都離不開文字表達(dá)，所以辦公室人員要多思、多練、多交流，日積月累，潛移默化，做到文思敏捷、下筆如神，寫出的文章觀點(diǎn)鮮明，層次清晰，向上能如實(shí)反映事情的真相，向下能準(zhǔn)確表達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的意圖。

３.２協(xié)調(diào)能力。善于處理上下左右、校內(nèi)校外、各部門之間各種關(guān)系的能力。行政秘書應(yīng)具有較強(qiáng)的協(xié)調(diào)能力，合理協(xié)調(diào)好校內(nèi)校外、各部門之間的關(guān)系，努力為本校、本部門的各項(xiàng)工作創(chuàng)造一個(gè)寬松的外部工作環(huán)境，以實(shí)現(xiàn)高等學(xué)校教育目標(biāo)的總要求。３.３自我控制能力。它是建立良好人際關(guān)系的基礎(chǔ)。對(duì)于行政秘書來說，正確處理好各方面的人際關(guān)系是不可缺少的能力。它要求行政管理干部在日常工作中要沉著、寬容、耐心、頭腦冷靜、豁達(dá)大度，善于控制自己的感情沖動(dòng)，學(xué)會(huì)共處，和善地與人共事。遇事能冷靜、客觀地分析問題，正確地處理好工作中的各種矛盾。三、結(jié)束語

總之，院系辦公室的工作“細(xì)、繁、雜、忙”，是學(xué)校的“不管部”。要切實(shí)做好辦公室工作,就要了解辦公室工作的性質(zhì)、作用、特點(diǎn)，以及應(yīng)該遵循的原則，同時(shí)努力學(xué)習(xí)科學(xué)文化知識(shí)和現(xiàn)代化管理經(jīng)驗(yàn)，注重實(shí)踐，不斷提高業(yè)務(wù)水平，加強(qiáng)辦公自動(dòng)化管理，高質(zhì)高效地完成各項(xiàng)工作，為學(xué)校的發(fā)展建設(shè)貢獻(xiàn)力量�！緟⒖嘉墨I(xiàn)】

[1]冒榮，劉義恒.高等學(xué)校管理學(xué)[M].南京：南京大學(xué)出版社.1998.

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論高校行政秘書的素質(zhì)要求

摘要：高校行政管理人員是高等院校不可或缺的一支隊(duì)伍，是學(xué)校各項(xiàng)工作得以正常運(yùn)轉(zhuǎn)的保證，而高校行政秘書崗位是最能體現(xiàn)高校行政管理體系性質(zhì)的崗位，它不僅存在于高校的校級(jí)機(jī)關(guān)層面，更多的分布在各級(jí)院系當(dāng)中，是高校院系行政管理層與師生員工間相互溝通的橋梁和紐帶。關(guān)鍵詞：高校；行政秘書；素質(zhì)要求

高校行政管理的主體是從事非教學(xué)、科研活動(dòng)的相關(guān)行政機(jī)關(guān),其成員是各級(jí)各類機(jī)構(gòu)的管理者和執(zhí)行者。高校院系行政秘書這一崗位就是其中的一個(gè)環(huán)節(jié)，行政秘書所承擔(dān)的工作是涉獵廣泛、多面聯(lián)系、事情駁雜的，主要包含人事、工會(huì)、科研、宣傳、基建、后勤等范圍，多而廣，雜而瑣。作為高校行政工作者，結(jié)合自己的心得體會(huì)，下面我們一起來探討一下行政秘書的崗位職責(zé)及素質(zhì)要求。

一、行政秘書的崗位職責(zé)

1.會(huì)務(wù)工作。做好系會(huì)會(huì)前各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，負(fù)責(zé)會(huì)議記錄及會(huì)后資料整理，擬寫會(huì)議紀(jì)要；負(fù)責(zé)通知全系教師參加系級(jí)、校級(jí)會(huì)議和有關(guān)活動(dòng)，并作好考勤工作；做好院系承擔(dān)的其他會(huì)議的各項(xiàng)服務(wù)工作。

2.內(nèi)務(wù)管理工作。協(xié)助系領(lǐng)導(dǎo)落實(shí)學(xué)校、有關(guān)職能部門和系里部署的各項(xiàng)工作；協(xié)助部門安全責(zé)任人做好辦公室安全防范和檢查工作，制定部門假期值班計(jì)劃；負(fù)責(zé)全系教師的考勤，加班統(tǒng)計(jì)工作。

3.文書工作。協(xié)助系領(lǐng)導(dǎo)制定工作規(guī)劃、每學(xué)期的目標(biāo)管理計(jì)劃及起草有關(guān)文件；負(fù)責(zé)本系上報(bào)各類文件的校對(duì)、呈送和存檔管理工作；負(fù)責(zé)有關(guān)部門發(fā)出的各類文書的登記、傳閱、歸檔工作；制定系部有關(guān)的規(guī)章制度。

4.財(cái)、物管理工作。負(fù)責(zé)系部各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的報(bào)銷領(lǐng)取工作；負(fù)責(zé)領(lǐng)發(fā)系教職工的獎(jiǎng)金、福利等；負(fù)責(zé)領(lǐng)發(fā)系教職工辦公用品；負(fù)責(zé)登記、保管和檢查本系財(cái)產(chǎn)。二、行政秘書應(yīng)具備的基本素質(zhì)

1.思想作風(fēng)及政治理論素質(zhì)。行政秘書必須具備全心全意為人民服務(wù)的精神，實(shí)事求是、謙虛謹(jǐn)慎的工作態(tài)度；在具體工作上，要求做到一絲不茍，雷厲風(fēng)行和精益求精。系辦公室工作面廣，內(nèi)容繁雜，任務(wù)重，責(zé)任大，因此要求辦公室人員愛崗敬業(yè)，繼承和發(fā)揚(yáng)不圖名利、默默無聞、甘于奉獻(xiàn)、艱苦奮斗的傳統(tǒng)和作風(fēng)。具有強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任感，主動(dòng)研究系辦公室工作中的新情況、新問題，提高工作的效率和質(zhì)量，為師生員工服務(wù)。

１.１為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，當(dāng)好參謀和助手。行政秘書要主動(dòng)掌握學(xué)校及系部的相關(guān)信息，及時(shí)準(zhǔn)確地向系領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，為系領(lǐng)導(dǎo)提供決策依據(jù)，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。在此過程中要明確與領(lǐng)導(dǎo)的從屬關(guān)系，尊重服從領(lǐng)導(dǎo)的意向，忠實(shí)積極地貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖。

１.２為教師服務(wù)，做好后勤保障工作。教師是院系辦公室工作的重點(diǎn)，教師的教學(xué)、科研工作的開展與進(jìn)行都與系辦公室有著緊密的聯(lián)系，行政秘書要妥善處理好與教師的關(guān)系，及時(shí)傳達(dá)學(xué)校的有

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