淺析高校二級學院行政秘書工作的特點和現(xiàn)狀

[摘要]高校二級學院的行政秘書是高校二級學院管理隊伍中的一支重要力量,而行政秘書的工作多而廣,雜而亂,細而瑣的特點給實際工作帶來了困難和挑戰(zhàn)。因此,要對高校二級學院行政秘書工作的特點和現(xiàn)狀進行分析,今后才能更好地開展工作。[關鍵詞]高校二級學院行政秘書現(xiàn)狀

高校二級學院行政秘書既是院系行政管理層的參謀和助手,又是院系行政管理層與師生員工間的橋梁和紐帶,是管理隊伍中的一支重要力量。但在行政秘書尚未得到足夠重視,其工作任務繁重,缺少交流,容易造成許多問題的產(chǎn)生,從而影響工作效率和人才培養(yǎng)質量。因而要對二級學院行政秘書工作的特點和現(xiàn)狀進行探討,才能更好地做好政秘書工作。一、行政秘書的工作職責

我國高校行政秘書工作廣而多,雜而亂,細而瑣。因此,行政秘書必須明確自己職責,才有可能更好地開展工作。行政秘書工作主要涉及以下幾個方面:一是文筆工作。主要負責學院年度工作計劃和總結、學院領導講話稿、通知文件、申請報告、會議紀要等材料的擬草和校對以及學院新聞報道、學院網(wǎng)頁更新、學術報告等宣傳工作。二是人事工作。做好學院教職工崗位聘任、考勤、考核、獎懲、職稱評定、人事調動等工作。三是日常行政工作。主要涉及日常行政事務處理,如文件檔案管理和歸檔,會務籌備和接待、后勤工作,會議通知,消防安全檢查、資產(chǎn)管理工作、;管理辦公設施、辦公用品;函電文件處理;信息資料的收發(fā)、整理及利用;處理突發(fā)事件、緊急事件并及時向院系行政管理層請示報告等。二、行政秘書工作的特點

高校行政秘書主要是服務于教學、科研、和學生管理,其特點主要有:1.輔助性

輔助性是相對主導性來說的,一般來說,輔助就是在主導的領導指揮和控制下從旁幫助領導完成共同的任務。而作為行政秘書就是出于這樣一種助手的位置,幫助領導完成其交待的任務和工作,這是秘書工作最核心的職能。院系領導不光承擔行政工作,還要兼顧教學與科研,所以工作不可能面面俱到。這就要求各行政秘書對領導布置的工作及時完成,并對其進行跟蹤和督促。對重要的事項要及時匯報和提醒,及時將院系教學情況和管理中出現(xiàn)的問題反饋給相關主管領導。2.協(xié)調性

秘書協(xié)調是領導工作的補充和延伸,是輔助領導化解矛盾、理順關系、提高工作效率、保持最優(yōu)化的過程。在高校二級學院中,教學行政管理的許多環(huán)節(jié)呈現(xiàn)縱橫交錯的網(wǎng)絡關系,行政任務是在多個部門、多方面的配合下共同完成的。行政秘書恰恰處在校級行政管理部門、學院、教師、學生的信息交匯點,也是各種行政矛盾最集中的地方,所以高校行政秘書必須具備八面玲瓏的協(xié)調能力,善于分析和處理各種錯綜復雜的關系,堅定而又策略靈活,行動果斷而又處事穩(wěn)妥,才能輔助領導處理好院系各種矛盾,調動一切積極因素,形成和諧有序的工作氛圍。以“內求團結、外求發(fā)展”的原則,上下溝通、協(xié)調左右、聯(lián)絡內外,處理日常行政事務。3.廣泛性

事務繁雜,范圍擴大,頭緒眾多是秘書工作的廣泛性特點。從文件起草和會議通知等日常工作到為院領導出謀劃策、參謀咨詢,從與教學秘書、學生政治輔導員的配合到與本院院長、書記、各系主任以及與校辦、人事處、教務處、保衛(wèi)處、工會等職能部門之間的協(xié)調聯(lián)絡、上下溝通,幾乎包羅萬象。這要求秘書人員從大量瑣碎的工作中整理出頭緒,統(tǒng)籌安排。培養(yǎng)自己的細心和耐心,有條不紊地安排工作。4.參謀性

參謀是指出謀劃策,為院系行政管理層提出工作建議和設想,提供決策的參考依據(jù)和方案,充當學院領導的“顧問”和“智囊”,及時解決領導遇到的難題和疑惑。高校二級學院行政秘書是連接院系領導和各部門的橋梁,他們熟悉與教師教學、學生管理、科研工作相關的各項政策和要求,熟悉教學資源的實際配置情況,熟悉教學行政人員的秉性和各行政管理部門的工作環(huán)節(jié),要積極收集整理教學管理工作中出現(xiàn)的問題,為領導修改和重新決策提供依據(jù),從而推動院系工作的順利進行。充當好領導工作的助手,協(xié)調領導處理黨、政務,教學、管理矛盾,使領導可以集中精力開辟領導活動和決策,適時地為領導提出建設性方案,做好參謀工作。秘書人員要善于分析形勢把握事物發(fā)展的趨勢增強預見性,提高對謀略的實效性,把為領導出謀獻策滲透到工作的各個方面和全過程。三、行政秘書工作的現(xiàn)狀

根據(jù)行政秘書工作的特點,結合地方高校行政秘書的實際,我認為,二級學院行政秘書工作容易出現(xiàn)以下三方面的問題:

1.工作任務多而繁瑣

二級學院的行政秘書工作頭緒較多,工作范圍幾乎涉及到二級學院各項工作的各個方面。每天都有干不完的工作,除了要完成各類文件的登記與傳閱、各個會議的通知、各種來電來訪的接待和處理之外,還要完成領導臨時交辦的各項任務。同時,要與不同的教師和學生接觸,及時處理他們提出的各種問題,并且還要兼職處理相關的教學任務和黨務工作,工作內容沒有定性的規(guī)定。實際工作中涉及的任務遠遠超過行政秘書這個崗位職責。因此,行政秘書雖然天天忙、月月忙,但年終總結時卻是“忙忙碌碌無頭緒,兢兢業(yè)業(yè)沒成績”。2.工作得不到重視

二級學院的行政秘書平時工作十分繁忙,通常感覺是上班像打仗一樣,一件事接著一件事,經(jīng)常是幾件事情一起干。無論做得多辛苦,領導總是認為這是你應該做的,并且在年終績效考核時,行政秘書得優(yōu)秀者卻鳳毛麟角。無論是老師還是學生,你都得為他們服務,如果服務不好,往往會遭到投訴,或是責罵等,因而沒有被重視,得到的回報也少。付出與回報往往難成正比,導致有些行政秘書心里有牢騷,肚里有怨氣。認為干多干少一個樣,干與不干一個樣的心理極易產(chǎn)生,抱怨自己進錯門、上錯崗,情緒郁悶,工作沒勁。3.工作晉升機會少

二級學院的行政秘書中有很大一部分不是秘書專業(yè)出身,很多都是一些引進人才的家屬或是子弟,從事行政事務一般很難升到高級職稱,往往只是評到一個中級職稱就到了瓶頸�，F(xiàn)實中,高校二級學院行政秘書的培養(yǎng)工作往往不受重視或缺少關愛。缺乏專業(yè)知識的培訓和交流,缺乏工作的職業(yè)規(guī)劃和指導,對于未來不知何去何從?前景渺茫!正是由于定位模糊,前途不明,導致行政秘書大多思想不穩(wěn)定,態(tài)度不積極。導致部分行政秘書缺少工作的激情,不深入學習研究相關知識。(免費看電影tnag)

隨著我國高校改革的不斷深化,對高校二級學院行政秘書的要求也越來越高。因此,行政秘書要轉變思想觀念,明確角色定位,樹立服務意識,不斷加強對自身綜合素質和能力的培養(yǎng),廣泛閱讀書籍,增進知識的積累,做到時時虛心,處處留心,事事用心,從多方面、多角度強化自我工作意識的培養(yǎng)。同時,以樂觀開朗、積極向上的心理狀態(tài),勤奮學習,銳意創(chuàng)新的工作態(tài)度,踏實工作,與時俱進,為學校和學院健康、快速地發(fā)展貢獻自己的智慧和力量。

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試論新建高校行政秘書現(xiàn)況

【摘要】隨著新建本科院校的行政機構完善健全,分工明確細致,在推行校系兩級管理的同時,二級機構人員配置相應得到完善。行政秘書作為二級機構辦公室的窗口,已成為新建本科院校不可或缺的崗位,只有不斷加強行政秘書建設,才能適應學校改革和發(fā)展的需要。全文分析了新建高校行政秘書隊伍建設的現(xiàn)狀,有針對性地提出了加強行政秘書隊伍建設的措施�！娟P鍵詞】新建高校;行政秘書;隊伍建設

行政秘書作為二級機構辦公室的窗口,已成為新建本科院校不可或缺的崗位,作為學院(系部)日常行政事務的管理者,行政秘書要肩負參與政務、管理事務、溝通上下、協(xié)調左右、聯(lián)絡內外的責任,其工作能力與綜合素質直接關系到學院行政管理的質量與效能。行但隨著高等教育大眾化、市場化、信息化,我國新建高校普遍存在建校和升級的時間短,資源緊張等問題,往往把主要精力放在師資隊伍的培養(yǎng)或教學基礎設施的建設上,而忽視了教學管理隊伍建設。目前新建高校行政秘書隊伍建設還存在諸多問題。必須正確認識這些問題,并提出行之有效的對策,才能提升高校的社會形象,推進高校秘書隊伍建設從而適應快速發(fā)展的高等教育的需要。一、新建高校行政秘書隊伍建設的現(xiàn)狀1、服務意識不強,業(yè)務素質不高

新建高校行政秘書工作量大面廣,責任重,要求高,不僅要處理辦公室業(yè)務,還有會務安排、協(xié)調、監(jiān)督等工作。特別是有些人片面的認為,高校行政秘書在高校里地位低,待遇低,工作任務重,每天都是在做一些“婆婆媽媽”的事情,沒有什么前途,于是在工作中消極應付,往往是“做一天和尚撞一天鐘”、“身在曹營心在漢”。加之,用于業(yè)務學習和理論思考的時間常常被繁雜的行政事務擠占,沒有時間潛心于理論學習和研究。因此,相當一部分行政秘書缺乏管理專業(yè)知識、技能的訓練,許多人仍停留在就事論事解決問題的經(jīng)驗管理水平。另外,有相當數(shù)量的人從事行政工作,卻沒有從感情上把它當作甘心為之奉獻的事業(yè),而只是作為自己的鐵飯碗。有的人雖然學歷高而面對最基本的文字處理和信息交流工作,由于學科背景和專業(yè)的局限,也很難從容應對,在工作中常常墨守成規(guī),任憑自己感覺做事。

2、領導不夠重視,隊伍結構不合理

新建高校普遍存在著重教學、輕管理的現(xiàn)象。由于對新建高校行政秘書隊伍建設的重要性認識不足,在相當長的時間里,認為行政秘書是事務性工作,可替代性很強,人員配備上隨意性較大,人員來源構成復雜。行政秘書主要由以下三部份人組成:一是學校為了優(yōu)化教師隊或者是減少其他崗位調配過來的人員,使得專業(yè)不對口。二是引進高層次人才的隨調人員。三是近兩年來各個高校新進的人員能夠走上講臺的必須是博士學位,而有不少碩士畢業(yè)生為了有一個所謂的“鐵飯碗”硬是擠進來充當了非主體系列人員。這些人員構成中學歷不對稱,職稱不對稱。加之,工作業(yè)績難以衡量,往往是干好了也沒人知道,失誤了會受到領導的批評和教師的指責,不少

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